Zahlungsaufträge für Rechnungen von Lieferanten
Mit der neuen Zahlungsfunktion ist es möglich, ausgehend von einer Buchungsliste oder durch das Einlesen der QR-Codes der erhaltenen Rechnungen, Zahlungsdateien (pain.001) zu erstellen, die an die Bank übermittelt werden.
Die Zahlungsdateien Pain.001 sind XML-Nachrichten, die Details zu den zu tätigenden Zahlungen enthalten und an Finanzinstitute gesendet werden können, die dieses Format anerkennen. Banana Buchhaltung+ unterstützt derzeit die Schweizer Zahlungsstandards (SPS).
Siehe Zahlungsaufträge Pain.001 für weitere Informationen.
Voraussetzungen und wichtige Hinweise
Derzeit ist die Zahlungsfunktion:
- In der neuesten Version von Banana Accounting + Dev Channel verfügbar.
- Diese Erweiterung funktioniert nur mit dem Advanced Plan, Sie können einen 1-Monats-Promo-Code von unserem Support-Service anfordern.
- Die Erweiterung befindet sich derzeit im Beta-Test, bitte überprüfen Sie alles und melden Sie jedes Problem.
So erstellen Sie einen pain.001-Zahlungsauftrag
- Öffnen Sie Ihre Buchhaltungsdatei (doppelte Buchhaltung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) oder laden Sie unsere Beispieldatei Payments_2024_en.ac2 herunter.
- Überprüfen Sie in der Tabelle Konten, ob die Ansicht Adresse vorhanden ist.
Wenn die Ansicht nicht verfügbar ist, können Sie sie über den Menübefehl Werkzeuge > Funktionen hinzufügen/entfernen... > Adress-Spalten in der Kontentabelle hinzufügen hinzufügen.
Wenn Ihre Adressspalten unterschiedlich sind (z. B. fehlende IBAN), lesen Sie die Dokumentation zur Adressansicht.
- Beim ersten Mal muss die Zahlungsfunktion über den Befehl Werkzeuge > Funktionen hinzufügen/entfernen > Zahlungsfunktionen hinzufügen, installiert werden.
- Richten Sie das Bankkonto ein, das bei der Erstellung des Zahlungsauftrags verwendet wird. Wählen Sie in der Tabelle Konten das Belastungskonto aus und vervollständigen Sie die folgenden Daten (Ansicht Adresse):
- Name, Nachname oder Firmenname (Bankkontoinhaber)
- IBAN (IBAN-Konto des zu belastenden Bank- oder Postkontos)
- Bankclearing (BIC-Code des zu belastenden Kreditinstituts)
- Überprüfen und aktualisieren Sie die Adress- und Zahlungsinformationen Ihrer Lieferanten in der Tabelle Konten (Ansicht Adresse).
Wenn Sie keine Liste von Lieferanten haben, definieren Sie diese bitte gemäss unserer Erklärung im Abschnitt Lieferanten.
Wenn Sie Zahlungen durch Scannen von QR-Codes durchführen, müssen Sie keine Adressen einrichten, da alle Informationen für die Zahlung im QR-Code enthalten sind.
- Geben Sie in der Tabelle Buchungen die Rechnungen Ihrer Lieferanten ein oder lesen Sie die QR-Codes ein.
- Fügen Sie die Zahlungsdaten ein und vervollständigen Sie sie, indem Sie direkt auf die Spalte Zahlungsdaten klicken. Wenn Sie die Lieferantenliste (Creditor Account ID) verwenden möchten und diese leer ist, müssen Sie die Erweiterung konfigurieren, indem Sie die Lieferantengruppe festlegen.
Siehe Zahlungsaufträge (pain.001) Erweiterung (Dialogfenster Zahlungsdaten) für weitere Informationen.
- Wählen Sie den Befehl Berichte > Lieferanten > Zahlungsertrag erstellen
- Bitte füllen Sie den Namen des Kontoinhabers, die dazugehörige IBAN und den BIC-Code aus, von dem abgebucht werden soll. Wenn Sie diese Informationen bereits in der Tabelle "Konten" eingegeben haben, werden sie automatisch vorgeschlagen.
Wenn Sie die einzelnen Zahlungen auf dem Bankkontoauszug sehen möchten, müssen Sie beim Erstellen des Zahlungsauftrags die Option "Einzeln buchen" aktivieren, andernfalls wird auf dem Bankkontoauszug nur der Gesamtbetrag angezeigt.
Drücken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".
- Geben Sie den Namen der Datei an, die den Zahlungsauftrag enthalten wird. Wenn Sie den Dateipfad nicht angeben, wird die Zahlungsdatei im selben Ordner wie die Buchhaltungsdatei gespeichert.
Drücken Sie auf die Schaltfläche Abschliessen, um die Datei zu erstellen.
Hinweis: In Banana Buchhaltung ist es nicht möglich, sich direkt mit der Bank zu verbinden, um die Datei zu übertragen. Sie müssen die Datei zuvor auf Ihrem Computer speichern und sie dann über das Webportal oder die Anwendung des Finanzinstituts hochladen.
- Nach dem Speichern des Zahlungsauftrags (XML-Datei) wird eine Zeile in der Tabelle Buchungen eingefügt, die die Datei enthält.
Der Inhalt der XML-Datei kann erneut angezeigt werden, indem Sie zweimal auf die Zelle Zahlungsdaten klicken oder auf das Bearbeitungssymbol oben rechts in der Zelle klicken.
Es handelt sich dabei um eine Quittung, und es ist nicht mehr möglich, die Zahlungsdatei zu ändern oder sie ein zweites Mal zu senden.
Achtung! Die Zahlungsaufträge (payment/file) dienen dazu, zu bestimmen, ob eine Zahlung an die Bank übermittelt wurde.
Es wird daher empfohlen, die Zeilen mit diesen Zahlungsdateien nicht zu entfernen, da andernfalls bereits übermittelte Zahlungen weiterhin als ausstehend angezeigt werden.
- Nach Erstellung vom Zahlungsauftrag, werden die Zahlungsbuchungen nicht sofort erfasst, da die Datei zuerst an die Bank übermittelt werden muss und die Zahlung erst nach Bestätigung durch die Bank erfolgt.
Um die Zahlungen korrekt zu verbuchen, wird empfohlen, in Banana die von der Bank bereitgestellte ISO 20022-Datei zu importieren, die die Details der ausgeführten Zahlungen enthält.
Nach dem Import der Zahlungen vom Bankkontoauszug können Sie diese Buchungen vervollständigen, indem Sie die Taste F2 auf der Rechnungsnummer drücken, sodass sie in der Tabelle Lieferantenrechnungen (Menü Berichte > Lieferanten) als bezahlt erscheinen.
Zahlungsdatei erstellen
Der Befehl Berichte> Lieferanten > Zahlungsdatei erstellen ermöglicht es, einen elektronischen Zahlungsauftrag im Format Pain.001 zu erstellen, der an Ihr Finanzinstitut übermittelt werden kann.
- Format
Für Zahlungen in der Schweiz empfehlen wir die Verwendung des neuesten Formats pain.001.001.09.ch.03, das von den meisten Finanzinstituten unterstützt wird.
- Ausstehende Zahlungen / Alle Zahlungen
In der Buchhaltung werden Zahlungen erfasst und in einem Objekt vom Typ payment/data in der Tabelle Buchungen gespeichert. Anschließend können über den Dialog des Befehls die gewünschten Zahlungen ausgewählt werden. Das System erstellt eine XML-Datei sowie einen neuen Eintrag, der mit einem Objekt vom Typ payment/file verknüpft ist und ebenfalls in der Spalte PaymentData der Tabelle Buchungen gespeichert wird.
Das Objekt payment/file definiert den Status der Zahlungen. Wenn dieser Eintrag in der Tabelle verbleibt, werden die Zahlungen als übermittelt betrachtet: Ihr Status ändert sich von "offen" zu "übermittelt". Dadurch werden sie nicht mehr in der Liste der offenen Zahlungen angezeigt.
Um die Verwaltung zu vereinfachen, empfehlen wir, die payment/file-Objekte in der Tabelle Buchungen zu belassen. Auf diese Weise werden bei der Erstellung neuer Zahlungsaufträge nur Zahlungen angezeigt, die noch nicht übermittelt wurden.
Lastschriftanzeige
In Banana sind folgende Kombinationen für die Lastschriftanzeige möglich:
- Sammelauftrag (Collective Order) ausgewählt und Detaillierte Bestätigung (Detailed Confirmation) ausgewählt
Sammelautrag (ein einziger Betrag auf dem Kontoauszug), mit detaillierter Lastschriftanzeige.
Einstellungen im Pain.001-Dateiformat:
batchbookg=true, prtry=CWD
- Sammelauftrag (Collective Order) ausgewählt und Detaillierte Bestätigung (Detailed Confirmation) nicht ausgewählt
Sammelauftrag (ein einziger Betrag auf dem Kontoauszug), ohne detaillierte Lastschriftanzeige.
Einstellungen im Pain.001-Dateiformat:
batchbookg=true, prtry=CND
- Einzeln verbuchen (Individual Booking) ausgewählt und Detaillierte Bestätigung (Detailed Confirmation) ausgewählt
Einzelbuchung (jeder Zahlungsvorgang ist im Kontoauszug sichtbar), mit detaillierter Lastschriftanzeige.
Einstellungen im Pain.001-Dateiformat:
batchbookg=false, prtry=SIA
- Einzeln verbuchen (Individual Booking) ausgewählt und Detaillierte Bestätigung (Detailed Confirmation) nicht ausgewählt
Einzelbuchung (jeder Zahlungsvorgang ist im Kontoauszug sichtbar), ohne detaillierte Lastschriftanzeige.
Einstellungen im Pain.001-Dateiformat:
batchbookg=false, prtry=NOA
Es ist wichtig, mit der Bank zu klären, ob die gewünschte Lastschriftanzeige akzeptiert wird, und sich über mögliche Gebühren zu informieren.
Es wird empfohlen, stets die Option "Detaillierte Bestätigung" auszuwählen. Andernfalls kann es vorkommen, dass ein Gesamtbetrag vom Konto abgebucht wird, ohne dass die Einzelheiten ersichtlich sind.
Scannen von QR-Codes
Der Befehl Berichte > Lieferanten > QR-Code lesen zeigt den Dialog Scan Code an, in dem Sie einen oder mehrere QR-Codes eingeben und aus diesen Daten die zugehörigen Zahlungsdateien und die Buchhaltungseinträge erstellen können.
Lesen von QR-Codes
Um QR-Codes in Banana zu lesen, sind folgende Methoden möglich:
- Verwenden Sie einen QR-Code-Scanner mit USB-Schnittstelle und Tastatureingabesimulation. Wir haben den Datalogic QuickScan-Scanner getestet, weitere Informationen finden Sie auf der Scanner-Konfigurationsseite.
- Scannen Sie einzelne QR-Codes mit einer mobilen App, kopieren Sie die Daten in die Zwischenablage und fügen Sie sie in den Scan-Code-Dialog von Banana ein. Sie können im Apple oder Android Store nach einer App suchen, die QR-Codes scannt und die Daten in der Zwischenablage speichert. Banana.ch stellt keine Software dieser Art bereit oder veröffentlicht sie.
- Kopieren Sie eine Liste von QR-Codes, die durch Semikolons getrennt sind, in die Zwischenablage und fügen Sie sie in den Scan-Code-Dialog von Banana ein.
QR-Code-Scanner konfigurieren und verwenden
- Scanner konfigurieren und verbinden.
- In Banana den Befehl Berichte > Lieferanten > Scan QRCode (Strg+8) auswählen und den Cursor ins Eingabefeld setzen.
- Taste am Scanner drücken.
- Der Scan-Dialog wird automatisch ausgefüllt.
- Vorgang abschließen.
Mobile App konfigurieren und verwenden
- Mobile App installieren, QRCodes mit der App scannen und in die Daten in die Zwischenablage speichern.
- Den gespeicherten Text am Computer mit Banana übertragen (z.B. per Email oder AirDrop).
- In Banana den Befehl Berichte > Lieferanten > Scan QRCode (Strg+8) auswählen und den Cursor ins Eingabefeld setzen.
- Den kopierten Text im Scan-Dialog einfügen.
- Vorgang abschließen.
Zuordnen eines Lieferantenkontos aus QR-Daten
Wenn Sie die Daten des QR-Codes einem Lieferantenkonto zuordnen möchten, sind die folgenden Situationen möglich:
- Der Lieferant ist bereits in der Tabelle Konten vorhanden
Beim Scannen des QR-Codes wird das Lieferantenkonto automatisch im Dialogfeld "Zahlungsdaten" ausgewählt, wenn der Name in der Spalte "Organisation" der Kontentabelle mit dem im QR-Code übereinstimmt.
Wenn die Liste der Lieferanten im Dialogfeld "Zahlungsdaten" leer ist, muss die Zahlungserweiterung konfiguriert werden, indem die Gruppe "Lieferanten" eingestellt wird. Siehe Zahlungserweiterung (Konfiguration der Erweiterung). - Der Lieferant ist nicht in der Tabelle Konten vorhanden
Der Benutzer muss das neue Lieferantenkonto manuell in der Tabelle "Konten" hinzufügen.
Es ist jedoch nicht erforderlich, für jede einzelne Zahlung ein Lieferantenkonto zu haben. Zahlungen können ohne Angabe von Konten durchgeführt und die Buchungen in der Buchhaltung erst dann registriert werden, wenn die Zahlung erfolgt ist, indem die Daten aus dem Kontoauszug CAMT der Bank übernommen werden.
Liste der Zahlungen
Der Befehl Berichte→ Lieferanten→ Liste der Zahlungen zeigt alle Zahlungen an, die in Zahlungsdateien enthalten sind. Zahlungsdaten sind nicht enthalten.
Zahlungsliste
