In dit artikel
Met Banana Boekhouding Plus kunt u bewijsstukken (facturen, ontvangstbewijzen, bankafschriften en andere documenten) in digitaal formaat beheren, waardoor het gebruik van papier wordt verminderd of volledig geëlimineerd.
Elke rij van de tabel Transactions kan een koppeling naar een PDF-bestand bevatten. Met één klik kunt u onmiddellijk het gekoppelde document bekijken.
Op deze manier:
- blijven transacties en bewijsstukken met elkaar verbonden
- verloopt het zoeken naar documenten sneller
- worden controle en audit eenvoudiger
Hoe het boekhoudbestand en de bijlagen organiseren
Om een correcte werking van de documentkoppelingen te garanderen, moeten het Banana-boekhoudbestand (.ac2) en de digitale documenten worden opgeslagen in dezelfde opslagomgeving (allemaal lokaal of allemaal in de cloud) en zich bevinden in dezelfde hoofdmap.
U kunt de documenten op twee manieren organiseren:
- Geval 1 – Bijlagen rechtstreeks opgeslagen in de hoofdmap
De digitale bijlagen en het boekhoudbestand bevinden zich rechtstreeks in de hoofdmap.
- Geval 2 – Bijlagen opgeslagen in een submap van de hoofdmap
De digitale bijlagen (bewijsstukken) worden opgeslagen in een submap (bijvoorbeeld "Bijlagen" of "Documenten") van de hoofdmap die het boekhoudbestand bevat.
Wij raden deze tweede oplossing aan, omdat hiermee het boekhoudbestand gescheiden blijft van de bijgevoegde documenten en het archief overzichtelijker en gemakkelijker te raadplegen is.
Voordelen van relatieve koppelingen
Wanneer documenten (bijv. PDF-bewijsstukken) worden opgeslagen in dezelfde hoofdmap als het boekhoudbestand (rechtstreeks of in een submap), gebruikt Banana Boekhouding Plus relatieve koppelingen. Hierdoor blijven de koppelingen naar documenten geldig, ook:
- bij het gebruik van synchronisatiesystemen (zoals Dropbox of vergelijkbare diensten)
- wanneer het bestandspad verschilt van de ene computer tot de andere.
Organisatie van het archief
Het is aan te raden een aparte map aan te maken voor elk boekjaar.
Binnen de map van het jaar kunt u een submap voor bijlagen aanmaken en indien nodig extra submappen om documenten te organiseren, bijvoorbeeld:
- klantfacturen
- leveranciersfacturen
- creditcards
- buitenlandse facturen
Het belangrijkste is een logische en consistente structuur te behouden die overeenkomt met de organisatie van de boekhouding en waarmee documenten ook na jaren gemakkelijk kunnen worden teruggevonden.
Voorbeeld van organisatie van het digitale archief
Bewaar in de map Documenten alle digitale bewijsstukken die u ontvangt of die u gedurende het jaar digitaliseert.
Advies voor bestandsnamen
Gebruik altijd dezelfde methode voor het benoemen van bestanden. Een aanbevolen formaat is:
- jaar-maand-dag + tegenpartij + documenttype
Voorbeelden:
- 2024-01-15-TIM-factuur.pdf
- 2024-01-31-Rossi Marco-factuur.pdf.
Het verdient de voorkeur om de datum van het bewijsstuk te gebruiken.
Met deze methode:
- worden documenten automatisch chronologisch gesorteerd
- wordt zoeken eenvoudiger
- blijft het archief op lange termijn consistent.
Een systematische naamgeving is even belangrijk als de mappenstructuur.
Het document koppelen aan de transactie
Wanneer u een transactie invoert, koppelt u deze aan het overeenkomstige digitale document via de kolom DocLink.
Om de PDF te bekijken:
Plaats de cursor op de rij van de betreffende transactie.
- Klik op het openingspictogram in de kolom Doc.Link.
Samenvatting
Om digitale bewijsstukken correct te organiseren in Banana Boekhouding Plus:
- maak een duidelijke en stabiele mappenstructuur
- bewaar documenten in de submap die is toegewezen aan het boekjaar
- gebruik een consistente bestandsnaamgeving (jaar-maand-dag + tegenpartij + documenttype)
- koppel elke PDF aan de overeenkomstige transactie via de kolom Doc.Link
Een systematisch beheer van digitale documenten verbetert de orde, vergemakkelijkt het terugvinden van documenten en maakt de boekhouding beter controleerbaar op lange termijn.