In questo articolo
Banana Contabilità Plus si presta bene per tenere contabilità di aziende e organizzazioni che hanno sedi in diverse regioni, o che hanno l’esigenza di gestire separatamente progetti e reparti aziendali, raggruppandoli successivamente in una contabilità unica. È una soluzione efficace e con costi di gestione molto ridotti, grazie anche alle nuove funzionalità introdotte con Banana Contabilità Plus.
La modalità operativa è la seguente:
- Per ogni entità (dipartimento, succursale, reparto o progetto) si tiene una contabilità separata.
- I dati delle diverse contabilità vengono poi consolidati in un’unica contabilità dell’entità centrale oppure integrati in un sistema ERP.
Molte ditte usano Banana Contabilità per contabilità multi-sito o multi-sede e crediamo che in futuro questa soluzione diventerà sempre più interessante.
Valorizzazione dei servizi Cloud esistenti
Sempre più ditte hanno a disposizione e usano dei servizi Cloud per l’archiviazione e la condivisione dei dati, come per esempio OneDrive, Google Drive, iCloud o Drobpox. Questi servizi permettono ad ogni dipartimento, succursale, progetto, reparto o azienda di disporre del proprio spazio rendendo contemporaneamente i dati accessibili anche all'entità centrale.
Banana Contabilità Plus valorizza questa infrastruttura, permettendo alle diverse entità in gioco di rendere i propri file immediatamente visibili e disponibili all'entità centrale. Con i servizi Cloud ogni sito, sede, reparto o gruppo di progetto può lavorare in modo indipendente e accedere ai file anche senza connessione internet. Appena è presente un collegamento internet attivo, i dati sono sincronizzati: è quasi come disporre di un sistema di contabilità centralizzato dove non solo i dati della contabilità, ma anche i giustificativi contabili digitalizzati sono immediatamente accessibili anche all'entità centrale.
Grazie all'utilizzo delle funzionalità già offerte dal proprio Cloud, Banana Contabilità Plus lascia anche gestire a piacere le cartelle di lavoro, la condivisione dei file e le autorizzazioni di accesso. Con Banana Contabilità Plus si può scegliere se le diverse entità in gioco lavorano direttamente sui file sempre sincronizzati, oppure se inseriscono le registrazioni su file di lavoro locali, che sono poi copiati nelle cartelle condivise in determinati momenti e unicamente dopo che la contabilità e i saldi siano stati controllati.
Grazie a questi servizi anche entità che operano in diverse nazioni, con norme, lingue e monete diverse possono integrare al meglio e digitalizzare la loro tenuta contabile, in modo semplice e con degli investimenti limitati.
Più possibilità con Banana Contabilità Plus
Le vecchie versioni di Banana Contabilità offrivano già molte possibilità per importare e integrare i dati. La nostra ultima versione, Banana Contabilità Plus, ha introdotto anche la possibilità di avere estensioni che modificano i dati contabili, rendendo possibile automatizzare i processi di importazione di dati esterni.
Molte realtà usano già con successo Banana Contabilità Plus per gestire la contabilità multi-sito. Crediamo che in futuro questa tendenza crescerà ancora e invitiamo gli utilizzatori a suggerici ulteriori migliorie, allo scopo di ottenere un sistema contabile multi-sito completamente integrato con dati riassuntivi aggiornati in tempo reale.
Se vuoi sviluppare un progetto particolare, il nostro personale tecnico è volentieri a disposizione per una consulenza in questo ambito. Inviaci una descrizione della situazione di partenza e del risultato auspicato.
I vantaggi della gestione multi-sito di Banana Contabilità
Generalmente se si deve gestire la contabilità di più entità distaccate che formano un’entità unica, si ricorre ad un software multiutente ERP (Enterprise Resource Planning) che consente a più persone di connettersi e lavorare contemporaneamente.
Banana Contabilità è invece un software in cui solo una persona alla volta può accedere in modifica ai dati. Generalmente non si presta per tenere contabilità di grandi enti. Nonostante ciò, può risultare molto utile e interessante per chi deve gestire delle contabilità separate e poi raggrupparle in una. Eccone i vantaggi principali:
- Contabilità personalizzata per ogni sito o sede
Ogni sito può adattare la propria contabilità alle specifiche normative locali e legali. Questo rende la gestione contabile più accessibile, anche per personale non specializzato, come dimostra l'esempio di Helvetas con diverse tipologie di contabilità per vari progetti.
- Visione dettagliata della situazione finanziaria locale
Le contabilità separate per ogni sito offrono una visione chiara e immediata della situazione finanziaria. A differenza dei sistemi ERP centralizzati, i dettagli finanziari di ogni entità rimangono distinti e facilmente accessibili e analizzabili.
- Adattabilità ai bisogni specifici
Ogni sito o sede può adattare la propria contabilità ai propri bisogni specifici e garantire un controllo accurato delle spese. Le Scuole del cantone Basilea Città, ad esempio, utilizzano conti spese individuali per ogni classe, un dettaglio che sarebbe impraticabile in un sistema centralizzato.
- Protezione e accesso controllato ai dati
Il responsabile della contabilità gestisce i file contabili sul proprio spazio dedicato, così che solo il personale autorizzato possa accedere ai dati.
- Facilità di implementazione e scalabilità
Impostare delle contabilità multi-sito o multi-sede con Banana Contabilità è un processo semplice e facilmente scalabile.
- Indipendenza operativa anche senza internet
La gestione contabile con Banana Contabilità è sempre possibile, perché permette la continuazione del lavoro anche in assenza di una connessione internet.
- Integrazione e condivisione dei dati semplificate
I dati contabili di ciascun sito sono raccolti in un unico file, che può essere salvato e condiviso facilmente con l'entità centrale, sia attraverso servizi Cloud che tramite e-mail.
- Sincronizzazione affidabile con tecnologia blockchain
L'uso della tecnologia blockchain garantisce che i dati già condivisi rimangano invariati e offre una sincronizzazione sicura e affidabile.
- Costi di abbonamento ridotti
La gestione contabile di ciascun sito o sede richiede solo un abbonamento di Banana Contabilità, rendendo la soluzione economicamente vantaggiosa e ancora più accessibile.
Varie possibilità di consolidamento dei dati in un'unica contabilità
I dati delle contabilità di ogni sito o entità locale possono essere integrati per formare una contabilità unica.
- I piani dei conti dei diversi siti, o delle diverse sedi, devono ovviamente essere strutturati in modo tale da conformarsi alle esigenze che servono all’integrazione.
- Si può scegliere di integrare i dati in diversi modi:
- Integrare tutti i movimenti contabili:
la contabilità madre conterrà esattamente tutte le informazioni presenti nelle diverse contabilità. - Integrare solo i movimenti complessivi di un periodo:
in questo modo nella contabilità madre si vedranno solo gli importi riassuntivi periodici relativi al sito. - Adottare un approccio ibrido:
per esempio, l’organizzazione Helvetas, a livello delle diverse nazioni, integra tutti i movimenti in una sola contabilità nazionale. Nel sistema centrale le diverse contabilità nazionali vengono integrate solo con gli importi riassuntivi mensili.
- Integrare tutti i movimenti contabili:
Modalità operative per le contabilità multi-sito o multi-sede
Esistono infine diverse modalità operative:
- Integrare i dati delle diverse contabilità in un file di Banana Contabilità
Si possono usare dei comandi specifici per importare i movimenti o per l’unione di più file. È inoltre possibile automatizzare l’importazione attraverso la creazione di estensioni su misura.
- Integrare i dati delle diverse contabilità in un sistema contabile centralizzato tramite:
- stampe e riprese di dati manuali.
- esportazione dei dati e importazione dati in formati standard (per esempio csv, xlsx o altri formati standard).
- creazione di esportazioni dei dati specifiche.
Importanza della pianificazione della contabilità multi-sito
Se si vogliono tenere contabilità separate per siti o sedi, che poi devono essere consolidate in una contabilità madre, è importante pianificare correttamente la struttura dei conti, la modalità e la frequenza con cui i dati sono integrati in quella centrale. In tutti i casi è indispensabile avere dei piani dei conti strutturati in modo uniforme, che tengano conto delle esigenze dell’integrazione dei dati.
Il caso più semplice è quando le diverse contabilità sono indipendenti l'una dalle altre, come per l’esempio qui indicato delle scuole. In questo caso si tratta perlopiù di permettere che i dati della singola entità siano riportati in modo conforme agli standard aziendali.
Una situazione più complessa, come è l’esempio presentato in seguito di Helvetas, è quando fra la sede centrale e le entità locali ci sono dei trasferimenti di fondi. È importante quindi impostare dei conti di collegamento in doppio, per le entità e per i progetti, che poi vanno a compensarsi al momento dell’integrazione dei dati.
In ultimo esistono delle situazioni dove le diverse entità devono anche condividere i conti clienti e fornitori. In questo caso è necessaria un'integrazione dei dati nei due sensi, perché anche la contabilità della succursale deve riprendere i movimenti della sede per ottenere informazioni aggiornate sulla situazione delle fatture emesse, pagate e ancora aperte.
Come accennato in precedenza, invitiamo gli utilizzatori che usano Banana Contabilità in contesti multi-sito o multi-sede a condividere le proprie esperienze e inviarci eventuali suggerimenti per miglioramenti che possano rendere più semplice ed efficace queste gestioni.
Caso studio: Scuole del cantone Basilea Città
Ogni scuola del cantone ha un proprio budget finanziario per fare fronte alle spese di acquisti di libri, gite o altro. Il personale della scuola tiene il controllo di queste spese grazie a Banana Contabilità Plus. Il piano dei conti è strutturato con alcuni gruppi che corrispondono ai conti del sistema contabile centrale. Ogni scuola può quindi adattare il piano dei conti secondo le proprie necessità e, in particolare, ottenere il controllo delle spese di ogni singola cassa o progetto.
Grazie a un’estensione sviluppata appositamente dai nostri tecnici, ogni quattro mesi viene stampato un report, che somma i movimenti del periodo secondo i gruppi predefiniti e riporta anche i dati relativi alla certificazione dei dati. La ripresa dei dati nell’ERP SAP viene poi eseguita manualmente.
I dati delle diverse contabilità si trovano sui server del sistema cantonale, negli spazi riservati alle singole scuole.
La soluzione è molto apprezzata perché consente al personale di ogni scuola di gestire con facilità la contabilità secondo le loro proprie esigenze. Anche in termini di costi, i vantaggi sono notevoli, perché non si richiede una formazione specifica su SAP e licenze d’uso per ciascuna scuola.
La soluzione era inizialmente usata da circa 40 scuole ed è poi stata estesa a molte altre nel cantone.
Anche diversi istituti scolastici di altri cantoni hanno adottato soluzioni simili e hanno riscontrato importanti benefici rispetto a una gestione basata su sistemi centralizzati.
Caso studio: Organizzazione Helvetas
HELVETAS Swiss Intercooperation è una delle più grandi organizzazioni svizzere di sostegno allo sviluppo, che opera in diverse nazioni.
Helvetas ha iniziato a usare Banana Contabilità nel 2005. Grazie a Banana Contabilità è riuscita a fare in modo che la contabilità dei singoli progetti potesse essere gestita dal personale in loco. Questo consente una presa a carico e un’assunzione delle responsabilità a livello locale, nello spirito dei propri obiettivi di cooperazione. Grazie alla gestione locale i responsabili del progetto hanno anche una visione sempre aggiornata dei mezzi a disposizione riducendo inoltre sia i costi che la necessità di personale in sede.
Grazie alla flessibilità offerta da Banana Contabilità, si è anche riusciti a fare in modo che la contabilità di ogni singolo progetto venga categorizzata secondo le specifiche del donatore che lo ha finanziato. In questo modo i donatori hanno a disposizione una rendicontazione sempre aggiornata sui mezzi messi a disposizione e quelli utilizzati, rendendo possibile un controllo puntuale dell'investimento e della progressione del progetto.
I dati contabili dei diversi progetti vengono integrati a livello delle singole nazioni in una contabilità di Banana Contabilità, contenente tutti i dettagli delle entità locali. Le contabilità nazionali vengono poi integrate nel sistema contabile centrale, però solo per quanto riguarda i dati riassuntivi dei periodi. Grazie alla funzionalità di certificazione dei dati con la tecnologia blockchain di Banana Contabilità si è sempre certi che non avvengono delle modifiche a posteriori e si fa in modo che avviene una corretta sincronizzazione.
Negli ultimi anni Helvetas ha sviluppato ulteriormente il sistema di integrazione nella banca dati centrale dei dati dei diversi progetti, e ha anche sviluppato delle soluzioni specifiche che si appoggiano sulle funzionalità di esportazione presenti in Banana Contabilità.
Nel 2023 Helvetas è passata a Banana Contabilità Plus e sono oltre 500 gli utilizzatori che lo usano.
- L'organizzazione Helvetas Swiss Intercooperation utilizza Banana Contabilità.