Neue Einstellungen und Dokumentation

In der neuen Version Banana Buchhaltung Plus, wurden in der Tabelle Konten neue Spalten hinzugefügt, die es Ihnen ermöglichen, viel mehr Informationen über Ihre Kunden einzugeben  sowie neue Funktionen zur automatischen Übernahme der Daten in die Fakturierung. Darüber hinaus finden Sie eine neue, ausführliche Dokumentation die Ihnen hilft, professionell zu arbeiten:  

• Kundenkonten auf Einnahmen einrichten
• Kundenkonten auf den Umsatz einrichten
• Automatisierter Abschluss der Rechnungen

Wir raten Ihnen, sofort zu Banana Buchhaltung Plus zu wechseln und von den vielen Neuheiten zu profitieren.

Einführung

Folgend wird erklärt, wie ein Konto pro Kunde und eine Gruppe 'Kunden' zu erstellen sind. Dies ist nötig, wenn die Liste der Rechnungen nach Kunde getrennt vorgezeigt werden muss.

Wenn man nur einige Rechnungen hat und man dazu keine separaten Kundendetails wünscht, so gibt man nur ein einziges Konto an, worauf alle Kunden gebucht werden. Die Liste der offenen Rechnungen, fällig nach allen Kunden zusammen und nicht nach einzelnen Kunden.
 

Postenbuch Kunden einrichten

Folgend wird erklärt, wie im Kontenplan (Tabelle Konten) ein separater Bereich mit allen Kundenkonten erstellt wird.

• Jeder Kunde entspricht einer Zeile des Kontenplans und verfügt über eine eigene Kontonummer.
• Es besteht eine Gruppe, in welcher alle Kundenkonten zusammengefasst werden.
  Diese Gruppe wiederum wird in einer in den Aktiven vorhandenen Gruppe totalisiert.

Am Ende des Kontenplans (Tabelle Konten) ist folgendes hinzuzufügen:

• Eine Sektion * (Titel) (siehe Spalte Sektion)
• Eine Sektion 01 für die Kunden (siehe Spalte Sektion)
• Die gewünschten Kundenkonten (siehe Konto hinzufügen/umbenennen). Die Nummerierung der Konten ist freigestellt (siehe Konten).

• Die Totalsumme der Kunden wird in der zusammenfassenden Gruppe 110A der Spalte Gr summiert.
• Für die Übernahme der Totalsumme der Kunden in der Bilanz, muss in der Spalte Gruppe der Aktiven (siehe folgendes Beispiel) das gleiche Konto oder derselbe Code eingegeben werden, wie in der Spalte Gr des Postenbuchs (gemäss obigem Beispiel '110A').
  Die Nummerierung der Guppen ist freigestellt (siehe Gruppen).

Verwaltung des Postenbuchs Kunden mit Kostenstellen

Wenn vermieden werden will, dass die Kunden in der Bilanz erscheinen (z.B. zum Buchen mit Mehrwertsteuer nach vereinnahmter Methode) können Kundenkonten erstellt werden, indem man Kostenstellen verwendet (KS3).
 

Postenbuch Kunden/Lieferanten mit Kostenstellen

Diese Einstellungen erlauben Schweizer Benutzern, die die MwSt nach vereinnahmter Methode abrechnen, die MwSt optimal zu verwalten.

Das Postenbuch für Kunden und Lieferanten kann mit Kostenstellen verwaltet werden (siehe auch die Webseite Kosten- und Profitstellen):

• Wir raten, die Kostenstelle KS3 zu benutzen (Konten mit vorangestelltem ";" (Strichpunkt).
• Die Salden der Kostenstellen der Kunden und Lieferanten erscheinen somit nicht in der Bilanz.

Buchungen

Informationen finden Sie auf unserer Webseite Kunden und Lieferanten bei MwSt/USt nach vereinnahmten Entgelten.

Ohne Postenbuch

Die Konten und Gruppen der Konten können als normale Konten direkt in der Sektion Aktiven erfasst werden.
 

Adressspalten befähigen (fakultativ)

Es ist möglich, im Kontenplan (Tabelle Konten) über Spalten für das Erfassen der Adressen und anderer Kundendaten zu verfügen:

• Aus dem Menü Werkzeuge den Befehl Neue Funktionen hinzufügen auswählen.
• Die Option Spalten Adressen in der Kontentabelle hinzufügen auswählen.
  (Sollte diese Option nicht in der Liste erscheinen, so bedeudetet dies, dass sie bereits aktiviert wurde).

Das Programm fügt der Tabelle Konten folgendes hinzu:

• Eine Ansicht Adressen, in welcher die hinzugefügten Spalten sichtbar sind.
• Spalten zum Erfassen der Adressen und anderer Informationen.
  • Aus dem Menü Daten den Befehl Spalten einrichten benutzen, um eine oder mehrere dieser Spalten auch in den anderen Ansichten sichtbar zu machen.
  • Um andere Ansichten mit nur bestimmten Spalten zu kreieren, den Befehl Ansichten einrichten aus dem Menü Daten benutzen.

In der Tabelle Konten, Ansicht Adressen auswählen und für die Kundenkonten die gewünschten Informationen erfassen.

 

Einstellungen Kunden vornehmen

• Aus dem Menü Buch2 - Kunden den Befehl Einstellungen auswählen.
• Wichtig: Unter "Gruppe oder Konto" die Gruppe des Kontenplans auswählen, in welcher die verschiedenen Kundenkonten gruppiert werden!
• Siehe Einstellungen Kunden/Lieferanten für eine Beschreibung der verschiedenen Optionen.

 

Die Anleitung 'Einstellungen Kunden' gilt ebenfalls für 'Einstellungen Lieferanten' (siehe Konten einrichten).
Folgend erklären wir die Funktionen betreffend den Kundeneinstellungen. Diese gelten auch für die Lieferanteneinstellungen.
Solange nicht die Gruppe oder das Konto des 'Kunden' oder des 'Lieferanten' angegeben wird, sind die Optionen des Menüs 'Kunden' deaktiviert.
 

Gruppe oder Konto

Die Gruppe oder das generisches Konto auswählen, welches die Liste der Kunden oder Lieferanten (Einstellungen Lieferanten) enthält. Die Gruppe oder das Konto muss bereits in der Tabelle Konten vorhanden sein. Siehe auch Postenbuch Kunden einrichten und Postenbuch Lieferanten einrichten.

Rechnungen fällig (in Tagen)

Zur Berechnung der Tage 'Fälligkeit' geht das Programm nach folgender Priorität (Reihenfolge) vor:

• Das Fälligkeitsdatum, sofern sie in den Buchungen erfasst wurde.
  Wenn für dieselbe Rechnungsnummer mehrere Daten vorhanden sind, wird das aktuellste Datum eingegeben.
• Wird die Anzahl Tage in der Spalte 'Zahlungsbedingungen' der Tabelle 'Konten' eingegeben, wird das Datum der Buchung um diese Anzahl Tage erhöht. 
• Das Buchungsdatum wird entsprechend um die Anzahl Tage erhöht, die im Dialogfenster 'Einstellungen' festgelegt worden sind.

Bewegungen der letzten Jahre einschliessen

• '0' - das Programm zeigt die Rechnungen des Vorjahres nicht an. Es werden nur die Eröffnungssaldi des Kundenkontos angezeigt.
• '1' - das Programm schliesst im Kontoauszug des Kunden auch die Vorjahresrechnungen ein.
• '2 oder länger' - die Software schliesst im Kontoauszug des Kunden auch die Rechnungen der Vorjahre ein.

Link zum Rechnungsbeleg

Es kann ein Link zu einer Rechnungsdatei (pdf, doc oder andere) erfasst werden. Beim Öffnen des Links ersetzt das Programm den Wert  <DocInvoice> mit der in der Zeile enthaltenen Rechnungsnummer. 

Der Link kann enthalten:

• Den XML-Namen <DocInvoice> oder denjenigen einer anderen Spalte zwischen <>. 
  Wird der Befehl "<DocInvoice>.pdf" gebraucht und befindet man sich auf der Zeile mit der Rechnung Nr. 100, so wird das Programm versuchen, die Datei "100.pdf" zu öffnen. Dem Dateinamen kann auch der Name einer Directory (Verzeichnis) vorangestellt werden.
• Es kann jegliche Dateierweiterung verwendet werden. Diese muss jedoch in der Liste der sicheren Dateierweiterungen vorhanden sein (Werkzeuge - Basiseinstellungen - Registerkarte 'Erweitert')
• Vor dem Namenfeld, welches den Namen des zu öffnenden Dokumentes enthält, kann auch ein Pfad angegeben werden.
  Mit dem Link "c:\temp\<DocInvoice>.pdf" und der Rechnungsnummer 100 versucht das Programm, die Datei c:\temp\100.pdf zu öffnen.
  Der Name der Directory ist relativ zur Directory, in welcher sich die Datei befindet.
   

Ein Rechnungsdokument öffnen

• Sich in die Spalte 'Rechnungen' der Zeile der Rechnung, welche geöffnet werden will begeben.
• Mittels rechtem Mausklick das Kontextmenü öffnen
• Den Befehl Link Rechnung öffnen auswählen
   

Spalte 'Rechnung' in der Tabelle Buchungen anzeigen

Die Rechnugnsnummer ist in der Spalte Rechnung (RechnungBeleg) einzugeben, welche normalerweise nicht in der Tabelle Buchungen sichtbar ist.

Diese Spalte wird wie folgt sichtbar gemacht:

• Die Tabelle Buchungen auswählen
• Menü Daten
• Befehl Spalten einrichten
• Für die Spalte Rechnung (RechnungBeleg) die Option Sichtbar aktivieren.

Durch rechten Mausklick auf eine Zelle der Spalte Rechnung (RechnungBeleg) erhalten Sie sind die folgend beschriebenen Befehle Link Rechnung öffnen und Rechnungszeilen extrahieren.

Rechnungsdaten automatisch vervollständigen

Beim Buchen einer Zahlung oder einer Berichtigung von einer ausgestellten Rechnung macht das Programm Vorschläge zur Vervollständigung der Buchung auf automatische Art. Dabei wird wie folgt vorgegangen:

• Eine neue Zeile erstellen, indem das Datum eingegeben wird.
• In der Spalte Rechnung die Taste F2 drücken, worauf die Liste der noch offenen Rechnungen erscheint. Wird eine Rechnungsnummer oder eine Kundennummer eingegeben, so wird die Liste aufgrund dieses eingegebenen Textes gefiltert.
• Die gewünschte Rechnung aus der Liste auswählen und Enter drücken. Das Programm vervollständigt daraufhin die Buchung automatisch mit der Beschreibung, dem Sollkonto, dem Habenkonto und dem Betrag. Selbstverständlich können die Daten manuell abgeändert werden.
• Vor dem Drücken der Taste F2 (zum Anzeigen der Liste der offenen Rechnungen) kann in der Buchung nebst dem Datum auch das Kundenkonto angegeben werden; auf diese Art wird die Liste mit dieser gefiltert.

Hinweis

Die Liste in der Spalte Rechnungen enthält Kunden- wie auch Lieferantenrechnungen. Eine Lieferantenrechnung kann dieselbe Nummer haben wie eine von einem anderen Lieferanten; deshalb wird bei der Anzeige nebst der Rechnungsnummer auch die Lieferantenkontonummer berücksichtigt.

Ausgestellte Rechnung buchen

 

Zahlungseingang buchen

• Buchungsdatum eingeben
• Sich auf die Zelle Rechnung (Spalte Rechnung) begeben und die Taste F2 drücken. Sollte die Taste F2 nicht funktionieren, so ist in den Einstellungen der Kunden bzw. Lieferanten (Menü Buch2, Kunden/Lieferanten, Einstellungen) sicherzustellen, dass 'Gruppe oder Konto' definiert wurde (z.B. Gruppe '100A' für Debitoren oder '200A' für Kreditoren). Nun wird sich die Liste aller Rechnungen öffnen.
• Als Alternative kann man die Rechnungsnummer, den Namen des Kunden/Lieferanten oder den Betrag eingeben. Nun wird sich die Liste der noch offenen Rechnungen öffnen, die mit den eingegebenen Daten übereinstimmen.
• Die gewünschte Rechnung auswählen und die Taste Enter drücken.
  Das Programm vervollständigt die Buchung mit den Zellen Beschreibung, Konto Haben und Betrag.

Das Konto erfassen, auf welchem der Betrag der Rechnung eingegangen ist.

 

Gutschrift buchen

Dass der Betrag der ursprünglichen Rechnung abgezogen wird, muss dieselbe Rechnungsnummer verwendet werden. Sollte das korrigierende Dokument (zum Beispiel Gutschrift) eine andere Nummerierung haben, so muss diese Referenz in einer anderen Spalte, wie zum Beispiel Beleg Original vermerkt werden, um diese ebenfalls zur Verfügung zu haben.

 

Befehle 'Link Rechnung öffnen' und 'Rechnungszeilen extrahieren'

Der Befehl Rechnungszeilen extrahiern zeigt die Bewegungen der ausgewählten Rechnung an.
Der Befehl ist verfügbar, wenn man mit der rechten Maustaste auf die Zelle Rechnung und danach auf den hierauf in derselben Zelle rechts oben erscheinendes kleines blaues Symbol klickt oder man der rechten Maustaste auf die Zelle Rechnung klickt.

 

Der Befehl Link Rechnung öffnen führt den in den Kundeneinstellungen definierten Text aus (Buch2 -> Kunden -> Einstellungen - Registerkarte 'Erweitert' -> Link zum Rechnungsbeleg).

Wurden die Rechnungen zum Beispiel mit Winword erstellt und im Ordner Dokumente gespeichert, so können diese Dateien direkt geöffnet werden, indem man in der Befehlszeile den Text  'C:\Users\myname\Documents\<DocInvoice>.doc' erfasst. Das Programm ersetzt <RechnungBeleg> mit dem der Zelle entsprechenden Inhalt und führt den Befehl aus.

In der Befehlzeile können auch andere in der Tabelle verwendete Spalten mit ihrem XML-Namen vermerkt werden.

Sollte die Mitteilung 'Datei mit Endung wird als unsicher betrachtet' erscheinen, so ist die Dateierweiterung (zum Beispiel .doc) mittels Befehl Werkzeuge -> Basiseinstellungen, Registerkarte Erweitert unter Dateierweiterungen hinzuzufügen.

 

Ausgestellte Rechnungen an Kunden anzeigen

Die Anleitung 'Rechnungen Kunden' gilt ebenfalls für 'Rechnungen Lieferanten' (siehe auch Untermenü Lieferanten).
Folgend erklären wir die Funktionen betreffend den Kundeneinstellungen. Diese gelten auch für die Lieferanteneinstellungen.

Alle Kunden (Lieferanten)

Zeigt die Kontoauszüge aller Kunden (Lieferanten) an, welche der unter Einstellungen Kunden/Lieferanten definierten Gruppe angehören.

Nur ausgewählter Kunde (Lieferant)

Zeigt den Kontoauszug des ausgewählten Kunden (Lieferanten) an, welcher der unter Einstellungen Kunden/Lieferanten definierten Gruppe angehört.

Beispiel eines Auszug Kunden (Befehl: Buch2 - Kunden - Ausgestellte Rechnungen an Kunden...).

 

Offene Rechnungen anzeigen

Befehl: Buch2 -> Kunden -> Offene Kunden-Rechnungen.

In dieser Tabelle werden die Rechnungen mit offenem Saldo angezeigt.

 

Fällige Rechnungen anzeigen

Befehl: Buch2 -> Kunden -> Offene Rechnungen fällig am.

In dieser Tabelle werden die Rechnungen mit offenem Saldo, gruppiert nach Fälligkeitsperiode angezeigt.

 

Neue Layouts

In der neuen Version von Banana Buchhaltung Plus gibt es zwei neue, sehr anpassbare Layouts:

• Das CH10-Layout für alle Nutzer in der Schweiz (mit oder ohne QR-Code)
• Das UNI11-Layout für alle Nutzer in anderen Ländern.

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Ausschliesslich in Banana Buchhaltung 9 verfügbare Funktion

Weitere Informationen finden Sie in der entsprechenden Banana 9 Dokumentation.