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Organiser les documents comptables

A la base de la comptabilité il y a les documents et justificatifs comptables.

Le type d'organisation comptable dépend de l'activité et du volume des documents.
L'organisation doit être adaptée selon les besoins.

Ci-dessous, nous donnons une indication des solutions qui se sont prouvées d'être très utiles.

Les différents types de documents

Il est important de classer et organiser les différents types de documents:

  • Documents de base: contrat de bail, abonnements (de téléphone), statuts, contrats d'assurance et chaque document qui est signé une seule fois et qui a de l'importance pour plusieurs années.
    Ces documents doivent être gardés dans un classeur séparé, avec ce genre de documents.
    Pour des documents très importants (cautions reçus, etc.) il peut être utile de faire une photocopie et de conserver l'original dans un coffre en banque ou un endroit où le document est en sécurité.
    Ne pas perforer les documents importants, mais mettez-les dans des pochettes transparentes.
    Ce classeur est la base de votre société/activité et il faut le garder avec soin.
  • Documents de base concernant les employés: Contrats de travail, assurances du personnel et autres, peuvent être gardés dans un classeur séparé.
    Si la documentation devient très volumineuse, on peut utiliser un classeur par thème.
  • Déclarations à la TVA: il est utile de garder un classeur séparé, avec les différentes déclarations que vous présentez régulièrement (trimestriel, semestriel, annuel) Il est mieux de tenir votre affiliation à la TVA ou d'autres documents généraux ensemble avec les documents de base.
  • Justificatifs comptables de l'année: il s'agit de reçus, factures, ou autres documents, liés à une dépense ou une recette.
    Les justificatifs comptables doivent être gardés, de façon séparée, année par année. Il faut donc avoir un classeur avec les justificatifs comptable par année comptable.

Justificatifs comptables:

Un bon ordre quotidien est nécessaire pour enregistrer les opérations comptables et pour avoir la situation de la société sous contrôle, comme la liquidité, la somme des débits et crédits, etc.

  1. Tous les justificatifs comptables (reçus, factures, tickets de caisse) doivent en général être conservés pour au moins 10 ans.
  2. Classer et mettre en ordre par date les justificatifs comptables, ensemble avec les extraits de compte bancaires de paiement/virement appropriés.
  3. Les extraits de compte doivent être tenus ensembles aux justificatifs.
  4. Noter sur le justificatif (extraits et autres) un numéro progressif. Grâce à ce numéro, qui doit être inséré dans la colonne Pièce, vous pouvez trouver, à partir de la comptabilité, le document comptable.
  5. A la fin de l'année, imprimer une copie du journal et conserver-le ensemble avec les justificatifs.
  6. Chaque année, il faut commencer un nouveau classeur pour les justificatifs comptables.

 

Dans la comptabilité, il y a deux critères pour enregistrer les opérations comptables:

 

  • comptabilité sur l'encaissée: les factures sont enregistrées seulement au moment du paiement aux fournisseurs et de l'encaissement des clients.
  • comptabilité sur ce qui a été facturé: les factures sont enregistrées au moment de la réception ou de l'émission.

Les petites entreprises non assujettis à la TVA peuvent comptabiliser soit avec la première soit avec la deuxième méthode; les entreprises assujettis à la TVA doivent choisir un critère qui doit être autorisé par le Bureau de la TVA à Berne. Dans certains cas, le Bureau de la TVA peut imposer le critère qui doit être utilisé. Quand un critère déterminé a été autorisé, il n'est pas possible de le changer, au moins qu'une demande spécifique sera faite auprès de l'autorités compétentes.

Comptabilité sur l'encaissée

Les dépenses et les recettes sont relevées seulement au moment que les factures sont payées et encaissées.

  1. Tenir séparées les factures qui ont été émises et celles qui ont été reçues.
  2. Vérifier régulièrement les factures en suspens à encaisser.
    Une fois la date d'échéance passée, il est utile d'envoyer un rappel de paiement.
    Il ne faut pas laisser passer trop de temps, occupez-vous d'encaisser les factures impayées. C'est une activité qui prend du temps, mais elle est fondamentale.
  3. Une fois que les factures sont payées, mettez-les ensemble avec les justificatifs réguliers.

 

Comptabilité sur ce qui a été facturé

 

Les dépenses et les recettes sont relevées au moment de l'émission des factures aux clients ou de la réception des factures des fournisseurs.

Voir aussi: registre clients et fournisseurs

  1. Tenir séparées les factures qui ont été émises et celles qui ont été reçues.
  2. Vérifier régulièrement les factures en suspens à encaisser.
    Une fois la date d'échéance passée, il est utile d'envoyer un rappel de paiement.
    Il ne faut pas laisser passer trop de temps, occupez-vous d'encaisser les factures impayées. C'est une activité qui prend du temps, mais elle est fondamentale.
  3. Quand vous enregistrer l'émission des factures en comptabilité, notez sur la facture l'enregistrement qui a été fait.
    Dans l'écriture, utilisez la colonne "PièceOriginale" pour y insérer le numéro de facture.
  4. Une fois que les factures ont été payées, déplacez-les dans la section "payé" et enregistrez-les en comptabilité.
    Quand vous les avez enregistrées, notez sur le document l'enregistrement en comptabilité.

Ecritures / fréquence

  • Il est utile d'enregistrer la comptabilité de façon régulière (quotidiennement, par semaine, par mois).
  • Nous vous conseillons vivement de ne pas négliger les enregistrements comptables, pour avoir des données toujours mises à jour et pour pouvoir évaluer le progrès de votre activité.   
  • En parcourant les différentes charges, il est facile de s'apercevoir des différentes dépenses que vous avez fait.
  • La comptabilité ne se fait pas seulement pour les impôts.

 

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