Menü Datei

Die Dateien von Banana sind mit den verschiedenen Betriebssystemen und den Synchronisierungssysteme kompatibel.

Für ausführlichere Informationen betreffend das Speichern von Dateien sehen Sie bitte die Seite Speichern.

 

Neue Datei erstellen

Eine neue Datei kann auf verschiedene Arten erstellt werden:

Übergang zum neuen Jahr

Bei der Erstellung des neuen Buchhaltungsjahrs, muss die dafür vorgesehene Prozedur vorgenommen werden, welcher eine neue Datei erstellt und die Eröffnungssaldi überträgt.

Parameter Erstellung neuer Datei

Wenn das Programm eine Datei mit neuen Eigenschaften erstellt, müssen die Parameter der neuen Datei festgelegt werden.

 

Eine neue erstellen

Korrelierte Daten:

Gewünschtes Modell auswählen

Mit dieser Prozedur wird eine neue Datei aufgrund eines schon gebrauchsfertigen Musterkontenplan erstellt (Menü Datei, Befehl Neu).

Gruppe

Die Gruppe beinhaltet die verschiedenen Buchhaltungsarten und den Etikettenausdruck. Die gewünschte Buchhaltungsart auswählen.

Datei

Hier können Sie die Merkmale der ausgewählten Buchhaltungsart definieren und die Optionen mit MwSt/USt und/oder mit zweiter Währung auswählen.

Beispiele / Muster

Wenn Sie die Sprache auswählen, sehen Sie verschiedene Beispiele/Muster von Dateien, die Sie so übernehmen und den eigenen Bedürfnissen anpassen können. Es werden alle Daten und die Einrichtungen der Musterdatei übernommen (Sprache, Dezimalstellen).

Online-Modelle

Link zur Internetseite, worin Sie eine umfangreiche Liste von Modellen mit dazu entsprechender Dokumentation finden.

 

Kopie Datei erstellen

Mit diesem Befehl erstellen Sie eine Kopie der Datei mit den Optionen im untenstehenden Fenster, das sich öffnet:

banimg

Neue Datei von einer Internet-Vorlage aus erstellen

Datei herunterladen und mit Banana öffnen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Datei herunterzuladen, die je nach Internet-Browser anders sein können.

  • Auf den Datei-Link klicken
  • Mit der rechten Maustaste aus dem Menü, das sich öffnet, den Befehl Datei Speichern auswählen
  • Banana öffnen und entweder die Datei oder den Datei-Link reinziehen.

Datei mit einem Namen speichern 

Sobald die Vorlage in Banana eröffnet worden ist, diese mittels Befehl Speichern unter... aus Menü Datei mit neuem Namen speichern und zwar wie folgt:

  • Zielordner (Verzeichnis) auswählen 
    Es könnte sich als nützlich erweisen, einen separaten Ordner für die Buchführung sowie auch nach Jahr zu erstellen, so dass innerhalb dieser, ausser der Buchhaltungsdateien auch noch die Dokumente, welche dem Geschäftsjahr  zusammenhängen, gespeichert werden können.
  • Als Dateinamen, den Firmennamen sowie das Buchhaltungsjahr auswählen (z.B. Firma_Muster_2017)
  • Das Programm fügt die Erweiterung "*.ac2" hinzu, mit welcher, die Banana-Dateien unterscheidet werden.

Vorlage anpassen

  1. Die Stammdaten anpassen.
  2. Mit Anpassung des Kontenplans weiterfahren.
    • Eigene Bankkonten eingeben.
    • Hinzufügen oder Ändern der Konten, um sie den eigenen Bedürfnissen anzupassen.
      Die Konten können auch zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügt oder geändert werden, je nach den Bedürfnissen, die entstehen.
  • Wird eine bestehende Buchhaltung übernommen, sind in der Spalte Eröffnung der Tabelle Konten die Anfangssaldi einzugeben.
  • Wird eine Buchhaltung mit Fremdwährungen eingerichtet, so müssen die Eröffnungswechselkurse angepasst werden.

 

Datei in neue konvertieren

Mit diesem Befehl (Menü Werkzeuge) können Sie eine bestehende Datei, welche nicht geändert wird, in eine neue mit anderen Eigenschaften konvertieren:

  • Die Sprache ändern
  • Die Art von Runden ändern
  • Die Buchhaltungsart ändern. Zum Beispiel:
    • von einer Buchhaltung ohne MwSt/USt auf eine mit MwSt/USt umsteigen
    • von einer Doppelten Buchhaltung auf eine Buchhaltung mit Fremdwährung umsteigen.

Wie wenn Sie eine neue leere Datei erstellen würden, worin Sie die Daten manuell übernehmen.

Die Eigenschaften der bestehenden Datei können mit dem Befehl Werkzeuge->Datei-Informationen gesehen werden.
 

Erstellen und Übertragen von Daten

Der Befehl Werkzeuge>Datei in neue konvertieren:

  1. Erstellt eine neue Datei des angegebenen Typs mit den vordefinierten Einstellungen der Spalten.
  2. Überträgt die Daten in die neue Datei und konvertiert Daten, wenn nötig.
  3. Speichert und gibt den Namen der neuen Datei an.

Wird zu einer Datei mit weniger Optionen gewechselt, kann beim Konvertieren Teil der Daten verloren gehen. Wenn z.B. eine Buchhaltung mit MwSt/USt in eine Buchhaltung ohne MwSt/USt konvertiert wird, gehen die Daten der MwSt/USt-Spalten verloren.

Umstieg von der Doppelten Buchhaltung auf eine Buchhaltung mit Fremdwährungen

  • Achtung: Unter Eigenschaften (Stammdaten) muss das Währungskennzeichen angegeben sein, welches die Basiswährung sein wird.
  • Als Ziel muss man die Buchhaltung mit Fremdwährungen wählen.
  • Das Programm erstellt eine Buchhaltung mit mehreren Währungen, worin die schon bestehenden Daten übernommen werden.
    • Den Buchungen stehen Spalten für die Verwaltung von Fremdwährungen zur Verfügung, als Währung die Basiswährung und Wechselkurs 1.0000
    • Die in der Tabelle Konten bestehenden Konten werden mit dem Währungskennzeichen der Basiswährung ergänzt.
    • Die Tabelle Wechselkurse wird leer sein und ist daher mit den in den Buchungen benutzten Währungen und Wechselkursen zu ergänzen.
    • In der Tabelle Konten muss man die Konten in Fremdwährung hinzufügen.

Um die Basiswährung einer Buchhaltung zu ändern, bitte Eigenschaften (Stammdaten) Buchhaltung konsultieren.

Umstieg von einer Buchhaltung ohne MwSt/USt auf eine mit MwSt/USt

  • Als Ziel die gewünschte Buchhaltung mit MwSt/USt wählen.
  • Das Programm erstellt eine Buchhaltung mit den MwSt/USt-Spalten, worin bestehende Daten übernommen werden.
    • Die MwSt/USt-Konten in die Tabelle Konten hinzufügen.
    • Die Eigenschaften (MwSt/USt) müssen vervollständigt werden; vor allem mit dem vordefinierten Konto für das Buchen der MwSt/USt
    • Die Tabelle MwSt/USt-Codes muss mit den nötigen MwSt/USt-Codes vervollständigt werden.
      Mit dem Befehl In Buchhaltung importieren->MwSt/USt-Codes importieren kann die Tabelle MwSt/USt einer bestehenden Datei (z.B. eine Muster-Datei mit MwSt) übernommen werden.

Dialogfenster

  • Es wird die Dateiart angegeben, mit der man arbeitet
    Für weitere Angaben bezüglich Sprache, Dezimalstellen und Runden Befehl Eigenschaften (im Menü Datei) auswählen
  • Eine Liste mit möglichen Optionen wird angezeigt werden


Parameter Erstellung neuer Datei

Für mehr Details sehen Sie bitte die Seite Parameter Erstellung neuer Datei.

 

Konvertierung des Kontenplans

Im Folgenden wird erklärt, wie vorzugehen ist:

  • zu einem Kontenplan mit einer anderen Nummerierung übergehen
  • alle schon vorhandenen Daten übernehmen und konvertieren, einschliesslich den Buchungen.

Umstellung auf das neue Jahr

Das Programm konvertiert die Datei des dem ausgewählten Jahr. Wurde das Jahr 2014 schon verbucht, so kann man die Datei 2014 konvertieren.
Wenn man ein neues Jahr mit einem neuen Kontenplan starten will, gibt es zwei Möglichkeiten (nehmen wir an, dass das Jahr 2015 das neue Jahr ist):

  • Das Vorjahr (2014) konvertieren und danach das neue Jahr (2015) erstellen.
    Es werden für das Jahr 2014 zwei Dateien vorhanden sein (und zwar eine mit altem Kontenplan und eine neue) und eine weitere Datei für das Jahr 2015, welche den neuen Kontenplan enthält.
    Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn man die Kontenpläne von zwei Jahren ausgerichtet haben will.
    Auf diese Art können im Vorjahr (2014) weiterhin Änderungen vorgenommen werden und anschliessend können die Anfangsaldi des neuen Jahrs (2015) aktualisiert werden.
  • Das neue Jahr (2015) erstellen und danach die Datei 2015 mit den vorgetragenen Saldi neu konvertieren.
    Die Datei 2104 wird nicht verändert. Für das Jahr 2015 wird es eine Zwischendatei geben, mit dem alten Kontenplan, aber mit den neu vorgetragenen Saldi. Die Konvertierung der Datei 2015 kann sofort durchgeführt werden, oder im Nachhinein, nachdem die Buchungen schon eingegeben worden sind.
    Aufgrund der alten Kontennummern der Vorjahresdatei (2014) können in der neuen Datei (2015) eventuelle weitere Änderungen im Vorjahr (2015) nicht übernommen werden.

1. Schritt: Neue Buchhaltungsdatei erstellen

  1. Neue Buchhaltungsdatei aufgrund des gewünschten Dateityps erstellen.
  2. Den Kontenplan nach den eigenen Bedürfnissen anpassen.

2. Schritt: Die Konten für die Zuordnung hinzufügen

  1. In der Tabelle Konten eine neue Spalte Konto_1 hinzufügen (Menü Daten, Befehl Spalten einrichten, Schalttaste Hinzufügen, Beschreibung Konto_1 eingeben).
  2. In der Spalte Konto_1 für jedes neue Konto die entsprechende Nummer des alten Kontenplans eingeben.
    Bleibt die Kontonummer unverändert (die neue Kontonummer enspricht der alten), kann auf das Erfassen der Kontonummer in der Spalte Konto_1 verzichtet werden.
  3. Um mehrere Konten in einem einzigen Konto zu gruppieren, gibt man die einzelnen Konten mit einem Strichpunkt getrennt ein (z.B. 1000;1001).
  4. Um ein Konto auf mehrere Konten aufzuteilen, muss dies manuell eingerichtet werden. Hierzu Anleitung weiter unten befolgen.

3. Schritt: Den Import ausführen

Weitere Informationen finden Sie auf unseren Webseiten In Buchhaltung importieren und Datei importieren.

  • Aus Menü Buch1 den Befehl In Buchhaltung importieren auswählen und im Dialogfenster 'In Buchhaltung importieren' unter 'Importieren:' 'Datei' auswählen
  • Über Schaltfläche 'Blättern' die Buchhaltungsdatei mit dem alten Kontenplan auswählen.



     
  • Ok auswählen
  • Im Dialogfenster, das sich öffnet, die gewünschten Optionen auswählen.
  • Die Funktion Kontonummern konvertieren aktivieren und danach Die Kontenkombinationen sind in der Zieldatei auswählen, worin hingewiesen wird, dass sich die Zuordnungen in der Zieldatei befinden.

Import wiederholen

Möchte der Import aufgrund von Fehlern wiederholt werden, ist daran zu denken, die Operation rückgängig zu machen (Menü Bearbeiten, Befehl Rückgängig: Bearbeiten), um wiederum um eine leere Anfangsdatei zu verfügen. Ist die Datei nicht leer, würde dies zu duplizierten Beträgen führen.

Aufteilung eines Kontos auf mehrere Konten

Beim Umstellen eines einfacheren Kontenplans auf einen detaillierteren Kontenplan ist es höchstwahrscheinlich notwendig, einzelne Konto auf mehrere Konten aufzuteilen.
Nach der Import manuell wie folgt vorgehen:

  • Im Kontenplan die Beträge der Spalte 'Eröffnung', 'Budget' und 'Vorjahr' der betreffenden Konten auf die diversen neuen Konten verteilen.
  • Bestehende Buchungen der aufzuteilenden Konten einzeln durchgehen und das zutreffendste Konto zuteilen, oder zusätzliche Buchungen erstellen, wenn einzelne Beträge in mehrere detailliertere Beträge aufzuteilen ist.
  • Die Tabelle Budget analog bearbeiten.

Ergebnis und mögliche Fehler

Meldet das Programm Fehler (Konten oder anderes fehlt), wird empfohlen, den Importvorgang abzubrechen, die Kombinationen zu vervollständigen und danach den Importvorgang zu wiederholen.

Aufgrund der unterschiedlichen Kontenpläne kann das Programm nicht automatisch gründliche Kontrollen (z.B. ob alle Daten korrekt importiert und gruppiert wurden) vornehmen.

Ergebnis deshalb unbedingt manuell kontrollieren, indem verifiziert wird, dass die Totalsummen der Bilanz und Erfolgsrechnung korrekt sind.
 

 

Parameter Erstellung neuer Datei

Sprache
Betrifft die Sprache, in welcher Sie die Überschriften der Felder der Tabellen erstellen wollen.

Dezimalstellen Beträge
Damit Sie buchhalterische Differenzen vermeiden können, wird für jede Datei die Anzahl Dezimalstellen der Felder Beträge festgelegt. Normalerweise werden 2 Dezimalstellen benutzt, aber für Währungen ohne Dezimalstellen, müssen Sie die 0 einrichten.

Dezimalstellen der Beträge in Währung
Bei einer Buchhaltung in mehreren Währungen müssen Sie die Anzahl der Dezimalstellen für die Beträge in Fremdwährung festlegen.

Rundungsart
Die Art beim Runden der Beträge mit mehr Dezimalstellen als festgelegt.
Wenn zwei Dezimalstellen festgelegt worden sind, wird die Rundungsart benutzt zum Runden von Beträgen mit mehr als zwei Dezimalstellen.
Je nach Methode werden die folgenden Beträge anders gerundet 1.005;  1.015; 1.025; 1.035 :

  • Kaufmännisch/arithmetisch (Hälfte aufrunden); es wird auf eine höhere Einheit gerundet  (1.01 / 1.02 / 1.03 / 1.04). In der Regel wird in der Buchhaltung dieses System benutzt.
  • Banküblich (Hälfte auf Gerade); es wird auf die nächste gerade Einheit gerundet (1.00 / 1.02 /  1.04).
  • Version 4 kompatibel; es wird eine geringere Genauigkeit verwendet, welche in sehr speziellen Fällen zu einer anderen Rundung führen kann.

Felder Adressen in der Kontentabelle
Beim Auswählen der Option, gibt es in der Kontentabelle eine neue Ansicht Adressen, worin es möglich ist, die Adressen der Kunden, der Lieferanten und Mitglieder einzugeben.

Tabelle Budget
Wenn Sie dieses Feld auswählen, wird die Tabelle Budget hinzugefügt, worin Sie Ihr Budget in Form von Buchungen eingeben können.

Es ist also möglich, gleichzeitig Buchhaltungen in verschiedenen Sprachen und mit verschiedenen Dezimalstellen zu verwalten. Zum Ändern der Sprache und der Dezimalstellen, wenn die Buchhaltung erstellt ist, müssen Sie die Buchhaltung mit Befehl Datei in neue konvertieren im Menü Werkzeuge konvertieren.

 

Öffnen, Speichern, Kopieren und Sicherheitskopie (Backup)

Datei öffnen

Die auf dem Datenträger vorhandenen Daten werden in den Arbeitsspeicher abgelegt, wo sie bearbeitet werden können.

  • Die Buchhaltungsdateien können geöffnet werden, wenn sie sich auf einem lokalen Datenträger des Arbeitsplatzes oder über eine Netzwerk-Festplatte erreichbar sind. Wurden die Dateien elektronisch (Email) übermittelt, so müssen sie zuerst in ein Verzeichnis des Computers verschoben werden.
  • Die Datei kann nur einmal im Bearbeitungsmodus geöffnet werden.
    Um an einer schreibgeschützten oder an einer bereits geöffneten Datei vorgenommene Änderungen zu speichern, muss diese unter einem neuem Dateinamen gespeichert werden (Menü Datei, Befehl Speichern unter).
  • In folgenden Fällen meldet das Programm, dass die Datei im Lesemodus geöffnet ist bzw. nur gelesen werden kann:
    • Die Datei befindet sich auf einem nicht wiederbeschreibbaren Datenträger (CD-ROM).
    • Die Datei befindet sich in einem temporären nicht beschreibbaren Ordner.
    • Die Datei ist schreibgeschützt oder der Benutzer verfügt nicht über die notwendigen Zugriffsrechte, um die Datei zu bearbeiten.
    • Die Datei wurde bereits von einem anderen Benutzer geöffnet.
    • Die Datei wurde bereits durch den gleichen Benutzer oder in einer anderen Sitzung geöffnet.
       

Wie *.ac2-Dateien zu suchen sind

Ist nicht bekannt, in welchem Ordner sich die Buchhaltungsdateien befinden, so kann mit Windows-Explorer oder Finder (für Mac) nach den Dateien (mit Erweiterung *.ac2) gesucht werden.

Nach Buchhaltungsdateien auf dem Windows-Computer suchen

Die Buchhaltungsdateien von Banana Buchhaltung haben als Erweiterung .ac2 oder .sba. Die Suchfunktion ist je nach Version von Windows etwas  anders.

  • Windows 10: Auf das Suchsymbol in der Symbolleiste klicken und .ac2 oder den Beginn des Dateinamens eingeben und auf den Pfeil 'Dokumente' klicken.
  • Im Dateimanager von Explorer die Endung *.ac2 oder den Namen der eigenen Buchhaltung eingeben und Windows nach der Datei suchen lassen.
  • Bei Erscheinen des Dialoges 'Datei öffnen' in der rechten oberen Ecke des Suchfelds die Endung '*.ac2‘ eingeben und unten auf das Suchsymbol 'Auf diesem Computer suchen‘ klicken oder auswählen, wo zu suchen ist.

Nach Buchhaltungsdateien auf Mac-Computern suchen

  • Im Dialog 'Datei-Öffnen‘ im Suchfeld oben rechts '.ac2' oder ein Wort eingeben, das im Dateinamen enthalten ist.
    Eventuell auswählen, wo zu suchen ist.
  • Den 'Finder' öffnen und im Suchfeld '.ac2', den Beginn des Dateinamens oder ein Wort eingeben, das im Dateinamen der Datei, die gesucht wird, steht.
  • Mit der rechten Taste auf das ‚Finder'-Symbol klicken, danach auf ‚Suchen‘ klicken und entweder '.ac2' oder den Dateinamen eingeben.
     

Datei speichern

Mit den Befehlen Speichern oder Speichern unter... aus Menü Datei werden die Daten gespeichert. Die bereits vorhandenen gespeicherten Daten werden durch die neuen ersetzt.

  • Die Datei kann nicht gleichzeitig von mehreren Benutzern gespeichert werden.
    Die Datei kann nur dann gespeichert werden, wenn sonst niemand gleichzeitig auf die Datei zugreift.
  • Es ist frei definierbar, wo die Dateien gespeichert werden sollen.
    Zielordner (Verzeichnis) und Dateiname werden angegeben, wenn die Datei zum ersten Mal (mittels Befehl Speichern (Menü Datei) oder Ikone) gespeichert wird oder beim Erteilen des Befehls Speichern unter... aus dem Menü Datei.
    Banana Buchhaltung schlägt beim ersten Speichern vor, die Buchhaltungsdateien (*.ac2-Dateien) im Verzeichnis (Ordner) 'Dokumente' zu speichern, es kann jedoch irgendein Verzeichnis oder irgendein Ort angewählt werden.
  • Werden mehrere Buchhaltungen verwaltet, empfehlen wir, für jede einzelne Firma (Mandant) sowie eventuell auch für jedes Buchhaltungsjahr einen separaten Ordner zu erstellen.
  • Jede Datei kann passwortgeschützt sein.
     

Buchhaltungsdatei (*.ac2)

  • Die mit Banana Buchhaltung erstellten Dateien haben, unabhängig vom verwendeten Betriebssystem, die Dateierweiterung "*.ac2".
    Das ac2-Dateiformat ist Banana-spezifisch. Beim Sichern aller Daten, werden diese gleichzeitig komprimiert und im Block gespeichert.
  • Die *.ac2-Dateien der verschiedenen Betriebssystemen (Windows, Mac und Linux) sind kompatibel.
    Eine Datei kann beispielsweise auf Windows gespeichert werden, auf einem Mac geöffnet und bearbeitet werden und danach problemlos auf Linux oder Windows geöffnet werden.
  • Die Datei kann mit der elektronischen Post als Anhang versandt werden, auch auf anderen Betriebssystemen bearbeitet werden und an den Absender retourniert werden.
  • Die Dateien sind vollkommen vom Programm Banana Buchhaltung zu unterscheiden, welches die Erweiterung ".exe" für Windows hat. 
  • Die Installationsdateien haben folgende Erweiterungen: ".dmg" für Mac und ".deb, .rmp, .run, .tgz oder .appimage" für Linux.

Automatisches Speichern

Banana Buchhaltung speichert die Daten automatisch in einer temporären Datei, deren Namen mit ".autosave" endet. Beim Speichern oder beim normalen Beenden des Programms, wird diese temporäre Datei gelöscht. Falls sich der Computer oder das Programm blockieren oder unvorhergesehen beenden sollten, können die Daten durch Öffnen dieser Datei und Speichern mit neuem Namen gerettet werden.

Damit das Programm automatisch die temporäre Autosave-Datei erstellen kann, muss in den Basiseinstellungen (Menü Werkzeuge) unter Registerkarte 'Erweitert / Datensicherung' die Option aktiviert sein (in der Regel ist diese Option standardmässig aktiviert). Siehe Basiseinstellungen.

Wird das Programm nach einem Crash wieder geöffnet und stellt es fest, dass die automatische (temporäre) Speicherung nicht gelöscht wurde, so wird der Benutzer gefragt, ob er die Datei wiederherstellen zu wünscht. Weist der Benutzer das Programm an, die Daten wiederherzustellen, wird die Originaldatei umbenannt in <Dateiname.ac2>.>Datum+Uhrzeit>.bak.

Kopieren oder verschieben von Buchhaltungsdateien

Banana Buchhaltung ist in der Lage, auf jedem beliebigen Laufwerk zu speichern, welches vom Betriebssystem als eine wiederbeschreibbare Disk anerkannt wird.
Von nicht beschreibbaren Datenträgern (CD oder DVD) kann Banana Buchhaltung Dateien ausschliesslich lesen.

*.ac2-Dateien können verschoben werden:

Von einem Verzeichnis (Ordner) in einen anderen:

  • Mit Hilfe von Windows-Explorer oder Finder (für Mac) das Verzeichnis (Ordner) suchen, in dem die Dateien gespeichert sind
  • Datei/en in das neue Zielverzeichnis (Zielordner) kopieren oder verschieben. Nach dem Einfügen können allenfalls nicht mehr benötigte Datein aus dem Ursprungsverzeichnis (Ursprungsordner) gelöscht werden.

Von einem Computer auf einen anderen:

  • Auf einem Memorystick (USB-Speicherstick) oder externen Laufwerk speichern und dann auf dem neuen Computer speichern:
    • zu speichernde Datei öffnen
    • aus dem Menü Datei den Befehl Speichern unter ausführen und die Einheit mit dem Memorystick (USB-Speicherstick) oder externen Laufwerk auswählen.
    • Die Kopie kann ebenfalls durch Starten von Windows-Explorer oder Finder (für Mac) und Ziehen der Datei mittels Maus in die Einheit des Memorysticks (USB-Speichersticks) oder externen Laufwerks erstellt werden.
  • Durch Senden per Email (als Beilage/n) und Speichern auf dem neuen Computer.
     

Dropbox, Google Drive und andere Synchronisierungssysteme

Banana Buchhaltung ist mit der Art Systeme zur Synchronisierung der Dateien mit Cloud-Archivierungsservice wie Dropbox und Google Drive kompatibel.
Banana Buchhaltung überschreibt die *.ac2-Dateien und löscht die *.ac2.bak-Dateien. Im Verzeichnis der gelöschten Dateien können die vorhergehenden Versionen der *.ac2.bak-Dateien gefunden werden.

Die Änderungen anzeigen

Banana Android greift direkt auf dem Dropbox-Server zu. Werden Änderungen am eigenen PC angebracht, muss man in der Regel ein paar Sekunden warten, bis diese auf dem Server bzw. in Banana ersichtlich sind.

Um sicherzustellen, dass die Datei ordnungsgemäss mit dem Server synchronisiert ist, muss die Datei auf dem eigenen PC mit einem grünen Visum versehen sein.

Wenn keine (Sync) Synchronisierungs-Symbole (in grün, rot, blau) erscheinen, ist die auf dem PC installierte Dropbox-Anwendung zu aktualisieren.

Der Synchronisationsstatus auf dem eigenen PC kann auch überprüft werden, indem man unten in der Taskleiste das Dropbox-Symbol anklickt:


Ausserdem findet die Android-Synchronisation nicht statt, wenn die App geöffnet ist. In diesem Fall die Applikation schliessen und neu starten.

Achtung:

Banana Buchhaltung bemerkt nicht, wenn mit Synchronisierungssystemen verwaltete Dateien gleichzeitig auf mehreren Computern geöffnet und bearbeitet werden. So könnte zum Beispiel vorkommen, dass eine Person Daten löscht oder eine andere neue Daten hinzufügt und nur die zuletzt gespeicherte Version der Datei beibehalten wird bzw. die übrigen Änderungen verloren gehen.
Aus diesem Grunde ist höchste Aufmerksamkeit angebracht, um unbedingt zu vermeiden, dass dieselbe Datei gleichzeitig von mehreren Arbeitsplätzen aus bearbeitet wird.
 

Sicherheitskopie (Backup)

Wir raten unseren Benutzern, auf jeden Fall externe Sicherheitskopien (Backups) zu erstellen, um einen möglichen Datenverlust, infolge z.B. eines Computerabsturzes oder anderer Ursache, zu vermeiden.

  • Auf Mac die Funktion "Time Machine" verwenden
  • Auf Windows die Funktion "Datei-Chronik (History)" verwenden.

Im Handel sind auch andere Programme erhältlich, die erlauben, automatische Backups Ihrer Daten zu erstellen.
 

Speichern und *.bak-Datei

Wird gespeichert, so ersetzt Banana Buchhaltung den Inhalt der vorhandenen Datei mit den neuesten Buchhaltungsdaten; dies jedoch nur, wenn der Speichervorgang erfolgreich verläuft:

  • Die Daten werden in einer temporären Datei gespeichert.
    Nur wenn der Speichervorgang korrekt abgeschlossen wird werden die gespeicherten Daten mit den zuvor vorhandenen ersetzt.   
  • Wird die Option Backup Datei (*.bak) erstellen (Menü Werkzeuge -> Basiseinstellungen -> Erweitert) aktiviert, benennt das Programm die vorhandene Datei mit dem gleichen Namen und fügt die Erweiterung ".bak" hinzu.
    Dadurch wird eine neue Datei "Dateiname.ac2.bak" erstellt, die die Daten vor dem Speichern enthält.

Tritt während des Speichervorgangs ein Fehler auf, z.B. der Netzwerklaufwerk ist nicht mehr verfügbar, ist ein anderer Dateinamen anzugeben, unter welchem die Daten zu speichern sind.
 

Daten mittels *.bak-Datei wiederherstellen

Kann aus irgendwelchem Grund die Buchhaltungsdatei nicht mehr verwendet werden, so kann auf die Sicherheitskopie zurückgegriffen werden, welche das Programm automatisch erstellt.

So vorgehen:

  • Verzeichnis (Ordner) auswählen, in welchem die Buchhaltungsdatei gespeichert worden ist.
  • Datei mit der Ausdehnung .bak öffnen. Falls die Datei nicht im Verzeichnis aufgeführt ist, ist unten im Fenster im Feld "Dateityp" Alle Dateien (*.*) auszuwählen.
  • Die Datei nach dem Öffnen mit Namen speichern (Menü Datei, Befehl Speichern unter...). Normalerweise wird die Datei gleich wie die verlorene Datei genannt.


Beschädigte *.ac2-Dateien

Computer sind anfällig für Defekte aufgrund technischer Probleme oder Viren. Es kann ausserdem vorkommen, dass per E-Mail gesendete Dokumente beschädigt ankommen.
Deshalb ist es immer ratsam, Sicherheitskopien zu erstellen.
Wurden Ihre Dateien aufgrund eines technischen Fehlers beschädigt, kann unser technischer Support gegen Bezahlung  gerne versuchen, die Daten wiederherzustellen. Bitte stellen Sie uns hierzu Ihre Datei oder Dateien per Email zu, bestätigen Sie uns mit, dass Sie bei erfolgreicher Wiederherstellung bereit sind, den Unkostenbeitrag gemäss Preisliste zu übernehmen und vergessen Sie nicht, Ihre Adresse (für die Rechnung) zu vermerken.

 

 

Autosavedatei wiederherstellen


Dieses Dialogfenster wird angezeigt, wenn das Programm unerwartet geschlossen wird und die zuvor in der Datei angebrachten Änderungen nicht gespeichert werden konnten.

Beim nächsten Öffnen des Programms, wird ermittelt, dass die Autosavedatei (temporäre Datei) nicht gelöscht worden ist und der Benutzer wird gefragt, ob diese wiederhergestellt werden soll.

Autosavedatei

 

 

 

 

 

 

 


Folgende Optionen möglich:

  • Wiederherstellen
    • Die Autosavedatei wird an die Stelle der ursprünglichen Datei (Originaldatei) kopiert.
    • Die Originaldatei wird wie im Dialogfenster oben angegeben umbenannt.
  • Nicht wiederherstellen
    • Sowohl die Originaldatei als auch die Autosavedatei werden beibehalten.
    • Das Programm meldet nicht mehr, dass die Autosavedatei noch vorhanden ist. 
  • Abbrechen
    • Sowohl die Originaldatei als auch die Autosavedatei werden beibehalten.
    • Wenn man das nächste Mal diese Datei öffnet, wird das Programm melden, dass eine noch ausstehende Autosavedatei vorhanden ist.

Nicht wiederhergestellten Autosavedateien werden beibehalten und müssen manuell entfernt werden.
 

Funktionsunterbruch des Programms

Wird das Programm ordnungsgemäss geschlossen, werden Sie gefragt, ob die geänderten Daten gespeichert werden sollen. Die Autosavedatei wird somit gelöscht.

Das Programm könnte aus folgenden Gründen nicht ordnungsgemäss geschlossen werden:

  • Aufgrund eines Stromausfalles oder eines anderen Ereignisses, das zum sofortigen Abschalten des Betriebssystems führt.
  • Bei einem Problem, das zum Absturz des Programms führt.
    • Ein von anderem Programm verursachtes Problem oder eine durch das Betriebssystems oder einen Treibers bedingte Situation, die den Absturz des Programms verursachen.
      Versuchen, den Computer neu zu starten und das Programm ohne andere Programme zu verwenden.
      • Eine Schwachstelle im Betriebssystem oder ein fehlerhaftes Programm kann zum Absturz des Banana-Programms führen.
      • Einen Computer-Fehler (Speicherfehler).
      • Ein Virus oder ein anderes Problem. 
    • Ein Problem in der Funktionsweise von 'Banana'. 
      Das wiederholte Ausführen desselben Befehls bewirkt einen Programmabsturz.
      Wenn das Programm in ganz unterschiedlichen Situationen abstürzt, liegt womöglich ein Computer- oder Betriebssystemsfehelr vor (siehe den vorherigen Punkt). 
      • Als erstes sicherstellen, dass die aktuellste Version des Programms im Einsatz ist.
        Falls erforderlich, zur aktuellsten Version übergehen. Das Problem könnte in der Zwischenzeit behoben worden sein.

 

Den technischen Support kontaktieren

Ermitteln Sie die Ursache des Programmabsturzes.

  • Es ist wichtig herausfinden zu können, in welchen Situationen das Programm beendet wird, um das Problem von den Technikern wiederherstellen zu können. 
  • Bei der Kontaktaufnahme mit dem technischen Support mittels Kontaktformular:
    • Das Problem beschreiben und wie es wiederhergestellt werden kann sowie den Fehler beschreiben.
    • Angaben zum Betriebssystem liefern (diese können aus dem Menü Werkzeuge -> Basiseinstellungen -> Systeminfo kopiert werden).
    • Tritt das Problem in Bezug einer Datei auf, bitte eine Kopie der Datei (vertrauliche Daten entfernen) mitsenden.
       
     

     

    Eigenschaften

    Wenn eine neue Datei erstellt wird, müssen die Stammdaten, welche sich im Menü Datei, Befehl Eigenschaften (Stammdaten) befinden, eingerichtet werden.

    Die Datei-Eigenschaften (Stammdaten) sind je nach ausgewählter Anwendung anders.

     

    Informationen zu den anderen Registerkarten finden Sie auf folgenden Seiten:

     

    Buchhaltung

    Überschrift links und Überschrift rechts

    Sie können einen Text frei eingeben, der als Überschrift auf den Ausdrucken stehen wird (linksbündig und rechtsbündig).

    Anfangsdatum

    Ist das Anfangsdatum der Buchhaltung (dieses Feld muss nicht unbedingt ausgefüllt werden). Sie bekommen eine Fehlermeldung, wenn Sie beim Buchen ein Datum eingeben, das älter ist, als das Anfangsdatum der Buchhaltung, welches Sie hier eingegeben haben.

    Enddatum

    Ist das Abschlussdatum der Buchhaltung (dieses Feld muss nicht unbedingt ausgefüllt werden). Sie bekommen eine Fehlermeldung, wenn Sie beim Buchen ein Datum eingeben, welches nach dem Datum ist, das Sie hier eingegeben haben.

    Basiswährung

    Die Währung der Buchhaltung.
    Wählen Sie die Währung auf der Liste aus, in welcher die Buchhaltung geführt wird. Sie können auch eine Währung eingeben, die nicht auf der Liste steht.
    Wenn Sie das Kennzeichen der Basiswährung ändern, fügt das Programm das Kennzeichen der Basiswährung in der Spaltenüberschrift der Beträge in Basiswährung ein.

    In der Buchhaltung in Fremdwährung müssen Sie unbedingt die Basiswährung angeben, die zur funktionalen Währung wird. Das ist die Währung, die es zum Berechnen der Bilanz und der Erfolgsrechnung braucht.

    Kennzeichen der Basiswährung ändern

    Wenn das Währungskennzeichen geändert wird, ändert das Programm die bestehende Beträge nicht. Wir empfehlen, das Währungskennzeichen nur dann zu ändern, wenn in der Buchhaltung keine Anfangssaldis und Buchungen vorhanden sind.

    Buchhaltung OHNE Fremdwährungen

    Das bestehende Währungskennzeichen wird durch das neue Kennzeichen ersetzt.

    Buchhaltung MIT Fremdwährungen

    • Währungskennzeichen in den Eigenschaften (Stammdaten) aus Menü Datei ändern.
    • Tabelle 'Konten':
      • Spalte 'Währung' komplett auswählen.
      • Mit Befehl Suchen und Ersetzen (aus Menü Daten) die bisherige Währung anzeigen, die neue Währung eingeben und die Option  Auswahl anklicken. Die vorhandenen Währungskennzeichen werden ersetzt.
    • Tabelle 'Wechselkurse':
      Für alle Währungen den neuen Wechselkurs festlegen.
    • Befehl 'Buchhaltung nachkontrollieren' (Menü Buch1) ausführen.
    • Falls Anfangssaldis oder Buchungen vorhanden sind, müssen die Beträge und Wechselkurse manuell geändert werden.

       

      Optionen

      Datum der Buchung erforderlich
      Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Eingabe einer Buchung ohne Datum mit einer Fehlermeldung signalisiert.

      Totalsummen manuell nachrechnen (F9)
      Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird das Berechnen der Hauptgruppen in der Buchhaltung nicht automatisch durchgeführt. Dafür Taste F9 drücken.

      Datei Vorjahr

      Sie können mit der Schaltfläche Blättern die Datei des Vorjahres auswählen.

      Smart Fill mit Vorjahresbuchungen
      Wenn Sie diese Funktion aktivieren, behält das Programm die Buchungen des Vorjahres im Gedächtnis und schlägt sie Ihnen mit Smart Fill noch einmal vor beim Eingeben der neuen Buchungen.

      Minuszeichen (-) als Trennzeichen der Segmente benutzen
      Beim Aktivieren dieser Funktion, müssen die Segmente in der Tabelle Buchungen mit einem Minuszeichen vor den Codes der Segmente gebucht werden.
      Wenn Sie diese Funktion unwirksam machen, müssen Sie die Segmente mit Doppelpunkt (:) eingeben, wie im Kontenplan. Jedem Code der Segmente muss immer ein Doppelpunkt vorausgehen.

      Die Kostenstellen wie die Kategorie buchen (+/-)
      Diese Option wird nur in der einfachen Buchhaltung und im Kassenbuch benutzt. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird der Betrag der Kostenstelle wie die Kategorie gebucht (positiv oder negativ). Wird diese Option nicht bestätigt, müssen Sie, um negativ zu buchen, die Kostenstelle mit einem vorangestellten Minuszeichen eingeben (-KS).

       

      Korrelierte Daten: Texteingabe und Smart Fill

       

      Adresse

      Hier werden die Daten eingegeben, welche die Gesellschaft oder die Person betreffen, welche die Buchhaltung erledigt.

       

      Verschiedene

      Im Menü Datei, Befehl Eigenschaften (Stammdaten), Registerkarte Verschiedene, kann man die Sprache des Programms sowie die Apps Eigenschaften definieren.

      Aktuelle Sprache

      Es gibt Texte in der Datei, welche das Programm automatisch erzeugt (z.B. die Zeilen der Tabelle Totalsummen, die Bewegungen im Kontoauszug, der formatierte Bilanzausdruck) und für diesen Zweck kann man die gewünschte Sprache angeben (normalerweise ist es die Sprache der Erstellung).

      Sprache Erstellung

      Es handelt sich um die bei der Erstellung der Buchhaltungsdatei ausgewählte Sprache. Diese wird für die Spaltenüberschrift verwendet. Wenn Sie diese Sprache ändern möchten, müssen Sie Ihre Datei in eine neue konvertieren, nämlich mit Hilfe von Befehl Datei in neue konvertieren im Menü Werkzeuge.

      Apps Eigenschaften

      Liste der Eigenschaften der im Dialog Apps verwalten aktivierten Applikationen. Zum Entfernen einer Applikation einfach die entsprechende Eigenschaft löschen.

      Passwort


      Die Dateien können mit einem Passwort geschützt sein (Menü Datei, Eigenschaften (Stammdaten), Registerkarte 'Passwort).

      Passwort für eine Datei erfassen, die noch mit keinem geschützt ist

      • Das Feld Passwort bestätigen ist hellgrau.
      • Neues Passwort zweimal eintippen (Neues Passwort und Neues Passwort bestätigen).
      • Mit OK bestätigen.

      Bestehendes Passwort ändern

      • Bestehendes Passwort eingeben.
      • Neues Passwort zweimal eintippen.
      • Mit OK bestätigen.

      Passwort löschen

      • Bestehendes Passwort eingeben.
      • Felder des neuen Passwortes leer lassen.
      • Mit OK bestätigen.

       

      Bemerkung:

      Das Passwort bietet keinen hundertprozentigen Schutz. Um die Daten für Dritte wirklich unzugänglich zu machen, ist eine spezielle Kryptographie-Software zu verwenden.

       

       

      Texte

      In dieser Registerkarte kann man Schlüssel einfügen, um Extra-Informationen zu speichern (z.B. den Namen des Treuhänders, welcher die Buchungen überprüft hat).

      Schlüssel
      Hier den Referenztext eingeben (z.B. den Namen des Treuhänders, welcher für diese Buchhaltung verantwortlich ist).

      Wert
      Hier den gewünschten Text eingeben, welcher sich auf den Schlüssel bezieht (z.B. Peter Schwarz).

      Einfügen
      Mit dieser Schaltfläche speichern Sie die neuen Daten.

      Löschen
      Mit dieser Schaltfläche löschen Sie den ausgewählten Schlüssel.

       

      PDF-Dossier erstellen

      Das PDF-Dossier wird mittels Menü Datei, Befehl PDF-Dossier erstellen... oder durch Klicken auf die spezifische Ikone in der Werkzeugleiste erstellt.

      Dateiname
      Den Namen der neuen Datei eingeben oder mit der Schaltfläche Blättern eine bestehende Datei auswählen.  

      Datei sofort anzeigen
      Ein Programm für die Ansicht der soeben erstellten PDF-Datei wird gestartet. Auf diese Art sieht man gleich das Resultat des Exportes. Denken Sie daran, dass die Browser von Mozilla und MS-Explorer mit einen Cache-Mechanismus (Zwischenspeicher) für die Dokumente benutzen. Wenn Sie ein zweites Mal exportieren, kann es sein, dass Sie noch die vorherige Version sehen, deshalb auf Schaltfläche Aktualisieren des Browsers klicken.

      Optionen Datei erstellen

      Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3
      Sie können bis zu drei verschiedene Überschriften eingeben, die im PDF-Ausdruck stehen sollen.  

      Seitenoptionen

      Beim Aktivieren der Seitenoptionen, ist folgendes möglich:  

      • die Seitenzahlen einbeziehen
      • die progressive Nummerierung der Seiten einbeziehen
      • das Datum einbeziehen

      Seitenformat
      Hier wählt man das Format der Seite aus.


      Andere Sektionen

      Für Erklärungen zu den anderen Sektionen verweisen wir auf die entsprechenden Seiten:

      Häufig gestellte Fragen

      • Wie können die Seitenränder formatiert werden?
        Diese Einstellungen werden von den einzelnen im PDF-Dossier enthaltenen Reports übernommen. Um die Seitenränder der Formatierte Bilanz oder Formatierte Bilanz nach Gruppen zu verändern, bitte den entsprechenden Befehl aus Menü Buch1 ausführen, die Einstellungen wie gewünscht in diesem Dialog korrigieren und die Bilanz als Druckvorschau anzeigen. Für die Tabelle Konten, Buchungen und die Kontenauszüge begibt man sich in die entsprechende Tabelle und führt aus Menü Datei den Befehl Seite einrichten aus, um im entsprechenden Dialogfenster Seite einrichten die Seitenränder wie gewünscht zu verändern.

      Letzte Dateien / Favoriten-Dateien

      Die Befehle zeigen eine 'Liste der zuletzt verwendeten Dateien' und der 'Favoriten Dateien' an und erlauben, die Listen zu löschen, wenn sie zu lange werden.

      Um die Liste der zuletzt verwendeten Dateien zu löschen; das Menü Datei öffnen (dies ist direkt auf der Startseite oder mit geöffneten Dateien möglich), den Befehl 'Letzte Dateien' erteilen und im Dropdown-Menü, das sich öffnet, 'Liste zuletzt geöffneter Dateien löschen' anklicken.

      Um nur eine einzelne Datei aus der Liste 'Letzte Dateien' oder 'Favoriten' der Startseite zu löschen; den Cursor auf den Dateinamen bewegen, die rechte Maustaste anklicken und Befehl Entfernen ausführen (Mac-Benutzer müssen stattdessen die Tastenkombination Ctrl + rechte Maustaste drücken).
       

      So wird aus einer Datei ein Favorit:

      • Gewünschte Datei öffnen
      • Favoriten auswählen
      • Zu Favoriten hinzufügen auswählen
         

      Die Favoritenliste so bearbeiten:

      • Favoriten
      • Liste Favoriten bearbeiten...
      • Im Fenster welches sich öffnet die Favoriten mit Hilfe der Schaltflächen Einfügen, Löschen und Verzeichnis öffnen bearbeiten.

       

      Zuordnung .ac2-Dateien mit neuster Version von Banana

      Bei der Installation vom Programm Banana Buchhaltung wird die Option "Verbinde 'ac2'-Dateien mit Banana Buchhaltung 8" bereits standardmässig aktiviert; daher werden alle Buchhaltungsdateien mit der neuen Version geöffnet.
       
      Sollte vorkommen, dass bei direktem Klicken auf die Datei vor dem Öffnen des Programms, dieses mit der Vorgängerversion geöffnet wird, so kann das Problem wie folgt gelöst werden:
       
      Windows:
      • mit der rechten Maustaste auf die Ikone der Datei klicken
      • im darauf folgenden Kontextmenü wählen Sie "Öffnen mit" und dann "Standardprogramm auswählen..."
      • die neuste installierte Version von Banana Buchhaltung auswählen.

      Mac:

      • mit der rechten Maustaste (oder ctrl + Maustaste) auf die Ikone der Datei klicken
      • im darauf folgenden Kontextmenü wählen Sie "Informationen"
      • unter "Öffnen mit" die neuste installierte Version von Banana Buchhaltung auswählen und auf "Alle ändern" klicken.

      Es genügt, diesen Vorgang einmal und mit einer Datei auszuführen; daraufhin werden die Dateien immer mit der aktuellsten Version geöffnet.