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Scegliere il modello di partenza

Questa procedura crea un nuovo file partendo dai modelli esisteni (menu File, comando Nuovo)

Gruppo

Nel gruppo ci sono le varie tipologie contabili e le etichette. Occorre selezionare la tipologia che fa al proprio caso.

File

In questa sezione è possibile definire le caratteristiche della tipologia scelta, selezionando le opzioni con IVA o con seconda moneta.

Esempi / Modelli

Selezionando la lingua, ci sono vari esempi/modelli già predisposti che possono essere ripresi e adattati alle proprie necessità. Vengono ripresi tutti i dati e le impostazioni (lingua, decimali) del file modello.

Modelli online

Cliccando sul bottone ci si collega alla pagina internet dove è pubblicato un elenco dettagliato di modelli con la relativa documentazione.

Creare un nuovo file partendo da uno esistente

1. Aprire il file che deve servire da modello.
   Questo file non verrà modificato.
2. Dare il comando Strumenti -> Crea copia File
3. Scegliere i dati che si vogliono tenere.
   Per la contabilità scegliere se si vogliono mantenere dei valori esistenti.
   
   
    
4. Salvare il file nella cartella dove si vogliono tenere i dati (di regola nella cartella documenti).
   • Indicare nel nome del file la ditta e l'anno contabile. 
     per esempio "ditta 2017.ac2"

Scarica e apri il file in Banana

Ci sono diverse modalità per scaricare il file, che variano e funzionano a seconda del browser internet.

• Clicca sul link del file.
• Con il tasto destro del mouse fai apparire il menu e scegli il comando Salva file
• Apri Banana è trascinaci dentro il file o il link al file.

Salva il file con nome

Una volta aperto il modello in Banana salva il file con il comando Salva con nome dal menu File

• Scegli la cartella di destinazione
  Può rilevarsi utile creare una cartella separata per la contabilità e diversa anche per anno in modo da poter tenervi all'interno oltre al file della contabilità anche i documenti relativi a quell'anno. 
• Dai un nome di file che contenga il nome della ditta e l'anno contabile, per esempio ditta_rossi_2017.
  Il programma aggiunge l'estensione ".ac2" che contraddistingue i file di Banana.

Adatta il modello

1. Modifica le proprietà file.
   • L'intestazione e il periodo contabile.
   • L'indirizzo
2. Procedi con l'adattamento del piano dei conti.
   • Inserisci i tuoi conti bancari.
   • Inserisci o modifica i conti per adattarli alle tue esigenze. 
     L'aggiunta e modifica del piano conti può anche essere fatta successivamente, in base alle necessità che emergono.

• Se riprendi una contabilità esistente inserisci nella colonna Apertura anche i saldi iniziali.
• Se lavori con una contabilità multimoneta aggiorna i cambi d'apertura.

Con questo comando è possibile convertire un file esistente (che non verrà modificato) in uno nuovo con caratteristiche diverse:

• Cambiare la lingua
• Cambiare l'arrotondamento
• Cambiare il tipo di file. Per esempio:
  • Passare da una contabilità senza IVA a una con IVA
  • Passare da una contabilità doppia a una multimoneta

È come se si creasse un file nuovo vuoto e poi si riportassero manualmente i dati.

Le caratteristiche del file esistente si possono vedere con il comando Strumenti -> Info File

Creazione e trasferimento dati

Il comando Strumenti -> Converti in nuovo file:

1. Crea un nuovo file del tipo specificato con le impostazioni predefinite delle colonne
2. Trasferisce i dati nel nuovo file procedendo alle conversioni necessarie
3. Salva e indica il nome del nuovo file.

Nel caso si passi da un file con più opzioni ad uno che ne ha di meno, durante la conversione parte dei dati verranno persi. Per esempio se si passa da una contabilità con IVA ad una contabilità senza IVA, nella conversione verranno persi i dati delle colonne relative all’IVA.

Passaggio dalla contabilità doppia a una con multimoneta

• Fare attenzione che nelle Proprietà del file venga specificata la sigla moneta (che diventerà la moneta base)
• Scegliere come destinazione la contabilità con multimoneta
• Il programma crea una contabilità multimoneta riprendendo i dati esistenti:
  • Le registrazioni avranno le colonne per la gestione multimoneta, come moneta quella di base e cambio 1.0000
  • I conti esistenti nella tabella conti sono completati con la sigla moneta base
    • Dovete aggiungere i conti utile e perdite di cambio predefiniti.
    • Dovete indicare nelle proprietà file i conti perdita e utile di cambio predefiniti.
  • La tabella cambi sarà vuota, pertanto si dovranno aggiungere le monete e i cambi utilizzati nelle registrazioni
  • Nella tabella conti si dovranno aggiungere i conti in moneta estera.

Per cambiare la moneta di una contabilità vedi proprietà contabilità.

Passaggio da una contabilità senza IVA ad una con IVA

• Scegliere come destinazione la contabilità con IVA che si desidera
• Il programma crea una contabilità con le colonne IVA riprendendo i dati esistenti
  • Aggiungere i conti IVA nel piano contabile
  • Le proprietà file relative all'IVA dovranno essere completate, in particolare deve essere indicato il conto predefinito sul quale registrare l'IVA
  • La tabella Codici IVA dovrà essere completata con i codici IVA di cui si avrà bisogno.
    Con il comando Importa in contabilità -> Codici IVA si può riprendere la tabella IVA di una contabilità esistente (p.es. un modello IVA predefinito).

Dialogo

• Viene indicato il tipo di file su cui si sta lavorando.
  Per ulteriori indicazioni sulla lingua, decimali e arrotondamento andare nelle Proprietà file (menu File)
• Viene poi elencata una lista di possibili scelte

Parametri creazione nuovo file

Vedi la pagina apposita per maggiori dettagli.

Di seguito viene spiegato come procedere per:

• passare a un piano dei conti con una numerazione diversa,
• riprendere e convertire i dati della contabilità esistente, comprese le registrazioni.

Conversione per il nuovo anno

Il programma converte il file dell'anno scelto. Se avete già registrato il 2014 potete convertire il file 2014.
Se si vuole iniziare un nuovo anno con un nuovo piano dei conti, ci sono due possibilità (ammettiamo che il nuovo anno sia il 2015):

• Convertire l'anno precedente (2014) e poi creare il nuovo anno (2015).
  Si avranno due file per il 2014 (quello con il vecchio piano dei conti  e quello  nuovo) e un file per il 2015 con il nuovo piano dei conti.
  Con questo approccio è utile se si vuole avere i piani dei conti dei due anni allineati.
  In questo modo potete anche continuare a fare modifiche nell'anno 2014 e riprendere poi successivamente i saldi iniziali nell'anno 2015.
• Creare il nuovo anno (2015) e poi convertire il file 2015 con i saldi riportati a nuovo.
  Il file 2104 rimmarrà il medesimo. Per il 2015 si avrà un file intermedio, con il piano dei conti vecchio, ma i saldi iniziali a nuovo. 
  La conversione del file 2015, può essere eseguita subito o anche dopo che si sono già immesse delle registrazioni. 
  Avendo nel file 2014 i numeri di conto vecchi, non potrete riprendere nel 2015 eventuali ulteriori modifiche fatte nel 2014.

1. passo: Creare un nuovo file di contabilità

1. Creare un nuovo file, scegliendo il tipo che si desidera.
2.  Adattare il piano dei conti alle proprie necessità.

2. passo: Aggiungere i conti di abbinamento

1. Nella tabella Conti aggiungere una nuova colonna Conto_1 (menu Dati, comando Disponi colonne, cliccare sul bottone Aggiungi, inserire la descrizione Conto_1).
2. Per ogni conto nuovo, nella colonna Conto_1, inserire il numero corrispondente del vecchio piano dei conti.
   Se il conto rimane uguale si può anche non indicarlo. 
3. Se si vogliono raggruppare più conti in uno, inserire i conti separati con un punto e virgola "1000;1001".
   In questo caso il conto 1000 è ripetuto sennò prenderebbe solo il 1001.
4. Se un conto deve essere suddiviso su più conti, bisogna invece procedere manualmente, vedi sotto. 

3. passo: Avviare l'importazione

Per maggiori informazioni consultare anche la pagina relativa  Importa in contabilità e Importa file.

• Dal menu Conta1, attivare il comando Importa in contabilità e selezionare importa File
• Con il bottone Sfoglia selezionare il file della contabilità con il vecchio piano contabile

• Cliccare su OK e passare alla prossima finestra di dialogo
• Impostare le opzioni di importazione
• Attivare l'opzione Converti numeri di conto, indicando che gli abbinamenti sono nel file di destinazione.

Ripetere l'împortazione

Nel caso abbiatre degli errori e volete ripetere l'importazione, dovete ricordarvi di fare l'annulla operazione in modo che il file di partenza sia vuoto.
Se il file non è vuoto vi ritroverete con gli importi duplicati.

Suddivisione di un conto in più conti

Quando si passa a un piano dei conti più dettagliato probabimente è necessario anche suddividere un conto su più conti.
Dopo l'importazione procedere manualmente nel modo seguente:

• Nel piano dei conti suddividere gli importi d'apertura, budget, precedenti di un conto su diversi conti. 
• Passare una ad una le registrazioni sul conto da suddividere e attribuire il conto più specifico, o creare delle registrazioni supplementari se si necessita di suddividere un importo in importi più dettagliati.
• Procedere analogamente per le registrazioni della tabella preventivo. 

Risultato e possibili errori

Se il programma segnala degli errori (mancano conti o altro) bisognerà probabilmente annullare l'operazione d'importazione, completare gli abbinamenti e poi ripetere l'operazione di importazione.

Il programma, per il fatto che si trova piani dei conti diversi, non può in automatico fare approfondite verifiche che tutti i dati siano stati importati e raggruppati correttamente.

È opportuno comunque controllare manualmente il risultato, facendo una verifica che i totali di bilancio e conto economico siano corretti.

Nella sezione Esempi / Modelli selezionare la lingua/nazione e scegliere File vuoto (senza dati, senza piano conti)

In questo caso il file non contiene dati. È necessario impostare il piano contabile da zero, comprese tutte le impostazioni di base.

• Impostare le Proprietà file (Dati base)
• Creare la struttura del piano contabile

Lingua

La lingua che viene usata per creare le intestazioni delle colonne nelle varie tabelle.

Decimali campi importi

Per evitare differenze contabili, il numero dei decimali dei campi importi viene fissato per ogni file. Di regola, si usano 2 decimali, ma vi sono monete per le quali non si usano decimali e bisogna impostare 0.

Decimali importi in moneta estera

Se si tratta di una contabilità multi-moneta si deve definire il numero dei decimali per gli importi in moneta estera.

Tipo arrotondamento

È il tipo di arrotondamento applicato per arrotondare importi ocon decimali che vanno oltre il numero di decimali fissato.
Nel caso che si abbiano fissati 2 decimali è il tipo usato per arrotondare le cifre olte i due decimali.
A seconda dei metido usati i seguenti importi 1.005;  1.015; 1.025; 1.035 risulteranno arrotondati in maniera diversa:

• Commerciale/aritmetico (metà su) arrotondato al al maggiore: 1.01; 1.02; 1.03;  1.04
  Di regola in contabilità si usa questo sistema.
• Bancario (metà al pari) arrotondato al valore pari più vicino: 1.00; 1.02; 1.02;  1.04).
• Compatibile versione 4. Viene usata una precisione minore che può in casi molto particolari portare a un arrotondamento diverso.

Colonne indirizzi nella tabella conti

Se si attiva la casella, viene aggiunta nella tabella Conti la vista Indirizzi, in cui è possibile inserire gli indirizzi dei clienti, dei fornitori e dei soci.

Tabella preventivo

Se si attiva la casella, viene aggiunta la Tabella Preventivo, dove si possono iserire le registrazioni riguardo le proprie previsioni.

Si possono avere quindi contabilità in diverse lingue e con decimali diversi. Per cambiare la lingua e i decimali una volta creata la contabilità, bisogna convertire la contabilità con il comando Converti in nuovo file dal menu Strumenti.

Questo dialogo appare quando il programma si chiude inaspettatamente e non è stato possibile salvare le modifiche apportate al file.

Quando il programma viene riaperto, individua che il file del salvataggio automatico (temporaneo) non è stato cancellato, e chiede quindi all'utente se desidera recuperare il file.

Potete scegliere:

• Recupera
  • Il file di autosave viene copiato al posto del file originale
  • Il file originale viene rinominato come indicato nel dialogo
• Non recuperare
  • Il programma mantiene sia il file originale che il file autosave
  • Il programma non avviserà più che il file autosave è rimasto
• Annulla
  • Il programma mantiene sia il file originale che il file autosave
  • La prossima volta che si vuole aprire questo file, il programma avviserà che c'è un file autosave in sospeso. 

I file autosave non recuperati sono mantenuti e dovranno essere rimossi manualmente.

Interruzioni del funzionamento del programma

Se il programma viene chiuso normalmente, chiede se salvare i dati modificati, e il file autosave viene cancellato.

Il programma può non chiudersi normalmente per:

• Un'interruzione di corrente o un altro evento che ha portato all'arresto immediato del sistema operativo
• Un problema che ha portato alla chiusura inaspettata del programma
  • Un problema dovuto ad un altro programma o ad una situazione del sistema operativo o di un driver che ha provocato l'interruzione del programma.
    Provate a fare ripartire il computer e usare il programma senza altri programmi.
    • Un difetto al sistema operativo o un programma difettoso può provocare l'interruzione di Banana.
      • Problema con alcuni computer Dell
    • Un difetto al computer (errore di memoria)
    • Un virus o un qualche problema.
  • Problema nel funzionamento di Banana
    Di solito quando, ripetendo il medesimo comando, si ha sempre un arresto del programma.
    Se il programma si arresta in situazioni completamente diverse, è più probaibile che il problema sia dovuto ad un difetto del computer o del sistema operativo (vedi punto precedente). 
    • Verificate prima di tutto di avere la versione più recente del programma.
      Procedete all'istallazione della nuova versione (se necessario). Il problema potrebbe nel frattempo essere stato risolto.

Contattare il supporto tecnico

Verificate le modalità per cui il programma si arresta.

• È importante capire in quali situazioni il programma si arresta, in modo che i tecnici possano replicare il problema.
• Quando contattate il servizio tecnico:
  • descrivete il problema e come lo si può riprodurre - descrivete l'errore
  • inserite i dati del vostro sistema (potete copiarli sotto Strumenti -> Opzioni Programma -> Info Sistema).
  • Se il problema si verifica in relazione ad un file, inviate una copia del file (togliendo i dati confidenziali).

Intestazione sinistra e intestazione destra

Inserire dei testi liberi, utilizzati per intestare le stampe (sinistra e destra).

Data apertura

È la data d’inizio della contabilità (può anche essere lasciata vuota). Quando nelle registrazioni si immette una data anteriore alla data di apertura, il programma segnala un messaggio di errore.

Data chiusura

È la data di chiusura della contabilità (può anche essere lasciata vuota). Quando nelle registrazioni si immette una data posteriore alla data di chiusura, il programma segnala un messaggio di errore.

Moneta Base

È la sigla moneta della contabilità.
Selezionare dalla lista la sigla della moneta con cui viene tenuta la contabilità. Si può anche indicare una moneta che non è nella lista.
Quando si cambia la sigla della moneta base, il programma inserisce la sigla moneta base nelle intestazioni delle colonne degli importi in moneta base.

Nelle contabilità multimoneta è obbligatorio specificare la moneta base, che diventa la moneta funzionale, cioè quella che serve per il calcolo del Bilancio e del Conto economico.
 

Cambiare la sigla della moneta Base

Se si cambia la sigla moneta il programma non cambia gli importi esistenti. Si consiglia di cambiare la sigla moneta solo se nella contabilità non ci sono importi d'apertura  e registrazioni.

Contabilità SENZA monete estere

Sostituire la sigla della moneta con la nuova sigla.

Contabilità CON monete estere

• Cambiare la sigla moneta nelle Proprietà file (dal menu File)
• nella tabella Conti
  • Selezionare tutta la colonna Moneta
  • Usare il comando Trova e sostituisci (dal menu Dati) indicando la moneta precedente, quella nuova e vistando l'opzione Solo zona selezione. Sostituire tutte le sigle trovate.
• nella tabella Cambi
  Per tutte le monete inserire i nuovi cambi.
• Impartire il comando Controlla contabilità (dal menu Conta1)
• Se ci sono importi di apertura o registrazioni bisogna aggiornare manualmente gli importi e i cambi.

Data registrazione obbligatoria

Quando si attiva questa opzione e si inserisce una registrazione senza data vi è una segnalazione di errore.

Ricalcolare i totali manualmente (F9)

Se si attiva la casella, il ricalcolo dei gruppi principali della contabilità non si effettua automaticamente, ma con l’uso del tasto F9.

File anno precedente

Con il comando Sfoglia si può selezionare il file dell’anno precedente.

Smart fill con registrazioni dell'anno precedente

Attivando questa funzione, il programma tiene in memoria le registrazioni dell’anno precedente, e li ripropone nello Smart Fill, durante l’immissione delle nuove registrazioni.

Usa il segno meno (-) come separatore dei segmenti

Quando questa funzione è attiva, i segmenti devono essere registrati, nella tabella Registrazioni, con il segno meno davanti al codice del segmento.
Disattivando questa funzione, i segmenti devono essere registrati con i due punti (:), come nel piano contabile. I due punti devono sempre precedere il codice del segmento.

Registra (+/-) i centri di costo come la categoria

Questa funzione è attiva solo nella Contabilità semplice e nel Libro cassa. Vistando la casella l’importo è registrato nel centro di costo (in positivo o negativo) come la categoria.
Se invece questa opzione non è attiva, per registrare in negativo occorre far precedere il centro di costo dal segno meno (-CC).

Documento correlato: Immissione, modifica testi e smart fill

In questa sezione è possibile immettere i dati riguardanti la società o della persona di cui viene gestita la contabilità.

Le spiegazioni di questa sezione sono disponibili alla pagina Iniziare una contabilità multimoneta.

Le spiegazioni di questa sezione sono disponibili alla pagina Proprietà file (IVA).

Lingua corrente

Vi sono testi propri del file che il programma genera automaticamente (p.es. le righe della tabella Totali, i movimenti della scheda conto, la stampa abbellita dei bilanci); in questa sezione è possibile indicare la lingua di tali testi (di solito è la stessa della lingua di creazione).

Lingua di creazione

È la lingua scelta e selezionata alla creazione del file contabile e viene utilizzata nell’intestazione delle colonne. Se si desidera cambiare la lingua di creazione è necessario convertire il proprio file in uno nuovo con il comando Converti in nuovo file dal menu Strumenti.

Proprietà Apps

Lista delle proprietà abilitate nel dialogo Gestisci Apps. Per rimuovere un'applicazione basta cancellare la proprietà corrispondente.

I files possono essere protetti con una parola chiave (password).

Inserire una password in un file che non ha password

• La casella Conferma vecchia password è in grigio.
• Indicare due volte la nuova password (Nuova password e Conferma nuova password).
• Dare l'OK.

Cambiare una password esistente

• Inserire la password esistente.
• Indicare due volte la nuova password.
• Dare l'OK.

Cancellare una password

• Inserire la password esistente.
• Lasciare vuote le caselle della nuova password.
• Dare l'OK.

Nota

Con la password non si raggiunge un alto livello di protezione. Per rendere i dati veramente inaccessibili a terzi, bisogna munirsi di un software apposito di criptografazione.

In questa sezione si possono aggiungere delle chiavi per salvare informazioni extra, per esempio il nome del comercialista che ha verificato le registrazioni.

Chiave

Inserire il testo di riferimento (es. Commercialista responsabile della contabilità).

Valore

Inserire il valore relativo alla chiave (es. Paolo Rossi).

Aggiungi

Il pulsante salva i nuovi dati immessi.

Elimina

Il pulsante elimina la Chiave selezionata.