在此文中
无限期保存的文件，甚至是基本文件，是指继续有效的、必须无限期保存的文件：
- 租赁或出租物品或不动产的合同。
- 租赁合同。
- 开设银行账户的文件。
- 保险合同。
- 与电话、煤气、电力公司的合同。
- 营销协议。
- 互联网服务的订阅。
- 雇用员工的合同。
- 购买固定 (土地) 或动产 (汽车) 的合同。
保存的规则
原则上，除非合同规定了不同的截止日期，否则基本文件必须在合同终止后保存十年。
因此，必须在整个合同有效期内保留一份租赁合同。当合同到期时，由于不再租用该对象或因为它已被另一个合同替换，因此必须在法律规定的存储时间内提交文件。
法律或合同规定的条款
提交文件是为了证明一项义务的存在或不存在，或者是法律所要求的：
- 保存账簿和会计文件的义务。通常为10年。
- 保修期。必须报告和要求解决缺陷的期限。要求主张缺陷的期限。
- 处方期。法律规定的法律行为的最长时间。例如，向法院请求支付未收回的发票的期限。
- 特殊规定引起的义务。如银行或公证部门适用的特殊规定。
无限保留地保存文件
必须将文件归档并妥善保存在适合此目的的房间中。
- 它们一定不能存放在不能保证可以受到保护的场所。
- 对于重要文件，保留副本 (可考虑数字格式) 是很有用的。
“基础文档”归档文件夹
- 将归档文件夹用于“基础文档”。
也可以使用特殊的盒子进行归档。重要的是文件应易于获取。- 如果您有许多基本文件，则根据交易对手 (承租人的姓名，保险公司的名称) 或类型 (保险，银行合同) 将它们分开是很有用的。
- 将原始合同插入到适当的部分。
- 更多资料夹
- 合同和其它租赁文件。对于房地产。
- 与雇用员工有关的合同或文件。
- 您也可以仅从一个分类器开始，然后添加更多分类器。
补发文件
如果合同被替换，仍有必要保留以前的合同。如果后来发生纠纷、修改合同或您需要向税务机关证明费用，该文件是不可缺少的。
对于归档的基本文件，不妨设置一个档案柜 (或档案盒)。
- 这些文件很少会被查阅。
在标签上注明20XX年以后归档的文件，或租赁合同或归档的人事档案。
- 将文件按归档日期顺序排列。
- 当库满后，在标签上写至20XX年。
- 创建一个新的标签。
具有历史价值的文件
为公司记录一些历史元素，或者是对获得想法很有用的元素，是很有意思的。
从一开始就建立一个历史文件的文件夹。
- 第一份租约。
- 您开的第一张发票。
- 开店时的照片。
- 第一张宣传视频的DVD。
- 第一张样机的照片。
- 一份销售传单的复印件。
文件存放在保险箱中
重要的文件，对公司来说价值很大，是证明信用不可缺少的，应该放在保险箱里。
取用保险箱是需要时间的，所以在自己身边放一份文件，方便自己查阅里面的内容。
程序如下：
- 在将文件存入保险箱之前，先复印一份。
- 将复印件放入基础文件中，并注明原文件在保险箱中。
- 在保险箱中保留一份重要文件的清单。
数字化保存
纸质文件的数字化
以数字格式保存基本文件的副本也很有用。
您可以轻松地制作副本并将其存储在多个地方。
您必须逐一检查是否可以用数字副本替代纸质文件。在扔掉纸质原件之前，您必须检查扫描文件是否具有相同的有效性，以及应遵循哪些程序。
数字化的原始文件
证件的保存是有讲究的，必须遵循这些讲究才能有效。