Item management integrated into accounting
In the accounting file, a table can be added to manage items and link them to individual transactions via the Item Id (item identifier) that is entered in the Item column.
This feature is very powerful and useful because it allows the following automations:
- To integrate a list of products or an inventory with descriptions, quantities, prices and groupings into the accounting.
- In the Transations table, by entering invoices and simply indicating the Item Id (Item identifier) in the Item column, the description, price and account are taken over.
- In the transaction row, by entering the quantity (positive or negative), the programme automatically updates the existing quantity balance. It thus functions as a small warehouse.
Some extensions, such as those for securities management, make use of this functionality, to manage the list of securities, have an inventory and calculate the accounting profit or loss at the time of sale.
Activate the functionality
The functionality is enabled from the menu Tools menu > Add/remove functionalites.
The options are as follows:
- Add Items table
Adds the Items table in the accounting file. - Add Items table and Items Columns in the Transactions table.
Adds the Items table and Items columns to the Transactions table at the same time.
Items-tabel
Om het aanmaken van facturen te versnellen kunt de Items tabel gebruiken, waarin u terugkerende producten of diensten kunt vastleggen.
Bij het aanmaken van de factuur drukt u, in de Items kolom, eenvoudig op de F2 toets en kiest u het product van de lijst; de invoer wordt aangevuld met de gegevens van de Item tabel.
Om de Items tabel te gebruiken moet u:
- De Items tabel toevoegen.
- De Items kolommen toevoegen in de Transactietabel.
- De Items kolom in de Transactietabel weergeven (Menu Gegevens → Kolommen instellen...).
De inhoud van de kolom Items moet een Item zijn gedefinieerd in de Items tabel.
De Items tabel toevoegen
Gebruik menu Extra → Nieuwe functies toevoegen... → Items tabel toevoegen.
In de Items tabel kunt u artikelen, producten en andere dingen invoeren. Deze tabel kan tot op zekere hoogte ook gebruikt worden als een vorm van voorraadbeheer.
- Groep: Om de totalen aan te maken.
- Item: Itemcode.
- Beschrijving: Itembeschrijving.
- Gr Tel op in: Groep om het totaal te berekenen.
- Rekening: rekening die gebruikt wordt in de transacties.
- Valuta: Valuta die gebruikt moet worden (alleen voor vreemde valuta boekhoudingen).
- BTW Code: BTW code die gebruikt moet worden (alleen voor vreemde valuta boekhoudingen).
- Eenheid: afkorting voor de het type product dat gebruikt wordt.
- Verkoop: Prijs per verkoopeenheid.
- Kosten: Kosten per verkoopeenheid.
- Begin hoeveelheid: hoeveelheid in het begin.
- Begin Eenheidsprijs: beginprijs per eenheid.
- Beginwaarde: beginhoeveelheid maal beginprijs (berekende, beveiligde kolom).
- Huidige hoeveelheid: huidige hoeveelheid berekend door het programma rekening houdend met de Beginhoeveelheid en de boekingen van items in de Transactietabel. De Hoeveelheidkolom van de Transactietabel wordt gebruikt.
- Huidige eenheid: huidige prijs van het item.
- Huidige waarde: huidige hoeveelheid maal huidige prijs.
Items kolommen toevoegen in de Transacties-tabel
De Items kolommen in de Transactietabel worden gebruikt om de hoeveelheid en prijs in te voeren.
Het bedrag van de transactie wordt berekent op basis van de kolommen hoeveelheid en prijs.
De Items kolom toevoegen in de Transactietabel
De Items kolommen worden in de transactietabel ingevoegd met menu Extra→ Nieuwe functies toevoegen... → Kolom 'Items' toevoegen in Transacties tabel.
Er zijn de volgende kolommen:
- Product
Product zoals in de Items tabel weergegeven.
Door de standaardinstellingen van het programma wordt de Product kolom niet weergegeven in de Transactietabel. U kunt deze kolom zichtbaar maken via Gegevens → Kolommen instellen... zodat u deze kunt gebruiken. - Hoeveelheid
Kan een positieve of negatieve waarde zijn. - Eenheid
- Prijs per eenheid
Kan een positieve of negatieve waarde zijn.
Zie voor meer informatie de Transactietabel documentatie.
Transacties toevoegen
- Als een eenheid en een prijs per eenheid worden ingevoerd wordt het bedrag automatisch berekend.
- Een negatief bedrag kan ingevoerd worden om producten die het magazijn verlaten te verrekenen.
Verbinding met de Itemstabel
Als er een Items tabel is wanneer u de boeking doet met het product en de hoeveelheid dan wordt de huidige hoeveelheid van de betreffende rij in de Itemstabel bijgewerkt.
Zie de pagina Items tabel.