Organizza al meglio i tuoi i file contabili in locale, su rete o cloud

In questo articolo

Banana Contabilità Plus è un programma NoCloud: viene installato sul tuo computer e lavora localmente.

Per quanto riguarda i tuoi dati personali e i tuoi file contabili, questi appartengono esclusivamente a te e con Banana Contabilità Plus li puoi salvare dove vuoi: localmente, su dispositivi esterni, o anche su sistemi Cloud come Dropbox, iCloud, Onedrive, GoogleDrive. La nostra azienda non ha alcun accesso ai tuoi dati. Ti consigliamo di eseguire sempre delle copie di backup.

Trovi qui di seguito dei consigli di come organizzare i tuoi dati per ritrovarli facilmente e allegare anche i giustificativi in formato digitale.

I dati salvati in un unico file

I dati della contabilità sono salvati in un file.

  • I dati di ogni contabilità sono salvati in un file.
    Di regola si tiene un file per ogni anno contabile.
  • Puoi attribuire al tuo file il nome che desideri.
    Di regola il nome del file è composto dal nome della ditta e dall'anno contabile, seguito dall'estensione Banana. Esempio: "ditta-2020.ac2"
  • Puoi salvare il file nella cartella che desideri,
    • una cartella locale
    • una cartella di rete.
  • Banana Contabilità Plus è come Excel: solo una persona alla volta può lavorare sul medesimo file.
    Fai quindi attenzione che altre persone non stiano lavorando sullo stesso file.
    Se lavori su una rete locale di Windows e il file è in uso da parte di qualcun altro riceverai un messaggio che il file è disponibile solo in lettura.
    Per altri sistemi operativi non ci sono messaggi. Bisogna essere prudenti se si lavora in più persone.
    Se due persone lavorano in simultanea sullo stesso file, la persona che salva i dati sovrascrive quelli precedenti. 

Crea la struttura ideale delle cartelle

Con una struttura appropriata delle cartelle dove salvi i tuoi file contabili e i tuoi documenti digitali ti risulterà più facile gestirli e condividerli con altri.
Per creare le cartelle devi usare le funzioni messe a disposizione dal tuo sistema operativo (esempio Explorer o Finder).

Consigli per organizzare al meglio i tuoi file:

  • Se gestisci più contabilità crea una cartella per ogni società o ente.
  • Se oltre ai file di contabilità tieni anche dei documenti digitali, crea una cartella separata per ogni anno contabile. 
  • Ogni movimento della contabilità può essere collegato al file relativo al giustificativo contabile digitale.
    • Salva i giustificativi dell'anno in una sotto cartella dell'anno corrente. In questo modo il programma crea dei link relativi, che funzionano anche se usi dei file sincronizzati su computer diversi.
  • Salva invece in una cartella separata i documenti di base, che non perdono la validità (esempio polizze assicurative, contratti di affitto, ...)

Esempio di struttura delle cartelle:

  • [Nome società] "Ditta"
    In questa cartella crea poi le sotto-cartelle per i diversi anni contabili.
    • Base
      Sotto-cartella dove tenere documentazioni o documenti digitalizzati che non perdono mai la loro validità.
      Puoi usare questa cartella anche per mettere il file dei Beni ammortizzabili.
    • 2022
      Sotto-cartella dove salvare il file contabile dell'anno corrente (ditta-2022.ac2), altri documenti pertinenti all'anno corrente e alla fine dell'anno il dossier pdf.
    • 2023
      Sotto-cartella dove salvare il file dell'anno successivo,
      • Giustificativi

Esempio di organizzazione directory per salvare documenti contabili

Lavorare su una rete locale

Se la tua ditta usa una rete locale, puoi creare la struttura delle cartelle nella tua rete locale, in modo che sia accessibile a più persone.

Sulla rete locale puoi generalmente attribuire anche dei diritti di accesso, quindi limitare il numero di persone che possono accedere ai dati della contabilità.

Lavorare con sistemi Cloud

Se usi Dropbox, iCloud, OneDrive, GoogleDrive o un altro servizio simile, sul tuo computer verrà creata una cartella che contiene i dati che sono sincronizzati.

Per poter lavorare su più computer, non dovrai fare altro che creare nella cartella dei dati sincronizzati una sottocartella con i dati della ditta, usando la struttura indicata nel paragrafo precedente. In automatico i file della contabilità e dei giustificativi saranno sincronizzati fra i diversi sistemi.

Condividere i dati con il tuo commercialista

I sistemi Cloud ti permettono anche di condividere i dati con altri. Devi creare la struttura di cartelle come indicato sopra all'interno della cartella principale che viene sincronizzata. Usa il comando di Dropbox per condividere la cartella con il tuo commercialista e questi potrà quindi vedere e modificare i tuoi file.

 

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