Vari tipi di documento

Alla base della contabilità ci sono i documenti e giustificativi contabili. Il tipo di organizzazione contabile dipende dalla dimensione dell'attività, dal volume dei documenti e dalle proprie necessità.

Qui di seguito diamo alcuni consigli organizzativi che riteniamo utili. 

Consigli per un'organizzazione ottimale

È importante distinguere e separare i diversi tipi di documenti:

• Documenti di base: contratti d'affitto, d'abbonamento (telefonico), statuti, contratti d'assicurazione e tutto quanto viene firmato una volta sola e ha rilevanza su più anni.
  Questi documenti sono la base della vostra attività, devono essere inseriti in un raccoglitore separato da custodire con cura.
  Per documenti molto importanti (garanzie ricevute, ..) può essere utile fare una fotocopia e tenere l'originale in una cassetta di sicurezza o in un luogo più sicuro. Non bucate i documenti importanti ma metteteli in mappette trasparenti.
• Documenti base relativi ai dipendenti: contratti di lavoro, assicurazioni del personale e altro. Da tenere in un raccoglitore a parte.
  Se la documentazione tende ad essere voluminosa, si consiglia di utilizzare un raccoglitore per tematica
• Dichiarazioni IVA: è utile tenere un raccoglitore apposito con le varie dichiarazioni che presentate regolarmente (trimestrali, semestrali, annuali). I documenti relativi all'affiliazione IVA o altri documenti generali è più utile conservarli insieme ai documenti base.
• Giustificativi contabili dell'anno: si tratta di ricevute, fatture o altro che sono legati a una spesa o a un incasso.
  I giustificativi contabili devono essere tenuti in modo separato anno per anno. Per ogni anno contabile avrete quindi un raccoglitore con i giustificativi contabili.

Giustificativi contabili

Un buon ordine quotidiano è il presupposto per registrare le operazioni contabili e avere sotto controllo la situazione aziendale, come la liquidità, l'ammontare dei crediti e dei debiti, ecc.

• Tutti i giustificativi contabili (ricevute, fatture, scontrini) devono essere conservati di regola per almeno 10 anni. Ogni anno di regola si crea un nuovo raccoglitore.
• Classifica e ordina per data i giustificativi contabili insieme alle relative ricevute bancarie di pagamento/ bonifico.
• Gli estratti conto devono essere tenuti insieme ai giustificativi.
• Annota sul giustificativo (estratti e altro) un numero progressivo. Grazie a questo numero, da inserire nella colonna Doc della tabella Registrazioni di Banana Contabilità Plus, riuscirai a trovare velocemente il documento contabile partendo dalla contabilità.
• Alla fine dell'anno stampa una copia del giornale e conservalo insieme ai giustificativi.

Documenti digitali

Tutti i documenti, sia che siano contratti, fatture, giustificativi di cassa, documenti del personale, è sempre meglio scansionarli e salvarli in PDF. Nell'era digitale, l'uso della carta si è ridotto notevolmente e quasi tutta la documentazione è in formato elettronico.

Nei file generati da Banana Contabilità, i documenti digitali, come fatture e giustificativi, possono essere integrati nella contabilità tramite i collegamenti digitali. Questo consente di avere accesso ai documenti direttamente nella contabilità, ottimizzando i tempi per la ricerca e la visualizzazione, facilitando anche il lavoro del revisore che può visionare i documenti immediatamente, senza richiedere alcun documento.

Come indicato in precedenza, tutti i documenti devono organizzati in modo ordinato e con una struttura che rispecchi la tematica. Lo stesso vale per i documenti digitali in PDF, che devono essere archiviati nelle varie cartelle di lavoro, secondo una struttura chiara che consente di accedervi subito e anche a distanza di anni.

Banana Contabilità a questo proposito, crea un dossier PDF che contiene tutti i dati della contabilità, compresi i singoli PDF che sono stati collegati nelle registrazioni contabili. 

Per maggiori informazioni sul salvataggio dei file, consultare la pagina Gestione cartelle e file.

Due tipi di gestione contabile

In contabilità ci sono due criteri per registrare le operazioni contabili:

• contabilità sull'incassato: le fatture vengono registrate solo al momento del pagamento (fornitori) e dell'incasso (clienti).
• contabilità sul fatturato: le fatture vengono registrate al momento del ricevimento (fatture dei fornitori) e dell'emissione (fatture ai clienti).

In Svizzera, le piccole imprese non soggette a IVA possono contabilizzare sia con uno o l'altro metodo, mentre le imprese soggette a IVA devono scegliere un criterio che deve essere autorizzato dall'Ufficio IVA di Berna. In alcuni casi l'Ufficio IVA può imporre il criterio da utilizzare. Quando viene autorizzato un determinato criterio non è possibile cambiare, a meno che non venga fatta espressa richiesta presso le autorità competenti.

Organizzare le fatture con la Contabilità sull'incassato

Le fatture emesse ai clienti e quelle ricevute dai fornitori non vengono registrate nella contabilità poiché ai fini fiscali non si registra il cliente o il fornitore, ma si registra il costo e il ricavo solo nel momento in cui le fatture vengono pagate e incassate. I clienti e fornitori possono essere comunque contabilizzati per scopi informativi interni; in questo caso consigliamo l'impostazione dei clienti e fornitori con i Centri di costo e profitto (CC3).

Sia che le fatture siano cartacee o in formato elettronico devono essere classificate o salvate separatamente, per distinguere le fatture dei clienti dalle fatture dei fornitori.

1. Tieni separate le fatture emesse da quelle che hai ricevuto.
2. Verifica periodicamente le fatture in sospeso da incassare.
   Appena è trascorso il termine di pagamento invia un sollecito di pagamento.
   Non lasciare trascorrere troppo tempo, preoccupati di incassare le fatture non pagate. È un'attività che richiede tempo, ma è fondamentale.
3. Una volta che le fatture sono incassate e pagate registrale nella contabilità e allega i documenti del caso (es. PDF fatture pagate ai fornitori). Sulla fattura cartacea puoi annotare la data di quando è stata pagata. Nella contabilità, invece puoi allegare alla registrazione il pdf della fattura pagata.

Organizzare le fatture con la Contabilità sul fatturato

Le fatture dei clienti e dei fornitori devono essere registrate nella contabilità nel momento in cui vengono emesse e ricevute. Pertanto, si registrano i conti dei clienti e dei fornitori e allo stesso tempo si rilevano i costi e i ricavi. Maggiori informazioni sull'impostazione dei clienti e fornitori sul fatturato consulta la pagina Clienti e Fornitori.

Sia che le fatture siano cartacee o in formato elettronico devono essere classificate o salvate separatamente.

1. Tieni separate le fatture emesse da quelle che hai ricevuto.
   1. Per le fatture emesse ai clienti devi separare le fatture emesse da quelle già incassate. Le fatture cartacee puoi inserirle nel classeur Clienti dove avrai fatto due separazioni con la distinzione Fatture emesse e fatture incassate. Quando emetti le fatture ai clienti, riponi una copia nella sezione Emesse. Quando queste vengono incassate, spostale nella sezione Incassate.
   2. Per le fatture ricevute dai fornitori devi separare le fatture ricevute da quelle già pagate. Le fatture cartacee, puoi inserirle nel classeur Fornitori dove avrai fatto due separazioni con la distinzione Fatture ricevute e Fatture pagate. Quando ricevi le fatture dei fornitori, riponile nella sezione Fatture ricevute. Quando queste vengono pagate, spostale nella sezione Fatture pagate.
2. Verifica periodicamente le fatture in sospeso da incassare.
   Appena è trascorso il termine di pagamento invia un sollecito di pagamento.
   Non lasciare trascorrere troppo tempo, preoccupati di incassare le fatture non pagate. È un'attività che richiede tempo, ma è fondamentale.
3. Quando registri in contabilità l'emissione della fattura annota sulla fattura cartacea la data dell'avvenuta registrazione.
   Nella registrazione in Banana Contabilità Plus utilizza la colonna Fattura della tabella Registrazioni, per inserire il numero di fattura inviata al cliente. Per le fatture ricevute dai fornitori puoi allegare alla registrazione il PDF della fattura.
4. Una volta che le fatture sono incassate e pagate registrale in contabilità. 
   Quando hai registrato, annota sul documento cartaceo la data dell'avvenuta registrazione in contabilità.

Registrazioni / frequenza

• È utile registrare la contabilità con una certa frequenza (giornalmente, settimanalmente, mensilmente).
• Consigliamo vivamente di non trascurare le registrazioni contabili per avere i dati sempre aggiornati e valutare l'andamento della tua attività.
• Scorrendo i vari costi puoi renderti facilmente conto delle diverse spese che hai fatto.
• La contabilità non si tiene solo per il fisco.)3