MWST-Jahresabstimmung Schweiz (BETA)

In der Schweiz ist die MWST-Jahresabstimmung ein grundlegender Prozess, um sicherzustellen, dass die Buchhaltungsdaten mit den bei der ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) eingereichten Angaben übereinstimmen. 

Die MWST-Abstimmung hat zum Ziel, Folgendes zu vergleichen:

• die berechnete und in den internen Buchhaltungskonten des Unternehmens erfasste MWST (z.B. Finanzbuchhaltung, Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten);
• die effektiv deklarierte und über die periodischen Abrechnungen an die Steuerbehörde (vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich) bezahlten MWST.

Bei Abweichungen in den Berechnungen kann die MWST-Abrechnung für den betreffenden Zeitraum neu berechnet und über das Portal der ESTV eine Berichtigungsabrechnung eingereicht werden.

Feststellung von Differenzen in den MWST-Berechnungen

Aus dem Vergleich können Differenzen zwischen den deklarierten Beträgen und den in der Buchhaltung ausgewiesenen Werten entstehen.

Die Kontrolle ist nicht immer einfach und unmittelbar, da einige Buchungen im Umsatz enthalten sein können, jedoch von den MWST-Berechnungen ausgeschlossen sind. Ein typisches Beispiel betrifft offene Posten (Debitoren und Kreditoren) bei MWST nach vereinnahmten Entgelten: Aufwände und Erträge werden periodengerecht erfasst, für MWST-Zwecke jedoch erst berücksichtigt, wenn die Zahlung oder der Zahlungseingang erfolgt. Ebenso können Fehler durch die fehlende Erfassung eines MWST-Codes bei MWST-pflichtigen Buchungen entstehen.

Um die MWST-Abstimmung zu erleichtern und zu beschleunigen, wurde eine Erweiterung mit einem automatischen Verfahren entwickelt, das die deklarierten Beträge sofort mit den in der Buchhaltung vorhandenen Beträgen vergleicht und allfällige Differenzen sowie die Buchungen, die diese verursacht haben, hervorhebt.

Die Erweiterung kann auch während des Jahres verwendet werden und bietet zahlreiche Vorteile:

• Vermeidung von Fehlern und Unterlassungen.
• Vereinfachung der buchhalterischen Revision.
• Verbesserung der internen Kontrolle.

Voraussetzungen

Um diese Erweiterung zu verwenden:

• Ist der Advanced-Plan von Banana Buchhaltung Plus erforderlich. In Zukunft kann ein spezielles Abonnement oder ein zusätzlicher Kostenbeitrag erforderlich sein.
• Die Buchhaltungsdatei muss in doppelter Buchhaltung geführt werden.

Beta-Version

Die Erweiterung wird derzeit als Beta-Version veröffentlicht. Das bedeutet, dass sich einige Details ohne Vorankündigung ändern können.

Installation und Verwendung der Erweiterung

• Installieren Sie Banana Buchhaltung+.
• Installieren Sie die Erweiterung MWST-Jahresabstimmung Schweiz. Besuchen Sie die Dokumentation Erweiterungen verwalten.
• Nach der Installation ist die Erweiterung im Menü Erweiterungen sichtbar und kann dort ausgeführt werden.

Erweiterung für die MWST-Abstimmung

Um die MWST-Abstimmung in Banana Buchhaltung durchzuführen:

1. Öffnen Sie die Buchhaltungsdatei.
2. Wählen Sie im Menü Erweiterungen die Erweiterung MWST-Jahresabstimmung Schweiz > MWST-Jahresabstimmung Schweiz.
3. Das Dialogfenster Einstellungen der Erweiterung wird geöffnet. Hier können Sie die notwendigen Informationen definieren, um den Bericht für die MWST-Abstimmung zu erstellen:
   • Kontengruppe Erträge.
     Geben Sie die Haupt-Ertragsgruppe ein, die alle Ertragskonten umfasst, wie im Kontenplan in der Tabelle Konten/Kategorien definiert (Standardwert 3).
   • Steuerbare Gruppe im Formular.
     Geben Sie die in der Spalte Gr1 der Tabelle MWST-Codes vorhandene Gruppe ein, welche den Umsatz darstellt (Standardwert 200).
   • Gruppierung MWST-Codes für Verkäufe.
     Geben Sie die in der Spalte Summe in der Tabelle MWST-Codes vorhandene Gruppe ein, welche die MWST-Codes der Verkäufe totalisiert (Standardwert 1.1).
   • Differenzen als Tabelle anzeigen.
     Aktivieren Sie diese Option, um vor dem Bericht eine Tabelle im Textformat mit allen Buchungen der Konten anzuzeigen, die Differenzen aufweisen.
     Für weitere Informationen siehe Erstellung und Verwendung der Tabelle für Buchungen mit Differenzen.
4. Bestätigen Sie mit OK, um die Erweiterung auszuführen.

Die Erweiterung erstellt und zeigt einen Bericht mit drei Arten von Berechnungen:

• Vergleich des im Abrechnungsformular deklarierten Umsatzes mit dem in der Buchhaltung erfassten Umsatz.
• Im Formular deklarierter Umsatz, gruppiert nach MWST-Code.
• Im Formular deklarierte steuerbare MWST.
• Buchungen der Konten mit Differenzen.

Zur Erklärung der Funktionsweise der Erweiterung wurde ein spezifisches Beispiel mit Buchungen inklusive MWST erstellt:

Vergleich des im Abrechnungsformular deklarierten Umsatzes mit dem in der Buchhaltung erfassten Umsatz

Diese Berechnung vergleicht den deklarierten Umsatz mit dem in der Buchhaltung ausgewiesenen Umsatz und stellt allfällige Differenzen fest.

• Konto
  Liste der Konten, die im Umsatz enthalten sind oder MWST-Bewegungen aufweisen.
• Umsatz mit MWST-Code
  Betrag des Umsatzes pro Konto, dessen Buchungen einen MWST-Code enthalten.
• Umsatz ohne MWST-Code
  Betrag des Umsatzes pro Konto, dessen Buchungen keinen MWST-Code enthalten.
• Gesamtumsatz
  Gesamtbetrag des Umsatzes pro Konto, einschliesslich Buchungen mit und ohne MWST-Code.
• Deklarierter Netto-Betrag
  Im MWST-Abrechnungsformular deklarierte Nettobeträge.
• Differenzen
  Abweichungen zwischen dem Umsatz in der Buchhaltung und dem deklarierten Umsatz. 

Im Beispiel:

• Es wird die Berechnung des Kontos 3000 (Verkaufskonto) angezeigt, das den Umsatz darstellt.
• In der MWST-Abrechnung für das Geschäftsjahr beträgt der deklarierte Umsatz CHF 3'700.28 (Spalte Deklarierter Netto-Betrag).
• In der Buchhaltung beträgt der erfasste Umsatz CHF 5'800.28 (Spalte Gesamtumsatz).
• Die Differenz zwischen dem Umsatz gemäss MWST-Abrechnung und dem Umsatz in der Buchhaltung beträgt CHF 2'100 (Spalte Differenz).

Im folgenden Bild ist der Umsatzbetrag in der Buchhaltung ersichtlich:

Im Formular deklarierter Umsatz, gruppiert nach MWST-Code

Diese Berechnung vergleicht den Umsatz für jeden MWST-Code in Bezug auf Ertragskonten mit MWST.

• Beschreibung
  Die Beschreibung jedes in den Umsatzbuchungen verwendeten MWST-Codes.
• Steuerbarer Betrag Y
  Steuerbarer Betrag bezogen auf das Jahr.
• Steuerbarer Betrag 1Q
  Steuerbarer Betrag bezogen auf das erste Quartal.
• Steuerbarer Betrag 2Q
  Steuerbarer Betrag bezogen auf das zweite Quartal.
• Steuerbarer Betrag 3Q
  Steuerbarer Betrag bezogen auf das dritte Quartal.
• Steuerbarer Betrag 4Q
  Steuerbarer Betrag bezogen auf das vierte Quartal.

Im Formular deklarierte steuerbare MWST

Der Ausdruck liefert eine Zusammenfassung der an die ESTV deklarierten MWST-Beträge pro Quartal, ohne eine Kontrolle allfälliger Differenzen durchzuführen.

Buchungen der Konten mit Differenzen

Für jedes Konto werden alle Buchungen gefiltert, die in den verschiedenen Perioden der MWST-Abrechnungen Differenzen verursacht haben.

Die angegebenen Spalten sind folgende:

• Zeile
  Die Zeilennummer der Buchung in der Tabelle Buchungen.
• Datum
  Das Datum der Buchung.
• Beschreibung
  Die Beschreibung der Buchung. Der Beschreibungstext wird auf 20 Zeichen gekürzt, um die Tabelle übersichtlich und gut lesbar zu halten.
• Konto
  Das Konto der Buchung mit Differenzen.
• Gegenkonto
  Das Gegenkonto der Buchung.
• Soll
  Der im Soll verbuchte Betrag.
• Haben
  Der im Haben verbuchte Betrag.
• MWST-Code
  Der MWST-Code der Buchung.
• Betragsart
  Die MWST-Betragsart der Buchung.
• Steuerbarer MWST-Betrag
  Der steuerbare MWST-Betrag der Buchung.
• MWST-Betrag
  Der MWST-Betrag der Buchung.
• Gebuchte MWST
  Der verbuchte MWST-Betrag der Buchung.

Die Liste aller Buchungen, die Differenzen verursacht haben, ermöglicht es, das Vorhandensein möglicher Fehler rasch zu überprüfen, zum Beispiel eine MWST-pflichtige Buchung ohne entsprechenden MWST-Code, oder korrekte Buchungen zu identifizieren, die zwar einen MWST-Code haben, jedoch nicht in die Berechnung des Umsatzes einfliessen (wie im Fall der Bezugsteuer oder Reverse Charge).

Die Erweiterung hat eine Differenz zwischen dem in der Buchhaltung erfassten Umsatz (CHF 5'800.28) und dem deklarierten Umsatz (CHF 3'700.28) von CHF 2'100.00 festgestellt.

Im Beispiel sind die Buchungen sichtbar, die diese Abweichung verursacht haben. Die Differenz ist darauf zurückzuführen, dass die Buchungen, die Teil des Umsatzes mit Beträgen von CHF 100.00 und CHF 2'000.00 sind, ohne Angabe eines MWST-Codes erfasst wurden.

In solchen Fällen wird nach Feststellung des Fehlers die MWST-Abrechnung des fehlerhaften Quartals mit der Erweiterung MWST-Abrechnung neu erstellt und im Portal der ESTV die Daten in der Berichtigungsabrechnung erneut eingegeben.

Erstellung und Verwendung der Tabelle für Buchungen mit Differenzen

Wenn in den Einstellungen der Erweiterung die Option Differenzen als Tabelle anzeigen aktiviert wird, kann die Tabelle mit den Buchungen mit Differenzen in eine Textdatei exportiert werden. Der erzeugte Text kann kopiert und in die Buchhaltungsdatei in eine dafür vorgesehene Tabelle eingefügt werden.

1) Tabelle erstellen

Um die Daten in die Buchhaltungsdatei einzufügen, muss eine neue Tabelle erstellt werden.

• Wählen Sie den Befehl Werkzeuge > Funktionen hinzufügen/entfernen.
• Wählen Sie Einfache Tabelle hinzufügen.
• Bestätigen Sie mit OK.
• Geben Sie den Namen der Tabelle ein, zum Beispiel "MWST-Abstimmung".
  Der Tabellenname kann frei gewählt werden.

Die neue Tabelle wird mit einigen vordefinierten Spalten erstellt.

2) Spalten der Tabelle konfigurieren

Nach dem Erstellen der Tabelle müssen die Spalten angepasst werden, damit sie den von der Erweiterung erzeugten Daten entsprechen.

Wählen Sie im Menü Daten > Spalten einrichten und ändern Sie die Spalten wie folgt.

• Bestehende Spalten:
  • Die Spalte Id (IdZeile) muss ausgeblendet werden, da sie nicht verwendet wird.
  • Die Spalten Beschreibung und Notizen müssen beibehalten werden.
• Fügen Sie folgende Spalten hinzu:
  • Konto (Datentyp: Text)
  • Zeile (Datentyp: Zahl)
  • Soll (Datentyp: Betrag)
  • Haben (Datentyp: Betrag)
• Ordnen Sie die Spalten in folgender Reihenfolge an:
  • Konto
  • Zeile
  • Beschreibung
  • Soll
  • Haben
  • Notizen

Nach der Konfiguration der Spalten ist die Tabelle bereit für die Dateneingabe.

3) Von der Erweiterung erzeugte Daten in die Tabelle kopieren

Wenn die Erweiterung mit aktivierter Option Differenzen als Tabelle anzeigen ausgeführt wird, erscheint vor dem Bericht ein Fenster mit dem Text der Tabelle.

Um die Daten in die Tabelle einzufügen:

• Wählen Sie im Textfenster Kopieren.
• Schliessen Sie das Fenster mit Schliessen.
• Öffnen Sie die in der Buchhaltungsdatei erstellte Tabelle.
• Positionieren Sie sich auf die erste Zelle der Tabelle.
• Fügen Sie den kopierten Text ein.

Die Daten werden automatisch in die entsprechenden Spalten eingefügt. Die Struktur ist wie folgt:

• Kontozeile
  Diese Zeile fasst die Gesamtdifferenz für das Konto zusammen.
  • Die Spalte Konto enthält das Konto der Buchung mit Differenzen.
  • Die Spalte Beschreibung gibt den Gesamtbetrag der Differenz für das Konto an.
  • Die anderen Spalten sind leer.
• Detailzeilen der Buchungen
  Diese Zeilen zeigen die Buchungen, die die Differenz verursachen.
  • Die Spalte Konto ist leer.
  • Die Spalte Zeile gibt die Zeilennummer der Buchung in der Tabelle Buchungen an.
  • Die Spalte Beschreibung enthält die Beschreibung der Buchung in der Tabelle Buchungen.
  • Die Spalte Soll enthält den im Soll verbuchten Betrag der Buchung in der Tabelle Buchungen.
  • Die Spalte Haben enthält den im Haben verbuchten Betrag der Buchung in der Tabelle Buchungen.
  • Die Spalte Notizen enthält "[...]", um anzuzeigen, dass eigene Anmerkungen eingefügt werden können.