La ripartizione delle spese immobiliari e il conguaglio spese a carico dei comproprietari tiene conto di:

• La somma di tutte le spese che corrisponde all'importo totale da ripartire ai comproprietari.
• La somma di tutti gli incassi (acconti richiesti, incassi lavanderia e altro) che coprono parte delle spese immobiliari.
• La differenza tra la somma di tutte le spese e la somma di tutti gli incassi è l'importo totale dei conguagli ai comproprietari.
  • Questa differenza è l'importo di conguaglio di tutti i comproprietari dopo le ripartizioni relative a ogni unità abitativa.
  • Se i ricavi sono maggiori delle spese immobiliari abbiamo un'eccedenza da ripartire ai comproprietari.
  • Se i ricavi sono minori delle spese immobiliari abbiamo una differenza da richiedere ai comproprietari.
  • Ogni conguaglio spese può sempre essere a favore del comproprietario oppure a favore del condominio, anche se in totale abbiamo un'eccedenza da ripartire o una differenza da richiedere.
  • Quando si addebitano i conguagli a ciascun comproprietario la somma di tutte le spese immobiliari corrisponde esattamente alla somma dei ricavi (nessun utile e nessuna perdita).

Ripartizione delle spese per le unità

Le spese a carico dei comproprietari devono essere ripartite sulle specifiche unità abitative e eventualmente anche per il periodo di tempo in cui un comproprietario è stato proprietario.

Il programma permette di tenere conto delle spese immobiliari, ma non si occupa della ripartizione, perché il tema della ripartizione è specifico per ogni immobile e può avere delle particolarità specifiche che sono molto complesse.

Per la ripartizione si consiglia di creare una tabella Excel specifica per ogni immobile e per ogni anno contabile (o periodo di ripartizione) dove sono riportati i totali dei conti e poi gli importi sono suddivisi tramite coefficienti di ripartizione.

Vedi l'esempio di seguito e scarica il modello Excel.

Conguaglio spese comproprietario

Il conguaglio spese di ogni comproprietario deve essere registrato in contabilità.

• Se il conguaglio è a favore del condominio lo si addebita (conto comproprietario Dare).
  • La contropartita è il conto Incassi da spese condominiali.
• Se il conguaglio è a favore del comproprietario lo si accredita (conto comproprietario Avere).
  • La contropartita è il conto Incassi da spese condominiali.
• Dopo avere registrato tutti i conguagli spese ai comproprietari l'utile o la perdita dovrebbe azzerarsi o dovrebbe restare un saldo di pochi centesimi che non possono essere ulteriormente ripartiti su tutti i comproprietari.
  • Se l'utile o la perdita si azzera o restano solo pochi centesimi la ripartizione è avvenuta correttamente.
  • Se l'utile o la perdita non si azzera o restano importi superiori a pochi centesimi la ripartizione non è avvenuta correttamente ed è quindi necessario ricontrollare le formule usate per ripartire le spese ai comproprietari.

Ripartizione delle spese sostenute per la deduzione dalle imposte

Per una eventuale deduzione dalle imposte delle spese sostenute dai comproprietari si consiglia di creare una tabella Excel specifica per ogni immobile e per ogni anno contabile (o periodo di ripartizione) dove sono riportati i totali dei conti deducibili e gli importi sono suddivisi tramite coefficienti di ripartizione.

Vedi l'esempio di seguito e scarica il modello Excel.

Spese a carico dei comproprietari pro-rata

Le spese a carico dei comproprietari devono essere ripartite sulle diverse unità abitative.

• Un'unità abitativa potrebbe avere nel corso di un anno contabile più di un comproprietario a causa di vendite degli appartamenti e relativi acquisti.
• In caso di più comproprietari nella stessa unità abitativa durante un anno contabile spesso si dividono le spese con il calcolo pro-rata.
• Esistono tuttavia altri metodi di suddivisione come quello per mesi o per periodo caldo e freddo dell'anno e così via.
• I metodi di suddivisione delle spese pro-rata variano secondo le normative locali vigenti o secondo i contratti di compravendita immobiliare sottoscritti.

Con Banana Contabilità+ puoi gestire una contabilità di condominio attraverso il flusso di lavoro descritto in questa pagina e che comprende:

• la importazione degli estratti conto elettronici bancari.
• la registrazione automatica degli estratti attraverso la gestione delle regole di completamento della contabilità.
• la registrazione automatica dei salari versati al custode senza riscrivere o ricopiare le registrazioni più volte.
• la creazione di report completamente personalizzati in Excel.
• il salvataggio e l'invio della contabilità comprensiva di giustificativi in un unico file PDF.

Guarda nel dettaglio ognuna di queste possibilità che hai a disposizione su Banana Contabilità Plus.

Importa gli estratti conto elettronici in contabilità

Richiedi alla tua banca di fornirti il file XML Camt.053 giornaliero (estratto conto elettronico). Il formato Camt.053 necessario deve avere la versione camt.053.001.08 (ISO 20022 versione 08 dal 2019). Se necessario chiedi anche alla tua banca di continuare a ricevere l'estratto conto in formato PDF.

L'estratto conto elettronico giornaliero permette di avere la contabilità aggiornata ogni giorno e di emettere richiami di pagamento in qualsiasi momento.

Quando il file XML è disponibile scaricalo dalla tua banca e salvalo sul computer. Attraverso l’estensione Importazione estratto bancario SEPA/ISO 20022 per Banana Contabilità Plus puoi importare il file appena scaricato con l’obiettivo di registrare automaticamente in contabilità tutti i movimenti bancari.

Quando importi gli estratti conto puoi infatti registrare automaticamente sia gli incassi che i pagamenti effettuati attraverso l'uso delle regole di completamento delle registrazioni contabili. Importando regolarmente gli estratti conto puoi creare di volta in volta tutte le regole necessarie per contabilizzare automaticamente sempre di più tutta la contabilità.

Crea regole per la contabilizzazione automatica

Banana Contabilità+, con l'abbonamento al piano Advanced, permette la semplice gestione di regole per completare la contabilità secondo i criteri da te imposti.

Per esempio puoi registrare tutte le fatture pagate provenienti da Azienda SA in un determinato conto contabile usando la codifica Azienda SA.

Oppure puoi decidere di registrare tutte le fatture pagate provenienti da Azienda SA e collegate a un determinato numero di contratto in uno specifico conto contabile con la codifica +Azienda SA 101.200.14 dove 101.200.14 è il numero di contratto che abbiamo stipulato con Azienda SA e il segno + indica che è necessario trovare tutte le informazioni, in qualsiasi ordine, all'interno dell'estratto conto elettronico.

Allo stesso modo puoi registrare automaticamente gli incassi da parte dei comproprietari usando i nomi di chi effettua il pagamento. Con le regole registri automaticamente tutti i movimenti in entrata e in uscita contabilizzando subito con i conti contabili corretti qualsiasi importo potresti ricevere o rimborsare a ogni comproprietario.

Per usare le regole inserisci nella colonna Doc della tabella Registrazioni ricorrenti il codice !Rule come negli esempi seguenti.

Se vuoi puoi usare il codice !RuleSplit per inserire regole che funzionano su registrazioni composte da più righe.
 

In questo modo è possibile ridurre notevolmente il tempo di registrazione contabile.

Registra automaticamente i salari del custode

Attraverso la tabella Registrazioni ricorrenti puoi contabilizzare i salari del custode su più righe inserendo per esempio nella colonna Doc il codice univoco salari per ogni riga della registrazione contabile.

Inserisci la descrizione di ogni riga inclusa nella registrazione, inserisci i rispettivi conti Dare e Avere e gli importi che si ripetono.

Una volta impostata una registrazione usala nella tabella Registrazioni:

• Compila la colonna Data.
• Inizia a scrivere nella colonna Doc la parola salari.
• Seleziona la registrazione ricorrente trovata da Banana Contabilità.

La registrazione contabile del salario composta da più righe apparirà completata nella contabilità.

Se importi l'estratto conto elettronico puoi salvare la registrazione composta da più righe come regola per il completamento automatico delle registrazioni e registrare automaticamente durante l'importazione dell'estratto.

Per farlo nella colonna Doc inserisci i codici !Rule e !RuleSplit al posto del nome salari riportato nell'esempio precedente. Guarda l'immagine seguente.

Crea report personalizzati in Excel con l'Add-in di Banana Contabilità

Con Banana Contabilità+ è possibile collegare Microsoft Excel attraverso l'uso dell'Add-in apposito per creare report completamente personalizzati.

In questo modo puoi ripartire i preventivi e i consuntivi o generare i conguagli spese per i comproprietari.

Direttamente all'interno di Excel, tra i suoi componenti aggiuntivi, puoi trovare l'Add-in di Banana Contabilità e iniziare subito a generare i tuoi report.

Per maggiori informazioni guarda le pagine di documentazione relative all'Add-in Excel di Banana Contabilità+.

Salva e invia la contabilità con i giustificativi in unico file PDF

Nella tabella Registrazioni puoi abilitare la colonna Link per allegare a ogni registrazione contabile il relativo giustificativo, come per esempio una fattura ricevuta o una fattura emessa.

Abilita la colonna Link con la seguente procedura:

• Fai doppio clic sulle intestazioni delle colonne nella tabella Registrazioni.
• Spunta la casella DocLink nella colonna sinistra della finestra che si apre come da immagine seguente.
• Conferma cliccando sul bottone Ok in basso a destra nella finestra.

Ora allega i giustificativi dalla tabella Registrazioni facendo doppio clic sulla cella della colonna Link appena abilitata e scegli il file da allegare salvato sul tuo computer.

Quando desideri crea il dossier PDF con la seguente procedura:

• Clicca dal menu File la voce Crea dossier PDF.
• Spunta in basso a sinistra la casella "Includi allegati" nella finestra che si apre come da immagine seguente.
• Clicca il bottone Ok in basso a destra e salva il file PDF in una posizione del computer dove preferisci.

Questo modo di operare ti permette di creare un unico file PDF con il bilancio, il conto economico, le schede conto e tutti i giustificativi in unico file PDF, che puoi successivamente inviare anche per e-mail.

Scarica e guarda un esempio di dossier PDF (alcuni browser non permettono la visualizzazione degli allegati, salvalo e aprilo con Adobe Acrobat Reader che è gratuito).

Clicca sulle icone a forma di graffetta per accedere agli allegati del file PDF scaricato, come nell'esempio seguente.

Con questa funzionalità puoi inviare il file PDF con la contabilità completa anche per e-mail o decidere di conservarlo secondo le norme vigenti.