Boekhouding controleren en opnieuw berekenen
U kunt uw boekhouding op verschillende manieren herberekenen en controleren:
- Met de Shift + F9 toetsen (Windows en Mac) of Cmd + 9 (Mac)
Herberekening en controle van de boekhouding (primair). - Met het commando Acties → Boekhouding controleren
Met de mogelijkheid van uitgebreide controles. - Geef de Saldo kolom weer via het menu Gegevens → Kolommen instellen.
Als er foutmeldingen zijn of verschillen moet u deze corrigeren.
Basis herberekening en controle van de boekhouding (primair)
Het Boekhouding controleren commando controleert eerst de gebruikte versie en, indien een bijgewerkte versie beschikbaar is, vraagt het programma u om bij te werken naar de laatste versie. Wij raden u ten zeerste aan te updaten, aangezien veel functies zijn verbeterd en verschillende problemen zijn opgelost.
Dit commando voert de volgende bewerkingen uit:
- Het zet de saldi van de rekeningen, kostenplaatsen en segmenten op nul
- Het controleert de rijen van de diverse tabellen op fouten en rapporteert deze (Rekeningen, Transacties, BTW codes en Wisselkoersen)
- Het voert alle transacties opnieuw in alsof dit voor de eerste keer gebeurt
- voor de vreemde valuta boekhouding herberekent het de beginsaldi in basis valuta met gebruikmaking van de meest recente wisselkoersen
- als de transactierijen niet geblokkeerd zijn herberekent het deze
- de BTW percentages uit de BTW-codes tabel worden gebruikt om de BTW bedragen opnieuw te berekenen
- het werkt de saldi bij van de rekeningen, kostenplaatsen en segmenten
- in de Cash Manager wordt het cummulatieve saldo in de Transactiestabel herberekend.
- Het herberekent de totalen van de Rekeningen en Categorieën tabellen (inkomsten en uitgaven)
- het werkt de kolommen Budget verschil en Vorig jaar bij.
- in de vreemde valuta boekhouding werkt het de Saldo Berekend kolom bij met de meest recente wisselkoers en de corresponderende wisselkoersafwijking.
H et Boekhouding controleren venster (uitgebreide controle)
Naast de primaire herberekening en controle van de boekhouding worden extra controles uitgevoerd.
Boekhouding opnieuw controleren en extra controles
Dit is een van de nuttigste functies: het hele boekhoudingbestand wordt opnieuw gecontroleerd, alle saldi worden herberekend en de gebruiker wordt gewaarschuwd als fouten gevonden worden. Het commando werkt ook de teksten in de kolommen Rekeningomschrijvingen en Categorieën (Transactietabel) bij, indien deze zijn gewijzigd.
Boekhoudingseigenschappen
Deze optie staat standaard aan. het programma verifieert of de gegevens in de Bestands- en Boekhoudingseigenschappen overeenkomen met de werkelijke boekhouding (bij voorbeeld: de begin- en einddatum, de BTW rekening, de rekeningen voor wisselkoersverschillen, etc.).
Transacties
Verschillen binnen de transacties
Als deze optie aanstaat verifieert het programma of er verschillen zijn tussen Debet en Credit in het Dubbel boekhouden of tussen Rekeningen en Categorieën in de Inkomsten & Uitgaven boekhouding.
- De rijen waar de verschillen optreden worden aangegeven in het Meldingenvenster.
- De Saldo kolom toont het verschil tussen de debet en credit beweging. Als er een fout is, gaat het saldo niet naar nul.
- Het programma laat ook het totale verschilbedrag zien in het Informatievenster onderaan het scherm (alleen als men zich in de Transactiestabel bevindt).
Intermediaire verschillen opnemen
Als deze optie wordt geactiveerd verifieert het programma of er verschillen zijn tussen Debet en Credit in samengestelde transacties (transacties verdeeld over meerdere rijen). Vaak worden verschillen veroorzaakt door onvolledige invoer of fouten in de bedragen (zoals in het volgende voorbeeld).
Saldo controles (#CheckBalance)
Door het activeren van deze optie controleert het programma of het in de beschrijving vermelde saldo afwijkt van het saldo van de boekhouding op de aangegeven datum.
De #CheckBalance boekingen worden gebruikt om aan te geven dat het rekeningsaldo op een bepaalde datum juist is.
Aan het eind van de maand, het kwartaal of het jaar is het nuttig om #CheckBalance boekingen te maken voor de kas- en bankrekeningen. De #CheckBalance boekingen zijn ook nuttig in combinatie met het Transacties blokkeren commando. Met behulp van #CheckBalance boekingen zult u merken of u, na het afsluiten van de periode, onjuiste boekingen hebt gemaakt.
Kenmerken van #CheckBalance boekingen:
- Datum. Dit moet de datum zijn waarop het saldo betrekking heeft.
De beschrijving moet bevatten:- #CheckBalance, gevolgd door het rekeningsaldo, inclusief decimalen.
- #CheckBalance -1200.00
- #CheckBalance 0.00
- Voor vreemde valuta boekhouding, de woorden #CheckBalance gevolgd door de valutacode en het rekeningsaldo, inclusief decimalen.
- #CheckBalance CHF -1200.00
#CheckBalance EUR 0.00
#CheckBalance -1200.00 Zonder de valutacode wordt de controle uitgevoerd op basis van het saldo in basisvaluta.
- #CheckBalance CHF -1200.00
- DebetRek.: de rekening aangeven die moet worden geverifieerd.
- Bedrag moet leeg worden gelaten.
Het programma ontdekte een verschil tussen het verificatiesaldo en het saldo op de rekening van het bestand.
Zelfde document maar andere datums
Als deze optie wordt geactiveerd zal het programma waarschuwen als transacties met hetzelfde Doc nummer een verschillende datum hebben. Bij samengestelde transacties (=transacties verdeeld over meer dan een rij), waar geen relatie is tussen Doc nummer en Datum, kan het programma niet de correcte tegenrekening bepalen.
Rekeningen
Structuur Rekeningschema
Als deze optie wordt geactiveerd controleert het programma of de structuur van de groepen in her rekeningschema correct is.
Aanwezigheid van wisselkoersafwijkingen
Als deze optie wordt geactiveerd controleert het programma of er niet geboekte wisselkoersafwijkingen zijn.
Beginsaldi verschillen van saldi van vorig jaar
Als deze optie wordt geactiveerd controleert het programma of de beginsaldi van het nieuwe jaar overeenkomen met de eindsaldi van vorig jaar. Indien er verschillen zijn tussen de eindsaldi van het vorige jaar en de openingssaldi van het nieuwe jaar, worden deze als een totaalbedrag in het Berichtenvenster vermeld.
Extra controles met de sneltoetsen Shift + F9 opnemen
Als deze optie wordt geactiveerd voert het programma alle controles uit die in dit venster geactiveerd zijn wanneer Shift+F9 ingedrukt wordt. Anders wordt alleen een boekhoudingsherberekening gedaan. (Voor Mac: Shift + Cmd + 9).
Saldo kolom om boekhoudkundige verschillen op te sporen
De Saldo kolom is zeer nuttig om te zien of er verschillen in de boekhouding zijn. Bekijk de video (EN)!
In de Transacties tabel kunt u de Saldo kolom zichtbaar maken, via het menu Gegevens → Kolommen instellen.
Opmerking: bij samengestelde transacties, ingevoerd op meerdere rijen, zal het programma een verschil tussen debet en credit melden totdat de transactie is voltooid.
Hoe de saldo kolom verschillen kan opsporen
De Saldo kolom bevat het saldo van de op de Debet- en Creditrekeningen geboekte bedragen. De waarde is het gecumuleerde verschil, berekend in de volgorde waarin de transacties zijn ingevoerd.
- Het saldo is leeg (nulsaldo), als de som van de bedragen in Debet en Credit gelijk is (geen verschil).
- Voor transacties op meerdere rekeningen wordt een saldo getoond totdat de transactie op alle betrokken rekeningen is voltooid. Bij de laatste transactie moet het saldo naar nul gaan.
Indien, na de laatste transactie op meerdere rekeningen, het saldo niet naar nul gaat, is er waarschijnlijk sprake van een fout om de volgende redenen:
- De Debet- of Creditrekening is per vergissing blanco gelaten of is onjuist (zie voorbeeld Doc. 1 in de bovenstaande afbeelding).
- Voor een transactie op verschillende rekeningen zijn de totalen van de Debet- en Creditbedragen niet gelijk (zie voorbeeld Doc. 2 in de bovenstaande afbeelding).
- In een boeking met BTW-code zijn de BTW-opsplitsing of de BTW-rekening niet correct.
- Indien de BTW-code niet bestaat, worden de bedragen alleen op de debet- en creditrekening geboekt en wordt er geen verschil getoond.
In het onderstaande voorbeeld is een verschil van 150 gegenereerd:
- In de transactie werd op de rij Doc. 1 rekening 4999 ingevoerd, die in het rekeningschema niet bestaat, zodat in de Saldo kolom op dezelfde regel een verschil van 100 werd gecreëerd.
- In de transactie op meerdere rekeningen, op de rijen Doc 2, is het totaal betaalde bedrag 1.000, maar de laatste transactie zet het totaalbedrag (1.000) niet terug op nul tussen de Debet- en de Creditkolom, omdat de transacties in de tegenrekening een totaalbedrag van 950 hebben; daarom is er een nog een toegevoegd verschil van 50, wat leidt tot een totaal verschil van 150.
Controleer uw boekhouding
Zoals hierboven gezien, de Saldo kolom zal bijzonder nuttig blijken voor het identificeren van de rijen waar boekhoudkundige verschillen zijn ontstaan tussen de Debet kolom en de Credit kolom. Als de boekhouding correct is, moet het saldo nul zijn wanneer u een transactie op meerdere rekeningen sluit. Zo niet, dan is er een probleem dat moet worden opgelost:
- Als de Saldo kolom niet naar nul gaat, is er een probleem. Zoek de eerste rij waar het verschil tussen Debet en Credit wordt gegenereerd.
- Scroll naar beneden in de kolom om te zien op welke rij de fout werd gegenereerd en corrigeer deze.
- Als alternatief kunt u het commando Boekhouding controleren gebruiken, dat aangeeft waar het verschil begint.
- Het saldo op de laatste rij (150 in dit voorbeeld) moet overeenstemmen met het verschil Debet-Credit dat in het Infovenster wordt getoond.
Indien deze waarden niet gelijk zijn, moet het Boekhouding controleren commando worden gebruikt.
Movement Column
The Movement column, available in the Account card table, shows the debit and credit movements in a single column: positive amounts for debit entries and negative amounts for credit entries. The amounts are the same as those contained in the Debit and Credit columns.
A single column should allows for better control of your accounting.
You can activate the Movement column in the Account card, via the Data → Columns setup menu.
