Per creare un file Magazzino devi aver installato Banana Contabilità Plus e seguire i passaggi descritti qui di seguito.

Crea un nuovo file

Per un inizio facile e veloce consigliamo di partire da uno dei nostri modelli predefiniti per poi personalizzarlo, piuttosto che da un file vuoto.

Procedi come di seguito:

• Menu File > Nuovo
• Seleziona Regione e lingua
• Selezione il tipo Magazzino.

Imposta i dati base

Nel menu File > Proprietà file (Dati base) imposta i dati del tuo magazzino.

Imposta la tabella Articoli

Nella tabella Articoli imposta l'elenco di tutti gli articoli.

Per ogni articolo devi inserire:

• L'Id per identificare l'articolo. Puoi inserire numeri, lettere o entrambi.
• La descrizione.
• La quantità iniziale.
• Prezzo iniziale.
• Prezzo unitario.

Inseriti i dati, il programma aggiorna in automatico i valori di tutte le colonne della tabella Articoli.

Imposta la tabella Luoghi

Se la tua azienda ha diversi magazzini dislocati in località diverse, impostando le località puoi gestire le entrate, le uscite e i trasferimenti degli articoli di tutti i magazzini. Potrai sapere quanti articoli coni relativi valori si trovano in ogni magazzino e valutare se occorre trasferire la merce da un magazzino all'altra a dipendenza dello stock e delle richieste di vendita.

Nella tabella Luoghi devi inserire:

• l'Id per identificare il luogo
• La descrizione

Inserisci i movimenti degli articoli

Nella tabella Registrazioni inserisci gli acquisti, le vendite ed eventuali trasferimenti da un magazzino all'altro.

• Inserisci la data
• Inserisci l'Id dell'articolo
• La quantità in entrata o uscita

Tutto è fatto! Le colonne dei valori saranno aggiornate in automatico, contemporaneamente anche nella tabella Articoli.

Schede articoli e report

Dal menu Report, comando Item cards puoi ottenere le schede di ogni articolo singolarmente, per selezione o per tutti gli articoli.

È possibile ottenere anche dei report per gruppo di articoli e anche per Location del magazzino. Le opzioni si trovano nella finestra di dialogo Item cards.

Nel menu File > Proprietà file (Dati base) imposta i dati del tuo magazzino.

Dati base file

Inserire l'intestazione del magazzino.

Indirizzo

Inserire l'indirizzo del magazzino.

Varia

La sezione Varia contiene le seguenti opzioni:

Lingua corrente
È la lingua corrente del file magazzino.

Lingua di creazione
È la lingua con la quale è stato creato il file Magazzino.

Estensioni
Collegamento ad eventuali estensioni per report personalizzati.

Password

Inserire un'eventuale password per rendere più sicuro il file.

Testi

Per effettuare modifiche di testi e chiavi dell'applicativo Magazzino.

Nella tabella Articoli si inseriscono tutti gli articoli da gestire del magazzino, con le relative quantità e valori di acquisto.

Creare la lista degli articoli

Nella tabella Articoli si registrano tutti gli articoli disponibili nel magazzino. Ogni articolo si registra singolarmente su ogni riga . Per totalizzare gli importi di una serie di articoli bisogna inserire un gruppo di totalizzazione.

Il gruppo si definisce nella colonna Gruppo, alla fine dell'elenco degli articoli della stessa categoria. Il numero di gruppo deve essere riportato nella colonna Somma in per ogni articolo.
Per maggiori informazioni sul sistema di raggruppamento si rimanda alla pagina Sistema Raggruppamento.

Si possono creare più gruppi di articoli a dipendenza delle proprie esigenze.

Per completare la registrazione degli articoli è necessario inserire:

• L'Id per identificare l'articolo. 
• La descrizione. 
• La quantità iniziale.
• Il prezzo iniziale. 
• Il prezzo unitario.

Colonne tabella Articoli

Il comando Dati > Disponi colonne ti permette di aggiungere altre colonne secondo le vostre necessità (per esempio una ulteriore descrizione o data di scadenza dei prodotti) .

Colonne predefinite:

L'asterisco "*" indica che la colonna è protette e il contenuto calcolato dal programma.

• Links
  Collegamento ad un documento digitale.
• RigaGruppo
  Colonna e riga per inserire il gruppo di totalizzazione di un determinato insieme di articoli.
• IdRiga
  Si inserisce un valore (numero, lettere o entrambi) per identificare l'articolo.
  Quando viene riportato nella tabella Registrazioni, vengono inserite in automatico la descrizione dell'articolo e il prezzo unitario.
• Descrizione
  Si inserisce un testo per la descrizione dell'articolo.
• Somma in (nel disponi colonne è scritto RigaGruppoIn)
  In questa colonna, per ogni articolo, inserire il gruppo di totalizzazione.
• Note
  Si possono inserire dei testi per delle annotazioni sugli articoli o per altre esigenze.
• Conto
  Si inserisce il conto presente nel file della contabilità che fa riferimento all'articolo.
• UnitàRiferimento
  Inserire una sigla per indicare l'unità (es. pz per indicare i pezzi).
• QuantitàInizio
  Inserire le quantità iniziali riferita al complessivo.
  Se si vogliono gestire quantità separate per luoghi, lasciare questa colonna vuota, e inserire le quantità iniziali come registrazioni di entrata, con il relativo luogo.
• PrezzoUnitarioInizio 
  Si tratta del valore storico di acquisto.
• *ValoreIniziale
  Valore iniziale dell'articolo calcolato moltiplicando la Quantità iniziale e il Prezzo unitario iniziale.
• *QuantitàPiù
  Quantità totali di articoli risultante dalla somma della QuantitàPiù nella tabella Registrazioni. Sono sommati sia i valori in positivo che in negativo. Non sono sommati i movimenti interni fra due luoghi, quando c'è la sigla TrasferimentoId.
• *QuantitàMeno
  Quantità totali di articoli risultante dalla somma della QuantitàMeno nella tabella Registrazioni. Sono sommati sia i valori in positivo che in negativo. Non sono sommati i movimenti interni fra due luoghi, quando c'è la sigla TrasferimentoId.
• *QuantitàModifica
  Differenza tra le quantità più e quella meno.
• *QuantitàSaldo
  È il quantitativo di articoli attualmente in magazzino. Somma della quantità iniziale e la Quantità modifica.
• PrezzoUnitario
  Prezzo unitario dell'articolo, deve essere inserito manualmente:
  • Quando cambia il valore di acquisto di un articolo, rispetto al prezzo iniziale, occorre aggiornarlo in questa colonna.
  • Questo valore viene utilizzato nella tabella Registrazioni per calcolare il valore della merce in entrata o in uscita
  • Aggiorna il valore complessivo dell'articolo in base alle quantità che si hanno in saldo.
• *ValoreTotale
  Importo calcolato dal programma in base alle quantità e al prezzo unitario (ultimo prezzo di acquisto).
• ArticoloQuantitàEffettiva
  Quando si fa l'inventario per inserire il quantitativo effettivo.
• ArticoloPrezzoEffettivo
  Prezzo per l'inventario.
• *Valore effettivo
  La quantità effettiva moltiplicato per il prezzo effettivo.

È la tabella dove vengono registrati i movimenti degli articoli:

• Acquisti
• Vendite
• Trasferimenti da un magazzino all'altro, nel caso ci siano più magazzini.

Inserendo i movimenti, si aggiorna anche in automatico la tabella Articoli riguardo le quantità e i corrispondenti valori degli articoli.

Nel caso in cui ci siano più magazzini (sede centrale e filiali), per poter tenere traccia degli spostamenti interni degli articoli, si possono registrare le sigle ID, impostate nella tabella Luoghi, che si riferiscono ai luoghi dove si trovano i magazzini.

Le sigle ID devono essere inserite nelle colonne Luogo e Trasferimento della tabella Registrazioni. Se non sono visibili, possono essere visualizzate tramite il menu Dati > Disponi colonne.

Colonne tabella Registrazioni

Le colonne con l'asterisco "*" sono protette, perché calcolate dal programma.

• Links
  Collegamento ad un documento digitale.
• Data
  La data dell'operazione.
• Doc.
  Numero di documento (es. nr. di bolla di consegna).
• IdArticoli
  Valore numerico o alfanumerico per identificare l'articolo.
• DescrizioneArticoli
  Testo ripreso in automatico dalla colonna Id della tabella Articoli per la descrizione.
• Descrizione
  Testo da inserire per la descrizione degli articoli.
• Note
  Nella colonna si possono inserire delle note riguardo gli articoli o per qualsiasi altra necessità.
• QuantitàPiù
  Valore per indicare le quantità  degli articoli in entrata, acquistate o trasferite da altri magazzini.
  Nel caso di uno storno inserire un valore negativo.
• QuantitàMeno
  Valore per indicare le quantità degli articoli in uscita, venduti o trasferiti verso altri magazzini.
  Nel caso di uno storno inserire un valore negativo.
• UnitàRiferimento
  Sigla per indicare il tipo di unità.
• PrezzoUnitario
  Il prezzo dell'articolo con cui viene calcolato il valore complessivo degli articoli, in base alle quantità.
• *Importo Totale
  Valore complessivo degli articoli acquistati, venduti o trasferiti.
• LuogoId
  Identificativo del luogo dove di trova il magazzino e da cui entrano o escono gli articoli.
• *LuogoDescrizioneId
  Nome del luogo dove di trova il magazzino.
• LuogoTrasferimentoId
  Sigla del luogo dove si trova il magazzino, a cui sono destinati gli articoli.
  Si comporta in maniera opposta al LuogoId.
  • Se vi è un'entrata nel LuogoId, nel LuogoTrasferimentoId ci sarà un'uscita.
  • Se vi è un'uscita dal LuogoTrasferimentoId ci sarà un'entrata.
  • Se è indicato il LuogoTrasferimentoId, ma il LuogoId è lasciato vuoto, il programma considera comunque come un movimento interno senza però un LuogoId specifico.
• *LuogoTrasferimentoDescrizione
  Nome del luogo dove si trova il magazzino, da cui arrivano o escono gli articoli, da o per un altro magazzino.

La tabella Luoghi viene utilizzata nel caso in cui l'azienda ha merce in località diverse oppure per tenere il controllo della merce in arrivo, da spedire, ecc. (vedi sotto magazzini virtuali). Puoi usare i luoghi anche per sapere se hai dato della merce in conto vendita, prestito o altro.

Per tenere conto complessivamente degli articoli entrati e usciti di tutti i magazzini, inserendo la sigla ID dei luoghi nella tabella Registrazioni, nelle colonne Luogo e Trasferimento si conoscono tutti i valori degli articoli anche per singolo magazzino e i relativi spostamenti.

Per maggiori dettagli consultare la pagina web Tabella Registrazioni.

Colonne tabella Luoghi

• IdRiga
  Identificativo del luogo dove si trova il magazzino.
• Descrizione
  Nome del luogo dove si trova il magazzino.
• Note
  Si possono scrivere dei testi per delle note.

Luoghi e Magazzini virtuali

La tabella Luoghi viene usata per indicare i luoghi dove si trovano i magazzini, anche quelli virtuali.

Puoi anche impostare dei magazzini virtuali, per tenere traccia di ordini o altro. Per esempio:

• Spedire
  Per i prodotti ordinati in attesa di spedizione.
• Ritirare
  Prodotti che il cliente deve passare a prendere.
• Riservare
  In attesa che il cliente decida di effettuare l'ordine.
• Arrivi
  Prodotti che sono stati ordinati presso il fornitore e che sono in attesa di arrivo.
• Ritorni
  Prodotti che il cliente ha indicato di volere ritornare.
• Prova
  Prodotti forniti in prova a dei clienti, che non sono stati ancora venduti.

Usando dei luoghi virtuali, puoi anche gestire dei workflow più complessi, per esempio simulare che la merce è in fase di produzione, controllo qualità, ecc. Vedi Funzioni avanzate.

 

 

 

I contenuti presenti in tutte le tabelle del Magazzino rappresentano già dei report, dal momento che tutte le colonne hanno i valori aggiornati dopo ogni movimento.

I dati delle tabelle possono essere stampati dal menu File → Stampa. Inoltre possono essere esportati in Pdf, Excel, Xml, Html, Txt e JsonCsv.

I Report vengono eseguiti dal menu Report → Schede articoli e si possono ottenere:

• Giornale di un articolo o degli articoli selezionati.
• Giornale completo di tutti gli articoli.
• Giornale di articoli di un determinato magazzino, nel caso ci fossero più magazzini.

Report magazzino

Note

Per ottenere il totale degli articoli per ogni località e il consuntivo degli articoli, raggruppare per Articolo e per Luogo.
Se si vogliono gestire quantità separate per luoghi, inserire le quantità iniziali come registrazioni di entrata, con il relativo luogo e non utilizzare la colonna Qt.Iniziale della tabella Articoli.

L'applicazione magazzino può essere usata anche per utilizzi molto avanzati.

Gestione clienti / progetti

Per sapere a quali clienti è stato venduto o consegnato un prodotto, procedere in uno dei seguenti modi:

• Nella tabella Registrazioni aggiungere una colonna, dove inserire il nome del cliente, progetto...
• Aggiungere una tabella dove elencare i clienti e attribuire un codice.
  • Nella tabella Registrazioni aggiungere una colonna collegata al cliente.

È possibile aggiungere diverse colonne o tabelle per tenere nota dei progetti, dei fornitori o altro.

Per filtrare le operazioni effettuate da un cliente, posizionarsi nella tabella Registrazioni e nella colonna Clienti o Progetti, usare uno dei seguenti comandi: Estrai e ordina righe; cliccare sul tasto destro del mouse sulla cella del cliente scegliere Estrai righe; usare la funzione del filtro.

 Online Shop / Magazzini virtuali

Per gestire uno shop online e definire dei magazzini virtuali, si usa la tabella Luoghi, dove indicare la merce in arrivo, quella da spedire o riservata.

Alcuni esempi:

• Acquisto online di merce da parte di un cliente.
  • Al ricevimento dell'ordine, registrare il movimento della vendita fra il magazzino fisico e quello virtuale denominato "Spedire".
  • Quando poi la merce viene spedita fisicamente, registrare il movimento della merce in uscita dal magazzino fisico, denominato "Spedire".
• Ordine di merce a un fornitore.
  • Quando si ordina la merce, registrare il movimento dell'acquisto verso il magazzino virtuale denominato "Arrivi".
  • Quando la merce ordinata arriva, registrare il movimento dell'acquisto dal magazzino fisico al magazzino virtuale denominato "Arrivi".

Creando altri luoghi virtuali, si possono gestire anche dei workflow più complessi. 

Importazione dati

Si possono riprendere dei dati di magazzino da altri programmi in uno dei seguenti modi:

• Aprire il file in Excel e disporre le colonne come sono visualizzate in Banana Contabilità e usare i comandi copia/ incolla per riprendere e inserire i dati nel programma.
  È possibile creare una vista, impostando le colonne dove riportare i movimenti. 
• Preparare delle estensioni che importano e convertono i dati da altri formati esistenti.