Organiser le travail

Avec près de 35 ans d'expérience en contact direct avec nos utilisateurs, nous pouvons affirmer avec certitude qu'une bonne mise en place initiale du travail administratif et comptable est cruciale. Consacrer du temps à l'organisation dès le départ permet d'éviter des réorganisations ultérieures et d'optimiser ainsi le flux de travail.

Dans les pages ci-dessous, nous vous proposons des conseils pratiques pour gérer la collecte des documents, la répartition dans les classeurs et la structure de stockage des dossiers :

Différents types de documents

A la base de la comptabilité il y a les documents et justificatifs comptables.Le type d'organisation comptable dépend de l'activité et du volume des documents.
L'organisation doit être adaptée selon les besoins.

Ci-dessous, nous donnons une indication des solutions qui se sont prouvées d'être très utiles.

Conseils pour une organisation optimale

Il est important de classer et organiser les différents types de documents:

  • Documents de base : contrat de bail, abonnements (de téléphone), statuts, contrats d'assurance et chaque document qui est signé une seule fois et qui a de l'importance pour plusieurs années.
    Ces documents doivent être gardés dans un classeur séparé, avec ce genre de documents.
    Pour des documents très importants (cautions reçus, etc.) il peut être utile de faire une photocopie et de conserver l'original dans un coffre en banque ou un endroit où le document est en sécurité.
    Ne pas perforer les documents importants, mais mettez-les dans des pochettes transparentes.
    Ce classeur est la base de votre société/activité et il faut le garder avec soin.
  • Documents de base concernant les employés: Contrats de travail, assurances du personnel et autres, peuvent être gardés dans un classeur séparé.
    Si la documentation devient très volumineuse, on peut utiliser un classeur par thème.
  • Déclarations à la TVA: il est utile de garder un classeur séparé, avec les différentes déclarations que vous présentez régulièrement (trimestriel, semestriel, annuel) Il est mieux de tenir votre affiliation à la TVA ou d'autres documents généraux ensemble avec les documents de base.
  • Justificatifs comptables de l'année: il s'agit de reçus, factures, ou autres documents, liés à une dépense ou une recette.
    Les justificatifs comptables doivent être gardés, de façon séparée, année par année. Il faut donc avoir un classeur avec les justificatifs comptable par année comptable.

Justificatifs comptables

Un bon ordre quotidien est nécessaire pour enregistrer les opérations comptables et pour avoir la situation de la société sous contrôle, comme la liquidité, la somme des débits et crédits, etc.

  1. Tous les justificatifs comptables (reçus, factures, tickets de caisse) doivent en général être conservés pour au moins 10 ans.
  2. Classer et mettre en ordre par date les justificatifs comptables, ensemble avec les extraits de compte bancaires de paiement/virement appropriés.
  3. Les extraits de compte doivent être tenus ensembles aux justificatifs.
  4. Noter sur le justificatif (extraits et autres) un numéro progressif. Grâce à ce numéro, qui doit être inséré dans la colonne Pièce, vous pouvez trouver, à partir de la comptabilité, le document comptable.
  5. A la fin de l'année, imprimer une copie du journal et conserver-le ensemble avec les justificatifs.
  6. Chaque année, il faut commencer un nouveau classeur pour les justificatifs comptables.

Deux types de gestion comptable

En comptabilité, il existe deux critères pour enregistrer les transactions comptables :

  • comptabilité sur l'encaissée: les factures sont enregistrées seulement au moment du paiement aux fournisseurs et de l'encaissement des clients.
  • comptabilité sur ce qui a été facturé: les factures sont enregistrées au moment de la réception ou de l'émission.

En Suisse les petites entreprises non assujettis à la TVA peuvent comptabiliser soit avec la première soit avec la deuxième méthode; les entreprises assujettis à la TVA doivent choisir un critère qui doit être autorisé par le Bureau de la TVA à Berne. Dans certains cas, le Bureau de la TVA peut imposer le critère qui doit être utilisé. Quand un critère déterminé a été autorisé, il n'est pas possible de le changer, au moins qu'une demande spécifique sera faite auprès de l'autorité compétente.

Comptabilité sur le principe de trésorerie

Les dépenses et les recettes sont relevées seulement au moment que les factures sont payées et encaissées.

  1. Tenir séparées les factures qui ont été émises et celles qui ont été reçues.
  2. Vérifier régulièrement les factures en suspens à encaisser.
    Une fois la date d'échéance passée, il est utile d'envoyer un rappel de paiement.
    Il ne faut pas laisser passer trop de temps, occupez-vous d'encaisser les factures impayées. C'est une activité qui prend du temps, mais elle est fondamentale.
  3. Une fois que les factures sont payées, mettez-les ensemble avec les justificatifs réguliers.

Comptabilité sur le principe de la comptabilité d'exercice

Voir aussi: registre clients et fournisseurs

  1. Tenir séparées les factures qui ont été émises et celles qui ont été reçues.
  2. Vérifier régulièrement les factures en suspens à encaisser.
    Une fois la date d'échéance passée, il est utile d'envoyer un rappel de paiement.
    Il ne faut pas laisser passer trop de temps, occupez-vous d'encaisser les factures impayées. C'est une activité qui prend du temps, mais elle est fondamentale.
  3. Quand vous enregistrer l'émission des factures en comptabilité, notez sur la facture l'enregistrement qui a été fait.
    Dans l'écriture, utilisez la colonne Facture pour y insérer le numéro de facture.
  4. Une fois que les factures ont été payées, déplacez-les dans la section "payé" et enregistrez-les en comptabilité.
    Quand vous les avez enregistrées, notez sur le document l'enregistrement en comptabilité.

Écritures / fréquence

  • Il est utile d'enregistrer la comptabilité de façon régulière (quotidiennement, par semaine, par mois).
  • Nous vous conseillons vivement de ne pas négliger les enregistrements comptables, pour avoir des données toujours mises à jour et pour pouvoir évaluer le progrès de votre activité.   
  • En parcourant les différentes charges, il est facile de s'apercevoir des différentes dépenses que vous avez fait.
  • La comptabilité ne se fait pas seulement pour les impôts.

Documents de base

L'organisation optimale de ses documents est un élément fondamental de toute entreprise. Vous trouverez des conseils importants sur la page Différents types de fichiers. Dans ce qui suit, nous nous concentrons sur les documents de base de l'entreprise qui restent valables et doivent donc être conservés pendant une période illimitée.

Voici quelques exemples :

  • Contrats de location ou de bail d'un objet ou d'un bien.
  • Contrats de location.
  • Documents pour l'ouverture d'un compte bancaire.
  • Contrat d'assurance.
  • Contrat avec les compagnies de téléphone, de gaz, d'électricité.
  • Accord de marketing.
  • Inscription à un service internet.
  • Contrat d'embauche d'un employé.
  • Contrat d'achat d'un bien immobilier (terrain) ou mobilier (voiture).

Règles de conservation

Les documents de base doivent en principe être conservés pendant dix ans après la fin du contrat, sauf si la loi en dispose autrement.

Un contrat de location doit donc être conservé pendant toute la durée de validité du contrat. Lorsque le contrat est caduc, parce que l'objet n'est plus loué ou parce qu'il a été remplacé par un autre contrat, le document doit être archivé pendant la durée fixée par la loi.

Délais fixés par la loi ou le contrat

L'archivage des documents sert à prouver l'existence ou l'inexistence d'une obligation ou est exigé par la loi :

  • Obligation de tenir des livres et des registres comptables. Normalement, 10 ans.
  • Période de garantie. Délai dans lequel les défauts doivent être signalés et rectifiés. Pour faire valoir la validité des défauts.
  • Délai de prescription. Le délai maximum autorisé par la loi pour une action en justice. Le délai pour demander au tribunal le paiement d'une facture non couverte, par exemple.
  • Obligations découlant de règlements spéciaux. Par exemple, dans le domaine des services bancaires ou notariaux, des réglementations spécifiques s'appliquent.

Stockage de documents avec stockage illimité

Les documents doivent être archivés et conservés avec soin dans des locaux adaptés à cet effet.

  • Ils ne doivent pas se trouver dans des locaux qui garantissent la conservation.
  • Pour les documents importants, il est utile de conserver des copies, peut-être sous forme numérique.

Classeur "Documents de base"

  • Utilisez un classeur pour les "documents de base".
    Si nécessaire, vous pouvez également utiliser des boîtes spéciales pour l'archivage. Il est important que les documents soient faciles à trouver.
    • Si vous disposez de nombreux documents de base, il est utile de les séparer par contrepartie (nom du locataire, compagnie d'assurance) ou par type (contrats d'assurance, banque).
    • Veuillez insérer le contrat original dans la section appropriée.
  • D'autres classeurs
    • Contrats et autres documents de location. Pour l'immobilier.
    • Contrats ou documents relatifs à l'embauche du personnel.
    • Vous pouvez également commencer avec un seul classeur et ensuite en ajouter.

Remplacement des documents

Si un contrat est remplacé, il est toujours nécessaire de conserver le contrat précédent. Ce document est indispensable en cas de litige a posteriori, de révision ou si vous devez prouver la dépense aux autorités fiscales.

Pour les documents archivés de base, il est utile de conserver un classeur (ou une boîte d'archives).

  • Ces documents seront rarement consultés.

Étiqueter les documents archivés à partir de l'année 20XX, ou les contrats de location ou les dossiers du personnel archivés.

  • Conservez les documents dans l'ordre de leur date d'archivage.
  • Lorsque le classeur est complet, écrivez sur l'étiquette jusqu'à l'année 20XX.
  • Commencez un nouveau classeur.

Documents ayant une valeur historique

Il peut être intéressant de garder une trace de certains éléments historiques pour l'entreprise, ou qui sont utiles pour reprendre des idées.
Créez immédiatement un classement des documents historiques.

  • Le premier bail.
  • La première facture que vous avez faite.
  • Photos de l'ouverture du magasin.
  • Le DVD avec la première vidéo promotionnelle.
  • La photo du premier prototype.
  • Un exemplaire des dépliants de vente.

Stockage des documents dans des coffres-forts

Les documents importants, qui sont d'une valeur extrême pour l'entreprise et sont indispensables pour prouver un crédit, doivent être conservés dans des coffres-forts.
L'accès au coffre-fort prend du temps, il est donc utile de garder une copie des documents près de vous, afin que vous puissiez facilement en consulter le contenu.
Procédez de cette manière :

  • Faites une copie avant de ranger les documents dans le coffre-fort.
  • Placez la copie dans vos documents de base, avec une note indiquant que le document original se trouve dans le coffre-fort.
  • Conservez une liste des documents importants dans le coffre-fort.

Stockage numérique

Numérisation des documents papier

Il est utile de conserver des copies des documents de base également en format numérique.

Vous pouvez facilement faire des copies et les stocker dans plusieurs endroits.

Vous devez vérifier, cas par cas, s'il est possible de remplacer un document papier par une copie numérique. Avant de jeter l'original papier, vous devez vérifier que le document scanné a la même validité et quelles sont les procédures à suivre.

Documents originaux numériques

Il existent des règles de conservation, qui doivent être respectées pour que les documents soient valables.

Comment gérer les justificatifs numériques

Avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez gérer les justificatifs (factures, reçus, relevés bancaires et autres documents) au format numérique, en réduisant ou en éliminant l’utilisation du papier.

Chaque ligne du Tableau Écritures peut contenir un lien vers un fichier PDF. D’un simple clic, vous pouvez visualiser immédiatement le document associé.

De cette manière :

  • les écritures et les justificatifs restent liés
  • la recherche des documents est plus rapide
  • le contrôle et la révision sont simplifiés

Comment organiser le fichier comptable et les pièces jointes

Pour garantir le bon fonctionnement des liens vers les documents, le fichier comptable Banana (.ac2) et les documents numériques doivent être enregistrés dans le même environnement de stockage (tous en local ou tous dans le cloud) et se trouver dans le même dossier principal.

Vous pouvez organiser les documents de deux manières :

  • Cas 1 – Pièces jointes enregistrées directement dans le dossier principal
    Les pièces jointes numériques et le fichier comptable se trouvent directement dans le dossier principal.
     
  • Cas 2 – Pièces jointes enregistrées dans un sous-dossier du dossier principal 
    Les pièces jointes numériques (justificatifs) sont enregistrées dans un sous-dossier (par exemple « Pièces jointes » ou « Documents ») du dossier principal contenant le fichier comptable.

Nous recommandons cette deuxième solution, car elle permet de séparer le fichier comptable des documents joints et rend l’archive plus ordonnée et plus facile à consulter.

Avantages des liens relatifs

Lorsque les documents (par ex. justificatifs PDF) sont enregistrés dans le même dossier principal que le fichier comptable (directement ou dans un sous-dossier), Banana Comptabilité Plus utilise des liens relatifs. Cela permet de conserver des liens valides vers les documents même :

  • lors de l’utilisation de systèmes de synchronisation (par exemple Dropbox ou services similaires)
  • lorsque le chemin des fichiers varie d’un ordinateur à l’autre.

Organisation de l’archive

Il est conseillé de créer un dossier séparé pour chaque exercice comptable. 

À l’intérieur du dossier de l’année, il est possible de créer un sous-dossier dédié aux pièces jointes et, si nécessaire, d’autres sous-dossiers pour organiser les documents, par exemple :

  • factures clients
  • factures fournisseurs
  • cartes de crédit
  • factures étrangères

L’important est de maintenir une structure logique et cohérente, qui reflète l’organisation de la comptabilité et permette de retrouver facilement les documents même plusieurs années plus tard.

Exemple d’organisation de l’archive numérique

Exemple d’organisation de répertoire pour enregistrer des documents numériques

Enregistrez dans le dossier Documents tous les justificatifs numériques que vous recevez ou que vous numérisez durant l’année.

Conseil pour la dénomination des fichiers

Utilisez toujours le même critère pour attribuer le nom aux fichiers. Un format recommandé est :

  • année-mois-jour + contrepartie + type de document

Exemples :

  • 2024-01-15-TIM-facture.pdf
  • 2024-01-31-Rossi Marco-facture.pdf.

Il est préférable d’utiliser la date du justificatif. 

Avec cette méthode :

  • les documents sont automatiquement classés par ordre chronologique
  • la recherche est plus simple
  • l’archive reste cohérente dans le temps.

Une dénomination systématique est tout aussi importante que la structure des dossiers.

Lier le document à l’écriture

Lors de la saisie d’une écriture, liez-la au document numérique correspondant via la colonne PièceLien.

Pour visualiser le PDF :

  • Positionnez-vous sur la ligne de l’écriture concernée.

    Icône ouvrir le lien

  • Cliquez sur l’icône d’ouverture dans la colonne PièceLien.

Synthèse 

Pour organiser correctement les justificatifs numériques dans Banana Comptabilité Plus :

  • créez une structure de dossiers claire et stable
  • enregistrez les documents dans le sous-dossier dédié à l’exercice comptable
  • utilisez une dénomination cohérente des fichiers (année-mois-jour + contrepartie + type de document)
  • liez chaque PDF à l’écriture correspondante via la colonne PièceLien. 

Une gestion systématique des documents numériques améliore l’ordre, facilite la recherche et rend la comptabilité plus vérifiable dans le temps.
 

Organisez vos fichiers comptables localement, sur un réseau ou dans le nuage/Cloud

Pour gérer efficacement les fichiers et documents comptables, en simplifiant leur recherche, leur partage et la conservation des données financières de l’entreprise, il est essentiel de créer une structure organisée de dossiers pour les sauvegarder. 

  • Organisez les dossiers dans une structure hiérarchique, où les dossiers principaux représentent des catégories générales ou le sujet de départ (par exemple, Comptabilité) et les sous-dossiers représentent des catégories plus spécifiques (par exemple : Comptabilité entreprise Rossi > Comptabilité Rossi 2024 > Documents).
  • Donnez des noms clairs et descriptifs aux dossiers afin que leur contenu soit compréhensible sans avoir à les ouvrir.
  • Effectuez des sauvegardes régulières des fichiers comptables et des documents importants pour garantir la sécurité et la disponibilité des données sur le long terme.
  • Partagez les fichiers en toute sécurité uniquement avec les personnes autorisées, et assurez-vous que les autorisations d’accès sont correctement configurées.

Quels dossiers créer

La définition et l’organisation des dossiers pour enregistrer les fichiers dépendent largement de vos besoins personnels et du type de travail que vous effectuez. Voici cependant quelques conseils généraux :

  • Dossier Comptabilité : commencez par créer un dossier principal dédié à la comptabilité.
    • Dossier année xxxx : dans le dossier Comptabilité, créez un sous-dossier pour chaque exercice fiscal. Il est utile de nommer ces dossiers avec l’année correspondante (par exemple : "2024").
      • Enregistrez le fichier comptable dans le dossier année xxxx, correspondant à l’année en cours.
      • Dossier Documents : dans le dossier année xxxx, créez un sous-dossier dédié aux documents. Vous pouvez le nommer Documents et y enregistrer tous les pièces jointes et justificatifs à inclure dans les fichiers comptables. 
        Dans le dossier Documents, vous pouvez créer des sous-dossiers pour mieux organiser les fichiers. Par exemple, vous pouvez créer un sous-dossier Cartes de crédit pour stocker les factures et justificatifs des cartes de crédit, ou un sous-dossier Factures étrangères pour conserver les factures provenant de l’étranger.
  • Gestion de plusieurs entités : si vous gérez la comptabilité de plusieurs entreprises ou entités, créez un dossier séparé pour chacune d’elles. Cela permettra de maintenir les fichiers et documents de chaque entité bien distincts. Suivez le même modèle d’organisation des dossiers pour chaque entreprise, avec des dossiers séparés pour chaque année et un dossier dédié aux documents.
gérer les dossiers et fichiers

Sauvegarde des fichiers comptables

Lorsque vous enregistrez un nouveau fichier, attribuez-lui un nom significatif qui inclut le nom de l’entreprise ou de votre activité (par exemple, Rossi & Fils SA). Cela facilitera la localisation et l’identification des fichiers dans le dossier de destination.

Vous pouvez enregistrer les fichiers comptables où vous le souhaitez. Vous pouvez opter pour un dossier local sur votre ordinateur, un lecteur réseau partagé au sein de l’entreprise ou un service Cloud. Pour suivre la logique de nos suggestions, enregistrez le fichier comptable sur le disque local, dans le sous-dossier de l’année concernée.

À l’aide de la commande du menu Fichier > Enregistrer ou Enregistrer sous, les données sont enregistrées, et les données existantes sur le disque sont remplacées par les nouvelles.

  • La destination et le nom du fichier sont définis lors de la première sauvegarde ou lors de l’utilisation de la commande Enregistrer sous (menu Fichier).
  • Si vous gérez plusieurs comptabilités, nous vous recommandons de créer un dossier séparé pour chaque entité et chaque exercice fiscal.
  • Chaque fichier peut être protégé par un mot de passe mot de passe.

Format des fichiers de Banana Comptabilité Plus

Les fichiers créés avec Banana Comptabilité ont l’extension *.ac2, quel que soit le système d’exploitation utilisé.

  • Le format de fichier "ac2" est spécifique à Banana. Lors de l’enregistrement, toutes les données sont compactées et stockées en un seul bloc.
  • Les fichiers .ac2 sont compatibles entre différents systèmes d’exploitation (Windows, Mac et Linux).
    Un fichier enregistré sous Windows peut être ouvert et retravaillé sous Mac, puis réouvert sous Linux ou Windows.
  • Le fichier peut être envoyé en pièce jointe par courrier électronique, modifié sur d’autres systèmes d’exploitation ou renvoyé à l’expéditeur.
  • Les fichiers sont entièrement distincts du programme Banana Comptabilité Plus, qui a l’extension ".exe" sous Windows.
  • Les fichiers d’installation ont l’extension ".dmg" pour Mac et ".deb, .rpm, .run ou .tgz" pour Linux.

Sauvegarde automatique

Banana Comptabilité Plus sauvegarde automatiquement le travail dans un fichier temporaire. Lorsque vous enregistrez ou quittez normalement le programme, le fichier temporaire est supprimé. Si l’ordinateur s’éteint de manière inattendue, les données peuvent être récupérées grâce à ce fichier.

Lorsque le programme est rouvert après un crash et détecte que le fichier de sauvegarde automatique (temporaire) n’a pas été supprimé, il affiche une boîte de dialogue Récupération de fichier de sauvegarde automatique qui demande à l’utilisateur s’il souhaite récupérer le fichier.

Dans les Options du programme, vous pouvez définir la fréquence de la sauvegarde automatique.

Copies de sauvegarde (backup)

Nous vous recommandons de créer régulièrement des copies de sauvegarde de vos fichiers comptables et de tous les documents importants de votre entreprise. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

  • Sauvegarde sur Cloud : utilisez des services de sauvegarde Cloud tels que Google Drive, Dropbox, Amazon S3, Microsoft Azure, ou d’autres.
  • Sauvegarde sur site : utilisez un logiciel de sauvegarde installé sur vos serveurs ou périphériques de stockage.
  • Sauvegarde hybride : combinez les deux options en conservant une copie des données à la fois localement et sur le Cloud pour une sécurité accrue.

Mettez en place une planification régulière des sauvegardes en vous assurant que toutes les données critiques sont incluses et respectez les réglementations sur la protection des données.

Surveillez régulièrement l’état des copies de sauvegarde pour vous assurer qu’elles sont correctement effectuées et que les données restent intactes. Stockez les copies de sauvegarde dans des lieux sécurisés et diversifiés pour les protéger contre des événements tels que des incendies, des inondations ou des vols.

Enregistrer les fichiers sur Dropbox, Google Drive et autres systèmes Cloud

Banana Comptabilité Plus est un programme qui s’installe sur votre ordinateur et fonctionne localement, mais il permet également de sauvegarder les fichiers sur le Cloud et de synchroniser les modifications chaque fois que vous travaillez localement.

Exemple d’organisation de répertoires pour sauvegarder les documents comptables

Visualiser les modifications

La version Android de Banana Comptabilité Plus fonctionne directement avec le serveur Dropbox. Si des modifications sont effectuées sur le PC, il faut généralement attendre quelques secondes pour qu’elles soient visibles sur le serveur et dans le fichier Banana Comptabilité Plus.

Pour être sûr que le fichier est correctement synchronisé avec le serveur sur votre ordinateur, le fichier doit être marqué d’une coche verte.
Si les icônes de synchronisation (vert, rouge, bleu) ne s’affichent pas, mettez à jour l’application Dropbox installée sur votre PC.

Une autre méthode pour vérifier l’état de la synchronisation depuis votre PC consiste à cliquer sur l’icône Dropbox dans la barre des tâches :

synchronisation des fichiers sur Dropbox ou Google Drive

De plus, sur Android, la synchronisation ne se fait pas pendant que l’application est en cours d’utilisation. Il est donc nécessaire de la fermer et de la rouvrir.

Méthodes d’ouverture des fichiers

Pour ouvrir un fichier de comptabilité, vous devez lancer Banana Comptabilité Plus, et vous avez deux options :

  • Choisir la commande Ouvrir dans le menu Fichier.
  • Utiliser l’icône correspondante dans la barre d’outils pour accéder aux fichiers rapidement et facilement.

Les données présentes sur le disque sont celles qui ont été sauvegardées et mémorisées. Elles peuvent être ouvertes et modifiées.

  • Les fichiers comptables peuvent être ouverts s’ils sont stockés sur l’ordinateur local ou accessibles via un lecteur réseau. 
    S’ils ont été partagés par email, ils doivent d’abord être déplacés dans un dossier de l’ordinateur.
  • Un seul utilisateur à la fois peut ouvrir le fichier en mode modification.
    Si vous effectuez des modifications sur un fichier protégé ou déjà utilisé, vous devrez choisir un autre nom pour l’enregistrement.
  • Si le fichier est protégé par un mot de passe, une fenêtre de saisie du mot de passe s’affichera.
    Si l’année précédente est protégée par un mot de passe et que vous souhaitez exécuter la commande du Bilan amélioré avec groupes, le programme demandera le mot de passe de l’année précédente. Vous pouvez également suivre les suggestions indiquées sur la page fenêtre de saisie du mot de passe.
  • Le programme vous avertit que le fichier a été ouvert en mode lecture seule dans les cas suivants :
    • Le fichier se trouve sur un support non inscriptible (CD-ROM).
    • Le fichier se trouve dans un dossier temporaire non inscriptible.
    • Le fichier est protégé en écriture ou l’utilisateur n’a pas les droits pour le modifier.
    • Le fichier est déjà ouvert par un autre utilisateur.
    • Le fichier a déjà été ouvert par le même utilisateur ou dans une autre session. 

Rechercher les fichiers comptables *.ac2

Si vous ne vous souvenez plus dans quel dossier sont stockés les fichiers comptables, vous pouvez utiliser la recherche de Windows Explorer ou du Finder sur Mac.

Rechercher des fichiers comptables sur un ordinateur Windows

Les fichiers de Banana Comptabilité ont l’extension ".ac2". La fonctionnalité de recherche peut varier selon les versions de Windows.

  • Windows 10 : cliquez sur l’icône Rechercher et entrez ac2 ou le début du nom du fichier, puis cliquez sur la flèche Documents.
  • Dans le Gestionnaire de fichiers de l’Explorateur, entrez l’extension "*.ac2" ou le nom de votre comptabilité et laissez Windows effectuer la recherche.
  • Lorsque vous cliquez sur le menu Fichier > Ouvrir dans Banana Comptabilité Plus, entrez l’extension *.ac2 dans la boîte de recherche située en haut à droite de la fenêtre de dialogue, puis cliquez sur l’icône Rechercher sur tout l’ordinateur ou sélectionnez le dossier où chercher le fichier.

Rechercher des fichiers comptables sur un ordinateur Mac

  • Dans Banana Comptabilité Plus, dans la fenêtre de dialogue d’ouverture Fichier > Ouvrir, entrez ac2 ou un mot du nom du fichier dans la boîte de recherche (en haut à droite). Utilisez les icônes pour choisir où effectuer la recherche (sur tout l’ordinateur ou dans les dossiers sélectionnés).
  • Ouvrez le Finder et entrez ac2 ou le début ou un mot du nom du fichier que vous souhaitez rechercher.
  • Faites un clic droit sur l’icône du Finder, cliquez sur Rechercher puis entrez ac2 ou le nom du fichier.

Copier ou déplacer les fichiers

Banana Comptabilité Plus peut enregistrer les fichiers sur n’importe quel lecteur reconnu par le système d’exploitation, tel qu’un disque inscriptible.
À partir de supports non inscriptibles (CD ou DVD), Banana Comptabilité peut uniquement lire les fichiers. Les fichiers *.ac2 peuvent être déplacés :

  • D’un dossier à un autre
    • Utilisez Windows Explorer ou Finder sur Mac pour localiser le dossier où les fichiers ont été enregistrés.
    • Copiez-les et déplacez-les dans le nouveau dossier de destination (une fois collés, ils peuvent être supprimés du dossier précédent si nécessaire).
  • D’un ordinateur à un autre
    • Enregistrez les fichiers sur une clé USB, puis transférez-les sur le nouvel ordinateur :
      • Ouvrez le fichier à sauvegarder.
      • Dans le menu Fichier > Enregistrer sous, choisissez comme destination la clé USB.
      • La copie peut également être effectuée en lançant l’Explorateur et en faisant glisser le fichier comptable vers le lecteur de la clé USB.
    • Vous pouvez également les envoyer en pièce jointe par email et les enregistrer sur le nouvel ordinateur.

Supprimer ou renommer les fichiers

Banana Comptabilité Plus ne possède pas de fonction intégrée pour supprimer ou renommer les fichiers. Pour cela, utilisez la fonction appropriée du système d’exploitation (Windows Explorer ou Finder sur Mac).

Travailler à plusieurs sur le même fichier 

Banana Comptabilité Plus fonctionne comme Excel : une seule personne à la fois peut travailler sur le même fichier. Faites donc attention à ce que d’autres personnes ne travaillent pas simultanément sur ce fichier.
Si vous travaillez sur un réseau local sous Windows et que le fichier est déjà utilisé par quelqu’un d’autre, vous recevrez un message indiquant que le fichier est disponible en lecture seule.
Sur d’autres systèmes d’exploitation, il n’y a pas de tels messages, il faut donc être prudent lorsqu’on travaille à plusieurs.
Si deux personnes travaillent en même temps sur le même fichier, la personne qui enregistre les données écrase celles qui ont été précédemment sauvegardées. 

Banana Comptabilité Plus ne peut pas détecter si un fichier est ouvert et modifié simultanément sur plusieurs ordinateurs. Il pourrait donc arriver qu’une personne supprime des données ou qu’une autre en ajoute de nouvelles. Seule la dernière version enregistrée du fichier sera conservée.  Il est donc important de veiller à ne pas travailler simultanément sur le même fichier.

Liens vers les fichiers numériques

Chaque opération comptable peut être liée à un justificatif comptable numérique.

  • Enregistrez les justificatifs de l’année dans un sous-dossier de l’année en cours. De cette manière, le programme crée des liens relatifs, qui fonctionneront même si les fichiers sont synchronisés sur différents ordinateurs.
  • Enregistrez les documents de base, tels que les polices d’assurance ou les contrats de location, dans un dossier séparé, car leur validité n’expire pas.

Travailler sur un réseau local

Si votre entreprise utilise un réseau local, vous pouvez créer la structure des dossiers sur ce réseau, de manière à ce qu’elle soit accessible à plusieurs utilisateurs.

Sur un réseau local, vous pouvez généralement attribuer des droits d’accès, afin de limiter le nombre de personnes pouvant accéder aux données comptables.

Travailler avec des systèmes Cloud

Si vous utilisez des systèmes Cloud tels que Dropbox, iCloud, OneDrive, Google Drive ou un autre service similaire, un dossier contenant les données synchronisées sera créé sur votre ordinateur.

Pour travailler sur plusieurs ordinateurs, il vous suffit de créer, dans le dossier des données synchronisées, un sous-dossier contenant les données de l’entreprise, en suivant la structure indiquée précédemment. 

Partager les données avec votre comptable

Les systèmes Cloud permettent également de partager les données avec d’autres utilisateurs. Vous devez créer la structure des dossiers comme indiqué ci-dessus, à l’intérieur du dossier principal synchronisé. Utilisez la commande de partage de Dropbox pour partager le dossier avec votre comptable, qui pourra ainsi consulter et modifier vos fichiers.

Sauvegardez vos fichiers aussi en Cloud

De nombreux logiciels fonctionnent aujourd'hui dans le Cloud, nécessitant la création d'un compte et et l'utilisation de données d'identification, sans installation locale. Les données sont accessibles depuis différents appareils, mais cela signifie que toutes les données et tous les documents sont sauvegardés sur les serveurs du fournisseur de services (par exemple, Dropbox, ICloud, OneDrive, GoogleDrive).

Banana Comptabilité Plus travaille avec votre Cloud

Banana Comptabilité Plus n'a pas son propre Cloud, mais vous permet de travailler avec le vôtre !  Étant donné que les données comptables sont particulièrement sensibles, nous estimons que vous devez pouvoir choisir l'endroit où elles seront sauvegardées. Elles vous appartiennent exclusivement. Notre société n'a aucun accès à vos données.

Dans Banana Comptabilité, chaque exercice comptable constitue normalement un fichier distinct, en format .ac2.
Avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez choisir où sauvegarder vos données : localement, sur des dispositifs externes, sur des systèmes Cloud, pour les partager avec d'autres.
Dans Banana Comptabilité, sauvegarder les fichiers sur le Cloud est donc une possibilité parmi d'autres, un choix libre.

Avantages du Cloud pour les utilisateurs privés de Banana

Pour les utilisateurs privés, sauvegarder leurs fichiers comptables et leurs reçus numériques dans le Cloud peut représenter un grand avantage : ils sont accessibles à partir de n'importe lequel de nos appareils, de la maison, du bureau, du téléphone.

Par exemple, le téléphone portable peut être un bon support pour scanner tous les reçus ou justificatifs (qui se perdent facilement) et les enregistrer directement dans le dossier sur le cloud, d'où ils peuvent ensuite être récupérés et insérés sous forme de lien dans le dossier comptable.

Sauvegarder vos fichiers Banana sur le Cloud

Banana Comptabilité Plus vous permet de sauvegarder vos fichiers en Cloud en utilisant n'importe quel système de gestion de données. Vous bénéficiez d'une totale liberté de choix, sans frais supplémentaires.

  • Vous pouvez choisir le service en cloud de votre préférence :
    • Dropbox, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, GoogleDrive ou tout autre service public. La plupart de ces services offrent un service de base gratuit avec un espace de stockage réduit, puis proposent des services supplémentaires payants. Si vous avez déjà un service Cloud actif, vous n'aurez pas de frais supplémentaires.
    • Votre propre cloud privé.
    • Si vous disposez déjà d'un service de cloud actif, vous n'aurez aucun frais supplémentaires.
  • Vos données comptables seront toujours accessibles.
    • Même avec un abonnement Banana Comptabilité Plus expiré, vous pourrez toujours accéder à vos données.
    • Avec le plan gratuit de Banana Comptabilité Plus, vous pouvez toujours lire et imprimer le contenu des fichiers.
    • Vous pouvez conserver des copies sur tout support ou ordinateur, afin de répondre aux exigences de la loi en matière de conservation et d'archivage des données comptables.
  • Vous pouvez archiver et partager tout type de fichier :
    • Fichiers comptables
    • Les justificatifs ou autres documents que vous associez aux lignes d' écritures.
    • Autres fichiers Excel, Word, lettre, photo ou autres, qui sont liés à la comptabilité.
  • Vous pouvez partager vos données avec d'autres personnes :
    • Utilisez les fonctions de partage de votre fournisseur de services en cloud.
    • Plusieurs personnes peuvent accéder aux données.
    • Vous pouvez attribuer des autorisations, en lecture seule ou en écriture.
    • Les données sont accessibles directement depuis le web.
  • Vous pouvez gérer la comptabilité même si vous ne disposez pas d'une connexion Internet active.

La limitation que vous avez avec Banana est que seule une personne à la fois peut modifier le même fichier comptable. Si plusieurs personnes enregistrent des modifications, il y a un conflit qui peut entraîner une perte de données. Il s'agit donc d'une solution idéale pour les petites équipes.

Configuration du service de gestion des données en Cloud

Pour configurer le service en cloud, vous devez suivre les instructions données par votre fournisseur. En règle générale, la procédure est la suivante :

  • Créez un compte avec le service en cloud.
  • Installez le programme d'accès aux données en cloud sur votre ordinateur.
    • Ces données vous seront demandées pour accéder à votre compte cloud.
    • Ce programme va créer un dossier local.
    • Dans ce dossier, le programme va synchroniser vos données avec le système en cloud.
    • Lorsque vous apportez des modifications localement, celles-ci sont automatiquement répliquées sur le cloud ou sur les autres appareils auxquels vous êtes connecté.
    • Si vous ne disposez pas d'une connexion au cloud, vous pouvez toujours travailler sur vos fichiers. Lorsque vous vous reconnectez, le programme resynchronise vos fichiers.
    • Le système en cloud vous permet de spécifier les dossiers et les fichiers à synchroniser automatiquement.
    • Vous pouvez accéder à vos fichiers aussi bien depuis votre ordinateur que depuis des appareils mobiles.
  • Installer le logiciel Banana Comptabilité Plus sur votre ordinateur.
  • Dans le dossier local du service en nuage :
    • Créez le dossier de votre entreprise ou de votre comptabilité.
    • Vos données seront alors automatiquement synchronisées dans le cloud.
    • Vous pouvez créer d'autres fichiers pour d'autres entreprises ou organisations.

Avantages du Cloud pour les entreprises et les associations qui utilisent Banana

Au-delà des avantages réservés aux particuliers, à savoir l'accès à partir de différents appareils et la numérisation aisée des reçus, les entreprises et les associations peuvent utiliser les services en Clourd pour partager avec d'autres les dossiers dans lesquels elles conservent leurs fichiers comptables et leurs reçus. 

Partager le fichier de données avec d'autres personnes

Tous les systèmes en cloud offrent la possibilité de partager des fichiers avec d'autres, ce qui peut être utile pour une petite entreprise ou une association. Pour partager des fichiers avec d'autres personnes, la procédure est la suivante:

  • Créez un compte avec le service de cloud utilisé (il est généralement gratuit).
  • Allez dans le fichier à partager.
    • Utilisez la fonctionnalité de partage pour indiquer l'email de l'utilisateur à qui l'accès doit être accordé.
      • Vous pouvez partager avec autant de personnes que vous le souhaitez.
      • Vous pouvez attribuer des autorisations d'accès (lecture seule, écriture).
    • Tous les sous-dossiers seront également partagés automatiquement.
  • L'utilisateur peut accéder aux données :
    • A' travers l'interface web
    • En installant le client de synchronisation des données sur son ordinateur
  • Les données seront synchronisées entre les différents utilisateurs.

Attention : deux personnes ne peuvent pas modifier le même fichier en même temps. Si vous supprimez un fichier du Cloud, il sera également supprimé de tous les autres appareils qui partagent ce dossier via le Cloud.

Avantages du Cloud pour les fiduciaires et les comptables 

Souvent les fiduciaires et les comptables utilisent Banana Comptabilité Plus parce qu'il permet de partager facilement les données avec les clients. Il est également conservé comme logiciel comptable secondaire de l'entreprise. Ces dernières années, grâce à la diffusion du Cloud, Banana Comptabilité Plus offre des possibilités intéressantes pour acquérir de nouveaux clients.  

Si vous êtes comptable et que vous collaborez avec votre client pour la tenue des comptes, les systèmes en Cloud peuvent vous aider à simplifier le processus.

Vous avez généralement deux options :

  • Le client dispose de son propre service en cloud et partage ensuite les données avec vous.
  • Vous avez un système Cloud sur lequel vous enregistrez les données de vos clients et partagez le dossier avec eux.

Informations importantes concernant l'utilisation d'un Cloud :

  • Le service Cloud est un programme indépendant de Banana Comptabilité. Banana.ch SA n'accepte aucune responsabilité et ne peut pas offrir de support en relation avec l'utilisation du Cloud.
  • Il est recommandé d'avoir un Cloud avec un compte d'entreprise (Business) pour disposer de suffisamment d'espace, de toutes les fonctionnalités de partage et d'autres fonctionnalités avancées.
  • Pour assurer une pleine compatibilité entre les ordinateurs, il est généralement conseillé de :
    • Choisir un service Cloud de Windows tel que Microsoft OneDrive si vous travaillez sur Windows.
    • Choisir un service Cloud d'Apple tel que Apple iCloud si vous travaillez sur Mac.
    • En cas de systèmes d'exploitation mixtes, en dernier recours, il est toujours possible de partager les fichiers via des services de transfert de fichiers cryptés comme par exemple Swisstransfer.
  • Il est possible de travailler sur un fichier uniquement une personne à la fois.
  • Il pourrait être nécessaire de gérer les autorisations accordées à ceux avec qui vous partagez les fichiers.

Gérer plusieurs entreprises et partager les fichiers avec les clients

Si vous gérez plusieurs entreprises, il est préférable d'organiser les dossiers pour faciliter le partage avec d'autres. Voici une suggestion d'organisation des données, mais vous pouvez évidemment choisir la structure qui vous convient le mieux.

  • Dans le dossier local de votre système en Cloud, créez des dossiers distincts pour chacun de vos clients.
  • Pour chaque client, créez ensuite deux sous-dossiers :
    • Internal (interne)
       Où vous enregistrez les données que vous ne voulez pas partager.
    • Shared-[NomSociété]
      • Enregistrez ici les fichiers que vous souhaitez partager avec votre client.
      • Indiquez également le nom de la société, car c'est ce nom que votre client verra.
  • Partagez le fichier Shared avec votre client, en utilisant le système fourni par le service en cloud.

Important : service de sauvegarde des données (Backup)

Travailler avec un système de synchronisation des données, c'est comme travailler avec un système de réseau. Lorsqu'un utilisateur supprime un fichier ou un dossier de son ordinateur local, le fichier ou le dossier est automatiquement supprimé du cloud. De même, si quelqu'un écrase des données, les données précédentes sont perdues.

Il est donc important que vous disposiez d'un service de sauvegarde : 

  • Vérifiez combien de temps votre fournisseur de services en cloud conserve des copies de vos données supprimées. La durée peut varier en fonction du plan que vous choisissez.
  • Le système peut également être utile pour vous protéger contre les défauts du matériel ou les attaques de ransomware.
  • Il peut être utile de disposer d'un système de sauvegarde local, qui enregistre également vos données sur le disque.
  • Un système qui empêche la suppression des données, avec des commandes simples, est préférable.

 Ressources utiles

Méthodes de comptabilisation

Lorsqu’on parle de comptabilité, l’un des premiers concepts à clarifier est la méthode comptable. Une méthode comptable détermine quand une opération entre dans la comptabilité et à quelle période elle influence les résultats.
Cela ne change pas ce que vous faites en réalité, mais la manière et le moment où vous le représentez dans les chiffres.

Si vous émettez une facture aujourd’hui et êtes payé dans deux mois, la méthode comptable décide si ce revenu est comptabilisé aujourd’hui ou dans deux mois.
La différence n’est pas théorique : le chiffre d’affaires change, le résultat aussi.

Pourquoi il existe différentes méthodes comptables

Les entreprises ne fonctionnent pas toutes de la même manière. Certaines encaissent immédiatement, d’autres travaillent sur facture, certaines ont peu de clients, d’autres en ont des centaines. C’est pourquoi il n’existe pas une méthode unique valable pour tous.

Certaines méthodes privilégient la simplicité opérationnelle, d’autres la précision économique. Le choix de la méthode permet de trouver le bon équilibre entre ces deux aspects. Il n’existe pas de méthode “correcte” en soi.
Il existe la méthode la plus adaptée à votre activité, à votre manière de travailler et aux obligations à respecter.

Ce qui change selon la méthode comptable choisie

Choisir une méthode comptable signifie décider quand :

  • une vente devient du chiffre d’affaires
  • une charge impacte le résultat
  • une créance ou une dette apparaît dans le bilan

Avec certaines méthodes, la comptabilité suit les mouvements de trésorerie. Avec d’autres, elle suit la maturité économique des opérations. Cela influence directement la manière dont vous interprétez les chiffres et prenez des décisions.

Les principales méthodes comptables

En pratique, les approches les plus courantes sont au nombre de trois :

  • La méthode de caisse (ou encaissements) est la plus simple : vous enregistrez les revenus et charges uniquement lors des encaissements ou paiements. Elle est immédiate, intuitive et très axée sur la trésorerie.
  • La méthode de la compétence (ou sur les factures) se concentre plutôt sur la substance économique : les revenus et charges sont enregistrés lorsqu’ils sont acquis, même si l’argent n’a pas encore été transféré. Elle est plus précise, mais demande plus de travail.
  • La méthode mixte caisse-compétence est une approche intermédiaire. Pendant l’année, vous travaillez simplement, en suivant les encaissements et paiements. En fin de période, vous complétez la comptabilité avec les écritures nécessaires pour obtenir un bilan correct.

Comment comprendre quelle méthode est faite pour vous

Le choix de la méthode comptable dépend surtout de votre manière de travailler dans la réalité. Si vous encaissez immédiatement et privilégiez la simplicité, la méthode de caisse peut suffire. Si en revanche vous travaillez avec des factures, des échéances et des créances importantes, vous avez besoin d’une vision plus complète.

Dans de nombreux cas, surtout pour les PME et les professionnels, la meilleure solution est de commencer simplement et de compléter la comptabilité seulement lorsque c’est nécessaire. C’est là que l’approche mixte devient particulièrement efficace.

Bien sûr, les règles fiscales entrent aussi en jeu. Elles varient d’un pays à l’autre et doivent toujours être prises en compte.

Les méthodes comptables dans Banana Comptabilité

Banana Comptabilité ne vous oblige pas à choisir une méthode une fois pour toutes, mais vous permet de travailler de manière flexible et d’adapter la comptabilité à votre activité.

Vous pouvez commencer avec une méthode simple, basée sur les encaissements, puis ajouter les écritures nécessaires pour obtenir une vision complète. Le logiciel ne décide pas pour vous : il vous met dans les meilleures conditions pour bien travailler, quelle que soit la méthode choisie.

Dans Banana Comptabilité, vous pouvez gérer la comptabilité avec les différentes méthodes prévues : caisse, compétence, caisse-compétence (système mixte). Le chiffre d’affaires dépend de la méthode comptable adoptée, mais la logique de base reste la même.

Le chiffre d’affaires peut :

  • suivre l’émission de la facture
    lorsqu’on utilise la méthode de la compétence
  • suivre l’encaissement
    lorsqu’on utilise la méthode de caisse
  • être ajusté en fin de période
    lorsqu’on utilise la méthode caisse-compétence

Dans tous les cas :
Le chiffre d’affaires est déterminé par les écritures dans les comptes de produits.

En résumé

  • Une méthode comptable sert à donner du sens aux chiffres.
  • Elle vous aide à comprendre quand une opération est vraiment significative et comment lire les résultats.
  • Comprendre ce concept est la première étape pour utiliser la comptabilité de manière consciente, et pas seulement pour remplir une obligation.

Méthode de caisse

La méthode de caisse est une méthode comptable dans laquelle les revenus et les charges sont enregistrés uniquement lorsqu’un encaissement ou un paiement effectif a lieu.

En d'autres termes :

  • un revenu existe lorsque l'argent entre
  • une charge existe lorsque l'argent sort
  • Les factures émises ou reçues ne sont enregistrées que lorsqu'elles sont payées.

Cette méthode reflète directement la liquidité réelle de l’activité.

Pour qui la méthode de caisse est-elle adaptée

La méthode de caisse est particulièrement indiquée pour :

  • les microentreprises
  • les travailleurs indépendants
  • les professionnels
  • les activités avec peu de clients et fournisseurs
  • les activités avec des encaissements rapides
  • ceux qui souhaitent surtout suivre la liquidité

Comment fonctionne la méthode de caisse, en pratique

Avec la méthode de caisse, la comptabilité suit principalement le compte bancaire (ou la caisse) :

  • Vous encaissez un paiement → vous enregistrez un revenu
  • Vous payez une dépense → vous enregistrez une charge
  • S’il n’y a pas de mouvement d’argent → il n’y a pas d’écriture

Pendant l’année :

  • il n’existe pas de créances clients
  • il n’existe pas de dettes fournisseurs
  • le résultat économique coïncide avec les flux de trésorerie

Ce que cela montre bien

  • La liquidité disponible
  • Ce que vous avez réellement encaissé
  • Ce que vous avez réellement payé
  • La capacité de l’activité à supporter les sorties de fonds

Elle est particulièrement utile pour le suivi quotidien de la situation financière.

Ce que cela ne montre pas

  • Les factures émises mais non encaissées
  • Les factures reçues mais non encore payées
  • Les revenus et charges déjà acquis mais non encore réglés

La méthode de caisse ne donne pas une vision complète de la situation économique, mais une vision très claire de la situation financière.

Avantages de la méthode de caisse 

La méthode de caisse est appréciée pour sa simplicité opérationnelle. Les principaux avantages sont :

  • Facile à gérer
    Vous enregistrez uniquement ce qui a été payé ou encaissé.
  • Contrôle immédiat de la liquidité
    Vous savez toujours combien d’argent est réellement disponible.
  • Moins de travail administratif
    Pas besoin d’enregistrer toutes les factures durant l’année.
  • Alignée aux paiements numériques
    Les virements, cartes et paiements électroniques deviennent la base de la comptabilité.

Limites de la méthode de caisse

La méthode de caisse comporte aussi des limites structurelles qu’il est important de connaître.

Les principales sont :

  • Pas de vue sur les créances et dettes
    Vous ne voyez pas ce que vous devez encaisser ou payer à l’avenir.
  • Résultat économique partiel
    Les revenus et charges sont liés aux paiements, non à leur acquisition.
  • Comparabilité limitée dans le temps
    Le résultat peut varier fortement selon les délais d’encaissement et de paiement. 

Pour cette raison, la méthode de caisse seule ne suffit pas toujours pour des analyses économiques ou des bilans formels.

Afin d’avoir une meilleure vision des coûts et des produits relatifs à l’exercice à la fin de la période comptable, des comptes de régularisation peuvent être nécessaires afin de respecter le principe de la comptabilité d’exercice.

Elle est moins adaptée à :

  • des entreprises structurées
  • des activités avec beaucoup de créances et dettes
  • des entreprises qui doivent présenter des bilans complets en cours d’année

La méthode de caisse dans Banana Comptabilité

Avec Banana Comptabilité, la méthode de caisse est facile à appliquer car le programme travaille naturellement sur les mouvements bancaires.

Avec Banana, vous pouvez :

  • Importer les mouvements depuis votre e-banking
  • Enregistrer automatiquement les encaissements et paiements
  • Avoir un bilan et un compte de résultats toujours à jour
  • Contrôler la liquidité en temps réel

Pendant l’année, vous travaillez de manière légère, sans devoir enregistrer chaque facture.

Aspects fiscaux de la comptabilité de caisse

La comptabilisation selon les encaissements n’est possible que si certaines conditions fiscales sont remplies.

En Suisse :

  • elle est réservée aux entreprises ayant un chiffre d’affaires annuel inférieur à 5 millions de francs
  • une autorisation de l’AFC est nécessaire
  • la demande doit être faite au début de l’activité ou ultérieurement

Les règles fiscales concernant l’utilisation de la méthode de caisse varient selon les pays, en particulier pour la TVA. Il est toujours conseillé de consulter la réglementation locale ou les guides fiscaux officiels.

En résumé

La méthode de caisse est :

  • simple
  • immédiate
  • orientée sur la liquidité

Elle est idéale pour démarrer et gérer les opérations quotidiennes, mais montre ses limites lorsqu'une vision économique complète est nécessaire.

Avec Banana Comptabilité, vous pouvez utiliser la méthode de caisse aujourd’hui et passer facilement à une approche plus complète lorsque cela devient nécessaire.

Méthode sur le chiffre d'affaire

Le chiffre d’affaires représente le total des revenus issus de l’activité principale d’une entreprise sur une période donnée. En termes simples :

  • c’est la valeur des ventes de biens
  • et/ou des prestations de services

Le chiffre d’affaires ne mesure pas le bénéfice, mais uniquement le volume d’activité réalisé.

Pour qui la méthode sur le chiffre d’affaires est-elle indiquée

La méthode sur le chiffre d’affaires, basée sur le principe de la comptabilité d’exercice, convient aux entreprises structurées et aux activités ayant de nombreux clients et fournisseurs, qui ont besoin d’une vision économique complète et comparable dans le temps, y compris les créances et les dettes, ainsi qu’à toutes les entreprises ayant un chiffre d’affaires supérieur à CHF 500'000 (en Suisse).

Cette approche est typique de la comptabilité d’exercice, utilisée pour établir des bilans complets en cours d’année.

Ce qui est inclus dans le chiffre d’affaires

Le chiffre d’affaires comprend :

  • les ventes de biens
  • les prestations de services
  • les revenus liés à l’activité principale de l’entreprise

Le chiffre d’affaires n’inclut pas :

  • la TVA encaissée
  • les produits financiers
  • les revenus extraordinaires
  • les subventions ou indemnisations non liées aux ventes

Le chiffre d’affaires est donc une donnée économique, et non financière.

Chiffre d’affaires, revenus et bénéfice : différences

Il est important de distinguer certains termes souvent confondus.

  • Chiffre d’affaires
    Mesure ce que vous avez vendu.
  • Revenus
    Peuvent aussi inclure d'autres recettes que les ventes principales.
  • Bénéfice (ou perte)
    Est la différence entre les revenus et les charges.

Un chiffre d’affaires élevé ne garantit pas automatiquement un bénéfice.

Comment se calcule le chiffre d’affaires

Avec la méthode de la comptabilité d’exercice, le chiffre d’affaires est constitué des ventes acquises pendant la période, indépendamment du paiement.

En pratique :

  • une vente entre dans le chiffre d’affaires lorsque le droit au revenu naît
  • même si le client n’a pas encore payé

Cela donne un chiffre d’affaires :

  • économiquement complet
  • comparable dans le temps
  • indépendant des délais d’encaissement

Chiffre d’affaires et TVA

Avec la méthode sur le chiffre d’affaires, la TVA est déclarée au moment de l’émission de la facture, que le client ait payé ou non.

  • Il s’agit de la méthode standard utilisée par la majorité des entreprises et prévue en général par la pratique TVA suisse. 

Le chiffre d’affaires ne correspond pas à la TVA :

  • La TVA encaissée n’est pas un revenu
  • C’est un montant perçu pour le compte de l’autorité fiscale

Les règles TVA dépendent de la législation de chaque pays.

Pourquoi le chiffre d’affaires est une donnée importante

Le chiffre d’affaires est utilisé pour :

  • évaluer la taille de l’activité
  • comparer différentes périodes
  • définir des seuils fiscaux et administratifs
  • analyser l’évolution des ventes

prendre des décisions stratégiques

Toutefois, il ne suffit pas à lui seul :

  • il ne dit rien sur les charges
  • il ne mesure pas la rentabilité
  • il n’indique pas la liquidité disponible

Le chiffre d’affaires dans Banana Comptabilité : rôle des factures

Dans Banana, le chiffre d’affaires est déterminé par les écritures de produits, qui proviennent de l’enregistrement des factures clients (et non des mouvements bancaires eux-mêmes).
Les mouvements bancaires servent à enregistrer les encaissements, mais ne définissent pas le chiffre d’affaires, sauf dans la méthode de caisse.

  • Dans Banana Comptabilité, le chiffre d’affaires est déterminé par l’enregistrement des factures clients, c’est-à-dire des opérations qui génèrent un produit.
  • Le chiffre d’affaires n’est pas une valeur saisie manuellement et ne dépend pas directement du compte bancaire, mais des écritures sur les comptes de produits.

Lorsque vous enregistrez une facture client dans Banana :

  • un produit est enregistré
  • le produit contribue au chiffre d’affaires de la période
  • la TVA est gérée séparément
  • la créance envers le client est enregistrée (si prévue par la méthode)

Le chiffre d’affaires naît donc au moment de l’enregistrement de la facture, et non au moment de l’encaissement.

En résumé

Dans Banana Comptabilité, le chiffre d’affaires :

  • provient des écritures des factures clients
  • est déterminé par les comptes de produits
  • peut suivre l’encaissement ou l’émission, selon la méthode comptable
  • est indépendant du compte bancaire, sauf dans la méthode de caisse

Cette configuration rend le chiffre d’affaires clair, vérifiable et cohérent.

Compétence - Caisse (méthode mixte)

Gérer la comptabilité peut sembler complexe, surtout pour ceux qui souhaitent se concentrer sur le travail quotidien sans se perdre entre les factures et les écritures. La méthode Compétence–Encaissements est un mode de gestion comptable utilisé principalement par les petites entreprises et les indépendants qui enregistrent selon les encaissements, mais qui doivent intégrer en fin d’année les factures ouvertes des clients et des fournisseurs.

La méthode Compétence–Encaissements est un système comptable hybride qui combine le principe de caisse pendant l’année avec l’intégration des factures ouvertes en fin d’exercice selon le principe de la compétence.

Avec cette méthode :

La méthode Compétence–Encaissements représente donc une solution intermédiaire entre la méthode de la compétence et celle de la caisse, permettant d’avoir une vision claire de la situation financière sans la complexité d’une comptabilité entièrement selon le principe de la compétence.

À qui s’adresse-t-elle 

C’est une solution pensée pour ceux qui souhaitent travailler de manière simple pendant l’année, tout en obtenant en fin d’exercice un bilan conforme au principe de la compétence. La méthode Compétence–Encaissements est particulièrement adaptée à :

  • indépendants
  • artisans et petites entreprises
  • activités de services
  • activités recevant de nombreuses factures de fournisseurs
  • activités qui émettent peu de factures et encaissent à un moment ultérieur
  • personnes qui appliquent la TVA selon les encaissements (sur la base des encaissements et paiements).

Quand elle n’est pas indiquée

Cette méthode n’est pas indiquée pour :

  • personnes qui appliquent la TVA sur le chiffre d’affaires (à la réception et à l’émission de la facture)
  • entreprises qui doivent tenir une comptabilité complète selon le principe de la compétence
  • activités ayant des obligations comptables plus complexes
  • situations où un bilan selon le droit commercial est requis.

Pourquoi choisir cette méthode

Avec la numérisation des paiements, la majorité des opérations passe aujourd’hui par la banque. En important les mouvements bancaires, la comptabilité est déjà presque prête. Il n’est plus nécessaire de saisir manuellement chaque facture.

Cela apporte des avantages concrets : moins de temps consacré aux écritures, moins de risques d’erreurs et surtout la possibilité d’avoir à tout moment une vue actualisée de sa liquidité. Et pour les PME, la liquidité n’est pas un détail, c’est un élément essentiel pour la gestion de l’activité.

La méthode compétence–encaissements répond à ces besoins :

  • Gain de temps – vous n’avez pas à enregistrer chaque facture dès sa réception ou émission
  • Simplicité accrue – moins de bureaucratie et de complexité
  • Données toujours à jour – grâce à l’importation des mouvements bancaires 
  • Contrôle de la liquidité – la donnée la plus importante pour gérer les sorties et les encaissements réels.

Limites du système compétence–encaissements (et comment les gérer)

Comme toute méthode, la compétence–encaissements présente aussi certaines limites. Durant l’année, le résultat économique reflète principalement les encaissements et les paiements ; les factures ouvertes sont intégrées en fin d’année pour compléter le bilan de l’exercice. Cela signifie que la vue économique peut être partielle.

Voici les principales limites :

  • Créances et dettes non visibles pendant l’année – les factures ouvertes apparaissent uniquement en fin de période
  • Vision partielle des revenus/charges accumulés – vous ne voyez que ceux déjà payés
  • Plus de travail en fin d’année – il faut effectuer des écritures d’ajustement (factures ouvertes, charges à payer, charges constatées d’avance, amortissements)
  • Pas adapté à toutes les entreprises – les entreprises très structurées peuvent préférer la méthode de la compétence pure.

Avec Banana, ces limites sont facilement surmontables. Vous pouvez ajouter des factures et des ajustements à tout moment, en passant progressivement à la comptabilité en partie double complète.

Comment Banana simplifie la méthode compétence–encaissements

Avec Banana Comptabilité, il est possible de gérer la méthode Compétence–Encaissements en travaillant durant l’année principalement sur les mouvements bancaires, importés depuis l’e-banking et complétés à l’aide de règles automatiques. Les factures ouvertes et les ajustements de fin de période peuvent être enregistrés au besoin, afin d’obtenir un bilan conforme au principe de la compétence. 

  • Importer les mouvements bancaires
    • Téléchargez le fichier depuis votre e-banking (ISO 20022, CSV, MT940, etc.)
    • Importez les mouvements bancaires dans Banana.
  • Appliquer des règles automatiques
    • Définissez des règles pour classer les opérations (contrepartie, code TVA, centre de coût)
    • Lors de l’importation suivante, Banana complète les écritures automatiquement.
  • Surveillez les comptes en temps réel
    • Bilan, flux de trésorerie, marges et TVA sont toujours à jour avec la dernière importation
  • Gérez les factures ouvertes en fin d’année
    • Factures clients non encaissées → Clients à Produits.
    • Factures fournisseurs non payées → Charges à Fournisseurs.
    • Ajustements typiques → charges à payer, charges constatées d’avance, amortissements, différences de change.
  • Obtenez un bilan conforme au principe de la compétence, prêt pour les banques, actionnaires et autorités fiscales.

Un avantage aussi pour les fiduciaires et les comptables

Le système compétence–encaissements est également intéressant pour les professionnels qui accompagnent les clients. Ils n’ont plus besoin d’attendre que le client envoie toutes les factures, ils peuvent établir la comptabilité à partir des mouvements bancaires, évitant ainsi les pics de travail et réduisant considérablement les délais. Et au besoin, ils complètent le bilan avec les ajustements. C’est une approche qui permet de gérer plus de mandats en moins de temps et d’offrir un service plus efficace.

  • Moins de travail manuel – il n’est pas nécessaire d’enregistrer chaque facture du client dès sa réception ou émission
  • Comptabilité prête – il suffit de partir des mouvements bancaires importés
  • Plus de mandats gérés – le temps économisé est consacré au conseil et à l’analyse
  • Bilans professionnels – en fin de période, on ajoute les écritures nécessaires pour obtenir des comptes complets

Avec Banana, les fiduciaires peuvent offrir des services plus rapides et plus efficaces, augmentant ainsi la valeur pour leurs clients.

Méthodes comptables et TVA en Suisse

En Suisse, en matière de TVA (MWST/TVA), selon le moment où la TVA devient exigible :

  • Méthode selon l'Exercise - La TVA est exigible au moment où vous émettez une facture au client, et recevez une facture d’un fournisseur
  • Méthode selon la Caisse -  La TVA est exigible au moment où vous encaissez une facture d’un client, et payez une facture d’un fournisseur.
  • Méthode Compétence–Caisse - La TVA devient exigible au moment de l’encaissement ou du paiement, comme dans le système de caisse.

En résumé

  • Si vous utilisez la méthode selon la compétence – Vous enregistrez la TVA au moment de l’émission de la facture
  • Si vous utilisez la méthode selon la caisse – Vous enregistrez la TVA uniquement lors de l’encaissement effectif. 

En Suisse, il est permis d’utiliser aussi bien la méthode de comptabilisation selon la caisse que celle selon la compétence pour la déclaration de la TVA, à condition de respecter les exigences prévues pour la méthode selon la caisse (typiquement un chiffre d’affaires inférieur à 5 millions CHF). 

Un système hybride pour la Suisse et l’étranger

Voici une courte liste de cas réels de ceux qui utilisent, recommandent et encouragent une approche hybride dans la tenue de la comptabilité, tant en Suisse qu’à l’étranger :

Conclusion

À l’école, on nous enseigne que les principes de caisse et de compétence sont bien distincts. La réalité des PME modernes exige un système flexible, automatisé et précis.

Banana Comptabilité Plus est l’outil qui allie la simplicité opérationnelle du principe de caisse à la complétude comptable du principe de compétence.

Banana Comptabilité propose des modèles prédéfinis pour la gestion par encaissements, avec la possibilité d’intégrer créances et dettes selon le principe de la compétence.

Quel mode de comptabilité choisir

Le choix de la méthode comptable influence la manière dont vous suivez votre activité au cours de l’année. Certaines méthodes privilégient la simplicité et la liquidité, d’autres offrent une vision économique plus complète, en incluant les créances et les dettes.

Le tableau ci-dessous vous aide à comprendre, selon votre situation opérationnelle et les obligations légales, quelle méthode est la plus appropriée entre la méthode de caisse, la méthode mixte compétence – caisse et la méthode sur le chiffre d’affaires (comptabilité d’engagement).

Si vous êtes dans cette situation…Méthode conseillée
Vous souhaitez une gestion simple basée sur les encaissements et paiementsMéthode de caisse
Vous souhaitez surtout suivre la liquiditéMéthode de caisse ou méthode mixte caisse–compétence
Vous voulez travailler simplement pendant l’année, puis intégrer les factures en fin d’exerciceMéthode mixte caisse–compétence
Vous souhaitez une vision économique complète, avec créances et dettesMéthode sur le chiffre d’affaires
Vous devez établir des bilans complets pendant l’annéeMéthode sur le chiffre d’affaires
En Suisse, vous dépassez CHF 500’000 de chiffre d’affaires*Méthode sur le chiffre d’affaires (obligatoire)

* Pour les entreprises individuelles et les sociétés de personnes. Les personnes morales sont toujours soumises à la comptabilité complète.