Nouveaux layouts

Dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, deux nouveaux layouts hautement personnalisables ont été ajoutés : 

• Le layout CH10 pour tous les utilisateurs en Suisse (avec ou sans Code QR) 

• Le layout UNI11 pour tous les utilisateurs en d'autres pays. 

Nous vous conseillons de passer immédiatement à Banana Comptabilité Plus et de profiter des nombreuses nouvelles fonctionnalités.

Il y a deux façons de préparer le fichier comptable pour la facturation :

1. Créer un nouveau fichier comptable à partir d'un modèle prédéfini.
2. Adapter votre fichier comptable existant.

Nouveau fichier comptable

Plusieurs modèles sont disponibles avec le registre clients préconfiguré. Les types de comptabilité qui supportent la création de factures sont :

• Comptabilité en partie double.
• Comptabilité multidevise.
• Comptabilité dépenses/recettes

Les comptes énumérés peuvent contenir ou non des options TVA.

Vous pouvez créer un nouveau fichier comptable pour la facturation comme suit :

• Menu Fichier → Nouveau.
• Sélectionnez la Région et la langue.
• Dans le champ Filtrer par, tapez Factures.
• Dans la section à droite, sélectionnez l'un des modèles.
• Enregistrer le fichier sous.

Suivez toutes les instructions de la page Facturation.

Adaptez votre fichier comptable existant

Si vous avez déjà votre propre fichier, mais qu'il n'est pas encore configuré pour créer des factures, vous devez ajouter certaines fonctions et paramètres nécessaires pour imprimer les factures :

Saisissez les données de la société dans les Données de base.

• Dans le menu Fichier → Propriétés du fichier (données de base) → Adresse, définissez l'adresse de votre entreprise, qui sera indiquée dans l'en-tête de la facture.
• Si vous avez un logo que vous souhaitez utiliser, consultez la page Configuration logo.

Définir la liste des clients dans le tableau Comptes

• Dans la tableau Comptes, définissez le registre clients.
• Ajoutez et affichez les colonnes d'adresse des clients.
  • Dans le tableau Comptes, sélectionnez la vue Adresse et saisissez les adresses des clients.
  • Si la vue Adresse n'est pas visible, ajoutez-la via le menu Outils → Ajouter de nouvelles fonctionnalités → Ajouter des colonnes d'adresse dans le tableau Comptes.
• Configurez les paramètres du client dans le menu Compta2 → Clients → Paramètres →

Ajoutez les colonnes dont vous avez besoin dans le tableau Ecritures

• Dans le tableau Ecritures, rendez visibles les colonnes de facturation :
  • Menu Données → Organisez les colonnes et affichez les colonnes PièceType et PièceFacture.
  • Ajoutez des colonnes pour la quantité et le prix unitaire (facultatif).
  • Menu Outils → Ajouter de nouvelles fonctions → Ajouter des colonnes Articles dans le tableau Ecritures.
  • Ajoutez le tableau Article (facultatif).
    Vous en avez besoin pour garder une liste de vos articles et il sert de mini-gestion de stock.
    Menu Outils → Ajouter de nouvelles fonctions → Ajouter un tableau Article

Arrondissement au chiffre supérieur des montants facturés

Lors de l'impression d'une facture en CHF, le total est arrondi à 5 centimes, si nécessaire. Si le total de la facture imprimée ne correspond pas au montant de l'enregistrement, l'utilisateur sera informé de la différence.

Si vous ne souhaitez pas arrondir le montant total, vous pouvez utiliser la commande Compta2 → Clients → Paramètres → Avancé pour définir l'arrondi de la facture aux centimes souhaités, par exemple si vous définissez 0,01 le total de la facture correspondra au montant de l'écriture.

Créez l’écriture d'arrondi qui sera inclus dans l'impression de la facture. Voir l'exemple :

Factures gérées dans un fichier séparé, uniquement pour les factures

Si vous voulez gérer les factures séparément de la comptabilité, vous devez créer un nouveau fichier. Seuls les comptes clients nécessaires à la facturation sont saisis dans le plan comptable. Dans le tableau Ecritures, saisissez les écritures de facturation.
Cette approche convient à ceux qui :

• Enregistrent les factures sur l'encaissé. Seul le montant encaissé est enregistré dans le fichier comptable.
• Veulent une gestion des factures complètement détachée, par exemple, les associations qui doivent envoyer les cotisations aux membres.

Comment créer un fichier séparé pour la gestion des factures :

1. Téléchargez le fichier d'exemple, ouvrez-le et adaptez-le à vos besoins.
   Vous pouvez également partir de n'importe quel modèle existant et l'adapter, comme mentionné ci-dessus, pour l'utilisation des factures.
2. Vérifiez que tous les réglages et les colonnes expliqués dans le paragraphe précédent sont présents.

Les données de la facture sont saisies dans le tableau Ecritures. Pour chaque nouvelle facture, saisissez une nouvelle ligne de saisie.

• Entrez la date de l'Ecriture
• Le numéro de facture
• Le texte de la description (articles, services, conseil...) qui apparaîtra sur la facture du client.
• Dans le compte Débit, entrez le numéro de compte client.
• Dans le compte Crédit saisissez la contrepartie (compte Ventes, Conseil ou autre)
• Saisissez le montant
• Si vous êtes assujetti à la TVA, entrez le code TVA avec le pourcentage de TVA applicable. Voir Imprimer les factures et gérer de la TVA

Facture sur plusieurs lignes

S'il y a plusieurs postes à facturer (plusieurs postes ou services ou les deux), ils doivent être saisis sur plusieurs lignes (un poste par ligne) :

• Saisissez une nouvelle ligne de saisie pour chaque poste que vous souhaitez imprimer sur la facture.
• Sur chaque ligne supplémentaire, répétez les mêmes dates et numéros de facture que sur les lignes précédentes.

Colonnes de base Tableau Ecritures des factures

Date et heure
La facture indiquera la date indiquée dans cette colonne. Toutes les lignes appartenant à la pièce doivent indiquer la même date.

Facture
Pour la gestion des factures, un numéro de facture doit être saisi dans la colonne Facture et un compte client appartenant au titulaire du compte.

Colonnes optionnelles

Type de produit
Dans la colonne Type, vous pouvez définir des lignes détaillées, telles que des lignes de totalisation ou une condition de paiement spécifique pour une facture. Cette colonne n'est pas visible par défaut, mais doit être affichée via la commande Données → Commande Organiser Colonnes et cocher l'option PièceType

Quantité
Il s'agit de la colonne où la quantité de biens ou de services vendus est indiquée. Pour ajouter la colonne de quantité, utilisez le menu Outils → Ajouter de nouvelles fonctions → Ajouter la colonne Quantité dans le tableau Ecritures

Unités
Entrer le type d'unité (par ex.'pz','h','m','kg').

Prix unitaire
Le prix unitaire des marchandises ou du service est saisi. Dans ce cas, le programme calcule automatiquement le montant total en fonction des quantités saisies dans la colonne Quantité.

La fenêtre de dialogue Imprimer factures est accessible à partir de la commande  Compta2 -> Clients -> Imprimer factures.

Une fois que vous avez choisi les options d'impression, appuyez sur le bouton OK pour prévisualiser la facture.

Section Imprimer

Numéros de facture

Vous pouvez imprimer une ou plusieurs factures :

• Pour imprimer des factures individuelles, indiquer le numéro de la facture.
• En cas d'impression multiple, indiquer les numéros de facture séparés par des virgules (par ex. 1, 3, 6).
• Lors de l'impression d'une séquence (de...à...), indiquez les nombres séparés par un trait d'union (par ex. 1-3).
  Si la numérotation utilisée devait contenir un trait d'union, par exemple, numéro de facture '2016-1', celle-ci doit être entourée par des accolades {} afin de pouvoir faire la distinction avec un intervalle de documents, {2016-1}-{2016-3}.

Factures du

L'option permet de déterminer l'impression des factures incluses dans la période. Il faut insérer une date initiale et une date finale.

Factures non imprimées

Les factures qui n'ont aucun contenu dans la colonne 'Imprimée' du tableau Écritures sont imprimées. Donc toutes les factures non encore imprimées seront imprimées.

Mise en page

Les styles permettent de changer la mise en page de la facture. Il y a des modèles de facture avec logo, avec la colonne quantité ou avec un bulletin de versement joint.

D'autres modèles ...

Cette touche vous porte vers le dialogue Gérer apps où vous pouvez mettre à jour les modèles avec de plus récents ou pour ajouter des modèles personnalisés.

Paramètres...

Permet de configurer les paramètres du style sélectionné. Pour plus d'informations, consulter notre page Modèles et Configuration .

Les options les plus importantes sont:

• Imprimer en-tête de page
• imprimer bulletin de versement BVR
• Sélection de couleurs

Mettre à jour champ 'Imprimée' après l'impression

La colonne est visible avec la commande Données - Organiser colonnes.

Met à jour la colonne Imprimée (InvoicedPrinted) dans le tableau Écritures, avec le texte 1 après l'aperçu avant impression de la facture. Ceci permet à l'option Sélectionner Factures non imprimées de sélectionner les factures avec le contenu de la colonne vide.

Section Options Modèles

Dans cette section, vous pouvez ajouter des textes spécifiques pour chaque langue, par exemple pour indiquer les salutations finales ou les coordonnées bancaires pour le paiement.
En fonction de la langue du client,  le programme affiche les textes enregistrés pour la langue indiquée à la fin de la facture
Sélectionnez la commande menu Compta2 -> Clients -> Imprimer factures -> Options modèle, insérez le texte désiré et confirmez avec OK, l'aperçu avant impression apparaît.

Nouveaux layouts

Dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, deux nouveaux layouts hautement personnalisables ont été ajoutés : 

• Le layout CH10 pour tous les utilisateurs en Suisse (avec ou sans Code QR) 

• Le layout UNI11 pour tous les utilisateurs en d'autres pays. 

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Modèles prédéfinis

Le programme contient déjà différents modèles de factures, de rappels et de rapports mis à votre disposition. Chaque modèle renferme des caractéristiques d'impression différentes.

Il y a des modèles qui affichent les montants avec TVA incluse et d'autres qui affichent les montants hors TVA et ajoutent la TVA séparément au total.

Vous pouvez installer ou supprimer des modèles à l'aide des commandes Compta2 -> Clients ->  Imprimer factures -> Autres modèles ou, menu Apps -> Gérer Apps.

Changer les paramètres des modèles

Pour chaque modèle il est possible de configurer et de changer certains paramètres comme l'inclusion ou non de l'en-tête de page, le bulletin de versement BVR (pour la Suisse), la modification des couleurs du fond et du texte. Voici comment procéder :

• Menu Compta2 -> Clients -> Imprimer factures.
• Dans la section Imprimer -> Mise en page, choisissez un modèle parmi ceux qui sont installés.
• Cliquez sur le bouton Paramètres et configurez selon vos préférences.

Changer de modèle

• Menu Compta2 -> Clients -> Imprimer factures.
• Dans la section Imprimer -> Mise en page, choisissez un modèle parmi ceux qui sont installés.

Mettre à jour les modèles prédéfinis

Les modèles prédéfinis sont mis à jour automatiquement; ou il est possible de forcer la mise à jour depuis le dialogue depuis le menu Apps -> Gérer Apps... -> Mettre à jour apps

Créez votre propre facture personnalisée

Pour créer une App facture, vous avez besoin de connaissances en programmation, langage javascript.

Banana vous permet de modifier la mise en page de la facture ; si l'un des modèles fournis ne répond pas à vos besoins, vous pouvez créer votre propre modèle personnalisé à partir d'un modèle existant ou à partir de zéro.

De plus amples informations se trouvent sur la page Create your invoice Layout (page uniquement en Anglais)

Paramètres des factures

En cliquant sur le bouton Paramètres (menu Compta2 → Clients  → Imprimer factures), vous accédez à la fenêtre de dialogue qui vous permet de modifier les paramètres de la facture (en-tête, logo, BVR, couleurs,...).

• Inclure l'en-tête de la page - Insérez la coche pour Oui, laisser en blanc pour Non - Si vous utilisez des versions antérieures à 9.0.4, entrez le numéro 1 pour Oui ou le numéro 0 pour Non.
• Imprimer logo - Insérez la coche pour Oui, laisser en blanc pour Non - Si vous utilisez des versions antérieures à 9.0.4, entrez le numéro 1 pour Oui ou le numéro 0 pour Non.
• Imprimer BVR - Insérez la coche pour Oui, laisser en blanc pour Non  - Si vous utilisez des versions antérieures à 9.0.4, entrez le numéro 1 pour Oui ou le numéro 0 pour Non.
• Les mises en page commençant par[CHxx] vous permettent d'imprimer la politique BVR (Suisse).
• Nom de la banque - entrez le nom de la banque
• Adresse de la banque - indiquez l'adresse de la banque
• Compte BVR - exemple 01-9999-9 (à saisir avec les tirets).
• Numéro de membre BVR (ID), exemple 113456 (à saisir sans tiret)
• Échelles de caractères (facultatif) - taille de la police - en général, il n'est pas nécessaire de modifier les valeurs par défaut.
• BVR X-Position et BVR Y-Position (en option) - position horizontale et verticale des numéros BVR - généralement pas besoin de modifier les valeurs par défaut
• Imprimer le bulletin de versement sur une page séparée - Insérez la coche pour Oui, laisser en blanc pour Non - si vous utilisez des versions antérieures à 9.0.4, inscrire le numéro 1 pour Oui ou le numéro 0 pour Non.
• Police de caractère - vous pouvez entrer la police que vous voulez utiliser, par exemple Arial, Times New Roman, ....
• Couleur d'arrière-plan - Vous pouvez personnaliser la couleur d'arrière-plan de l'en-tête du tableau de la facture. Valeur par défaut : #005392 (bleu).
• Couleur du texte - Vous pouvez personnaliser la couleur du texte de l'en-tête du tableau de la facture. Valeur par défaut : #ffffffff (blanc).

Texte final

Vous pouvez ajouter des lignes de texte à la partie finale de la facture, ce qui est utile pour la saisie des coordonnées bancaires, par exemple.
Depuis le menu Compta2 → Clients → Imprimer factures → Options, insérez le texte souhaité dans le champ Texte final et confirmez avec OK.

Les notes de crédit ont leur propre TypeDoc, différent des factures.

• Saisissez l'écriture comme s'il s'agissait d'une facture.
• Saisissez le numéro de la note de crédit dans la colonne Facture.
  Les comptes suivront la logique de l'enregistrement d'une note de crédit. Par conséquent, le montant du document sera négatif.
• Dans la colonne Type, entrez 12
• Dans la colonne Libellé, entrez le titre du document, en l'occurrence Note de crédit au lieu de Facture
  Avec certains modèles d'impression, la mention Facture est toujours imprimée ;  pour changer cela :
  • Saissisez une nouvelle ligne avec le même numéro de facture et le TypeDoc 12:tit.
  • Dans la colonne Libellé, insérez Note de crédit.

Imprimer la note de crédit

Pour imprimer la note de crédit, utilisez la même commande que celle pour l'impression d'une facture: Compta2 - Clients - Imprimer factures.

Vous pouvez accéder à l'impression des rappels à partir du menu Compta2 → Clients → Imprimer rappels de paiement

Le programme crée automatiquement les rappels à imprimer en reprenant les factures échues.

• En plus de la création des impressions, le programme crée directement des écritures dans le tableau Écritures, qui servent à reconstruire l'historique des rappels émis.
• Ces écritures reprennent la date du document et le type de document : par exemple, 16-1 premier rappel, 16-2 deuxième rappel et 16-3 troisième rappel.

Utiliser les derniers rappels de paiement

Si des écritures de rappel sont présentes dans le tableau Écritures avec la date indiquée, ces rappels sont reproposés pour l'impression.

Créer de nouveaux rappels de paiement

Pour toutes les factures à l'échéance, des nouvelles écritures de rappel sont créées automatiquement dans le tableau Écritures. Celles-ci permettent l’impression des rappels.

Rappels de paiement

Les factures à l'échéance sont proposées ; elles peuvent être désactivées si l'on ne souhaite pas envoyer le rappel.

Modèle

Deux modèles de rappel sont disponibles, l'un avec logo et l'autre sans logo. Il n'est pas possible d'inclure le bulletin de versement.

Gérer apps

L'impression des rapports est accessible à partir du menu Compta2 → Clients → Imprimer rapports.

Date du rapport

La date imprimée sur le rapport. Il n'est pas possible de configurer une date précédente à la date de la dernière écriture déjà existante.

Gérer apps

Arrondissement des factures

Lors de l'impression d'une facture en CHF, le total est arrondi à 5 centimes. Si le total de la facture imprimée ne correspond pas au montant de l'écriture, l'utilisateur sera informé de la différence.

Si vous ne voulez pas arrondir le montant total, vous pouvez, avec la commande Compta2 -> Clients -> Paramètres -> Avancé, régler l'arrondi de la facture aux centimes désirés, par exemple si vous réglez 0.01, le total de la facture correspondra à l'écriture.

Créez l'écriture d'arrondi qui sera inclus dans l'impression de la facture, comme dans l'exemple :