Nouveaux paramètres et documentation

Dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, dans le tableau Comptes, de nouvelles colonnes ont été ajoutées afin de pouvoir saisir beaucoup plus d'informations sur vos clients et, de nouvelles fonctions pour récupérer automatiquement les données dans la Facturation. En outre, vous trouverez une documentation nouvelle et approfondie pour travailler de manière très professionnelle :

• Configurer les comptes Clients selon le principe de trésorerie
• Configurer les comptes Clients selon le principe de la comptabilité d'exercice
• Clôture automatisée des factures

Nous vous recommandons de passer dès maintenant à Banana Comptabilité Plus et de profiter de ses nombreuses nouvelles fonctionnalités.

Introduction

Ci-dessous se trouvent des explications indiquant comment configurer des comptes séparés pour chaque client et un groupe pour les clients, de manière à obtenir une liste de factures séparées par client.

Si il y a peu de factures et que vous ne désirez pas de fiche détaillée par client, il est aussi possible avoir un seul compte où enregistrer toutes les factures clients. La liste des factures sera pour l'ensemble des clients et non pas par client individuel.

Configurer le registre Clients

Ci-dessous est indiqué comment créer une section séparée dans le plan comptable où tous les comptes des clients sont énumérés.

• Chaque client a une ligne dans le plan comptable et a son propre numéro de compte
• Tous les comptes clients sont regroupés dans un groupe.
  À son tour, ce groupe est totalisé dans un group présent dans les Actifs.

À la fin du plan comptable, il faut ajouter:

• Une section * (en-tête)  (voir sections)
• Une section 01 pour les clients (voir sections)
• Les comptes clients que l'on souhaite (voir ajouter un nouveau compte). La numération des comptes est libre (voir Comptes)

• Le total Clients est totalisé dans les groupe global 110A de la colonne Gr.
• Le même numéro ou code, utilisé pour le Gr (110A), doit être configuré dans le colonne Groupe des Actifs, pour le reporter dans le total Clients du Bilan. La numération des groupes est libre (voir groupes).

Gérer le registre avec des Centres de coût

Si l'on ne veut pas que les clients soient affichés dans le bilan (par exemple, pour des écritures TVA sur l'encaissé), on peut créer des comptes clients en utilisant les centres de coût (CC3).
 

Configurer le registre clients/fournisseurs avec les centres de coût

Pour les utilisateurs en Suisse qui ont la TVA sur l'encaissé, cette configuration permet de gérer la TVA de façon optimale.

Le registre clients/fournisseurs peut aussi être géré comme centres de coût (voir aussi la page Centres de coût et de profit):

• Il est conseillé d'utiliser le centre de coût CC3 (avec les comptes précédés d'un point virgule ";")
• Les soldes des centres de coût clients et fournisseurs n'apparaissent donc pas dans le Bilan.
   

Écritures

Les informations sont disponibles sur la page Clients et fournisseurs avec TVA sur les prestations reçues.

Sans registre

Les comptes et les groupes des clients peuvent être insérés comme des comptes normaux, directement dans la section Actifs.

Activer les colonnes Adresses (en option)

On peut faire en sorte que dans le plan comptable des colonnes soient affichées pour y insérer l'adresse et des autres données du client:

• Aller dans le menu Outils - Ajouter de nouvelles fonctions
• Choisir la commande Ajouter les colonnes d'adresses dans le tableau comptes.
  (Si cette option n'est pas visible dans la liste, ça veut dire que cette fonction a déjà été activée).

Le programme ajoute dans le tableau Comptes:

• Une vue Adresses où les colonnes ajoutées sont visibles.
• Les colonnes qui permettent d'insérer les données d'adresse et d'autres informations.
  • Pour rendre visible une ou plusieurs de ces colonnes, également dans d'autres vues, utiliser la commande Données - Organiser colonnes.
  • Pour créer d'autres vues avec seulement certaines colonnes, utiliser la commande Organiser vues (menu Données).

Sélectionner le tableau Comptes, vue Adresse et ajouter aux comptes clients ce que l'on souhaite. 

Configurer les paramètres clients

• Sélectionner la commande Compta2 - Clients - Paramètres.
• Important: indiquer, dans "Groupe ou Compte", le groupe dans le plan comptable où les différents comptes des clients sont regroupés.
• Pour les explications des différentes options, voir Configurations clients et fournisseurs.
   

Ce dialogue est identique autant pour la fonctionnalité clients que fournisseurs.
Ci dessous, nous expliquons les fonctionnalités relatives aux clients, mais ces explications s'appliquent aussi aux fournisseurs.
Tant que l'on n'indique pas le groupe client ou fournisseur, les choix du menu clients sont désactivés.

Groupe ou compte

Sélectionnez le groupe ou le compte général qui contient la liste des clients ou fournisseurs. Le groupe ou le compte doit déjà être présent dans le tableau Comptes. Voir Configurer le registre Clients et Configurer le registre Fournisseurs.

Date d'échéance des factures (en jours)

Pour le calcul des échéances des factures le programme utilise en ordre de priorité:

• La date d'échéance  si elle a été introduite dans la ligne des écritures.
  Si pour le même numéro de facture il y a plusieurs dates, la plus récente.
• Si le numéro des jours est indiqué dans la colonne TerminePagamentoInGiorni, se sera la date des écritures augmentée du numéro de jours.
• La date des écritures augmentée des jours indiqués dans le dialogue de configuration.

Inclure écritures précédentes (en années)

• Si 0, le programme n'affichera pas les factures de l'année précédente, mais seulement les soldes d'ouverture du compte client.
• Si 1, le programme inclura aussi dans la fiche client les factures de l'année précédente.
• Si 2, ou plus, le programme inclura aussi dans la fiche client les factures des années précédentes.

Lien à la pièce facture

Vous pouvez insérer un lien à un fichier de la facture (pdf, doc ou autre). Quand vous ouvrez le lien, le programme remplace la valeur <DocInvoice>  avec le numéro de la facture contenu dans la ligne.  

Le lien peut contenir:

• Le nom XML <DocInvoice> ou d'une autre colonne contenue entre < >. 
  Si vous utilisez la commande "<DocInvoice>.pdf" et que vous êtes sur la ligne avec le numéro de la facture 100, le programme essaiera d'ouvrir le fichier "100.pdf". Vous pouvez aussi faire précéder le nom du fichier par le nom d'un répertoire.
• Toute extension de fichier peut être utilisée. Celle-ci doit toutefois être présente dans la liste des extensions de fichier considérées sécurisées (Outils - Options programme - Avancé).
• Vous pouvez également indiquer un chemin d'accès avant le nom du champ qui contient le nom du document à ouvrir.
  Avec le lien "c:\temp\<DocInvoice>.pdf" et le numéro de la facture 100, le programme essayera d'ouvrir le fichier c:\temp\100.pdf.
  Le nom du répertoire est relatif au répertoire où se trouve le fichier de comptabilité.

Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures

Le numéro de la facture doit être inséré dans la colonne Facture (PièceFacture) qui n'est habituellement pas visible dans le tableau Écritures.

Pour afficher (rendre visible) la colonne:

• Sélectionnez le tableau Écritures
• Menu Données
• Commande Organiser Colonnes
• Activez l'option Visible pour la colonne PièceFacture

La colonne Factures devient invisible

Les commandes Ouvrir lien à la Facture et Extraire lignes de la facture, décrites ci-dessous, sont associées à la colonne Facture. (Cliquez la touche droite de la souris sur la cellule de la colonne Factures)

Compléter automatiquement des données de la facture

Quand un paiement ou une correction d'une facture émise sont enregistrés, le programme propose des suggestions pour compléter automatiquement l'écriture. On procède comme suit:

• Créez une nouvelle ligne d'écriture, en y ajoutant la date
• Dans la colonne Facture, pressez la touche F2; la liste des factures encore ouvertes apparaîtra. Si vous insérez un numéro de facture ou un numéro de client, la liste sera filtrée selon le texte inséré.
• Sélectionnez la facture désirée de la liste et pressez Enter. Le programme complète de façon automatique l'écriture avec le Libellé, le compte Débit ou le compte Crédit et le montant. Évidemment, ces données peuvent être modifiées manuellement.
• Il est également possible, en plus de la date, d'indiquer aussi le compte client avant de presser F2 pour faire afficher la liste des factures ouvertes; dans ce cas, la liste sera filtrée avec le compte client présent dans la ligne d'écriture.

Notes

La liste affichée dans la colonne Facture inclut les factures des clients ainsi que celles des fournisseurs. Une facture d'un fournisseur peut avoir le même numéro d'une facture d'un autre fournisseur étant donné que le critère d'affichage considère en plus du numéro de la facture aussi le numéro de compte fournisseur.

A la colonne Factures s'associent aussi les commandes Ouvrir lien facture et Extraire ligne facture décrits ci-dessous (Cliquez la touche droite de la souris sur la cellule de la colonne Factures)

Enregistrer l'émission d'une facture

Enregistrer un paiement

• Introduisez la date d'écriture
• Placez-vous sur la cellule de la colonne Facture et pressez la touche F2. Dans le cas où la touche F2 ne fonctionnait pas, il faudrait activer les configurations clients/fournisseurs en introduisant le groupe du Registre (ex: menu Compta2, Clients, Configurations). La liste de toutes les factures ouvertes s'affichera.
• Un autre solution alternative est de commencer à introduire le numéro de facture, le nom du client / fournisseur ou le montant, et alors la liste des factures correspondantes aux données introduites s'affichera.
• Sélectionnez la facture désirée et pressez Enter.
  Le programme complète l'écriture avec les champs Libellé, Compte Crédit et le Montant.

Introduisez le compte sur lequel le montant de la facture a été versé.

Enregistrer une note de crédit

Pour que le montant soit déduit de la facture initiale, il faut utiliser le même numéro de facture. Si le document de correction (par exemple, une note de crédit) présente un numéro différent, qui doit toutefois rester à disposition, il faut écrire cette référence dans une autre colonne, par exemple PièceOriginal.

Commande Extraire lignes facture et ouvrir lien à la facture

La commande Extraire lignes facture fait apparaître les mouvements de la facture sélectionnée.

La commande est disponible en cliquant sur la petite flèche bleue en haut à droite ou avec la touche droite de la souris. 

La commande Ouvrir lien à la facture établit le texte définitif dans les paramètres clients (Compta2 - Clients - Configurations - Lien à la facture).

Par exemple, si les factures ont été créées avec Winword et enregistrées dans le dossier Documents, ces fichiers peuvent directement être ouverts en définissant la ligne de commande avec le texte 'C:\Users\myname\Documents\<DocInvoice>.doc' . Le programme remplace <DocInvoice> avec le contenu correspondant à la colonne et exécute la commande.

Dans la ligne de commande on peut également indiquer d'autres colonnes du tableau à l'aide de leur nom XML.

Si le message 'Fichier avec extension considérée non sécurisée' apparaît, ajoutez l'extension (par exemple .doc) à travers la commande Outils - Options programme, Avancé, Extensions de fichier.

Afficher les factures émises aux clients

Ce dialogue est identique autant pour la fonctionnalité clients que fournisseurs.
Ci dessous, nous expliquons les fonctionnalités relatives aux clients, mais ces explications s'appliquent aussi aux fournisseurs.

Tous les clients 

Cette option fait afficher les extraits de compte de tous les clients qui appartiennent au groupe défini dans Configurations clients et fournisseurs.

Uniquement client sélectionné

Cette option fait afficher l'extrait de compte du client sélectionné qui appartient au groupe défini dans Configurations clients et fournisseurs.

Exemple d'un Détail clients (commande: Compta2 - Clients - Factures émises au clients...)

Afficher les factures ouvertes

Commande: Compta2 - Clients - Factures ouvertes par client.

Dans ce tableau, les factures, dont les solde est ouvert, sont affichées.

Afficher les factures expirées

Commande: Compta2 - Clients - Factures ouvertes par date d'échéance

Dans ce tableau s'affichent toutes les factures, dont le solde est ouvert, regroupées par date d'échéance.

Nouveaux layouts

Dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, deux nouveaux layouts hautement personnalisables ont été ajoutés : 

• Le layout CH10 pour tous les utilisateurs en Suisse (avec ou sans Code QR) 

• Le layout UNI11 pour tous les utilisateurs en d'autres pays. 

Nous vous conseillons de passer immédiatement à Banana Comptabilité Plus et de profiter des nombreuses nouvelles fonctionnalités.

Fonction disponible uniquement dans la version Banana Comptabilité 9

Pour plus d'informations, veuillez consulter la documentation correspondante de Banana 9.