So sieht das Dialogfenster für Rechnungen aus. Im Folgenden erklären wir die einzelnen Elemente.

Ansichten

Sie werden oben angezeigt und legen fest, welche Felder für die Dateneingabe sichtbar sind und welche ausgeblendet werden.

Wenn Sie zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln, können Sie von einer allgemeineren zu einer detaillierteren Ansicht wechseln.

Die folgenden Ansichten sind verfügbar:

• Basis
  • Zeigt die am meisten verwendeten Felder an
  • Anpassbar an Ihre Bedürfnisse
• Kurz
  • Konzentriert sich auf die Tabelle Artikel
  • Anpassbar an Ihre Bedürfnisse
• Lang
  • Vollständige Ansicht mit allen Feldern
  • Anpassbar an Ihre Bedürfnisse
• Komplett
  • Vollständige Ansicht mit allen Feldern
  • Kann nicht geändert werden

In der Registerkarte Einstellungen können Sie für die Ansichten Basis, Kurz und Lang definieren, welche Felder angezeigt werden sollen und welche nicht.

Struktur

(1) Informationen und freie Texte

In diesem Bereich können Sie Informationen betreffend der Rechnung eingeben und freie Texte definieren, die im Ausdruck stehen sollen.

• Rechnungs-Nr.
  • Sie geben die Nummer der Rechnung ein
  • Die Nummer wird vom Programm übernommen und automatisch in die ID-Spalte der Tabelle Rechnungen eingefügt.
  • Die Rechnungsnummer kann auf dem Rechnungsausdruck erscheinen
• Sprache
  • Es wird die Sprache eingegeben, in welcher die Rechnung gedruckt werden soll
  • Wenn die Sprache des Kunden in der Tabelle Kontakte definiert worden ist, wird sie automatisch übernommen.
• Währung
  • Es wird die Währung eingegeben, in der die Rechnung gedruckt werden soll.
  • Sie können das Währungskennzeichen (CHF, EUR, USD, usw) angeben, welches auf der Rechnung gedruckt werden sollen.
  • Das Programm nimmt keine Wechselkurse oder Umrechnungen in andere Währungen vor.
• MWST-Art
  • Es wird die MWST-Art ausgewählt
  • Wenn die MWST-Art geändert wird, ändert das Programm die bereits eingegebenen Beträge, so dass dieselbe Rechnung sowohl mit Brutto- als auch mit Nettobeträgen gedruckt werden kann.
    Wurde die MWST auf den Bruttobetrag festgelegt und die Nettobeträge eingegeben, müssen Sie nach der Änderung der Einstellung auch die Beträge anpassen, so dass sie als Nettobeträge betrachtet werden.
    • Ohne MWST
      Es wird keine Mehrwertsteuer erhoben.
    • Exkl. MWST
      Die Beträge werden als netto betrachtet.
    • Inkl. MWST
      Die Beträge werden als brutto betrachtet.
  • Die auf der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuer-Totalbeträge können um ein paar Hundertstel (Cent) vom direkt auf der mehrwertsteuerpflichtigen Gesamtsumme der Rechnung berechneten Betrag abweichen. Der Grund dafür ist, dass sie durch Addition der für die einzelnen Rechnungspositionen  berechneten (gerundeten) Mehrwertsteuer-Beträge berechnet werden (und somit nicht auf dem Totalbetrag). Diese kleinen Differenzen sind deshalb nicht als Fehler zu betrachten, sondern als ein Merkmal bei der Berechnung der Rechnungsbeträge.
• Rechnungsdatum
  • Es wird das Datum der Rechnung eingegeben
  • Das Datum wird vom Programm automatisch übernommen und in die Spalte Datum der Tabelle Rechnungen eingefügt.
  • Es kann im Rechnungsausdruck enthalten sein.
• Zahlungskonditionen
  • Die Zahlungsfrist wird vom Programm automatisch für alle Rechnungen eingegeben
  • Sie kann für jede Rechnung manuell eingegeben werden
  • Sie kann im Rechnungsausdruck übernommen werden.
• Bestell-Nr.
  • Dies ist fakultativ.
  • Es wird die Auftragsnummer eingegeben.
  • Sie kann im Rechnungsausdruck enthalten sein.
• Bestell-Datum
  • Dies ist fakultativ.
  • Das Datum der Bestellung wird eingetragen.
  • Es kann im Rechnungsausdruck enthalten sein.
• Zusätzliche Informationen, wie z.B. Kunden-Email (fakultativ)
  • Erfordert den Advanced-Plan.
  • verfügbar nur in Ansicht Komplett der Registerkarte Rechnung und Einstellungen
    • Sie können der Rechnung benutzerdefinierte Felder (maximal 8 Felder) hinzufügen, in die Sie personalisierte Texte eingeben können.
    • Im Dialog Rechnungseinstellungen kann man die Bezeichnung des Feldes definieren und den gewünschten Text in der Registerkarte Rechnung (siehe Weitere Info. 1 -8) eingeben.
    • Um die benutzerdefinierte Anpassungen im Rechnungslayout CH10 und UNI11 zu übernehmen, muss im Dialog Rechnungseinstellungen unter Info die Option Benutzerdefinierte Felder aktiviert werden.
• Titel/Betreff:
  • Dies ist fakultativ.
  • Es kann der Betreff der Rechnung erfasst werden
  • Der als Betreff erfasste Text wird vom Programm automatisch übernommen und in die Spalte Beschreibung der Tabelle Rechnungen eingefügt.
  • Der als Betreff erfasste Text wird wird auf dem Rechnungsausdruck als Titel/Betreff erscheinen. Er hat Vorrang gegenüber einem allfälligen in den Einstellungen des verwendeten Rechnungslayout erfassten Titel.
• Anfangstext:
  • Dies ist fakultativ.
  • Es wird der Anfangstext eingegeben, welcher auf dem Rechnungsausdruck sofort nach dem Titel/Betreff erscheinen soll.
  • Der Text kann sich über mehrere Zeilen erstrecken.
  • Sie können den Text fett drucken, auch den Teil des Textes, der zwischen zwei Sternchen ** steht.
    Beispiel: **text1 text2** text3 = text1 text2 text3.
• Endtext:
  • Dies ist fakultativ.
  • Hier werden die Schlussbemerkungen erfasst, welche auf dem Rechnungsausdruck direkt unterhalb der Tabelle Details erscheinen sollen.
  • Der Text wird vom Programm automatisch übernommen und in die Spalte Anmerkungen der Tabelle Rechnungen eingefügt.
  • Der Text kann sich über mehrere Zeilen erstrecken.
  • Sie können den Text fett drucken, auch den Teil des Textes, der zwischen zwei Sternchen ** steht.
    Beispiel: **text1 text2** text3 = text1 text2 text3.

(2) Adresse des Kunden

In diesem Bereich wird die Adresse für die Rechnung erfasst.

Dies kann auf zwei Arten gemacht werden:

• Es werden die Daten aus der Tabelle Kontakte übernommen:
  • Wählen Sie einen Kunden aus der Liste der Kontakte aus
  • Sie können auch direkt nach einer Adresse suchen, indem Sie den Vornamen, den Nachnamen, das Unternehmen, die E-Mail-Adresse oder die Steuernummer eingeben.
  • Wenn Sie einen Kontakt auswählen, werden die verschiedenen Adressfelder automatisch vom Programm ausgefüllt.
• Geben Sie die Daten manuell ein:
  • Füllen Sie die verschiedenen Angaben der Adresse Feld für Feld aus.

Folgend die verfügbaren Felder Adressen:

• Firma:
  • Für die Erfassung eines Firmennamens
• Anrede:
  • Hier gibt man die Anrede an ("Herrn", "Frau" usw.)
• Vorname:
  • Hier wird der Vorname eingegeben
• Nachname:
  • Für die Erfassung des Nachnamens
• Adresse:
  • Es wird die Adresse eingegeben
• Extra:
  • Feld für die Erfassung einer eventuellen 2. Adresszeile
• Postfach
  • Hier wird das Postfach eingegeben
• Nation Kennzeichen :
  • Hier wird der ISO-Ländercode erfasst (z.B. CH, LI, DE...)
• PLZ:
  • Hier wird die Postleitzahl eingegeben
• Ort:
  • Hier wird die Ortschaft erfasst
• E-Mail:
  • Feld für die Eingabe einer E-Mail-Adresse
  • Die E-Mail-Adresse erscheint nicht auf dem Rechnungsausdruck
• Telefon:
  • Hier wird die Telefonnummer eingegeben
  • Die Telefonnummer erscheint nicht auf dem Rechnungsausdruck

(3) Artikel / Artikelspalten

Dieser Abschnitt dient zur Erfassung aller Zeilen der Rechnungsdetails:

Es handelt sich um eine Tabelle mit folgenden Spalten:

• Artikel:
  • Dieser Wert ist fakultativ
  • Über die Tabelle Artikel kann ein Artikel aus der Liste ausgewählt werden. Auf diese Weise werden die Felder der nachfolgenden Spalten Beschreibung, Menge, Einheit sowie Einzelpreis automatisch vervollständigt.
  • Sie können auch nach einem Artikel suchen, indem Sie einen Teil des beschreibenden Textes eingeben.
• Datum des Artikels
  • Erfordert den Advanced-Plan.
  • Dies ist fakultativ.
  • Für jede Position wird ein Datum eingegeben, das z. B. das Datum angibt, an dem die in Rechnung gestellten Arbeiten ausgeführt wurden
• Beschreibung:
  • Es wird die Beschreibung des Artikels bzw. Rechnungsobjektes eingegeben
  • Der Text kann sich über mehrere Zeilen erstrecken.
  • Mit einer speziellen Anmerkung können Sie bestimmte Texte fett markieren. Fügen Sie dazu die gewünschten Texte zwischen zwei Sternchen ** ein.
    Beispiel: **text1 text2** text3 = text1 text2 text3
• Menge:
  • Dieses Feld ist obligatorisch auszufüllen
  • Man erfasst die Quantität bzw. Anzahl
  • Die Menge mit einem negativen Vorzeichen (Minuszeichen) angeben, um beispielsweise eine Gutschrift oder einen Rabatt zu erstellen (der Gesamtbetrag der Zeile wird negativ sein). Siehe auch Gutschrift erstellen.
• Einheit:
  • Es handelt sich um einen fakultativen Wert
  • Der Text für die Einheit wird eingegeben ( Stk., Stunden, usw.).
• Preis (pro Einheit):
  • Die Vervollständigung dieses Feldes ist obligatorisch
  • Es wird der Preis für jede Einheit erfasst
• Rabatt (auf den Einheitspreis)
  • Erfordert den Advanced-Plan
  • Es handelt sich um einen fakultativen Wert
  • Für jeden Artikel kann ein Rabatt eingegeben werden.
    Der Rabatt wird auf den Stückpreis (Spalte Preis/Einheitspreis) berechnet und kann wie folgt angegeben werden:
    • Betrag - Es wird der Betrag des Rabattes eingegeben.
      Beispiel: Menge 2; Stückpreis 10.00; Rabatt 1.00; Gesamtbetrag = 18.00
      Wenn der Rabatt gleich oder grösser als der Stückpreis ist, wird der Gesamtbetrag auf 0 gesetzt.
    • Prozentsatz - Es wird ein Prozentsatz eingegeben (z.B. 10%).
      Beispiel: Menge 2; Stückpreis 10.00; Rabatt 10%; Gesamtbetrag = 18.00
      Wenn der Rabatt gleich oder grösser als 100% ist, wird der Gesamtbetrag auf 0 gesetzt.
• Total:
  • Das Total wird vom Programm automatisch berechnet und in dieser Zelle übernommen.
• MWST/USt:
  • Dieser Code ist fakultativ
  • Es wird ein MWST/USt-Code erfasst, welcher in der MWST/USt-Tabelle definiert wurde

 (4) Rabatte und Totale

In diesem Bereich können Sie eventuelle Rabatte eingeben und die Totalsummen der Rechnungen anzeigen.

Das Programm berechnet automatisch wie folgt:

• Zwischensumme:
  • Es handelt sich um die Summe aller Beträge der Spalte Totalbetrag der Tabelle mit den Rechnungsdetails.
• Rabatt:
  • Dieses Feld ist fakultativ
  • Es wird ein Rabatt erfasst, welcher auf den Gesamtbetrag angewendet werden soll, indem Sie die Beschreibung und den Prozentsatz oder Betrag angeben.
  • Bei Angabe eines Prozentsatzes, berechnet das Programm aufgrund dessen automatisch den Rabatt und zeigt diesen an.
• Rundung:
  • Die Rundung ist angegeben.
• Anzahlung/Akontozahlung:
  • Ist fakultativ
  • Die vom Kunden bereits geleistete Anzahlung wird eingegeben, mit Beschreibung und Betrag
• Total:
  • In diesem Feld wird der endgültige Rechnungsbetrag ausgewiesen
  • Der Gesamtbetrag wird auch oben rechts im Dialog angezeigt, um die Überprüfung der Rechnung zu beschleunigen.
• MWST/USt:
  • Es wird die Totalsumme der MWST/USt-Beträge ausgewiesen

 (5) Einstellungen

Die Einstellungen für das Dialogfenster der Rechnung.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Dialogfenster Einstellungen der Rechnung.

(6) Befehle

• Ausdrucken:
  • Dieser Befehl dient dazu, eine Rechnung auszudrucken
• Duplizieren:
  • Dieser Befehl dient zum Kopieren einer Rechnung
• Speichern:
  • Mit diesem Befehl werden gemachte Änderungen gespeichert
• Abbrechen:
  • Befehl zum Abbrechen der Änderungen und zum Schliessen des Dialogfensters ohne zu speichern.
• Hilfe
  • Befehl, der auf die Online-Dokumentation verweist, in der Informationen zum Dialogfenster Rechnung zu finden sind.

Personalisierung

Der Rechnungsdialog ist über eine BananaPlus-Erweiterung programmiert und unabhängig von der Anwendung aktualisiert. Die mitgelieferte Version ist generisch und deckt die meisten Anforderungen ab.

Bei Kontexten, in denen Rechnungen komplex sind oder viele Rechnungen erstellt werden, können Sie den Dialog anpassen, um die Erstellung von Rechnungen einfacher, funktionaler und schneller zu gestalten.