Inventaris in Banana Boekhouding+
Met de applicatie Inventaris heeft u controle over hoeveelheden, de totale waarde, en details van verkochte en gekochte goederen.
Het is ook de ideale oplossing als u goederen online verkoopt, omdat u dankzij virtuele magazijnen de te verzenden goederen en inkomende voorraad kunt bijhouden en zelfs meer ingewikkelde processen kunt beheren.
The Inventory management application is very easy and intuitive to use. It manages essential warehouse activities but does not have a connection to the accounting file or invoicing.
De toepassing Inventaris is heel eenvoudig en intuïtief te gebruiken. Hiermee beheert u essentiële magazijnactiviteiten. Er is echter geen verbinding met het boekhoudbestand of de facturatie.
Mutaties boeken
De Transactietabel is het hart van de applicatie, waarmee u inkomende en uitgaande mutaties kunt invoeren voor ieder item, met hoeveelheid en prijs. U kunt het magazijn specificeren waar het artikel vandaan komt en het magazijn waar het naar toe moet. U kunt ook beschrijvingen en notities toevoegen.
Het programma werkt de hoeveelheden bij en als u een fout maakt kunt u de transactie aanpassen om altijd een correcte weergave van de situatie te hebben.
De tabel Items
Alle items in het magazijn worden vastgelegd in de tabel Items. Ieder item heeft een ID en een beschrijving. U kunt items groeperen in categorieën en subcategorieën. Het programma geeft in de items tabel ook de beschikbare hoeveelheden en andere informatie weer die bijgewerkt wordt op basis van de boekingen.
Er zijn diverse kolommen beschikbaar en de weergave kan worden aangepast. U kunt ook nieuwe kolommen toevoegen met het menu Gegevens > Kolommen instellen. Er zijn verschillende parameters gedefinieerd voor ieder item, die weergegeven worden in de transacties tabel.
Zodra de parameters voor elk artikel zijn gedefinieerd, gaat het boeken van goederenmutaties heel snel. U hoeft alleen maar de artikel-ID in te voeren in de transactietabel en de aantallen in te voeren. Alle andere waarden worden automatisch ingevuld.
Klanten, leveranciers en projecten beheren
Met de Inventaris toepassing kunt u kolommen en tabellen toevoegen om informatie in te voeren over de klanten aan wie de goederen worden verkocht en de leveranciers van wie de goederen worden ontvangen. Daarnaast kunnen kolommen worden gebruikt om projecten met betrekking tot de goederen te beheren.
Met de functie Rijen ophalen kunt u bewerkingen op klanten, leveranciers en voor projecten weergeven.
Kijk voor meer informatie op de pagina Inventaris toepassing uitgebreide functionaliteiten.
Meerdere en virtuele magazijnen
Om goederen te beheren die binnenkomen of worden verzonden vanuit filialen, wordt de Locatietabel gebruikt, waarin de locatie van elk magazijn wordt aangegeven. Als uw bedrijf magazijnen op verschillende locaties heeft, kunt u opgeven vanuit welk magazijn de goederen binnenkomen of vertrekken, of bijhouden vanuit welk magazijn de goederen naar klanten worden verzonden.
De Locatietabel kan ook voor andere doeleinden worden gebruikt door de koptekst te wijzigen. Een praktisch gebruik zou kunnen zijn om de mutaties van sleutels vast te leggen in het beheer van een flatgebouw, door de namen van de huurders in te voeren.
Daarnaast kunt u een online winkel beheren en in dit geval wordt de Locatietabel gebruikt om virtuele magazijnen aan te geven.
Kijk voor meer gedetailleerde informatie op de pagina Inventaris toepassing uitgebreide functionaliteiten.
Afdrukken
Alle gegevens in de verschillende tabellen kan worden afgedrukt, in zijn geheel of als selectie. Voor het afdrukken kunt u de kolommen personaliseren.
Hoe af te drukken:
- Journaal
Door de afdruk optie te kiezen van het menu Bestand > Afdrukken, terwijl u in de transactietabel staat, kunt u alle magazijn mutaties in chronologische volgorde afdrukken.
- Itemkaarten
Om artikelgegevens af te drukken klikt u op menu Rapporten > Itemskaarten
Een of meer kaarten kunnen worden geselecteerd om af te drukken. Itemkaarten kunnen worden afgedrukt volgens de volgende groepering:- Groep
- Locatie
- Periode
Talloze voordelen
Automatische berekeningen en specifieke functies brengen uw werk terug tot een minimum en besparen u tijd en energie:
- U heeft altijd accuraat voorraadbeheer:
- Beginwaardes en hoeveelheden.
- Huidige waardes en hoeveelheden.
- Gescheiden kolommen voor inkomende en uitgaande items.
- Eenheidsprijzen en totale prijzen.
- Kaart per artikel.
- Kaart per artikelgroep.
- Artikel- en groepskaarten per locatie.
- U kunt direct zoeken naar artikelen en als ze niet langer beschikbaar zijn, kunt u ze vervangen door andere.
- Correcties zijn altijd mogelijk.
- Aanduiding van welk magazijn goederen binnenkomen of verlaten en de uitwisseling van goederen tussen locaties.
- Exporteren naar PDF voor het archiveren van gegevens.
- Importeren van gegevens vanuit andere programma's in Tekst, Ascii en CSV formaat.
- Kolommen voor het archiveren van producten die niet langer beschikbaar zijn.
Functies die nu niet beschikbaar zijn
De toepassing Inventaris werd ontworpen als een krachtig maar gebruiksvriendelijk hulpmiddel dat onafhankelijk van de andere Banana applicaties werkt.
Het belangrijkste element is het gebruiksgemak, dus we hebben het niet overladen met te veel functies.
Hier zijn enkele functies die, hoewel gewenst door sommige gebruikers, op dit moment niet beschikbaar zijn:
- Geen koppeling met het boekhoudbestand. De transacties op de aankoop- of verkoopfacturen in het boekhoudbestand werken de gegevens in het inventaris bestand niet bij. De gegevens in het inventaris bestand moeten handmatig bijgewerkt worden.
- Berekening van kostprijzen en marges
In de Items tabel moeten eenheidsprijzen handmatig ingevoerd worden.- Gebruikers verwachten dat het programma automatisch kostprijzen en marges berekent. Er zijn heel verschillende berekeningssystemen (gemiddelde prijs, LIFO, FIFO). We hebben overwogen om deze functionaliteit te evalueren binnen de Items tabel, maar we zagen dat dit het programma te complex zou maken en dat het hoe dan ook erg moeilijk zou zijn om aan alle vereisten te voldoen.
- We overwegen om specifieke afdrukken toe te voegen. We verwelkomen suggesties en mogelijke eenvoudige oplossingen van u als gebruiker. Het zou erg handig zijn als u ons een Excel bestand kunt sturen met uw wensen voor het rapport en welke methoden en berekeningen u zou gebruiken om de prijzen te berekenen.
- Afdrukken van de voorraad op een specifiek moment (einde van de maand).
- Afdrukken van magazijnoverzichten per locatie.
- Een bestand voor een nieuw jaar aanmaken.
Het is mogelijk dat bepaalde functies in de toekomst worden toegevoegd.
We stellen uw suggesties altijd op prijs.
Meer informatie:
Zo begint u met een Inventaris bestand
Een nieuw bestand aanmaken
Om een Inventaris bestand aan te maken moet u Banana Boekhouding Plus hebben geïnstalleerd en de volgende stappen uitvoeren:
- Menu Bestand → Nieuw
- Kies Gebied en taal
- Kies type Inventaris.
Stel de basisgegevens in
Via Bestand → Bestands- en boekhoudingseigenschappen... (Basisgegevens) stelt u de gegevens voor uw bestand Inventaris in.
De Item(artikelen)tabel instellen
In de Itemtabel maakt u een lijst van al uw artikelen.
Voor ieder artikel moet u invoeren:
- De Id om het artikel te identificeren. U kunt cijfers, letters of beide gebruiken.
- De beschrijving.
- De beginhoeveelheid.
- De beginprijs.
- De prijs per eenheid.
Nadat de gegevens ingevoerd zijn werkt het programma automatisch de waardes in alle kolommen van de itemtabel bij.
De Locaties tabel instellen
Als uw bedrijf meerdere magazijnen heeft op verschillende locaties kunt u de inkomende en uitgaande goederen beheren en de verplaatsing ervan voor alle magazijnen door locaties in te stellen. U bent in staat uit te vinden hoeveel artikelen met bijbehorende waardes in iedere voorraad zijn en bepalen of het nodig is goederen van het ene magazijn naar het andere te verplaatsen, afhankelijk van de voorraad en verkopen.
In de Locatietabel moet u invoeren:
- de Id om de locatie te identificeren
- de beschrijving
De mutaties van de artikelen invoeren
In de Transactietabel voert u de aankopen, verkopen en alle verplaatsingen van het ene magazijn naar het andere in.
- Voer de datum in
- Voer de Id van het artikel in
- Voer de inkomende of uitgaande hoeveelheid in
En alles is klaar! De kolommen van de waardes worden automatisch bijgewerkt en op dezelfde tijd ook in de Itemtabel.
Itemjournaal en overzichten
Vanuit het menu Rapporten, Inventariskaarten..., kunt u kaarten voor ieder individueel item krijgen door een selectie te maken of een lijst van alle items.
U kunt ook overzichten krijgen per itemgroep en ook per locatie. U vindt de opties in de dialoog voor Inventariskaarten.
Bestandseigenschappen
In het menu Bestand → Bestands- en boekhoudingseigenschappen kunt u de gegevens van uw Inventaris bestand instellen.
Basisgegevens van het bestand
Voer de kopteksten voor de Inventaris overzichten in.
Adres
Voer het adres van uw bedrijf in.
Andere
Het tabblad Andere heeft de volgende opties:
Huidige taal
De huidige taal van het Inventaris bestand.
Aanmaak taal
De taal waarin het bestand is aangemaakt.
Extensies
Koppeling met extensies voor de maatwerk overzichten.
Wachtwoord
Voer een wachtwoord in om het bestand veiliger te maken.
Teksten
Om veranderingen te maken in teksten en sleutels van de Inventaris applicatie.
Itemstabel
In de Itemstabel moeten alle te beheren artikelen van de voorraad worden opgenomen.
De artikelenlijst maken
Alle artikelen in de voorraad moeten, ieder op één regel, van de itemstabel worden ingevoerd. Om de bedragen van een serie artikelen op te tellen moet een groep worden gemaakt om ze in te totaliseren.
De groep wordt gedefinieerd in de kolom Groep, aan het eind van de lijst met artikelen van dezelfde categorie. De naam van de groep moet worden ingevoerd in de kolom Tel op in voor ieder te groeperen artikel.
Afhankelijk van uw behoefte kunt u meerdere groepen van artikelen maken.
Om de registratie van de artikelen compleet te maken is het nodig in te voeren:
- De Id om het artikel te identificeren.
- De beschrijving.
- De beginhoeveelheid.
- De begin eenheidsprijs.
- De eenheidsprijs.
Itemstabel kolommen
- Koppelingen
Koppeling naar een digitaal document. - Groep
Kolom en rij waarin het totaal van een gegeven verzameling artikelen (groep) opgeteld wordt. - Id
Identificatie van het artikel, kan uit cijfers, letters of beide, bestaan. - Beschrijving
De beschrijving van het artikel.. - Tel op in (in kolommen instellen wordt het geschreven als RijGroepIn)
In deze kolom moet de groepsnaam staan waarin ieder onderdeel van deze rij opgeteld wordt. - Notities
U kunt hier aantekeningen maken voor artikelen of andere dingen. - Rekening
De rekening in de hoofdboekhouding waar dit artikel bijhoort. - Eenheid
Een afkorting om de eenheden van een artikel aan te duiden (bijvoorbeeld stuk, doos, kg). - Hoeveelheid Begin
De begin hoeveelheid. - Begin Eenheidsprijs
De prijs per eenheid waarmee begonnen wordt. - Beginwaarde
De waarde van het artikel waarmee begonnen wordt (wordt door het programma berekend). - Hoeveelheid Plus
Hoeveelheid inkomende artikelen, gerelateerd aan een aankoop of verplaatsing. - Hoeveelheid Min
Hoeveelheid uitgaande artikelen, gerelateerd aan een verkoop of verplaatsing. - Hoeveelheid Wijziging
Verschil tussen de inkomende en uitgaande artikelen. Deze waarde wordt automatisch door het programma berekend. - Hoeveelheid Saldo
Hoeveelheid die beschikbaar is van een artikel. Deze waarde wordt automatisch door het programma berekend en komt overeen met het verschil tussen de inkomende en uitgaande hoeveelheid opgeteld bij de beginhoeveelheid. - Eenheidsprijs
Prijs per eenheid van het artikel. De ingevoerde waarde wordt gebruikt in de transactietabel voor de berekening van de totale waarde. - Bedrag Totaal
Bedrag berekend door het programma, gebaseerd op hoeveelheid en eenheidsprijs. - Hoeveelheid Effectief
- Prijs Effectief
Transactietabel
Dit is de tabel waarin de mutaties van de goederen worden geregistreerd:
- Aankopen
- Verkopen
- Verplaatsingen.
Door het invoeren van de mutaties worden in de itemstabel ook automatisch de hoeveelheden en waardes van de artikelen bijgewerkt.
Als er meerdere magazijnen (hoofdkantoor en vestigingen) tegelijk in bedrijf zijn kunnen de ID codes, die in de locatiestabel ingesteld zijn, gebruikt worden. Deze ID's verwijzen naar de plaatsen waar de magazijnen liggen zodat de verplaatsingen van de artikelen in de gaten gehouden kunnen worden.
De afkortingen van de ID's moeten worden ingevoerd in de kolommen Locatie en Transfer van de transactiestabel. Als deze niet zichtbaar zijn kunnen ze worden weergegeven met menu Gegevens → Kolommen instellen.
Transactietabel kolommen
- Koppeling
Koppeling naar een digitaal document. - Datum
De datum van de mutatie. - Doc
Documentnummer (bijvoorbeeld afleveringsnota nummer). - Prod. Id
Numerieke of alfanumerieke waarde om het artikel te identificeren. Deze Id moet in de itemstabel voorkomen. - Prod. Beschrijving
Tekst met artikelbeschrijving die automatisch wordt overgenomen van de Id kolom van de itemstabel. - Beschrijving
Beschrijving van de actie in deze mutatie, bijvoorbeeld "verkoop artikelen". - Notities
U kunt hier aantekeningen maken voor artikelen of andere dingen. - Hoeveelheid Plus
Hoeveelheid inkomende artikelen, gerelateerd aan een aankoop of verplaatsing vanuit andere magazijnen. - Hoeveelheid Min
Hoeveelheid uitgaande artikelen, gerelateerd aan een verkoop of verplaatsing vanuit andere magazijnen. - Eenheid
Een afkorting om de eenheden van een artikel aan te duiden (bijvoorbeeld stuk, doos, kg); deze wordt door het programma overgenomen uit de itemstabel. - Eenheidsprijs
Prijs per eenheid van het artikel waarmee de totale waarde van de artikelen op basis van de hoeveelheden berekend wordt . - Bedrag Totaal
Totale waarde van de goederen aangekocht, verkocht of verplaatst. - Locatie
Aanduiding van de plaats waar het magazijn zich bevindt en waar de artikelen binnenkomen of vandaan gaan. - Locatie Beschrijving
Plaatsnaam waar het magazijn zich bevindt. - Transfer
Afkorting van de plaatsnaam waar het magazijn zich bevindt waarvandaan de artikelen aankomen of vertrekken van of naar een ander magazijn. - Verplaats Beschrijving
Plaatsnaam waar het magazijn zich bevindt waarvandaan de artikelen aankomen of vertrekken van of naar een ander magazijn.
Locatiestabel
De locatiestabel wordt gebruikt wanneer het bedrijf meer dan één magazijn heeft op verschillende locaties. Als u de ID codes voor de bronlocatie en de doellocatie invoert in de transactietabel in de kolommen Locatie en Transfer, weet u de waardes van alle artikelen, ook voor elk magazijn en de onderlinge verplaatsingen. Hierdoor kunt u rekening houden met het totale aantal artikelen dat alle magazijnen in- en uitgaat.
Zie voor meer informatie de pagina Transactietabel.
Locatietabel kolommen
- Id
Identificatie van de plaats waar het magazijn zich bevindt. - Beschrijving
Naam van de plaats waar het magazijn zich bevindt. - Notities
Ruimte voor notities.
Alles opnieuw controleren
Deze functie is te vinden onder Acties menu. Met het commando Alles opnieuw controleren... berekent en controleert het programma alles opnieuw en geeft eventuele fouten of verschillen weer.
Gebruik dit commando wanneer u twijfelt of er een probleem is.
Voorraadoverzichten
De inhoud van alle tabellen in Inventaris geeft al overzichten omdat de kolommen voortdurend na iedere mutatie bijgewerkt worden.
De gegevens uit een tabel kunnen worden afgedrukt met Bestand → Afdrukken. Ze kunnen ook worden geëxporteerd naar Pdf, Excel, Xml, Html, Txt en JsonCsv.
De volgende overzichten kunnen worden gemaakt met Rapporten → Inventariskaarten:
- Een journaal van een of meer geselecteerde artikelen.
- Een volledig journaal van alle artikelen.
- Een journaal van artikelen van een bepaald magazijn als er meerdere magazijnen zijn.
Inventaris Rapport
Algemeen
Filter
Door de naam van het artikel in te voeren verschijnt een lijst met artikelen met dezelfde naam. De artikelen die van belang zijn kunnen worden geselecteerd in de lijst, of, door Alles selecteren te kiezen, wordt een journaal van alle artikelen getoond.
Groeperen volgens
Item
Als deze optie wordt gekozen worden alle items of alleen de geselecteerde weergegeven.
Location
Als deze optie wordt gekozen worden de inventariskaarten die horen bij de geselecteerde magazijnlocatie weergegeven.
Alleen totalen
Als deze optie wordt gekozen worden alleen de totalen van de inventariskaarten weergegeven.
Periode
Alles
Alle artikelmutaties worden meegenomen.
Geselecteerde periode
Dit is voor een gespecificeerde periode, waarbij de begin- en einddatum aangegeven worden.
In dit geval worden de artikelen die in de geselecteerde periode horen weergegeven.
Aanpassing
Naam
Voer een tekst in om de naam van het maatwerkoverzicht te definiëren.
Beschrijving
Voer een tekst in voor de beschrijving van het maatwerkoverzicht.
Opties
De opties bepalen hoe het maatwerkoverzicht wordt weergegeven:
Dit venster elke keer weergeven
Het maatwerkoverzicht wordt weergegeven in het dialoogvenster en kan aangepast worden..
In menu weergeven
Het maatwerkoverzicht wordt weergegeven in het menu Inventariskaarten.
In het 'Favorieten' menu weergeven
Het maatwerkoverzicht wordt weergegeven in het menu Favorieten.
Alleen lezen
Het maatwerkoverzicht is in alleen lezen modus.
Voorbeelden van afdrukken
Journaal per artikel
Journaal voor meerdere artikelen
Journaal per locatie
Journaal voor meerdere locaties
Applicatie Inventaris toepassing met geavanceerde functies
De applicatie Inventaris kan gebruikt worden voor zeer geavanceerde doeleinden.
Klanten / project beheer
Om uit te zoeken aan welke klanten een product is verkocht of geleverd, kun je als volgt te werk gaan:
- Voeg een kolom toe in de transactietabel, waar u de naam van de klant of project invoert.
- Voeg een tabel toe waarin u de klanten invoert en een code toekent.
- Voeg een kolom toe in de transactietabel die is gekoppeld aan de klant.
U kunt zoveel kolommen / tabellen toevoegen als u wilt om projecten, leveranciers of andere zaken bij te houden.
Om uitgevoerde transacties voor een klant te filteren gaat u naar de transactietabel en gebruikt u in de kolom Klanten de volgende commando's:
Rijen ophalen en sorteren; klik met rechts op de cel met de klantennaam en kies Rijen ophalen; de filter functie.
Online shop / virtuele magazijnen
Als u een webwinkel heeft, kunt u de Locaties tabel gebruiken om virtuele magazijnen te definiëren waar u goederen kunt registreren om te verzenden, die binnen gekomen zijn, gereserveerd, etc.
Hier zijn wat voorbeelden:
- Online aankoop van goederen door een klant.
- Zodra de bestelling is ontvangen boekt u een mutatie tussen het fysieke magazijn en het virtuele magazijn genaamd "Expeditie".
- Wanneer de goederen fysiek worden verzonden boekt u een uitgaande mutatie vanuit het magazijn genaamd "Expeditie".
- Goederen bestellen bij een leverancier.
- Wanneer u goederen bestelt, boekt u een inkomende mutatie naar het virtuele magazijn met de naam " Ontvangsten".
- Wanneer de goederen arriveren, boekt u de mutatie van Ontvangsten naar het hoofd magazijn.
Door andere virtuele locaties te maken, kunt u ook complexere processen beheren.
Gegevens importeren
Met het commando importeren kunt u gegevens van andere programma's overnemen op een van de volgende manieren:
- Open het bestand in Excel en arrangeer de kolommen zoals u ze in Banana gebruikt en kopieer en plak dan de gegevens.
U kunt ook een weergave aanmaken en daarbij de kolommen instellen waarin de mutaties vastgelegd worden. - Extensies maken die gegevens importeren en converteren vanuit bestaande formaten (Engelstalig).