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Grazie a Banana Contabilità Plus puoi eliminare l'uso della carta, conservando tutti i documenti contabili, come fatture e ricevute, in formato digitale. Ogni riga della tabella, che riporta una registrazione, può essere collegata al file PDF (o di altro formato); basta un semplice clic per avere l'accesso immediato al contenuto.
È utile creare una cartella apposita dove salvare tutti i giustificativi in formato digitale. Consulta la pagina Organizza i tuoi file per avere suggerimenti utili.
Per trovare facilmente i documenti ti consigliamo di usare sempre lo stesso metodo nel salvataggio dei file digitali.
- Nella cartella dove tieni il file della contabilità, crea una sottocartella con il nome "giustificativi".
- Collegamenti con nomi relativi al file della contabilità.
Salvando i file in una sottocartella, Banana Contabilità crea dei link ai documenti che sono relativi al file della contabilità.- Anche se usi dei sistemi di sincronizzazione dei file, che sui computer hanno dei percorsi diversi (es. Dropbox), potrai comunque sempre aprire il file.
- Consigliamo di leggere attentamente la Sezione Nomi dei File in Collegamenti, specialmente se ricevi l'errore "File non trovato".
- Consigliamo di creare una cartella dove salvare i giustificativi PDF per ciascun anno. Questa scelta è la più efficace e i documenti sono ben organizzati.
- Collegamenti con nomi relativi al file della contabilità.
- Guarda la pagina Esportazione in PDF per includere gli allegati nel PDF e conoscere le relative restrizioni applicabili.
- Per motivi di sicurezza, vengono inclusi solo gli allegati che si trovano nella stessa cartella del file di contabilità o in una sottocartella.
- Non tutti i lettori PDF permettono di aprire dei file allegati.
L'immagine riporta un esempio di organizzazione cartelle dove salvare i giustificativi digitali
- Salva in questa cartella tutti i giustificativi digitali che ricevi o che digitalizzi.
Consiglio: nomina i tuoi giustificativi con il formato "anno-mese-giorno+cliente o fornitore + tipo documento".
In questo modo i file saranno disposti in automatico in ordine progressivo e ti sarà più facile gestirli.Esempi:
- 2022-01-15-TIM-fattura.pdf
- 2022-01-31-Rossi Marco-fattura.pdf
- Per la data è meglio usare quella del giustificativo.
- Nella cartella, tutti i documenti risulteranno ordinati nella sequenza di data e saranno facilmente rintracciabili.
- Quando inserisci una registrazione collegala al suo corrispettivo digitale. Devi rendere visibile la colonna DocLink.
- Per visualizzare il contenuto del documento digitale:
- Posizionati sulla riga di registrazione che ti interessa.
- Clicca sull'icona di apertura del file nella colonna DocLink