Come il metodo Agile può aiutare i progetti delle ONG

Scopri cosa è la metodologia Agile e come questa può portare a una realizzazione efficace e dinamica dei progetti legati alle ONG e alla cooperazione internazionale.

Nelle ONG vengono tutt’ora applicati modelli di gestione ai progetti ben definiti e rigidi. Quali sono gli effetti di un’applicazione del metodo Agile nel campo della cooperazione? Banana Contabilità vi offre un esempio completo di come l’Agile, integrata pian piano in un progetto no profit, può semplificare la progettazione, portando a una maggiore flessibilità, adattabilità e efficacia.
Scoprire assieme a noi i diversi vantaggi di un’integrazione dell’Agile nelle ONG grazie alla nostra esperienza in Congo con l’obiettivo di offrire ai giovani studenti una formazione nella contabilità digitale.

Introduzione

Con molta probabilità avrete già sentito parlare di questa metodologia Agile che si oppone ai modelli più rigidi di gestione dei progetti. In particolare, questo modello è stato largamente applicato alle aziende che hanno come scopo principale quello di fare profitto. Le startup e le aziende che sviluppano software, in primis, non riescono a fare a meno dell’Agile e questo perché porta con sé numerosi vantaggi.

E cosa pensano le organizzazioni non governative riguardo una gestione agile dei loro progetti? Purtroppo al momento c’è ancora poca conoscenza riguardo questo metodo innovativo nel campo delle ONG. Inoltre, gli enti che sostengono finanziariamente i progetti continuano a adottare la metodologia tradizionale, per cui diventa difficile ottenere piccoli importi che servono, come nelle startup, a sperimentare modalità di intervento impiegate poi su ampia scala.

Eppure l’Agile methodology potrebbe divenire una soluzione alla semplificazione dei progetti di cooperazione internazionale, che solitamente hanno una gestione complicata. Spesso si opera in contesti molto difficili, con situazioni logistiche precarie, risorse finanziare limitate e culture e ambienti molto diversi. La scarsa prevedibilità è per certi versi simile a quella degli ambiti molto dinamici e innovativi, come quello dello sviluppo software e delle startup. L’Agile integrata a modelli già in uso nell’ambito delle ONG porterebbe a una gestione senza grandi intoppi e una maggiore flessibilità.

La metodologia Agile viene applicata a partire dagli anni novanta, ma tutt’ora molte organizzazioni non profit sono reticenti o ancora non conoscono bene questa opzione che può unirsi ai modelli tradizionali, senza stravolgere il sistema di gestione attuale, portando così al successo dei loro progetti.

Con questo dossier sull’Agile vogliamo mostrarvi un progetto nel quale Banana.ch ha avuto un ruolo rilevante. Essendo un’azienda che si occupa dello sviluppo di un software, siamo abituati da sempre ad applicare questo modello che ci è molto familiare. Nel campo nel quale operiamo, abbiamo riscontrato un continuo successo grazie alla gestione dei progetti tramite l’Agile. Ci siamo chiesti:

“E se applicassimo lo stesso modello, pian piano, in un settore dove normalmente si preferiscono modelli rigidi?”.

Nel 2017 abbiamo stretto una collaborazione come partner tecnologico con il Ministero dell’Educazione della Repubblica Democratica del Congo, al rafforzamento della formazione nell’ambito della contabilità. Questo obiettivo era chiaramente ben diverso da quelli che solitamente ci prefiggiamo. Ma, anche in questo caso, abbiamo deciso di utilizzare la metodologia Agile, col benestare del committente che pur non essendo familiare, si è dimostrato aperto alla possibilità di una gestione dinamica. Nonostante il progetto abbia avuto situazioni complicate dal punto di vista logistico e delle risorse a disposizione, l’uso della metodologia Agile ha permesso di fare passi avanti, superando diverse difficoltà e portando a importanti risultati. Grazie all’Agile siamo riusciti a conseguire numerosi obiettivi nel progetto di trasformazione digitale per la formazione dei tecnici contabili, del Ministero dell’Educazione Primaria, Secondaria e Professionale del Congo.

Il metodo si è dimostrato molto adatto a questo progetto di cooperazione, che opera in situazioni complesse che richiedono grande flessibilità e adattabilità. Le differenze culturali, la distanza tra i vari stakeholder, le risorse davvero limitate, gli imprevisti e i finanziamenti scarsi non hanno fermato il progetto educativo. E ciò è dovuto, in gran parte, all’adozione di una metodologia semi-sconosciuta nell’ambiente no profit sia a breve che a lungo termine. L’Agile non è stata imposta e l’applicazione è avvenuta gradualmente in modo da abituare il committente all’integrazione di questo modello di gestione alternativo. Superate le prime diffidenze con facilità, grazie anche all’entusiasmo del Ministero dell’Educazione, siamo riusciti a raggiungere una gestione perlopiù basata sull’Agile.

Il nostro viaggio nella metodologia Agile per le ONG e non profit partirà illustrandovi i principi e la storia. Poi passeremo al progetto dell’educazione alla contabilità in Congo. Scoprirete assieme a noi come l’Agile può essere la soluzione per una gestione efficiente, flessibile e ottimale per i progetti nell’ambito del no profit, questo a beneficio di tutti gli stakeholder coinvolti, ma soprattutto a tutte le persone che vedranno un miglioramento nella loro vita.

Ci teniamo a sottolineare che l’Agile non dev’essere per forza applicata a livello ampio nel settore delle ONG. La si può usare nella gestione di alcuni progetti, la si può affiancare a modelli tradizionali e non deve di certo stravolgere gli schemi attuali del settore della cooperazione. Ma, utilizzando il metodo Agile qua e là, si potrà scoprire pian piano i vantaggi e le caratteristiche che ben si applicando ai progetti no profit.

Come vedrete dal nostro esempio, aprirsi gradualmente a nuove possibilità di gestione può aiutare a raggiungere determinati obiettivi, senza dover effettuare cambiamenti enormi.

La metodologia Agile: nascita e caratteristiche

Un manifesto partito da un gruppo di informatici anarchici

Qualsiasi progetto all’interno di un’azienda orientata al profitto o meno può essere gestito seguendo diverse metodologie.

Il modello che andremo ad esplorare a fondo è originato dal settore dello sviluppo di software. L’Agile methodology, in italiano metodologia Agile, si è sviluppata a partire dagli anni ‘90 grazie al movimento Agile nato dalla volontà di diversi informatici.

L’Agile method va in contrasto con il Waterfall o “metodo a cascata”, uno tra i modelli classici della gestione di progetti. Un esempio concreto del Waterfall può essere la costruzione di una casa. Come primo passo, l’architetto prepara i disegni con tutti i dettagli. In seguito, l’impresa generale presenterà un preventivo, pianificherà tutte le fasi dei lavori e consegnerà la casa così come è stata disegnata. La pianificazione segue una serie di fasi ben chiare: si inizierà dalla preparazione del cantiere, si proseguirà con gli scavi e con la creazione dei piani interrati e del tetto. Verranno realizzati gli interni e installati gli impianti tecnici, infissi e altro in una sequenza ben definita e con uno stato sull’avanzamento che viene previsto con precisione. Tale modello presenta però delle grandi limitazioni, ad esempio un importante cambiamento in corso d’opera è problematico e porta all’aumento elevato dei costi. Inoltre la casa una volta consegnata, rimarrà la stessa per anni.

Tale modello a cascata è rimasto lo standard anche nel campo dello sviluppo dei software. Finché, nel 2001 alcuni sviluppatori “anarchici” hanno deciso di dare una svolta all’industria dei software pubblicando l’Agile Manifesto. Lo scopo della dichiarazione è di creare dei modelli organizzativi “basati sulle persone, la collaborazione e la costruzione di comunità in cui vorremmo lavorare”.

Le fondamenta dell’Agile

Attualmente i quattro principi della metodologia Agile vengono applicati anche al di fuori del mondo dell’informatica. Diamo un’occhiata a questi valori:

1. Individui e interazioni sono più importanti dei processi e strumenti
   L’Agile method favorisce la comunicazione diretta tra le persone, in modo da ridurre possibili fraintendimenti. Ci dev’essere una riduzione delle fasi e ostacoli tra i diversi membri che lavorano al progetto.
2. Un prodotto soddisfacente è più importante di una documentazione dettagliata
   L’indicatore principale del successo del progetto si vede quando il prodotto soddisfa i bisogni dei clienti. La documentazione della procedura e dei passi è rilevante, ma il prodotto ha maggiore importanza.  
3. La collaborazione con i clienti è più importante della negoziazione del contratto
   I clienti solitamente conoscono meglio i loro bisogni rispetto allo sviluppatore di software o qualsiasi altro prodotto. Dunque, la collaborazione è essenziale per determinare i passi successivi nella realizzazione del prodotto. Questo punto è centrale nella metodologia Agile.
4. Rispondere ai cambiamenti è più importante del seguire un piano
   Aggiornamenti e cambiamenti sono inevitabili e vengono incoraggiati nell’Agile method. Ad ogni giro di feedback, il prodotto risponderà meglio ai bisogni dei clienti. Prima di tutto è necessario essere flessibili e reattivi, il piano è secondario.

Nel metodo Agile si definisce uno scopo da raggiungere, ma i requisiti sono indicati e implementati in modo incrementale. Lo sviluppo avviene in diversi cicli chiamati “sprint” all’interno dei quali i cambiamenti nel prodotto avvengono in maniera rapida. Ciò va ovviamente in contrasto con la presentazione di un progetto che mostra da subito la soluzione completa.

Solitamente i progetti legati al mondo digitale non hanno una sequenza predefinita e il prodotto spesso non è fisico, dunque l’Agile si rivela un metodo ideale. Inizialmente ciò che conta è avere un “Prodotto Minimo Funzionante” (in inglese minimum viable product) ovvero una prima versione del prodotto con i requisiti appena sufficienti ad essere utilizzato. In seguito il cliente interagisce con gli sviluppatori, fornisce dei feedback, segnala i problemi e dà indicazioni sulle priorità. Il risultato finale è frutto delle diverse interazioni e cambi che avvengono nei diversi cicli.

Un esempio concreto: realizzazione di un sito web

Ovviamente l’Agile richiede un’attenta organizzazione del progetto, infatti per passare dal prodotto minimo funzionante al prodotto finale bisogna divederlo in varie fasi e trovare un ordine logico per implementarle. Prendiamo come esempio una ditta che desidera realizzare un sito web dove presentare e promuovere i suoi prodotti e servizi. 

1. Per creare una presenza online, la ditta decide di non chiedere all’azienda che sviluppa siti web di realizzare un progetto completo per poi consegnare il prodotto finale al termine dello sviluppo. Invece, seguendo il modello Agile, la ditta partirà definendo quali sono i bisogni principali e le risorse a disposizione. Probabilmente la scelta ricadrà sul creare delle pagine di presentazione della ditta con contenuti minimi.
2. In tempi molti brevi la ditta avrà un prodotto (cioè il sito web) funzionale e s’inizierà a raccogliere i dati sui visitatori.
3. Queste statistiche serviranno poi a determinare, in stretta collaborazione con il committente, gli sviluppi successivi. Valutando i bisogni, le capacità e le risorse si definirà cosa realizzare nello “sprint” successivo. Ad esempio, si potrà dare priorità alla creazione di contenuti tecnici, oppure al video di presentazione, o uno shop per fare acquisti o l’integrazione con il sistema gestionale.
4. Il risultato potrà apparire completamente diverso da come lo si immaginava inizialmente e lo sviluppo del sito continuerà poi con le medesime modalità dell’Agile.

Una metodologia d’aiuto a tutte le start-up

La metodologia Agile si dimostrata anche particolarmente adeguata ad affrontare problemi complessi, dove non è chiaro quale sarà la soluzione finale. Dopo essere stata applicata nel mondo dei software, l’Agile è divenuta il metodo di gestione dei progetti preferito dalle startup ed è stato anche adottato da grandi aziende per gestire progetti in ambiti molto innovativi.

Le startup devono essere molto flessibili, dunque solitamente non realizzano mai i loro progetti stabilendo tutto fin dall’inizio in maniera rigida. Infatti, queste giovani aziende procedono progressivamente, mettendo a punto un prototipo del prodotto per vedere se la tecnologia funziona. Poi si passa alla realizzazione del prodotto minimo funzionante al fine di comprendere se può soddisfare le esigenze dei clienti. Successivamente la startup migliorerà il prodotto, a un certo momento lo immetterà sul mercato, e così via.

In genere le start up lavorano con risorse ridotte, per cui si controlla in maniera costante se si sta seguendo la via giusta e se si sta investendo dove è maggiormente necessario. Grazie all’Agile method, se non si raggiungono i risultati previsti o s’incontrano problemi inaspettati, sarà relativamente semplice adattarsi a un approccio differente in corso d’opera. L’esperienza e i risultati dei diversi cicli del progetto serviranno a fissare i nuovi obiettivi, pianificare le fasi successive e decidere quali investimenti fare.

Finanziamenti progressivi

L'Agile è una metodologia che si presta molto bene ai bisogni startup, anche perché ha una logica che è in linea con il moderno sistema di finanziamento di nuovi progetti, improntato a favorire il lancio di nuove idee ma con il contenimento dei rischi. Un’impresa innovativa non riceve i finanziamenti per mandare avanti il progetto in blocco, ma in una serie di round.

1. Tutto inizia finanziando un prototipo. Se questo soddisfa le aspettative, allora viene finanziata la realizzazione di un MVP (Minimum Viable Product) che permette di immettere la soluzione sul mercato e verificare l’interesse e la risposta dei primi clienti.
2. Si passa poi al round successivo, dove si migliora il prodotto e tramite una strategia di marketing si espande il numero di clienti. Gli importi iniziali sono limitati e vengono messi a disposizione generalmente senza particolari formalità. Si valuta l’idea, il suo potenziale e le capacità del team della startup. Spesso capita che la startup decida di orientarsi verso prodotti o mercati diversi da quelli immaginati inizialmente.
3. Nei round successivi gli importi messi a disposizione aumentano, ma solamente se i round precedenti hanno avuto successo. Se la startup non riesce a realizzare il prototipo o il prodotto riscontra poco interesse da parte dei clienti, gli investimenti vengono sospesi.

L'impiego della metodologia Agile nelle organizzazioni no profit

Abbiamo visto che la metodologia Agile è efficace non solo per le aziende che si occupano dello sviluppo dei software, ma anche mondo delle startup in generale e viene applicato anche nelle grandi aziende. Due decenni dopo la pubblicazione dell’Agile Manifesto, questo modello ha portato al successo di molte compagnie che l’hanno adottato ed è stato largamente utilizzato da ogni tipo di organizzazione orientata al profitto.

Purtroppo, al momento l’Agile non è molto conosciuto tra le organizzazioni non profit. In questo ambito la metodologia Agile e anche altre metodologie che usano concetti simili come il Design Thinking possono essere adottati facilmente e portare importanti vantaggi.

Nel contesto della cooperazione internazionale la questione è più complicata, perché vi sono attori pubblici, leggi, riferimenti e altro che sono difficili da adattare. C'é una forte staticità e in più, diversamente dall'ambito delle imprese, la comunicazione fra i diversi livelli: ONG, i finanziatori, i partner locali e i beneficiari dei progetti, è molto più complicata e non può essere facilmente semplificata e velocizzata. Ci sono però anche in questo ambito dei tentativi di introdurre nuove metodologie, una di queste è l’Adapting development (adeguamento dello sviluppo). Generalmente però nel contesto della cooperazione si usano degli standard di lavoro consolidate come la Metodologia del Quadro Logico e la Teoria del cambiamento. Per assicurare un buon esito si cerca di definire le fasi il più possibile in dettaglio e predisporre in anticipo dei sistemi di verifica e di controllo. Questo però porta a rendere i progetti più complessi, costosi e meno in grado di adattarsi alle circostanze reali.

Nel campo della cooperazione internazionale è poco probabile che l'Agile possa soppiantare i metodi esistenti. Comunque la metodologia Agile può però certamente risultare molto utile come complemento, per gestire determinate fasi dei progetti. Il metodo Agile potrebbe aiutare a:

• Avanzare in modo progressivo
• Raccogliere feedback in maniera costante
• Pianificare gli obiettivi e gli approcci con maggiore cognizione di causa
• Fare fronte ai problemi e imprevisti in maniera rapida e flessibile.

Introdurre in certe fasi dei progetti un maggiore dinamismo, aiuterebbe inoltre a migliorare la trasparenza, la comunicazione e la fiducia fra le diverse parti coinvolte.

È arrivato il momento di presentarvi un caso reale e ben dettagliato di un progetto di Banana nato e realizzato in collaborazione con una ONG.

Dai “progetti profit” alle ONG: il caso Banana

Fortunatamente, nel corso degli ultimi anni è nato il desiderio di gestire dei progetti “agili” anche all’interno di alcune organizzazioni non profit. Queste ultime prendono ad esempio le esperienze delle compagnie che usano la metodologia Agile e si sono accorte che anche i piccoli cambiamenti portano diversi benefici. Un’applicazione anche parziale del modello Agile può dare l’abilità di rispondere efficacemente ai cambiamenti delle dinamiche e all’incertezza nell’operare in situazioni di emergenza.

L’Agile methodology potrebbe portare numerosi vantaggi alle ONG e più in generale, potrebbero ottenere un’alta flessibilità operativa.

• Ad ogni ciclo si possono ottenere degli importanti feedback per valutare l’appropriatezza del programma
• Identificare nuovi modi di lavorare che rispondono meglio agli obiettivi umanitari 
• Capire quali possono essere gli sviluppi futuri e rispondere in maniera rapida
• Possibilità di commettere degli errori senza rimpianti e imparare da essi per migliorare la strategia
• Amministrazione e contabilità che si adattano velocemente al cambiamento
• Alimentare la fiducia tra i vari stakeholders coinvolti nel progetto grazie a una maggiore trasparenza e comunicazione

Tra i numerosi progetti portati avanti da Banana.ch, abbiamo anche un forte e dettagliato esempio di come il modello Agile si applica quasi alla perfezione a un progetto legato alle organizzazioni non profit.

Nel 2017, Babana.ch ha intrapreso un progetto come partner tecnologico nella Repubblica Democratica del Congo.

Prima di illustrarvene i dettagli e gli sviluppi, partiremo col darvi un contesto nel quale Banana.ch si è inserito.

Il Congo e l’educazione degli studenti al mondo digitale

La Repubblica Democratica del Congo (RDC) è una nazione dal vasto territorio situata nel centro dell’Africa ed è popolata da oltre 100 milioni di abitanti. Come altri Paesi dell’Africa subsahariana, la RDC è confrontata con un numero elevato di difficoltà, problemi logistici, finanziari e sanitari. La popolazione è molto giovane e una delle sfide principali che questi Paesi dovrebbero affrontare è quella di rafforzare il sistema educativo e adattarlo alla trasformazione digitale, in modo da ridurre il gap tecnologico esistente.

In Congo le scuole sono gestite e finanziate a livello provinciale. Il Ministero dell’Educazione Primaria, Secondaria e Professionale (MEPST) con sede nella capitale Kinshasa, è invece responsabile della coordinazione dell’insegnamento su tutto il territorio nazionale e si occupa di definire i programmi di studio e il materiale necessario all’insegnamento.

In seguito all’entrata della RDC nell’Organizzazione per l’Armonizzazione del diritto degli affari in Africa (OHADA) nel 2012, il Paese ha adottato le regole contabili comuni e il Ministero dell’Educazione ha modificato i programmi di formazione conformemente alle nuove modalità. Tenuto conto che la maggior parte delle ditte congolesi tiene o terrà la contabilità in maniera digitale, l’MEPST ha deciso di rivedere la formazione dei tecnici contabili delle scuole professionali. Per tale ragione è avvenuta l’introduzione dell’uso dei computer, di software di produttività (tabelle elettroniche come Excel, elaboratori di testi) e di programmi di contabilità nell’ambito dell’insegnamento.

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Ma con il sistema attuale purtroppo non si risolve il digital divide. Al momento gli studenti imparano a livello scolastico solamente le nozioni teoriche. Ciò significa che una volta entrati nel mondo del lavoro devono essere formati ad utilizzare i computer e i software. Gli allievi dovrebbero invece ricevere una formazione completa nell’uso dei moderni strumenti informatici. In tal modo non solo si faciliterebbe l’entrata nel mondo lavorativo, ma gli allievi stessi potrebbero divenire i motori dell’ammodernamento digitale nelle aziende e negli enti pubblici della Nazione.

Il piano della Cellula con una grande limitazione

Al fine di risolvere il problema, il Ministero dell’Educazione ha affidato nel 2015 alla Cellules des Branches Commerciales della Direction des Programmes Scolaires et Matériel didactique (in seguito chiamata Cellules) di mettere a punto un piano per migliorare le competenze digitali nelle oltre 4mila scuole del Paese. Questo progetto s’inserisce nella più ampia strategia del Ministero volta a promuovere la digitalizzazione, che coinvolge anche il settore primario, secondario e professionale.

Purtroppo c’era una grande limitazione: un gran numero delle scuole non aveva aule informatiche a disposizione. Inoltre, Il Governo della RDC, così come le sue province, ha a disposizione risorse finanziarie limitate per cui la formazione gratuita per gli allievi delle scuole primarie è già una sfida non indifferente. Comunque, rimane essenziale che le scuole vengano dotate di computer, se si vuole familiarizzare gli studenti all’utilizzo di alcuni software.

La contabilità in Congo: il sistema OHADA

Tra i vari passi per la realizzazione del progetto educativo, la Cellula si era attivata per selezionare un software di contabilità, conforme alle normative OHADA e che fosse anche adatto all’insegnamento nelle scuole. Così, nel 2017 è entrata in contatto con la nostra ditta, che offre Banana Contabilità.

Il nostro software ha attirato l’attenzione della Cellula poiché è adatto per le piccole imprese, è usato in diverse nazioni e ha ottenuto referenze molto importanti nell’ambito dell’insegnamento della contabilità. Oltre a ciò, Il software Banana è disponibile anche in francese, lingua ufficiale del Congo, e offre una licenza gratuita per le scuole. La cellula arrivò quindi alla conclusione che il software Banana Contabilità ben si prestava nell’ambito dell’insegnamento nelle scuole congolesi.

Un altro aspetto essenziale nella selezione era il rispetto del sistema contabile, dunque il programma doveva usare il piano dei conti e la rendicontazione prevista dal sistema OHADA. Questo sistema è usato dalle grandi ditte, ha una numerazione specifica e comprende anche degli schemi fissi per la presentazione del bilancio, il conto economico e il conto dei flussi di capitale. Durante le fasi preliminari, la Cellula richiese la collaborazione del Conseil Permanent de Comptabilité au Congo (CPCC). Così ha inizio il progetto di Banana per formare gli studenti attraverso l’uso del software per la contabilità.

Gli inizi del progetto e le prime difficoltà risolte con l’Agile

In situazioni normali, per poter avanzare nel progetto si organizzano degli incontri tra i sviluppatori e i diversi stakeholder coinvolti, in modo da definire chiaramente le funzionalità.

Ma il progetto con la Cellula non è iniziato in maniera liscia. Domenico Zucchetti, CEO e fondatore di Banana.ch si era recato a Nairobi (Kenya) per una breve formazione, purtroppo in seguito non è stato più possibile avere incontri di persona. Anche altre possibilità di comunicazione erano molto limitate, quindi non era semplice collaborare in maniera efficiente e portare avanti lo sviluppo del progetto. Abbiamo quindi proposto l’integrazione di una soluzione alternativa.

All’interno di Banana.ch abbiamo sempre utilizzato la metodologia Agile per qualsiasi progetto, dunque c’è l’abitudine di sviluppare in modo progressivo, affrontando un problema alla volta. Già sapevamo che progredire facendo piccoli passi, con un’interazione stretta tra gli stakeholder è essenziale per lavorare a distanza e fra persone che vivono in contesti culturali e operativi molto diversi. Abbiamo dunque deciso di proporre un metodo nuovo agli occhi del committente del progetto e in breve tempo siamo riusciti a convincere la Cellula ad applicare l’Agile.

Grazie al modello Agile, Banana.ch e la Cellula del Ministro dell’Educazione hanno potuto affrontare il percorso tortuoso del loro progetto. Pian piano abbiamo applicato questa metodologia ad ogni fase della progettazione.  

Per quanto riguarda la prima fase, ovvero lo sviluppo di un software che rispetta le regole contabili dell’OHADA, i diversi intoppi sono stati risolti con destrezza grazie all’Agile.

1. Comunicazione
   Come contatto principale, Zucchetti si rivolgeva a Didier Kinano, direttore della Cellula. In genere le direttive venivano comunicate tramite email e conversazioni telefoniche. A sua volta, il CEO di Banana Contabilità si è occupato d’illustrare le funzionalità di Banana per raggiungere determinati risultati e rispettivamente forniva istruzioni al suo team di sviluppo del software.
2. I primi passi critici
   Pur essendoci collaborazione in tutte le direzioni, il frazionamento abituale era ancora troppo complesso e non si sfruttavano appieno le possibilità di comunicazione. Inoltre, è stato necessario creare dei compiti e progressioni dei lavori ancora più limitati. Dopo numerose iterazioni, finalmente il piano dei conti, con tutti i raggruppamenti viene completato con la relative stampe di bilancio e conto economico.
3. La fase complessa
   In seguito Banana.ch ha affrontato la parte più complicata, ovvero la creazione del conto dei flussi di capitale, con relativa revisione del piano dei conti. Il signor Kinano forniva le istruzioni e poi controllava la correttezza dei risultati.
4. Un sistema di verifica flessibile
   Un elemento importante della metodologia Agile è l’avere dei test per tutte le funzionalità. Nel caso del progetto con la Cellula, i nostri sviluppatori erano in difficoltà perché non conoscevano il sistema OHADA e non sapevano come testare le funzionalità.  Kinano ha dunque dovuto preparare delle contabilità da usare come test. In tal modo si è favorita una progressione rapida, perché gli sviluppatori riuscivano ad evitare regressioni, senza dovere sempre essere in contatto.
5. Un nuovo sviluppatore
   Banana.ch ha potuto compiere dei progressi anche a livello del rendiconto dei flussi di capitali. In seguito, abbiamo intrapreso una collaborazione con uno sviluppatore basato a Kinshasa, che riceveva istruzioni direttamente da Kinano e si rivolgeva a Banana.ch per la parte di programmazione.
6. Gli ultimi passi
   Infine, Banana.ch è riuscita a realizzare altri report e a implementare la parte di gestione e stampa del rendiconto IVA secondo i modelli richiesti dalle autorità fiscali locali.

Agile: collaborazione vincente per il progetto sulla contabilità in Congo

La scelta di implementare il progetto per l’educazione delle scuole alla contabilità tramite l’Agile si è rivelata vincente.

All’interno del progetto, il nostro ruolo era limitato all’assistenza tecnica all’istallazione e uso di Banana Contabilità, oltre che all’adattamento al Sistema OHADA. Inoltre, non essendo in loco avevamo una visione molto limitata di quello che succedeva e non eravamo particolarmente familiari con il sistema educativo del Congo. Pur non avendo una chiara visione della gestione dato che era il Ministero ad occuparsene in primis, il metodo Agile ha permesso alla nostra ditta di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Didier Kinano era diventato la nostra persona di riferimento. I colloqui erano focalizzati sugli aspetti tecnici, ma a volte di discuteva sul progetto in maniera più ampia. A poco a poco Domenico Zucchetti ha ottenuto una visione più precisa dei vari stakeholder, del contesto in cui operavano e delle risorse che avevano a disposizione. Si è potuto quindi iniziare con la vera e propria implementazione del nuovo sistema digitale di contabilità nel Congo.

L’implementazione del sistema digitale di contabilità in Congo

Come primo passo, il progetto del Ministero prevedeva di fornire dei computer alle scuole, per poi installare il software e formare i docenti e gli allievi. Però gran parte delle scuole non aveva delle sale informatiche, alcune non avevano persino l’elettricità!

Le risorse a disposizione erano quindi limitate e non si poteva chiedere grandi sforzi da parte del Governo del Congo, dato che già li impegnava per garantire l’educazione gratuita di base. Era anche poco probabile trovare sostegni da enti terzi, per cui la prospettiva di riuscire a dotare le scuole di computer appariva remota. C’era molta preoccupazione, non sapevamo se il progetto si sarebbe realizzato. Fino a che, con lo spunto dato da Zucchetti, qualcosa inizia a cambiare:

«La situazione non mi sembrava così negativa. Infatti, il Ministero si trovava nella stessa situazione di molte startup, dove ci sono idee molto ambiziose e trasformative, unite da grande motivazione e capacità, ma con grandi ostacoli e risorse finanziarie molto limitate. Comunicai che sarebbe stato probabilmente molto benefico se il Ministero adottasse delle modalità operative più simile a quella delle startup, volte a valorizzare al meglio le risorse esistenti».

Inaspettatamente, tale osservazione destò molto interesse, cosa non comune dato che in tutto il mondo le amministrazioni pubbliche hanno delle modalità operative che hanno poco a che fare con quelle delle startup. Invece, nei colloqui successivi, il Ministero si apre alla possibilità di approcciare i problemi in maniera diversa.

Una ragione per tale apertura verso l’Agile può risiedere nella differenza di prevedibilità generale tra l’Europa e l’Africa. In Europa il grado di imprevedibilità è molto basso e specialmente c’è poca flessibilità a livello di amministrazione pubblica. Al contrario, in Africa la popolazione e i funzionari pubblici sono confrontati con una grande imprevedibilità. Difficoltà impreviste li obbligano a escogitare nuove soluzioni e a trovare strade alternative. In sostanza, Banana.ch ha potuto vedere che in Africa le persone sono predisposte e interessate a adottare e usare la metodologia Agile.

Sfruttare le risorse disponibili per grandi risultati

Il passo successivo nel progetto alla contabilità digitale in Congo comprendeva la definizione di un percorso alla sua realizzazione tramite le risorse esistenti.

La Repubblica Democratica del Congo è costituita da un territorio molto esteso, quindi anche se la maggior parte delle scuole non aveva infrastrutture adatte, alcune disponevano già delle aule informatiche. Come potevamo aspettarci, non si trattava di computer di ultima generazione, ma erano perfettamente adatti ad installare e usare Banana Contabilità a livello di formazione.   

Abbiamo iniziato a fornire il software in alcune scuole della capitale Kinshasa. I docenti di contabilità si sono dimostrati molto interessati e hanno richiesto una formazione per potere conoscere al meglio Banana Contabilità a livello di insegnamento. La Cellula decise di  preparare il materiale informativo, dato che è sempre stata molto competente nel suo ruolo. Così, in poco tempo ha allestito un corso di formazione della durata di 13 giorni, sia per il software che per il sistema OHADA. I docenti che hanno frequentato il corso erano molto soddisfatti e dunque, facendo capo alle risorse già esistenti nel Ministero, è stato messo a punto un piano per formare altri insegnanti.

Grazie al cambiamento graduale di metodologia verso l’Agile, il progetto è avanzato senza grandi intoppi. Non era più necessario aspettare che tutte le scuole avessero dei computer. Col tempo, Banana Contabilità è stato installato in diversi computer ed è cresciuto anche il numero di docenti formati. Siamo poi passati alla fase dell’insegnamento agli allievi, con notevole successo. La formazione e installazione si è espansa in altre provincie, sempre riscontrando un grande interesse.

Nascevano regolarmente nuove problematiche, ma applicando l’Agile methodology, il Ministero riusciva a risolverle in tempi ridotti. Abbiamo messo a punto soluzioni su scala ridotta, con degli aggiustamenti in maniera rapida per poi implementarli in altre scuole. Ad esempio, il programma di studio del Congo prevedeva di usare la scrittura a mano per gli esami. Il Ministero ha introdotto quindi la possibilità per le scuole dotate di aule adatte, di svolgere gli esami usando i computer. L’esperienza fatta in queste scuole è poi servita come base per risolvere nuovi o problemi simili, migliorando il sistema per poi introdurlo in altre scuole. La strategia veniva migliorata continuamente ciclo dopo ciclo, riuscendo così a ridurre gli imprevisti e impiegare al meglio le risorse a disposizione.

Dai piccoli obiettivi verso una visione a lungo termine

Solitamente l’Agile viene usata per raggiungere risultati a breve termine, ma può anche essere estremamente efficace per una visione a lungo termine.

Bisogna tenere conto che lo sviluppo tecnologico si evolve rapidamente e determinate soluzioni e strumenti possono diventare inadatti in tempi brevi. È quindi molto importante aggiornare la visione a lungo termine del progetto e verificare se i passi compiuti vanno nella giusta direzione.

Nei progetti di ampio respiro come quello della contabilità in Congo, uno dei compiti più importanti del partner tecnologico, ovvero Banana.ch, è di aiutare nella scelta di soluzioni durevoli che consentono di integrare le nuove tecnologie. In questo caso, come visto in precedenza, il problema principale era la difficoltà di riuscire a dotare tutte le scuole della nazione di aule informatiche.

Come risolvere la problematica delle aule informatiche

Banana.ch fornisce da numerosi anni il proprio software alle scuole svizzere. Ma in Svizzera non c’è mai stato un problema relativo alla scarsità di aule informatiche, inoltre tutti gli allievi delle scuole professionali possiedono già un computer portatile. Dunque, nella nazione elvetica le scuole stanno adottando il modello dove sono gli allievi stessi a portare i loro apparecchi in classe (BYOD , Bring Your Own Device) e non investono più nelle aule informatiche. In Congo la situazione è però molto diversa perché il potere d’acquisto è più basso e i docenti e gli allievi non possono permettersi di avere a disposizione un computer portatile.

Lavorando a stretto contatto con i funzionari del Ministero, abbiamo pensato a uno scenario alternativo. Nella RDC, al momento tutti i docenti e allievi delle scuole professionale possiedono un telefonino. Grazie all’evoluzione tecnologica, prevediamo che gli allievi e allieve avranno presto pure uno smartphone. Abbiamo quindi deciso di adattarci alle loro disponibilità e abbiamo puntato su:

• Miglioramento dell’uso di Banana Contabilità sui sistemi operativi mobile (Android e iOS) fino ad essere praticamente in linea con la versione desktop.
• Possibilità, anche su mobile, di tenere la contabilità anche senza il bisogno di connettersi a Internet dato che in Congo le connessioni non sono sempre di alta qualità e hanno dei costi rilevanti.

Tenere la contabilità su uno schermo di un telefonino non è certamente la soluzione ideale, ma sapendo che tutti gli allievi avranno a disposizione uno smartphone di nuova generazione nei prossimi anni, significherà che potranno esercitarsi a tenere delle contabilità e su tutte le funzionalità tipiche di un ERP (entreprise resource planning software) senza connettersi a Internet. Come risultato, quando gli allievi entreranno nel mondo del lavoro, saranno già preparati a usare un software di contabilità.

Abbiamo potuto constatare una crescita dell’uso della versione mobile di Banana.ch in Congo, segno che la strategia è quella giusta.

Adattamento alle nuove tecnologie: il modello BYOD nelle scuole congolesi

Al momento, si sta sviluppando una convergenza fra l’uso dei software tra mobile e desktop. In occasione di una formazione dei collaboratori del Ministero dell’Educazione, è stata presentata una nuova tecnologia disponibile per ora sugli smartphone di alta gamma. Collegando un monitor e una tastiera allo smartphone di ultima generazione, si attiva l’Android Desktop Mode. Il piccolo device si trasforma così in un vero e proprio computer.

Negli anni a venire, grazie al progresso tecnologico, questa funzionalità sarà certamente disponibile anche per smartphone meno costosi. Anche gli allievi congolesi potranno avere a disposizione un telefono che diventa computer e si potrà adottare il modello BYOD, eliminando così totalmente il problema delle aule informatiche.

Questo scenario appare sempre più realistico e il Ministero è consapevole che il piano per mettere a punto i corsi e il materiale di formazione per i docenti è molto importante. In futuro, quando in Congo si potrà sfruttare la modalità desktop sugli smartphone,  funzionari del Ministero dovranno avere le competenze necessarie per offrire una formazione agli allievi che si adatta a questa nuova tecnologia.

Il MEPSP ha già allestito un piano che formerà diverse persone nelle diverse province che a loro volta formeranno i docenti nelle scuole sul sistema contabile OHADA e sull’istallazione e l’uso di Banana Contabilità.

Con il tempo la metodologia Agile è diventata integrale nella collaborazione con i vari stakeholder, ma oltre a ciò viene usata anche per sperimentare nuove tecnologie e nuove interessanti soluzioni. Non è necessario stravolgere il sistema di gestione attuale dei progetti delle ONG per poter usufruire dei vantaggi dell’Agile, ma nel nostro caso un’applicazione ampia ha facilitato il raggiungimento di numerosi obiettivi.

Il finanziamento del progetto in Congo

Per quanto riguarda il finanziamento del progetto sulla contabilità in Congo, il Ministero aveva scarsi fondi a disposizione. In seguito è pure arrivata la pandemia del COVID-19, che ha messo in ginocchio le finanze di molti Stati, tra cui quello della RDC. Dovevamo trovare altri mezzi, per cui abbiamo pensato di presentare il progetto a enti che avrebbero potuto finanziarlo. Seguendo il metodo Agile, è stata messa a punto una documentazione e una struttura della raccolta di fondi partendo da finanziamenti molto limitati, necessari a portare avanti la formazione e per svolgere delle attività alla ricerca di nuove soluzioni. Poi, nelle fasi successive, queste soluzioni possono eventualmente venire applicate su larga scala. Il progetto di estendere la formazione nelle diverse province è stato suddiviso in blocchi, rendendo le cifre accessibili per molte fondazioni ed enti.

Abbiamo però riscontrato una grande limitazione: la metodologia Agile non è particolarmente conosciuta nell’ambito della cooperazione internazionale e i finanziamenti vengono accordati ancora sulla base di progetti già completi, con processi decisionali piuttosto complessi e burocratici.

Nel nostro caso, tutti gli stakeholder hanno potuto riscontrare che il progetto gestito con l’Agile è molto valido e idoneo. Le varie fasi hanno infatti portato a rafforzare e a colmare le lacune del sistema scolastico esistente. L’impatto positivo del progetto è evidente perché a beneficiare saranno le nuove generazioni di studenti, che grazie a una formazione digitale saranno meglio preparati per il mondo del lavoro e avranno maggiori possibilità di trovare un’occupazione.

Nonostante ciò, al momento non abbiamo ancora trovato sostegni esteri. Gli importi richiesti sono contenuti ma purtroppo nel mondo della cooperazione è tuttora complicato e dispendioso mettere a punto delle strategie di finanziamento dato che si pianifica ancora con il metodo cascata. Contrariamente al mondo delle startup, non vi è ancora una predisposizione degli enti finanziatori a concedere sostegni in modo progressivo, aperto alla sperimentazione e alla messa a punto di nuove soluzioni.

Una prospettiva verso un uso diffuso dell’agile nelle ONG

Il successo del progetto verso una contabilità digitale in Congo è solo uno degli esempi che dimostrano l’efficacia e l’idoneità dell’Agile nell’ambito no profit. Non siamo ancora arrivati alla conclusione, ma finora abbiamo fatto molti passi avanti in un contesto di grande difficoltà e di risorse molto limitate. Questo modello ci ha permesso di valorizzare e sfruttare al meglio risorse, le competenze e organizzazioni già ben strutturate e ampiamente presenti sul territorio.

L’Agile applicato alle ONG apre prospettive che erano impensabili fino a pochi anni fa. Certamente l’adozione di questo metodo sarà molto utile anche ad altri progetti di cooperazione internazionale, tutti caratterizzati, chi più, chi meno, da un alto grado di difficoltà, variabilità e imprevedibilità.

Speriamo che questa presentazione di un progetto che ci riguarda vi abbia mostrato le numerose potenzialità della metodologia Agile e come questa può essere applicata al mondo delle ONG per migliorare l’efficacia degli interventi di sostegno e per facilitare la concessione di importi ridotti a sostegno dei progetti umanitari.

Con la speranza che l’Agile venga adottato in numerosi progetti no profit, vi invitiamo a contattarci nel caso aveste domande riguardo al progetto alla contabilità in Congo o più in generale sull’uso dell’Agile nel settore della cooperazione.

Riferimenti

Helms, B. (2019, 10 settembre). Can the Development Community Adopt Agile?. DAI. https://dai-global-developments.com/articles/can-the-development-community-adopt-agile.

Manifesto for Agile Software Development. (2001). Agile Manifesto. https://agilemanifesto.org/

Modernisation de la formation en comptabilité au Congo RDC. (2020, gennaio). Banana.ch. https://www.banana.ch/fr/formation/comptabilite-rdc.

Terbeche, M., Carrier, M. (2019, 26 marzo). An “Agile Manifesto” for humanitarian and development projects. Groupe URD. https://www.urd.org/en/review-hem/an-agile-manifesto-for-humanitarian-and-development-projects/

(2018, 2-4 ottobre). Humanitarian Aid on the Move No. 20. [Relazione a convegno].  Groupe URD. Autumn School on Humanitarian Aid. https://www.urd.org/en/review-hem/humanitarian-aid-on-the-move-n20/.

Shafiq, M., & Soratana, K. (2019). Lean and Agile paradigms in humanitarian organizations' logistics and supply chain management. LogForum, 15 (1).

Trish. ( n.d.). Agile for Nonprofits: A Project Management Method. Springly. https://www.springly.org/en-us/blog/agile-method-project-management-method-nonprofit/.