L'applicativo Rubrica e Indirizzi è incluso in Banana Contabilità Plus. È ideale per impostare facilmente e velocemente gli indirizzi dei tuoi clienti, fornitori, soci, familiari e avere in un istante i contatti di cui hai bisogno, oppure, stampare le liste degli indirizzi per le etichette.

Tante funzioni per velocizzare e rendere facile la gestione:

• Colonne predefinite per ogni tipo di contenuto.
• Aggiunta di ulteriori colonne da parte dell'utente.
• Posizionamento delle colonne personalizzabile.
• Impostazione personalizzabile del formato etichette.
• Possibilità di stampare solo le righe selezionate.
• Impostazione libera del formato delle etichette.
• Copia/incolla indirizzi da altri programmi (Excel e Word).
• Possibilità di colorare le righe per individuare subito i contatti più importanti.

Basato su tabelle come Excel

La gestione degli indirizzi si basa su colonne già predefinite che possono essere personalizzate come posizionamento e come intestazione. Le colonne sono raggruppate in tre tabelle principali:

• Tabella Gruppi
  È la tabella dove vengono impostati i gruppi di indirizzi. Ogni gruppo viene identificato con un Id che serve a categorizzare gli indirizzi. Possono essere creati gruppi per i fornitori, i clienti, i soci, familiari, amici. Questo facilita la ricerca e consente d'impostare le etichette anche con la selezione dei gruppi.
• Tabella Contatti
  In questa tabella vengono inseriti i contatti, con tutte le indicazioni del caso. Come in ogni altra tabella possono essere aggiunte delle colonne supplementari per note o altro. I contatti possono essere aggiornati e sincronizzati con i contatti Google.
• Tabella Diario
  Questa tabella è destinata per inserire giorno per giorno tutte le annotazioni relative alle persone contattate.

Impostazione contabile

Intestazioni e dati base della Rubrica Indirizzi sono impostati in un'unica finestra di dialogo, facile da visualizzare.

• Intestazioni con testi liberi.
• Indirizzo con  tutti i dati aziendali.
• Impostazione lingua.
• Collegamento a estensioni per personalizzazioni.
• Password per rendere più sicura la tua rubrica indirizzi.
• Puoi avere più file in lingue diverse.

File e salvataggio dati

• Hai tutti i dati salvati in un unico file, dove trovi facilmente tutto senza perdite di tempo.
• Attribuisci al file il nome che desideri.
• Puoi gestire un numero illimitato di file.
• Salva i dati su qualsiasi supporto, computer, rete, cloud o inviali per email. Puoi accedervi ovunque tu sia.
• Accesso in contemporanea da più utenti, dove però solo una persona può aprire il file in modifica.
• Rendi più sicuri i tuoi contatti inserendo una protezione con password.
• Nella colonna Links puoi aggiungere un Collegamento ad un documento
• In tutte le tabelle hai delle colonne predefinite che puoi rendere visibili a scelta.
• Il comando Cerca ti permette di cercare velocemente i contatti.
• Puoi ordinare le righe secondo diverse chiavi di ordinamento.
• Esportazione in pdf per la conservazione dei dati ed esportazione in altri formati per una rielaborazione dati.
• Importazione di dati da altri programmi in formato Testo, Ascii e CSV, con le opzioni seguenti:
  • Importa dati dagli appunti.
  • Completamento automatico dei valori.
  • Intestazione colonne.
  • Unicode (Utf-8).
• Colonne per l'archivio di prodotti non più disponibili.

Segnalazioni errori e controllo

• Comando per ricontrollare tutti i dai immessi.
• Segnalazione di eventuali impostazioni sbagliate
• Ogni segnalazione è collegata a una pagina di aiuto che spiega le cause e la soluzione.
• Possibilità di correggere.

Report e stampe

• Contenuto tabelle completamente stampabile o stampa anche solo per selezione.
• Disposizione colonne personalizzabile.
• Stampe etichette (dal menu Estensioni).

Esportazione e archiviazione dati

• Copia e incolla direttamente da e per Excel.
• Esportazione tabelle in pdf e diversi altri formati.
• Archiviazione delle stampe e dei dati in pdf o altri formati.
• Salvataggio del file contabile su qualsiasi supporto.
   

Altre funzionalità

Aggiunta funzionalità

• Aggiunta di nuove funzionalità.
• Rimozione di funzionalità non più necessarie.

Estensioni

• Estensioni predefinite per diverse stampe e altre funzionalità.
• Ricerca e istallazione veloce.
• Estensioni personalizzabili.
• Aggiornamento automatico.
• Possibilità di creare e istallare delle proprie estensioni locali.

Documentazione completa

• Ogni dialogo ed errore ha una propria pagina di documentazione accessibile con un clic.
• Documentazione aggiornata costantemente.
• Domande e risposte.
• Documentazione disponibile anche in formato PDF.

Nella tabella Gruppi per ogni riga si può definire, nella colonna Id, un codice di identificazione di un Gruppo e nella colonna Descrizione la relativa descrizione (es. CLI - Clienti, FOR - Fornitori, COL - colleghi....).

 

La tabella Contatti presenta le colonne dove inserire gli indirizzi.

Le colonne

Ci sono diverse colonne. La maggior parte delle colonne non è visibile. Usare il comando Disponi colonne per:

• Rendere visibile le colonne
• Cambiare la sequenza di visualizzazione
• Aggiungere delle altre colonne.

La denominazione si basa sullo standard VCard.

• Id è il numero del contatto.
  È necessario quando si vuole collegare un contatto al diario, ai prestiti o a un'altra tabella.
  Se si preme F6 mentre si è su questa colonna vi è una numerazione automatica.
• Cortesia, si inserisce "Signore", "Signora" ecc.. .
• Cognome o ragione sociale (se si tratta di una ditta).
  Se si tratta di una persona di contatto per una ditta, nella colonna Organizzazione potete inserire l'ente o la ditta a cui appartiene.
  Se si preme F6 sulla colonna Cognome o Nome il programma separa o inverte il nome e cognome.
  Se ci sono più di due nomi, questa funzione non è in grado di distinguere quali siano i nomi o i cognomi.
• Inizio lettera, è il saluto che viene usato all'inizio di una lettera. Si usa per la stampa unione.
  Per esempio: "Caro Francesco" oppure "Egregio Signor Bianchi":
  Il programma suggerisce possibili testi in base al contenuto delle colonne già inserite.

Importare nuovi Contatti

È possibile importare nuovi contatti anche dall'esterno e lo si può fare in diversi modi:

• Tramite Importazione da Excel o da programmi di testo
• Tramite il comando Importa righe
• Sincronizzando i contatti di Google 

Le Viste

Sono presenti diverse viste e ogni vista si differenzia dalle altre per la presenza di determinate colonne; in questo esempio (file Rubrica), ci sono le viste Base, Nome, Indirizzo2, Archivio e Completo. Per visualizzare tutte le colonne, cliccare sulla vista Completo.

 

Nella tabella Diario si possono registrare tutte le annotazioni, giorno per giorno e riferite ai contatti registrati.

Comandi e funzionalità deprecati

Attenzione: Google ha deprecato la Contacts API usata da Banana per accedere e modificare i dati dei contatti.
La nuova People API sostitutiva ha delle finalità e funzionalità diverse.
La lettura e modifica dei contatti Google sarà quindi disponibile SOLO FINO a quando Google manterrà in servizio la Contacts API. Successivamente i comandi di sincronizzazione daranno un errore. I dati salvati nel file AC2 saranno comunque sempre accessibili. Non si sa fino a quando la contacts API sarà ancora disponibile. Si invita a non più usare queste funzionalità.

Documentazione

Scarica, vedi e modifica  in formato tabellare i contatti della tua rubrica Google / Android. Puoi aggiornare e pulire i contatti molto più velocemente e anche stamparli, copiare e incollarli in Excel.  Puoi anche salvare il file dei contatti sul tuo computer come copia di sicurezza.

Gestisci i contatti Google

1. Comando File->Nuova crea una Rubrica Indirizzo Nuova Vuota.
2. Menu->Azioni->Contatti Google ->Scarica Modifiche.
   • Ti verrà chiesto di autorizzare l'accesso ai contatti.
   • La tabella Contatti verrà riempita con i tuoi contatti.
3. Modifica e aggiorna i contatti a tuo piacimento.
   • Il Comando Menu->Data->Disponi colonne ti permette di rendere visibili altre colonne predefinite, come Organizzazione Nome, Organizzazione Titolo, che si usano frequentemente.
4. Menu->Azioni->Contatti Google ->Invia Modifiche.
   Le modifiche locali saranno salvato in Google.

Per maggiori informazioni vedi le spiegazioni che seguono.

Autorizza l'accesso ai tuoi contatti

Sincronizza i contenuti del vostro file Banana del tipo Rubrica e indirizzi con i contatti del vostro account Google.

La prima volta che impartite il comando Scarica e rimpiazza i contatti esistenti a partire dal menu Azioni-> Contatti Google, per collegarvi ai contatti Google:

• appare una finestra che visualizza una pagina del browser Chrome integrato in Banana e vi chiede il login di Google.
• Dovete inserire l'indirizzo email e la password del vostro account Google.

Banana salva unicamente l'email del vostro account di Google: i dati della sessione e la password non sono salvati in Banana, ma sono gestiti dal meccanismo del vostro browser.

Subito dopo dovete confermare che il software Banana può accedere e modificare i vostri contatti.

 

Comandi Sincronizzazione

Scarica modifiche

Questa funzione riprende i dati da Google e aggiorna i valori in Banana.

• Se ci sono già dati nella tabella, il programma unisce i dati esistenti e i nuovi valori delle tabelle
  • Gruppi
  • Contatti

Invia modifiche

Invia i dati modificati in Banana a Google, rispettivamente aggiorna i Contatti Google.

• Per potere inviare i dati a Google bisogna averli precedentemente scaricati almeno una volta
  Se avete fatto una modifica sul vostro telefonino, prima dovete scaricare i dati e poi impartire il comando Invia modifiche

Viene visualizzata una finestra con gli elementi modificati, aggiunti o cancellati.

Si sconsiglia di usare la colonna "GoogleNonSincronizza" perché non verrà più utilizzata in versioni successive. Se vi è Sì, il contatto non viene sincronizzato con Google.

Scarica e rimpiazza contatti esistenti

Banana non è sempre in grado di sincronizzare tutte le modifiche.
Con questo comando i contatti nella tabella Contatti vengono cancellati e rimpiazzati da quelli esistenti su Google.

Questo comando elimina anche gli elementi che hanno "GoogleNonSincronizza".

Conversione dei valori in tabella

Google Contacts gestisce indirizzi, numeri di telefono e email in forma strutturata. Nella tabella Contatti i dati sono invece gestiti in colonna.

Numeri di Telefono e email

Google permette di definire diversi email e numeri di telefono. Per ognuno si indica un'etichetta e l'indicazione di predefinito.
In Banana si devono seguire queste indicazioni:

• se ci sono diverse tipologie di telefono o email si indicano nell'apposita colonna (lavoro, casa, altro)
• se per ogni tipologia ci sono più numeri di telefono o di email, questi vengono indicati nella colonna, separati da un punto e virgola ";"
  Telefono lavoro "+1234567890;+21234567890". Email lavoro "example@gmail.com;example@yahoo.com"
• se il numero di telefono o email ha un'etichetta particolare viene indicato nella colonna Altro, con l'etichetta seguita da un due punti ":";
  se ci sono più numeri si separano con un il punto e virgola ";"
  "Vacanze:+1234567890*;Cugino:+1234566777". "Temporary:example@gmail.com;Mama:example@yahoo.com"
• se ci sono diversi numeri di telefono, quello predefinito viene indicato con un asterisco "*" dopo il numero.
  Ci può essere un solo predefinito.

Indirizzi

Google permette di avere più indirizzi per il medesimo contatto.

Banana Contabilità invece permette di sincronizzare solo un indirizzo, quello "home" (indirizzo principale).

Gruppi

Nella tabella Gruppi sono ripresi i gruppi definiti in Google e se ne possono aggiungere di nuovi.

Nella colonna Gruppi Id della tabella Contatti si possono inserire più gruppi d'appartenenza separandoli con il punto e virgola ";".

Creare un backup dei propri contatti Google

1. Creare un nuovo file vuoto di tipo Rubrica.
2. Menu Azioni -> Contatti Google -> Scarica modifiche.
3. Salvare il file sul proprio computer con nel nome la data odierna.

Sistemare la propria rubrica dei contatti Google

Se avete tanti indirizzi nella vostra rubrica è molto più facile usare la rubrica di Banana per sistemare i vostri indirizzi. Potete in poco tempo correggere errori, aggiungere informazioni e togliere duplicati e altro.

1. Scaricate i dati da Google Contacts
2. Effettuate le modifiche
   Ricordare che Il tasto F6 (Mac Cmd+6) ha diverse funzionalità (guardate nella finestra Info in basso)
   Sulla colonna nome e cognome, inverte i valori
3. Usate il comando Invia modifiche per inviare le modifiche a Google.

Archiviare e togliere i contatti che non si usano più 

Potete salvare sul vostro computer i contatti del telefono che non usate più ed eliminarli dalla vostra rubrica.

La prima volta:

1. Create un nuovo file di tipo Rubrica Indirizzi.
2. Menu Azioni -> Contatti Google -> Scarica modifiche.
3. Salvate il file nei vostri documenti, "Rubrica_Marco_noncancellare_mai", così vi ricordate che è un file importante.
4. Visualizzate la vista Archivio nella tabella Contatti.
5. Nella colonna Data Arch. (data di archiviazione) inserite la data odierna (digitate il punto ".") per tutti quei contatti che non volete che siano più visualizzati
6. Comando Azioni -> Archivia dati -> Archivia dati tabella -> Contatti
7. Comando Azioni -> Contatti Google -> Invia modifiche
   I vostri dati saranno cancellati dalla rubrica.
8. Menu Azioni -> Archivia dati -> Visualizza dati archiviati -> Contatti vi permetterà di accedere ai vostri contatti archiviati.
   Se volete aggiungerli nuovamente alla rubrica dovete ricopiare la riga nella tabella Contatti e cancellarla dagli Archiviati.

Custodite bene il file. Quando volete nuovamente archiviare dei contatti inutilizzati:

1. Aprite il vostro file rubrica Indirizzi.
2. Menu Azioni -> Contatti Google -> Scarica modifiche o se ci sono problemi Scarica e rimpiazza contatti esistenti
3. Eseguite come indicato più sopra la procedura di Archiviazione e di Invio modifiche.
4. Salvate le modifiche.

Riprendere i dati in Excel

• Scaricate i dati da Google Contacts.
• Selezionate tutto (bottone nell'angolo in alto a sinistra)
• Copiate
• Incollate in Excel.

Problemi di sincronizzazione e suggerimenti

La rubrica Indirizzi di Google offre molte possibilità e può essere utilizzata in modi diversi. Abbiamo cercato di fare in modo che tutto funzioni al meglio, ma ci possono essere delle situazioni in cui il programma non riesce a capire le modifiche che ci sono state.
In questo caso è necessario usare il comando 'Scarica e cancella i contatti esistenti', per riallineare completamente i due archivi.

Ci interessa ovviamente migliorare sempre il funzionamento, quindi inviateci un email dove descrivete il problema e ci indicate come replicare il problema sui nostri computer. Solo se riusciamo a replicare il problema, ci è anche possibile sistemarlo.
Sono anche benvenuti eventuali suggerimenti su come migliorare il prodotto.

Per i dettagli tecnici relativi al collegamento effettuato si veda la documentazione delle Google Api.

• https://developers.google.com/google-apps/contacts/v3/
• https://developers.google.com/gdata/docs/2.0/elements#gdReference

L'applicativo Rubrica indirizzi permette di creare e stampare gli indirizzi su delle etichette. La stampa può essere personalizzata e adattata per svariate esigenze.

Per stampare delle etichette è molto semplice: Menu Estensioni → Stampa etichette. Ai link che seguono ci sono tutte le informazioni dettagliate dei vari dialoghi per la stampa e il formato delle etichette:

• Stampa etichette
• Formati etichette
• Stampare etichette biblioteca