Wenn der Benutzer eine Datei öffnet, die mit Passwort geschützt ist, wird sich ein Dialogfenster zur Eingabe des Kennworts öffnen.

• Das Passwort wird in den Dateieigenschaften (Stammdaten) > Registerkarte 'Passwort' festgelegt.
• Dieses Dialogfenster erscheint auch bei der ersten Ausführung einiger Befehle, die den Zugriff auf eine passwortgeschützte Datei erfordern (z.B. in der Vorjahresdatei).

HINWEISE

Wenn das Vorjahr mit Passwort geschützt ist und Sie den Befehl Formatierte Bilanz nach Gruppen ausführen, die Buchungen aus dem Vorjahr übernehmen wollen oder in der integrierten Fakturierung (Tabelle Buchungen > Spalte Rechnung) eine neue Rechnungsnummer erfassen wollen, werden Sie vom Programm aufgefordert, das Passwort für das Vorjahr einzugeben.

Um zu vermeiden, dass Sie wiederholt zur Eingabe des Passwortes aufgefordert werden, müssen Sie einen der folgenden Schritte vornehmen:

• Geben Sie dasselbe Passwort auch im neuen Jahr ein
• Speichern Sie die Datei nach Eingabe des Passwortes für das Vorjahr (das Passwort bleibt gespeichert).
  Wenn Sie jedoch das neue Jahr oder das Vorjahr in einen neuen Ordner verschieben, müssen Sie das Passwort erneut eingeben (dies ist der Fall, wenn Sie Dokumente aus freigegebenen/geteilten Ordnern öffnen, die von Computer zu Computer unterschiedliche Pfade haben können). Wenn sich die Datei auf mehrere Jahre bezieht, z.B. 2022, 2021, 2020, ... müssen Sie jede Datei öffnen (also 2022, 2021, 2020, ...) und das Passwort für das vorherige Jahr (2021, 2020, ...) in jedem Jahr erneut eingeben und dann jede Datei erneut speichern.
• Entfernen Sie die Verknüpfung zur Vorjahresdatei über das Menü Datei > Eigenschaften (Stammdaten) > Registerkarte Optionen > Feld Datei Vorjahr (diese Lösung wird nur empfohlen, wenn die Verknüpfung zum Vorjahr nicht mehr benötigt wird).

Hier einige Tipps, wie Sie das Risiko von Datenverlust minimieren können.

Sicherheitskopie (Backup)

In Banana Buchhaltung können Sie das Medium und das Verzeichnis wählen, in dem Sie Ihre Buchhaltungsdateien speichern möchten. Sie können Ihre Dateien auf Ihrem lokalen Computer, dem Netzwerkcomputer oder in der Cloud organisieren. Ein Backup-Management-System ist nicht enthalten.

Wir raten unseren Benutzern, auf jeden Fall externe Sicherheitskopien (Backups) zu erstellen, um einen möglichen Datenverlust infolge z.B. eines Computerabsturzes oder anderer Ursache, zu vermeiden.

• Auf Mac die Funktion "Time Machine" verwenden.
• Auf Windows die Funktion "Datei-Chronik (History)" verwenden.
• Dropbox, OneDrive, iCloud und Google Drive bieten die Möglichkeit, frühere Versionen Ihrer Dateien zu speichern.

Im Handel sind auch andere Programme erhältlich, die erlauben, automatische Backups Ihrer Daten zu erstellen.

Speichern und *.bak-Datei

Wird gespeichert, so ersetzt Banana Buchhaltung den Inhalt der vorhandenen Datei mit den neuesten Buchhaltungsdaten; dies jedoch nur, wenn der Speichervorgang erfolgreich verläuft:

• Die Daten werden in einer temporären Datei gespeichert.
  Nur wenn der Speichervorgang korrekt abgeschlossen wird werden die gespeicherten Daten mit den zuvor vorhandenen ersetzt.   
• Wird die Option Backup Datei (*.bak) erstellen (Menü Werkzeuge > Basiseinstellungen > Dateibehandlung) aktiviert, benennt das Programm die vorhandene Datei mit dem gleichen Namen und fügt die Erweiterung ".bak" hinzu.
  Dadurch wird eine neue Datei "Dateiname.ac2.bak" erstellt, die die Daten vor dem Speichern enthält.

Wenn eine Datei beschädigt ist, können Sie die zuvor gespeicherte Version wiederherstellen, indem Sie die .bak-Datei per Drag & Drop (Ziehen und Ablegen) ins Programm ziehen oder mit dem Befehl Datei > Öffnen öffnen.

Daten mittels *.bak-Datei wiederherstellen

Kann aus irgendwelchem Grund die Buchhaltungsdatei nicht mehr verwendet werden, so kann auf die Sicherheitskopie zurückgegriffen werden, welche das Programm automatisch erstellt.

So vorgehen:

• Verzeichnis (Ordner) auswählen, in welchem die Buchhaltungsdatei gespeichert worden ist.
• Datei mit der Ausdehnung .bak öffnen. Falls die Datei nicht im Verzeichnis aufgeführt ist, ist unten im Fenster im Feld "Dateityp" Alle Dateien (*.*) auszuwählen.
• Die Datei nach dem Öffnen mit Namen speichern (Menü Datei, Befehl Speichern unter...), wobei die Ausdehnung .bak zu löschen ist.
• Normalerweise wird die Datei gleich wie die verlorene Datei genannt.

Automatisches Speichern

Beschädigte *.ac2-Dateien

Computer sind anfällig für Defekte aufgrund technischer Probleme oder Viren. Es kann ausserdem vorkommen, dass per E-Mail gesendete Dokumente beschädigt ankommen. Deshalb ist es immer ratsam, Sicherheitskopien zu erstellen.
Wurden Ihre Dateien aufgrund eines technischen Fehlers beschädigt, kann unser technischer Support gegen Bezahlung  gerne versuchen, die Daten wiederherzustellen. Bitte stellen Sie uns hierzu Ihre Datei oder Dateien per E-Mail zu und bestätigen Sie uns, dass Sie bei erfolgreicher Wiederherstellung bereit sind, den Unkostenbeitrag gemäss Preisliste zu übernehmen. Bitte vergessen Sie nicht, Ihre Adresse (für die Rechnung) zu vermerken.

Dieses Dialogfenster wird angezeigt, wenn das Programm unerwartet geschlossen wird und die zuvor in der Datei angebrachten Änderungen nicht gespeichert werden konnten.

Beim nächsten Start des Programms, wird ermittelt, dass die Autosavedatei (temporäre Datei) nicht gelöscht worden ist und der Benutzer wird gefragt, ob diese wiederhergestellt werden soll.

Folgende Optionen möglich:

• Wiederherstellen
  • Die Autosavedatei wird geöffnet.
  • Der Benutzer kann die wiederhergestellten Daten überprüfen und entscheiden, ob er die Datei mit den wiederhergestellten Daten speichern möchte oder ob er sie schliessen möchte, ohne die Originaldatei zu speichern.
    Die Autosavedatei wird an die Stelle der ursprünglichen Datei (Originaldatei) kopiert.
  • Im Zweifelsfall kann der Benutzer die Datei mittels Befehl Speichern unter... aus Menü Datei unter einem anderen Namen speichern.
  • Die Autosave-Datei wird gelöscht.
• Nicht wiederherstellen
  • Das Programm löscht die Autosavedatei.
  • Das Programm öffnet die Originaldatei.
• Ignorieren
  • Sowohl die Originaldatei als auch die Autosavedatei werden beibehalten.
  • Wenn man das nächste Mal diese Datei öffnet, wird das Programm melden, dass eine noch ausstehende Autosavedatei vorhanden ist.

Funktionsunterbruch des Programms

Wird das Programm ordnungsgemäss geschlossen, werden Sie gefragt, ob die geänderten Daten gespeichert werden sollen. Die Autosavedatei wird somit gelöscht.

Das Programm könnte aus folgenden Gründen nicht ordnungsgemäss geschlossen werden:

• Aufgrund eines Stromausfalles oder eines anderen Ereignisses, das zum sofortigen Abschalten des Betriebssystems führt.
• Bei einem Problem, das zum Absturz des Programms führt.
  • Ein von anderen Programm verursachtes Problem oder eine durch das Betriebssystems oder einen Treibers bedingte Situation, die den Absturz des Programms verursachen.
    Versuchen, den Computer neu zu starten und das Programm ohne andere Programme zu verwenden.
    • Eine Schwachstelle im Betriebssystem oder ein fehlerhaftes Programm kann zum Absturz des Banana-Programms führen.
      • Problem mit einigen Dell-Computern
    • Einen Computer-Fehler (Speicherfehler).
    • Ein Virus oder ein anderes Problem.
  • Ein Problem in der Funktionsweise von 'Banana'. 
    Das wiederholte Ausführen desselben Befehls bewirkt einen Programmabsturz.
    Wenn das Programm in ganz unterschiedlichen Situationen abstürzt, liegt womöglich ein Computer- oder Betriebssystemsfehler vor (siehe den vorherigen Punkt).
    • Als erstes sicherstellen, dass die aktuellste Version des Programms im Einsatz ist.
      Falls erforderlich, zur aktuellsten Version übergehen. Das Problem könnte in der Zwischenzeit behoben worden sein.

Den technischen Support kontaktieren

Ermitteln Sie die Ursache des Programmabsturzes.

• Es ist wichtig herausfinden zu können, in welchen Situationen das Programm beendet wird, um das Problem von den Technikern wiederherstellen zu können.
• Bei der Kontaktaufnahme mit dem technischen Support mittels Kontaktformular:
  • Das Problem beschreiben und wie es wiederhergestellt werden kann sowie den Fehler beschreiben.
  • Angaben zum Betriebssystem liefern (diese können aus dem Menü Werkzeuge > Basiseinstellungen > Erweitert > Systeminfo kopiert werden).
  • Tritt das Problem in Bezug einer Datei auf, bitte eine Kopie der Datei (vertrauliche Daten entfernen) mitsenden.

Einer der wichtigsten Punkte einer Desktop-Anwendung ist das Speichern von Dateien. Die Arbeit des Benutzers und die eingegebenen Daten dürfen nicht verloren gehen. Auch im Falle eines Computerabsturzes muss der Arbeitsverlust minimiert werden.

Mit Banana Buchhaltung+ wurde eine neue Strategie zum Speichern von Dateien eingeführt. Aus Sicht des Anwenders hat sich nichts geändert, aber intern wurden wichtige Verbesserungen vorgenommen, um die Datensicherung noch sicherer und solider zu gestalten und für die Anwendung auf Cloud- und mobilen Datenträgern zu optimieren.

Funktionsweise

Mit der neuen Implementierung des Prozesses zum Speichern und Wiederherstellen von Dateien erstellt Banana eine lokale Kopie der geöffneten Datei und arbeitet dann mit der im Gerät (PC, Handy, Tablet) vorhandenen lokalen Kopie, bis der Benutzer das Dokument speichert. Banana kehrt in der Quelldatei zurück und speichert die Änderungen. In der Zwischenzeit speichert Banana regelmässig die an dem Dokument vorgenommenen Änderungen in der lokalen Kopie.

Banana geht wie folgt vor:

• Der Benutzer wählt eine zu öffnende Datei aus (Quelldatei).
• Banana erstellt eine lokale Kopie der Quelldatei.
• Banana blockiert das Öffnen der Quelldatei, um Änderungen durch mehrere Benutzer zu verhindern.
• Banana liest die lokale Kopie.
• Banana speichert regelmässig (standardmässig alle 2 Minuten) die am Dokument vorgenommenen Änderungen in der lokalen Kopie.
• Sobald der Benutzer auf die Schaltfläche 'Speichern' klickt, kehrt Banana zurück und speichert die Änderungen in der Quelldatei.
• Wenn die Datei geschlossen wird, entsperrt Banana die Quelldatei und löscht die lokale Kopie.
• Falls die Anwendung die Änderungen in der Quelldatei nicht korrekt schliessen und speichern kann (z.B. wegen Stromausfall oder anderes), bleibt die lokale Kopie auf dem Gerät bestehen und der Inhalt kann beim nächsten Start von Banana wiederhergestellt werden.
• Falls auf die Datei vorübergehend nicht zugegriffen werden kann (z. B.: die Datei befindet sich auf einem Netzwerklaufwerk oder auf einem nicht angeschlossenen USB-Stick), kann der Benutzer weiterarbeiten, und die Änderungen am Dokument werden in der lokalen Kopie gespeichert, bis die Quelldatei wieder zugänglich ist.

Die lokale Kopie dient grundsätzlich als Arbeitsdokument sowie zum Wiederherstellen von Daten.

Vorteile

Die Autosave-Funktion (automatisches Speichern) ist immer aktiv, daher ist die Arbeit, die verloren gehen könnte (mit den Standardeinstellungen für die Dateiwiederherstellung), höchstens die Arbeit der letzten zwei Minuten.

Der Zugriff auf die Datei darf nicht kontinuierlich sein. Selbst wenn auf eine Datei vorübergehend nicht zugegriffen werden kann (z. B. befindet sich die Datei auf einem Netzwerkdatenträger oder einem nicht angeschlossenen USB-Stick), kann der Benutzer weiterhin arbeiten, und Änderungen am Dokument werden in der lokalen Kopie gespeichert, bis die Quelldatei wieder zugänglich ist.

Die lokale Kopie wird nicht mit der Cloud synchronisiert. Aus diesem Grund wird die Anwendungsleistung besser und die an die Cloud gesendete Datenmenge minimiert.

Dieser Prozess wird auf allen Betriebssystemen auf die gleiche Weise implementiert: Windows, MacOS, iOS, Linux, Android und WebAssembly, unabhängig davon, wo die Datei gespeichert ist.

Daten wiederherstellen

Im Falle eines Ausfalls einer Anwendung, bleibt die lokale Kopie auf dem Gerät des Benutzers. Beim nächsten Start von Banana Buchhaltung meldet die Anwendung, dass nicht gespeicherte Änderungen in der Quelldatei gefunden wurden.

Der Benutzer hat drei Möglichkeiten:

• Wiederhergestellte Datei öffnen.
  Der Benutzer kann entscheiden, ob er die wiederhergestellte Datei speichern oder die Änderungen verwerfen möchte.
• Warnung ignorieren →
  Der Benutzer kann zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, wie weiter vorgehen.
• Wiederhergestellte Datei verwerfen.
  Die wiederhergestellte Datei wird sofort gelöscht.

Die lokale Kopie bleibt auf dem Gerät des Benutzers bestehen, solange das Dokument in Gebrauch ist oder die Änderungen nicht ordnungsgemäss an die Quelldatei zurückgesetzt wurden. Sobald die Datei geschlossen wird, wird die lokale Kopie gelöscht.

Die lokalen Kopien werden in einem versteckten Ordner unter den Benutzerdaten des Systems gespeichert. Der Benutzer muss nicht auf diesen Ordner zugreifen. Der Zugriff auf diesen Ordner wird nicht empfohlen! Falls unser Support das Öffnen dieses Ordners erfordert, können Sie ihn über Menü Werkzeuge → Basiseinstellungen → Erweitert → Systeminfo → Working Copy path → Pfad öffnen... aufrufen.

Was nicht ersetzt wird

Diese Implementierung:

1. Es ersetzt nicht eine gute Backup-Richtlinie.
2. Es ersetzt kein Versionskontrollsystem.

Obwohl diese Implementierung sehr sicher und robust ist, können wir nicht garantieren, dass sie in allen Fällen 100 % reibungslos funktioniert. Aus diesem Grund empfehlen wir unseren Kunden, eine gute Backup-Richtlinie und ein gutes Versionskontrollsystem einzuführen.

Verschiedene Betriebssysteme bieten Sicherungs- und Versionsfunktionen an. Wir bitten Sie, in der Dokumentation Ihres Betriebssystems nachzuschauen.

Die Dateien von Banana Buchhaltung sind mit den Vorgängerversionen (ab Version 5.12) kompatibel.
Dies bedeutet, dass die Dateien von jeder Programmversion gelesen und geschrieben werden können.

Wir versuchen, die Kompatibilität aufrechtzuerhalten, sodass die Dateien mit den verschiedenen Versionen des Programms ausgetauscht werden können. Folgendes muss berücksichtigt werden:

• Neuere Versionen enthalten neue Funktionen, die in den früheren Versionen nicht verfügbar sind. Die Verwendung dieser Funktionen führt zu Inkompatibilitäten. Beim Öffnen der Datei mit einer älteren Version des Programms, wird man gewarnt, die Datei nicht zu verwenden, da es zu Fehlern in den Berechnungen und/oder zu Datenverlusten kommen kann.

• Die neuesten Versionen bieten neue Applikationen. Diese können mit früheren Versionen nicht geöffnet werden.

Nachstehend finden Sie eine Liste der Änderungen, die zu Inkompatibilitäten führen. Um diese Funktionen benutzen zu können, muss das Programm auf die neue Version aktualisiert werden.

Version 10 (BananaPlus 2020)

• Verwendung der neuen Spalte Link.
  Mit der neuen Version ist es möglich, für jede Zeile einer beliebigen Tabelle einen Link zu digitalen Dokumenten einzufügen (Menü Daten → Link hinzufügen). In früheren Versionen war diese nur in der Buchungen-Tabelle möglich.
  Die Möglichkeit, Links in jeder Tabelle einzufügen, ist eine von Benutzern stark nachgefragte Funktion. Leider war es nicht möglich, sie zu implementieren, ohne die Kompatibilität der mit früheren Versionen erstellten Dateien zu beeinträchtigen. Wenn Links zu digitalen Dokumenten verwendet werden, sind die Dateien nicht mehr mit älteren Versionen kompatibel.
  In der neuen Version wird beim Öffnen der Datei zu jeder Tabelle eine Spalte Links hinzugefügt. Die in der Spalte 'DokLink' der Buchungen-Tabelle enthaltenen Daten werden in die neue Spalte Links kopiert; wobei der Inhalt der Spalte 'DokLink' gelöscht wird.
• Buchhaltungs-Applikationen:
  • Benutzung der neuen Spalte Segment
  • Benutzung des Reverse-Charge-Mehrwertsteuercode
  • Benutzung der Spalte Zahlungen
  • Benutzung der Spalte FormelBeginn in der Budget-Tabelle
• Zeiterfassung (Timesheet):
  • Neue Spalten 'TimeWork' und 'TimeAbsence'
  • Neue Spalten 'Zuschlag'
• Produktivitäts-Applikation 'Offerten und Rechnungen'.

  In früheren Versionen nicht unterstützt.

Version 9

• Buchhaltungs-Applikationen:
  • Artikel-Tabelle
  • Spalte Quantität in der Buchungen-Tabelle
  • Konten und MwSt/USt-Codes mit Texten in Kleinbuchstaben
  • Neue Funktionen in der formatierten Bilanz nach Gruppen
  • Neue Funktionen für den Befehl PDF archivieren.
  • Neue Druckfunktionen
• Applikation Zeiterfassung (Timesheet).
  In früheren Versionen nicht unterstützt.

Version 8

• Buchhaltungs-Applikationen:
  • Budget-Tabelle
  • Dokumenten-Tabelle.
• Applikation Bibliothek und Sammlungen
  In früheren Versionen nicht unterstützt.

Version 7

• Buchhaltungs-Applikationen:
  • Ändert den MwSt/USt-Basisbetrag in der Tabelle Buchungen.