La contabilità per il Forensic Accounting

Banana Contabilità è un software professionale internazionale, flessibile e adatto a diverse esigenze, ideale soprattutto per la ricostruzione di scenari economico-finanziari.
È simile a Excel, quindi è facile da usare e permette di importare e categorizzare i movimenti in modo rapido ed efficace.
A differenza di Excel, Banana Contabilità utilizza il metodo della partita doppia, offrendo la possibilità di verificare la coerenza dei dati, semplificare la riconciliazione e ridurre sensibilmente errori o discrepanze. Genera in automatico Bilanci, Conti Economici e schede dei movimenti, rendendo i risultati facilmente comprensibili a chi lavora in ambito finanziario e legale. Consente inoltre di riesportare i dati in Excel o in altri strumenti per ulteriori analisi.

Questa documentazione introduce il tema del Forensic Accounting e illustra, a grandi linee, come utilizzare Banana Contabilità nelle indagini finanziarie.

Forensic accounting

Il Forensic Accounting, o contabilità forense, è l’applicazione delle tecniche contabili e di revisione a indagini legali, giudiziarie e investigative, con l’obiettivo di ricostruire la verità economico-finanziaria quando i dati sono inesistenti, incompleti, manipolati o sospetti. Le indagini finanziarie analizzano spesso contabilità già esistenti e richiedono una buona conoscenza delle pratiche contabili. Sono generalmente svolte da contabili esperti, spesso con una formazione specifica. Il successo di serie televisive investigative come CSI ha portato ad associare il termine forensic soprattutto a crimini quali frodi o riciclaggio, ma in realtà comprende anche la raccolta di elementi e le investigazioni in ambito civile, ad esempio nei conflitti tra azionisti o eredi, oppure in ambito tributario, come nel caso di imposte arretrate.
Con Forensic Accounting si intendono tutte le attività di indagine relative alla ricostruzione di situazioni finanziarie, in relazione a 

• Fallimenti, liquidazioni di imprese e ristrutturazioni finanziarie.
• Conflitti fra soci, trapassi ereditari o verifiche in caso di due diligence.
• Mancati adempimenti legali e fiscali.
• Frodi, bancarotta o riciclaggio di denaro.
• Controllo sull’uso dei fondi, spese illecite e corruzione.
• Mancato accesso o problemi al sistema informatico originale.

La contabilità per il Forensic Accounting

Molte indagini finanziarie, come la ricerca di frodi o di prelievi eccessivi da parte di manager, si basano su contabilità già esistenti. Ci sono però situazioni in cui è necessario ricostruire la contabilità e in questi casi si parla di “accounting for forensic accounting”, ovvero contabilità per il forensic accounting. Una contabilità specifica può essere necessaria quando non è stata tenuta alcuna contabilità, quando si sospetta che quella esistente sia incompleta o errata, quando occorre analizzare un settore aziendale specifico o quando è necessario ricostruire la situazione finanziaria di un ente o di una persona.

Le indagini tendono a concentrarsi su determinati aspetti e non richiedono sempre una tenuta contabile dettagliata e conforme a esigenze aziendali o fiscali. I software contabili e gli ERP usati in ambito aziendale risultano spesso eccessivi e troppo rigidi. Per questo motivo molti ricorrono a Excel, che consente di raccogliere informazioni rapidamente e di applicare filtri e strumenti di analisi. Excel è molto utile, ma manca della coerenza tipica dei software contabili e richiede grande attenzione, soprattutto quando si utilizzano formule. Inoltre non consente di categorizzare i movimenti secondo logiche contabili, rendendo più complessa la riconciliazione dei conti e l’individuazione di movimenti mancanti.

Excel è molto utile per le analisi interne all’azienda, ma quando le imprese devono presentare i dati a terzi è preferibile utilizzare la reportistica tipica della contabilità in partita doppia, con bilanci, conto economico e altri report standard, le cui logiche sono chiare a tutti. Nelle indagini forensi vi è anche la necessità di presentare i dati a esperti e giudici, in modo che siano facilmente comprensibili e ne consentano la verifica. In alcuni casi può essere utile ricorrere a tabelle costruite appositamente, ma, laddove possibile, anche in situazioni limitate, è senz’altro più professionale presentare i conti nei formati standard della contabilità in partita doppia.

Banana Contabilità offre diversi vantaggi a chi deve ricostruire una situazione finanziaria:

• Importazione e categorizzazione dei dati in modo veloce.
• Basato sulla contabilità in partita doppia, verifica automaticamente la consistenza dei dati e riduce la possibilità di errori o discrepanze.
• Comunicazione facilitata grazie alla produzione di bilanci, conto economico ed estratti conto.
• Utilizzo dei dati della contabilità come base per ulteriori analisi e report da sviluppare con Excel o altri strumenti.

Raccolta dati e valutazioni preliminari

Quando ci si trova di fronte a situazioni potenzialmente critiche, non si avvia subito una denuncia o una causa, ma è necessario farsi un’idea più precisa. Occorre raccogliere gli elementi principali per una valutazione preliminare, con l’obiettivo di capire se davvero esistono situazioni sospette e di stimarne la portata. Questa documentazione e le relative analisi iniziali diventano la base per confrontarsi con legali, consulenti aziendali o tributari, così da valutare i diversi aspetti e decidere come procedere.

Si può ricorrere a Excel, ma con Banana Contabilità si ottengono in genere risultati affidabili in meno tempo. I dati bancari possono essere importati rapidamente e classificati secondo una logica contabile grazie a regole deterministiche. In breve tempo si possono generare bilancio e conto economico, con una visione chiara dell’utilizzo dei movimenti bancari e delle voci di entrata e spesa. Anche se si tratta solo di indagini preliminari, è molto utile avere le informazioni in modo strutturato. Non solo si offre un’immagine più professionale del lavoro svolto, ma i dati contabili possono anche essere facilmente categorizzati secondo altri criteri o integrati per ulteriori approfondimenti.

Gestione dei dati locali

Banana Contabilità permette di scegliere dove salvare e conservare il file della contabilità. In questo modo si possono mantenere i dati in locale senza doverli caricare su sistemi cloud, evitando così la necessità di autorizzazioni specifiche. Le registrazioni contabili possono essere facilmente collegate ai documenti giustificativi in formato digitale presenti sul computer, così che durante l’analisi dei dati sia possibile verificare rapidamente e nel dettaglio le ragioni di determinate spese.

Questo aspetto può essere particolarmente utile nella fase di analisi preliminare, non solo per motivi di privacy, ma anche perché consente una condivisione più semplice delle informazioni e un riutilizzo più agevole dei dati nelle fasi successive.

Ideale per diversi ambiti

Banana Contabilità non è un software specifico e non sostituisce un software per analisi forensi, però può essere di notevole aiuto per figure professionali tipo:

• Contabili e revisori.
• Family office
• Studi fiduciari, finanziari e gestori di immobili.
• Avvocati e studi legali.
• Specialisti in ristrutturazioni.
• Ispettori o esperti che operano all’interno di team giuridici.
• Dipartimenti di grandi organizzazioni. 

Provare Banana Contabilità 

Il piano Free di Banana Contabilità permette di creare contabilità e di utilizzare la maggior parte delle funzioni, con il limite di salvataggio fissato a 70 registrazioni. È il modo ideale per iniziare e valutare se lo strumento risponde alle vostre esigenze.

Banana Contabilità è molto simile ad Excel, quindi non c’è bisogno di una formazione specifica per usarlo. 

• Scarichi e istalli il programma sul tuo computer.
• Oppure puoi iniziare con la WebApp di Banana Contabilità, che è lo stesso programma che funziona però all’interno nel browser. 

Il nostro servizio clienti è a disposizione per ulteriori informazioni. I nostri specialisti possono anche consigliarvi su come procedere con la ripresa dei dati o con altre necessità.

Simile a Excel 

Banana Contabilità è uno strumento simile ad Excel, non richiede una formazione specifica e offre una grande flessibilità. Si rivela quindi uno strumento molto utile per ricostruire situazioni finanziarie e tenere la contabilità per le analisi di forensic accounting. 

• La contabilità è un file che contiene diverse tabelle.
• Le tabelle sono simili a dei fogli di Excel, puoi muoverti liberamente, inserire, selezionare celle, copiare e incollare.
• Puoi creare quanti file desideri, ciascuno con le proprie impostazioni.
• Il file può essere salvato e spostato dove desideri. 

Ricostruzione della situazione finanziaria

Qui di seguito verrà spiegato come usare Banana Contabilità per ricostruire la contabilità per attività di forensic accounting. 
Bisogna tenere conto che la ricostruzione può essere effettuata in due fasi:

• Raccolta e analisi dati preliminare per valutare la situazione.
• Raccolta dati e analisi con obiettivi più specifici.

La ricostruzione finanziaria, preliminare o definitiva, è generalmente strutturata in queste fasi:

• Definizione degli obiettivi dell’indagine.
• Raccolta documenti, estratti conti bancari e altre informazioni finanziarie.
• Ripresa dei movimenti in un sistema contabile, completamento e categorizzazione.
• Verifica, valutazione e analisi dei dati.
• Presentazione delle informazioni economico finanziarie.
• Valutazioni economico e legali, con preparazione dei rapporti. 

Creare una contabilità partendo da un modello 

A rendere Banana Contabilità particolarmente adatto all’ambito del forensic accounting è il fatto che è uno strumento di contabilità professionale, ma non indirizzato unicamente alle contabilità di aziende. È modulare e quindi si possono avere delle contabilità in partita doppia finalizzate a gestire l’attività di fondazioni, di associazioni, di privati, ecc. Per delle situazioni più semplici si può usare anche il metodo delle entrate uscite, in grado di gestire comunque anche la situazione patrimoniale. 
Per iniziare una nuova contabilità parti da un modello già predisposto per un determinato uso. 

• Menu File > Nuovo 
  Ti appare un dialogo dove scegliere il modello in base alla regione e tipo di contabilità.
• Modelli per Specifiche Regioni. 
  Sono impostati secondo degli schemi contabili nazionali. 
  Il piano dei conti, con l’identificativo dei conti generalmente numerico.
• Modelli Universali
  Sono per un uso più generale. L’identificativo dei conti è generalmente testo (conti descrittivi).

Piano dei conti e saldi di apertura

Trovato il modello che meglio si adatta alle tue necessità dovrai personalizzare la tabella Conti, modificando, aggiungendo o rimuovendo conti. 
L’adattamento del piano dei conti, così come la modifica dei raggruppamenti possono essere eseguiti in qualsiasi momento. 
Puoi creare dei piani dei conti con strutture di raggruppamento che riprendono la struttura di una contabilità esistente gestita con altri programmi. 
Se stai ricostruendo una contabilità dovrai probabilmente inserire i saldi iniziali utilizzando la colonna “Apertura” nella tabella Conti.

Considera che Banana Contabilità, nella contabilità in partita doppia, visualizza gli importi esattamente seguendo la logica interna dei programmi di contabilità, quindi gli importi in Dare sono in positivo e gli importi in Avere sono in negativo. I saldi di apertura in Avere devono quindi essere inseriti in negativo.

Inserire e importare registrazioni 

Nella tabella Registrazioni si inseriscono i movimenti contabili. 

• Puoi inserirli e modificarli manualmente.
• Nella tabella Registrazioni ripetitive puoi impostare movimenti che si ripetono.
• Puoi copiare e incollare da Excel o altri programmi.
  Vedi Riprendere dati da altri programmi.
• Puoi importarli da file CSV o di altro genere.
• Puoi importarli da estratti bancari digitali.
  • Ci sono diverse estensioni di importazioni.
  • Puoi creare delle Regole di importazione che completano in automatico la contropartita e altri elementi.
• In poco tempo la contabilità è fatta.
  Quando inserisci o importi i movimenti, il programma ti segnala eventuali errori o differenze.

Banana Contabilità è stato concepito per contabilità di piccole imprese, ma teoricamente non vi sono limiti al numero di registrazioni e conti che si possono gestire. Il programma tiene tutti i dati in memoria, quindi le prestazioni sono dipendenti dalla quantità memoria del computer e dalla potenza del processore. Sappiamo di clienti che hanno contabilità con anche decine di migliaia di conti e centinaia di migliaia di movimenti. 

Categorizzazione automatica dei movimenti

Banana Contabilità mette a disposizione un sistema di regole deterministiche, impostate dal contabile, per categorizzare e completare i movimenti importati dagli estratti conto bancari. Queste permettono di processare velocemente un grande volume di operazioni. Le Regole applicate sono visibili nella tabella Registrazioni ricorrenti e possono essere stampate e verificate da periti. Rimane comunque una buona prassi controllare sempre le singole schede.
Esistono numerosi programmi che digitalizzano documenti cartacei e che, grazie all’uso dell’intelligenza artificiale, estraggono informazioni, analizzano e categorizzano i contenuti basandosi su logiche probabilistiche. Questi strumenti possono essere molto utili e permettere un notevole risparmio di tempo. Bisogna però considerare che la categorizzazione fondata su logiche probabilistiche non rappresenta una fonte sicura e richiede sempre una verifica puntuale.
Gli strumenti basati sull’AI danno la possibilità di esportare i dati in formato CSV o Excel, da cui possono essere facilmente ripresi in Banana Contabilità per poi essere controllati, modificati e completati a mano. 

Controllo e aggiunta di informazioni supplementari

Una volta ripresi i movimenti puoi verificarli e modificarli e completarli manualmente con le informazioni che ti necessitano. 

• Puoi evidenziare e colorare le righe, oppure metterle in grassetto o cambiare la dimensione del carattere.
• Con Menu Dati > Disponi colonne
  • Puoi rendere visibili colonne già predisposte (per esempio Note, collegamenti),
  • Puoi aggiungere nuovi tipi di colonne.
• Aggiunta di collegamenti ai documenti giustificativi.
• Centri di costo e profitto
  Ti permettono di categorizzare i movimenti secondo altre logiche.
• Segmenti
  Ti permettono di suddividere l’attività per ambiti, succursali o altro.

Filtrare e altre funzioni utili 

Ci sono tante funzioni utile che ti permettono di analizzare e completare i dati velocemente. Qui solo una breve introduzione.

• La colonna Saldo nella tabella Registrazioni indica se vi è uno sbilancio fra Dare e Avere, dovuto ad errori nella codifica dei conti oppure a registrazioni su più conti che non si compensano.
• La funzione Filtro righe temporaneo ti mostra solo le righe che contengono un determinato testo. C’è però anche una sintassi avanzata, che permette ricerche molto più potenti.
  Quando il Filtro è attivo, puoi modificare il contenuto dei movimenti, selezionando e copiando e incollando celle esattamente come fai con Excel.
• Ordine temporaneo delle righe
  Visualizza le righe nell’ordine ascendente o discendente di una colonna.
• Puoi togliere l'ordine temporaneo per ritornare alla sequenza originale delle righe.
• Cerca e sostituisci
• Il comando Copia righe copia la selezione con le intestazioni colonne
  Quando incolli in Excel, hai già le intestazioni per applicare facilmente filtri o creare tabelle pivot.
• Controllo contabilità
  Questo comando ricontrolla il piano dei conti e tutti i movimenti inseriti e segnala se vi sono errori o differenze. 

Bilanci e Schede conto 

Il vantaggio principale di Banana Contabilità rispetto a Excel è che una volta inserite le registrazioni hai in automatico il Bilancio, il Conto Economico, le schede con i movimenti di ogni conto. 
Nella tabella Conti hai una visione immediata di tutti i conti, con i movimenti e il saldo aggiornato, anche dei gruppi e quindi del Bilancio e Conto economico. 
Chiaramente si andrà a verificare se i saldi delle banche corrispondono a quelle della contabilità.  

Tante altre funzionalità a disposizione 

Estensioni personalizzate

Banana Contabilità, come Excel, mette a disposizione un linguaggio di programmazione che consente di effettuare elaborazioni di ogni genere. 
Viene generalmente usato per creare dei report personalizzati, ma può anche essere usato per creare estensioni di importazione o che modificano i dati esistenti. 
Abbiamo anche creato degli assistenti in ChatGPT che ti permettono di creare delle estensioni per generare report. Le estensioni vengono poi eseguite localmente da Banana, pertanto non si devono inviare i dati all’Assistente AI cloud.