I conti della contabilità

Per creare un conto si deve inserire una riga nella tabella Conti che abbia nella colonna Conto un numero o un codice. 
Questo numero viene poi usato nella tabella Registrazioni come conto dare o conto avere. 

• Il numero di conto può essere composto da numeri, lettere e caratteri di separazione
• Non ci possono essere più conti con il medesimo numero
• Ogni conto deve avere un raggruppamento (Gr) e una classe (BClasse).
  

La BClasse

Ad ogni conto deve essere obbligatoriamente attribuita una delle seguenti BClasse:

• 1  per gli Attivi
• 2  per i Passivi
• 3  per i Costi
• 4  per i Ricavi

Il codice della BClasse deve essere obbligatoriamente quello indicato, indipendentemente dal numero di conto o dal gruppo di appartenenza.
Vi è inoltre la possibilità di creare dei conti fuori bilancio (per esempio per cauzioni e impegni condizionali), che devono avere la seguente BClasse:

• 5 per Fuori bilancio: Attivi
• 6 per Fuori bilancio: Passivi

I saldi iniziali

Il saldo iniziale di un conto viene indicato nella colonna Apertura.

• I saldi in dare (Attivi) sono indicati normalmente.
• I saldi in avere (Passivi) sono indicati con il segno meno (in negativo)
• Di regola si indicano i saldi iniziali solo dei conti Attivi e Passivi.

Per riportare in automatico i saldi di apertura per l'anno successivo, consultare la lezione Crea nuovo anno.

 

Differenze nei saldi iniziali

Per avere una contabilità corretta il totale dei saldi iniziali in dare deve corrispondere al totale dei saldi iniziali in avere in modo che non ci siano differenze.
Se il totale non corrisponde vi sarà una segnalazione nella finestra Info che segnala una differenza fra i saldi iniziali.
Se sono stati cambiati dei numeri di conto e ci sono delle differenze, eseguire il Ricalcolo completo della contabilità.
Quando si utilizza la prima volta Banana Contabilità, per creare il bilancio di apertura è necessario inserire manualmente i saldi iniziali.

Conti con indirizzi

È possibile aggiungere nel piano dei conti le colonne per la gestione di indirizzi:
Menu Strumenti -> Aggiungi nuove funzionalità.

Il comando aggiunge nella tabella Conti:

• diverse colonne (nome, cognome, ditta, città, ecc..) che servono ad inserire l'indirizzo di un cliente, di un fornitore o di un membro dell'associazione
• la vista Indirizzo nella quale sono visualizzate le colonne inserite (per modificare la vista o la disposizione delle colonne vedi Disponi tabelle).

Partitario clienti e fornitori

Quando nel piano contabile si ha un partitario dei clienti/fornitori, cioè dei conti specifici per i clienti, e occorre avere dei dati completi con indirizzo, numero di telefono, email, partita IVA e altro, é utile poter aggiungere le colonne della vista Indirizzo.

 

Il sistema di raggruppamento e di totalizzazione

Il sistema di raggruppamento e totalizzazione di Banana si basa sulle seguenti colonne:

• Gruppo (Riga di totale)
  Quando in una riga si inserisce un identificativo di gruppo, la riga diventa una riga di totale.
  In questa riga sono totalizzati gli importi delle righe che nella colonna Gr contengono l'identificativo del gruppo. 
  Se vi è un gruppo non ci deve essere un conto.
• Gr (Somma questa riga nella riga di totale)
  Deve essere uno dei numeri definiti nella colonna Gruppo.

Con questo sistema un conto può essere totalizzato in una riga di gruppo, il gruppo in un altro gruppo e così via per creare diversi livelli di totalizzazione.
Questo sistema di totalizzazione è molto potente e flessibile, ma non è intuitivo. Serve un pò di abitudine per usarlo.

Esempio dei principali gruppi nella contabilità doppia

Ogni modello di piano dei conti usa un proprio schema di totalizzazione. Qui di seguito sono spiegati i principali gruppi della contabilità doppia.

Nella contabilità in partita doppia la somma dei saldi Dare (in positivo) e Avere (in negativo) deve essere sempre uguale a 0.

• Il gruppo 00 è la riga dove vengono sommati tutti gli importi.
  È la "Summa summarum" di tutti i saldi Dare e Avere.
  Se le colonne dei saldi non sono a zero è perché c'é un una differenza Dare e Avere e quindi vi è probabilmente un errore. In questi casi è utile fare un ricontrollo della contabilità (vedi punto successivo).
  Nelle colonne Dare e Avere della vista Movimento (tabella Conti) ci sono solo importi positivi, quindi anche nella riga di gruppo 00 ci sarà la somma dei movimenti non a 0.

La sequenza di calcolo per arrivare allo 00 è quindi la seguente:

• Il conto 1000 -> gruppo 1 (Totale attivi)-> Gruppo 00
• Il conto 2000 -> gruppo 2 (Totale passivi) -> Gruppo 00
• Il conto 3000 -> gruppo 3 (Totale ricavi) -> Gruppo 02 (risultato conto economico)  ->  Gruppo 297 (Utile anno corrente nel bilancio) -> Gruppo 2 (Totale passivi) -> Gruppo 00.
• Il conto 4000 -> Gruppo 4 (Totale costi) -> Gruppo 02 (risultato conto economico)  ->  Gruppo 297 (Utile anno corrente nel bilancio) -> Gruppo 2 (Totale passivi) -> Gruppo 00.

Il risultato del Conto economico viene sommato nel capitale proprio

Come si vede nell'esempio il Gruppo 02 (Utile perdita del conto economico) viene raggruppato nel gruppo 297 (Risultato anno corrente).
Con questo raggruppamento abbiamo il vantaggio che:

• Nel bilancio viene visualizzato il risultato d'esercizio dell'anno corrente.
• Il totale dei Passivi rispecchia il totale degli Attivi (ammesso che non ci sia alcun errore contabile).

Aggiungere o eliminare dei sottogruppi

Aggiungere un livello di totalizzazione

Con questo sistema si possono facilmente aggiungere dei livelli di totalizzazione.
Se vogliamo avere il sottogruppo dei conti liquidità:

• Inserire una riga vuota subito dopo il conto bancario
  • Inserire nella colonna Gruppo il valore 10
  • Inserire nella colonna Gr  il valore 1
• Nei conti 1000 e 1001 indicare il Gr = 10
• La sequenza di calcolo diventerà:
  Il conto 1000 -> Gruppo 10 (Liquidità) -> Gruppo 1 (Totale attivi) -> Gruppo 00. 

Se si vuole inserire un altro sottogruppo "Sostanza circolante" si dovrà procedere nel medesimo modo.

• Aggiungere una riga vuota prima degli Attivi.
• Nella nuova riga:
  • Indicare nella colonna Gruppo il numero 11
  • Indicare nella colonna Gr il numero 1
• Nelle righe Liquidità, Clienti e Inventario merci indicare il Gr 11

Eliminare dei sottogruppi

Se il piano dei conti presenta dei sottogruppi che non si desiderano, è possibile eliminarli, basta eliminare la riga del sottogruppo e cambiare il Gr di ogni conto che ne faceva parte.

Controllo della struttura

Una volta impostato il piano contabile eseguire il comando Controlla contabilità dal menu Conta1. Se ci sono degli errori il programma li segnala.

Errore Ciclo infinito

Questo viene segnalato quando un Gruppo viene totalizzato in un Gruppo di livello inferiore, motivo per cui si crea un ciclo  infinito di errore.
Ci sarebbe un ciclo infinito se nell'esempio precedente il Gruppo attivo (1) fosse sommato nel Gruppo 10.
Il programma, dopo avere calcolato il Gruppo 1 sommerebbe l'importo nel gruppo 10 che a sua volta sommerebbe nel Gruppo 1 e poi nel 10 all'infinito.

Conto economico con Utile lordo

Si può anche realizzare un conto economico scalare, ciòè che parte dalla cifra d'affari e sottrae i costi.
Qui di seguito viene indicato l'esempio tratto dal piano dei conti PMI svizzero.

Ampio uso del sistema di totalizzazione

Il sistema di totalizzazione è molto flessibile:

• In un Gruppo si possono sommare sia dei conti che dei Gruppi
  Si veda l'esempio riportato sopra, dove il Gruppo Liquidità (10) e i conti (1100 e 1300) vengono sommati negli Attivi
• Si può usare qualsiasi genere di numerazione
• Si possono creare fino a 100 livelli di totalizzazione
• La totalizzazione è indipendente dalla sequenza:
  • La riga di totale può essere dopo la riga
  • La riga di totale può essere prima delle righe
  • La riga di totale può essere in una posizione completamente staccata
    Questo viene usato per creare dei partitari.
• Il conto e i Gruppi possono essere totalizzati in un solo altro Gruppo
  Lo stesso conto non può essere totalizzato contemporaneamente in due Gruppi
• Il sistema si usa anche per totalizzare i Centri di costo e i Segmenti
  Attenzione però a non usare dei Gruppi diversi per i conti normali e per i centri di costo, perché gli importi risultanti non saranno corretti.

La totalizzazione delle colonne importo

La procedura di calcolo totalizza le colonne del tipo importo.

• Vengono totalizzate le colonne importo definite dal sistema
• Vengono totalizzate le colonne importo aggiunte dall'utente

La sequenza di calcolo

Il programma calcola i totali nel modo seguente:

• Azzera i valori delle colonne importi delle righe di Gruppo
• Somma gli importi delle righe dei Conti nelle righe di Gruppo (primo livello di calcolo)
• Somma il saldo delle righe dei Gruppi nei Gruppi di livello superiore
  Ripete l'operazione fino a che tutti i livelli sono calcolati.

Documenti correlati:

• Saldi iniziali

 

Per poter creare in automatico un Bilancio abbellito con gruppi, occorre impostare il piano contabile con la codifica che segue da inserire nella colonna Sezione:

*	Titolo 1	l'asterisco serve per separare le sezioni e viene inserito per le intestazioni principali
**	Titolo 2	da inserire per le intestazioni secondarie
1	Attivi	da inserire nella riga del titolo Attivi
2	Passivi	da inserire nella riga del titolo Passivi
3	Costi	da inserire nella riga del titolo Costi
4	Ricavi	da inserire nella riga del titolo Ricavi
01	Partitario Clienti	da inserire nella riga del titolo Partitario clienti
02	Partitario Fornitori	da inserire nella riga del titolo Partitario fornitori
03	Centri di Costo	da inserire nella riga del titolo Centri di costo
04	Centri di Profitto	da inserire nella riga del titolo Centri di profitto
#	Note	da inserire nella riga del titolo Note
#X	Dati nascosti	da inserire nella riga a partire dalla quale i dati devono essere nascosti

Le sezioni negli Attivi

• Inserire un * sulla stessa riga del titolo Bilancio
• Inserire 1 sulla stessa riga del titolo Attivi

Le sezioni dei Passivi

• Inserire 2 sulla stessa riga del titolo Passivi

Le sezioni nel Conto economico a forma scalare

• Inserire un * sulla stessa riga del titolo Conto economico
• Inserire solo 4 sulla riga vuota sottostante al Conto economico.
  Nel caso di un Conto economico a forma scalare, i gruppi dei costi e dei ricavi si alternano e di conseguenza non occorre inserire il 3 per i costi.

Nota: nel caso in cui il piano contabile non è a forma scalare e c'è una netta distinzione tra totali Costi e totali Ricavi occorre:

• inserire 4 nella stessa riga dove viene indicato il titolo Ricavi
• inseire 3 nella stessa riga dove viene indicato il titolo Costi

Le sezioni nel Partitario clienti/fornitori

• Inserire un * sulla stessa riga del titolo Partitario clienti/fornitori o su una riga vuota (come nell'esempio).
• Inserire 01 sulla stessa riga del titolo Partitario clienti
• Inserire 02 sulla stessa riga del titolo Partitario fornitori

La visualizzazione degli importi avviene come per gli attivi e i passivi.
Questa codifica vale anche se i clienti e fornitori sono impostasti come centri di costo.

Nel caso in cui figurino dei centri di costo e di profitto, occorre inserire:

• un * nella stessa riga del titolo Centri di costo e di profitto o su una riga vuota.
• 03 sulla stessa riga del titolo Centri di costo o su una riga vuota (che precede i centri di costo).
• 04 sulla stessa riga del titolo Centri di profitto o su una riga vuota (che precede i centri di profitto).

Gli importi dei centri di costo verranno visualizzati in positivo come i costi; i centri di profitto verranno visualizzati in negativo come i ricavi.

Per maggiori informazioni si veda la pagina Logica delle sezioni.

Documento correlato:

Bilancio abbellito con gruppi

 

Introduzione

I segmenti sono utilizzati per avere una separazione sistematica dei costi e ricavi per unità, dipartimento o succursale. Usando i segmenti si potrà quindi avere il Conto economico suddiviso per unità, dipartimento o succursale, senza creare dei conti specifici per ciasuna unità.
Un museo può usare i segmenti per sapere quanto sono i ricavi, costi del personale, allestimento di ogni signola mostra allestita.

I segmenti seguono il conto. Invece i Centri di costo sono specificati per registrazione e si usano per delle catregorizzazini meno strutturate (per esempio tutte le spese di una manifestazione o gli acquisti per una determinata finalità). 

Si possono usare contemporanemente i centri di costo e segmenti.

Caratteristica dei segmenti

• I segmenti sono dei conti preceduti da due punti ":".
• Si possono usare sia numeri che lettere.
• Ci possono essere fino a 10 livelli di segmenti.
• Il livello è il numero di due punti che precede la sigla.
  • :LU segmento di livello 1
  • ::P1 segmento di livello 2
  • :::10 segmento di livello 3
• Per ogni livello ci può essere un numero illimitato di segmenti
• I diversi livelli di segmento sono indipendenti uno dall'altro.
• I segmenti non hanno Bclasse e non hanno la sigla moneta.
• Il calcoli relativi ai segmenti sono nella divisa base.
• Nelle registrazioni, il segmento segue il conto dare e avere.
  Non ci possono essere registrazioni su segmenti senza un conto.
• Nelle registrazioni si può usare il "-" come separatore, invece del ":" se nelle proprietà file (dati base) del menu File viene attivata l'opzione Usa il segno meno (-) come separatore dei segmenti.
• Si possono avere le schede conto delle registrazioni sui singoli segmenti.

 

Impostare i segmenti

I segmenti devono essere impostati nella Tabella Conti, colonna conto, alla fine del piano contabile.

• Inserire nella colonna Sezione un asterisco per definire la sezione relativa ai segmenti
• Nella colonna Descrizione digitare il titolo Segmenti
• Inserire la descrizione dei segmenti di primo livello e nella colonna Conto inserire:
  • Elencare i segmenti del primo livello, inserendo per ognuno un codice per l'identificazione, preceduto da :
  • Inserire i segmenti del secondo livello (ed eventualmente del terzo livello), come quelli del primo livello, con la differenza che nella colonna Conto, i codici dei segmenti devono essere preceduti da :: o da :::, a dipendenza del livello.
     

Saldo segmento

Il segmento è una suddivisione di quanto registrato su un conto. Il valore di un segmento è quindi sempre relativo a un conto, e per avere il totale del segmento si deve quindi usare un Report contabile dal menu Conta1, con suddivisione per segmento (sezione Suddivisione).

Nel piano dei conti viene indicato il saldo del segmento. Questo risulta però a zero se il segmento viene usato contemporaneamente sia per il conto Dare che per il conto Avere, poiché gli importi vanno a compensarsi. Si vedrà il saldo unicamente se si usa il segmento solo o per il Dare o per l'Avere, abbinandolo al conto del conto economico.

Registrazioni

I segmenti si registrano nella Tabella Registrazioni, facendo seguire il conto principale dal conto del segmento.

Nella proprietà File (dati base), se viene attivata l'opzione Usa il segno (-) come separatore dei segmenti, nel registrare i segmenti occorre utilizzare il segno (-).

Se nel piano contabile ci sono dei conti che hanno un trattino (es. conti del partitario clienti e fornitori) non si può utilizzare il trattino come separatore dei segmenti, in questo caso occorre disattivare l'opzione e si utilizzeranno i due punti.

Quando si deve registrare un segmento appartenente a più livelli, occorre far seguire il conto principale dal segmento di primo livello e continuare con quello del secondo livello.

Report

I reports per segmenti si possono ottenere con :

• Bilancio abbellito per gruppi
• Report contabile
• Scheda conto
• Report a multilivello
  Per ottenere dei report che combinano conti e segmenti (p.es. tutte le spese della succursale LU del P1) si devono usare le funzionalià delle applicazioni Banana.
   

Report suddivisione per livello

Nel Bilancio abbellito per gruppi, nella sezione Suddivisione indicare il livello di segmento che si vuole utilizzare. 

 

Report riassuntivo

È un resoconto di tutti i segmenti, impostati nella sezione Piano dei conti con un'eventuale suddivisione per periodo o per segmento.

Segmento non assegnato

Il segmento "vuoto" raggruppa tutti gli importi registrati senza specificare un segmento. È possibile impostare il titolo di questo segmento indicandolo nella tabella conti. Selezionare inoltre l'opzione Intestazione segmento: Descrizione nella sezione Suddivisione

 

Documento correlato: Gestire dei progetti

 

I centri di costo e di profitto (in seguito chiamati Centri di Costo) consentono di catalogare le registrazioni secondo criteri diversi rispetto ai conti normali.
I centri di costo si usano di regola per catalogare delle spese a delle specifiche attività, che possono anche non avere una correlazione fra di loro. 

• Progetti, Manifestazioni, Cantieri
• Clienti e fornitori, Soci, Venditori
• Dettaglio supplementare per certe spese (p.es. spese accessorie)

I centri di costo sono attribuiti alla riga di registrazione.
I segmenti invece seguono il conto dare e il conto avere, e si usano come suddivisione sistematica di tutte le entrate e spese.

Si possono usare contemporaneamente i centri di costo e segmenti.

Caratteristiche dei centri di costo

• I Centri di Costo e profitto (CC) sono dei conti preceduti dal carattere "." o "," o ";" 
• Ci sono 3 livelli di centri di costo:
  • CC1 preceduti dal punto "."
  • CC2 preceduto dalla virgola ","
  • CC3 preceduto dal punto e virgola ";"
• Ogni livello è indipendente dall'altro.
• Per ogni livello ci può essere un numero illimitato di conti centri di costo.
• Si può usare un livello superiore senza usare uno inferiore. 
• I centri di costo possono essere numerici o alfabetici
• I centri di costo possono avere un proprio raggruppamento distinto da quello dei conti normali.
  Per lo stesso livello di centro di costo si possono creare dei sottogruppi.
  Attenzione a non mischiare gruppi di centri di costo con altri gruppi di livello diverso o di conti normali o di segmenti.
• Ogni centro di costo ha una propria scheda conto, completa di movimenti e saldo.
• La registrazione sul centro di costo è indipendente dal conto registrato in dare o avere
  Si può registrare su dei centri di costo anche se non vi è alcun conto nella colonna dare e avere

Impostare i centri di costo nella tabella conti

• Creare una sezione apposita per i centri di costo
  Queste impostazioni saranno necessarie per la presentazione dei centri di costo nel Bilancio abbellito con gruppi
  • Inserire una sezione con lasterisco "*" per il cambio di sezione
  • Nella riga successiva inserire 03 (o 04 per un centro di profitto).
• Aggiungere delle righe per i centri di costo
  • Nella colonna Gruppo, inserire il gruppo di appartenenza
  • Nella colonna Conto inserire i conti dei centri di costo, preceduti da un punto per quelli da registrare nella colonna CC1 (nella tabella registrazioni), da una virgola per quelli da registrare nella colonna CC2 e dal punto e virgola per quelli da registrare nella colonna CC3.
  • Nella colonna Gr indicare il gruppo nel quale sommare gli importi.
  • Nella multi-moneta si specifica anche la moneta del conto.
• Aggiungere i gruppi dei centri di costo.
  • In un gruppo totalizzare unicamente un livello specifico.
  • Come per i conti normali si possono creare più livelli.

I dati base (importo IVA)

Nelle Proprietà file (dati base), sezione IVA si possono impostare gli importi dei centri di costo con le seguenti opzioni:

• Usa l'importo delle registrazioni - L'importo del centro di costo sarà registrato come l'importo della registrazione
• Usa l'importo IVA esclusa - L'importo del centro di costo è registrato al netto dell'IVA
• Usa l'importo IVA inclusa - L'importo del centro di costo è registrato al lordo dell'IVA.

 

Registrazioni

Per poter registrare sui centri di costo si presuppone che siano stati già inseriti nel piano conti, i conti per i centri di costo.

Per procedere con le registrazioni occorre registrare nella tabella Registrazioni, vista centri di costo, colonne CC1, CC2, CC3, il conto del centro di costo senza la punteggiatura che lo precede.

• Per registrare sul centro di costo in avere si deve inserire il centro di costo preceduto dal meno.
• Per la contabilità entrate uscite, nelle proprietà del file, si può impostare che i centri di costo seguano il segno della categoria. 
• Per registrare un importo complessivo su più centri di costo del medesimo livello, si devono creare delle righe per ogni centro di costo. 

 

Scheda conto del Centro di costo

Il centro di costo viene trattato come un qualsiasi altro conto, pertanto ogni centro costo ha una propria scheda conto con i relativi movimenti contabili e il saldo.

Per poter visualizzare tutte le schede conto dei centri di costo occorre cliccare sul comando Schede conto del menu Conta1 e poi sul bottone Centri di costo (opzione Filtro).
 

Documenti correlati:

• Gestire i soci di un'associazione
• Clienti e fornitori con IVA sull'incassato

 

 

Aggiungere un nuovo conto o categoria

• Posizionarsi nella riga precedente a quella dove sarà inserito il nuovo conto o la categoria.
• Aggiungere una riga con il comando Modifica -> Aggiungi riga
• Digitare nelle rispettive colonne il numero di conto, la descrizione, la BClasse (1 per gli attivi, 2 per i passivi, 3 per i costi e 4 per i ricavi), il numero di Gr che deve essere uguale a quello inserito per i conti appartenenti allo stesso Gruppo.

Avvertenza: se si inserisce una registrazione con un conto che non esiste e solo dopo si crea il nuovo conto nel piano dei conti, si riceverà inizialmente un messaggio di errore; per eliminarlo è necessario ricalcolare la contabilità con il comando Maiusc + F9 o con il comando Ricalcola contabilità dal menu Conta1.

 

Aggiungere un nuovo gruppo

• Posizionarsi nella riga precedente a quella dove sarà inserito il nuovo gruppo
• Aggiungere una riga con il comando Modifica -> Aggiungi riga
• Digitare nella colonna gruppo il numero di gruppo, la descrizione, e il numero di Gr dove si desidera che questo gruppo sia totalizzato.

 

Rinominare un conto o un gruppo

• Posizionarsi sulla colonna Conto o Gruppo della tabella Conti, oppure sulla Colonna Categoria della tabella Categoria (oppure sulla colonna Codice IVA della tabella IVA)
• Impartire il comando Dati -> Rinomina. 
• Indicare il nuovo numero di conto, gruppo, categoria o codice IVA.

Il programma aggiorna in automatico la tabella Registrazioni con il nuovo numero o codice.

 

Eliminare un conto, un gruppo o una categoria

• Posizionarsi sulla riga che si vuole eliminare
• Dare il comando Modifica -> Elimina Righe
• Confermare il numero di righe che si vuole eliminare.

Dopo avere eliminato un conto, un gruppo o una categoria è opportuno impartire il comando Ricalcola contabilità dal menu Conta1. Il programma segnalerà se il conto, il gruppo o la categoria che è stato/a eliminato/a era usato/a nelle registrazioni.