Banana Accounting's grouping system is used to totalise the amounts of accounts and groups quickly and easily. The programme gives you maximum flexibility to create as many levels of totalling as you want. 

▶ Video: Grouping and totalling system 

Where it is used

• In the Accounts and Categories tables to define the structure of the Balance sheet and the Profit & Loss Statement.  
• In the VAT Codes table to group VAT codes 
• In the Items table in the Stock Application.
• In the Items table in the Fixed asset register Application.

How it works

Grouping is always based on two columns:

• The Group column, where group identifiers are indicated, which may be textual or numeric.
• The column Sum In, where for each account or group row the Totalisation Group is indicated.

Each group row is a total row, where:

• Group balances are the sum of the rows that contain the group name in the Sum In column.
• The programme calculates the totals of all columns containing amounts (type Amount), both the predefined ones (Opening, Balance, etc.) and those added manually.

Grouping allows the creation of many levels of totalisation.

 

The logic of the programme

To understand the logic, let us present an example of a small part of the chart of accounts. For the accounts Cash, Post and Bank we create the Liquidity group:

• In the line below the liquidity accounts, in the Group column, enter the name of the Liquidity group.
• In the Description column, you enter the description of the group.
• In order for the programme to be able to update the balances in the liquidity group, it must be indicated which accounts are to be totalled.
  In the Sum In column of the Cash, Post and Bank account, the name of the cash group is entered. The balances of the group are updated immediately.

 

    

Using the same logic, we can also group groups. In fact, groups can also be totalled into other groups at a higher level.
Suppose we add a group into which to group and then total the Liquidity group.

• In the line below the Liquidity group, in the Group column, the name of the Assets group is entered.
• In the Description column, you enter the description of the group.
• In order for the programme to be able to update the balances in the Assets group, it must be indicated which groups are to be totalled.
  In the Sum In column of the Liquidity group, the name of the Assets group is entered. The group's balances are updated immediately.
     

   

Following this logic, it is possible to create a structure with groups and subgroups for the entire chart of accounts, in order to create charts of accounts suitable for any specific country and requirement.

The exact same logic can also be applied for grouping VAT codes in the VAT Codes table, and also for grouping items in the Items table of the Warehouse and Fixed asset register.

    

 

Extensive use of the totalisation system

The totalisation system is very flexible:

• Accounts and groups can be added together in a group.
• Title texts can be assigned the group to which they belong.
• Any kind of numbering (numerical and/or letter) can be used.
• Up to 100 totalisation levels can be created.
• Group totalisation is independent of the sequence of rows:
  • The total row can be defined before and after the account or group rows. 
  • The total row can also be defined in a completely detached position from the account and group rows, as in the case of the Accounts Payable / Suppliers ledger.
• The same account cannot be totalled in two Groups at the same time.
• The system is also used to total the Cost Centres and Segments.
   

The totalisation of amount columns

The calculation procedure totals the columns of type amount.

• The amount columns defined by the system are totalled.
• The amount columns added by the user are totalled.

The calculation sequence

The programme calculates totals as follows:

• Clears the column amounts of the Group rows.
• Adds up the amounts of the Accounts rows in the Group rows (first level of calculation).
• Adds up the balance of the Group rows in the higher level Groups.
  Repeats the operation until all levels are calculated.

When a Group is totalled in a lower level Group, an infinite error loop is created.

Error checking and reporting

When creating groupings, the programme checks and reports any errors so that they can be corrected immediately. 

When a non-existent group has been indicated in the Sum In column, the programme reports the error 'Group not found'. In this case it is sufficient to:

• Create the group in the Group column.
• Recalculate accounting with the command Check and recalculate accounting
• Recalculate all totals with the command Recalculate totals. 

Rename groups

With the Rename command, existing group names can be renamed automatically, without having to manually change the matches in the Group and Sum In columns.

Printouts

When printing the Balance Sheet, Profit and Loss Statement or other reports that contain groupings, the printout shows the order of the groupings as they have been set in the various tables.

 

Hieronder leggen we uit hoe te handelen bij:

• overgang naar een rekeningschema met een afwijkende nummering
• het ophalen en converteren van de gegevens van een bestaande boekhouding, inclusief de transacties, naar een nieuw rekeningschema.

Converteren naar een nieuw jaar

Als u een nieuw jaar wilt beginnen met een nieuw rekeningschema zijn er twee mogelijkheden:

• Het vorige jaar (2022) converteren en dan een nieuw jaar (2023) aanmaken.
  U heeft dan twee verschillende bestanden voor het jaar 2022 (een met het oude rekeningschema, met een kolom Rekeningen_1 met de nieuwe rekeningnummers) en een enkel bestand voor het jaar 2023 met het nieuwe rekeningschema.
  Deze aanpak is ideaal om de rekeningschema's van de twee jaren op elkaar af te stemmen.
  Op deze manier kunt doorgaan met het maken van veranderingen in het jaar 2022 en dan de beginsaldi bijwerken in het jaar 2023.
• Het bestand voor het nieuwe jaar 2023 aanmaken en dan het bestand van het jaar 2023 converteren met de overgedragen saldi.
  Het jaar 2022 blijft onveranderd. Voor het jaar 2023 heeft u een overgangsbestand met het oude rekeningschema maar met de bijgewerkte openingssaldi.
  Het overzetten van het 2023 bestand kan gedaan worden meteen aan het begin maar ook nadat enkele transacties ingevoerd zijn.
  Omdat de oude rekeningnummers in het bestand van het jaar 2022 zitten kunt u veranderingen gemaakt voor 2022 niet overhevelen naar 2023.

Stap 1: Een nieuw boekhoudbestand aanmaken

1. Maak een nieuw boekhoudbestand aan.
   • menu Bestand → Nieuw → kies een voorgedefinieerd boekhoudbestand model.
2. Pas het rekeningschema aan uw eigen wensen aan.

Stap 2: De passende rekeningen toevoegen

1. In de Rekeningentabel:
   • menu Gegevens → Kolommen instellen
   • Klik op de knop Toevoegen.
   • Voer de beschrijving Rekening_1 in.
2. Voer voor iedere rekening in de Rekening_1 kolom de overeenkomstige rekening in het oude rekeningschema in.
   Als de rekening hetzelfde blijft kunt u ervoor kiezen deze niet aan te geven.
3. Als meerdere rekeningen gegroepeerd moeten worden in één rekening voer dan de rekeningen in gescheiden door een puntkomma "1000;1001".
4. Als één rekening verdeeld moet worden over meerdere rekeningen moet u handmatig verdergaan, zie hierna.

Stap 3: Het importeren beginnen

• Via Acties →Naar boekhouding importeren... → Bestand.
• Kies het bestand met uw oude rekeningschema met de knop Bladeren

• Bevestig door op de OK knop te klikken en ga verder met het volgende scherm
• Stel de import opties in
• Activeer de optie voor Rekeningnummers converteren en geef aan dat de rekening-combinaties zich in het doelbestand bevinden.

Het importeren herhalen

Als er fouten worden gemeld en het nodig is om het importeren te herhalen, is het nodig de importeer bewerking te annuleren zodat het bestand waarmee begonnen wordt leeg is. Anders worden de saldo bedragen gedupliceerd, zowel in de beginsaldi als in de transactietabel.

Onderverdeling van een rekening in meerdere rekeningen

Wanneer men overgaat naar een meer gedetailleerd rekeningschema is het waarschijnlijk nodig een rekening onder te verdelen in meerdere rekeningen.
Ga na het importeren op de volgende manier handmatig verder:

• Verdeel in het Rekeningschema de beginsaldi, budgetsaldi en de bedragen van vorig jaar van één rekening over meerdere rekeningen;
• Ga door de transacties, een voor een, van de rekening die onderverdeeld moet worden en wijs deze toe aan de meer toepasselijke rekening of maak extra transacties aan als dat nodig is om een rekening in meer gedetailleerde rekeningen onder te verdelen.
• Ga op dezelfde manier te werk voor de transacties van de Budget tabel.

Resultaten en mogelijke fouten

Als het programma fouten rapporteert (ontbreken van rekeningen of andere fouten) moet het importeren waarschijnlijk worden onderbroken en de aanpassingen compleet gemaakt; herhaal daarna het importeren.

Omdat het programma te maken heeft met verschillende rekenschema's kan het geen uitgebreide verificaties doen en garanderen dat alle gegevens correct zijn geïmporteerd en gegroepeerd.

Het wordt daarom sterk geadviseerd om het resultaat handmatig te controleren om er voor te zorgen dat de totalen van de Balans en de Winst & Verlies rekening correct zijn.
 

Het Bestand Boekhoudingsoverzicht (boekhoudoverzicht) is een bestand waarin de presentatie van een overzicht wordt ingesteld door aan te geven hoe de rekeningen worden gegroepeerd.

Het op deze manier gecreëerde groeperingssysteem kan aan de boekhouding worden gekoppeld om de voor de nieuwe presentatie geselecteerde rekeningen op te halen en te totaliseren.

Het extern boekhoudoverzicht kan, behalve voor aanpassing van de balans en de resultatenrekening of van andere overzichten, ook worden gebruikt om over te gaan op een ander rekeningschema en de overdracht van de bijbehorende saldi. Meer details vindt u op de pagina Overgang naar een nieuw rekeningschema.

Het extern boekhoudoverzicht is alleen beschikbaar met het Banana Boekhouding+ Advanced plan.

Er zijn twee mogelijkheden om te groeperen:

• Groepering gebaseerd op de aangegeven groepen
  Deze manier is nuttig als men de rekeningen volgens andere kenmerken wilt groeperen, bijvoorbeeld presenteer de balans en de resultatenrekening volgens een groepering die anders is de de groepering ingesteld in de rekeningentabel.
  • In het overzicht wordt het groepensysteem aangemaakt.
  • Geef voor iedere rekening in de rekeningentabel in de boekhouding in de GR1 kolom (of een andere kolom) de groep aan waarin de rekening gegroepeerd moet worden.
  • Wanneer het overzicht wordt uitgevoerd worden alle rekeningen die met groepen in het externe overzicht bestand gemarkeerd zijn overgenomen.
• Groepering gebaseerd op de aangegeven rekeningen
  Deze manier is nuttig als men een geen overzicht wil met alle maar alleen met een paar geselecteerde rekeningen.
  • Geef in het overzicht de rekeningen aan van de rekeningentabel van het boekhoudbestand die opgenomen moeten worden.
  • Wanneer het overzicht wordt uitgevoerd worden alleen de aangegeven rekeningen overgenomen.

Zo maakt u een boekhoudoverzicht bestand aan

Om een boekhoudoverzicht te maken:

• Menu Bestand → Nieuw... → Boekhoudingsoverzicht
• U kunt met een bestaand of een geheel nieuw model beginnen.
• Sla het aangemaakte bestand op onder een nieuwe naam.

De kolommen van het Boekhoudingsoverzicht

Het Boekhoudingsoverzicht bestand heeft dezelfde kolommen als die in het Rekeningschema van het boekhoudbestand. Dit maakt het mogelijk de groeperingen en totalen aan te maken.

Sectie
Deze kolom wordt gebruikt om de namen aan te geven die in de presentatie gebruikt moeten worden.
Voor de diverse mogelijkheden, zie de documentatie over de Secties.

Groep 
De groep waarin de rekeningen van de boekhouding moeten worden getotaliseerd of een groep van het overzicht.

Rekening (alleen zichtbaar de weergave Compleet)
De rekening die in het overzicht opgenomen moet worden.

• Als er rekeningen zijn wanneer het overzicht wordt aangemaakt worden alleen die overgedragen die aangegeven zijn.
• Als er geen rekeningen zijn aangegeven worden de rekeningen die bij elkaar horen d.m.v. een groep overgedragen.

Beschrijving
Beschrijving voor de groepering of voor de rij zelf.

Tel Op In 
In de kolom Tel Op In, geeft men het de naam van het totaal aan waarin de rij moet worden getotaliseerd.

Tot 
Als het woord "Ja" wordt ingevoerd wordt alleen de Totaal rij weergegeven en niet de rekeningen die deel zijn van dit totaal.
Zie ook "Alleen groepstotalen weergeven" in het Boekhoudingsoverzicht.

Behouden 
Doorgaans worden de totaalrijen die rekeningen hebben met een saldo meegenomen in het overzicht.
Als u "Ja" aangeeft in deze kolom wordt de rij altijd getoond. Dit kan toegepast worden op zowel de totalen als de rekenigen.

Met trans.
Dit is van toepassing op groepen die een nulsaldo hebben.
De rij wordt alleen getoond als er transacties waren gedurende de overzichtsperiode.

Een Overzicht op groepen aanmaken

• Maak in het Overzicht de gewenste groepen en subgroepen aan.
• In de Gr1 of Gr2 kolom van de Rekeningentabel geeft men de groep aan waarin de rekening moet worden getotaliseerd.
  Als de Gr1 kolom (of een andere voorkeurskolom) niet zichtbaar is maak deze dan zichtbaar met het commando Kolommen instellen.
• De rekeningen die niet worden aangewezen worden niet meegenomen in het Overzicht.
• Genereer het Overzicht door de opdrachten:
  • Uitgebreide Balans op groepen, gedeelte Secties (Rapporten xx)
  • Rekeningschema → Extern boekhoudingsoverzicht

Een Overzicht aanmaken dat alleen geselecteerde rekeningen van de boekhouding groepeert

Deze methode is actief zelfs als in het overzicht maar één rekening wordt aangegeven.
Geef geen enkele rekening aan als u wilt dat het overzicht wordt gegenereerd op groepen.

In het overzicht worden aangegeven:

• De rekeningen van de boekhouding die gegroepeerd moeten worden.
  Alleen de aangewezen rekeningen worden in het overzicht opgenomen.
• De groepen waarin de rekeningen gegroepeerd moeten worden.

Het boekhoudverzicht kan met de volgende opdrachten aangemaakt worden:

• Menu Rapporten > Uitgebreide Balans op groepen,
  • Rekeningschema > Secties > Extern boekhoudingsoverzicht
• Menu Rapporten > Boekhoudingsoverzicht
  • kies het Base tabblad en de optie Extern boekhoudingsoverzicht.