Het Dubbel Boekhouden in de Praktijk

De belangrijkste regels om te leren hoe het Dubbel Boekhouden te beheersen zijn gebaseerd op vier hoofd boekhoud categorieën.

• De rekening is een geheel dat de bedragen die bij dezelfde transactie categorie horen groepeert.
• Op elke rekening moet debet of credit geboekt worden afhankelijk van het boekhoud transactie type.
• Het Dubbel Boekhouden gebruikt debet en credit inplaats van inkomsten en uitgaven.

De Algemene Regel

• De activa, passiva, uitgaven en inkomsten veranderen voortdurend: toenames en afnames.

De veranderingen met een toename

De veranderingen met een afname

Instrumenten in het Dubbel Boekhouden

Het Dubbel boekhouden gebruikt de volgende hoofd instrumenten: het Rekenschema, het Journal, de Balans en de Winst en Verliesrekening.

Dit is de lijst van alle rekeningen die de diverse transactiecategorieën groeperen (bv kasboek, bank, inkopen, verkopen, etx.).

• Om Banana Boekhouding te gebruiken moet men eenvoudigweg een reeds voorgedefinieerde boekhouding nemen, aanpassen aan de juiste eisen en de transacties invoeren. De rest wordt uitgevoerd door het programma.

Dit is de lijst van alle operaties die het dagelijks bedrijf beïnvloeden (opnames, stortingen, inkopen, verkopen, salarissen, rente, etc.). Dit komt overeen met wat het grootste deel van de kleine bedrijven al hebben, ook al is het maar op papier of in Excel, en wat zij dan aan de boekhouder geven.

Dit is de samenvatting van de activa en passiva. Het verschil tussen activa en passiva vertegenwoordigt het netto kapitaal van de firma.

Dit is de samenvatting van alle uitgaven en inkomsten. Het saldo vertegenwoordigt het operationele resultaat (winst of verlies).

Beginnen met de Boekhouding

Procedure om te beginnen met de boekhouding met Banana Boekhouding

Voor de gebruiker van Banana's Dubbel boekhouden kan het vreemd lijken dat de opbrengsten/inkomsten (verkopen) en de passiva (begin kapitaal) negatief worden weergegeven terwijl men normaal verwacht dat verkopen positief worden weergegeven en uitgaven negatief.

Het dubbel boekhouden is gebaseerd op het debet en credit principe dat gewoonlijk weergegeven wordt in twee gescheiden kolommen. Als de bedragen in debet en credit in één kolom verschijnen voorziet de wiskunde van het Dubbel boekhouden in het gebruik van het minteken (-) zodat de bedragen in debet gemakkelijk onderscheiden kunnen worden van de bedragen in credit.

Banana volgt de wiskundige logica van het Dubbel boekhouden volledig en geeft daarom de bedragen met een minteken weer (en in rood afgedrukt om ervoor te zorgen dat de gebruiker de bedragen in debet en credit nog beter kan onderscheiden). In het Dubbel boekhouden hebben de negatieve bedragen (credit) niet dezelfde betekenins als in de boekhouding die is gebaseerd op inkomsten en uitgaven.

De aanduiding van de credit bedragen als negatief is een veel efficiënter systeem dan andere die codes aan bedragen toevoegen zoals CR, DEB of haakjes.

Dit systeem is gebaseerd op eenvoudige wiskundige vergelijkingen die ervoor zorgen dat de boekhouding correct is. Het is niet toevallig dat de Dubbel boekhouden methode in 1494 is uitgevonden door Luca Pacioli, één van de meest illustere wiskundigen uit de Italiaanse Renaissance (hij onderwees wiskunde aan Leonardo da Vinci). In zijn "Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita" behandelde Luca Pacioli niet alleen het Dubbel boekhouden maar ook andere wiskundige problemen.

In de Renaissance bestonden geen electronische rekenmachines en daarom gebruikte men gescheiden kolommen om de bedragen in debet en credit te onderscheiden. Het resultaat was dat het makkelijker werd de bedragen op te tellen. Tegenwoordig, met computers, hoeven er geen berekeningen meer te worden gemaakt en is het voornaamste doel een gebruikersvriendelijk systeem dat tegelijkertijd makkelijk te gebruiken is en correct werkt.

De volgende uitleg kan interessant zijn voor diegenen die geinteresseerd zijn in boekhouding wiskunde en de vergelijkingen waarop Banana boekhouding is gebaseerd.

Debet/Credit

Het Dubbel boekhouden gaat uit van het principe dat iedere mutatie zowel in debet als in credit wordt genoteerd en dat de bedragen overeen moeten komen.

Debet = Credit

Het saldo (het totale verschil tussen debet en credit) moet altijd gelijk zijn aan nul.

Debet - Credit = 0

Om e.e.a. makkelijk te kunnen onderscheiden (erg handig als er met een beeldscherm gewerkt wordt) worden de bedragen in credit weergegeven in rood voorafgegaan door een minteken.

Debet + (-Credit) = 0

Balans en Winst- / Verlies Rekening

De wiskunde van het Dubbel boekhouden voorzien in het gebruik van twee "rekeningen".

• Balans Rekening (Balans) houdt de toestand van de financiën op een zeker moment bij.
  • Debet geeft de Activa weer
  • Credit geeft de Passiva weer (hier betekent dit altijd inclusief het Eigen vermogen)
• Winst- / Verlies Rekening (Winst en Verlies) houdt de voortgang van de financiën bij.
  • Debet geeft de Uitgaven weer
  • Credit geeft de Inkomsten weer

Dezelfde transacties kunnen weergegeven worden in één enkele kolom (credit met een minteken)

Het resultaat is, uiteraard, hetzelfde.

Vergelijkingen voor de bedrijfsresultaten

Het bedrijfsresultaat is het saldo (Debet - Credit) van de Balans en de Winst- / Verliesrekening.

Men maakt winst als de activa hoger zijn dan de passiva en de inkomsten meer dan de uitgaven.

Men lijdt verlies als de passiva hoger zijn dan de activa en de inkomsten minder dan de uitgaven.

Men maakt winst als het saldo van de Balans positief is en het saldo van de Winst- / Verliesrekening negatief

Men lijdt verlies als het saldo van de Balans negatief is en het saldo van de Winst- / Verliesrekening positief.

Gebruik van notatie in een enkele kolom

Notatie van de gegevens in twee kolommen is ideaal voor transacties in papieren boeken. De bedragen in debet en in credit worden genoteerd in gescheiden kolommen. De totalen worden berekend aan het eind van de pagina en de berekening van de resulaten wordt gedaan aan het einde van de boekhoudperiode.

Geautomatiseerde systemen kunnen de saldi van de rekeningen constant bijwerken. Daarom gebruikt software voor de berekeningen de notatie in een enkele kolom, met de bedragen in debet positief en de bedragen in credit negatief weergegeven. Om notatie in dubbele kolommen te gebruiken zou de software de creditbedragen in de Balans negatief moeten registreren en in de Winst- / Verliesrekening de creditbedragen positief en de debetbedragen negatief.

Voor een programmeur is deze oplossing ingewikkeld en daarom gebruikt de meerderheid van de softwarepaketten intern de wiskunde van de enkele kolom en geeft voor de presentatie de resultaten in dubbele kolommen weer.

Daarentegen gebruikt Banana Boekhouding systematisch het minteken om de creditbedragen aan te geven. In het begin moet de gebruiker aan dit systeem wennen maar het heeft het voordeel lineair te zijn en een beter begrip te geven voor de wiskunde waarop het Dubbel boekhouden is gebaseerd, vooral wanneer ingewikkelde operaties nodig zijn zoals afschrijvingen, eindejaarswinst of BTW afdracht/teruggave.

Voor de presentatie van de Balans en de Winst- / Verliesrekening is de logica van de dubbele kolommen meer van toepassing.

Daarom worden afdrukken van de Balans en de Winst- / Verliesrekening die gebruikt worden voor de presentatie van de resultaten aangepast met Activa, Passiva, Uitgaven en Inkomsten altijd positief weergegeven. De Inkomsten worden positief en de Uitgaven negatief weergegeven als de Winst- / Verliesrekening wordt gepresenteerd in een scalair formaat (Inkomsten minus Uitgaven).
 

Aan de basis van boekhouden staan boekhouddocumenten en bonnen.
Hoe men de boekhouding organiseert hangt af van de hoeveelheid activiteit en het aantal documenten.
Men moet de manier waarop men de dingen organiseert aanpassen aan wat nodig is.
Hieronder geven we een opsomming van methodes die bewezen hebben erg nuttig te zijn.

De diverse document soorten
Het is belangrijk om de diverse soorten documenten te onderscheiden en per soort te organiseren.

• Basis documenten: contracten voor de huur, telefoon abonnementen, statuten, verzekeringscontracten en alles dat slechts eenmaal ondertekend wordt en voor meerdere jaren vastligt. Deze documenten moeten bewaard worden in een aparte map of ordner die alleen dit soort documenten bevat. Voor sommige van deze erg belangrijke documenten (zoals bonnen van aanbetalingen, etc.) kan het nuttig zijn een fotocopie te maken en de originelen in een kluis of op een veilige plaats te bewaren. Maak geen (perforator) gaten in belangrijke documenten maar stop deze in transparante plastiek mappen. Deze ordner is basis van uw activiteit/bedrijf en u moet deze zorgvuldig behandelen.
• Documenten die betrekking hebben op medewerkers: Contracten, verzekeringen in verband met personeel en andere documenten; het is handig deze in een aparte ordner te bewaren.
  Als er veel documenten zijn adviseren we u een ordner per thema te gebruiken.
• BTW Aangiften: het is goed om een speciale ordner aan te houden met de diverse aangiften die u regelmatig indient (per kwartaal, per halfjaar of jaarlijks). Uw BTW inschrijving of andere algemene documeten kunt u beter bij de basis documenten bewaren.
• Rekeningen en documenten door het jaar heen: dit zijn bonnen, facturen of andere dingen die betrekking hebben op een uitgave of een ontvangst. Deze moeten per jaar apart gehouden worden. Per jaar moet u een ordner hebben met dit soort documenten.

boekhouddocumenten
Een goede dagelijkse regelmaat is nodig om de boekhoudkundige transacties in te voeren en om de bedrijfstoestand, zoals de geldstromen, de totalen van de debiteuren en crediteuren, etc., onder controle te houden.

1. Alle boekhouddocumenten (bonnen, facturen, kwitanties) moeten gewoonlijk minstens tien jaar bewaard worden.
2. Klassicificeer de boekhouddocumenten en berg deze op datum volgorde, samen met de gerelateerde bankafschriften of kwitantie, op.
3. Schrijf een oplopend nummer op de boekhouddocumenten (afschriften en andere). Met dit nummer, dat ingevoerd moet worden in de Doc kolom kunt u het boekhouddocument terugvinden met de boekhouding als uitgangspunt.
4. Druk een kopie van het journaal af aan het einde van het jaar en bewaar dit samen met de boekhouddocumenten.
5. Het is gebruikelijk voor ieder jaar een nieuwe ordner te gebruiken voor de boekhouddocumenten.

Ingediende rekeningen of kwitanties met een boeking op het moment van betaling
Kleine bedrijven en verenigingen voeren de rekeningen alleen in in de boekhouding op het moment van betalen (kassa methode).

1. Scheid de ingediende rekeningen van de rekenigen waarvoor u al een betaling hebt ontvangen.
2. Controleer regelmatig de rekeningen die wachten op betaling. Het is verstandig een betalingsherinnering te sturen zodra de vervaldatum voor de betaling voorbij is. Wacht hier niet te lang mee en zorg er voor dat u betaling ontvangt voor uitstaande rekeningen. Dit kost tijd maar is belangrijk.
3. Als deze rekeningen eenmaal betaald zijn berg ze dan op met de normale boekhouddocumenten.

Ingediende rekeningen of kwitanties met een boeking op de verkopen
De rekeningen worden geregistreerd op het moment dat ze ingediend worden en op het moment van betaling.
Zie ook: Klanten/Leveranciers Registers.

1. Scheid de ingediende rekeningen van de rekenigen waarvoor u al een betaling hebt ontvangen.
2. Controleer regelmatig de rekeningen die wachten op betaling. Het is verstandig een betalingsherinnering te sturen zodra de vervaldatum voor de betaling voorbij is. Wacht hier niet te lang mee en zorg er voor dat u betaling ontvangt voor uitstaande rekeningen. Dit kost tijd maar is belangrijk.
3. Als u het indienen van de rekening invoert in de boekhouding maakt u een aantekening daarvan op deze rekening. In de transactie regel gebruikt u de "DocOrigineel" kolom om het rekeningnummer in te voeren.
4. Wanneer de rekeningen betaald zijn verhuis deze dan naar de "betaald" afdeling en voer deze in de boekhouding in.
5. Wanneer u betaald heeft markeert u dit op de rekening (bijvoorbeeld met een "vinkje").

Transacties / frequentie

• Het is verstandig om regelmatig de transacties in de boekhouding in te voeren (dagelijks, wekelijks, maandelijks).
• We raden u sterk aan om het invoeren van transacties niet te verwaarlozen zodat u altijd bijgewerkte informatie heeft en de voortgang van uw activiteit kunt beoordelen.
• Door de diverse betalingsrekeningnummers door te nemen heeft u makkelijk een overzicht over de diverse uitgaven die u gedaan heeft.
• U doet de boekhouding niet alleen voor de belastingautoriteit.

Boekhouding rekeningen

Om een rekening aan te maken gaat u naar de Rekeningentabel en voert u een getal of een code in de kolom Rekening in.
Dit zelfde getal (of code) wordt dan gebruikt in de Transactiestabel als Debet of Credit rekening.

• Het rekeningnummer kan samengesteld worden uit cijfers, letters en scheidingstekens.
• Het is niet mogelijk meer dan één rekening met hetzelfde nummer te hebben.
• Iedere rekening moet een BKlasse hebben en tot een groep horen.

De Bklasse

Iedere rekening moet horen bij één van de volgende BKlassen:

• 1  voor Activa
• 2  voor Passiva
• 3  voor Uitgaven
• 4  voor Inkomsten

Het BKlasse nummer moet zijn zoals hierboven aangegeven, onafhankelijk van de rekening of groepscode. Het is ook mogelijk Niet in de Balans opgenomen rekeningen aan te maken (bijvoorbeeld voor aanbetalingen en voorwaardelijke verplichtingen) die de volgende BKlasse moeten hebben:

• 5 voor Activa Buiten Balans
• 6 voor Passiva Buiten Balans

Beginsaldi

Het beginsaldo van iedere rekening wordt ingevoerd in de Opening + valuta symbool kolom.

• De Activa saldi worden normaal, positief, weergegeven
• De Passiva saldi worden ingevoerd met het minteken (negatief)
• Doorgaans worden alleen de Activa en Passiva beginsaldi ingevoerd.

Bekijk de Jaarafsluiting en nieuw jaar pagina om te zien hoe de beginsaldi automatisch naar het volgende jaar kunnen worden overgebracht.

Verschillen in de Beginsaldi

In een correct boekhoudbestand moet het totaal van de beginsaldi van de Activa gelijk zijn aan het totaal van de beginsaldi van de Passiva, er worden dus geen verschillen getoond.
Als de totalen niet overeenkomen laat het programma een foutmelding zien met de melding dat er een beginsaldi verschil is (informatie venster).
Als u rekeningnummers veranderd heeft en u denkt dat de foutmelding niet correct is controleer de boekhouding opnieuw met het Boekhouding opnieuw controleren commando van het menu Rapporten, of gebruik Shift + F9.
Als u Banana Boekhouding voor de eerste keer gebruikt moet u de beginsaldi handmatig invoeren.

Rekeningen met addressen

Het is mogelijk om enkele kolommen toe te voegen in de rekeningentabel om adressen te beheren:
Menu Extra -> Nieuwe functies toevoegen commando

Dit commando voegt in de Rekeningentabel de volgende dingen toe:

• Diverse kolommen (naam, achternaam, bedrijf, plaats, ...) waar u de adres- en andere gegevens van de klant / leverancier / lid kunt invoeren.
• De Adres weergave waar u de toegevoegde kolommen kunt zien (om de weergave of de indeling van de weergave te veranderen zie de Tabellen instellen pagina).

Klanten/Leveranciers register
Als u in een boekhouding een klanten/leveranciers register wilt bijhouden, bijvoorbeeld een bepaalde rekeningenlijst voor alle klanten, heeft u de complete gegevens met adres, telefoonnummer, email, BTW nummer, etc. nodig; in dit geval is het handig om kolommen in de Adres weergave tot uw beschikking te hebben.

Het groeperings- en totalisatie systeem

Het Banana groeperings- en totalisatie systeem is gebaseerd op het gebruik van de volgende kolommen:

• Groep (TOTAAL rij)
  Als een groep identificatie wordt ingevoerd in een rij dan wordt de rij een TOTAAL rij.
  In deze rij worden de bedragen van de GR kolom opgeteld die dezelfde identificatie bevatten.
  Als er een groep is kan er geen rekening zijn.
• Gr (Telt deze rij op in de TOTAAL rij)
  Het getal dat hier gebruikt wordt moet één van de getallen zijn die gedefinieerd zijn in de Groep kolom.

Met dit systeem kan een rekening getotaliseerd worden in een groepsrij, de groep in een andere groep en zo verder... om zo diverse totalisatieniveuas te creëren. Dit totalisatiesysteem is erg krachtig en flexibel, maar het kost wat tijd om er aan te wennen om het echt goed te kunnen gebruiken.

Voorbeelden van de hoofdgroepen in het Dubbel Boekhouden

Ieder Rekeningschema gebruikt zijn eigen totalisatiesysteem. Hierna worden de hoofdgroepen van het Dubbel Boekhouden uitgelegd.

In het Dubbel Boekhouden moet het totaal van de Debet saldi (positief) samen met de Credit saldi (negatief) een 0 (nul) opleveren.

• De 00 is de rij waar alle bedragen bij elkaar opgeteld worden.
  Het is de "Summa summarum" van alle Debet & Credit saldi.
  Als de Saldi kolommen geen nul opleveren is er een Debet/Credit verschil en is er hoogstwaarschijnlijk een fout gemaakt. In dat geval is het verstandig de boekhouding te controleren (zie volgende punt).
  In de Debet en Credit kolommen van de Transacties weergave (Rekeningentabel) staan alleen positieve bedragen, dus ook in de rij van de 00 groep zal het totaal van de transacties niet gelijk zijn aan nul.

De volgorde van de berekeningen om tot het resultaat in 00 te komen is als volgt:

• De 1000 rekening -> groep 1 (Totaal Activa) -> Groep 00
• De 2000 rekening -> groep 2 (Totaal Passiva) -> Groep 00
• De 3000 rekening -> groep 3 (Totaal Uitgaven) -> Groep 02 (resultaat Winst & Verlies rekening)  ->  Groep 2301 (Winst/Verlies van het huidige jaar in de Balans) -> Groep 2 (Totaal Passiva) -> Groep 00.
• De 4000 rekening -> groep 4 (Totaal Inkomsten) -> Groep 02 (resultaat Winst & Verlies rekening)  ->  Groep 2301 (Winst/Verlies van het huidige jaar in de Balans) -> Groep 2 (Totaal Passiva) -> Groep 00.

Het resultaat van de Winst & Verlies rekening wordt toegevoegd aan het eigen vermogen

Zoals u kunt zien in het voorbeeld wordt de Groep 02 (Winst/Verlies van de Winst & Verlies rekening) opgeteld in de groep 2301 passiva (resultaat van het huidige jaar).
Met deze organisatie van de groep hebben we meerdere voordelen:

• In het lopende jaar wordt het bedrijfsresultaat weergegeven in de balans
• Het Totaal Passiva komt overeen met het Totaal Activa (op voorwaarde dat er geen fout in de boekhouding zit).

Toevoegen of verwijderen subgroepen

Toevoegen van een totalisatieniveau

Met dit systeem is het makkelijk om totalisatieniveaus toe te voegen.
Als we een subgroep voor de Contanten & Contanten-achtige rekeningen willen maken:

• Voeg een lege rij toe achter de bank rekening
  • Voer de waarde 10 in de Groep kolom in
  • Voer de waarde 1 in de Gr kolom in
• Geef de Gr 10 aan in de rekeningen 1000 en 1020
• De volgorde voor de berekening wordt:
  De 1000 rekening -> Groep 10 (Contanten & Contanten-achtige) -> Groep 1 (Totaal Activa) -> Groep 00.

Als u een andere subgroep "Vlottende Activa" wilt toevoegen gaat u op dezelfde manier te werk:

• Voeg een lege rij toe boven de rij van de Totale Activa
  • Voer de waarde 11 in de Groep kolom in
  • Voer de waarde 1 in de Gr kolom in
• Geef de Gr 11 aan in "Klanten en Goederen voor verkoop (voorraad)" rijen.

Verwijderen van subgroepen

Als de Rekeningentabel subgroepen laat zien die niet langer nodig zijn of ongewenst kunnen deze worden verwijderd. Verwijder eenvoudigweg de rij van de subgroep en verander de Gr van elke rekening die deel uitmaakte van die subgroep.

Contoleren van de structuur

Als het Rekeningschema eenmaal opgezet is voer dan het Boekhouding controleren commando van het menu Rapporten uit. Als er fouten zijn geeft het programma daarvan een melding.

Oneindige lus fout

Deze waarschuwing verschijnt als aan Groep wordt opgeteld in een Groep van een lager niveau waardoor een oneindige lus fout wordt veroorzaakt.
Er zou een oneidige lus ontstaan als, in het voorafgaande voorbeeld, de Activa Groep (1) zou worden opgeteld in Groep 10.
Het programma zou, nadat het de Groep 1 had berekend, het bedrag in Groep 10 optellen waarna dat op zijn beurt in Groep 1 opgeteld zou worden en daarna weer in 10 zonder dat er een eind aan kwam.

Winst & Verlies Rekening met Bruto Winst

Het is ook mogelijk een Winst & Verlies Rekening te gebruiken die begint met het totale Bedrijfsresultaat en die daar de kosten van aftrekt.
Hieronder staat een voorbeeld van het Zwitserse PME Rekeningschema.

Uitgebreid gebruik van het totalisatiesysteem

Het totalisatiesysteem is erg flexibel:

• Het is mogelijk zowel Groepen als Rekeningen op te tellen in een Groep
  Dit is te zien in het eerder getoonde voorbeeld waar de Groep Liquide middelen (10) en de rekeningen (1030 en 1090) worden opgeteld in de Activa.
• U kunt wat voor soort nummering ook gebruiken
• U kunt tot honderd totalisatieniveaus creëren
  • De Totaal rij kan na de rijen staan
  • De Totaal rij kan voor de rijen staan
  • De Totaal rij kan totaal ergens anders staan op een aparte plaats
    Dit wordt gebruikt om registers te maken (bijvoorbeeld een klantenregister)
• De rekeningen en de Groepen kunnen opgeteld worden in één enkele andere Groep.
  Het is niet mogelijk één en dezelfde rekening tegelijk in twee Groepen op te tellen.
• Dit systeem wordt ook gebruikt om de Kostenplaatsen en de Segmenten op te tellen.
  Let er echter op geen verschillende groepen te gebruiken voor normale rekeningen en voor kostenplaatsen, omdat de resulterende bedragen dan niet correct zullen zijn. 

Optelling van de Rekeningkolommen

De berekeningsprocedure telt de kolommen met bedragen op:

• De kolommen met bedragen gedefinieerd door het systeem worden opgeteld.
• De kolommen met bedragen toegevoegd door de gebruiker worden opgeteld.

De volgorde van de berekening

Het programma berekent de totalen op de volgende manier:

• Zet de waardes van de kolommen met Bedragen van de Groepen op nul
• Telt de bedragen van de Rekeningrijen in de Groepsrijen (eerst berekeningsniveau)
• Telt het saldo van de Groepsrijen in de Groepen van een hoger niveau
  Herhaalt de bewerking totdat alle niveaus zijn berekend.

Gerelateerde Documenten

• Beginsaldi

Om automatisch een Uitgebreide Balans op groepen aan te maken moet het rekeningschema voorzien worden van speciale codes die in de Sectie kolom ingevoerd moeten worden:

Secties in de Activa

• Voer een * in op dezelfde rij waar de titel Balans staat
• Voer een 1 in op dezelfde rij waar de titel Activa staat

Secties in de Passiva

• Voer een 2 in op dezelfde rij waar Passiva staat

Secties in de Winst & Verlies Rekening

• Voer een * in op dezelfde rij waar Winst & Verlies Rekening staat
• Voer een 4 in op de lege rij onder Winst & Verlies Rekening titel

Let op: als er een duidelijk verschil is tussen Baten en Lasten in het rekeningschema dan moet u:

• Een 3 invoeren op dezelfde rij waar de titel Lasten staat
• Een 4 invoeren op dezelfde rij waar de titel Baten staat.

Secties in de klanten/leveranciers lijst

• Voer een * in op dezelfde rij waar de titel Klanten/Leveranciers lijst staat of in een lege rij (zoals in het volgende voorbeeld)
• Voer 01 in op dezelfde rij waar de titel Klanten/debiteuren staat
• Voer 02 in op dezelfde rij waar de titel Leveranciers/crediteuren staat

De bedragen worden op dezelfde manier getoond als voor de Activa en Passiva.
Deze codering is werkt ook als klanten en leveranciers worden ingesteld als kostenplaatsen.

Voer de volgende elementen in als er kostenplaatsen of winstcentra worden ingesteld:

• Een * op de rij waar de titel Kosten-en Winstcentra staat of in een lege rij (zoals in het volgende voorbeeld)
• 03 op dezelfde rij waar de titel Kostenplaatsen staat
• 04 op dezelfde rij waar de titel Winstcentra staat

De Kostenplaatsen bedragen worden getoond als positieve getallen (zwart) zoals bij de lasten; de Winstcentra bedragen worden getoond als negatieve getallen (rood) zoals bij de baten.

Voor meer informatie zie de pagina De Logica van de secties.

Gerelateerd document: Uitgebreide Balans op groepen

Kenmerken van de segmenten

• Segmenten zijn rekeningen voorafgegaan door een dubbele punt ":".
• Segmentcodes kunnen bestaan uit getallen of letters.
• Er kunnen maximaal 10 niveaus van segmenten bestaan.
• Het aantal dubbele punten dat voorafgaat aan de segmentcode geeft het niveau aan.
  • :LU niveau 1 segment
  • ::P1 niveau 2 segment
  • :::10 niveau 3 segment
• Elk niveau kan een onbeperkt aantal segmenten hebben.
• De verschillende niveaus van het segment zijn onafhankelijk van elkaar.
• De segmenten hebben geen BClasses en hebben geen valuta symbool.
• De berekeningen voor segmenten worden gedaan in de basis munteenheid.
• In de transacties volgen de segmenten de debet en credit rekening.
  Het is niet mogelijk te boeken op een segment zonder een rekening te hebben.
• In de transacties kan men het minteken "-" gebruiken als scheidingsteken inplaats van een dubbele punt ":" als in Tabblad Opties van Bestandseigenschappen van het menu Bestand de optie Het minteken (-) gebruiken als separator van de segmenten geactiveerd is.
• Van de transacties op enkele segmenten kunnen rekeningkaarten verkregen worden.

Wanneer segmenten te gebruiken

Segmenten worden gebruikt om een meer gedetailleerde indeling van de kosten te hebben en ook om berekeningen te maken voor delen of afdelingen van het bedrijf.
Segmenten worden doorgaans gebruikt om Afdelingen, Operationele eenheden, Projecten, Filialen of functionele scheidingen aan te geven.

Segmenten worden gebruikt als een systematische toerekening nodig is die de transactie volgt in debet of credit.
Kostenplaatsen daarentegen worden doorgaans gebruikt voor extra catalogisering, minder gestructureerd, en als het teken van de rekening niet noodzakelijk gevolgd hoeft te worden.

Kostenplaatsen en segmenten kunnen tegelijk gebruikt worden.

Segmenten opzetten

De segmenten moeten ingesteld worden in de Rekeningen tabel, Rekening kolom, aan het eind van het rekeningschema.

• Voer een sterretje in in de Sectie kolom om de sectie te definiëren in relatie tot de segmenten
• Voer in de Beschrijving kolom de titel Segmenten in
• Voer de beschrijving van de eerste-niveau segmenten in en voer in de Rekening kolom een ":" in
  • Maak een lijst van segment van het eerste niveau door een code in te voeren voor elk van deze in de Rekening kolom voorafgegaan door ":"
  • Ga zo verder door segmenten van het tweede niveau in te voeren (en indien nodig het derde niveau), op dezelfde manier als bij het segment van het eerste niveau, met als verschil dat de segmentcodes voorafgegaan moeten worden door "::" of ":::", afhankelijk van hun niveau.

Segmentsaldo

Het segment is een onderverdeling van wat is ingevoerd op een rekening. Het segmentbedrag staat dus altijd in relatie tot een rekening en u moet een boekhoudrapport maken (van het menu Rapporten) met een onderverdeling in segmenten om het totaal van het segment te berekenen.

In het rekeningschema wordt het segmentsaldo aangegeven. Dit saldo zal nul zijn als het segment wordt gebruikt in zowel Debet als Credit rekeningen omdat de rekeningen zichzelf compenseren. Het segmentsaldo is alleen zichtbaar als het gebruikt wordt met of de Credit of de Debet rekening die verbonden is met de Winst- en Verliesrekening.

Transacties

De segmenten worden ingevoerd in de Transacties tabel gevolgd door de hoofdrekening van het rekeningsegment.

Ieder segment wordt voorafgegaan door de dubbele punt of door het minteken (-) als in Tabblad Opties van Bestandseigenschappen van het menu Bestand de optie Het minteken (-) gebruiken als separator van de segmenten geactiveerd is.

Als het rekeningschema rekeningen bevat met "-" of "_" bijvoorbeeld in de rekeningen van de klanten/leverancierslijst, kunt u niet hetzelfde symbool als segment scheidingsteken gebruiken; in dat geval moet u de betreffende optie deactiveren en het ":" symbool gebruiken.

Als op een segment dat bij meer dan één niveau hoort wordt geboekt moet het segment van het eerste niveau meteen achter de hoofdrekening worden ingevoerd gevolgd door de code van het tweede niveau.

Rapport

Rapporten van de segmenten worden verkregen met:

• Uitgebreide Balans op groepen
• Boekhoudingsoverzicht
• Rekeningkaart
• Rapport op meerdere niveaus
  Om rapporten te verkrijgen die rekeningen en segmenten combineren (bijvoorbeeld alle uitgaven van het filiaal Utrecht voor Project1) moeten de mogelijkheden van Menu Apps worden gebruikt.

Rapport onderverdeling per niveau

Geef in de Uitgebreide Balans op groepen in de Onderverdeling tab het segment niveau aan dat gebruikt moet worden. Het "lege" segment verzamelt alle bedragen die zijn geboekt zonder een segment te specificeren.

Rapport Samenvatting

Dit is een samenvatting met de totalen per segment met een mogelijke onderverdeling (indien gewenst) per periode.

In de Uitgebreide Balans op groepen wordt het segmentniveau aangegeven dat gebruikt moet worden en een mogelijke onderverdeling (indien gewenst) per periode.

Verwant document: Verscheidene projecten beheren

De Kostenplaatsen en Winstcentra (hierna aangeduid als Kostenplaatsen) maken het voor de gebruiker mogelijk de transacties te ordenen volgens andere maatstaven dan de gebruikelijke rekeningen.

Kenmerken van Kostenplaatsen

• De Kostenplaatsen (KP) zijn rekeningen met namen voorafgegaan door de ".", "," en ";" symbolen
• Er zijn drie kostenplaatsen niveaus:
  • KP1 voorafgegaan door een punt "."
  • KP2 voorafgegaan door een komma ","
  • KP3 voorafgegaan door een puntkomma ";"
• Ieder niveau is onafhankelijk van het andere
• Voor ieder niveau kan er een onbeperkt aantal kostenplaatsen zijn.
• Een hoger niveau kan gebruikt worden zonder een lager niveau te gebruiken
• Kostenplaatsen codes kunnen letters of cijfers zijn
• Kostenplaatsen kunnen hun eigen groepering hebben verschillend van die van normale rekening. Subgroepen kunnen worden aangemaakt voor hetzelfde niveau van kostenplaatsen. Let er op kostenplaatsen niet te mengen met andere groepen van een ander niveau of met normale rekeningen of segmenten.
• Iedere kostenplaats heeft zijn eigen rekeningkaard kompleet met transacties en saldo
• Boeken op een kostenplaats is onafhankelijk van de rekening waarop in debet of credit geboekt wordt. Men kan zelfs boeken op een kostenplaats zonder een enkele rekening in de debet of credit kolom.

Wanneer kostenplaatsen te gebruiken

Kostenplaatsen worden doorgaans gebruikt om zekere kosten, voor specifieke activiteiten die niet noodzakelijk verbonden zijn met elkaar, vast te leggen.

• Projecten, Evenementen, Bouwplaatsen
• Klanten en leveranciers, Leden, Vertegenwoordigers
• Extra details voor zekere kosten

De segmenten daarentegen volgen de debet en credit rekeningen en worden gebruikt voor een verdere onderverdeling van lasten en baten.

Het is mogelijk kostenplaatsen en segmenten samen tegelijk te gebruiken.

Instellen van kostenplaatsen de Rekeningen tabel

• Maak een specifieke sectie aan voor de kostenplaatsen
  Dit is nodig voor de weergave van kostenplaatsen in de Uitgebreide Balans op groepen.
  • Voer een sectie in met een sterretje * voor de overgang naar een sectie
  • Voer in de volgende rij 03 (of 04 voor een winstcentrum) in.
• Voeg enkele lege rijen toe voor de kostenplaats
  • Voer in de Groep kolom de groep, waartoe de kostenplaats rekening hoort, in
  • Voer in de Rekening kolom de kostenplaatsrekeningnaam in voorafgegaan door een punt "." voor namen die in de KP1 kolom (in de Transacties tabel) ingevoerd worden, een komma "," voor namen die in de KP2 kolom ingevoerd worden en een puntkomma ";" voor namen die in de KP3 kolom ingevoerd worden.
  • Geef in de Gr kolom de groep aan waarin de bedragen opgeteld moeten worden.
  • In een Vreemde valuta boekhouding wordt de munteenheid van de rekening ook gespecificeerd.
• Voeg de kostenplaatsen groepen toe
  • In een en dezelfde groep alleen één specifiek niveau optellen.
  • Verschillende niveaus kunnen worden aangemaakt zoals bij normale rekeningen.

Bestandseigenschappen (BTW)

In het Bestandseigenschappen (BTW tab) kunt u instellen hoe de BTW berekend wordt over het bedrag van de kostenplaatsen met de volgende opties:

• Transactie bedrag gebruiken - Het bedrag in de kostenplaats wordt geboekt overeenkomstig het bedrag in de rekening waarop geboekt is.
• Bedrag zonder BTW gebruiken - Het bedrag in de kostenplaats wordt geboekt exclusief de BTW.
• Bedrag met BTW gebruiken - Het bedrag in de kostenplaats wordt geboekt inclusief de BTW.

Transacties

Om op kostenplaatsen te kunnen boeken moeten de kostenplaatsenrekeningen wel al ingevoerd zijn in het Rekeningschema.

Om boekingen te doen moet u in de Transactiestabel zijn, in de Kostenplaatsen weergave; u moet de kostenplaatsenrekeningen invoeren in de KP1, KP2, KP3 kolommen zonder het symbool (. of , of ;) dat eraan voorafgaat.

• Om te op een kostenplaats in credit te boeken moet de kostenplaats ingevoerd worden voorafgegaan door een minteken (-).
• Voor de Winst- en Verliesrekening kunt u in de Bestands-en boekhoudingseigenschappen (Opties tab) definieren dat de kostenplaatsen het teken van de categorie volgen.
• Om een algemeen bedrag te boeken op meer dan één kostenplaats van hetzelfde niveau moet een aparte rij worden aangemaakt voor iedere kostenplaats.

Kostenplaats rekeningkaart

Een kostenplaats wordt op dezelfde manier behandeld als elke andere rekening, dus iedere kostenplaats heeft zijn eigen rekeningkaart met een rekeningsaldo en transacties.
Om alle kostenplaatsen rekeningkaarten te bekijken klikt u op het commando Rekening- /Categorie kaarten in het menu Rapporten en dan op de Kostenplaatsen knop (in de Filter optie).

Verwant document:

• Ledenlijst

   

   

Een nieuwe rekening of categorie toevoegen

• Ga in de rij staan boven de rij waar u de nieuwe rekening toe wilt voegen
• Voeg een nieuwe lege rij toe met het commando Rijen toevoegen van het menu Bewerken
• Voeg in de kolommen het rekeningnummer, de beschrijving, de BKlasse (1 voor de Activa, 2 voor de Passiva, 3 voor de Baten en 4 voor de Lasten) en de Gr, die hetzelfde moet zijn als degene die ingevoerd is voor de rekeningen die bij dezelfde Groep horen, in.

Let op: Als u eerst een transactie invoert met een niet bestaande rekening en daarna de nieuwe rekening aanmaakt in het rekeningschema, krijgt u eerst een foutmelding die alleen verdwijnt als u de boekhouding controleert met de Shift + F9 toetscombinatie of met het Boekhouding controleren commando van het menu Rapporten.

Een nieuwe groep toevoegen

• Ga in de rij staan boven de rij waar u de nieuwe groep toe wilt voegen
• Voeg een nieuwe lege rij toe met het commando Rijen toevoegen van het menu Bewerken
• Voeg in de kolommen het groepnummer, de beschrijving, en de Gr, die hetzelfde moet zijn als de groep waarin deze groep opgeteld moet worden, in.

Een rekening of een groep hernoemen

• Ga in de Rekening of Groep kolom in de Rekeningentabel, of in de Categorie kolom van de Categorieën-tabel (of de BTW-code kolom in de BTW-codes tabel) staan
• Kies het Hernoemen commando van het menu Gegevens
• Voer de nieuwe rekening, categorie, groep of BTW-code in

Het programma voert automatisch de veranderingen in de Transacties-tabel door.

Een rekening of een groep verwijderen

• Ga op het rijnummer staan van de rekening die verwijderd moet worden
• Klik op het Rijen verwijderen commando van het menu Bewerken
• Voer het aantal rijen in dat u wilt verwijderen

Na het verwijderen van een rekening, een categorie of groep is het nodig de boekhouding opnieuw te controleren (Rapporten menu). Het programma geeft een waarschuwing als de verwijderde rekening, categorie of groep in de Transactiestabel werd gebruikt.

Met Banana Boekhouding Plus vermijdt u fouten

Om de controles te vergemakkelijken en onmiddellijk de verschillen te vinden, is in de nieuwe versie Banana Boekhouding Plus, in de Transacties-tabel, een Saldo kolom toegevoegd, waar u eventuele verschillen op elke rij kunt zien en onmiddellijk kunt corrigeren. Dit is een zeer nuttige functie voor de afsluiting van het boekjaar.
Veel van onze klanten hebben het al geprobeerd en zijn er enthousiast over. Wij raden u aan onmiddellijk over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

Eenvoudige transacties

Eenvoudige transacties hebben te maken met twee rekeningen (een Debet rekening en een Credit rekening) en worden ingevoerd in één enkele rij. Iedere transactie heeft zijn eigen document nummer.


 

Samengestelde transacties

Samengestelde transacties waarbij op meer dan twee rekeningen geboekt wordt moeten ingevoerd worden in meerdere rijen. De gebruiker moet één rekening per rij gebruiken. De tegenrekening voor de hele transactie moet ingevoerd worden in de eerste rij.
De documentnummers die ingevoerd worden in de diverse rijen zijn hetzelfde omdat we met één en dezelfde transactie te maken hebben.

Let op:
In samengestelde transacties moeten de data in de transacties hetzelfde zijn omdat er anders verschillen in de boekhouding ontstaan bij berekeningen per periode.

Terugkerende Transacties tabel

Om het herschrijven van steeds weer dezelfde teksten te voorkomen is het mogelijk transactie groepen op te slaan in de Terugkerende transacties tabel (menu Taken). Deze groepen worden aangegeduidt met een code en kunnen opgehaald en ingevoerd worden in de Transacties tabel door de overeenkomstige code in te voeren.

Als men in de Doc kolom staat stelt het programma de lijst van terugkerende transacties voor, gegroepeerd per code, als één van deze codes wordt geselecteerd:

• het programma voert de terugkerende rijen in die dezelfde code hebben
• het programma vult de ingevoerde rijen aan met de datum en andere gegevens die eerder ingevoerd zijn
• het programma voert het volgnummer in de Doc kolom in (gebaseerd op eerder ingevoerde gegevens)

Terugkerende transacties invoeren

• U moet de transactierijen die regelmatig opgehaald moeten worden invoeren in de Terugkerende transactie tabel (of deze copiëren vanuit de Transacties tabel).
• Voer de code die bij de terugkerende transacties groep hoort in de Doc kolom in.
  Rijen met dezelfde groep code worden samen opgehaald (transactie in meerdere rijen).

• Oplopende nummering van documenten "docnum"
  Als u, tijdens het ophalen van terugkerende transacties, een Doc nummer wilt anders dan het automatische, moet u een rij aanmaken met de code "docnum" in de Doc kolom en de tekst die u wenst en de Beschrijving kolom. Voor de volgende rijen wordt de tekst gespecificeerd in de Beschrijving kolom toegepast in de Doc kolom bij het ophalen van de transacties.
  • "0" als geen automatische nummering gewenst is
  • "1" oplopende nummering
  • "kas-1" oplopende nummering met het voorvoegsel "kas-" (kas-2, kas-3)
    Het programma vervangt het nummer aan het eind van de tekst door het oplopende nummer.
     
• Als u wilt dat het programma maar één rij per code voorstelt moet de beschrijving voorafgegaan worden door:
  • Een "*": laat alleen deze rij zien en niet de andere met dezelfde code.
  • Een "**" laat alleen deze rij zien maar haalt deze niet op (alleen titel rij).
  • Een "\*" laat de gebruiker de beschrijving starten met een ster zonder dat dit wordt geïnterpreteerd als een commando.

De Terugkerende transacties naar de Transactions table ophalen

• Voer de datum en de informatie van de andere kolommen in die niet gewijzigd moeten worden
• Kies in de Doc kolom een van de codes die gedefinieerd zijn in de Terugkerende Transacties tabel en druk op Enter.
  • Het programma voert de transacties met dezelfde code in waarbij het de gegevens kolom en andere reeds ingevoerde waardes herhaalt.
  • In de Doc kolom wordt een oplopend nummer ingevoerd of niets zoals gespecificeerd in het docnum.
• Of geef de code op in de Doc kolom en druk op F6.

Transactie rijen copiëren in de Terugkerend Transacties tabel

Om rijen vanuit de Transacties tabel te copiëren in de Terugkerende transacties tabel:

• Selecteer in de Transacties tabel de rijen die gecopieerd moeten worden;
• Menu Bewerken -> Rijen copiëren commando;
• Ga in de Terugkerende transacties tabel staan;
• Menu Bewerken -> Gekopieerde rijen invoegen commando.

To enter issued bank checks, the user needs to insert an Issued checks account in the Liabilities. 

The check is issued at the moment of paying a supplier and later on is being debited from the Bank current account.

The Issued checks account card after the transactions.  

Klanten & Leveranciers Beheer

We raden u aan om het Submenu Klanten en het Submenu Leveranciers te gebruiken om facturen die verstuurd of ontvangen zijn te beheren.

Verbind een vervaldatum aan een transactie

Als een alternatief voor klanten en leveranciers beheer, of voor een eenvoudiger controle, kunt u de betaaldatum ook invoeren in de transactie rij.

Dit is een manier van werken die vereenvoudigde controle toelaat.

Met het Kolommen Instellen commando (van het menu Gegevens) moet u de Verv. Datum en de Bet. Datum kolommen zichtbaar maken.

Daarna voert u de verval datum van de factuur in de Verv. Datum kolom in en de betaaldatum van de factuur in de Bet. Datum kolom

Verval data laten zien

Het programma laat de transactie rijen zien die een verval datum maar geen betaaldatum hebben met het commando Verval datums weergeven.

DocLink Kolom

De Koppeling kolom (Transactie tabel) maakt het mogelijk een koppeling naar een extern bestand te maken (doorgaans een scan van een bon of een factuur).

• De Koppeling kolom is doorgaans niet zichtbaar.
  Om deze weer te geven gebruikt u de Kolommen instellen functie.
• Zodra de Koppeling kolom zichtbaar is kunt u de bestandsnaam direct invoeren.
• De bestandsnaam is relatief t.o.v. het boekhoudbestand; als de documenten zich in een sub-folder bevinden wordt de bestandsnaam in de Koppeling kolom voorafgegaan door de mapnaam.
• Het is ook mogelijk om een web adres handmatig in de Koppeling cel in te voeren.
  Om het gekoppelde document te openen: klik op het Open link commando van het menu Taken of klik op het kleine vierkant dat verschijnt in de rechterbovenhoek van de cel die de koppeling bevat.

Een koppeling naar een bestand invoeren

Er zijn twee manieren om een koppeling naar een document in te voeren:

• Ga op de rij in de Transacties tabel staan en activeer het Koppeling toevoegen commando van het menu Taken -> Koppelingen;
• Selecteer het bestand dat overeenkomt met het document dat gekoppeld moet worden en klik op de Open knop; het programma voegt de koppeling dan automatisch toe.
  Het programma voert de bestandsnaam in Koppeling kolom in zelfs als deze niet zichtbaar is.

OF

• Geef de Koppeling kolom weer in de Transacties tabel. Zie Kolommen instellen.
• Klik op het kleine vierkant in de rechterbovenhoek van de cel.
• In het Openen venster dat verschijnt selecteer het bestand en druk op de Openen knop.

De koppeling aanpassen

Ga op dezelfde manier te werk als bij het invoeren van een nieuwe koppeling.

Koppeling openen

Er zijn twee manieren om een koppeling te openen:

• Ga op de rij in de Transacties tabel staan en activeer het Koppeling openen commando van het menu Taken -> Koppelingen;
• Ga op de Koppeling cel staan en klik op het icoontje om de koppeling te openen.

Uit veiligheidsoverwegingen opent het programma alleen bestanden die als veilig beschouwd worden, zie Programma Opties -> Geavanceerd van het menu Extra.

Koppeling verwijderen

Er zijn twee manieren om een koppeling te verwijderen:

• Ga op de rij in de Transacties tabel staan en activeer het Koppeling verwijderen commando van het menu Taken -> Koppelingen;
• Verwijder de inhoud van de Koppeling cel.

Digitale certificatie

Banana gebruikt een digitaal certificatie systeem voor de boekhoudgegevens gebruikmakend van de technologie die nu blockchain genoemd wordt. Transacties kunnen geblokkeerd worden en gemarkeerd met digitale codes die kunnen garanderen dat, zelfs na vele jaren, de boekhoudgegevens authentiek zijn. Deze codes maken het de gebruiker mogelijk de garantie te geven dat de boekhoudgegevens niet veranderd zijn.

Banana.ch was het eerste bedrijf ter wereld dat de blockchain techniek in het boekhouden gebruikte. Deze methode (US Patent No. 7,020,640) werd in 2002 ontwikkeld en gepatenteerd.

Deze methode garandeert één van de hoogste niveaus van gegevens integriteit en overeenstemming met internationale wetsvoorschriften. U kunt de volgende evaluaties van het accountantsbedrijf Ernst&Young, dat de overeenstemming met de wettelijke vereisten heeft geverifieerd, bekijken. De nieuwe versies van de Banana Boekhouding software gebruiken niet meer de MD5 methode (die genoemd wordt in de documentatie) maar de Hash SH256 methode.

• Ernst&Young, compatibility check to Swiss legislation (pdf in het Duits)
  Zie ook: Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschaftsbücher, 24.04.2002 (in het Duits)
• Ernst&Young, compatibility check to German legislation (pdf in het Duits)

Deze methode gebaseerd op het blockchain berekeningsysteem wordt als zo betrouwbaar beoordeeld dat het wordt gebruikt om de geldigheid van de bitcoin en alle ander moderne versleutelde munteenheden vast te stellen.

Het transacties blokkeren commando

Met het Transacties blokkeren commando van het menu Taken worden de boekhoudtransacties geblokkeerd en gemarkeerd met contolecodes waarmee jarenlang gecertificeerd kan worden dat de transacties niet veranderd zijn.

• De geldigheid van een mogelijk reeds bestaande blokkering wordt geverifieerd
• De transacties tot de blokkeringsdatum worden oplopend genummerd en geblokkeerd. Voor iedere transactie worden de digitale code van de rij en de daarop volgende berekend.
  De berekening van de digitale codes wordt gedaan in de volgorde van de kolommen.
• In de boekhouding wordt aangegeven dat transacties met een datum eerder dan of gelijk aan de blokkeringsdatum niet langer worden geaccepteerd.

Datum van nieuwe blokkering (inclusief)
Specificeer de datum tot wanneer de transacties worden geblokkeerd.

Wachtwoord (optioneel)
Het is mogelijk een wachtwoord in te voeren om de transacties te deblokkeren of om een nieuwe blokkering in te stellen in de toekomst.
Als het programma geen fouten vindt in de transacties binnen het blokkeringstijdvak dan blokkeert het de transacties, berekent individuele nummers en codes en kent deze toe voor iedere rij van de transacties, die bekeken kunnen worden in de Blokkeren weergave van de Transactietabel.

Laatste blokkering
De gegevens van de volgende velden worden automatishc ingevuld door het programma gebaseerd op de laatst uitgevoerde blokkering.

Blokkering geldig
Een "Ja" wordt getoond als de blokkering geldig is.

Datum blokkering
De datum van de laatst uitgevoerde blokkering wordt getoond.

Nummer blokkeren
Dit is de waarde die automatisch door het programma wordt ingevoerd in de laatste rij van de Blok.Num kolom.
Wanneer de blokkering wordt herhaald en de waarde van het laatste rij blokkeringsnummer is niet veranderd dan is blokkering geldig en zijn de gegevens niet veranderd; als echter de waarde is veranderd laat het programma de volgende codes zien:

• (-1) als de blokkering ongeldig is vanaf de eerste rij
• (-2) als er rijen zijn die hetzelfde Blokkeringsnummer hebben.

Progressieve hash
Dit is de controle code die aanwezig is in de laatste transactie.

BLokkeren Weergave

Alle digitale codes worden getoond samen met alle informatie die het programma heeft gebruikt om de digitale handtekening aan te maken.

• Blok.Num: het oplopende nummer dat de rij indentificeert
• Blok.Bedr.: het cumulatieve totaal van de transacties, overeenkomstig het totaal aan het eind van de pagina zoals vereist door sommige nationale regelgevingen
• Blok.Regel (verborgen kolom): de digitale code berekend volgens de rij waardes.
• Blok.Progr: de globale electronische handtekening.

De digitale code Blok.Progr (Progressief blokkeren)
Dit is het belangrijkste element van de certificatie; het gebruikt de blockchain methode.
De digitale code wordt berekend met de volgende waardes:

• De inhoud van de huidige boeking ten tijde van de blokkering, inclusief bedragen, beschrijving en de rekeningnaam
• Het oplopende nummer (Blok.Num)
• Het cumulatieve saldo (Blok.Bedr.)
• De progressieve code van de voorafgaande boeking (Blok.Progr).

Als de boekhoudgegevens zelfs de kleinste verandering ondergaan (bijvoorbeeld een datum of een bedrag wordt veranderd) dan is de digitale code anders. Als het contrrolenummer hetzelfde blijft betekent dit dat de gegevens origineel zijn en dus niet veranderd.

Blokkerings info

Met het Transacties -> Blokkeringsinfo tonen commando van het menu Taken verifieert het programma de geldigheid van de blokkering en toont de blokkeringsgegevens.

• Het programma herberekent de digitale controle codes en verifieert of deze overeenkomen met de codes die betrekking hebben op de transacties.
  • Als de codes overeenkomen wordt de blokkering als geldig beschouwd en zijn de gegevens dus origineel
  • Als deze niet overeenkomen betekent dit dat de gegevens zijn veranderd en dat dit niet de originele gegevens zijn die berekend werden ten tijde van de blokkering.

Transacties vrijgeven

Het Transacties vrijgeven commando verwijdert de blokkering en de controle codes. Als de blokkering werd ingesteld met een wachtwoord dan is het nodig het wachtwoord in te voeren om de blokkering te verwijderen.
De controlenummers zullen hetzelfde zijn als die van de eerdere blokkering. als u de transacties later weer wilt blokkeren, en ze niet veranderd zijn; de controlenummers zullen echter anders zijn als er gegevens veranderd zijn.

Gedeeltelijke blokkering

Het is zelfs mogelijk transacties gedeeltelijk te deblokkeren vanaf een specifieke datum. Als de blokkering werd ingesteld met een wachtwoord dan is het nodig het wachtwoord in te voeren om de blokkering te verwijderen.

Waarom de boekhouding deblokkeren?

In principe zou de geblokkeerde boekhouding niet moeten worden gedeblokkeerd. Het zou echter kunnen dat u fouten vindt in de boekhouding na de blokkering en dat u het nodig vindt correcties te maken.
Om de mogelijkheid te hebben door te gaan met veranderingen bewaarden gebruikers een kopie van het bestand van voor de blokkering. Als ze dan fouten vonden herstelden ze de vorige situatie. Intussen werden er misschien andere transacties gedaan waardoor het kon gebeuren dat het herstellen van de vorige versie van de boekhouding fout ging. Om deze onnodige tijdsverspilling te vermijden werd besloten het Transacties vrijgeven commando beschikbaar te stellen.

De certificatie moet niet verward worden met dataveiligheid. De certificatie van gegevens is een methode die verzekert dat de boekhoudgegevens origineel zijn. Om te voorkomen dat gegevens veranderd worden is deze methode gerelateerd aan dataveiligheid. Dataveiligheid procedures kunnen echter alleen geïmplementeerd worden in een omgeving die de toegang tot de gegevens beperkt.

Als het bestand volledig beschikbaar is voor de gebruiker, zoals wanneer het op een PC staat, heeft men volledige controle over de gegevens. Men kan dus bestanden gemakkelijk vervangen. Met certificatie kan men niet voorkomen dat gegevens veranderd worden maar het maakt het wel mogelijk dat u weet of de gegevens origineel zijn.

De persoon die de boekhouding doet is verantwoordelijk en beslist of een verandering toegestaan is.

Het organiseren van de certificatie en de gegevens verificatie

Nadat u de transacties van de periode hebt geblokkeerd moet u:

• De blokkeringsinformatie afdrukken of de laatste gecertificeerde transactierij met met zijn specifieke certificatienummer (Blok.Progr.) afdrukken.
• Deze informatie ondertekenen en opslaan in de boekhoud documentatie of op een andere veilige plaats.

Om te controleren dat de boekhoudgegevens de originele zijn moet u als volgt te werk gaan:

1. Voer het Blokkeringsinfo tonen commando uit.
2. Pak de documentatie erbij die het digitale controle getal laat zien
3. Controleer of de rij in het Blok.Num nog steeds hetzelfde digitale controlegetal heeft

• Als het getal overeenkomt zijn de boekhoudgegevens hetzelfde als de gecertificeerde
• Als het getal niet overeenkomt betekent het dat de boekhoudgegevens zijn veranderd.

Banana werkt aan de ontwikkeling van programma's waarmee twee bestanden vergeleken kunnen worden en die een indicatie geven dat gegevens zijn veranderd.

Dataveiligheid

Digitale certificatie garandeert dat de gegevens nog steeds de originele zijn. Het voorkomt niet de verandering van gegevens.
Het is de verantwoordelijkheid van de boekhouder ervoor te zorgen dat de gegevens niet veranderd worden. Iedere administratie moet overeenkomstig zijn grootte en benodigdheden georganiseerd worden.
Zij die er zeker van willen zijn dat de gegevens niet veranderd worden door onbevoegde personen moeten andere methodes en gereedschappen toepassen zoals:

• Sla de gegevens op een veilig systeem, beschermd met een wachtwoord, op (beschermde netwerk drive).
• Bewaar kopiëen van de gegevens.
• Versleutel archieven.

Lange termijn archivering

Het boekhoudbestand bevat de ingevoerde gegevens. Om het bestand te openen en een rapport of een rekeningkaart weer te geven moet u het programma tot uw beschikking hebben.

Banana Boekhouding heeft de mogelijkheid om alle boekhoudgegevens te exporteren, ook de afdrukken naar bestand, in Pdf, Html en Xml formaat.
Dit bestand kan opgeslagen worden op een CD en geopend worden op elke computer, ook na vele jaren, zelfs door personen die niet de Banana Boekhouding software hebben.
 

Print de Balans met uw logo

In de nieuwe Banana Boekhouding Plus versie, is de Balans met groepen afdruk verbeterd met nieuwe aanpassingsmogelijkheden. Onder de nieuwe functies, de mogelijkheid om uw logo in te voegen.
Wij raden u aan direct over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

• De Balans vertegenwoordigt alle Activa, Passiva, Lasten en Baten op een bepaald moment. Het verschil tussen Activa en Passiva levert het persoonlijke kapitaal op.
• De groepering van de rekeningen wordt gedaan volgens de inhoud van de BKlasse kolom.
• De Uitgebreide Balans kan, weergegeven als afdrukvoorbeeld, kan opgeslagen worden in verschillende formaten (PDF, HTML, MS Excel) en kan gekopieerd worden naar het klembord.
• Gebruik het Uitgebreide balans commando van het menu Rapporten om de Uitgebreide balans te berekenen en af te drukken aan het eind van het jaar of aan het eind van een periode.
• Transacties zonder datum worden beschouwd als begintransacties en verschijnen niet in afdrukken van de Winst & Verlies rekening.
• Het scherm uit de volgende afbeelding, dat verschijnt na het uitvoeren van het commando, laat de diverse afdrukopties zien die gebruikt kunnen worden.

Zie ook Afdrukvoorbeelden.
 

Paginakoptekst

Rijen 1 tot en met 4
Voer in deze velden de teksten in die gebruikt moeten worden als kopteksten bij het afdrukken.

Kaft afdrukken / Datum afdrukken / Paginanummers afdrukken
De opties doen in de afdruk wat hun naam aangeeft.

Kolomkoptekst (Balans / Winst- en Verlies)
De eerste twee velden onder elkaar worden gebruikt in de Balans, de tweede twee voor de Winst- en Verliesrekening.

Lopend jaar
Voer in dit veld de einddatum in van de huidige boekhouding.

Vorig jaar
Voer in dit veld de einddatum in van de boekhouding van het vorige jaar.

Pagina's afdrukken / In afdruk opnemen
Het is mogelijk de opties, die gebruikt moeten worden in de afdrukken, te kiezen door de diverse selectievakjes aan- of uit te vinken.

Andere tabbladen

De uitleg voor de andere tabbladen is beschikbaar op de volgende pagina's:

• Periode
• Stijl
• Teksten
• Marges
• Compositie

Print de Balans met uw logo

In de nieuwe Banana Boekhouding Plus versie, is de Balans op groepen afdruk verbeterd met nieuwe aanpassingsmogelijkheden. Onder de nieuwe functies, de mogelijkheid om uw logo in te voegen.
Wij raden u aan direct over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

De Uitgebreide balans op groepen verschilt van de de Uitgebreide balans op de volgende punten:

• Neemt ook subgroepen mee in de afdruk, zoals in deze in het rekeningschema staan (en niet alleen groepen).
• Heeft de mogelijkheid groepen of rekeningen uit te sluiten (bijvoorbeeld om alleen het totaal van de groep weer te geven en niet de rekeningen waaruit dit totaal is opgebouwd).
• In het Rekeningschema - Secties is het mogelijk te selecteren welke rekeningen mee te nemen of weg te laten in afdrukken.
• Het is mogelijk voor een gegeven periode te kiezen wat voor soort onderverdeling u wilt (bijvoorbeeld kunt u kiezen om in het eerste halfjaar de gegevens per maand of per kwartaal op te halen).
• Het is mogelijk om een onderverdeling te maken per segment.
• ... en nog veel meer!

Om de Uitgebreide balans op groepen te berekenen en weer te geven klik op het Uitgebreide balans op groepen commando in het menu Rapporten; er verschijnt een venster met diverse secties waarmee de gebruiker de afdrukinstellingen kan bepalen.

Zie ook Afdrukvoorbeelden.

FAQ

• Wanneer ik groepen met een nulsaldo uitsluit worden de titels die verwijzen naar de uitgesloten groep toch nog weergegeven; hoe kan ik deze weg krijgen?
  Ga naar Secties onder het kopje Rekeningschema en activeer Huidige rij verbergen bij de titels
• Ik zou graag de weergave van de periode in de titels van de afdrukken onderdrukken ("1ste Semester 2013"); hoe kan ik dit doen?
  Ga naar Kopteksten onder het kopje Pagina en deactiveer de Periode/Subdivision afdrukken optie.
• Ik wil op de kaft, als er lange titels staan, kunnen kiezen hoe ik de tekst over twee rijen verdeel en of ik vetgedrukt toepas. Is dit mogelijk?
  Het is niet mogelijk het formaat van de kaft te veranderen.
• Sommige bedragen worden niet meegenomen in de aangewezen periode. Waarom?
  Transacties zonder een datum worden geteld als begintransacties en verschijnen niet in de afdruk van de Winst & Verlies rekening. Zorg ervoor datums in alle transacties in te voeren.
• De Totalen groepen die alle rekeningen van klasse 3 en 4 bevatten worden hernoemd naar "Winst" of "Verlies", afhankelijk van het resultaat van de boekhoudperiode. Kan ik dat veranderen?
  Ga naar Secties onder het kopje Rekeningschema en overschrijf de originele tekst door in de het veld Alternatieve tekst een andere tekst in te voeren voor de actieve rij in het vak erboven.
• Het programma geeft foutmeldingen in het geval dat de Toon vorig jaar optie is geactiveerd en er in het vorige jaar groepen waren die niet langer bestaan in het huidige jaar. Kan ik daar iets aan doen?
  Om de Uitgebreide Balans op groepen af te drukken met gegevens van het afgelopen en het huidige jaar moeten de groepen van het afgelopen jaar ook aanwezig zijn in het huidige jaar.

De rekeningkaart laat een complete lijst zien van de boekhoudingstransacties voor één of meerdere rekeningen, kostenplaatsen, segmenten en groepen.

De Rekeningenkaart openen

Er zijn twee manieren om een rekeningkaart of een categoriekaart te openen:

• Kies het commando Rekening-/ Categorie kaarten... (Kasboek en Inkomsten & Uitgaven boekhouding) of Rekeningkaarten... (Dubbel boekhouden) van het menu Rapporten om meerdere of alle rekeningkaarten te openen en af te drukken.
• In de cel met het rekeningnummer staat een blauw symbooltje; klik er eenmaal op om de rekeningkaart te maken.
  De groepen van het Rekeningschema hebben hetzelfde symbool dat gebruikt kan worden om de rekeningkaart weer te geven.

Bijwerken van de rekening kaart

De rekeningkaart is tijdelijk en wordt berekend wanneer het commando gegeven wordt om dit te doen. Veranderde of toegevoegde transacties in de transactietabel worden niet automatisch bijgewerkt in de rekeningkaart. De gebruiker moet opnieuw het Rekeningkaarten commando geven of in de Transactiestabel opnieuw klikken op het blauwe pijltje van het rekeningnummer, of, als de rekeningkaart nog openstaat, op het knopje Verversen in de rechterbovenhoek (zie afbeelding hieronder).

Het is niet mogelijk de gegevens in de rekeningkaart te veranderen. Dubbelklik op het rijnummer in de rekeningkaart om terug te gaan naar de bijbehorende regel in de Transacties- of Budget-tabel.

De Geselecteerde Rekening kolom

In de Geselecteerde Rekening kolom, die zichtbaar gemaakt kan worden met menu Gegevens -> Kolommen instellen, wordt de rekening getoond waarop de transactie plaatsvond.
Wanneer u een rekeningkaart heeft van één of meerdere rekeningen, groepen of segmenten ziet u precies de rekening die werd gebruikt.

De tegenrekening in de rekeningkaarten

In de Rekeningkaarten wordt de Tegenrekening kolom (Tegenrek.), die de rekening aangeeft die de transactie afsloot, getoond.

Als er transacties zijn op meerdere rekeningen (transacties op meerdere rijen) zoals in het voorbeeld hieronder en er wordt één rekening ingevoerd in debet en meerder rekeningen in credit, of andersom, dan leidt de software de mogelijke tegenrekeing af door de volgende logica te gebruiken:

• In de eerste transactierij wordt de rekening 1600 beschouwd als de gemeenschappelijke tegenrekening van de transacties die daarna komen

• Op Rekeningkaart 1600 laten de samengestelde transacties (KPN factuur 345) de tegenrekening zien aangegeven door het [*] symbool. Het is onmogelijk de tegenrekenigen direct in de rekeningkaart weer te geven omdat de rekening meerdere tegenrekeningen heeft (1835, 4750). Daarom plaatst het programma het [*] symbool in de Tegenrek. (Tegenrekening) kolom wat betekent dat we te maken hebben met een transactie op meerdere rekeningen.

• Op de Rekeningkaarten van de volgende transactierijen (1835, 4750), wordt de gemeenschappelijke tegenrekening aangegeven tussen rechte haken ("[1600]"), en geeft een afgeleide tegenrekening aan.

Kaarten van groepen en klassen

In de rekeningkaart van een groep of een klasse worden alle transacties van de rekeningen die bij de geselecteerde groep of klasse horen gegroepeerd.
De rekeningen van de groep of de klasse kunnen worden getoond door de Geselecteerde Rekening kolom zichtbaar te maken.

Alle rekeningkaarten afdrukken

Om de Rekeningkaarten af te drukken:

• Menu Rapporten, commando Rekeningkaarten...
• Met behulp van het Filter kunnen alle rekeningkaarten die geheel of gedeeltelijk (bijvoorbeeld alleen rekeningen, kostenplaatsen, segmenten) afgedrukt moeten worden geselecteerd worden
• Activeer de gewenste opties (bijvoorbeeld periode, 1 rekening per pagina, ...) in de diverse secties Periode, Opties, Compositie
• Druk op OK om te bevestigen, na het selecteren van de gewenste optie.

Voor de uitleg over de diverse tabbladen bezoek de volgende pagina'"s: Tabblad Rekening/Categorie, Tabblad Periode en Tabblad Opties.
Het programma toont de geselecteerde rekeningkaarten.

Om af te drukken kies het commando Afdrukken van het menu Bestand.

Als de Budget-tabel geactiveerd is in uw boekhoudbestand, kunt u kiezen welke transacties u wenst te zien (Huidige of budget transacties)

De instellingen opslaan

Als u de rekeningkaarten regelmatig afdrukt, bijvoorbeeld alle kaarten die met de Verkopen rekeningen te maken hebben, is het handig een specifieke compositie aan te maken.

• Ga naar het tabblad Compositie
• Maak een nieuwe compositie aan met de knop Nieuw
• Geef een naam op voor de compositie, bijvoorbeeld "rekeningen Verkopen", in het veld Beschrijving van het venster
• Selecteer de rekeningen die u afgedrukt wilt hebben.

Nu kunt u, telkens wanneer u deze rekeningen wilt afdrukken, de compositie selecteren die u aangemaakt heeft.

Pagina instellen

In Pagina instelling kunt u de marges & andere instellingen van de pagina specificeren.

 

Nieuwe aanpassingen

In de nieuwe versie Banana Boekhouding Plus is het afdrukken verbeterd dankzij de mogelijkheid van nieuwe aanpassingen.
Wij raden u aan direct over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

• Met dit commando kan de gebruiker de bedragen van de rekeningen zichtbaar maken met een specifieke groepering, voor een specifieke periode of met een specifieke onderverdeling.
• Kies het commando Boekhoudingsoverzichten... van het menu Rapporten.
• Transacties zonder een datum worden beschouwd als openingstransacties en verschijnen niet in de afdrukken van de Winst & Verlies rekening.

Base tabblad

Rapport
Hier kunt u de gewenste groepering kiezen:

• Zoals in Rekeningen-tabel - het rapport laat een lijst van alle rekeningen precies zoals in de Rekeningen-tabel zien met de Beginsaldi en Saldokolommen
• Rekening op klasse - het rapport laat de rekeningenlijst, maar zonder de subgroepen, zien
• Extern boekhoudingsoverzicht - het rapport laat de gegevens zien volgens een groepering ingesteld in een apart bestand (menu Bestand, Nieuw... commando, Groep Dubbel boekhouden, Bestand Boekhoudingsoverzicht).

Opties
Hier kunt u de rekeningen kiezen die wel- of niet meegenomen moeten worden:

• Alleen groepstotalen weergeven - alleen de groepstotalen worden getoond
• Rekeningen met transacties opnemen - alleen rekeningen met transacties worden afgedrukt
• Rekeningen met nulsaldo opnemen - ook rekeningen met een nulsaldo worden afgedrukt
• Groepen zonder rekeningen uitsluiten - groepen die uitsluitend rekeningen met een nulsaldo bevatten worden niet afgedrukt.
   

Andere tabbladen

De andere tabbladen worden uitgelegd in de volgende paginas:

• Tabblad Periode
• Tabblad Onderverdeling
• Tabblad Compositie

Rapport resultaat

Een nieuwe tabel wordt aangemaakt waarind de resultaten worden getoond.

In Banana Boekhouding komt het Journaal overeen met de Transacties tabel. Het is mogelijk het hele journaal af te drukken of alleen maar een deel ervan door de rijen te selecteren die u wilt afdrukken.

Om de afdruk van het journaal naar uw hand te zetten kunt u de volgorde van de kolommen en de kopteksten veranderen. Informatie over hoe dit te doen vindt u in de pagina Kolommen instellen; u kunt ook diverse opties kiezen voor de afdruk, zie de pagina Pagina instelling.

Er zijn verschillende manieren op af te drukken:

• ga in de Transacties tabel staan en klik op het Afdrukken icoon
• ga in de Transacties tabel staan en start het comando Afdrukken van het menu Bestand
• in het menu Rapporten klik op het Journaal op periode commando; in dit geval moet u aangeven of u de hele tabel of alleen maar een specifieke periode wilt afdrukken

De instellingen op het tabblad Periode worden uitgelegd in deze algemene pagina over Periode.

In het tabblad Sorteringskolom is het mogelijk te kiezen hoe het journaal in de afdruk gesorteerd moet worden.
 

Met Banana Boekhouding Plus vermijdt u fouten

Om de controles te vergemakkelijken en onmiddellijk de verschillen te vinden, is in de nieuwe versie Banana Boekhouding Plus, in de Transacties-tabel, een Saldo kolom toegevoegd, waar u eventuele verschillen op elke rij kunt zien en onmiddellijk kunt corrigeren. Dit is een zeer nuttige functie voor de afsluiting van het boekjaar.
Veel van onze klanten hebben het al geprobeerd en zijn er enthousiast over. Wij raden u aan onmiddellijk over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

Aan het begin van het boekjaar moet het totaal van de Activa overeenkomt met het totaal van de Passiva, anders is het niet mogelijk een correcte balans te hebben. U moet controleren dat er in het informatiescherm geen bericht Verschil in beginsaldi staat. Als dit wel het geval is moet u eerst de beginsaldi van de Balans corrigeren zodat het totaal van de Activa overeenkomt met het totaal van de Passiva (Beginsaldi kolom).

In het volgende voorbeeld laat het programma een foutmelding zien van een verschil van 250.- EURO.

Na de correctie van de beginsaldi moet het totaal van de Activa overeenkomen met het totaal van de Passiva.

Het is ook mogelijk dit evenwicht in de Totalentabel te controleren.