Exporteren

Met Banana Boekhouding kunt u de gegevens van een enkele tabel of van een heel bestand exporteren naar diverse formaten:

Rijen exporteren

Kies menu Gegevens > Rijen exporteren om de inhoud van een enkele tabel te exporteren.
Als u enkele rijen selecteert voordat u het commando start wordt de optie Alleen selectie exporteren geactiveerd.

Bestand exporteren

Kies het Bestand exporteren commando van het menu Bestand om meer den één tabel te exporteren. Na een keuze in een uitklapmenu uit het formaat voor de geëxporteerde gegevens vindt u In het dialoogscherm dat verschijnt de volgende tabbladen:

Base, om de o.a. de naam van het exportbestand en specifieke dingen per formaat op te geven
Opnemen tabblad, om de tabellen en de rapporten te bepalen die meegenomen moeten worden in de export
Periode, om te bepalen uit welke periode de gegevens geëxporteerd moeten worden
BTW, (in boekhoudbestanden met BTW beheer)
Compositie, om een vooraf bepaalde instellingen te gebruiken

Export formaten
Er zijn diverse bestandsformaten beschikbaar, ieder met zijn eigen specifieke instellingen.

PDF
Met dit formaat kunt u alle boekhoudbestand inhoud exporteren naar een enkel pdf bestand.
Excel
Met dit formaat kunt u Excel rekenbladen maken, vergelijkingen, begrotingen, index berekeningen, Balans analyse, grafieken die direct verbonden zijn aan boekhoudbedragen.
HTML
Met dit formaat kunnen de gegevens en boekhoudstaten gemakkelijk benaderd worden met een internet browser (Explorer, Mozilla, Opera).
Dit formaat voldoet volledig aan de wettelijke eisen met betrekking tot het lange termijn archiveren van boekhoudgegevens.
XML
Dit is het standaardformaat voor het uitwisselen van gegevens. De boekhoudgegevens kunnen makkelijk gelezen en opnieuw gebruikt worden door andere programma's of met XSLT stijlbladen.
TXT
Met dit formaat kunt u tabelrijen exporteren naar een tekst formaat.

Export bestand naar Excel

Om een bestand naar Excel te exporteren klikt u op het menu Bestand → Bestand exporteren → Exporteren naar-Excel....

Voorbeeld dialoogvenster naar bestand exporteren

Bestandsnaam

In dit veld moet men de naam van het nieuwe bestand, dat het programma aanmaakt om de gegevens te exporteren, invoeren. Indien echter een al bestaand bestand gekozen wordt via de Bladeren toets, overschrijft het programma het bestand met de nieuwe gegevens.

Bestand direct weergeven

Direct na het aanmaken van het MS Excel bestand wordt het programma voor de weergave ervan geactiveerd. Op deze wijze kan men het resultaat van de export direct bekijken.

Opties

Celnamen aanmaken

Met deze optie geeft het programma automatisch een naam aan elke cel tijdens het exporteren van het bestand. Bijvoorbeeld, de cel die het saldo van de rekening 1000 bevat, ontvangt in Excel de naam "Accounts_1000_Balance". Dit maakt het mogelijk elke cel éénduidig te identificeren, onafhankelijk van de plaats van de cel op het blad en zo Excel rapporten aan te maken die niet gecorrigeerd hoeven te worden indien het rekeningplan gewijzigd zou worden. De gebruiker hoeft dan niet handmatig de boekhoudgegevens in Excel over te brengen.

Tabelnamen aanmaken

Met deze optie geeft het programma tijdens het exporteren van het bestand automatisch een naam aan de hele zone van cellen die behoren tot een tabel. Bijvoorbeeld, de zone die wordt gevormd door de cellen die behoren tot de Rekeningentabel wordt geïdentificeerd met de naam DB_Accounts. De optie is nodig wanneer er bij het aanmaken van rapporten in Excel databank functies worden gebruikt.

Namen in Xml gebruiken (Engels)

De celnamen kunnen gedefinieerd worden in de oorspronkelijke taal van de boekhouding of met hun Engelse naam. In de oorspronkelijke taal zijn de namen ook begrijpelijk voor wie geen Engels kent, maar ze hebben geen universele waarde zoals de Engelse namen.
Met deze optie krijgt men bijvoorbeeld "Accounts_1000_Balance" in plaats van "Rekeningen_1000_Saldo".

Tabellen beveiligen

De gehele inhoud van de cellen is geblokkeerd wanneer men deze optie selecteert, zodat men alleen het formaat ervan kan bewerken. Dit voorkomt dat men onopzettelijk veranderingen aanbrengt in de geëxporteerde gegevens. Men kan de beveiliging te allen tijde verwijderen door het gepaste commando in Excel te gebruiken.

Andere tabbladen

Voor de uitleg van de andere tabbladen kunt u de volgende pagina's bezoeken:

Exporteer resultaat

Iedere boekhoudingstabel wordt weergegeven in een ander tabblad in het Excel bestand.

Voorbeeld van het resultaat van het exporteren

Gebruik de celnamen in plaats van de rij/kolom verwijzingen:

De namen geven de gewenste waarde zelfs wanneer een nieuwe rij of kolom wordt ingevoerd.
De namen zijn makkelijk te onthouden en begrijpen
"Accounts_1000_Balance" verwijst naar het saldo (Balance) van de rekening 1000
"Accounts_1000_Description" geeft de waarde van de cel die de beschijving (Description) bevat van de rekening 1000
De namen kunnen worden gebruikt in formules
"=Accounts_1000_Balance" geeft de waarde van de cel die het saldo van de rekening 1000 bevat
"=Accounts_1000_Balance/1000" deelt het saldo van de rekening 1000 door 1000
Door namen te gebruiken kunt u verwijzingen maken naar diverse bestanden.

Een verwijzing naar een cel bestaat uit:

Bestandsnaam
Tabelnaam
Celnaam

Voorbeeld van het gebruik van namen in het resultaat van het exporteren

Tabblad opnemen

Via Bestand → Bestand exporteren → Exporteren naar-Excel → tab Opnemen.... opent u het dialoogvenster waarmee u de tabellen en overzichten kunt kiezen die in het exporteren opgenomen moeten worden.

Boekhouding opnieuw controleren

Door dit selectievakje aan te vinken wordt de boekhouding opnieuw gecontroleerd voordat deze wordt geëxporteerd.

Opnemen

Laat de tabellen en overzichten zien die geëxporteerd kunnen worden. De lijst kan anders zijn afhankelijk van het soort bestand en boekhouding.

Weergave

Het is mogelijk de weergave te kiezen waarvandaan de gegevens geëxporteerd moeten worden. Deze optie is beschikbaar voor het exporteren naar PDF, HTML en XML formaat.

Periodes

Deze groep laat de gebruiker de boekhoudgegevens exporteren, onderverdeeld in periodes.

Rekeningen/Categorieën op periode

Heeft betrekking op de keuze van de Boekhoudperiode en geeft aan welke herhaling per periode gewenst is.

BTW-overzicht

Met deze optie kunt u het BTW overzicht exporteren overeenkomstig de geselecteerde periode.

Periodes voor het gehele jaar aanmaken

Door deze functie te selecteren worden de gedeeltelijke overzichten van het hele jaar geëxporteerd en niet alleen die van de gespecificeerde boekhoud- of exporteerperiode.

Maximum aantal periodes

Het maximum aantal periodes.