Comptabilité multidevise
La comptabilité multidevise est basée sur la méthode de la comptabilité en partie double, mais permet de gérer les comptes et mouvements en devise étrangère.
Beaucoup de sujets font partie de la comptabilité en partie double. Pour des leçons manquantes ou pour des approfondissements, nous vous conseillons de consulter les pages internet de la Comptabilité en partie double.
Caractéristiques
- Gère les comptes aussi en devise étrangère.
- Calcule automatiquement le change, selon le change inséré dans le tableau Changes
- Calcule automatiquement les différences de change.
- Bilans, Comptes de résultat et rapports également dans une deuxième devise
Pour passer d'une comptabilité normale à une avec la multidevise, voir la commande Convertir fichier.
Informations
Plan comptable, Propriétés fichier et tableau Changes
Il est conseillé de choisir un plan comptable, en partant d'un exemple de Banana Comptabilité déjà configuré et en le modifiant selon ses propres besoins. Il est fondamental que dans le plan comptable des Comptes en devise étrangère et des Comptes pour le bénéfice et le perte de change soient configurés.
- Configurer le plan comptable
- Groupes et sous-groupes
- Propriétés fichier - section devise étrangère
- Configurer le tableau Changes
Écritures
Les opérations comptables doivent être effectuées comme les écritures de la comptabilité en partie double.
Impressions
Conversion
Consulter la page Convertir fichier pour ajouter la fonctionnalité multidevise à la comptabilité en partie double.
Si l'on veut changer la devise de base d'une comptabilité existante, par exemple, si la comptabilité est en EUR et on veut avoir le USD comme devise de base, il faut procéder de la façon suivante:
- Enregistrer le fichier sous un autre nom
- Dans les Propriétés Fichier
- Indiquer la nouvelle devise de base
- Enlever la référence aux fichier de l'année précédente (section 'Options').
- Dans le Tableau Changes, indiquer les changes qui font référence à la devise de base
- S'il y a beaucoup d'écritures à convertir, il peut être utile d'insérer des taux de changes moyens dans les tableau Changes, en indiquant la date du début du mois.
Dans les écritures, le programme reprend le change historique.
- S'il y a beaucoup d'écritures à convertir, il peut être utile d'insérer des taux de changes moyens dans les tableau Changes, en indiquant la date du début du mois.
- Dans le plan comptable
- Remplacer le sigle de la devise avec le nouveau.
On peut sélectionner la colonne et utiliser la commande Remplacer (zone de sélection uniquement) - S'il y a des soldes d'ouvertures, il faut les indiquer dans la nouvelle devise.
- Les colonnes Solde année précédente, Budget et d'autres doivent aussi être converties.
- Remplacer le sigle de la devise avec le nouveau.
- Dans le Tableau Écritures
S'il y a des écritures, il faut procéder avec la correction, ligne par ligne:- Pour les écritures qui sont déjà dans la devise correcte: avec la touche F6 le programme recalcule le montant dans la nouvelle devise de base
- Pour les autres écritures, il faut insérer la valeur correcte dans la devise de base et ensuite presser F6.
- Dans le Tableau Budget: procéder comme pour les écritures.
- Impartir la commande Contrôler comptabilité, corriger d'éventuelles erreurs et impartir encore la commande Contrôler comptabilité, jusqu'au moment que le programme ne donne plus aucun message d'erreur.
Partie Théorique
Dans cette séction, toutes les notions fondamentales concernant les taux de change sont expliquées.
Changes et problématiques comptables
Chaque nation possède sa monnaie et pour obtenir d’autres monnaies, il faut les acquérir en donnant en échange la sienne. Le prix d’une monnaie par rapport à une autre s’appelle « le taux de change ». Changer de l'argent signifie convertir les montants d'une devise en une autre.
Le change (taux de change) est le facteur qui indique le taux de conversion et varie constamment.
Par exemple, au 1 janvier
- 1 Euro (EUR) correspondait à 1.32030 US Dollar (USD)
- 1 US Dollar correspondait à 0.7580 Euro
- 1 EUR correspondait à 1.60970 Swiss Franc (CHF)
- 1 EUR correspondait à 157.2030 Japanese Yen (JPY)
Devise de base
On ne peut pas faire directement la somme de montants en différentes devises. On doit avoir une devise de base auquel se référer et que l’on utilise pour faire les sommes. Le principe de la comptabilité veut que la somme des soldes “débit” soit égale à la somme des soldes “crédit”. Pour vérifier que la comptabilité soit équilibrée, il doit y avoir une devise unique avec laquelle on fait ces sommes.
Si on travaille avec plusieurs devises, on doit avant tout définir celle qui sera la devise principale. Une fois choisie la devise de base et après avoir fait des opérations, il n'est plus possible de changer la devise de base. Pour changer la devise de base on doit fermer la comptabilité et en ouvrir une nouvelle avec une devise de base différente.
La devise de base sert aussi à établir le bilan et à calculer le bénéfice ou la perte de l’exercice.
Chaque montant a une contre-valeur en devise de base
Pour pouvoir faire les sommes et vérifier que les opérations soient équilibrées, il faut que pour chaque transaction il y ait une contre-valeur en devise de base. De cette manière on peut contrôler que le total des mouvements débit correspond au total des mouvements crédit.
Si la devise de base est l’Euro et si on a des mouvements en dollars, pour chaque mouvement en dollars il faut indiquer la contre valeur en EUR. Tous les montants EUR seront additionnés pour vérifier la balance.
Devise du compte
Chaque compte possède un sigle de devise qui indique dans quelle devise le compte est géré.
Il faut donc indiquer qu’elle est la devise du compte. Chaque compte aura un solde exprimé dans sa devise originale.
Sur ce compte il ne sera permis que des mouvements dans cette devise. Si le compte est en Euro, sur ce compte il ne pourra y avoir que des mouvements en Euro; si le compte est en USD, sur ce compte il ne pourra y avoir que des mouvements en USD. Lorsqu’ il faut gérer des mouvements en YEN, on doit avoir un compte qui a un sigle YEN.
Solde de compte en devise de base
Pour chaque compte en devise il faut avoir, outre le solde en devise étrangère, aussi le solde en devise de base, pour calculer le bilan en devise de base.
La fiche du compte bancaire USD devra correspondre exactement à l’extrait de compte bancaire en ce qui concerne les montants USD.
Pour chaque mouvement comptable, la valeur en devise de base est toujours spécifiée. Si le compte est en USD il y aura, outre les mouvements en USD, aussi la contre-valeur en EUR. Le solde en EUR sera donné à partir de la somme de tous les mouvements exprimés en EUR. Le solde actuel en devise de base dépendra des facteurs de change utilisés pour calculer les contre-valeurs EUR des mouvements individuels.
Si à un jour donné, on prend le solde effectif en USD et si on le convertit en EUR au taux de change du jour, on obtiendra une contre-valeur différente par rapport au solde en devise base. Cette différence est due au fait que les changes journaliers utilisés dans les mouvements sont différents du change du jour. Il y aura donc une différence entre la valeur effective au change du jour et le solde comptable en devise de base. Cette différence comptable est appelée différence de change.
La différence entre le solde en devise de base et la valeur calculée doit être enregistrée, au moment de la clôture de la comptabilité, comme bénéfice ou perte de change.
Bilans dans une autre devise (Devise2)
Tous les rapports comptables sont calculés en devise de base. Si on prend les valeurs en devise de base et si on les change dans une autre devise, on obtient les bilans dans une autre devise.
Le programme possède une colonne Devise2 où toutes les valeurs sont introduites automatiquement et sont présentés dans la devise spécifiée comme Devise2.
La logique de conversion des montants est la suivante:
- Si la devise 2 est égale à la devise du compte ou de l'opération, on utilise la valeur originale
- Si le compte est en USD et la Devise 2 est en USD, on utilise le montant en USD
- Dans tous les autres cas on utilise le montant en devise de base et changé en Devise 2
- On utilise le taux de change du jour. Même pour les mouvements déjà passés, la contre-valeur en Devise 2 est exprimée sur la base du dernier taux de change et non par rapport au taux qui était en vigueur le jour du mouvement.
Il faut prêter attention au fait qui le bilan converti dans une autre devise présentera des petites différences dans les totaux. Souvent, la contre-valeur d'une somme n'est pas égale à la somme des contre-valeurs décomposées, comme on le remarque dans l’exemple suivant:
Devise de base EUR |
Devise 2 USD |
|
Caisse |
1.08 |
1.42 |
Banque |
1.08 |
1.42 |
Total Actifs |
2.16 |
2.84 |
Capital propre |
2.16 |
2.85 |
Totale Passifs |
2.16 |
2.85 |
Dans la devise de base le total des actifs paraît égal au total des passifs. Il est licite de présenter un bilan qui a des différences, pourvu qu’il soit compréhensible et qu’il est indiqué que celui-ci ait été calculé par rapport à une autre devise que la devise de base.
Tableau Comptes, Vue Devise2
Convertir des devises
Variabilité des changes
L'achat et la vente de devises se fait sur un marché libre. Le prix (taux de change) est fixé sur la base de la règle de l’offre et de la demande. Les différences dans les contre-valeurs peuvent être plus ou moins importantes selon les fluctuations du taux de change.
Date | Change EUR/USD | Contre-valeur
EUR pour USD 1000.00 |
Modification contre-valeur par rapport au 01-01 |
01-01 |
1.32030 |
1'320.03 |
|
31-03 |
1.33350 |
1'333.50 |
13.47 |
30-06 |
1.34750 |
1'347.50 |
27.47 |
30-09 |
1.42720 |
1'427.20 |
107.17 |
Base de change
Le change se réfère à une devise de base. Il y a toujours deux valeurs de change différentes entre deux devises, selon quelle devise est employée comme devise de base.
Pour les devises USD et Euro il y a donc deux changes différents:
- Si la base de change est l’EUR alors le
change est de 1.32030
1 Euro (EUR) correspondait à 1.32030 US Dollar (USD) - Si la base de change est le USD alors le
change est de 0.75800
1 US Dollar correspondait à 0.75800 Euro
Dans le document présent, on utilise en règle générale l'Euro comme la devise de base, auquel les autres devises sont comparées.
Change inversé
En ayant le change EUR/USD de 1.32030, on trouve le change USD/EUR en divisant 1 par le taux de change.
Change |
Change inversé
1/change |
Change inversé arrondi à 6 chiffres |
EUR/USD 1.32030 |
0.75800 |
0.758000 |
Les contre-valeurs calculées avec un change inversé peuvent être différentes de celles originales à cause des arrondis.
Change |
Change inversé |
Contre-valeur 10000 |
Contre-valeur 10000 |
Différence |
EUR/USD 1.32030 |
0.75800 |
13'203.00 |
13'192.61 |
10.39 |
Il faut éviter d’utiliser les changes inversés afin de ne pas avoir de différences.
Par exemple pour le passage à l’Euro, l’utilisation du change inversé était interdite.
Moltiplicateur
Ils existent des devises qui ont un change très ample.
Toujours au 1er janvier
- 1 US Dollar = 670,800 Turkish Lira
- 1 Lire Turque (TRL) = 0.00000149 US Dollar (USD)
Au lieu d’utiliser tous
ces zéros, on peut dire que:
- 1000 Lires Turques (TRL) = 0.00149 US Dollar (USD)
Le multiplicateur dans ce cas est 1000 au lieu de 1.
Précision
En règle générale on
spécifie un change avec une précision d’au moins 6 chiffres après la virgule.
Il y a cependant des cas où il est nécessaire d'employer une précision plus
importante.
- 1 Lire Turque (TRL) = 0.00000149 US Dollar (USD)
Lorsque l’on change la précision et on arrondit le change de manière différente, cela change aussi les montants. La précision avec laquelle on spécifie le change est donc très importante.
Arrondi minimum
Spécialement pour les billets de banque on emploie des arrondis minima. Pour les Francs Suisses on emploie de règle comme arrondi minimum cinq centimes (0,05). Lorsque l’on effectue des changes, par exemple EUR/CHF:
- 1 EUR = 1.60970 Franc Suisse
EUR |
Change |
Contre-valeur
effective en CHF |
Arrondi
minimum CHF
|
Différence
|
Change
effectif
|
10.00 |
1.60970 |
16.09 |
16.10 |
0.01 |
1.61 |
Calcul des changes et des contre-valeurs
Quand l'Euro est la devise de base
Facteur de change EUR/USD est 1.32030:
1 Euro (EUR) correspond à 1.32030 US Dollar (USD).
Pour calculer la contre-valeur:
On multiplie le montant en devise de base par le facteur de change:
- 100 EUR par 1.32030 = 132.03 USD
Pour calculer le montant en devise de base:
On divise la devise de destination par le change:
- 132.03 USD divisé par 1.32030 = EUR 100
Pour calculer le facteur de change:
On divise le montant en devise de base par le montant de la devise de destination:
- EUR 100 divisé USD 132.03 = 0.7574
Change d'achat et de vente
Les banques effectuent l’achat et la vente de devises en prenant une marge de profit. Elles appliquent des taux de change différents suivant qu'elles acquièrent où qu'elles vendent une devise déterminée.
La vente: la banque reçoit la devise locale et donne (vend) la devise étrangère.
L’achat: la banque reçoit (acquiert) la devise étrangère et donne la devise locale.
Change devise et change billets de banque (Agio)
Change devise: change pour mouvements scripturaux (d'un compte à l’autre).
Change billets de banque: change pour des billets de banque.
Agio: commission pour convertir un montant scriptural en argent comptant.
Pour le change des devises, les banques maintiennent une marge moindre (différence achat/vente) par rapport à celle des billets de banque. Lorsqu’on désire transformer une valeur scripturale (avoir sur un compte) en argent comptant, la banque applique une commission appelée agio..
Différences du rendu en devise de base
Lorsque l’on change un montant dans une autre monnaie, on s’attend à obtenir le même montant si l’on fait l’opération inverse.
Montant base |
Change |
Contre-valeur |
Rendu |
100.00 |
1.32030 |
132.03 |
100.00 |
Mais en échangeant la contre-valeur on n’obtient pas toujours le même montant. A cause des arrondis, il peut y avoir des cas où on ne peut pas avoir la même valeur en retour.
Montant de base EUR |
Change |
Contre-valeur USD |
Rendu EUR |
Différence EUR |
328.67 |
1.32030 |
433.94 |
328.66 | |
328.68 |
1.32030 |
433.95 |
328.67 |
0.01 |
328.69 |
1.32030 |
433.96 |
328.68 |
0.01 |
Différences totaux de décomposition
Si on décompose un montant, le total de la contre-valeur des composants d’un montant n’est pas toujours la même que la contre-valeur du montant en entier.
Dans cet exemple, un montant de 2.16 EUR donne une contre-valeur en USD de 2.85.
En décomposant le montant et en additionnant les deux contre-valeurs on obtient 2.84 USD.
Montant EUR |
Change |
Contre-valeur USD |
2.16 |
1.32030 |
2.85
|
|
|
|
1.08 |
1.32030 |
1.42 |
1.08 |
1.32030 |
1.42 |
Total 2.16 |
|
2.84 |
Différence |
|
0.01 |
Si on n’enregistre pas de façon appropriée ces différences mathématiques, elles ne peuvent pas être éliminées.
Réévaluations, différences de change
Les taux de change varient constamment et ainsi varie la contre-valeur en devise de base. Entre une période et une autre, il y aura inévitablement des différences de change.
Les différences de change ne sont pas des erreurs comptables, mais simplement des ajustements de valeurs qui sont nécessaires pour maintenir la valeur comptable en synchronie avec les fluctuations.
Au moment de l’ouverture, les valeurs de la colonne solde sont égales à celles présentes dans la colonne ouverture. Lorsqu’il y a des mouvements, ceux-ci mettent à jour les valeurs dans la colonne solde.
La colonne solde calculé contient la contre valeur en devise de base du solde du compte, au change du jour (celui du tableau changes). La différence entre le solde en devise de base et le solde calculé est la différence de change.
|
|
Ouverture devise |
Ouverture contre-valeur |
Solde Devise de base EUR |
Solde calculé |
Différence de change |
Change |
|
|
1.32030 |
1.32030 |
1.30150 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Caisse |
EUR |
93.80 |
93.80 |
93.80 |
93.80 |
|
Banque |
USD |
100.00 |
75.74 |
75.74
|
76.83 |
1.09 |
Immobilisations |
EUR |
1'000.00 |
1'000.00 |
1'000.00 |
1'000.00 |
|
Total Actifs |
|
|
1'169.54
|
1'169.54
|
1'170.63 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Prêt |
USD |
-500.00 |
-378.70 |
-378.70 |
-384.17 |
-5.47 |
Capital propre |
EUR |
-790.84 |
-790.84 |
-790.84 |
-790.84 |
|
Total Passifs |
|
|
1'169.54 |
-1'169.54 |
-1'175.01
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Perte |
|
|
|
|
-4.38 |
-4.38 |
Au 30 mars le change EUR/USD est différent par rapport à celui du début de l’année. Dans l’exemple ici présent, il n’y a aucun mouvement comptable pendant le trimestre. La situation comptable n’a pas été modifiée par rapport au début de l’année. Malgré cela le total du bilan, mis à jour avec les changes à fin mars, est différent par rapport à celui du début de l’année. L'avoir bancaire et le prêt en USD ont une valeur différente en EUR. Il y a des conséquences comptables malgré il n'y ait pas eu de mouvements.
Dans la situation présentée, on remarque que l'Euro par rapport au dollar vaut moins par rapport à la valeur du début de l’année. Le dollar vaut donc plus par rapport à l'euro.
La contre-valeur de l'avoir du compte en USD est supérieure à celle du début de l’année. Il y a un patrimoine plus grand et donc un bénéfice de change.
Dans les passifs il y a un prêt de 500.00 USD. La contre-valeur en EUR est supérieure par rapport à la valeur introduite en début d’année. La valeur du prêt étant augmentée par le taux de change, implique une perte à cause de la différence.
Dans l’exemple suivant nous faisons l'hypothèse qu'il y ait eu une évolution opposée. On suppose que l'Euro s'est relevé et donc vaut plus par rapport à l’USD. La contre-valeur en EUR d'une somme en dollars est moindre par rapport à la contre-valeur au début d’année.
|
|
Ouverture devise |
Ouverture contre-valeur EUR |
Solde calculé hypothétique EUR 30.03.0XX |
Différence de change |
Change |
|
|
1.32030 |
1.36150 |
|
|
|
|
|
|
|
Caisse |
EUR |
93.80 |
93.80 |
93.80 |
|
Banque |
USD |
100.00 |
75.74 |
73.44 |
-2.30 |
Immobilisations |
EUR |
1'000.00 |
1'000.00 |
1'000.00 |
|
Total Actifs |
|
|
1'169.54 |
1'167.24 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Prêt |
USD |
-500.00 |
-378.80 |
-367.24 |
11.46 |
Capital propre |
EUR |
-790.84 |
-790.84 |
-790.84 |
|
Total Passifs |
|
|
-1'169.54 |
-1'158.08 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bénéfice |
|
|
|
9.16 |
9.16 |
Avec une augmentation de l'Euro par rapport au dollar, le dépôt bancaire en USD a par conséquence une contre-valeur en EUR inférieure à celle du début de l’année. Le patrimoine a diminué et il y a donc une perte.
Le prêt en USD a une contre-valeur en EUR inférieure. Une moins grande dette est un avantage pour la société et donc il y a un bénéfice de change.
Bénéfice de change
Il y a un bénéfice de change quand:
- la contre-valeur des actifs augmente (augmentation des investissements)
- la contre-valeur des passifs diminue (diminution des prêts).
Perte de change
Il y a une perte de change quand:
- la contre-valeur des actifs diminue (diminution des investissements)
- la contre-valeur des passifs augmente (augmentation des prêts).
Caractéristiques comptables des différences de change
Les changes peuvent s’évoluer de différentes manières. Souvent ils montent et ensuite redescendent. En comptabilité, on maintient comme principe que les valeurs inscrites dans le bilan doivent être réelles. Lorsque l’on présente un bilan on doit indiquer les contre-valeurs des comptes étrangers au change du jour de la présentation.
La différence de change est calculée comme si on devait convertir définitivement le montant en devise de base. En réalité, il n’y a aucune conversion définitive et donc il s'agit uniquement d'une rectification comptable.
Change de clôture
A la fin de l’année il faut rédiger le bilan complet. On doit donc mettre à jour le change avec le change de clôture. Il est nécessaire en outre d'enregistrer de façon définitive les différences de change; autrement, à l'ouverture il y aurait des différences.
Enregistrer les différences de change
|
Solde devise |
Solde |
Solde calculé hypothétique EUR |
Différence de change |
|
Change |
|
|
1.32030
|
1.36150 |
|
|
|
|
|
|
|
Banque |
USD |
100.00 |
75.74 |
73.44 |
-2.30 |
|
|
|
|
|
|
Enregistrement différence de change |
EUR |
|
-2.30 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Banque |
USD |
100.00 |
73.44 |
73.44 |
0.00 |
Comme on peut le voir dans l’exemple ici présenté, le solde de la Banque est de 100.00 USD. En comptabilité il a été évalué à 75.74 EUR. La valeur effective d’aujourd’hui est cependant de 73.44 EUR. Il y a donc une différence en devise de base de 2.30 EUR. L'écriture doit donc diminuer le montant en EUR. On procédera avec un mouvement qui débite le compte Banque et crédite le compte pertes de change de 2.30 EUR. Comme on peut le voir, le solde effectif du compte de la Banque USD est de 100.00 USD, il n’est donc pas modifié. L'écriture modifie uniquement le solde en devise de base.
Avec l'enregistrement de la différence de change on doit faire en sorte que la contre-valeur en devise de base corresponde à la contre-valeur effective calculée au change du jour ou au jour de la clôture. La valeur en devise du compte n’est pas modifiée. Donc, on doit utiliser une écriture qui ne modifie que le solde en devise de base du compte spécifique.
En contrepartie, on aura le compte bénéfices ou pertes de change.
Opérations au change d'achat
Ecritures sur les comptes tenus avec un change historique
Lorsque les positions calculées avec les changes d’achat (historiques) augmentent ou diminuent, on doit calculer le change avec le tableau changes en tenant compte de l'évolution des apports.
|
Montant USD |
Change |
Contre valeur EUR |
Total USD |
Total EUR |
Change historique |
Acquisition participation |
100'000.00 |
0.7580 |
75'800.00 |
100'000.00 |
106'202.00 |
0.9416 |
Augmentation participation |
50'000.00 |
0.8792 |
56'870.00 |
150'000.00 |
163'072.00 |
0.919839 |
Investissements et changes spéciaux
Investissements évalués au change d'achat
Certains investissements (participations, immobilier à l’étranger) sont évalués au change d’achat (historique) et pas au change courant. Les bénéfices et les pertes de change ne sont pas comptabilisés jusqu'à ce qu’ils soient effectivement réalisés. Il faut donc éviter que les comptes soient évalués au change courant.
Pour pouvoir introduire un change historique fixe, il faut créer une devise supplémentaire (par ex : USD1) dans le tableau comptes avec un change fixe. Cette devise sera donc uniquement utilisée pour ce compte avec le change fixe.
Quand on devra faire le passage d'un compte USD à un compte USD1, on doit procéder exactement comme si il s’agissait de deux devises différentes. Pour cette raison, on devra utiliser une écriture sur deux lignes.
Ouverture avec des changes spéciaux
En insérant les soldes d'ouverture dans la colonne "ouverture", les montants en devises étrangères seront convertis dans la devise de base au change d'ouverture.
Si ce système ne serait pas suffisamment flexible (si on a besoin de plusieurs changes spéciaux ou s’il y a des différences d’arrondi) l'ouverture peut être effectuée manuellement avec des écritures normales, en indiquant les montants et les changes désirés pour chaque compte. De ce cas, la colonne “Ouverture” du tableau Comptes sera laissée vide.
Commencer une comptabilité multidevise
Créer une comptabilité à partir d'un modèle inclus dans le programme
Pour créer une nouvelle comptabilité, il y a plusieurs modalités.
Ci dessous, nous expliquerons la procédure à partir de modèles existants fournis par le programme.
- Menu Fichier, commande Nouveau.
- Sélectionnez dans la section Groupe, Comptabilité en partie double
- Dans la section Fichier, sélectionnez Comptabilité en partie double ou Comptabilité en partie double avec TVA
- Dans la section Exemples/Modèles sélectionnez la langue/nation et choisissez, parmi les exemples, celui qui correspond le plus à vos exigences.
- En cliquant sur le bouton Modèles en ligne, vous accédez à notre page web, où sont publiés tous les modèles des plans comptables disponibles gratuitement.
- Sélectionnez la langue et la nation pour les modèles.
Configurer les propriétés du fichier (données de base)
- Du menu Fichier, commande Propriété Fichier (Données de base)
Section Comptabilité
- Indiquez le nom de l'entreprise qui apparaîtra sur les rapports imprimés et sur d'autres données.
- Sélectionnez dans la liste, ou insérez le sigle de la devise de base pour la gestion de la comptabilité.
Utilisation du programme en général
Le programme Banana Comptabilité s'inspire d'Excel. Les commandes et le mode d'emploi ont été préservés de façon à ressembler le plus possible à ceux de Microsoft Office.
Pour des détails sur l'utilisation, nous vous renvoyons à la page de l'interface du programme.
La comptabilité se fait dans des Tableaux qui fonctionnent tous de la même façon.
Enregistrer le fichier
- Exécutez la commande Fichier->Enregistrer sous, de préférence avec le nom de l'entreprise et l'année actuelle (par exemple "entreprise_2017").
- Choisissez le dossier où vous désirez enregistrer le fichier (ex. Documents -> Comptabilité)
- Le programme ajoute l'extension "AC2".
Tableau Changes
Spécifiez les paramètres des devises, les taux de changes, qui seront utilisés pour la comptabilité, dans le tableau Changes.
Personnaliser les plans comptables
Dans le tableau Plan Comptable Multidevise, adaptez le plan comptable selon vos propres exigences, ainsi vous pouvez:
- Ajouter et éliminer des comptes existants (voir Ajouter une nouvelle ligne)
- Changer des numéros de compte, la description (Libellé) (ex. insérer le nom du compte courant bancaire de votre Banque), insérer d'autres groupes, etc.
- Pour créer des sous-groupes, veuillez consulter la page Groupes.
Le Tableau Écritures
Les écritures multidevises doivent être insérées dans le tableau Écritures ; elles représentent le Journal.
Accélérer l'insertion des Écritures
Pour accélérer l'insertion des écritures vous pouvez utiliser:
- la fonction de l'introduction automatique des données qui permet la reprise automatique des données déjà insérées précédemment
- la fonction des Écritures répétées qui permet de les mémoriser dans un tableau réservé pour les écritures répétées.
- l'importation des données de l'extrait bancaire ou postal
Contrôle factures clients et fournisseurs
Banana permet de tenir sous contrôle les factures à payer, ainsi qu'à contrôler l'encaissement de celles qui ont été émises. Voir:
La Fiche de compte
La fiche de compte reprend automatiquement toutes les écritures enregistrées sur le même compte (Ex. caisse, banque, clients, etc...).
Pour voir la fiche d'un compte, il suffit de placer la souris sur le numéro de compte et de cliquer ensuite sur le petit symbole bleu qui apparaît.
Fiche de compte par période
Pour afficher les fiches de compte avec les soldes se référant à une période spécifique, il faut cliquer sur le menu Compta1, commande Fiche de compte et dans la section Période, activer Période spécifiée, en insérant la date de début et de fin de cette période.
Pour de plus d'informations, consultez la page Période.
Imprimer les fiches de compte
Pour imprimer une fiche de compte, il suffit d'afficher la fiche de n'importe quel Tableau (Comptes ou Écritures) et ensuite démarrer l'impression du menu Fichier.
Pour imprimer plusieurs ou toutes les fiches de compte, cliquez sur le menu Compta1, commande Fiche de compte et sélectionnez celles que vous désirez imprimer. A travers le Filtre, vous pouvez automatiquement sélectionner toutes les fiches de compte, centres de coût, segments, groupes, etc.).
Pour plus de détails, consultez la page Fiche de compte.
Le Bilan et le Compte de Résultat
Le Bilan affiche les soldes de tous les comptes patrimoniaux, Actifs et Passifs. La différence entre les Actifs et les Passifs détermine le Capital propre.
L'affichage et l'impression du Bilan s'effectuent à partir du menu Compta1, commande Bilan formaté ou Bilan formaté par groupes.
- La commande Bilan formaté donne simplement une liste de tous les comptes sans distinguer les Groupes ou Sous-groupes.
- La commande Bilan formaté par groupes donne une liste des comptes avec les sous-divisions des groupes et des sous-groupes; en outre, la commande présente de nombreuses fonctions pour personnaliser la présentation, qui ne sont pas présentes dans le Bilan formaté.
Archiver les données en PDF
En fin d'année, quand toute la comptabilité a été complétée, corrigée et revue, toutes les données peuvent être archivées avec la commande Créer dossier en PDF du menu Fichier.
Le Budget
Avant de commencer une année comptable, on peut faire un budget des dépenses et une prévision des revenus, afin d'avoir sous contrôle la situation économique et financière de votre entreprise.
Le budget peut être configuré de deux façons différentes:
- Dans le tableau Comptes, colonne Budget, le montant d'un budget annuel est indiqué pour chaque compte.
Dans ce cas, quand on élabore le Budget du menu Compta1, commande Bilan formaté par groupes, la colonne Budget reporte les montants qui se réfèrent à toute l'année. - Le tableau Budget peut être activé à partir du menu Outils, commande Ajouter de nouvelles fonctions.
Dans ce tableau, tous les budgets des dépenses et des revenus peuvent être enregistrés avec des écritures. Dans le cas où ce tableau est activé, la colonne Budget du tableau Comptes est automatiquement désactivée.
Dans ce cas, on peut configurer un budget détaillé, qui prendra en compte toutes les variations possibles pendant l'année et les différentes périodes de l'année.
Pour plus de détails, consultez la page Budget.
Propriétés fichier (devise étrangère)
Compte bénéfice de change
De la liste des comptes, sélectionner le compte Bénéfice de change qui se trouve dans le plan comptable.
Compte perte de change
De la liste des comptes, sélectionner le compte Perte de change qui se trouve dans le plan comptable.
Devise2
Une devise étrangère peut être sélectionnée, afin de pouvoir visualiser les soldes des comptes dans une devise différente de la devise de base.
Change valable même à partir de la devise de base
Si cette option est activée, le programme utilise le dernier change inséré dans le tableau Changes (colonne Change).
Le plan comptable multidevise
Le plan des comptes de la comptabilité multidevise est le même que ceux de la comptabilité avec une seule devise, à l'exception des facteurs spécifiques indiqués ci-dessous.
Devise de base
Dans les Propriétés fichier, menu Fichier, vous devez définir la devise de base et dans le tableau Changes, il vous faut définir les devises étrangères.
Dans l'exemple qui suit, la devise de base est le CHF qui, comme vous pouvez le voir, apparaît dans les en-têtes des colonnes avec les montants en devise de base.
Devise du compte
Chaque compte possède un sigle de devise, qui peut être celui de la devise de base, ou celui d'une devise étrangère, indiqué dans le tableau Changes.
Les comptes Actifs et Passifs, en plus de la devise de base (dans l'exemple le CHF), peuvent être définis en plusieurs devises
Les comptes des Charges et Produits en plus de la devise de base (dans l'exemple le CHF), peuvent être définis en plusieurs devises étrangères
Explication des colonnes de la Comptabilité multidevise
Devise
Insérez le sigle de la devise du compte. Pour les comptes en devise étrangère, le sigle doit être présent aussi dans le tableau Changes.
Ouverture Devise
Pour chaque compte il faut insérer le solde initial, que ce soit un pour un compte en devise de base que pour un compte en devise étrangère.
Ouverture (devise de base)
- Colonne protégée utilisée par le programme.
- Le solde initial de la devise de base est calculé par le programme.
- Pour les comptes en devise de base, le solde d'ouverture est celui de la colonne Ouverture devise.
- Pour les comptes en devise étrangère, le solde présent dans la colonne Ouverture devise est reporté ici, converti selon le taux de change en vigueur dans le tableau de changes, dans la ligne sans date, colonne Ouverture.
Solde devise
- Colonne protégée utilisée par le programme.
- Le solde provient du solde d'ouverture et de l'importation des écritures en devise de base et étrangères; pour les comptes en devise étrangère, le solde est converti en devise de base selon les taux de change en vigueurs dans le tableaux Changes.
Solde
- Colonne protégée utilisée par le programme.
- Le solde est calculé par le programme et est le résultat de la somme du solde d'ouverture (pour les comptes en devise étrangère c'est le solde converti en devise de base) et de l'importation des écritures en devise de base et devise étrangère (montants convertis selon un taux de change, présent dans le tableau Changes).
Solde calculé
- Colonne protégée utilisée par le programme
- C'est le solde en devise du compte converti au taux de changes actuel (taux de changes du tableau Changes de la ligne sans date).
- Dans cette colonne, les soldes des comptes en devise, convertis en devise de base peuvent différer de ceux de la colonne Solde, en raison des différences de change.
Compte différence change
- Sont visibles dans la vue Divers
- Dans cette colonne, pour un compte déterminé, vous pouvez insérer un compte gain et perte de changes.
- Le compte indiqué sera utilisé par la procédure Créer des écritures différences de change au lieu des comptes gain et perte de changes, définis dans les propriétés fichier (devises étrangères).
- Dans la colonne Comtes différence change, vous pouvez préciser:
- "0,0" Ce qui signifie que pour ce compte il n'est pas nécessaire de calculer la différence du change.
- Deux comptes séparés d'un point virgule, "Compte perte de change; Compte Gain de change", par exemple: "6949;6999"
S'il y a une perte, le premier compte sera alors utilisé, en revanche, s'il y a un gain, ce sera la deuxième qui sera utilisé. - "Un compte seul", par exemple: "6949"
Ce compte sera toujours utilisé qu'il y ait perte ou gain de change.
Les soldes d'ouverture
- Avant d'insérer les soldes d'ouverture, il faut indiquer le change d'ouverture pour les différentes devises dans le tableau Changes.
Le change d'ouverture est celui indiqué dans la colonne Change Ouverture dans la ligne de change sans date.
Les changes d'ouverture doivent être égaux à ceux de la clôture de l'année précédente. Voir Différences dans les Soldes d'Ouvertures. - Les soldes d'ouverture doivent être insérés dans le tableau Comptes, colonne Ouverture Devise, vue Base, pour ceux qui se réfèrent à la devise de base ainsi que pour ceux en devise étrangère.
- La colonne Ouverture (devise de base) est protégée. Le programme calcule automatiquement la contrevaleur en devise de base selon le change d'ouverture indiqué dans le tableau Changes.
- Les soldes en crédit (passifs) doivent être insérés avec le signe moins (-) devant le montant.
- Les soldes d'ouverture des actifs et des passifs doivent être en équilibre. Il est conseillé de consulter la leçon suivante: Contrôler la comptabilité
Comptes gain et perte de change
Dans le plan comptable, il faut insérer les comptes prédéfinis pour le gain (bénéfice) et la perte de change, qui seront ensuite indiqués dans les Propriétés fichier.
Les comptes pour les différences de change doivent contenir la BClasse 3 (Charges - pertes de change) ou 4 (Produits - gains de change).
Réévaluation des comptes et changes historiques
Les taux de change varient constamment. La contre-valeur effective du solde en devise varie donc selon la variation des changes.
La contrevaleur d'un compte en devise étrangère est calculée selon le change d'ouverture et les changes indiqués dans les écritures. Afin de faire correspondre cette valeur à la contrevaleur du change actuel, il faut réévaluer ce compte. Cette réévaluation s'effectue à l'aide du calcul des différences de change. Avec le calcul automatique des différences de change, le programme insère un montant en devise de base (différence de change) de façon à ce que le solde en devise de base soit égal à la contrevaleur (colonne solde calculé).
Cette opération d'alignement s'effectue à la fin de l'année, avant de clôturer la comptabilité ou lorsque l'on désire imprimer un bilan contenant des valeurs de change qui correspondent à la réalité actuelle. Voir la commande Différences de change.
Il existe des comptes (par exemple, en relation avec des investissements ou des participations) pour lesquels on utilise un taux de change dit "historique". Par change historique, on veut indiquer un change qui ne varie pas dans le temps.
Pour obtenir des taux de change qui ne varient pas, il y a deux méthodes possibles:
- créez un sigle de devise supplémentaire (par exemple USD2) dans le tableau Changes, à laquelle on attribuera toujours le même taux de change
- Dans la description devise, indiquez qu'il s'agit d'un taux de change historique et, par conséquent, aussi dans les écritures correspondantes à ce compte.
- Pour tout nouveau compte avec un taux de change historique différent, créez à nouveau un sigle supplémentaire de devise.
Vous pouvez créez autant de sigles que nécessaires pour les différents comptes avec changes historiques. - Modifiez le taux de change du compte historique s'il y a d'autres achats ou vente nécessitant une adaptation de la valeur, en créant en même temps une écriture pour le gain ou la parte de change.
- Insérez les soldes d'ouverture comme des écritures d'ouverture
- Au lieu d'utiliser la colonne soldes d'ouverture, les soldes d'ouverture sont insérés comme des écritures. Vous pouvez attribuer, ainsi, le taux de change d'ouverture que vous désirez.
- Dans la colonne Compte Différence Change insérez la valeur "0;0" qui indique que le compte ne doit pas être réévalué.
Totaux groupes en devise étrangère
La colonne Montant en devise n'a, habituellement, pas de totaux, vu qu'il n'y a pas d'utilité de totaliser des valeurs en devises différentes.
Si vous avez un groupe qui regroupe seulement des comptes qui ont la même devise spécifique, vous pouvez insérer le sigle de cette devise au niveau de groupe et, dans le tableau Comptes, le programme totalisera ces montants. S'il y a des comptes avec les sigles de devise différents, aucun montant ne sera affiché (le programme ne signale pas d'erreur non plus).
Différences dans les soldes d'ouverture
Quand, dans l'année précédente, les différences de changes n'ont pas été calculées, le programme signale dans la nouvelle année une différence dans les soldes initiaux.
Pour remédier à ce problème, il y a deux solutions possibles:
Si l'année comptable précédente n'a pas encore été révisée, on peut calculer les différences de change dans l'année précédente:
- Insérez dans le tableau Changes, colonne Change, les changes officiels au 31.12
- Activez, à partir du menu Compta2, la commande Créer écritures différences de change.
- Ouvrez le fichier de la nouvelle année et mettez à jour les soldes d'ouverture
Si l'année précédente a été clôturée et révisionnée, il faut effectuer un rajustement des soldes d'ouverture dans la nouvelle année:
- Ouvrez le fichier de l'année nouvelle
- Insérez dans les actifs ou les passifs (tableau Comptes) selon le cas, un nouveau compte Différences de change non enregistrées, ou enregistrer le montant dans le compte 1090 Compte d'attente en monnaie (comme dans l'exemple ci dessous)
- Dans la colonne Ouverture Devise insérez le montant correspondant à la différence de change
- Au 01.01, avec une écriture (Tableau Ecritures) on procède à mettre le compte Différence de change à zéro, (dans l'exemple il s'agit d'une perte dans le change), en utilisant le compte inséré ou le compte 1090 et comme contrepartie le compte relatif au différences de change (Bénéfices ou pertes de change), présent dans le compte de résultat.
Après l'écriture de redressement des différences de change, le compte utilisé doit contenir le solde 0, ou égal à un montant correspondant au solde précédant l'écriture des différences de changes.
Dans le cas où il s'agirait d'un gain de change, le montant de la différence doit être inséré dans un compte des passifs, ou dans les actifs, mais avec le signe moins (-) précédent le montant.
Tableau Changes
Avant de commencer d' enregistrer des opérations multidevises, il faut d’abord spécifier les paramètres des devises utilisées pour la comptabilité, dans le tableau Changes.
Colonnes du tableau Changes
Les colonnes sont visibles dans la Vue Complète.
Date
La date du change.
- Ligne change sans date. Taux de change actuel et d'ouverture
Pour chaque devise étrangère utilisée, il faut absolument avoir une ligne avec le taux de change et sans date- Change.
C'est celui qui est considéré le plus récent et aussi celui de la clôture.
Il est utilisé pour le calcul de la colonne soldes calculée dans le tableau des comptes et toujours si il n'y a pas de taux de change historique. - Change ouverture
Est utilisé pour convertir le montant d'ouverture de la devise étrangère en celui de l'ouverture de la devise de base de la comptabilité.
- Change.
- Lignes avec dates (taux de change historiques).
Dans les cas indiqués ci-dessous le programme choisit le taux de change avec une date égale ou inférieure la plus proche de la date de la ligne d'écriture.- Quand l'on insère des écritures, si un compte historique existe, le programme le propose et l'utilise comme taux de change prédéfini.
- Quand l'on crée des différences de change et qu'il est précisé qu'il faut utiliser le taux de change historique.
- Dans les lignes avec date, le taux de change d'ouverture n'est pas utilisé.
Devise de référence
La devise de départ pour le change (le CHF dans l'exemple).
Devise
C'est la devise de destination, celle dans laquelle la valeur de la devise de référence est convertie.
Libellé
Un texte pour spécifier précisément de quelle devise étrangère il s’agit.
Fixe
Vrai ou faux. S’il s’agit d'un taux de change fixe, insérer Oui dans la colonne; dans ce cas, le taux change utilisé est précisé dans la colonne Change.
Mult.
Le multiplicateur est normalement de 1, 100 ou 1000 et sert à obtenir le change effectif. Comme certaines devises valent peu à l’unité et pour ne pas insérer des changes avec de nombreux zéros, on utilise le multiplicateur.
Le multiplicateur peut aussi être spécifié en négatif (-1). Dans ce cas, le programme utilise le taux de change à l’inverse et raisonne comme si les devises saisies dans les colonnes Devise de référence et Devise étaient inversées. Ne modifiez pas le multiplicateur s'il y a déjà des écritures insérées avec la même devise, autrement le programme signalera des erreurs dans les écritures, attribuables aux changes erronés.
Change
Le change actuel ou de clôture de la devise par rapport à la devise de référence.
Celui-ci sert aussi à calculer les différences de change. Avant de calculer les différences de change ou de clôturer la comptabilité, il faut mettre à jour la valeur en insérant la change de clôture.
Le change et le multiplicateur sont appliqués selon les formules suivantes:
- Avec multiplicateur > 0
Montant Devise = Montant Dev.Référence * (change / |mult.|) - Avec multiplicateur < 0
Montant Dev.Référence = Montant Devise * (change / |mult.|)
Change d'ouverture
Le taux de change au moment de l’ouverture. À indiquer uniquement dans la ligne sans date.
- Il est utilisé pour convertir le montant d’ouverture de la devise étrangère en montant d’ouverture de la devise de base de la comptabilité.
- Doit correspondre au change de clôture de l'année précédente.
Si les taux de clôture ne sont pas égaux à ceux de l'ouverture le total des actifs et passifs pourrait être différent, veuillez consulter la page Différences dans les soldes d'ouverture. - Le change d'ouverture ne doit jamais être changé au cours de l'année, sinon des différences de change dans le total des soldes d'ouverture seront créées.
- Quand on passe à une nouvelle année ou quand on reprend les soldes d'ouverture, le programme définit le taux de change d'ouverture avec la valeur contenue dans la colonne Change (ligne sans date) de la comptabilité de l'année précédente.
Minimum
Le taux de change minimum accepté. Si dans les écritures un taux de change inférieur est utilisé, un avertissement apparaît.
Maximum
Le taux de change maximum accepté. Si dans les écritures un taux de change supérieur est utilisé, un avertissement apparaît.
Décimales
Le nombre de décimales avec lequel les montants pour cette devise sont arrondis.
Modifications dans le tableau Changes
Les changes insérés dans les écritures sont autonomes et indépendants du change indiqué dans le tableau Changes. Si l'on modifie un change dans le tableau Changes, il n'y aura pas de répercussions dans les écritures insérées précédemment.
En revanche, les modifications suivantes ont des répercussions :
- Modification du change d'ouverture
La prochaine fois qu'un recalcul de la comptabilité sera effectué, le solde en devise de base des comptes sera recalculé avec le nouveau taux de change.
Attention donc lorsque vous modifiez les taux de changes d'ouverture une fois que les soldes initiaux ont été insérés. - Si vous apportez une modification dans les changes d'ouverture et qu'il y a des soldes d'ouverture, il sera important d'effectuer un recalcul de la comptabilité.
- Modification du multiplicateur
- Si le multiplicateur d'une devise, déjà utilisée dans le tableau Écritures, est modifié, le programme donne un avertissement dès qu'un recalcul de la comptabilité est effectué ou lorsque vous passez à la ligne d'écriture.
Il faudra à nouveau insérer le montant de l'écriture et le montant correct dans la devise de base. - Quand on recalcule la comptabilité, les soldes d'ouverture seront aussi recalculés dans la devise de base.
- Si le multiplicateur d'une devise, déjà utilisée dans le tableau Écritures, est modifié, le programme donne un avertissement dès qu'un recalcul de la comptabilité est effectué ou lorsque vous passez à la ligne d'écriture.
Changes directs et indirects
- Les changes directs sont ceux où on indique la devise de base et la devise étrangère sur la même ligne.
Dans l'exemple ci-dessous, voici les changes directs USD->EUR et USD-TRL. - Les changes indirects sont ceux où un échange direct entre deux devises n'est pas spécifié (non recommandé)
Le change est déduit par le programme sur la base d'autres combinaisons de devises insérées
Dans l'exemple, le change EUR ->TRL n'a pas été défini, et le programme s'appuie sur la combinaison du change USD-EUR et USD-TRL.
Avec les changes indirects, il est possible que le change appliqué ne soit pas toujours clair.
Changes incompatibles à partir de versions précédentes
Quand la devise de base est insérée comme devise de référence, les changes avec un multiplicateur plus grand que 1 peuvent présenter des différences de calcul entre Banana 8 et les versions précédentes. Dans ces cas rares, en ouvrant un fichier comptable d'une version précédente, un message est affiché et le fichier est ouvert en lecture seule.
Pour obtenir les mêmes montants, il faut corriger le multiplicateur et le taux de change comme suit :
- Ouvrir le fichier en Banana 8 et confirmer le message
- Recontrôler la comptabilité (Maj + F9)
- Les messages "Multiplicateur de l'écriture n'est pas celui du tableau Changes" peuvent être ignorés
- Vérifier si les soldes et le résultat d'exercice ne présentent pas des différences comparés à ceux affichés dans les versions précédentes. Si il n'y a pas de différences, il suffit d'enregistrer la comptabilité sous un nouveau nom; sinon, il est nécessaire de poursuivre avec les étapes suivantes:
- Dans le tableau Changes, pour les changes avec un multiplicateur plus grand que 1, corriger le change en le multipliant par la valeur du multiplicateur et définir le multiplicateur à 1. Par exemple, si nous avons un multiplicateur de 100 et un change de 0.9944608, corriger le change en 99.44608 et le multiplicateur en 1
- Recontrôler la comptabilité (Maj + F9)
- Les messages "Multiplicateur de l'écriture n'est pas celui du tableau Changes" peuvent être ignorés, ou ils peuvent être supprimés en cliquant dans la ligne d'écriture correspondante sur le montant en devise de base et en pressant F6
- Vérifier si les soldes et le résultat d'exercice correspondent avec ceux affichés dans les versions précédentes.
- Enregistrer le fichier sous un nouveau nom
- Maintenant vous pouvez définir les changes et le multiplicateur dans le format désiré, inverse ou direct, avec ou sans multiplicateur, en vérifiant après chaque modification le solde et le résultat d'exercice.
Écritures
En ce qui concerne les changes, le multiplicateur et les changes historiques, nous faisons référence à la page Tableau Changes.
Explication des colonnes
Dans le tableau Écritures de la Comptabilité Multidevise, il y a les colonnes supplémentaires suivantes:
- Mont. Devise
Le montant dans la devise spécifiée dans la colonne sigle devise.
Ce montant est utilisé par le programme pour mettre à jour le solde en devise du compte relatif. - Devise
Le sigle de la devise à laquelle le montant fait référence.
Le sigle devise doit correspondre à la devise de base, spécifié dans les Propriétés fichier, ou le sigle de la devise d'un compte indiqué dans les colonnes Débit ou Crédit.
On peut également utiliser une devise différente, à condition que le compte Débit et le compte Crédit indiqués soient des comptes en devise de base. Dans ce cas, le montant en devise est utilisé comme référence, mais ne sera pas utilisé au niveau comptable. - Change
Sert à convertir le montant de la devise étrangère dans l'équivalent de la devise de base. - Montant en devise de base
Le montant de l'écriture exprimé en devise de base.
Ce montant est utilisé par le programme pour mettre à jour le solde en devise de base du compte relatif. - Multiplicateur de change
Normalement non visible dans cette vue, cette valeur est multipliée avec le change.
Types d'écritures
Attention
Tous les montants, ceux en devise de base ainsi que ceux en devise étrangère, doivent toujours être insérés dans la colonne Mont. Devise.
Pour chaque écriture il y a deux comptes (compte débit et compte crédit). Dans chaque ligne d'écriture, le programme permet d'avoir seulement une devise étrangère. On peut donc avoir les combinaisons directes suivantes:
- Ecriture entre deux comptes en devise de base avec montants en devise de base (image ligne Pièce 1)
La devise du compte débit et du compte crédit sont dans le devise de base - Ecriture entre deux comptes en devise de base avec montants en devise étrangère (Pièce 2)
La devise du compte débit et du compte crédit sont dans le devise de base, mais le sigle de la devise (colonne Devise) et le montant indiqué dans la ligne d'écriture ne sont pas en devise de base mais en devise étrangère.
Pour insérer la devise étrangère, il faut changer manuellement le sigle de la devise que le programme propose automatiquement.
Ceci est utile quand on va à l'étranger et on change de l'argent pour payer dans la devise locale. Dans ce cas, on n'a pas de compte spécifique dans la comptabilité.
Pour le calcul du solde (étant tous les deux en devise de base) seulement le montant de la colonne Devise de base est utilisé. - Ecriture entre un compte en devise étrangère et un compte en devise de base (Pièce 3)
Le devise doit être celle du compte en devise étrangère.
Pour le calcul du solde du compte en devise étrangère, le programme utilise le montant en devise étrangère et pour le solde en devise de base, le programme utilise le montant en devise de base. - Ecriture entre deux comptes dans la même devise (Pièce 4)
La devise doit être la même que celle des comptes utilisé. - Ecriture avec deux comptes contenant des devises étrangères différentes (Doc 5)
Par exemple, la banque fait une opération de change entre deux devises étrangères.
Dans ce cas, il faut insérer l'écriture sjur deux lignes.
Le montant en devise de base doit nécessairement être le même. Il est utile d'utiliser un change proche de la réalité afin de pouvoir éviter des différences de change excessives.
Afin d'obtenir des montants égaux en devise de base, il faut manuellement indiquer le montant en devise de base et laisser le programme calculer le change. - Ecritures différences de change
Le but de cette écriture est de réaligner le solde du compte en devise de base avec la contrevaleur du compte en devise étrangère au change du jour.
Seulement le montant en devise de base, relatif au différence de change, est enregistré sur le compte en devise étrangère.
Elles sont générées automatiquement avec la commande Créer écritures différences de change.- Pour les bénéfices de change, le compte à réévaluer est indiqué en débit et le compte Bénéfice de change en crédit.
- Pour les pertes de change, le compte à réévaluer est indiqué en crédit et le compte Perte de change en débit.
- Le montant en devise reste vide
- Le sigle de la devise est la devise de base
- Dans la colonne Montant devise de base, le montant de la réévaluation du compte (bénéfice ou perte) est indiqué.
Etablir le change
C'est au comptable de décider quel est le change à utiliser pour chaque opération individuelle. Normalement, les règles suivantes s'appliquent:
- Pour les opérations usuelles, le change du jour est utilisé.
- Pour les opérations d'achat/vente de devises, les valeurs indiquées par le bureau de change ou par la banque dont utilisées.
Dans le programme on indique d'abord le montant en devise et ensuite le montant en devise de base; le programme calcule le change. . Le change indiqué par la banque pourrait être légèrement différent, car les banques indiquent un change arrondi avec peu de décimales. - Si l'on fait plusieurs opérations avec le même taux de change, il est utile de mettre le change dans le tableau Changes à jour, comme ça le programme le reprend automatiquement.
- Pour des opérations étrangères soumises à la TVA, il se peut que l'autorité nationale prescrive un change standard. Le cas échéant, insérer ce change dans la colonne Change de l'écriture.
- Pour l'achat d'immobilier ou des titres, un change historique est utilisé. Dans ce cas, il faut, dans le tableau Changes, créer un sigle de devise (par exemple, USD1) avec un change historique, qui ne subit pas les fluctuations de change.
On peut créer des sigles de devise pour autant de changes historiques que l'on veut.
Ecritures avec TVA
Le compte TVA et le compte dont il faut déduire la TVA doivent être en devise de base. Il n'est pas possible d'utiliser un code TVA pour déduire la TVA d'un compte en devise étrangère.
Pour enregistrer des opérations avec TVA qui ont comme contrepartie des comptes en devise étrangère, il faut utiliser deux lignes d'écritures:
- D'abord on enregistre le montant de l'achat sur un compte d'attente en devise de base, et on y insère le code TVA relatif.
Le montant en devise de base doit être calculé selon les conditions de l'adminitstration fiscale. - Dans une deuxième ligne le compte d'attente est mis à zéro; comme contrepartie, on indique le compte en devise étrangère.
Le montant utilisé pour cette écriture, en devise de base et en devise étrangère, doit être au net de la TVA. Naturellement, il faut utiliser le même taux de change que celui de l'écriture précédente.
Dans l'exemple, la devise de base est le CHF. L'achat dans l'exemple est d'ordre nationale, mais avec un paiement d'un compte en devise étrangère (EUR).
Automatismes lors de l'insertion des écritures multidevise
Quand on insère une nouvelle écriture, il faut compléter les données dans les colonnes mentionnées.
Quand certaines valeurs de la ligne d'écriture sont modifiées, le programme complète l'écriture avec les valeurs prédéfinies. Si ces valeurs ne répondent pas aux exigences personelles, celles-ci doivent être modifiées dans la ligne d'écriture.
La modification des valeurs du tableau Changes n'a pas de répercussions sur les lignes d'écritures qui sont déjà insérées. Donc, quand on modifie le change dans le tableau Changes, ceci n'aura aucune influence sur les lignes qui sont déjà insérées.
- Quand on insère le montant en devise et il y a au moins le compte débit ou le compte crédit, et il n'y a pas d'autres valeurs
- Le sigle de devise est repris du compte utilisé, en donnant priorité au compte qui n'est pas en devise de base.
- Le change, défini dans le tableau Changes, est repris selon la procédure suivante:
- Le change historique avec une date précédente ou égale à celle de l'écriture est repris
- Si aucun change historique est trouvé, le change de la ligne change-sans-date est repris.
- Le multiplicateur, défini dans le tableau Changes est repris, ou '1' s'il s'agit de la devise de base.
- Le montant en devise de base est calculé.
- Si l'on modifie le montant en devise (et s'il y a déjà d'autres valeurs)
Le montant en devise de base est calculé avec le change existant. - Si l'on modifie le sigle de la devise
Le change avec le multiplicateur est repris et le montant en devise de base est calculé (comme ci-dessus). - Si l'on modifie le change
Le montant en devise de base est calculé en utilisant le change qui a été inséré. - Si l'on modifie le montant en devise de base
Le change est recalculé.
Aide supplémentaire
- En pressant la touche F6 pendant que l'on se trouve sur la colonne Montant en devise, le programme réécrit toutes les valeurs avec la logique décrite auparavant, comme s'il n'y avait aucune valeur. Cette fonction est utile quand on change le compte Débit ou le compte Crédit.
- Smart fill colonne Change
Le programme propose plusieurs changes, en les reprenant du tableau Changes ou des changes utilisés précédemment dans les écritures.
Fenêtre Info
Dans la fenêtre info, le programme indique:
- D'éventuelles différences entre le total des mouvements débit et le montant des mouvements crédit en devise de base.
- Des indications en ce qui concerne l'usage de la touche F6.
Pour les comptes relatifs à la ligne d'écriture dans laquelle on se trouve:
- Numéro de compte
- Libellé du compte
- Montant de l'écriture sur le compte en devise de base
- Solde actuel du compte en devise de base
- Sigle de la devise du compte
- Montant de l'écriture sur le compte en devise du compte
- Solde actuel du compte en devise
Ecritures des soldes d'ouverture
Pour la comptabilité en multidevise, lorsque l'on insère des soldes d'ouverture dans le tableau Comptes, le programme convertit le montant en devise de base, utilisant le taux de change défini dans le tableau change, colonne Change d'ouverture.
Pour utiliser des changes historiques dans les soldes d'ouverture, vous pouvez créer un autre sigle de devise ou bien créer des écritures dans le tableau écritures avec les soldes d'ouverture. De cette façon, vous pouvez utiliser des soldes différents pour les comptes.
- Insérez une écriture pour chaque compte avec solde d'ouverture, en indiquant la date de début de la comptabilité et le compte en débit et crédit.
- Dans la colonne PièceType insérez la valeur "01" pour indiquer que c'est une valeur d'ouverture.
- Dans les calculs et les impressions de Banana, ce montant sera inséré comme solde d'ouverture.
- L'écriture ne mettra cependant pas à jour la colonne solde d'ouverture dans le tableau comptes.
A considérer si vous désirez utiliser les écritures d'ouverture:
- Pour éviter la réévaluation des comptes au taux de change actuel, dans le tableau Compte, pour le compte qui ne doit pas être réévalué, insérez "0,0" dans la colonne Compte différence change.
- Le programme permet d'insérer autant des soldes d'ouverture que d'écritures d'ouverture.
Les deux montants seront considérés dans les calculs et s'il s'agit du même compte, ils seront additionnés.
Il est toutefois conseillé d'utiliser les deux méthodes simultanément pour éviter des erreurs et des différences difficiles à retracer. - Les écritures d'ouverture doivent être insérées manuellement.
Les éventuelles différences de débit et crédit seront indiquées comme différence dans les écritures.
Reprise données des versions précédentes
Dans la version 4 ou précédente, l'absence d'un sigle de devise dans le tableau Ecritures était interprétée comme une écriture en devise de base.
Dans la version 7, chaque écriture doit avoir son propre sigle de devise. Il faut donc, quand on passe de la version 4 à la version 7 compléter les écritures où le sigle de devise manque dans le fichier de comptabilité.
Différences de change
Thème: Créer des écritures différences de change
Pour les aspects théoriques veuillez voir la rubrique Réévaluations, différences de change
- Les écritures différences de change sont des écritures qui équilibrent le solde d'un compte en devise étrangère avec le solde calculé en devise de base de la comptabilité. Cela consiste en substance à réévaluer les valeurs de la devise de base, avec d'éventuels produits ou pertes dues aux fluctuations des taux de changes.
- Si ces différences de change ne sont pas écrites, lors du passage à l'année suivante il pourrait y avoir des différences dans les soldes d'ouverture.
- Les écritures des différences de change peuvent être calculées à la clôture de la comptabilité ou pendant la période comptable (Par exemple, à la fin d'un trimestre). Dans ce cas, les taux de change historiques seront utiles pour avoir de différents taux de change à des dates précises.
- Le programme calcule la différence de change sur la base des soldes à la date précisée.
Il est possible donc de calculer la différence de change à une certaine date, même si d'autres écritures, successives à la date indiquée, ont été insérées. - Pour de plus amples informations veuillez consulter aussi la page Différence de changes pas enregistrées
Dialogue: Créer écritures différences de change
La commande Créer écritures différences de change... à partir du menu Compta2, calcule les appréciations et les dépréciations pour les comptes en devises étrangères.
Date des écritures des différences de change
Le programme est en mesure de calculer la différence de change à une date même si il n'y pas encore d'écritures autres que la date.
- Insérez la date pour écrire les différences de change.
- Le programme propose, comme date, la date finale du mois courant, relative à la dernière écriture insérée.
- Si il y a des écritures différences de change pour la même date, le programme demande si on veut les substituer.
Le programme considère les écritures différences de change existantes si la date, la pièce, la description, les comptes et la devise sont égaux, et ne contiennent pas de montant dans la devise du compte.
Numéro de la Pièce
Insérez le numéro de la pièce (qui sera utilisé pour compléter la colonne Doc) pour les écritures des différences de change créées.
Utilisez changes historiques (changes sur lignes avec date)
- Utiliser des changes historiques non activés
- Si dans le tableau Changes, il ne s'y trouvent pas les changes historiques (avec dates), cette option n'est pas activée.
- Le Change du Tableau Change des lignes qui n'ont pas de date, sera utilisé.
- Pour les différences de change à la clôture de la comptabilité il est préférable que cette option ne soit pas activée.
Si vous utilisez des changes pour la clôture il faudra alors faire attention à ce que le change historique utilisé pour la clôture soit égal au change actuel.
- Utiliser des changes historiques activés
- Le programme indique la date de la Ligne Change trouvée dans le tableau changes qui sera utilisée pour le calcul des différence de change.
C'est le taux de change du tableau changes contenant la même date ou une date qui précède la date indiquée.
De cette manière vous pouvez comprendre si il y a un taux de change pour la date indiquée. - Si vous êtes en train d'écrire les différences de change à la clôture et le taux de change historique utilisé n'est pas identique au taux de change actuel, même après avoir enregistré les différences de changes vous pourrez obtenir le message de différences de changes.
- Le programme indique la date de la Ligne Change trouvée dans le tableau changes qui sera utilisée pour le calcul des différence de change.
Valeurs utilisées pour la création des écritures
Pour de plus amples explications, nous renvoyons l'utilisateur à la page Ecritures comptabilité multidevises.
Montant des écritures
- Des écritures différences de change sont créées uniquement pour les comptes en devise étrangère qui, à la date spécifiée, contiennent un solde en devise de base différente par rapport à celle calculée.
- Come montant en devise de base on utilise la différence entre le solde du compte en devise base et le solde du compte en devise étrangère convertie en devise de base.
Solde du compte
Pour le calcul de la différence du change il faut utiliser les soldes en devise du compte et en devise de base à la date spécifiée.
Compte bénéfices et pertes de change ou suppression du calcul différences de changes
Comment les comptes bénéfices et de pertes de change sont utilisés, par ordre de priorité:
- Les comptes spécifiés indiqués dans la colonne prévue du plan comptable ou la valeur qui indique que pour le compte il ne doit pas y avoir de calcul de différences de changes.
- Les comptes bénéfices ou perte de change indiqués dans les propriétés du fichier (multidevise)
Position insertion des lignes
Si, lorsque l'on donne la commande et l'on se retrouve dans le tableau des Ecritures, les lignes viennent s'insérer dans la position où se trouve le curseur.
Autrement elles s'insèrent à la fin ou à la position précédente si elles viennent remplacer celles déjà existantes.
Avant d'utiliser la commande
- S'assurer que dans les Propriétés Fichier du menu File, section Devise étrangère se trouvent mentionnés les comptes bénéfices et pertes de change, là où doivent être écrites les différences de change. Il est possible d'indiquer le même compte pour le compte bénéfices que pour le compte pertes de change.
- S'assurer que les comptes en devise étrangère sont ajournés et que le solde en devise étrangère de ces comptes (p.ex. bancaires) corresponde au solde indiqué par la banque.
- Mettre à jour les changes courants dans le tableau Changes.
Il faut indiquer les changes de clôture ou de fin de période dans les lignes sans aucune date dans la colonne Changes (ne pas modifier le change d'ouverture). En effet, pour le calcul des différences de change, le programme utilise les changes des lignes sans date. Si les lignes sans date ne s'y trouvent pas, le programme signalera une erreur.
Changes d'ouverture de la nouvelle année
Pour faire en sorte que les soldes d'ouverture du nouvel an en devise de base correspondent exactement aux soldes de clôture de l'année précédente, les changes d'ouverture du nouvel an, indiqués dans la tableau Changes, doivent être identiques à ceux utilisés pour la clôture, ainsi:
- Les changes de clôture doivent être indiqués dans la colonne Changes des lignes sans date.
- Les changes d'ouverture doivent être indiquées dans la colonne Ouverture des lignes sans date.
La procédure de création de nouvelle année ou de reprise des soldes de l'année précédente copie les changes de clôture (colonne Change, lignes sans date) de l'année précédente dans le changes d'ouverture (Tableau Changes, colonne Ouverture, lignes sans date) du fichier de nouvelle année.
Fiche de compte
Colonnes et vues de la fiche de compte
Dans la fiche de compte, il y a trois groupes de colonnes avec les mouvements Débit, mouvements Crédit et le solde en différentes devises.
- Devise de base
Sont indiqués le solde d'ouverture, les mouvements et le solde dans la devise de base. - Devise du compte
Sont indiqués les mouvements dans le devise du compte
S'il s'agit des comptes en devise de base, ces valeurs sont les mêmes que celles de la devise de base. - Devise2
Pour chaque mouvement, le montant en Devise2 est indiqué. Le montant en Devise2 est la contre-valeur du montant en devise de base, convertie au taux de change actuel pour le sigle Devise2.
Voir Changes et problématiques comptables. - Vue Base
Sont visibles, en même temps, les colonnes avec les montants en devise de base et les montants en devise du compte.
Dans les en-têtes des colonnes, les devises concernées sont indiquées.
Avec les commandes appropriées, la disposition des colonnes peut être modifiée et d'autres vues peuvent être créées.
Modifier les données
Dans la fiche de compte, on ne peut pas modifier des données. Un double-clic sur le numéro de ligne (souligné) de la fiche de compte vous permet de retourner sur la ligne du tableau d’origine (Écritures ou Budget) d'où on peut modifier les données. Plus d'informations sont disponibles à la page Fiche de Compte (paragraphe Mettre à jour la fiche de compte).
Fenêtre d'information
En bas de l'écran, dans la fenêtre d'information, les valeurs des comptes inclus dans l'écriture active sont indiquées.
- Numéro de compte
- Libellé du compte
- Montant de l'écriture sur le compte en devise de base
- Solde actuel du compte en devise de base
- Sigle devise du compte
- Montant de l'écriture sur le compte en devise du compte
- Solde actuel du compte en devise du compte
Bilan formaté
Le Bilan formaté dans la comptabilité multidevise est rédigé de la même façon que celui de comptabilité en partie double. Les informations sont disponibles sous le lien suivant: Bilan formaté.
La différence se trouve dans le fait que les comptes en devise étrangère démontrent les montants en devise étrangère ainsi que ceux convertis en devise de base.
Bilan formaté par groupes
Le Bilan formaté par groupes dans la comptabilité multidevise est rédigé de la même façon que celui de comptabilité en partie double. Les informations sont disponibles sous le lien suivant: Bilan formaté par groupes.
La différence se trouve dans le fait que les comptes en devise étrangère démontrent les montants en devise étrangère ainsi que ceux convertis en devise de base.
Rapports comptables
Les rapports comptables dans la comptabilité multidevise sont rédigés comme ceux de la comptabilité en partie double. Les informations sont disponibles aux pages internet suivants: Rapports comptables, Rapport comptable externe.