Stai cercando come fare le registrazioni contabili per un Ente del Terzo Settore (ETS)? Qui di seguito trovi degli esempi di registrazioni più ricorrenti, che i piccoli ETS si trovano a dover inserire nelle loro contabilità.

Hai delle registrazioni ricorrenti o particolari, che fai per la tua associazione, e non sono elencate qui? Faccelo sapere lasciando un Feedback, in modo che possiamo inserirle qui dentro e metterle a disposizione.

Contabilità Entrate/Uscite

Se sei alle prime armi con la contabilità ti consigliamo di consultare la pagina Terminologia di base, dove imparerai a sapere cosa è un Conto, una Categoria e altri concetti di base sulla contabilità. Per questi esempi usiamo la contabilità Entrate/Uscite, la quale è molto più semplice per iniziare a fare la contabilità, anche per chi non ha conoscenze contabili.

Registrazioni di spese e ricavi

Per registrare una spesa o un ricavo con la contabilità Entrate/uscite, si procede in questo modo:

• Nella colonna Entrate/Uscite: l'importo in entrata o in uscita.
• Nella colonna Conto: viene inserito uno dei conti patrimoniali (cassa, banca, posta, ...).
• Nella colonna Categoria: viene inserito una categoria relativa ad un'entrata o a un'uscita.

Registrazioni patrimoniali

La registrazione patrimoniale coinvolge due conti della tabella Conti. In questo caso è possibile inserire anche un conto patrimoniale nella colonna Categoria:

• il conto scritto nella colonna Conto aumenta o diminusce a dipendenza se l'importo è stato inserito in "Entrate" o "Uscite";
• mentre l'altro conto scritto nella colonna Categoria si comporta (aumenta o diminuisce) in modo opposto rispetto al conto scritto nella colonna Conto.

Per esempio, per registrare un'entrata nella cassa da un prelevamento in banca:

• Nella colonna Entrate: si inserisce l'importo in entrata.
• Nella colonna Conto: viene inserito il conto Cassa.
• Nella colonna Categoria: viene inserito il conto Banca.

Il programma andrà a registrare l'importo in positivo nel conto Cassa e in negativo nel conto Banca.

In alternativa, è possibile fare la registrazione nel modo seguente:

• Nella colonna Uscite: si inserisce l'importo in uscita.
• Nella colonna Conto: viene inserito il conto Banca.
• Nella colonna Categoria: viene inserito il conto Cassa.

Il programma andrà a registrare l'importo in negativo nel conto Banca e in positivo nel conto Cassa.

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Prelevamento dalla banca verso la cassa (registrazione con il conto cassa in entrata)	100,00		Cassa	Banca
Prelevamento dalla banca verso la cassa (registrazione con il conto banca in uscita)		100,00	Banca	Cassa

 

Prelevamenti e Versamenti

Prelevamento dalla banca verso la cassa

L'importo di 100 entra in cassa ed esce dalla banca.

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Prelevamento dalla banca verso la cassa	100,00		Cassa	Banca

Versamento in banca dalla cassa

L'importo di 100 entra in banca ed esce dalla cassa.

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Versamento in banca dalla cassa	100,00		Banca	Cassa

 

Registrazioni con Quote

Incasso di una quota associativa

L'importo di 100 entra nella cassa (o banca) e la categoria di entrata è Entrate quote.
Nella colonna Donatore (Centro di Costo CC3) si può inoltre specificare il codice CC3 ( ; ) della persona, socio o volontario, che ha versato la quota.

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria	Donatore
Incasso di una quota associativa tramite cassa	100,00		Cassa	Entrate quote	S002

Spesa coordinamento per adesione

L'importo di 50 esce dalla cassa (o banca) e la categoria di uscita è Entrate quote (diminuzione delle entrate da quote associative).

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Pagamento AI coordinamento per adesione - spesa affiliazione		50,00	Cassa	Entrate quote

 

Registrazioni Spese varie

Pagamento bolletta (Telefono, Luce, Acqua, ...)

L'importo di 25 esce dalla cassa (o banca) e la categoria di uscita è Utenze (Telefono, Luce, Acqua, ...).

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Pagamento bolletta (Telefono, Luce, Acqua, ... )		25,00	Cassa	Utenze

Acquisto buste per spedizione lettere

L'importo di 15 esce dalla cassa (o banca) e la categoria di uscita è Cancelleria.

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Pagamento buste per lettere		15,00	Cassa	Cancelleria

Spese commissione banca

L'importo di 2 esce dalla banca e la categoria di uscita è Uscite altre finanziarie.

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Spese commissione banca		2,00	Banca	Uscite altre finanziarie

Spese affrancature postali

L'importo di 15 esce dalla cassa (o banca) e la categoria di uscita è Postali.

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Spese affrancature postali		15,00	Cassa	Postali

Acquisto materiale per pulizia

L'importo di 20 esce dalla cassa (o banca) e la categoria di uscita è Pulizie.

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Pagamento buste per lettere		20,00	Cassa	Pulizie

Versamento all'INPS

L'importo di 85 esce dalla banca e la categoria di uscita è Previdenziali (o Previdenziali occasionali).

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Versamento all'INPS per prestazioni		85,00	Cassa	Previdenziali

 

Registrazioni Investimenti

Acquisto di mobili/attrezzature per l'ufficio dell'Associazione

Se si usa un piano dei Conti che ha soltanto conti della liquidità:

L'importo di 250 esce dalla cassa (o banca) e la categoria di uscita è Acquisto immobilizzazioni.

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Acquisto di mobili		250,00	Cassa	Acquisto immobilizzazioni

Se si usa un piano dei Conti con dentro anche la gestione supplementare della situazione patrimoniale (ad esempio con "Mobili" come Conto di Bilancio):

L'importo di 250 esce dalla cassa (o banca) e la categoria è Mobili (conto patrimoniale, che aumenta).
Nella colonna Investimento si deve inoltre specificare il codice del Centro di Costo CC2 ( , ) del tipo di investimento.

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria	Investimento
Acquisto di mobili		250,00	Cassa	Mobili	CF1

 

Registrazioni con Presidente

Il conto Anticipi presidente è qui considerato come un conto della liquidità (tabella Conti). Questo conto ha la funzione di un "conto corrente" tra l'associazione e il presidente, indicando la sua esposizione finanziaria nei confronti dell'associazione. Esso può essere dunque in debito oppure in credito con l'associazione.

Versamento del Presidente in cassa

L'importo di 100 entra in cassa ed esce dal conto Anticipi presidente.

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Versamento da Presidente per cassa - anticipati dal presidente	100,00		Cassa	Anticipi presidente

Acquisto da parte del Presidente

L'importo di 5 esce dal conto Anticipi presidente e la categoria di uscita è una voce di spesa, ad esempio Cancelleria.

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Acquisto di materiale di cancelleria da parte del presidente		5,00	Anticipi presidente	Cancelleria

 

Se un piccolo Ente del Terzo Settore tiene la contabilità per creare il Rendiconto per cassa, in Banana sono ammesse solo registrazioni con conti della liquidità (Banca e Cassa), registrando quindi secondo il metodo sull'incassato. Questo siccome nel Rendiconto di Cassa devono apparire soltanto i ricavi e costi già effettivamente ricevuti o effettuati.

Le registrazioni di Crediti, Debiti, Accantonamenti o Ammortamenti non rientrano dunque nel Rendiconto per Cassa, o possono causare degli errori di quadratura di liquidità. Per questo motivo consigliamo di NON registrarli in contabilità. Per chi desidera tenerne traccia può creare delle Note nella tabella Registrazioni.

Tuttavia, per chi vuole comunque tenere traccia di Crediti, Debiti, Accantonamenti o Ammortamenti, qui di seguito spieghiamo come si può fare (ovviamente usando un piano dei conti per rendiconto di cassa con anche i conti della situazione patrimoniale).

Nota nella tabella Registrazioni

In generale, se si vuole tenere traccia di un Credito, Debito, Accantonamento o Ammortamento, si può scrivere una Nota nella tabella Registrazioni, inserendo Data, Descrizione e Importo. NON va inserito nessun conto.
Esempio di Nota per una promessa di Credito:

Data	Descrizione	CtDare	CtAvere	Importo EUR
31.08. 20xx	NOTA: promessa di Credito dal Comune			5000,00

• La Nota può essere sempre modificata/aggiornata manualmente durante l’anno.
• Non è una registrazione contabile, quindi l’importo o il saldo NON figurerà nello Stato patrimoniale (Bilancio).
• Quando si incasserà ad esempio il Credito, allora si registrerà l’entrata effettiva di liquidità, e la Nota si potrà togliere.

Crediti e Debiti

Ci sono due casi di Crediti che possono capitare, e analogamente per i Debiti.

• I crediti che vengono promessi e incassati durante l’anno corrente, si possono registrare.
  Esempio: promessa Credito 16.08.2024 e incasso Credito 10.10.2024
  Quando si creerà il Rendiconto per Cassa, il programma segnalerà che la registrazione della promessa di credito non ha un conto della liquidità, ma non ci sarà un errore di quadratura della liquidità perché il credito è totalmente incassato nello stesso anno.
   
• I crediti che vengono promessi ma NON incassati durante l’anno corrente (che vengono quindi riportati all’anno successivo), NON si devono registrare in contabilità.
  Creerebbero un errore di quadratura di liquidità, in quanto nel Rendiconto di Cassa apparirebbe un ricavo che non corrisponde ad un aumento di liquidità, siccome il credito non è stato incassato.

Accantonamenti

Gli accantonamenti NON si devono registrare nella contabilità, perché creerebbero un errore di quadratura della liquidità quando si pagherà effettivamente la spesa usando i fondi accantonati.

Ammortamenti

Gli Ammortamenti si possono registrare normalmente, l’importante è che:

• Il conto “Ammortamenti” usato abbia uno di questi codici Gr1 (nella tabella Conti): CA5; CB5; CE5

Quando si creerà il Rendiconto per Cassa, il programma segnalerà che queste registrazioni non hanno un conto della liquidità, ma non daranno un errore di quadratura della liquidità, siccome gli Ammortamenti sono costi che non vengono compresi nel Rendiconto per Cassa.
 

Le associazioni hanno spesso la necessità di tenere sotto controllo varie date di scadenza che riguardano i loro soci e volontari, come ad esempio quelle dei certificati medici, delle vaccinazioni, o altre. Ti spieghiamo come poter gestire e controllare queste scadenze in Banana Contabilità Plus.

Questa procedura si può applicare in qualsiasi modello contabile per Enti del Terzo Settore.

Aggiungi nuove colonne in Indirizzi

Vai nella tabella Conti > vista Indirizzo. Aggiungi ora una nuova colonna:

• vai menu Dati > Disponi colonne.
• nominala ad esempio "CertificatoMedico".
• nel "Tipo dato" seleziona "Data".
• premi OK.

Questa nuova colonna viene aggiunga assieme alle altre che hai già, come Nome, Cognome, Via, Località, ...
Se hai bisogno altre colonne per delle date di scadenza, fai lo stesso procedimento per ognuna.

Inserisci le date di scadenza

Nella colonna appena creata, inserisci le date di scadenza per ogni persona (nel formato "31.01.2024").

Controlla le scadenze

Per vedere quali date si stanno avvicinando alla scadenza, quando sei nella tabella Conti con vista Indirizzo, vai nel menu Dati > Estrai e ordina righe.

• seleziona la Colonna di cui desideri controllare le scadenze.
• scegli il Criterio "< = Minore o uguale" per sapere quelli che scadono entro una certa data.
• inserisci la data che desideri nel campo "Valore".
• nella seconda linea seleziona "E (AND)", la stessa colonna desiderata, e il Criterio "Non vuoto".
• premi OK.

In una tabella a parte vedrai in automatico la lista delle persone che corrispondono a questi criteri. Potrai così fare un controllo di chi si avvicina alla scadenza ed eventualmente di chi ha già superato la scadenza.

 

Un piccolo Ente del Terzo Settore che tiene la contabilità per creare il Rendiconto per cassa, se lo necessita, può registrare Costi o Proventi figurativi.

Cosa sono i Costi e Proventi figurativi

I costi e proventi figurativi sono elementi contabili che non corrispondono a flussi monetari reali, ma rappresentano stime di costi o entrate teoriche, utili per dare una rappresentazione più completa e trasparente della gestione economica di un'organizzazione. 

• Costi figurativi: uscite teoriche, ovvero spese che l'ente sostiene indirettamente o che potrebbero essere sostenuti ma non sono contabilizzati come esborsi reali.
• Proventi figurativi: entrate teoriche che riflettono benefici o vantaggi economici che l'ente ottiene senza ricevere denaro.

Nel caso dei piccoli Enti del Terzo Settore che creano il rendiconto per cassa, i costi e proventi figurativi vengono rappresentati fuori dal rendiconto e così non influenzano il risultato d'esercizio.

Impostare i Costi e Proventi figurativi

Di default, nei piani dei conti per ETS, la sezione Figurativi non è impostata. Se si vuole usare i conti Figurativi, bisogna aggiungere manualmente i conti appositi nella tabella Categorie.

Si possono aggiungere le categorie dei Costi e Proventi figurativi semplicemente come le altre voci di spesa o entrata. Consigliamo di aggiungerli in fondo al piano dei conti, separatamente dopo l'Avanzo/Disavanzo d'esercizio.

L'importante è aggiungere i codici Gr1 relativi ai conti Figurativi:

• RG1: Proventi figurativi da attività di interesse generale
• RG2: Proventi figurativi da attività diverse
• CG1: Costi figurativi da attività di interesse generale
• CG2: Costi figurativi da attività diverse

Come registrare Costi e Proventi figurativi

Esempio di registrazione di un Costo e un Ricavo figurativo:

Descrizione	Entrate EUR	Uscite EUR	Conto	Categoria
Provento figurativo dal lavoro volontario	350,00			Proventi figurativi
Costo figurativo per l'uso gratuito di un immobile		100,00		Costi figurativi

• NON si deve indicare il Conto, perché i Costi/Proventi figurativi non impattano sui flussi di cassa reali dell’ente.
• Il programma vi segnalerà una differenza tra conti e categorie, che però potete ignorare se è dovuta soltanto alla differenza tra Costi e Proventi figurativi.
• Quando si crea il Rendiconto di cassa, appare il messaggio che sono ammesse solo registrazioni con conti della liquidità, che però potete ignorare se sono le registrazioni dei Costi e Proventi figurativi.