Le système de regroupement de Banana Comptabilité permet de totaliser rapidement et facilement les montants des comptes et des groupes. Le programme offre une flexibilité maximale pour créer autant de niveaux de totalisation que l'on veut. 

Le regroupement est un outil très puissant pour calculer automatiquement les totaux.

Où est-il utilisé 

• Dans les tableaux Comptes et Catégories pour définir la structure du Bilan et du Compte de résultat.
• Dans le tableau Codes TVA pour regrouper les codes TVA.
• Dans le tableau Articles de l'application Stock
• Dans le tableau Articles de l'application du Registre des Actifs

▶ Vidéo: Système de regroupement et de totalisation 

Comment cela fonctionne-t-il

Le regroupement est toujours basé sur deux colonnes :

• La colonne Groupe, où sont indiqués les identifiants du groupe, qui peuvent être textuels ou numériques.
• La colonne Add.dans, où est indiqué le Groupe de totalisation pour chaque ligne de compte ou de groupe.

Chaque ligne de groupe est une ligne totale, où :

• Les soldes des groupes sont la somme des lignes qui contiennent le nom du groupe dans la colonne Add.dans.
• Le programme calcule les totaux de toutes les colonnes contenant des montants (type Montant), qu'il s'agisse des colonnes prédéfinies (Ouverture, Solde, etc.) ou des colonnes ajoutées manuellement.

Le regroupement permet de créer de nombreux niveaux de totalisation.

La logique du programme

Pour comprendre la logique, présentons un exemple d'une petite partie du plan comptable. Pour les comptes Caisse, Comptabilité et Banque, nous créons le groupe Liquidités:

• Dans la ligne située sous les comptes de liquidité, dans la colonne Groupe, saisissez le nom du groupe de Liquidités.
• Dans la colonne Libellé, vous saisissez la description du groupe.
• Pour que le programme puisse mettre à jour les soldes du groupe de liquidités, il faut indiquer les comptes à totaliser.
  Dans la colonne Add.dans du compte Caisse, Poste et Banque, le nom du groupe de liquidité est saisi. Les soldes du groupe sont immédiatement mis à jour.

Selon la même logique, nous pouvons également regrouper des groupes. En fait, les groupes peuvent également être totalisés dans d'autres groupes à un niveau supérieur.
Supposons que nous ajoutions un groupe dans lequel regrouper et totaliser le groupe Liquidité.

• Dans la ligne située sous le groupe Liquidités, dans la colonne Groupe, le nom du groupe Actifs est saisi.
• Dans la colonne Libellé, vous saisissez la description du groupe.
• Pour que le programme puisse mettre à jour les soldes du groupe des Actifs, il faut indiquer quels groupes doivent être totalisés.
  Dans la colonne Add.dans du groupe Liquidités, le nom du groupe Actif est saisi. Les soldes du groupe sont immédiatement mis à jour.

En suivant cette logique, il est possible de créer une structure avec des groupes et des sous-groupes pour l'ensemble du plan comptable, afin de créer des plans comptables adaptés à chaque pays et à chaque besoin.

La même logique peut être appliquée pour le regroupement des codes TVA dans le tableau Codes TVA, ainsi que pour le regroupement des articles dans le tableau Articles du Stock et du Registre des Actifs.

Utilisation intensive du système de totalisation

Le système de totalisation est très flexible :

• Les comptes et les groupes peuvent être additionnés dans un groupe.
• Les titres peuvent être associés au groupe auquel ils appartiennent. 
• Il est possible d'utiliser n'importe quel type de numérotation (numérique et/ou alphabétique). 
• Il est possible de créer jusqu'à 100 niveaux de totalisation.
•  La totalisation des groupes est indépendante de la séquence des lignes :
  • La ligne de total peut être définie avant et après les lignes de compte ou de groupe.
  • La ligne de total peut également être définie dans une position complètement détachée des lignes de compte et de groupe, comme dans le cas du grand livre des comptes fournisseurs.
• Le même compte ne peut pas être totalisé dans deux groupes à la fois. 
• Le système est également utilisé pour totaliser les Centres de coûts et les Segments. 

La totalisation des colonnes de montant

La procédure de calcul totalise les colonnes de type montant.

• Les colonnes de montant définies par le système sont totalisées.
• Les colonnes de montant ajoutées par l'utilisateur sont totalisées.

Séquence de calcul

Le programme calcule les totaux comme suit :

• Réinitialise les valeurs des montants des colonnes des lignes du groupe.
• Additionne les montants des lignes de compte dans les lignes de groupe (premier niveau de calcul). 
• Additionne le solde des lignes de groupe dans les groupes de niveau supérieur.
  Répéter l'opération jusqu'à ce que tous les niveaux soient calculés.

Lorsqu'un groupe est totalisé dans un groupe de niveau inférieur, une erreur de boucle sans fin est créée.

Contrôle et signalement des erreurs

Lors de la création des regroupements, le programme vérifie et signale les erreurs éventuelles afin qu'elles puissent être corrigées immédiatement. 

Lorsqu'un groupe inexistant a été indiqué dans la colonne Add.dans, le programme signale l'erreur "Groupe non trouvé". Dans ce cas, il suffit :

• Créer le groupe dans la colonne Groupe
• Calculer la comptabilité avec la commande Contrôler la comptabilité
• Recalculer tous les totaux avec la commande Recalculer la comptabilité. 

Renommer les groupes

La commande Renommer permet de renommer automatiquement les noms de groupes existants, sans devoir modifier manuellement les correspondances dans les colonnes Groupe et Add.dans.

Impressions

Lors de l'impression du Bilan, du Compte de résultat ou d'autres rapports contenant des regroupements, l'impression montre l'ordre des regroupements tels qu'ils ont été définis dans les différents tableaux.

Les Centres de coût et de profit de Banana Comptabilité Plus sont utilisés pour analyser et contrôler les performances des différents secteurs ou divisions d'une entreprise : unités d'organisation, départements et succursales, même s'ils ne sont pas liés les uns aux autres. Ils permettent de cataloguer les enregistrements selon des critères différents de ceux de la comptabilité normale. L'objectif principal est de minimiser les coûts d'exploitation et d'optimiser les recettes, tout en garantissant la qualité et l'efficacité des services.Dans Banana Comptabilité Plus, la fonction de centre de coût et de profit est disponible dans toutes les applications.

Les centres de coûts et de profits sont utilisés uniquement à des fins d'information interne pour surveiller et contrôler les coûts opérationnels, ils ne font donc pas partie du bilan.

▶ Vidéo: Centres de coût et de profit

Si vous souhaitez avoir un bilan réparti par projets, secteurs ou filiales, nous vous recommandons d'utiliser les Segments.

• Regardez aussi les différences entre les Centres de coût/profit et Segments

Enregistrer les mouvements sur les centres de coût/profit.

En Banana comptabilité, les centres de coût/profit sont enregistrés dans le tableau des Ecritures, en indiquant dans les colonnes appropriées les comptes relatifs aux centres de coût/profit, définis dans le tableau des Comptes. Les centres de coût sont attribués à la ligne d'enregistrement et peuvent être utilisés simultanément avec les segments.

Voici les usages les plus fréquents :

• Cataloguer des dépenses spécifiques
• Manifestations et événements
• Clients, fournisseurs, associés
• Détail supplémentaire pour certaines dépenses (par exemple, frais accessoires)

Les colonnes pour entrer les données se trouvent dans la Vue Centres de coût. Si elles ne sont pas visibles, elles peuvent être affichées, dans n'importe quelle vue, via le menu Données > Organiser colonnes. Trois colonnes différentes sont disponibles : CC1, CC2, CC3, chacune étant indépendante des autres.

Pour l'enregistrement, procédez en entrant :

• La date, la description et les autres éléments habituels
• Le compte Débit et Crédit
• Le montant et éventuellement le code TVA
• Dans la colonne appropriée (CC1, CC2, CC3), entrez le compte du centre de coût/profit sans la ponctuation qui le précède.
• Pour enregistrer sur le centre de coût/profit au crédit, il faut entrer le centre de coût précédé du signe moins.

Dans la comptabilité Recettes/Dépenses et dans le Gestionnaire de trésorerie, il est possible de configurer l'option Enregistrer (+/-) les centres de coût comme la catégorie afin que les centres de coût suivent le signe de la catégorie.

Si un montant total doit être réparti sur plusieurs centres de coût/profit du même niveau, il est nécessaire de créer plusieurs lignes d'enregistrement ; pour chaque ligne, indiquez le montant à imputer au centre de coût/profit et le compte correspondant.

Enregistrer les centres de coûts dans la Comptabilité Dépenses/recettes et Cash Manager

Dans la comptabilité Dépenses / recettes, les centres de coûts peuvent être définis soit dans le tableau Comptes, soit dans le tableau Catégories, selon la raison pour laquelle ils sont configurés :

• Les centres de coûts/bénéfices relatifs aux clients/fournisseurs, aux membres/donateurs sont configurés dans le tableau Comptes.
• Les centres de coûts/bénéfices relatifs à des dépenses ou à des recettes (remboursements aux membres, événements, projets, etc.) sont configurés dans le tableau Catégories.

Pour enregistrer une opération sur un centre de coûts/bénéfices, il suffit d’indiquer dans la colonne désignée comme centre de coûts/bénéfices, le sigle ou le numéro défini dans le tableau Comptes. 

Lorsque vous devez annuler un montant déjà enregistré sur un centre de coûts/bénéfices, celui-ci doit être saisi dans la colonne correspondante avec le signe moins (-) devant le sigle/le numéro du centre de coûts/bénéfices.

Dans l’exemple :

• Dans le centre de bénéfices du membre 1, la colonne CC3 contient le sigle MEMBER 1, afin d’indiquer le crédit de la cotisation due par ce membre.
• Lorsque la cotisation du membre 1 est encaissée, la colonne CC3 contient le sigle -MEMBER 1, ce qui permet d’enregistrer le paiement dans le compte du membre 1 et ainsi de solder le crédit correspondant.
   

Dans la comptabilité Dèpenses/Recettes et dans le Cash Manager, vous pouvez activer l’option Enregistrer (+/-) les centres de coûts comme la catégorie afin que les centres de coûts suivent le signe de la catégorie. 

Veuillez cependant faire attention en utilisant cette option, car si certaines écritures sont toujours reportées dans la colonne des entrées ou des sorties, tandis que sur le centre de coûts/bénéfices le montant devrait être inversé, le programme additionnera les montants dans les comptes relatifs aux centres de coûts/bénéfices.

Dans l’exemple de l’image précédente, la cotisation du membre (crédit et encaissement) est enregistrée dans la colonne des entrées pour les deux écritures. Cependant, dans le centre de bénéfices MEMBER 1, il faut annuler le montant afin de solder le crédit relatif au membre 1. 

Dans ce cas, si vous utilisiez l’option Enregistrer (+/-) les centres de coûts comme la catégorie, le solde du centre de bénéfices correspondant serait erroné : puisque le montant des deux écritures est toujours enregistré dans la colonne des entrées, le total dans le compte du centre de bénéfices serait additionné au lieu d’être annulé, comme il devrait l’être pour solder le crédit relatif au membre 1. Par conséquent, dans ces cas précis, il ne faut pas utiliser cette option et il convient de saisir manuellement le signe moins devant le centre de coûts/bénéfices.

Il est donc conseillé d’utiliser cette option uniquement lorsque vous êtes certain que le montant enregistré sur le centre de coûts/bénéfices suit systématiquement la catégorie.

Comptes des centres de coût/profit

Les comptes des centres de coût sont configurés dans le tableau Comptes, à l'exception du Cash Manager qui prévoit uniquement la configuration dans le tableau Catégories.

• Les centres de coût ou de profit (CC) sont des comptes précédés du caractères "." ou "," ou ";"
• Il y a trois niveaux de centres de coût:
  • CC1, précédé du point "."
  • CC2, précédé de la virgule ","
  • CC3, précédé du point-virgule ";"
• Chaque niveau est indépendant de l'autre.
• Pour chaque niveau, on peut avoir un nombre illimité des centres de coût.
• On peut utiliser un niveau supérieur sans utiliser celui inférieur
• Ils peuvent être d'ordre numérique ou alphabétique.
• Les centres de coût peuvent avoir un regroupement spécifique, différent de celui des comptes habituels.   
  Pour le même niveau de centre de coût, on peut créer des sous-groupes   
  Attention à ne pas combiner des groupes de centres de côut avec d'autres groupes de niveau différent, ou de comptes normaux ou de segments.
• Chaque centre de coût possède sa propre fiche de compte, avec les mouvements et le solde.
• L'enregistrement sur le centre de coût est indépendant du compte enregistré en débit ou crédit.   
  On peut enregistrer sur des centres de coût même quand il n'y a aucun compte dans la colonne Débit ou Crédit (comme dans le cas du grand livre clients/fournisseurs avec TVA sur les encaissements).

Configurer les Centres de coût/profit 

Pour configurer les centres de coût/profit dans le tableau Comptes, procédez comme suit :

• Créer une section destinée aux centres de coût à la fin du plan comptable:
  • Insérer une Section avec un astérisque * pour le changement de section et dans la colonne Libellé saisir le titre du centre de coût/profit.
  • Dans la ligne suivante, sur la colonne Section, insérer 03 pour les centres de coût et 04 pour les centres de profit, et leurs libellés correspondants.
• Ajouter des lignes pour les centres de coûts dans le tableau Ecritures:
  • Dans la colonne Groupe , saisissez le groupe d'origine.
  • Dans la colonne Compte, ajoutez les centres de coûts ou de profit :
    • Avec un point (.) préfixé pour les entrées dans la colonne CC1.
    • Avec une virgule (,) pour les écritures dans la colonne CC2.
    • Avec un point-virgule (;) pour les écritures dans la colonne CC3.
  • Dans la colonne Add.dans indiquez dans quel groupe les montants doivent être sommés.
  • Dans la comptabilité en devises étrangères vous devez également indiquer la devise du compte (par exemple, EUR).
• Ajouter les groupes des centres de coût
  • Dans un groupe, seulement totaliser un niveau spécifique.
  • Comme pour les comptes normaux, on peut créer plusieurs niveaux.     
     

Montant de TVA avec les centres de coûts

Dans les Propriétés fichier (données de base), section TVA, les montants des centres de coût peuvent être configurés avec les options suivantes :

• Utilise le montant de l'écriture - Le montant du centre de coût est enregistré comme le montant enregistré.
• Utilise le montant sans TVA - Le montant du centre de coût est enregistré au net de la TVA.
• Utliise le montant TVA incluse - Le montant du centre de coût est enregistré au brut, TVA incluse.

Fiche de compte du Centre de coût

Le centre de coût est traité comme n'importe quel autre compte, par conséquence chaque centre de coût a sa propre fiche de compte avec les mouvements comptables et le solde.

Contrairement à tous les autres comptes, le compte de centre de coûts n'a pas de contrepartie. Si vous voulez voir la contrepartie, nous vous recommandons d'utiliser les Segments.

Afin d'afficher toutes les fiches de compte des centres de coût, cliquer sur le menu Rapports > Fiche de Compte > Centres de coût (Option Filtre).

Différences entre Centres de coût/profit et Segments

Les centres de coût et de profit sont des unités où des coûts ou des profits sont attribués et accumulés dans le but de surveiller une zone spécifique de l'entreprise (départements, divisions, projets, unités opérationnelles ou même machines spécifiques) pour améliorer l'efficacité et la gestion des dépenses, ayant une finalité interne de contrôle.

Les segments, en revanche, sont attribués à une partie de l'activité de l'entreprise à des fins de reporting externe et d'analyses stratégiques. Ils sont utilisés pour analyser les profits et d'autres métriques financières dans différentes zones de l'entreprise, secteurs, filiales, projets, marchés, clients et autres dimensions de l'entreprise afin d'évaluer leur performance économique.

• Centres de coût CC3 dans Banana Comptabilité : ils sont utilisés pour gérer les clients et les fournisseurs avec la TVA sur les encaissements et la gestion des membres des entreprises à but non lucratif

Différences dans les paramètres et les écritures

Dans Banana Comptabilité, les paramètres et les écritures des centres de coût/profit et des segments sont différents :

Tableau Comptes

• Il est possible de paramétrer jusqu'à 3 centres de coût/profit (CC1, CC2, CC3) et pour chacun, un nombre illimité de centres de coût/profit peut être créé. Ils sont insérés dans la colonne Compte du tableau Comptes avec la virgule, le point et le point-virgule (respectivement CC1, CC2, CC3) devant le numéro de compte (ou le code du compte).
• Les segments peuvent être configurés jusqu'à 10 niveaux et chaque niveau peut avoir un nombre illimité de segments. Ils sont insérés dans la colonne Compte du tableau Comptes, avec un double point (:, ::, :::, etc.) devant le code ou le numéro qui définit le segment.

Tableau des Ecritures 

• Les centres de coût/profit sont enregistrés uniquement dans les colonnes CC1, CC2, CC3 de la vue Centres de coût. Le compte est enregistré sans la ponctuation devant.
• Pour enregistrer un montant en crédit sur un centre de coût/profit, il faut insérer le centre de coût précédé du signe moins.
• Les segments sont enregistrés dans les colonnes Débit et Crédit, après le compte principal (par exemple, 4000:P1). Cela signifie que le montant enregistré dans la colonne Montant est attribué au compte 4000 ainsi qu'au segment P1. Alternativement, ils peuvent être enregistrés dans la colonne spécifique Segment du tableau Comptes.
• Les montants des segments suivent la destination débit et crédit des comptes.

Rapports

• Avec les centres de coût/profit, il n'est pas possible d'obtenir un bilan ou un rapport comptable.
• Avec les centres de coût/profit, il est possible d'obtenir la fiche de compte pour chaque centre de coût et de profit.
• Dans le tableau Comptes, il est possible de visualiser la totalisation des différents groupes de centres de coût et de profit.
• Avec les segments, il est possible d'obtenir le bilan avec la répartition des niveaux, indiquant le bénéfice ou la perte par segment.
• Dans le tableau Comptes, le total des différents groupes de segments est également visible, et il est possible de visualiser les fiches de compte des différents segments. Des Rapports comptables sont également possibles.
• Avec les segments, il est aussi possible d'obtenir un rapport multi-niveaux qui combine comptes et segments, mais des extensions spécifiques doivent être utilisées. 

Documents corrélés:

• Gérer la liste des membres d'une association
• Clients et fournisseurs avec la TVA, selon le principe de trésorerie

Les segments sont utilisés pour effectuer une séparation systématique des coûts et des revenus par unité, département ou succursale. Grâce aux segments, vous pouvez obtenir un compte de résultat réparti par unité, département ou succursale, sans devoir créer de comptes spécifiques pour chaque entité.
Par exemple, un musée peut utiliser les segments pour connaître le montant des recettes, les coûts du personnel et les frais d'installation de chaque exposition individuelle.

Dans les écritures, les segments suivent le compte, contrairement aux centres de coûts qui sont spécifiques à chaque écriture et s’utilisent pour des catégorisations moins structurées (par exemple toutes les dépenses d’un événement ou les achats liés à un objectif précis). 

• Voir aussi les différences entre segments et centres de coûts

Il est possible d’utiliser à la fois les centres de coûts et les segments simultanément.

• ▶ Vidéo : Segments

Caractéristiques des segments

• Les segments sont des comptes précédés d’un deux-points ":".
• On peut utiliser des chiffres ou des lettres pour nommer les comptes.
• Jusqu’à 10 niveaux de segments sont possibles.
• Le niveau est déterminé par le nombre de deux-points précédant l’abréviation :
  • :LU → segment de niveau 1
  • ::P1 → segment de niveau 2
  • :::10 → segment de niveau 3
• Chaque niveau peut contenir un nombre illimité de segments.
• Les différents niveaux sont indépendants les uns des autres.
• Les segments n’ont ni BClasse ni code devise.
• Les calculs liés aux segments sont effectués dans la devise de base.
• Dans les écritures, le segment suit le compte au débit ou au crédit.
  Il ne peut y avoir d’écriture sur un segment sans un compte associé.
• Il est possible d’afficher des fiches de comptes spécifiques aux segments.

Titres des niveaux de segments

Les titres de segment servent à indiquer à quoi correspond un niveau de segment donné.

• Un segment composé uniquement du séparateur de segment ":", "::", ":::", etc., permet d’indiquer une description pour le niveau.
• Dans la colonne Description, saisissez l’explication du niveau de segment.
  Par exemple :
  ":" "Projets"
  "::" "Succursales"

Définir les segments

Les segments doivent être définis dans le tableau Comptes, dans la colonne Compte, à la fin du plan comptable.

• Dans la colonne Section, insérez une astérisque pour définir la section des segments.
• Dans la colonne Description, saisissez le titre des segments.
• Insérez les segments avec :
  • Dans la colonne Compte, précédez l’identifiant du segment d’un seul deux-points pour les segments de premier niveau.
  • Pour les segments de second et éventuellement de troisième niveau, utilisez :: ou ::: selon le niveau.
  • Indiquez éventuellement une description pour chaque segment.

Segment non attribué {}

Si dans les écritures vous indiquez un compte au débit ou au crédit sans spécifier de segment, la valeur est enregistrée dans le segment "vide" ou non attribué.
Dans le plan comptable, vous pouvez indiquer une description pour le segment non attribué en saisissant le texte ":{}" après le deux-points.
Le symbole de segment non attribué "{}" est utile pour afficher dans les fiches de comptes et dans les scripts les montants non affectés à un segment spécifique. 

Écritures

Les segments sont enregistrés dans le tableau Écritures, immédiatement après le compte principal.

Lorsqu'un segment comporte plusieurs niveaux, il faut saisir après le compte principal le segment de premier niveau, puis le second, et ainsi de suite.

Utilisation du symbole "-" comme séparateur de segment

Dans les écritures, il est possible d’utiliser le signe moins "-" comme séparateur de segments, à la place du deux-points ":".

• Dans les propriétés du fichier (données de base), activez l’option Utiliser le signe moins (-) comme séparateur de segments.
• Dans les écritures, utilisez ensuite le signe moins comme séparateur.
• Si vous utilisez le signe "-", évitez les comptes contenant déjà un tiret.

 Colonne Segment

Cette colonne permet de saisir les segments de façon indépendante du compte.

• La colonne Segment est masquée par défaut. Pour l’utiliser, vous devez l’afficher via le menu Données > Organiser les colonnes.
• Les segments saisis dans la colonne Segment sont appliqués aux comptes utilisés dans l’écriture (colonnes Débit, Crédit, TVA), sauf si un segment est déjà défini dans ces comptes.
• Vous pouvez combiner l'utilisation de la colonne Segment avec celle des segments dans les colonnes Débit et Crédit.
• Lorsque vous utilisez la colonne Segment, le montant est enregistré sur le segment à la fois en débit et en crédit, ce qui entraîne un solde nul dans le tableau des comptes.

Mouvements entre segments

En général, la répartition des coûts est effectuée pour chaque écriture comptable. Il existe toutefois des situations où il est préférable d’enregistrer les coûts sur un compte, puis de les répartir par segment à la fin de l’année. C’est le cas, par exemple, des frais administratifs, répartis en pourcentage entre différents secteurs de l’entreprise.
Voici la procédure à suivre :

• Pendant l’année, les opérations sont enregistrées dans les colonnes Débit et Crédit, sans spécifier de segment ou en affectant la totalité du montant à un seul segment.
  Par exemple, tous les frais de papeterie peuvent être enregistrés sans segment.
• En fin d’année, on saisit des écritures pour attribuer à chaque segment la part correspondante sur un compte de charges ou de produits spécifique :
  • Dans l’écriture, le même compte est saisi dans les colonnes Débit et Crédit.
  • On indique les segments d’origine (qui peuvent aussi être absents) et les segments de destination.
  • Par exemple, pour la répartition des frais de papeterie entre les départements :
    • Il faut une écriture par département.
    • Dans chaque ligne, le compte au crédit n’a pas de segment.
    • Le compte au débit comporte le segment du département.
    • Le montant correspond à la part des frais attribuée à ce département.
  • Ces écritures permettent de répartir entre les départements les frais non encore affectés.

Soldes d’ouverture des Segments

Les segments avec solde d’ouverture doivent de préférence être saisis comme écritures, afin de pouvoir être associés à un compte. Si vous insérez le solde dans la colonne Ouverture du tableau Comptes, il est attribué au segment "{}" non défini.

Pour affecter les soldes d’ouverture à chaque segment et au compte correspondant, vous devez les insérer comme écritures d’ouverture (tableau Écritures).

• Dans la colonne Type (DocType), insérez la valeur 01.
• La date doit correspondre à la date de début de l’exercice comptable.

Avec l’écriture d’ouverture du segment, le montant est retiré du segment "vide" et attribué au segment spécifique.
Si le solde à répartir est négatif (crédit), le compte sans segment doit figurer en Débit et celui avec le segment en Crédit.

Exemple d’écriture pour ouverture de segments

Si, par exemple, le compte 1000 a un solde d’ouverture de 100.00 (sans segment, donc affecté au segment vide) et que ce montant doit être réparti entre deux segments (segment 01 pour 80.00 et segment 02 pour 20.00), procédez comme suit :

• Les écritures d’ouverture ont pour date celle du début de l’exercice et pour Type le code 01.
• La première écriture comporte dans la colonne Débit le compte 1000:Événements et dans la colonne Crédit le compte 1000. Montant : 80.00.
• La seconde écriture comporte dans la colonne Débit le compte 1000:Cours et dans la colonne Crédit le compte 1000. Montant : 20.00.

Commande Créer nouvelle année

La commande Créer nouvelle année ou Reprendre les soldes d’ouverture génère automatiquement les écritures d’ouverture pour tous les niveaux de segments.
Si vous ne souhaitez pas reprendre les soldes pour un certain niveau, supprimez les lignes d’ouverture correspondantes générées automatiquement.

Fiche de compte et solde du segment

Attention : ne pas considérer le mouvement du segment comme une valeur indépendante

La valeur affichée pour un segment dans la colonne Solde ou Mouvement du tableau Comptes ou du tableau Catégories ne doit pas être interprétée comme une valeur autonome, détachée du compte ou de la catégorie de référence.

Le segment représente en fait une subdivision des valeurs globales d’un compte ou d’une catégorie et ne constitue pas un mouvement comptable distinct. Par conséquent, le même mouvement peut apparaître en double ou être annulé, selon l’enregistrement.

• Le montant enregistré pour un segment suit toujours celui du compte ou de la catégorie.
• D’un point de vue comptable, il doit être considéré uniquement en relation avec un compte ou une catégorie spécifique.
• En général, le segment est utilisé pour subdiviser le bilan ou le compte de résultat en plusieurs colonnes détaillées sans créer de comptes séparés pour chaque entité.
  Pour activer cette fonction, allez dans le menu Rapports > Rapport comptable ou Rapport avec groupes > Section Subdivision, puis activez l’option Subdivision par segment.

Résultats de la fiche du segment dans la comptabilité en partie double

Dans la comptabilité en partie double, le segment suit le compte indiqué en débit ou en crédit. Selon l’enregistrement, la fiche du segment produit différents résultats :

• Si le segment est utilisé uniquement dans le compte en débit ou en crédit, le montant apparaît une seule fois dans la fiche du segment.
• Si le segment est utilisé à la fois en débit et en crédit, le montant apparaît deux fois et le solde est nul.
• Si le segment est inséré dans la colonne Segment, le mouvement apparaît également deux fois (débit et crédit) et le solde est nul.
• Dans le tableau Comptes, le solde du segment est la somme des mouvements des comptes associés à ce segment.

Le solde est affiché dans la fiche uniquement si le segment est utilisé exclusivement avec des comptes du bilan ou du compte de résultat.

Résultats dans la comptabilité recettes-dépenses

Dans ce type de comptabilité, le segment suit le compte ou la catégorie. Voici les résultats possibles :

• Si le segment est inséré après la catégorie, la fiche du segment affiche le montant enregistré.
• Si le segment est utilisé à la fois avec le compte et la catégorie, le mouvement apparaît deux fois (doublé).
• Si le segment est inséré dans la colonne Segment, il est également affiché deux fois (doublé).
• Dans les deux derniers cas, le solde du segment affiché dans les tableaux Comptes ou Catégories pourrait être le double de la valeur enregistrée.

Rapports

Les rapports par segment peuvent être obtenus pour plusieurs documents comptables :

• Bilan formaté par groupes
• Rapport comptable
• Fiche de compte
• Rapport multi-niveaux
  Pour obtenir des rapports combinant comptes et segments (ex. toutes les dépenses de la succursale LU de P1), il est nécessaire d’utiliser les fonctionnalités des Extensions Banana.

Rapport de subdivision par niveau

Dans le Bilan formaté par groupes, dans la section Subdivision, indiquez le niveau de segment souhaité.

Rapport récapitulatif

Il s'agit d’un résumé de tous les segments définis dans le plan comptable, avec une éventuelle subdivision par période ou segment.

Rapport segment non attribué

Le segment « vide » regroupe tous les montants enregistrés sans segment spécifié. Il est possible de définir le titre de ce segment dans le plan comptable. Activez également l’option En-tête du segment : Description dans la section Subdivision.

Différences entre Segments et Centres de Coût

Les segments sont attribués à une partie de l’activité de l’entreprise à des fins de reporting externe et d’analyse stratégique. Ils servent à analyser les profits et autres métriques financières par domaine, marché, client, etc.

Les centres de coût ou de profit sont des unités où les coûts ou les profits sont accumulés dans un but de suivi interne. Ils ont une finalité de contrôle interne.

• Objectif : les segments servent à l’évaluation des performances, les centres de coût à la gestion des coûts.
• Utilisation : les segments sont utilisés pour les rapports externes, les centres de coût pour les analyses internes détaillées.
• Structure : les segments sont définis selon des critères stratégiques, les centres de coût peuvent représenter toute unité interne supportant des coûts.
• Comptabilité : les segments concernent la comptabilité de gestion, les centres de coût la comptabilité analytique.

Différences dans les paramètres et les écritures

Dans Banana Comptabilité, les paramètres et les enregistrements des centres de coût/profit et des segments sont différents :

Tableau Comptes

• Les segments peuvent être définis jusqu’à 10 niveaux, et chaque niveau peut comporter un nombre illimité de segments. Ils sont saisis dans la colonne Compte du tableau des comptes, précédés de deux-points (:, ::, :::, etc.) devant le sigle ou le numéro qui définit le segment.
• Il est possible de définir jusqu’à 3 centres de coût/profit : CC1, CC2, CC3. Pour chacun, on peut avoir un nombre illimité de centres de coût/profit. Ils sont saisis dans la colonne Compte du tableau des comptes avec une virgule, un point ou un point-virgule (respectivement CC1, CC2, CC3) devant le numéro ou le sigle du compte.

Tableau Ecritures

• Les segments sont enregistrés dans les colonnes Débit et Crédit, après le compte principal (par ex. 4000:P1). Cela signifie que le montant enregistré dans la colonne Montant est attribué au compte 4000 ainsi qu’au segment P1. En alternative, ils peuvent être enregistrés dans la colonne spécifique Segment du tableau des comptes.
• Les centres de coût/profit sont enregistrés uniquement dans les colonnes CC1, CC2, CC3 de la vue Centres de coût. Le compte est enregistré sans ponctuation devant.

Rapports

• Avec les segments, il est possible d’obtenir le bilan avec la subdivision par niveaux, indiquant le bénéfice ou la perte par segment.
• Dans le tableau des comptes, le total des différents groupes de segments est également visible, et il est possible d’afficher les fiches de compte des différents segments. Des rapports comptables sont aussi possibles.
• Avec les segments, on peut également obtenir un rapport multi-niveaux qui combine comptes et segments, mais il faut utiliser des extensions spécifiques. Avec les centres de coût/profit, il n’est pas possible d’obtenir un bilan ou un rapport comptable.
• Avec les centres de coût/profit, il est possible d’obtenir la fiche de compte pour chaque centre de coût et de profit.
• Dans le tableau des comptes, il est possible de visualiser le total des différents groupes de centres de coût et de profit.

Approfondissements

• Gérer des projets

Voici comment procéder pour :

• passer à un plan comptable avec une numérotation différente ;
• reprendre et convertir les données de la comptabilité existante, y compris les écritures, dans le nouveau plan comptable.

Conversion pour la nouvelle année

Si vous souhaitez commencer une nouvelle année avec un nouveau plan comptable, deux approches sont possibles.

1. Convertir l’année précédente, puis créer la nouvelle année

Dans ce cas, vous obtenez deux fichiers :

• le fichier de l’année en cours de clôture, qui contient :
  • la colonne Comptes avec les anciens numéros de compte ;
  • la colonne Comptes_1 avec les nouveaux numéros de compte ;
• le fichier de la nouvelle année, basé sur le nouveau plan comptable.

Cette approche est recommandée car elle permet d’avoir des plans comptables alignés pour les deux années.
De plus, elle permet de continuer à apporter des modifications dans l’année en cours de clôture et de reprendre ensuite les soldes d’ouverture dans le fichier de la nouvelle année.
 

2. Créer la nouvelle année et convertir le fichier de la nouvelle année

Le fichier de l’année en cours de clôture reste inchangé.
Pour la nouvelle année, un fichier intermédiaire est d’abord généré, avec l’ancien plan comptable mais avec les soldes reportés.
La conversion du fichier de la nouvelle année peut être effectuée immédiatement ou après l’ajout de quelques écritures.
Avec cette méthode, puisque le fichier de l’année précédente conserve les anciens numéros de compte, il ne sera plus possible de reprendre dans la nouvelle année les éventuelles modifications effectuées ultérieurement dans l’année précédente.

• Créer un nouveau fichier comptable
  • Créer un nouveau fichier via le menu Fichier > Nouveau 
  • Choisir un modèle de plan comptable prédéfini.
  • Adapter le plan comptable à vos besoins.
     
• Ajouter les comptes de correspondance dans le tableau Comptes
  • Ouvrir le menu Données > Organiser Colonnes.
  • Cliquer sur le bouton Ajouter.
  • Insérer la colonne avec la description Compte_1.

Pour chaque compte du nouveau plan, insérer dans la colonne Compte_1 le numéro correspondant de l'ancien plan comptable.

• Si un compte reste inchangé, la colonne Compte_1 peut être laissée vide.
• Si plusieurs comptes doivent être regroupés dans un seul, indiquer les numéros séparés par un point-virgule, par exemple :
  1000;1001
  Dans ce cas, le premier compte doit être répété, sinon seul le dernier sera pris en compte.
• Si un compte doit être réparti sur plusieurs comptes, la répartition doit être effectuée manuellement.

Démarrer l’importation

• Activer la commande via le menu Actions > Importer en comptabilité > Importer fichier.
• Avec le bouton Parcourir, sélectionner le fichier comptable avec l'ancien plan comptable.

• Cliquer sur OK pour passer à la fenêtre suivante.
• Définir les options d’importation :
  • activer l’option Convertir les numéros de compte
  • indiquer que les correspondances sont présentes dans le fichier de destination.
• Démarrer l’importation.

Répéter l’importation
Si des erreurs sont signalées et qu’il est nécessaire de répéter l’opération, il est essentiel d’annuler l’importation précédente afin que le fichier de destination soit vide.
Sinon, les soldes d’ouverture et les écritures seraient dupliqués.

Répartition d’un compte en plusieurs comptes

Lors du passage à un plan comptable plus détaillé, il peut être nécessaire de répartir un compte en plusieurs.
Après l’importation, procéder manuellement comme suit :

• dans le plan comptable, répartir les soldes d’ouverture, de budget et les soldes précédents sur plusieurs comptes ;
• revoir une par une les écritures du compte à répartir et attribuer le compte le plus spécifique ;
• si nécessaire, créer des écritures supplémentaires pour répartir un montant en plusieurs parties ;
• procéder de la même manière pour les écritures du tableau Budget.

Résultat et erreurs possibles

Si le programme signale des erreurs (comptes manquants ou autres problèmes), il est souvent nécessaire de :

• annuler l’importation ;
• compléter ou corriger les correspondances ;
• répéter l’opération d’importation.

Comme le programme fonctionne avec des plans comptables différents, il n’est pas possible d’effectuer automatiquement des vérifications approfondies sur la justesse des regroupements.
Il est donc recommandé de vérifier manuellement le résultat, en s’assurant que les totaux du bilan et du compte de résultat soient corrects.

Dans Banana Comptabilité Plus, le reclassement du bilan et du compte de résultat se fait via le Rapport comptable externe, un fichier séparé de la comptabilité, conçu pour permettre une présentation personnalisée des données. Cela permet de regrouper les comptes différemment de la structure standard du plan comptable.

Le schéma de regroupement défini dans le Rapport comptable externe est lié au fichier de comptabilité pour extraire, totaliser et présenter les comptes selon la nouvelle classification souhaitée. Cette fonctionnalité est disponible exclusivement avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus.

Créer un fichier de Rapport comptable

Pour créer un fichier de Rapport comptable :

• Menu Fichier > Nouveau > Rapport comptable
• Il est possible de choisir un schéma existant ou de partir d’un nouveau
• Une fois créé, enregistrer le fichier sous un nom.

Ci-dessous, un Rapport comptable prédéfini a été choisi comme exemple pour créer un reclassement du Bilan selon l’art. 959 du Code suisse des obligations.

Chacun peut choisir d’en créer un personnel, à partir d’un fichier vierge.

• Lors de la création de votre propre Rapport comptable, les groupes et les totaux sont libres.
• Il est aussi possible de personnaliser le Rapport comptable utilisé dans cet exemple, en le téléchargeant depuis notre programme, comme indiqué dans les paragraphes précédents, et de personnaliser les comptes ou groupes pour un reclassement personnel.

Les colonnes du Rapport comptable

Le tableau du Rapport comptable comprend les mêmes colonnes que celles présentes dans le tableau Comptes, où sont définis les Comptes ou les Groupes pour les Totalisations selon un schéma propre. 

Dans l’exemple, les groupes et totalisations ont été créés pour le reclassement du Bilan selon l’art. 959 du Code suisse des obligations.

Section
Cette colonne est utilisée pour indiquer la valeur à utiliser dans la présentation.
Pour les différentes possibilités, voir la Documentation relative aux sections.

Groupe
Indique le groupe dans lequel totaliser les comptes repris de la comptabilité ainsi que le groupe de totalisation.

Compte (visible uniquement dans la vue Complet)
Le compte du fichier de comptabilité à reprendre dans le rapport comptable.

• Si des comptes sont saisis, seuls les comptes indiqués seront repris lors de l’exécution du Rapport.
• Si aucun compte n’est saisi, les comptes de la comptabilité seront repris via le groupe.

Libellé
Description du regroupement ou du compte. 

Add. dans
Dans la colonne Add. dans, est indiqué le Groupe (ligne de total) dans lequel la ligne doit être totalisée.

Tot
Si "Oui" est défini, seule la ligne de total est affichée, et non les lignes des comptes qui la composent.
Voir Afficher uniquement les totaux des groupes dans le Rapport comptable.

Conserver
Normalement, le rapport inclut les lignes de total avec des comptes ayant des soldes.
Si Oui est défini dans cette colonne, la ligne est toujours affichée. Peut être appliqué aux groupes (totaux) ou aux comptes.

Avec mouv
S’applique aux groupes ayant un solde nul.
La ligne est affichée s’il y a eu des mouvements pendant la période.

Modes de reclassement du bilan et du compte de résultat

Pour reclasser le bilan et le compte de résultat, il est nécessaire de disposer du fichier de Rapport comptable.

Il existe deux modes pour configurer le fichier de Rapport comptable afin de reclasser le bilan et le compte de résultat :

1. Reclasser selon la colonne Groupe

Ce mode permet de reclasser le bilan et le compte de résultat via la colonne Groupe du fichier Rapport comptable.

Dans le Rapport comptable, vous créez votre propre système de groupes et sous-groupes

Dans la colonne Section, un numéro est inséré pour définir dans l'impression le titre des différentes sections.

• Dans la colonne Groupe, sont définis les groupes qui totaliseront une série de comptes présents dans le fichier de comptabilité.
  Dans l'exemple, le Groupe 1.1.A du rapport comptable totalisera les comptes de liquidité (caisse, banque, poste, ...).
• Dans la colonne Gr, insérez le groupe qui totalisera les groupes précédents
  dans l'exemple, dans la colonne Gr, 1.1, identique au Groupe 1.1, totalisera l’Actif circulant.

Dans le fichier de comptabilité, pour le lien avec le Rapport comptable, il est nécessaire de configurer la colonne GR1

• Dans le tableau Comptes, colonne Gr1 ou Gr2, insérez le groupe défini dans le Rapport comptable, dans lequel le compte doit être totalisé.
  Dans l’exemple, dans la colonne GR1, tous les comptes de liquidité ont le groupe 1.1.A qui, dans le rapport comptable, totalise les comptes de Liquidité.
  Si la colonne Gr1 n’est pas visible, utilisez la commande Données > Organiser colonnes.
• Les comptes sans correspondance ne seront pas inclus dans le Rapport.

2. Reclasser selon les comptes 

Ce mode est utile lorsque vous souhaitez inclure uniquement certains comptes de la comptabilité dans le fichier de Rapport comptable

• Dans la colonne Section, insérez un numéro pour définir dans l’impression le titre des différentes sections.
• Dans la colonne Groupe, sont définis les groupes qui totalisent chaque compte repris de la comptabilité
  Dans l’exemple, le Groupe E1.1 du rapport comptable totalisera les comptes 3000, 4000, 4500 du Rapport comptable.
• Dans la colonne Compte, insérez les mêmes numéros de comptes que ceux de la comptabilité que vous souhaitez inclure dans le Rapport comptable.
  Seuls les comptes indiqués seront inclus dans le rapport.
• Dans la colonne Libellé, insérez la description des comptes.
  Dans la colonne Tot. dans, insérez le groupe de totalisation (Ex. E.1, E1.2...).

Imprimer le Rapport comptable 

Le Rapport comptable qui reclassifie le bilan et le compte de résultat est affiché et imprimé depuis le fichier de comptabilité.

• Menu Rapports > Bilan formaté par groupes
• Section Plan comptable > Rapport comptable externe
• Dans la fenêtre de dialogue, dans la colonne de regroupement, sélectionnez la colonne selon laquelle vous souhaitez effectuer le regroupement (GR1, BClasse, TVA, etc...).

Vous obtenez une impression semblable au Bilan formaté par Groupes, mais avec votre propre reclassement.

Ou bien :

• Menu Rapport > Rapport comptable
• Dans la section Base, sélectionnez l’option Rapport comptable externe.

Vous obtenez l’affichage d’un tableau, semblable au tableau Comptes, mais avec votre propre reclassement