将云端与Banana财务会计+结合使用

  Banana财务会计+ 允许您在云端管理您的会计数据并与他人共享。

将云端与 Banana财务会计+ 结合使用的好处

通过 Banana财务会计+，您可以使用任何云数据的管理系统来将您的会计信息保存在云端中。完全自由选择，无需任何额外费用。

• 可以选择您喜欢的云服务：
  • Dropbox、苹果iCloud、微软OneDrive、GoogleDrive或任何其它公共服务。
  • 您的私人云端。
  • 如果您已经拥有一个活跃的云服务，那么您将不会有额外的工作负担。
• 随时可以查看您的会计数据：
  • 即使 Banana财务会计+的订阅到期，您的数据也将始终由您拥有并可访问。
  • 通过 Banana财务会计+的免费计划，您可以一直阅读和打印文件的内容。可以在相关的设备或电脑上保留副本，以符合法律对会计数据保存和存档的要求。
• 您可以存储和分享任何类型的文件：
  • 会计文件。
  • 单据文件或其它您链接到会计业务行的文件。
  • 其它Excel、Word、信件、照片或其它与会计有关的文件。
• 您可以与他人分享数据：
  • 使用您云供应商的共享功能。
  • 您可以让多个人访问数据。
  • 您可以分配权限，只读或写入。
  • 可以直接从网上访问数据。
• 即使您没有有效的互联网连接，您也可以保留这些帐户。

Banana软件的局限性在于，每次只有一个人可以修改同一个会计文件。如果超过一个人想要保存修改过的内容，就会产生冲突，导致数据丢失。因此，它是小团队的理想解决方案。

设置云数据管理服务

要设置云服务，您必须按照供应商提供的说明进行操作。通常，程序如下：

• 在云服务上创建帐户。
• 在您的电脑上安装云数据访问程序。
  • 您将被要求提供数据以访问您的云帐户。
  • 该程序将创建一个本地文件夹。
  • 在此文件夹中，程序将与云系统同步数据。
  • 当您在本地进行更改时，它们将自动复制到您连接的云或其它设备。
  • 如果您没有云连接，您仍然可以处理文件。当您重新连接时，程序将重新同步您的文件。
  • 云系统允许您指定要自动同步的文件夹和文件。
  • 您可以从您的电脑和移动设备访问这些文件。
• 在您的计算机上安装 Banana财务会计+软件。
• 在云服务的本地文件夹中：
  • 为您的公司或会计创建文件夹。
    • 当您创建一个新的会计文件时，将它保存在您创建的文件夹下。
    • 创建子文件夹以更好地组织您的会计数据。
  • 然后，您的数据将在云端自动同步。
  • 您可以为其它公司或组织创建其它文件夹。

与他人共享您的数据文件夹

所有云系统都提供与他人共享数据的能力，这一功能对小型企业或协会很有用。要与他人共享数据，过程如下：

• 在您使用的云服务中创建一个账户 (通常是免费的)。
• 转到您想要分享的文件夹。
  • 使用共享功能指示应授予访问权限的用户的电子邮件。
    • 您可以与尽可能多的人分享。
    • 您可以分配访问权限 (只读、写)。
  • 所有子文件夹也将自动共享。
• 用户可以访问数据：
  • 通过网络界面。
  • 通过在您的电脑上安装数据同步客户端。
• 数据将在不同用户之间同步。
  • 请注意：不要同时修改一个文件。

管理多家公司并与客户共享数据

如果您管理多个公司，最好将文件夹整理好，以方便与他人共享。在这里我们建议您一种可能的数据组织方式，您显然可以选择您认为更合适的结构。

• 在您云系统的本地文件夹中，为您的每个客户创建单独的文件夹。
• 为每个客户创建两个子文件夹：
  • 内部 - 您可以在其中保存不想共享的数据。
  • 共享 - [公司名称]
    • 在此处保存要与客户共享的文件。
    • 还要注明公司名称，以便您的客户可以识别它。
• 使用云服务提供的系统与您的客户共享共享文件夹。

会计师的云使用情况

如果您是一名会计师，并且您与您的客户一起保存他们的账簿，那么云系统可以帮助您简化流程。
您通常有两种选择：

• 客户端拥有自己的云服务，然后与您共享数据。
• 您有一个云系统，您可以在其中保存客户数据并与客户共享文件夹。

重要：数据备份服务

使用数据同步系统就像使用网络系统一样。当用户从其本地电脑中删除文件或文件夹时，该文件或文件夹也会自动从云中删除。同样，如果有人覆盖了数据，之前的数据就会丢失。
因此，拥有备份服务很重要：

• 检查您的云服务提供商对您删除数据的副本保留时长。持续时间可能因您选择的计划而不同。
• 该系统还可以帮助您防范硬件缺陷或勒索软件攻击。
• 拥有一个本地备份系统可能是有用的，它也可以将您的数据保存到磁盘上。
• 一个通过简单的命令来防止数据删除的系统是最好的。

整理您的会计文件

按照详细的指示，更好地组织您的会计文件夹和文件。对于每个公司，创建子文件夹以方便查找您的数据。

• 一个子文件夹用于存放基本文件，如合同和其它没有过期日期的文件。
• 每个会计年度的子文件夹，用于保存会计文件。
  • 一个文档子文件夹，您在这里保存文件并将它们与您的发生业务联系起来。
  • 满足不同需求的子文件夹。

保存数字文档目录组织的示例。

数字文件

数据同步云服务也提供移动应用程序，允许您将纸质文件数字化并自动同步。
请注意它对数字单据非常有效：

• 以pdf格式保存它们。
• 给它们起个名字，以文件的日期开头，格式为年-月-日，并包含主要内容。
  例如。"2022-01-31 Banana.ch 发票 12345"。
  这样一来，在文件夹中，它们总是按顺序排列，很容易被找到。