Met Banana Boekhouding Plus kunt u bewijsstukken (facturen, ontvangstbewijzen, bankafschriften en andere documenten) in digitaal formaat beheren, waardoor het gebruik van papier wordt verminderd of volledig geëlimineerd.

Elke rij van de tabel Transactions kan een koppeling naar een PDF-bestand bevatten. Met één klik kunt u onmiddellijk het gekoppelde document bekijken.

Op deze manier:

• blijven transacties en bewijsstukken met elkaar verbonden
• verloopt het zoeken naar documenten sneller
• worden controle en audit eenvoudiger

Hoe het boekhoudbestand en de bijlagen organiseren

Om een correcte werking van de documentkoppelingen te garanderen, moeten het Banana-boekhoudbestand (.ac2) en de digitale documenten worden opgeslagen in dezelfde opslagomgeving (allemaal lokaal of allemaal in de cloud) en zich bevinden in dezelfde hoofdmap.

U kunt de documenten op twee manieren organiseren:

• Geval 1 – Bijlagen rechtstreeks opgeslagen in de hoofdmap
  De digitale bijlagen en het boekhoudbestand bevinden zich rechtstreeks in de hoofdmap.
   
• Geval 2 – Bijlagen opgeslagen in een submap van de hoofdmap 
  De digitale bijlagen (bewijsstukken) worden opgeslagen in een submap (bijvoorbeeld "Bijlagen" of "Documenten") van de hoofdmap die het boekhoudbestand bevat.

Wij raden deze tweede oplossing aan, omdat hiermee het boekhoudbestand gescheiden blijft van de bijgevoegde documenten en het archief overzichtelijker en gemakkelijker te raadplegen is.

Voordelen van relatieve koppelingen

Wanneer documenten (bijv. PDF-bewijsstukken) worden opgeslagen in dezelfde hoofdmap als het boekhoudbestand (rechtstreeks of in een submap), gebruikt Banana Boekhouding Plus relatieve koppelingen. Hierdoor blijven de koppelingen naar documenten geldig, ook:

• bij het gebruik van synchronisatiesystemen (zoals Dropbox of vergelijkbare diensten)
• wanneer het bestandspad verschilt van de ene computer tot de andere.

Organisatie van het archief

Het is aan te raden een aparte map aan te maken voor elk boekjaar. 

Binnen de map van het jaar kunt u een submap voor bijlagen aanmaken en indien nodig extra submappen om documenten te organiseren, bijvoorbeeld:

• klantfacturen
• leveranciersfacturen
• creditcards
• buitenlandse facturen

Het belangrijkste is een logische en consistente structuur te behouden die overeenkomt met de organisatie van de boekhouding en waarmee documenten ook na jaren gemakkelijk kunnen worden teruggevonden.

Voorbeeld van organisatie van het digitale archief

Bewaar in de map Documenten alle digitale bewijsstukken die u ontvangt of die u gedurende het jaar digitaliseert.

Advies voor bestandsnamen

Gebruik altijd dezelfde methode voor het benoemen van bestanden. Een aanbevolen formaat is:

• jaar-maand-dag + tegenpartij + documenttype

Voorbeelden:

• 2024-01-15-TIM-factuur.pdf
• 2024-01-31-Rossi Marco-factuur.pdf.

Het verdient de voorkeur om de datum van het bewijsstuk te gebruiken. 

Met deze methode:

• worden documenten automatisch chronologisch gesorteerd
• wordt zoeken eenvoudiger
• blijft het archief op lange termijn consistent.

Een systematische naamgeving is even belangrijk als de mappenstructuur.

Het document koppelen aan de transactie

Wanneer u een transactie invoert, koppelt u deze aan het overeenkomstige digitale document via de kolom DocLink.

Om de PDF te bekijken:

• Plaats de cursor op de rij van de betreffende transactie.

  

• Klik op het openingspictogram in de kolom Doc.Link.

Samenvatting 

Om digitale bewijsstukken correct te organiseren in Banana Boekhouding Plus:

• maak een duidelijke en stabiele mappenstructuur
• bewaar documenten in de submap die is toegewezen aan het boekjaar
• gebruik een consistente bestandsnaamgeving (jaar-maand-dag + tegenpartij + documenttype)
• koppel elke PDF aan de overeenkomstige transactie via de kolom Doc.Link

Een systematisch beheer van digitale documenten verbetert de orde, vergemakkelijkt het terugvinden van documenten en maakt de boekhouding beter controleerbaar op lange termijn.
 

Met Banana Boekhouding bepaalt u waar u uw gegevens opslaat. Het is echter handig om een duidelijk systeem te hebben waarmee u makkelijk uw gegevens op kunt halen en digitale boekhouddocumenten kunt beheren.

U kunt uw boekhouding ook in de cloud beheren met Dropbox, iCloud, Ondedrive, GoogleDrive of elk ander systeem om gegevens te delen. U kunt deze systemen ook gebruiken om de gegevens met uw accountant te delen.

Gegevens opgeslagen in één enkel bestand

Boekhoudgegevens worden opgeslagen in één bestand.

• Gegevens voor iedere boekhouding worden opgeslagen in één bestand.
  In de regel wordt een bestand gebruikt per boekjaar.
• U kunt het bestand de naam geven die u wilt.
  Over het algemeen wordt de bestandsnaam samengesteld uit de bedrijfsnaam en het boekjaar, gevolgd door de extensie, "bedrijf-2020.ac2".
• U kunt het bestand opslaan in de folder die u wenst.
  • Een lokale map.
  • Een netwerk map.
• Banana Boekhouding is als Excel, er kan één persoon tegelijkertijd aan hetzelfde bestand werken.
  U moet opletten dat er geen andere mensen aan hetzelfde bestand aan het werk zijn.
  Als u in een lokaal Windows netwerk werkt en het bestand is in gebruik, krijgt u een melding dat het bestand alleen beschikbaar is in "alleen lezen" modus.
  Voor andere operating systemen zijn er geen meldingen. Let op als u werkt met meerdere mensen. De persoon die de gegevens opslaat overschrijft de vorige opgeslagen gegevens.

Maak een mappenstructuur

Met een geschikte mappenstructuur kunt u makkelijker uw boekhoudbestanden en gekoppelde digitale documenten beheren en deze delen met anderen.
Om mappen aan te maken moet u de functies gebruiken die in uw operating systeem van toepassing zijn.

De volgende overwegingen zijn handig bij het organiseren van uw bestanden:

• Als u meerdere boekhoudingen beheert is het aan te raden een map voor ieder bedrijf aan te maken.
• Als u naast de boekhoudbestanden ook digitale documenten gebruikt is het aan te bevelen om een aparte map voor ieder boekjaar aan te maken.
• Iedere boeking kan gekoppeld worden aan een bestand dat bij het digitale boekhouddocument hoort.
  De boekhouding van het jaar kan beter worden opgeslagen in een sub-map van het huidige jaar zodat het programma relatieve koppelingen aanmaakt die ook werken als u gesynchroniseerde bestanden gebruikt op verschillende computers.
• Basis documenten die hun waarde blijven behouden worden bij voorkeur opgeslagen in hun eigen map.

De mappenstructuur kan als volgt zijn:

• [Bedrijfsnaam] "Bedrijf"
  Maak de mappen voor de verschillende boekjaren aan in deze map.
  • Basis
    Sub-map waar bestanden of gedigitaliseerde documenten die hun waarde nooit verliezen worden bewaard, zoals huurcontracten en verzekeringen.
    U kunt deze map ook gebruiken om het vaste activa register op te slaan.
  • 2022
    Sub-map waar het boekhoudbestand van het huidige jaar (bedrijf-2020.ac2) bewaard moet worden en andere documenten die bij het huidige jaar horen en het pdf bestand, met het overzicht, aan het eind van het jaar.
    • Ondersteunende documenten.
      Sub-map waar u de bestanden opslaat van documenten die u heeft ontvangen of opgehaald in elektronische vorm, of die u heeft gescand.
  • 2023
    Sub-map waar u het bestand opslaat van het volgende jaar.
    • Ondersteunende documenten.

Werken in een lokaal netwerk

Als uw bedrijf een lokaal netwerk gebruikt kunt u de mappenstructuur in uw lokale netwerk aanmaken zodat deze toegankelijk is voor meerdere mensen.

In een lokaal netwerk kunt u in het algemeen toegangsrechten toekennen en daarmee het aantal mensen beperken die toegang hebben tot de boekhoudgegevens.

Werken met systemen in de cloud

Als u Dropbox, iCloud, OneDrive, GoogleDrive of een andere gelijkwaardige service gebruikt wordt er een map aangemaakt op uw computer die de gegevens bevat die worden gesynchroniseerd.

Om op meerdere computers te kunnen werken is alles wat u moet doen een sub-map aanmaken met de bedrijfsgegevens in de gesynchroniseerde map met de structuur zoals aangegeven in de vorige paragraaf. De boekhoudbestanden en de ondersteunende documenten worden automatisch gesynchroniseerd tussen de verschillende systemen.

Deel gegevens met uw accountant

Met cloud systemen kunt u gegevens delen met anderen. U moet de mappenstructuur zoals hierboven aangegeven aanmaken binnen de map die wordt gesynchroniseerd. Gebruik het Dropbox commando (of een gelijkwaardig commando in een ander cloud systeem) om de map met uw accountant te delen en hij kan dan uw bestanden bekijken en aanpassen.

  Veel software is tegenwoordig gebaseerd op en werkt uitsluitend in de cloud. Dit betekent dat u, om deze te gebruiken, uw eigen gebruikersaccount moet aanmaken en uw eigen inloggegevens moet invoeren, zonder dat er een lokale installatie nodig is. Het betekent echter ook dat alles wat in de cloud gebeurt, inclusief de gegevens en documenten van de gebruiker, worden opgeslagen op de servers van de serviceprovider.

Banana Boekhouding Plus werkt met uw cloud

Banana Boekhouding Plus heeft geen eigen cloud, maar stelt u in staat om met een eigen cloud te werken! Het programma wordt op uw computer geïnstalleerd en werkt lokaal. We hebben hiervoor gekozen omdat we van mening zijn dat boekhoudgegevens bijzonder gevoelig zijn. Ons bedrijf heeft geen toegang tot uw gebruikersgegevens.

Gegevens opslaan waar u maar wilt

Uw gegevens en boekhoudbestanden zijn exclusief van u. In Banana Boekhouding vormt elk boekhoudjaar meestal een apart bestand in .ac2-formaat.
Met Banana Boekhouding Plus kunt u vrij kiezen waar u uw gegevens opslaat: lokaal, op externe apparaten, op cloud systemen zoals Dropbox, iCloud, Onedrive, GoogleDrive, om ze met anderen te delen.

In Banana Boekhouding is het opslaan van uw bestanden in de cloud dus een van de vele mogelijkheden, een vrije keuze.

Sla uw Banana bestanden op in de cloud

Met Banana Boekhouding Plus kunt u uw boekhoudbestanden in elke cloud bewaren. Totale keuzevrijheid, zonder extra kosten.

• U kiest de cloud service van uw voorkeur:
  • Dropbox, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, GoogleDrive of elke andere openbare service.
  • Uw eigen privé cloud .
  • Als u al een actieve cloudservice heeft, hoeft u geen extra kosten te betalen om te kunnen werken.
• Uw boekhoudgegevens zijn altijd beschikbaar.
  • Zelf als het Banana Boekhouding abonnement verloopt blijven uw gegevens altijd in uw bezit en toegankelijk.
  • Met het Free plan van Banana Boekhouding Plus kunt u altijd de inhoud van bestanden lezen en afdrukken.
  • U kunt kopieën op elke gegevensdrager of computer bewaren om te voldoen aan de wettelijke vereisten voor het bewaren en archiveren van boekhoudgegevens.
• U kunt alle soort bestanden opslaan en delen:
  • Boekhoudbestanden
  • Bonnen of andere documenten die u koppelt aan transacties.
  • Andere Excel-, Word-, correspondentie-, foto- of andere bestanden die te maken hebben met de boekhouding.
• U kunt gegevens delen met anderen
  • Gebruik de functies voor delen van uw cloud provider.
  • U kunt meerdere mensen uw gegevens laten benaderen.
  • U kunt alleen lezen of schrijfrechten verlenen.
  • Gegevens kunnen direct vanuit het web benaderd worden.
• U kunt de accounts zelfs behouden als u geen actieve internetverbinding heeft.

De enige beperking met Banana is dat maar één persoon tegelijk hetzelfde boekhoudbestand kan aanpassen. Wanneer meer dan één persoon de veranderingen opslaat ontstaat er een conflict dat gegevensverlies kan veroorzaken. Dit is daardoor een ideale oplossing voor kleine teams.

Cloud gegevensbeheer instellen

Om de clouddienst in te stellen moet u de instructies van uw provider volgen. In de regel verloopt de procedure als volgt:

• Maak een account aan bij de cloud service.
• Installeer het programma om de cloud gegevens op uw computer te benaderen.
  • Er wordt aan u gevraagd om de inloggegevens van uw cloud account.
  • Het programma maakt een lokale map aan.
  • In deze map synchroniseert het program de gegevens met het cloud systeem.
  • Wanneer u lokaal wijzigingen aanbrengt, worden deze automatisch gekopieerd naar de cloud of andere apparaten waarmee u via de cloud verbonden bent.
  • Wanneer u geen verbinding heeft met de cloud kunt u toch met uw bestanden werken. Wanneer u weer verbinding maakt synchroniseert het programma de bestanden.
  • Met het cloud systeem kunt u specificeren welke mappen en bestanden automatisch gesynchroniseerd moeten worden.
  • U kunt de bestanden zowel op uw computer als op uw mobiele apparaten gebruiken.
• Installeer de Banana Boekhouding Plus software op uw computer.
• In de lokale map van de cloud service:
  • Maak een map aan voor uw bedrijf of boekhouding.
    • Sla een nieuw boekhoudbestand op in de map die u heeft aangemaakt.
    • Maak submappen aan voor de beste organisatie van uw boekhoudgegevens.
  • Uw gegevens worden dan automatisch gesynchroniseerd in de cloud.
  • U kunt andere mappen aanmaken voor andere bedrijven of organisaties.

Deel uw gegevens met anderen

Alle systemen in de cloud bieden de mogelijkheid om gegevens met anderen te delen, een functie die handig kan zijn voor een klein bedrijf of een vereniging. Om gegevens met anderen te delen, is de procedure als volgt:

• Maak een account aan bij de Cloud dienst die je gebruikt (dit is meestal gratis).
• Ga naar de map die je wilt delen.
  • Geef met de functionaliteit voor delen het e-mailadres op van de gebruiker aan wie toegang moet worden verleend.
    • Je kunt met zoveel mensen delen als je wilt.
    • Je kunt toegangsrechten toekennen (alleen lezen, schrijven).
  • Alle submappen worden ook automatisch gedeeld.
• De gebruiker heeft toegang tot de gegevens:
  • Via de webinterface
  • Door de cliënt voor gegevenssynchronisatie op uw computer te installeren
• De gegevens worden gesynchroniseerd tussen de verschillende gebruikers.
  • Let op: wijzig een bestand niet tegelijkertijd.

Beheer meerdere bedrijven en deel gegevens met klanten

Als u meerdere bedrijven beheert, is het beter om de mappen zo te organiseren dat u ze gemakkelijker kunt delen met anderen. Hier stellen we u een mogelijke organisatie van gegevens voor, u kunt natuurlijk de structuur kiezen die u het meest geschikt lijkt.

• Maak in de lokale map van uw cloudsysteem aparte mappen voor elk van uw klanten.
• Maak voor elke klant twee submappen:
  • Intern - Hier kunt u de gegevens opslaan die u niet wilt delen.
  • Gedeeld-[Bedrijfsnaam]
    • Sla hier de bestanden op die u wilt delen met uw klant.
    • Geef ook de bedrijfsnaam aan, zodat uw klant deze kan herkennen
• Deel de gedeelde map met uw klant via het systeem van de cloud service.

Gebruik van de cloud door accountants

Als u een accountant bent en samenwerkt met uw klant om hun boekhouding bij te houden, kunnen cloud systemen u helpen om dit proces heel eenvoudig te maken.

Over het algemeen heeft u twee opties:

• De klant heeft zijn eigen cloud service en deelt de gegevens met u.
• U heeft een cloud systeem waarop u de gegevens van de klant opslaat en deelt de map met de klant.

Belangrijk: gegevens back-up service

• Werken met een gegevenssynchronisatiesysteem is als werken met een netwerksysteem. Wanneer een gebruiker een bestand of map verwijdert van zijn lokale computer, wordt het bestand of de map automatisch ook verwijderd uit de cloud. Ook als iemand de gegevens overschrijft, gaan de eerdere gegevens verloren.
• Daarom is het belangrijk dat u een back-updienst heeft: 
• Controleer hoe lang uw cloud-provider kopieën van uw verwijderde gegevens bewaart. De duur kan variëren afhankelijk van het plan dat u kiest.
• Het systeem kan u ook beschermen tegen hardwaredefecten of ransomware aanvallen.
• Het kan nuttig zijn om een lokaal back-upsysteem te hebben, dat uw gegevens ook op schijf opslaat.
• Een systeem dat het verwijderen van gegevens met eenvoudige commando's voorkomt verdient de voorkeur. 

Andere nuttige pagina's

• Organiseer uw boekhouding in mappen en bestanden.
• Sla documenten op en koppel deze aan uw transacties.
• Digitaliseer papieren documenten en synchroniseer deze automatisch.

 

When it comes to accounting, one of the first concepts to clarify is the accounting method. An accounting method determines when a transaction enters the accounts and in which period it affects the results.
It doesn't change what you do in reality, but how and when you represent it in the numbers.

If you issue an invoice today and get paid in two months, the accounting method decides whether that income counts today or in two months.
The difference is not theoretical: it changes the revenue, it changes the result.

Why different accounting methods exist

Businesses don’t all operate the same way. Some collect payments immediately, others work based on invoices, some have a few clients, others have hundreds. That’s why there isn’t a single method that works for everyone.

Some methods prioritize operational simplicity, others focus on economic accuracy. Choosing the right method is about finding the right balance between these two aspects. There is no absolute “right” method.
There is the method best suited to your business, your way of working, and the obligations you must comply with.

What changes when you choose an accounting method

Choosing an accounting method means deciding when:

• a sale becomes revenue
• a cost affects the result
• a receivable or payable appears on the balance sheet

With some methods, accounting follows the cash movements. With others, it follows the economic maturity of the transactions. This directly affects how you read the numbers and how you make decisions.

The main accounting methods

In practice, the most common approaches are three:

• The cash method (or on received payments) is the simplest: you record income and expenses only when you receive or pay money. It’s immediate, intuitive, and very cash-oriented.
• The accrual method (or on invoiced amounts) focuses instead on the economic substance: income and expenses are recorded when they accrue, even if no money has changed hands yet. It’s more accurate, but requires more work.
• The cash-accrual method (or hybrid system) is an intermediate approach. During the year, you work simply by following payments and receipts. At the end of the period, you complete the accounts with the entries needed to produce an accurate balance sheet.

How to understand which method is right for you

The choice of accounting method mainly depends on how you actually work. If you collect payments immediately and prefer simplicity, the cash method may be sufficient. If you work with invoices, deadlines, and significant receivables, you need a more complete view.

In many cases, especially for SMEs and professionals, the best solution is to start simply and complete the accounts only when necessary. This is where the hybrid approach becomes particularly effective.

Of course, tax regulations also come into play, which vary from country to country and must always be taken into account.

Accounting methods in Banana Accounting

Banana Accounting doesn’t force you to choose a method once and for all, but allows you to work flexibly and adapt accounting to your business.

You can start with a simple method, based on payments, and later add the necessary entries to get a complete view. The software doesn’t decide for you: it enables you to work effectively, whatever method you choose.

In Banana Accounting, you can manage your accounting using the various supported methods: cash, accrual, cash-accrual (hybrid system). The revenue depends on the adopted accounting method, but the basic logic remains unchanged.

Revenue can:

• follow the invoice issuance
  when using the accrual method
• follow the payment
  when using the cash method
• be aligned at the end of the period
  when using the cash-accrual method

In all cases:
Revenue is determined by the transactions recorded in the income accounts.

In summary

• An accounting method helps give meaning to the numbers.
• It helps you understand when a transaction really matters and how to interpret the results.
• Understanding this concept is the first step to using accounting consciously, and not just to fulfill a requirement.