Dans cet article
HELVETAS Swiss Intercooperation est l’une des organisations de développement les plus importantes et les plus expérimentées de Suisse. Association indépendante du point de vue politique et confessionnel, HELVETAS Swiss Intercooperation est soutenue par quelque 100.000 membres et donateurs, ainsi que par 12 groupes régionaux de bénévoles.
L’équipe Helvetas comprend environ 1200 collaborateurs locaux et 60 internationaux (en majorité suisses) engagés dans 32 pays partenaires d’Afrique, d’Asie, d’Amérique latine et d’Europe de l’Est. Un total de 140 hommes et femmes qui travaillent dans les bureaux de Berne et de Zurich, ainsi que dans ceux régionaux de Lausanne et de Balerna. Ils coordonnent les projets de développement, fournissent des conseils spécialisés à des organisations gouvernementales et non gouvernementales et réalisent un travail de sensibilisation en faveur des populations des pays en voie de développement, en leur proposant des solutions possibles.
Helvetas utilise le logiciel de comptabilité Banana depuis 2003, elle a commencé par la version 4 de Banana Comptabilité, pour passer ensuite à la 5 et à la 6 et enfin à la version 7 en janvier 2014. Helvetas utilise Banana dans plus de 32 pays et possède quelque 200 licences Banana Plus.
Banana Comptabilité lui a permis de décentraliser le travail comptable au niveau local. Chaque projet est responsable du budget qui lui a été alloué et de sa gestion financière, ainsi que de la tenue au jour le jour des livres comptables.
Les unités de projet transmettent leurs fichiers Banana Comptabilité à leur bureau central local qui, à son tour, les consolide après les avoir dûment vérifiés, avant de les transmettre au siège central en Suisse. Les données de tous les pays sont ensuite résumées et importées dans leur système comptable central Abacus.
Helvetas a mis en place Banana Comptabilité en réalisant des plans comptables uniformes, appliqués dans les unités locales qui sont alignées sur la structure comptable du siège central. Voici quelques exemples :
- les codes de groupe dans les plans comptables correspondent aux codes comptables de leur système de comptabilité central. Ainsi, chaque projet et pays est libre d’ajouter des comptes et d’adapter le plan comptable à ses besoins particuliers, tout en maintenant la comptabilité avec le système comptable central.
- La comptabilité locale est faite en devise locale. Avec Banana les tâches comptables sont simplifiées. La fonction multidevises de Banana permet d’enregistrer les transactions également dans d’autres devises.
- Helvetas reçoit des fonds de différents donateurs/organisations, qui lui demandent de se conformer à leurs règles comptables et budgétaires. Les comptables de projet spécifient le Centre de coût qui correspond exactement à la structure de leurs donateurs. Le responsable de projet peut ainsi fournir à tout moment aux donateurs la situation financière mise à jour et l’application budgétaire dans le format et la structure requis. La communication et le monitoring au niveau du projet sont ainsi rendus beaucoup plus aisés avec la fonction de monitoring budgétaire intégrée dans Banana.
- La comptabilité de projet et pays fait aussi un large usage des autres centres de coûts (CC1, CC2 et CC3). Cette fonction de Banana leur permet de structurer leurs rapports de contrôle et de monitoring spécifiquement selon leurs besoins.
- Avant de transmettre la comptabilité à leur bureau central local et au siège central, les données comptables sont verrouillées avec la technologie blockchain et, comme mesure de sécurité supplémentaire, le rapport certifié est envoyé au niveau supérieur avec la signature.
L’emploi de Banana Comptabilité a permis à Helvetas d’obtenir de multiples avantages :
- Comptabilité décentralisée dans les unités de projet sur place.
- Le chef de projet et pays prend en charge et assume la pleine responsabilité de gestion des finances.
- Les chefs de projets ont des informations actualisées sur leurs finances.
- La comptabilité devient aisée et précise.
- La fonction multilingue intégrée dans le logiciel le rend facile à apprendre et à utiliser.
- La fonction comptable est devenue plus économique grâce à l’implication des collaborateurs locaux au niveau des pays.
- L’audit se fait au niveau local, avec un accès direct à toutes les données comptables.
- Avoir une solution centralisée sans la nécessité d’une structure informatique coûteuse.
- La comptabilité peut être maintenue dans un endroit où la connexion internet pourrait ne pas être fiable.
- Banana est facile à installer, il travaille dans différentes langues et tourne sur n’importe quel ordinateur.
- Banana est aisé à apprendre et à utiliser. Il ressemble à Excel. Après avoir reçu le plan comptable prédéfini, les personnels peuvent commencer l’enregistrement sans nécessiter d’aucun autre support technique.
- Les fichiers de données comptables peuvent facilement être envoyés par e-mail en pièces jointes.
- Chaque pays peut facilement consolider ses données financières.
- Avant la consolidation, un contrôle des données du projet est effectué.
- En cas d’erreur ou de faute, les données comptables peuvent être corrigées.
- Chaque pays peut adapter le plan comptable à ses besoins spécifiques.
- Le bureau central reçoit les données comptables.
- Le fichier comptable Banana, avec toutes les transactions des unités de projet et pays, est envoyé par e-mail.
- Le logiciel Banana leur permet d’ouvrir des fichiers et de voir jusqu’au dernier niveau de transactions, sans besoin d’une infrastructure informatique puissante et d’une base de données importante.
- Les données comptables sont exportées au format XML et une série d’outils validés par des Macro Excel expressément écrites vérifient et résument les données.
- Au moyen de la comptabilité structurée en codes groupes et centres de coûts, les données peuvent être automatiquement résumées et intégrées dans leur système centralisé.
- Gestion du budget
- Le budget est défini par les bureaux centraux, en faisant correspondre sa structure avec les spécifications des donateurs, et avec le support des outils validés par des macros, la structure du budget est exportée dans la structure de la Comptabilité Banana.
- Le contrôle du projet et du budget sont réalisés au niveau local.
- Chaque transaction possède son code budget spécifique, ainsi le reporting, la consolidation et le contrôle centralisé deviennent plus aisés.
- Solution au meilleur coût
- Banana Comptabilité est très abordable, le coût de licence est faible et il n’y a pas de frais annuels récurrents.
- Le logiciel Banana tourne sur n’importe quel ordinateur avec des exigences de système moindres et il ne nécessite d’aucun matériel particulier, ni d’investissements informatiques coûteux.
Grâce à la grande expérience d’Helvetas et à son feed-back, nous avons été en mesure de perfectionner Banana Comptabilité.
Nombre d’autres organisations de développement ont suivi l’exemple d’Helvetas et profitent maintenant des avantages offerts par Banana pour décentraliser leur comptabilité.
Dans nos rapports avec Helvetas, nous avons pu constater sa grande attention aux coûts et aux économies.
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