Download je banktransacties

Om de bedrijfsboekhouding up-to-date te houden, is het essentieel om regelmatig banktransacties te importeren. Met deze transacties kunt u het boekingsproces automatiseren, zodat u niet elke boeking handmatig hoeft in te voeren en mogelijke fouten voorkomt. 

Waar kunt u banktransacties downloaden?

Documenten met banktransacties moeten, ongeacht de manier waarop ze worden verkregen, altijd in dezelfde map worden opgeslagen. Deze map kan zich in de hoofdmap van de boekhouding of op een andere locatie bevinden. Voor een overzichtelijke organisatie is het raadzaam om een mappenstructuur aan te maken met een algemene hoofdmap en specifiekere submappen. Zo verkleint u het risico op fouten, vooral wanneer u besluit de transacties handmatig te importeren. 

Door de gegevens altijd op dezelfde locatie te bewaren, voorkomt u importproblemen en hoeft u het standaardpad voor het importeren niet telkens bij te werken. Bovendien wordt afgeraden deze bestanden vóór het importeren te openen en te wijzigen, omdat dit fouten bij het herkennen van transacties kan veroorzaken. 

Verschillende bestandsformaten voor banktransacties

Onze software biedt talrijke extensies waarmee u boekhoudgegevens in verschillende formaten kunt importeren. De meest voorkomende formaten zijn CAMT, CSV en XLSX.

Het CAMT-formaat (Cash Management), gedefinieerd door de ISO 20022-standaard, wordt door banken gebruikt om elektronische rekeningafschriften op een gestructureerde manier aan te bieden. De bestanden bevatten gedetailleerde informatie, zoals de datum, het bedrag, de beschrijving en de referenties van elke transactie. Er zijn verschillende soorten CAMT-bestanden beschikbaar:

• camt.052: intraday-rekeningafschrift (transacties gedurende de dag)
• camt.053: rekeningafschrift aan het einde van de dag
• camt.054: melding van debet- en creditboekingen met details van afzonderlijke transacties

Het CSV-formaat (Comma-Separated Values) is een tekstbestand waarin komma's worden gebruikt om de gegevens in de afzonderlijke cellen van een tabel te scheiden. Dit formaat is compatibel met de meeste softwareprogramma's. Het CSV-formaat verschilt per bank en wordt regelmatig bijgewerkt.

Het XLSX-formaat is een Microsoft Excel-bestand dat wordt gebruikt om spreadsheets op te slaan. Een XLSX-bestand kan gegevens, formules, opmaak, grafieken en meerdere werkbladen binnen hetzelfde document bevatten.

Onlangs hebben we een nieuwe extensie ontwikkeld waarmee CAMT-bestanden van alle banken kunnen worden geïmporteerd. Hierdoor wordt het ophalen van banktransacties nog eenvoudiger en sneller. 

Bekijk welke formaten u met uw abonnement kunt downloaden.

Manieren om banktransacties te downloaden

Er zijn drie belangrijke manieren om deze gegevens te verkrijgen:

• Online bankieren
• Multibanking

Afhankelijk van de gekozen methode moet u meer of minder aandacht besteden aan de opslaglocatie van de bestanden. Het handmatig downloaden via het bankportaal vereist extra aandacht.

Online bankieren

De traditionele en meest gebruikte handmatige methode bestaat uit het rechtstreeks aanmelden bij het onlinebankierportaal van uw bank. Nadat u bent ingelogd, kunt u naar het gedeelte met rekeningtransacties gaan en de bestanden downloaden in een van de standaardformaten die compatibel zijn met boekhoudsoftware.

Hoewel dit proces eenvoudig is, vereist het handmatige handelingen: de gebruiker moet inloggen op het bankplatform, de rekening selecteren en de bestanden downloaden en op de computer opslaan om ze vervolgens in de boekhoudsoftware te importeren.

Multibanking

Multibanking is een verdere ontwikkeling van de traditionele handmatige methoden en is bedoeld voor bedrijven en professionals die veel bankrekeningen bij verschillende banken beheren. Dankzij deze functie kunt u via één platform of e-bankinginterface meerdere rekeningen raadplegen, ook wanneer deze bij verschillende banken worden aangehouden. Dit vereenvoudigt het contact met elke afzonderlijke bank. De meeste multibankingoplossingen zijn gebaseerd op de internationale EBICS-standaard (Electronic Banking Internet Communication Standard), die een veilige uitwisseling van informatie en betaalopdrachten tussen bedrijven en banken waarborgt.

De belangrijkste stappen voor het implementeren van multibanking zijn:

• Het contract met de hoofdbank aanpassen
  De eerste stap is contact opnemen met uw hoofdbank om de activering van de multibankingdienst aan te vragen. U moet een aanvulling op het bestaande contract ondertekenen, waarmee u de bank toestemming geeft om meerdere bankrekeningen te beheren.
• Overeenkomsten sluiten met de aangesloten banken
  Voor elke andere bank die u wilt koppelen, moet u een machtiging ondertekenen waarmee de hoofdbank toegang krijgt tot de gegevens van de betreffende rekeningen.
• Technische activering en verstrekking van toegangsgegevens
  Nadat de contractuele stappen zijn afgerond, moet u de technische instructies volgen om toegang via API's of tools van derden mogelijk te maken. Dit kan onder meer het verstrekken van toegangsgegevens of het activeren van specifieke authenticatiemethoden omvatten.

Zodra alle bankrelaties zijn gekoppeld, kunt u banktransacties en bankgegevens centraal downloaden en betaalopdrachten vanuit één toepassing verwerken. Hoewel het proces gedeeltelijk handmatig blijft, helpt multibanking tijd en middelen te besparen door het aantal afzonderlijke aanmeldingen te verminderen en het algemene beheer te vereenvoudigen.

Geautomatiseerd importeren en boeken

Zodra de banktransacties beschikbaar zijn, kunt u gebruikmaken van de verschillende functies die Banana biedt. Ongeacht de gekozen methode voor het downloaden van bankgegevens kunt u met de functie “Banktransacties importeren in ISO 20022-formaat (geavanceerd) [BETA]” het bijwerken van de boekhouding automatiseren, zowel voor dubbel boekhouden als voor de boekhouding van inkomsten en uitgaven, met behulp van CAMT-bestanden (052/053/054). Het programma leest de XML-bestanden uit een aangewezen map, slaat ze op in een lokale database, herkent nieuwe transacties die nog niet zijn geboekt en stelt deze voor om te importeren. Zo worden dubbele boekingen voorkomen. 

Deze functie is uitsluitend beschikbaar met het Advanced-abonnement van Banana Boekhouding Plus. U kunt deze functie ook met het Free- of Professional-abonnement uitproberen, tot maximaal 70 transactieregels.

Nadat de banktransacties zijn geïmporteerd, worden ze dankzij onze regels voor automatisch aanvullen (Advanced-abonnement) automatisch omgezet in volledige boekingen. Dit bespaart tijd en voorkomt invoerfouten. Zo kunt u uw boekhouding sneller, efficiënter en nauwkeuriger bijhouden.