Erstellen von Regeln im Dialogfenster Regeln anwenden

Eine der Methoden zur Erstellung von Regeln erfolgt über das Dialogfenster Regeln anwenden.

Die Hauptvorteile dieser Methode sind:

  • Sie können alle importierten Bankbewegungen einsehen.
  • Die importierten Bankbewegungen sind in eingehende und ausgehende Transaktionen unterteilt – jeweils mit und ohne angewendete Regeln.
  • Für jede Gruppe identischer Bewegungen wird die angewendete Regel fett hervorgehoben.
  • Doppelte oder sich widersprechende Regeln werden angezeigt.
  • Sie können neue Regeln hinzufügen sowie bestehende Regeln ändern oder löschen.
  • Wenn Sie die Bedingungen einer Regel ändern (z.B. Beschreibung, Betrag, Konto), wird sofort eine Liste der Bewegungen angezeigt, die diesen Bedingungen entsprechen.
  • Sie haben die Möglichkeit zu entscheiden, welche Regeln aktiviert oder deaktiviert werden sollen.

Im Folgenden wird die vollständige Vorgehensweise zur Erstellung von Regeln über das Dialogfenster Regeln anwenden beschrieben.

1. Befehl 'In Buchhaltung importieren' ausführen

Bevor Sie zum Dialogfenster Regeln anwenden gelangen, müssen Sie die Bank-, Post- oder anderen Bewegungen wie folgt importieren:

  • Begeben Sie sich in das Menü Aktionen > In Buchhaltung importieren und wählen Sie im Pulldown-Menü 'Importieren' die Option Buchungen aus.
  • Wählen Sie das passende Dateiformat aus (z.B. 'XML-Bankkontoauszug (ISO 20022)' oder 'Bankauszug Camt ISO 20022 (Schweiz) und klicken Sie auf die Schaltfläche Blättern, um die Datei mit den zu importierenden Bewegungen auszuwählen.
  • Im sich öffnenden Dialogfenster müssen folgende Angaben gemacht werden:
    • Zielkonto – Wählen Sie das Konto aus, das dem Bankkontoauszug entspricht (z.B. ein Bank- oder Postkonto, für das Sie die Bewegungen importieren möchten). Im Beispiel unten handelt es sich um das Konto 1030 PostFinance.
    • Bewegungen auswählen (Zeitraum) – Geben Sie das Anfangs- und Enddatum der zu importierenden Bewegungen an.
    • Temporäres Gegenkonto – Falls nötig, können Sie das temporäre Gegenkonto ändern. Standardmässig wird "[CA]" verwendet. Sie können auch ein beliebiges anderes Konto angeben.
      Wird das Konto in eckige Klammern gesetzt (z.B. [1020]), wird es beim Verbuchen nicht berücksichtigt – es dient dann lediglich als Platzhalter.
    • Option 'Regeln anwenden' - Aktivieren Sie diese Option, um Regeln direkt beim Import anzuwenden. 
      Hinweis: Diese Funktion ist nur mit dem Advanced-Plan von Banana Buchhaltung Plus verfügbar.
    • Bestätigen Sie mit OK.

Temporäres Gegenkonto

2. Dialogfenster 'Regeln anwenden'

Nach dem Import öffnet das Programm das Dialogfenster Regeln anwenden, in dem die Importbuchungen erstellt werden.

In diesem Dialogfenster werden folgende Elemente angezeigt:

  • Das zuvor eingegebene oder standardmässig verwendete temporäre Gegenkonto "[CA]".
  • Das im vorherigen Dialogfenster ausgewählte Bank- oder Postkonto, auf dem alle importierten Bewegungen von Ihrem Bank- oder Postkonto verbucht werden.
  • Die aus dem Bankkontoauszug importierten Bewegungen, unterteilt in:
    • Zahlungseingänge ohne Regeln (Money in rows without rules)
    • Zahlungsausgänge ohne Regeln (Money out rows without rules)
    • Zahlungseingänge mit Regeln (Money in rows with rules)
    • Zahlungsausgänge mit Regeln (Money out rows with rules)

Im Bereich Zahlungseingänge mit Regeln und Zahlungsausgänge mit Regeln (Money in with rules und Money out with rules) werden zunächst keine Buchungen angezeigt, da noch keine Regeln definiert wurden.

Rules automation

3. Neue Regeln erstellen

So erstellen Sie eine neue Regel:

  • Positionieren Sie sich auf einen der importierten Datensätze, für den Sie eine Regel erstellen möchten.
  • Bewegen Sie sich nach rechts, bis das Drei-Punkte-Menü ("...") erscheint.
  • Klicken Sie auf Neue Regel hinzufügen.

Rules automation

Das Dialogfenster Regeln anwenden - Regel hinzufügen wird geöffnet.

In diesem Dialog müssen Sie folgende Angaben eingeben:

  • In der Beschreibung: Das Programm schlägt automatisch einen Text aus der importierten Buchung vor, oft sehr detailliert (z.B. mit Rechnungsnummer, Referenzen usw.).

    ⚠️ Warnung: Wenn Sie den Text unverändert übernehmen, ist die Regel zu spezifisch (sie gilt nur für diese einzelne Buchung) und verliert dadurch ihre Wirksamkeit.

    Um eine effektive Regel zu erstellen, wird empfohlen:

    1. zu spezifische Teile zu entfernen (z.B. Rechnungsnummern, eindeutige Referenzen) und nur die wesentlichen Elemente (wiederkehrende Schlüsselwörter) beizubehalten, wie z.B.:
         - Firmenname
         - Firmenbezeichnung / Rechtsform
         - Ort
         - ggf. Kunden-, Policen- oder ID-Nummer

    2. bei Bedarf das Symbol "+" vor dem ersten Wort der Beschreibung zu verwenden.

    Beispiel:

  • Best Insurance Contract 892-948
    gilt nur für Zeilen, die genau diesen Text in derselben Reihenfolge enthalten (1. Position = Best; 2. Position = Insurance; 3. Position = Contract; 4. Position = 892-948).
  • +Best Insurance Contract 892-948
    durch das "+" gilt die Regel für Zeilen, die diese Wörter "Best", "Insurance" "Contract" und "892-948" enthalten:
    - auch in anderer Reihenfolge (z.B. Insurance Best Contract 892-948 usw.)
    - auch wenn sie durch andere Wörter getrennt sind (z.B. Best … 892-948 … Insurance) 
  • Das Gegenkonto, das das temporäre Gegenkonto (z.B. [CA]) ersetzt.
  • Weitere Angaben (optional) – z.B. Kostenstelle, MWST/USt-Code, Buchungstext usw.

Wichtig: Wenn eine Vertragsnummer, Policennummer, Kundennummer usw. vorhanden ist, empfiehlt es sich, vor der Regel ein "+" hinzuzufügen.
Das "+" ermöglicht es der Regel, einzelne Wörter (oder Zahlenfolgen) unabhängig von ihrer Position innerhalb der Beschreibung der importierten Buchung zu erkennen.

Das Programm zeigt sofort die Bewegungen an, die mit den eingegebenen Bedingungen übereinstimmen und auf die die neue Regel angewendet wird. Im Beispiel wird nur eine einzige Buchung angezeigt.

  • Bestätigen Sie mit OK.

Rules automation

4. 'Regeln anwenden' bestätigen

Im Dialogfenster Regeln anwenden wird folgendes angezeigt:

  • Die neue Regelzeile mit dem Hinweis ("NEW"), in der das temporäre Gegenkonto [CA] sowie alle weiteren eingegebenen Felder der Regel aufgeführt sind.
  • Direkt darunter: die Bewegungszeilen, auf die die Regel angewendet wurde.

Sie entscheiden selbst, wann der Befehl Regeln anwenden ausgeführt werden soll: 

  • Sie können die Regeln gezielt anwenden und mit den übrigen Transaktionen unverändert fortfahren.
  • Sie können den Dialog 'Regeln anwenden' schliessen und zu einem späteren Zeitpunkt erneut öffnen.
  • Sie können die Anwendung der Regeln abbrechen und später erneut ausführen.

Hinweis: Der Befehl Regeln anwenden speichert auch alle Änderungen, die Sie an den Regeln vorgenommen haben.

Wenn Sie die Regeln erstellt haben, stehen Ihnen zwei Schaltflächen zur Verfügung:

  • Regeln anwenden
    • Das Programm übernimmt die neuen Regeln in die Tabelle Wiederholende Buchungen.
    • Das Programm vervollständigt automatisch die importierten Datensätze in der Tabelle Buchungen.
    • Das Dialogfenster bleibt geöffnet, sodass Sie weitere Regeln auf andere Bewegungen anwenden können.
  • OK
    • Bestätigt die erstellten Regeln und schliesst das Dialogfenster Regeln anwenden.

Rules automation

Vorgenommene Änderungen rückgängig machen

Sobald das Dialogfenster Regeln anwenden geschlossen ist, sehen Sie die vervollständigten Bewegungen in der Tabelle Buchungen.
Falls erforderlich, können Sie die vorgenommenen Änderungen rückgängig machen:

Um auch den Datenimport der Bankbewegungen abzubrechen, müssen Sie den Befehl Abbrechen ein zweites Mal ausführen.

Andere Datensätze mit temporärem Gegenkonto vervollständigen

Nach dem Import der Bankbewegungen sollten Sie alle Buchungen vervollständigen, sodass keine Buchungen mit dem temporären Gegenkonto [CA] verbleiben.

Dazu stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Zusätzliche Informationen zu abgeschlossenen Buchungen mit Regeln hinzufügen

Zusätzliche Angaben zu abgeschlossenen Buchungen mit Regeln können direkt in der Tabelle Wiederholende Buchungen ergänzt werden.
 

Regeln für die automatische Vervollständigung aus dem Dialogfenster 'Regeln anwenden'

Das Dialogfenster Regeln anwenden ermöglicht es Ihnen, die importierten Bankbewegungen effizient zu verwalten. Sie sehen dort:

  • Die bestehenden Regeln
  • Die Bewegungen, auf die bereits Regeln angewendet wurden
  • Die Bewegungen, auf die noch keine Regeln angewendet wurden

Über diesen Dialog können Sie neue Regeln erstellen sowie bestehende Regeln ändern oder löschen.

▶ Video: Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen (Dialogfenster Regeln anwenden).

Das Fenster Regeln anwenden wird angezeigt:

Abschnitte des Dialogfensters

Das Dialogfenster ist in vier Bereiche unterteilt:

  • Regeln auf Bewegungen anwenden mit...
  • Tabelle zur Anzeige der importierten Buchungen
  • Kontextbefehle
  • Anzeigeoptionen
  • Bestätigungstasten (Schaltflächen)

Rules automation

Regeln auf Bewegungen anwenden mit...

  • Temporäres Gegenkonto (Temporary contra account)
    Dieses Feld ist obligatorisch. Es filtert alle importierten Datensätze, die dieses spezifische Gegenkonto enthalten – z.B. [CA], das im Dialogfenster 'Bewegungen importieren' angegeben wurde.
  • Konto (Account)
    Dieses Feld filtert alle importierten Datensätze, die ein bestimmtes Konto enthalten – in der Regel ein Bankkonto oder [A], das ebenfalls im Dialogfenster 'Bewegungen importieren' festgelegt wurde.

Tabelle zur Anzeige der importierten Buchungen

Das Fenster zeigt alle Datensätze an, die das oben angegebene temporäre Gegenkonto enthalten (z.B. [CA]). Diese Datensätze sind in vier Hauptkategorien gruppiert:

  • Zahlungseingang mit Regeln (Money in rows with rules)
    Buchungen mit positiver Kontobewegung (Gutschrift), für die eine Regel definiert und bereits angewendet wurde.
  • Zahlungsausgang mit Regeln (Money out rows with rules)
    Buchungen mit negativer Kontobewegung (Lastschrift), für die eine Regel definiert und bereits angewendet wurde.
  • Zahlungseingang ohne Regeln (Money in rows without rules)
    Buchungen mit positiver Kontobewegung (Gutschrift), die keiner Regel entsprechen.
  • Zahlungsausgang ohne Regeln (Money out rows without rules)
    Buchungen mit negativer Kontobewegung (Lastschrift), die keiner Regel entsprechen.

Kontextbefehle

Mit einem rechten Mausklick auf eine der Bewegungen oder durch einen Klick auf die drei Punkte (…) rechts neben der Bewegung öffnen Sie ein Kontextmenü. Dieses bietet folgende Optionen:

  • Neue Regel hinzufügen – Für Bewegungen, für die noch keine Regel existiert.
  • Regel bearbeiten oder Regel löschen – Für Bewegungen, denen bereits eine Regel zugeordnet ist.

aggiungi nuova regola

Mit den Befehlen Neue Regel hinzufügen und Regel bearbeiten wird das Dialogfenster Regeln hinzufügen geöffnet.

Anzeigeoptionen

Diese Optionen dienen dazu, die Darstellung der importierten Bewegungen innerhalb der Tabelle anzupassen.

  • Alle erweitern/Alle reduzieren: Blendet die Details aller Bewegungen ein oder aus.
  • Nicht verwendete Regeln anzeigen (Display all rules): Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle in der Tabelle Wiederholende Buchungen definierten Regeln angezeigt. Wenn sie deaktiviert ist, zeigt das Programm nur jene Regeln, für die Übereinstimmungen gefunden wurden.
  • Zeilen ohne Regeln anzeigen (Display all transactions): Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle importierten Datensätze angezeigt. Wenn sie deaktiviert ist, zeigt das Programm nur Datensätze, die einer Regel entsprechen.
  • Gegenkonti zwischen [ ] löschen (Remove accounts between [ ]): Damit Zeilen korrekt gefiltert werden können, muss jede Buchungszeile auf das Importkonto verweisen, sobald das Programm nach Übereinstimmungen mit Regeln sucht.
    Aus diesem Grund – und nur bei mehrzeiligen Buchungen (geteilten Zeilen) – wird in den Detailzeilen das Importkonto in eckigen Klammern [ ] erfasst. Wenn diese Option aktiviert ist, entfernt das Programm die eckigen Klammern [ ] aus den Detailzeilen.
    Hinweis: Regeln mit mehrzeiligen Buchungen können ausschliesslich in der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' definiert werden.

Bestätigungstasten (Schaltflächen)

  • OK – Diese Schaltfläche wendet die aktiven Regeln an und schliesst das Dialogfenster.
    • Das temporäre Gegenkonto wird in allen Datensätzen ersetzt, die einer Regel entsprechen.
    • Neue oder geänderte Regeln werden ebenfalls in der Tabelle Wiederholende Buchungen gespeichert.
  • Abbrechen (Cancel) – Diese Schaltfläche schliesst das Dialogfenster, ohne die Regeln anzuwenden.
    • Wenn eine oder mehrere Regeln geändert wurden, werden Sie vor dem Schliessen des Dialogfensters um eine Bestätigung gebeten.
    • Wichtig: Die Schaltfläche Abbrechen bewirkt KEINEN Abbruch... (siehe unten):
      • des Importbefehls 'Bankbewegungen importieren'.
      • der Änderungen an den Datensätzen und der gespeicherten Regeln, die bereits über die Schaltfläche Regeln anwenden vorgenommen wurden.
  • Regeln anwenden – Mit dieser Schaltfläche werden die Regeln angewendet, ohne dass das Dialogfenster geschlossen wird.
    • Das temporäre Gegenkonto wird in allen importierten Datensätzen ersetzt, die eine Übereinstimmung mit einer Regel aufweisen.
      • Die Änderungen an den Buchungen werden in der Tabelle Buchungen gespeichert.
    • Hinzugefügte oder geänderte Regeln werden in der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' gespeichert.
    • In der Tabelle zur Anzeige werden anschliessend alle Datensätze angezeigt, für die keine Regeln existieren.

Wenn Sie den Import oder die vorgenommenen Änderungen nach dem Ausführen des Befehls Regeln anwenden rückgängig machen möchten, müssen Sie... :

  • das Fenster schliessen.
  • den Befehl Rückgängig aus dem Menü Bearbeiten verwenden (ein- oder mehrmals, je nach Bedarf).

Tipps zur Verwendung des Dialogfensters 'Regeln anwenden'

Der effektivste Weg, mit dem Dialogfenster Regeln anwenden zu arbeiten, ist folgender:

  1. Stellen Sie sicher, dass die Datensätze mit Regeln korrekt sind.
  2. Verwenden Sie die Schaltfläche Regeln anwenden, um die Tabelle Buchungen mit den ausgewählten Regeln zu aktualisieren.
  3. Fügen Sie neue Regeln zu den Datensätzen hinzu, die noch keine haben, und prüfen Sie anschliessend, ob diese korrekt angewendet werden.
  4. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Regeln anwenden.
  5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, bis alle Datensätze über eine Regel verfügen – oder schliessen Sie das Fenster und vervollständigen Sie die verbleibenden Datensätze manuell.

 

Dialogfenster 'Regeln hinzufügen/bearbeiten'

Zu diesem Dialog gelangen Sie über das Dialogfenster Regeln anwenden:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Bewegungen:
    • Für Bewegungen, die noch keine Regel haben, wählen Sie Neue Regel hinzufügen.
    • Für Bewegungen, denen bereits eine Regel zugeordnet ist, wählen Sie Regel bearbeiten.

Die Regeln werden anschliessend in der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' gespeichert. Für jede neue Regel wird dort eine eigene Zeile erstellt.

replace contra-account

Im Beispiel soll eine neue Regel für die Buchung "Best Insurance 2021 Contract 892-948" hinzugefügt werden.

Dialogfenster 'Regeln anwenden' / Neue Regel hinzufügen

In diesem Dialog werden folgende Elemente erfasst:

  • Suchbegriffe (Bedingungen) zur Identifizierung von Übereinstimmungen in den importierten Buchungen.
  • Elemente zur Erstellung der Regel (Aktionen), die bestimmen, wie die Buchung automatisch vervollständigt wird.

Inserisci la Condizione più efficace

In diesem Beispiel wurde eine Regel für die Buchung "Best Insurance 2021 Contract 892-948" hinzugefügt.

Dieses Dialogfeld ist in vier unterschiedliche Kriterien unterteilt:

  • Regeln (für Zahlungsein- oder -ausgang)
    Optional.: Hier kann ein Titel eingegeben werden, um die Regel genauer zu definieren.
  • Bedingungen
    Die Bedingungen sind die Kriterien, die das Programm verwendet, um Übereinstimmungen in den importierten Buchungen zu finden. Sie bestimmen, wann eine Regel angewendet wird und ermöglichen so das automatische Ausfüllen der importierten Buchung.
    Eine Übereinstimmung liegt vor, wenn alle Bedingungen (z.B. Beschreibung, Betrag, Konto) erfüllt sind.
  • Aktionen / Ersetzen
    Dies sind die Elemente, die das Programm verwendet, um die Regel zu erstellen und die importierten Buchungen zu vervollständigen.
    • Gegenkonto
      Geben Sie das Konto aus Ihrem Kontenplan ein, das der Regel entsprechen soll. Das Programm bucht das Gegenkonto im Soll oder Haben, abhängig davon, ob die importierte Buchung ein Zahlungseingang oder Zahlungsausgang ist.
    • MWST/USt
      Geben Sie den MWST/USt-Code aus der entsprechenden Tabelle MWST/USt-Codes ein, der auf die jeweilige Buchung angewendet werden soll.
      • Wenn ein MWST/USt-Code eingegeben wird, füllt das Programm die MWST/USt-Spalten in den importierten Datensätzen automatisch aus.
      • Wird kein MWST/USt-Code angegeben, bleiben diese Spalten unverändert.
    • Kostenstellen (KS1, KS2, KS3)
      Sie können in der Regel die Kostenstellen eingeben, die Sie in Ihrem Kontenplan definiert haben (KS1, KS2, KS3).
      Wenn eine oder mehrere Kostenstellen angegeben werden, füllt das Programm die entsprechenden Spalten in den importierten Buchungen automatisch aus.
  • Übereinstimmende Buchungssätze
    Diese Tabelle zeigt alle importierten Buchungen, die den in der Regel definierten Bedingungen entsprechen und daher automatisch vervollständigt werden.
    Durch das Anpassen der Suchkriterien kann das Programm weitere Buchungen identifizieren, die den neuen Bedingungen entsprechen.

Schaltflächen des Dialogs

  • Die Schaltfläche Löschen – Entfernt die Regel.
  • Die Schaltfläche OK – Speichert die Regeldaten.
    • Achtung: Die neuen Regeln werden erst in der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' gespeichert, wenn der Befehl Regel anwenden ausgeführt wurde.
    • Wenn Sie den Datenimport abbrechen, werden auch die hinzugefügten Regeln nicht gespeichert.
      In diesem Fall kehren Sie zum vorherigen Fenster zurück, in dem die importierten Buchungen – sowohl mit als auch ohne angewendete Regeln - erneut angezeigt werden.

Zusätzliche Daten zur Regel hinzufügen

Über die Tabelle 'Wiederholende Buchungen' können Sie einer Regel weitere Elemente hinzufügen, die in diesem Dialog nicht verfügbar sind.

Funktionen, die nur in der Tabelle 'Wiederholende Buchungen' verfügbar sind: