Bei der Verteilung der Immobilienkosten und der von den Miteigentümern zu tragenden Nebenkosten wird Folgendes berücksichtigt:

• Die Summe aller Immobilienkosten, also der Gesamtbetrag der Ausgaben, die unter den STWEG-Miteigentümern aufzuteilen sind.
• Die Summe aller erforderlichen Erlöse (Einnahmen), welche einen Teil der Immobilienkosten decken.
• Die Differenz zwischen der Summe aller Ausgaben und der Summe aller Einnahmen entspricht dem Gesamtbetrag der Abrechnungen gegenüber den Miteigentümern.
  • Diese Differenz ist der Ausgleichsbetrag, der sich nach der Verteilung auf die einzelnen Wohneinheiten für alle Miteigentümer ergibt.
  • Diese Differenz ist der Betrag, der gemäss den Miteigentumsanteilen (z.B. nach Quadratmetern) auf die einzelnen Miteigentümer zu verteilen ist.
  • Wenn die Einnahmen die Immobilienkosten übersteigen, ergibt sich in der Regel ein Überschuss, der an die Miteigentümer ausgeschüttet werden kann.
  • Sind die Einnahmen tiefer als die Immobilienkosten, entsteht in der Regel ein Fehlbetrag (auch Defizit genannt), der von den Miteigentümern zusätzlich eingefordert werden kann.
  • Jede Kostenabrechnung kann entweder zugunsten des Miteigentümers oder zugunsten der Eigentümergemeinschaft (STWEG) ausfallen – unabhängig davon, ob ein Überschuss verteilt oder ein Fehlbetrag abgedeckt werden muss.
  • Bei der korrekten Verrechnung der Nebenkosten auf die einzelnen Miteigentümer gilt: Die Summe aller Immobilienkosten entspricht exakt der Summe aller Einnahmen – es entsteht weder Gewinn noch Verlust.

Verteilung der Nebenkosten gemäss STWEG-Miteigentumsanteilen

Die von den STWEG-Miteigentümern zu tragenden Nebenkosten müssen auf die einzelnen Miteigentumsanteile – und gegebenenfalls auch auf den Zeitraum des Eigentums – verteilt werden.

Das Programm ermöglicht die Berücksichtigung der Grundstückskosten, übernimmt jedoch nicht die eigentliche Verteilung. Diese ist bei jeder Liegenschaft unterschiedlich und kann sehr komplexe Besonderheiten aufweisen.

Für die Verteilung empfiehlt es sich, für jede Liegenschaft und jedes Jahr (bzw. für jeden Abrechnungszeitraum) eine eigene Excel-Tabelle zu erstellen. In dieser werden die Gesamtsummen der relevanten Konten aufgeführt und die Beträge mithilfe von Verteilungsschlüsseln auf die Miteigentümer umgelegt. Siehe Beispiel unten sowie die beigelegte Excel-Vorlage.

Nebenkostenabrechnung für STWEG-Miteigentümer

Der Saldo der Ausgaben jedes STWEG-Miteigentümers muss in der Buchhaltung erfasst werden.

• Fällt der Saldo der Nebenkosten zugunsten der Eigentümergemeinschaft (STWEG) aus, wird dieser gutgeschrieben (das Konto 'Miteigentum' im 'Soll').
  • Als Gegenkonto ist das Konto "Einnahmen aus Wohnungseigentumskosten" zu verwenden.
• Fällt der Restbetrag zugunsten des STWEG-Miteigentümers aus, entspricht dies einer Gutschrift (das Konto 'Miteigentümer' im 'Haben').
  • Auch hier ist als Gegenkonto das Konto "Einnahmen aus Wohnungseigentumskosten" zu verwenden.
• Nachdem sämtliche Nebenkosten korrekt auf die STWEG-Miteigentümer verteilt wurden, sollte der Gewinn oder Verlust null betragen.
  • Wenn der Gewinn oder Verlust auf null sinkt oder nur noch wenige Rappen verbleiben, wurde die Verteilung korrekt durchgeführt.
  • Wenn der Gewinn oder Verlust jedoch nicht auf null sinkt oder Beträge von mehr als wenigen Rappen verbleiben, wurde die Verteilung nicht korrekt vorgenommen. In diesem Fall ist es erforderlich, die zur Verteilung der Kosten auf die Miteigentümer verwendeten Formeln zu überprüfen.

Verteilung der für den Steuerabzug relevanten Aufwendungen

Für die Verteilung der Ausgaben, die für einen möglichen Steuerabzug in Frage kommen, empfiehlt es sich, für jede Liegenschaft und jedes Jahr (bzw. für jeden Abrechnungszeitraum) eine eigene Excel-Tabelle zu erstellen. In dieser Tabelle werden die Gesamtsummen der abzugsfähigen Konten aufgeführt. Die Beträge werden anschliessend mithilfe von Verteilungskoeffizienten auf die Miteigentümer verteilt. Siehe Beispiel unten sowie die beigefügte Excel-Vorlage.

Kostenverteilung auf Miteigentümer nach dem Pro-rata-Prinzip

Die von den Miteigentümern zu tragenden Kosten müssen auf die einzelnen Wohneinheiten aufgeteilt werden.

• Eine Wohneinheit kann im Laufe eines Geschäftsjahres mehrere Miteigentümer haben – etwa durch Verkäufe und Käufe von Wohnungen.
• Wenn es im selben Geschäftsjahr mehrere Miteigentümer für eine Wohneinheit gibt, werden die Kosten häufig nach dem Pro-rata-Prinzip aufgeteilt.
• Es gibt jedoch auch andere Verteilungsarten, z.B. nach Monaten oder nach warmen und kalten Perioden im Jahr.
• Die Methoden zur pro-rata-Kostenverteilung variieren je nach geltender lokaler Gesetzgebung oder gemäss den den abgeschlossenen Immobilienkaufverträgen.

Con Banana Contabilità+ puoi gestire una contabilità di condominio attraverso il flusso di lavoro descritto in questa pagina e che comprende:

• la importazione degli estratti conto elettronici bancari.
• la registrazione automatica degli estratti attraverso la gestione delle regole di completamento della contabilità.
• la registrazione automatica dei salari versati al custode senza riscrivere o ricopiare le registrazioni più volte.
• la creazione di report completamente personalizzati in Excel.
• il salvataggio e l'invio della contabilità comprensiva di giustificativi in un unico file PDF.

Guarda nel dettaglio ognuna di queste possibilità che hai a disposizione su Banana Contabilità Plus.

Importa gli estratti conto elettronici in contabilità

Richiedi alla tua banca di fornirti il file XML Camt.053 giornaliero (estratto conto elettronico). Il formato Camt.053 necessario deve avere la versione camt.053.001.08 (ISO 20022 versione 08 dal 2019). Se necessario chiedi anche alla tua banca di continuare a ricevere l'estratto conto in formato PDF.

L'estratto conto elettronico giornaliero permette di avere la contabilità aggiornata ogni giorno e di emettere richiami di pagamento in qualsiasi momento.

Quando il file XML è disponibile scaricalo dalla tua banca e salvalo sul computer. Attraverso l’estensione Importazione estratto bancario SEPA/ISO 20022 per Banana Contabilità Plus puoi importare il file appena scaricato con l’obiettivo di registrare automaticamente in contabilità tutti i movimenti bancari.

Quando importi gli estratti conto puoi infatti registrare automaticamente sia gli incassi che i pagamenti effettuati attraverso l'uso delle regole di completamento delle registrazioni contabili. Importando regolarmente gli estratti conto puoi creare di volta in volta tutte le regole necessarie per contabilizzare automaticamente sempre di più tutta la contabilità.

Crea regole per la contabilizzazione automatica

Banana Contabilità+, con l'abbonamento al piano Advanced, permette la semplice gestione di regole per completare la contabilità secondo i criteri da te imposti.

Per esempio puoi registrare tutte le fatture pagate provenienti da Azienda SA in un determinato conto contabile usando la codifica Azienda SA.

Oppure puoi decidere di registrare tutte le fatture pagate provenienti da Azienda SA e collegate a un determinato numero di contratto in uno specifico conto contabile con la codifica +Azienda SA 101.200.14 dove 101.200.14 è il numero di contratto che abbiamo stipulato con Azienda SA e il segno + indica che è necessario trovare tutte le informazioni, in qualsiasi ordine, all'interno dell'estratto conto elettronico.

Allo stesso modo puoi registrare automaticamente gli incassi da parte dei comproprietari usando i nomi di chi effettua il pagamento. Con le regole registri automaticamente tutti i movimenti in entrata e in uscita contabilizzando subito con i conti contabili corretti qualsiasi importo potresti ricevere o rimborsare a ogni comproprietario.

Per usare le regole inserisci nella colonna Doc della tabella Registrazioni ricorrenti il codice !Rule come negli esempi seguenti.

Se vuoi puoi usare il codice !RuleSplit per inserire regole che funzionano su registrazioni composte da più righe.
 

In questo modo è possibile ridurre notevolmente il tempo di registrazione contabile.

Registra automaticamente i salari del custode

Attraverso la tabella Registrazioni ricorrenti puoi contabilizzare i salari del custode su più righe inserendo per esempio nella colonna Doc il codice univoco salari per ogni riga della registrazione contabile.

Inserisci la descrizione di ogni riga inclusa nella registrazione, inserisci i rispettivi conti Dare e Avere e gli importi che si ripetono.

Una volta impostata una registrazione usala nella tabella Registrazioni:

• Compila la colonna Data.
• Inizia a scrivere nella colonna Doc la parola salari.
• Seleziona la registrazione ricorrente trovata da Banana Contabilità.

La registrazione contabile del salario composta da più righe apparirà completata nella contabilità.

Se importi l'estratto conto elettronico puoi salvare la registrazione composta da più righe come regola per il completamento automatico delle registrazioni e registrare automaticamente durante l'importazione dell'estratto.

Per farlo nella colonna Doc inserisci i codici !Rule e !RuleSplit al posto del nome salari riportato nell'esempio precedente. Guarda l'immagine seguente.

Crea report personalizzati in Excel con l'Add-in di Banana Contabilità

Con Banana Contabilità+ è possibile collegare Microsoft Excel attraverso l'uso dell'Add-in apposito per creare report completamente personalizzati.

In questo modo puoi ripartire i preventivi e i consuntivi o generare i conguagli spese per i comproprietari.

Direttamente all'interno di Excel, tra i suoi componenti aggiuntivi, puoi trovare l'Add-in di Banana Contabilità e iniziare subito a generare i tuoi report.

Per maggiori informazioni guarda le pagine di documentazione relative all'Add-in Excel di Banana Contabilità+.

Salva e invia la contabilità con i giustificativi in unico file PDF

Nella tabella Registrazioni puoi abilitare la colonna Link per allegare a ogni registrazione contabile il relativo giustificativo, come per esempio una fattura ricevuta o una fattura emessa.

Abilita la colonna Link con la seguente procedura:

• Fai doppio clic sulle intestazioni delle colonne nella tabella Registrazioni.
• Spunta la casella DocLink nella colonna sinistra della finestra che si apre come da immagine seguente.
• Conferma cliccando sul bottone Ok in basso a destra nella finestra.

Ora allega i giustificativi dalla tabella Registrazioni facendo doppio clic sulla cella della colonna Link appena abilitata e scegli il file da allegare salvato sul tuo computer.

Quando desideri crea il dossier PDF con la seguente procedura:

• Clicca dal menu File la voce Crea dossier PDF.
• Spunta in basso a sinistra la casella "Includi allegati" nella finestra che si apre come da immagine seguente.
• Clicca il bottone Ok in basso a destra e salva il file PDF in una posizione del computer dove preferisci.

Questo modo di operare ti permette di creare un unico file PDF con il bilancio, il conto economico, le schede conto e tutti i giustificativi in unico file PDF, che puoi successivamente inviare anche per e-mail.

Scarica e guarda un esempio di dossier PDF (alcuni browser non permettono la visualizzazione degli allegati, salvalo e aprilo con Adobe Acrobat Reader che è gratuito).

Clicca sulle icone a forma di graffetta per accedere agli allegati del file PDF scaricato, come nell'esempio seguente.

Con questa funzionalità puoi inviare il file PDF con la contabilità completa anche per e-mail o decidere di conservarlo secondo le norme vigenti.