Banana Accounting's grouping system is used to totalise the amounts of accounts and groups quickly and easily. The programme gives you maximum flexibility to create as many levels of totalling as you want. 

▶ Video: Grouping and totalling system 

Where it is used

• In the Accounts and Categories tables to define the structure of the Balance sheet and the Profit & Loss Statement.  
• In the VAT Codes table to group VAT codes 
• In the Items table in the Stock Application.
• In the Items table in the Fixed asset register Application.

How it works

Grouping is always based on two columns:

• The Group column, where group identifiers are indicated, which may be textual or numeric.
• The column Sum In, where for each account or group row the Totalisation Group is indicated.

Each group row is a total row, where:

• Group balances are the sum of the rows that contain the group name in the Sum In column.
• The programme calculates the totals of all columns containing amounts (type Amount), both the predefined ones (Opening, Balance, etc.) and those added manually.

Grouping allows the creation of many levels of totalisation.

 

The logic of the programme

To understand the logic, let us present an example of a small part of the chart of accounts. For the accounts Cash, Post and Bank we create the Liquidity group:

• In the line below the liquidity accounts, in the Group column, enter the name of the Liquidity group.
• In the Description column, you enter the description of the group.
• In order for the programme to be able to update the balances in the liquidity group, it must be indicated which accounts are to be totalled.
  In the Sum In column of the Cash, Post and Bank account, the name of the cash group is entered. The balances of the group are updated immediately.

 

    

Using the same logic, we can also group groups. In fact, groups can also be totalled into other groups at a higher level.
Suppose we add a group into which to group and then total the Liquidity group.

• In the line below the Liquidity group, in the Group column, the name of the Assets group is entered.
• In the Description column, you enter the description of the group.
• In order for the programme to be able to update the balances in the Assets group, it must be indicated which groups are to be totalled.
  In the Sum In column of the Liquidity group, the name of the Assets group is entered. The group's balances are updated immediately.
     

   

Following this logic, it is possible to create a structure with groups and subgroups for the entire chart of accounts, in order to create charts of accounts suitable for any specific country and requirement.

The exact same logic can also be applied for grouping VAT codes in the VAT Codes table, and also for grouping items in the Items table of the Warehouse and Fixed asset register.

    

 

Extensive use of the totalisation system

The totalisation system is very flexible:

• Accounts and groups can be added together in a group.
• Title texts can be assigned the group to which they belong.
• Any kind of numbering (numerical and/or letter) can be used.
• Up to 100 totalisation levels can be created.
• Group totalisation is independent of the sequence of rows:
  • The total row can be defined before and after the account or group rows. 
  • The total row can also be defined in a completely detached position from the account and group rows, as in the case of the Accounts Payable / Suppliers ledger.
• The same account cannot be totalled in two Groups at the same time.
• The system is also used to total the Cost Centres and Segments.
   

The totalisation of amount columns

The calculation procedure totals the columns of type amount.

• The amount columns defined by the system are totalled.
• The amount columns added by the user are totalled.

The calculation sequence

The programme calculates totals as follows:

• Clears the column amounts of the Group rows.
• Adds up the amounts of the Accounts rows in the Group rows (first level of calculation).
• Adds up the balance of the Group rows in the higher level Groups.
  Repeats the operation until all levels are calculated.

When a Group is totalled in a lower level Group, an infinite error loop is created.

Error checking and reporting

When creating groupings, the programme checks and reports any errors so that they can be corrected immediately. 

When a non-existent group has been indicated in the Sum In column, the programme reports the error 'Group not found'. In this case it is sufficient to:

• Create the group in the Group column.
• Recalculate accounting with the command Check and recalculate accounting
• Recalculate all totals with the command Recalculate totals. 

Rename groups

With the Rename command, existing group names can be renamed automatically, without having to manually change the matches in the Group and Sum In columns.

Printouts

When printing the Balance Sheet, Profit and Loss Statement or other reports that contain groupings, the printout shows the order of the groupings as they have been set in the various tables.

 

Kostenplaatsen en winstcentra zijn een functie van Banana Boekhouding Plus die beschikbaar is in alle toepassingen. De Kostenplaatsen en Winstcentra (hierna aangeduid als Kostenplaatsen) maken het voor de gebruiker mogelijk de transacties te ordenen volgens andere maatstaven dan met de gebruikelijke rekeningen. Kostenplaatsen worden doorgaans gebruikt om zekere kosten, voor specifieke activiteiten die niet noodzakelijk verbonden zijn met elkaar, vast te leggen.

We laten de meest gebruikte zien:

• Boeken van specifieke uitgaven
• Tentoonstellingen en Evenementen
• Klanten en leveranciers, Leden
• Extra details voor zekere kosten (bijkomende kosten)

Kostenplaatsen worden toegekend aan de transactie rij en kunnen tegelijk met de segmenten gebruikt worden.

• ▶ Video: Kostenplaatsen en Winstcentra (Engelstalig)

Kenmerken van Kostenplaatsen

• De Kostenplaatsen (KP) zijn rekeningen met namen voorafgegaan door de ".", "," en ";" symbolen
• Er zijn drie kostenplaatsen niveaus:
  • KP1 voorafgegaan door een punt "."
  • KP2 voorafgegaan door een komma ","
  • KP3 voorafgegaan door een puntkomma ";"
• Ieder niveau is onafhankelijk van het andere
• Voor ieder niveau kan er een onbeperkt aantal kostenplaatsen en winstcentra zijn.
• Een hoger niveau kan gebruikt worden zonder een lager niveau te gebruiken
• Kostenplaatsen codes kunnen letters of cijfers zijn
• Kostenplaatsen kunnen hun eigen groepering hebben verschillend van die van normale rekening. Subgroepen kunnen worden aangemaakt voor hetzelfde niveau van kostenplaatsen. Let er op kostenplaatsen niet te mengen met andere groepen van een ander niveau of met normale rekeningen of segmenten.
• Iedere kostenplaats heeft zijn eigen rekeningkaart compleet met transacties en saldo
• Boeken op een kostenplaats is onafhankelijk van de rekening waarop in debet of credit geboekt wordt. Men kan zelfs boeken op een kostenplaats zonder een enkele rekening in de debet of credit kolom.

Instellen van kostenplaatsen de Rekeningen tabel

Kostenplaatsen rekeningen worden ingesteld in de rekeningentabel met uitzondering van Cash Manager waar dit alleen in de categorieëntabel mogelijk is.

Instellen:

• Maak een specifieke sectie aan voor de kostenplaatsen
  Dit is nodig voor de weergave van kostenplaatsen in de Uitgebreide Balans op groepen.
  • Voer een sectie in met een sterretje * voor de overgang naar een sectie
  • In de volgende rij, in dezelfde kolom, voert u 03 (of 04 voor een winstcentrum) en de bijbehorende beschrijving in.
• Voeg rijen toe voor de kostenplaats
  • Voer in de Groep kolom de groep in, waartoe de kostenplaats rekening hoort,
  • Voer in de Rekening kolom de kostenplaatsrekeningnaam in voorafgegaan door een punt "." voor namen die in de KP1 kolom (in de Transacties tabel) ingevoerd worden, een komma "," voor namen die in de KP2 kolom ingevoerd worden en een puntkomma ";" voor namen die in de KP3 kolom ingevoerd worden.
  • Geef in de Gr kolom de groep aan waarin de bedragen opgeteld moeten worden.
  • In een Vreemde valuta boekhouding wordt de munteenheid van de rekening ook gespecificeerd.
• Voeg de kostenplaatsen groepen toe
  • In een en dezelfde groep alleen één specifiek niveau optellen.
  • Verschillende niveaus kunnen worden aangemaakt zoals bij normale rekeningen.

Bestandseigenschappen (BTW bedrag)

In het Bestandseigenschappen (BTW tab) kunt u instellen hoe de BTW berekend wordt over het bedrag van de kostenplaatsen met de volgende opties:

• Transactie bedrag gebruiken - Het bedrag in de kostenplaats wordt geboekt overeenkomstig het bedrag in de rekening waarop geboekt is.
• Bedrag zonder BTW gebruiken - Het bedrag in de kostenplaats wordt geboekt exclusief de BTW.
• Bedrag met BTW gebruiken - Het bedrag in de kostenplaats wordt geboekt inclusief de BTW.

Transacties

Om op kostenplaatsen te kunnen boeken moeten de kostenplaatsenrekeningen wel al ingevoerd zijn in het Rekeningschema.

Om boekingen te doen moet u in de Transactietabel zijn, in de Kostenplaatsen weergave; u moet de kostenplaatsenrekeningen invoeren in de KP1, KP2, KP3 kolommen zonder het symbool (. of , of ;) dat eraan voorafgaat.

• Om te op een kostenplaats in credit te boeken moet de kostenplaats ingevoerd worden voorafgegaan door een minteken (-).
• Voor de Inkomsten en Uitgaven boekhouding kunt u in de Bestands-en boekhoudingseigenschappen definieren dat de kostenplaatsen het teken van de categorie volgen.
• Om een algemeen bedrag te boeken op meer dan één kostenplaats van hetzelfde niveau moet een aparte rij worden aangemaakt voor iedere kostenplaats.

Als u de Kostenplaats beschrijving in de transactietabel wil laten zien moet u de betreffende kolommen (KP1beschrijving, KP2beschrijving, KP3beschrijving) activeren met het Gegevens → Kolommen instellen commando.

Kostenplaats rekeningkaart

Een kostenplaats wordt op dezelfde manier behandeld als elke andere rekening, dus iedere kostenplaats heeft zijn eigen rekeningkaart met een rekeningsaldo en transacties.

In tegenstelling tot alle andere rekeningen heeft de kostenplaatsrekening geen tegenrekening. Als u de tegenrekening wilt bekijken, raden wij u aan Segmenten te gebruiken.
Om alle kostenplaatsen rekeningkaarten te bekijken klikt u op het commando Rapporten → Rekening /Categorie kaarten → Kostenplaatsen (in de Filter optie).

Verwante documenten:

• Leden van een vereniging beheren
• Klanten en leveranciers met BTW op betaalde facturen (Engelstalig)

 

Introductie

Segmenten worden gebruikt om een systematische scheiding van kosten en inkomsten per eenheid, afdeling of filiaal aan te brengen. Door segmenten te gebruiken kunt u een winst- en verliesrekening uitsplitsen in eenheden, afdelingen of filialen zonder dat u rekeningen hoeft aan te maken voor iedere bedrijfseenheid.
Bijvoorbeeld kan een museum segmenten gebruiken om de inkomsten, de personeelskosten of de kosten voor het inrichten van iedere tentoonstelling te kennen.

In transacties worden segmenten gekoppeld aan de rekening, in tegenstelling tot kostenplaatsen waar transacties worden gespecificeerd door en gebruikt voor minder gestructureerde categorisaties (bijvoorbeeld alle uitgaven van een evenement of de aankopen voor een speciaal doel).

Kostenplaatsen en segmenten kunnen tegelijkertijd gebruikt worden.

• Bekijk de video uitleg (engelstalig): Segmenten

Kenmerken van de segmenten

• Segmenten zijn rekeningen voorafgegaan door een dubbele punt ":".
• Segmentcodes kunnen bestaan uit getallen of letters.
• Er kunnen maximaal 10 niveaus van segmenten bestaan.
• Het aantal dubbele punten dat voorafgaat aan de segmentcode geeft het niveau aan.
  • :LU niveau 1 segment
  • ::P1 niveau 2 segment
  • :::10 niveau 3 segment
• Elk niveau kan een onbeperkt aantal segmenten hebben.
• De verschillende niveaus van het segment zijn onafhankelijk van elkaar.
• De segmenten hebben geen BClasses en hebben geen valuta symbool.
• De berekeningen voor segmenten worden gedaan in de basis munteenheid.
• In de transacties volgen de segmenten de debet en credit rekening.
  Het is niet mogelijk te boeken op een segment zonder een rekening te hebben.
• Van de transacties op een enkel segment kunnen rekenin

Segmenten opzetten

De segmenten moeten ingesteld worden in de rekeningentabel, kolom Rekening, aan het eind van het rekeningschema.

• Voer een sterretje in in de Sectie kolom om de sectie te definiëren in relatie tot de segmenten
• Voer in de kolom Beschrijving de titel Segmenten in
• Voer de beschrijving van de eerste-niveau segmenten in en in de kolom Rekening een ":"
  • Segmenten van het eerste niveau door een code in te voeren voorafgegaan door ":"
  • Segmenten van het tweede niveau (en indien nodig het derde niveau), op dezelfde manier als bij het segment van het eerste niveau, met als verschil dat de segmentcodes voorafgegaan moeten worden door "::" of ":::", afhankelijk van hun niveau.

Niet toegewezen segment

Wanneer een debet of credit rekening wordt ingevoerd in de transacties zonder een segment aan te geven wordt de waarde geboekt in het "lege" of niet toegewezen segment.
U kunt een beschrijving aangeven van een niet toegewezen segment door de tekst ": {}" als een rekeningnaam in te voeren in het rekeningschema.

Segmentsaldo

Het segment is een onderverdeling van wat is ingevoerd op een rekening. Het segmentbedrag staat dus altijd in relatie tot een rekening en om het totaal van het segment te verkrijgen moet u daarom het menu Rapporten → Boekhoudoverzicht of Uitgebreide balans op groepen → sectie Onderverdeling met de optie Onderverdeling per segment geactiveerd, gebruiken.

In het rekeningschema verschijnt het saldo van het segment alleen indien het segment in de boeking wordt ingevoegd met gebruikmaking van alleen de Debet- of alleen de Creditrekeningkolom. Het saldo is daarentegen nul (leeg), indien het segment in de kolom Segment wordt ingevoerd of indien het tegelijkertijd zowel voor de Debet- als voor de Creditrekening wordt gebruikt. In dat geval zijn de debet- en creditbedragen gelijk en heffen ze elkaar dus op.

Transacties

De segmenten worden ingevoerd in de Transacties tabel gevolgd door de hoofdrekening van het rekeningsegment.

Als op een segment dat bij meer dan één niveau hoort wordt geboekt moet het segment van het eerste niveau meteen achter de hoofdrekening worden ingevoerd gevolgd door de code van het tweede niveau.

Segment kolom

Met deze kolom kunt u segmenten apart van de rekening invoeren.

• De kolom Segment is verborgen en als u deze wilt gebruiken moet u deze zichtbaar maken met menu Gegevens → Kolommen instellen.
• De segmenten die ingevoerd worden in de kolom Segment worden toegepast op de rekeningen die in de boeking gebruikt worden, in de kolommen Debet, Credit, BTW, waarvoor geen segmenten gespecificeerd zijn.
• U kunt de kolom Segmenten gebruiken en ook segmenten invoeren in de kolommen Debet en Credit.
• Bij het gebruik van de kolom Segment wordt het bedrag geboekt op  het segment in zowel debet als credit. Daardoor is het saldo van het segment in de rekeningentabel nul.

Mutaties tussen segmenten

De onderverdeling van de kosten wordt in het algemeen gemaakt voor iedere boeking. Er zijn echter situaties waar het beter is om de kosten te boeken op een rekening en deze pas aan het eind van het jaar te verdelen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn voor de administratieve kosten die verdeeld worden over de verschillende afdelingen van een bedrijf.

Ga als volgt te werk:

• Gedurende het jaar worden transacties geboekt waarbij rekeningen worden aangegeven in de Debet en Credit kolom maar waarbij de segmenten leeg gelaten worden of waarbij het hele bedrag op een enkel segment geboekt wordt.
  Bijvoorbeeld worden alle bureaukosten zonder segment geboekt.
• Aan het einde van het jaar worden transacties ingevoerd voor het toekennen van het gedeelte per segment aan een specifieke kosten of baten rekening.
  • In de transactie wordt steeds dezelfde rekening geboekt in de kolommen Debet- en Credit.
  • De bronsegmenten (die leeg kunnen zijn) en de doelsegmenten worden aangegeven.
  • Bijvoorbeeld de toekenning van de bureaukosten aan de verschillende afdelingen.
    • Er moeten evenveel transacties zijn als afdelingen.
    • In iedere regel heeft de creditrekening geen segment.
    • De debetrekening krijgt het segment van de afdeling.
    • Het bedrag komt overeen met het deel dat bij de specifieke afdeling hoort.
  • Ga verder met deze transacties om de nog niet toegekende kosten aan iedere afdeling toe te kennen.

Beginsaldi van de segmenten

De beginsaldi van de segmenten moeten bij voorkeur ingevoerd worden als transacties omdat ze alleen op deze manier gekoppeld kunnen worden aan een rekening. Wanneer u voor een segment het beginsaldo invoert in de kolom Opening (in de rekeningentabel) wordt dit toegekend aan "{} niet toegewezen segment".

Om beginsaldi toe te wijzen aan individuele segmenten en de bijbehorende rekening moeten begin transacties worden ingevoerd (transactietabel).

• In de kolom Type moet de waarde 01 ingevoerd worden.
• De datum moet gelijk zijn aan de begindatum van de boekhouding.

Met de beginsaldo transactie wordt het bedrag verwijderd van het "lege" segment en toegewezen aan het specifieke segment.
Als het te verdelen saldo negatief is (credit) moet de rekening zonder segment verschijnen in de kolom Debet en de rekening met segment in de kolom Credit.

Voorbeeld van een transactie voor een segment beginsaldo:

Laten we aannemen dat het beginsaldo van de rekening 1000 100,00 is (zonder segment dus het bedrag is toegekend aan het lege segment) en moet worden toegekend aan twee segmenten:

• Segment 01 voor 80.00
• Segment 02 voor 20.00
• De beginsaldo transacties hebben de begindatum van de boekhouding en in de kolom Type de waarde 01.
• De eerste beginsaldo boeking van het segment heeft in de kolom Debet de rekening 1000:EVENTS en in de kolom Credit de rekening 1000. Het bedrag is 80,00.
• De tweede beginsaldo boeking van het segment heeft in de kolom Debet de rekening 1000:COURSES en in de kolom Credit de rekening 1000. Het bedrag is 20,00.

Het commando een nieuw jaar aanmaken

Het commando Nieuw jaar aanmaken of het commando Beginsaldi bijwerken maakt automatisch de openingstransacties aan voor alle segmentniveaus.
Als u de saldi van een segment niet wilt rapporteren moet u de betreffende openingsbedragen die het programma automatisch heeft aangemaakt verwijderen.

Het gebruik van het "-" teken als scheidingsteken

In transacties kunt u het minteken "-" gebruiken als scheidingsteken in plaats van de dubbele punt ":".

In Bestandseigenschappen (tabblad Opties) activeert u de optie Het minteken (-) gebruiken als separator van de segmenten.
Daardoor kunt u in transacties het minteken als separator gebruiken.
Wanneer u het minteken "-" gebruikt als segment scheidingsteken moet u geen rekeningen gebruiken die streepjes bevatten.

Rapporten

Rapporten van de segmenten worden verkregen met:

• Uitgebreide Balans op groepen
• Boekhoudingsoverzicht
• Rekeningkaart
• Rapport op meerdere niveaus
  Om rapporten te verkrijgen die rekeningen en segmenten combineren (bijvoorbeeld alle uitgaven van het filiaal Rome voor Project1) moeten de mogelijkheden van Menu Extensies worden gebruikt.

Rapport onderverdeling per niveau

Geef in de Uitgebreide Balans op groepen in de Onderverdeling tab het segment niveau aan dat gebruikt moet worden.

Rapport Samenvatting

Dit is een samenvatting van alle segmenten uit het rekeningschema met een mogelijke onderverdeling per periode of per segment.

Raport met niet toegekend segment

Het "lege" segment verzamelt alle bedragen die zijn geboekt zonder een segment te specificeren. Het is mogelijk een naam aan dit segment te geven in de rekeningentabel. Kies ook voor de optie Segment koptekst: Beschrijving in de sectie onderverdeling van uitgebreide balans op groepen.

Verwant document: Verscheidene projecten beheren

 

Hieronder leggen we uit hoe te handelen bij:

• overgang naar een rekeningschema met een afwijkende nummering
• het ophalen en converteren van de gegevens van een bestaande boekhouding, inclusief de transacties, naar een nieuw rekeningschema.

Converteren naar een nieuw jaar

Als u een nieuw jaar wilt beginnen met een nieuw rekeningschema zijn er twee mogelijkheden:

• Het vorige jaar (2022) converteren en dan een nieuw jaar (2023) aanmaken.
  U heeft dan twee verschillende bestanden voor het jaar 2022 (een met het oude rekeningschema, met een kolom Rekeningen_1 met de nieuwe rekeningnummers) en een enkel bestand voor het jaar 2023 met het nieuwe rekeningschema.
  Deze aanpak is ideaal om de rekeningschema's van de twee jaren op elkaar af te stemmen.
  Op deze manier kunt doorgaan met het maken van veranderingen in het jaar 2022 en dan de beginsaldi bijwerken in het jaar 2023.
• Het bestand voor het nieuwe jaar 2023 aanmaken en dan het bestand van het jaar 2023 converteren met de overgedragen saldi.
  Het jaar 2022 blijft onveranderd. Voor het jaar 2023 heeft u een overgangsbestand met het oude rekeningschema maar met de bijgewerkte openingssaldi.
  Het overzetten van het 2023 bestand kan gedaan worden meteen aan het begin maar ook nadat enkele transacties ingevoerd zijn.
  Omdat de oude rekeningnummers in het bestand van het jaar 2022 zitten kunt u veranderingen gemaakt voor 2022 niet overhevelen naar 2023.

Stap 1: Een nieuw boekhoudbestand aanmaken

1. Maak een nieuw boekhoudbestand aan.
   • menu Bestand → Nieuw → kies een voorgedefinieerd boekhoudbestand model.
2. Pas het rekeningschema aan uw eigen wensen aan.

Stap 2: De passende rekeningen toevoegen

1. In de Rekeningentabel:
   • menu Gegevens → Kolommen instellen
   • Klik op de knop Toevoegen.
   • Voer de beschrijving Rekening_1 in.
2. Voer voor iedere rekening in de Rekening_1 kolom de overeenkomstige rekening in het oude rekeningschema in.
   Als de rekening hetzelfde blijft kunt u ervoor kiezen deze niet aan te geven.
3. Als meerdere rekeningen gegroepeerd moeten worden in één rekening voer dan de rekeningen in gescheiden door een puntkomma "1000;1001".
4. Als één rekening verdeeld moet worden over meerdere rekeningen moet u handmatig verdergaan, zie hierna.

Stap 3: Het importeren beginnen

• Via Acties →Naar boekhouding importeren... → Bestand.
• Kies het bestand met uw oude rekeningschema met de knop Bladeren

• Bevestig door op de OK knop te klikken en ga verder met het volgende scherm
• Stel de import opties in
• Activeer de optie voor Rekeningnummers converteren en geef aan dat de rekening-combinaties zich in het doelbestand bevinden.

Het importeren herhalen

Als er fouten worden gemeld en het nodig is om het importeren te herhalen, is het nodig de importeer bewerking te annuleren zodat het bestand waarmee begonnen wordt leeg is. Anders worden de saldo bedragen gedupliceerd, zowel in de beginsaldi als in de transactietabel.

Onderverdeling van een rekening in meerdere rekeningen

Wanneer men overgaat naar een meer gedetailleerd rekeningschema is het waarschijnlijk nodig een rekening onder te verdelen in meerdere rekeningen.
Ga na het importeren op de volgende manier handmatig verder:

• Verdeel in het Rekeningschema de beginsaldi, budgetsaldi en de bedragen van vorig jaar van één rekening over meerdere rekeningen;
• Ga door de transacties, een voor een, van de rekening die onderverdeeld moet worden en wijs deze toe aan de meer toepasselijke rekening of maak extra transacties aan als dat nodig is om een rekening in meer gedetailleerde rekeningen onder te verdelen.
• Ga op dezelfde manier te werk voor de transacties van de Budget tabel.

Resultaten en mogelijke fouten

Als het programma fouten rapporteert (ontbreken van rekeningen of andere fouten) moet het importeren waarschijnlijk worden onderbroken en de aanpassingen compleet gemaakt; herhaal daarna het importeren.

Omdat het programma te maken heeft met verschillende rekenschema's kan het geen uitgebreide verificaties doen en garanderen dat alle gegevens correct zijn geïmporteerd en gegroepeerd.

Het wordt daarom sterk geadviseerd om het resultaat handmatig te controleren om er voor te zorgen dat de totalen van de Balans en de Winst & Verlies rekening correct zijn.
 

Het Bestand Boekhoudingsoverzicht (boekhoudoverzicht) is een bestand waarin de presentatie van een overzicht wordt ingesteld door aan te geven hoe de rekeningen worden gegroepeerd.

Het op deze manier gecreëerde groeperingssysteem kan aan de boekhouding worden gekoppeld om de voor de nieuwe presentatie geselecteerde rekeningen op te halen en te totaliseren.

Het extern boekhoudoverzicht kan, behalve voor aanpassing van de balans en de resultatenrekening of van andere overzichten, ook worden gebruikt om over te gaan op een ander rekeningschema en de overdracht van de bijbehorende saldi. Meer details vindt u op de pagina Overgang naar een nieuw rekeningschema.

Het extern boekhoudoverzicht is alleen beschikbaar met het Banana Boekhouding+ Advanced plan.

Er zijn twee mogelijkheden om te groeperen:

• Groepering gebaseerd op de aangegeven groepen
  Deze manier is nuttig als men de rekeningen volgens andere kenmerken wilt groeperen, bijvoorbeeld presenteer de balans en de resultatenrekening volgens een groepering die anders is de de groepering ingesteld in de rekeningentabel.
  • In het overzicht wordt het groepensysteem aangemaakt.
  • Geef voor iedere rekening in de rekeningentabel in de boekhouding in de GR1 kolom (of een andere kolom) de groep aan waarin de rekening gegroepeerd moet worden.
  • Wanneer het overzicht wordt uitgevoerd worden alle rekeningen die met groepen in het externe overzicht bestand gemarkeerd zijn overgenomen.
• Groepering gebaseerd op de aangegeven rekeningen
  Deze manier is nuttig als men een geen overzicht wil met alle maar alleen met een paar geselecteerde rekeningen.
  • Geef in het overzicht de rekeningen aan van de rekeningentabel van het boekhoudbestand die opgenomen moeten worden.
  • Wanneer het overzicht wordt uitgevoerd worden alleen de aangegeven rekeningen overgenomen.

Zo maakt u een boekhoudoverzicht bestand aan

Om een boekhoudoverzicht te maken:

• Menu Bestand → Nieuw... → Boekhoudingsoverzicht
• U kunt met een bestaand of een geheel nieuw model beginnen.
• Sla het aangemaakte bestand op onder een nieuwe naam.

De kolommen van het Boekhoudingsoverzicht

Het Boekhoudingsoverzicht bestand heeft dezelfde kolommen als die in het Rekeningschema van het boekhoudbestand. Dit maakt het mogelijk de groeperingen en totalen aan te maken.

Sectie
Deze kolom wordt gebruikt om de namen aan te geven die in de presentatie gebruikt moeten worden.
Voor de diverse mogelijkheden, zie de documentatie over de Secties.

Groep 
De groep waarin de rekeningen van de boekhouding moeten worden getotaliseerd of een groep van het overzicht.

Rekening (alleen zichtbaar de weergave Compleet)
De rekening die in het overzicht opgenomen moet worden.

• Als er rekeningen zijn wanneer het overzicht wordt aangemaakt worden alleen die overgedragen die aangegeven zijn.
• Als er geen rekeningen zijn aangegeven worden de rekeningen die bij elkaar horen d.m.v. een groep overgedragen.

Beschrijving
Beschrijving voor de groepering of voor de rij zelf.

Tel Op In 
In de kolom Tel Op In, geeft men het de naam van het totaal aan waarin de rij moet worden getotaliseerd.

Tot 
Als het woord "Ja" wordt ingevoerd wordt alleen de Totaal rij weergegeven en niet de rekeningen die deel zijn van dit totaal.
Zie ook "Alleen groepstotalen weergeven" in het Boekhoudingsoverzicht.

Behouden 
Doorgaans worden de totaalrijen die rekeningen hebben met een saldo meegenomen in het overzicht.
Als u "Ja" aangeeft in deze kolom wordt de rij altijd getoond. Dit kan toegepast worden op zowel de totalen als de rekenigen.

Met trans.
Dit is van toepassing op groepen die een nulsaldo hebben.
De rij wordt alleen getoond als er transacties waren gedurende de overzichtsperiode.

Een Overzicht op groepen aanmaken

• Maak in het Overzicht de gewenste groepen en subgroepen aan.
• In de Gr1 of Gr2 kolom van de Rekeningentabel geeft men de groep aan waarin de rekening moet worden getotaliseerd.
  Als de Gr1 kolom (of een andere voorkeurskolom) niet zichtbaar is maak deze dan zichtbaar met het commando Kolommen instellen.
• De rekeningen die niet worden aangewezen worden niet meegenomen in het Overzicht.
• Genereer het Overzicht door de opdrachten:
  • Uitgebreide Balans op groepen, gedeelte Secties (Rapporten xx)
  • Rekeningschema → Extern boekhoudingsoverzicht

Een Overzicht aanmaken dat alleen geselecteerde rekeningen van de boekhouding groepeert

Deze methode is actief zelfs als in het overzicht maar één rekening wordt aangegeven.
Geef geen enkele rekening aan als u wilt dat het overzicht wordt gegenereerd op groepen.

In het overzicht worden aangegeven:

• De rekeningen van de boekhouding die gegroepeerd moeten worden.
  Alleen de aangewezen rekeningen worden in het overzicht opgenomen.
• De groepen waarin de rekeningen gegroepeerd moeten worden.

Het boekhoudverzicht kan met de volgende opdrachten aangemaakt worden:

• Menu Rapporten > Uitgebreide Balans op groepen,
  • Rekeningschema > Secties > Extern boekhoudingsoverzicht
• Menu Rapporten > Boekhoudingsoverzicht
  • kies het Base tabblad en de optie Extern boekhoudingsoverzicht.