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Helvetas: contabilità decentralizzata con blockchain

HELVETAS Swiss Intercooperation è una delle più grandi organizzazioni per lo sviluppo presenti in Svizzera. Fedeli ai principi dell'apartiticità e dell'aconfessionalità, HELVETAS Swiss Intercooperation può contare sul sostegno di circa 100.000 soci e donatori e di 12 gruppi regionali operanti su base volontaria.

Nei 32 paesi partner in Africa, Asia, Sudamerica ed Europa dell'Est, il team Helvetas è presente con circa 1200 collaboratori locali e 60 operatori internazionali (in prevalenza svizzeri). Nelle sedi di Berna e Zurigo e nelle sedi regionali di Losanna e Balerna lavorano 140 persone che coordinano i progetti di sviluppo, fungono da consulenti per organizzazioni governative e non governative e sensibilizzano sui problemi delle popolazioni dei paesi in via di sviluppo e sulle possibili soluzioni.

Grazie a Banana Accounting gli operatori sono riusciti a decentralizzare le mansioni della contabilità a livello di progetto e nazionale. Ogni progetto gestisce direttamente la contabilità e risponde del budget ad esso assegnato e della propria gestione finanziaria.

Helvetas utilizza Banana Accounting dal 2003; ha iniziato con la versione 4, è poi passata alla 5 e alla 6 e dal gennaio 2014 ha adottato Banana Accounting 7. Il sistema è in uso in più di 32 paesi con circa 200 licenze plus.

Le unità di progetto inviano il file Banana Accounting alla propria sede nazionale che, previa verifica, procede a sua volta al consolidamento e inoltra il tutto alla sede centrale in Svizzera. I dati inviati da tutti i paesi vengono quindi accorpati e importati nel sistema contabile Abacus centrale.

Helvetas ha implementato Banana Accounting creando piani dei conti uniformi che vengono adattati nelle unità locali e che comunque sono allineati alla struttura contabile centrale presente in sede.

Alcuni esempi:

  1. I codici di gruppo presenti nei piano contabile corrispondono ai codici dei conti utilizzati nel sistema contabile centrale. Ogni progetto e ogni paese possono liberamente aggiungere conti e modificare il piano dei conti adattandolo alle proprie esigenze specifiche, mantenendo al tempo stesso la compatibilità con il sistema contabile centrale.
  2. La contabilità locale è tenuta nella valuta locale. Banana semplifica notevolmente le mansioni contabili. La funzione multi-valuta disponibile in Banana offre la possibilità di registrare le transazioni anche in altre valute.  
  3. Helvetas riceve fondi da diversi donatori/organizzazioni, che chiedono di conformarsi alle proprie norme contabili e ai regolamenti applicati ai budget. I contabili addetti al progetto indicano il centro di costo corrispondente esattamente alla struttura dei propri donatori. In qualsiasi momento il project manager può fornire ai sostenitori la situazione finanziaria aggiornata e l'utilizzo del budget, nel formato e nella struttura richiesti. Il reporting e il monitoraggio a livello di progetto sono di gran lunga semplificati con la funzione di monitoraggio budget integrata in Banana.
  4. La contabilità locale e di progetto fa inoltre ampio uso di altri centri di costo (CC1, CC2 e CC3). Questa funzione presente nel sistema Banana offre la possibilità di organizzare i rapporti di controllo e monitoraggio in conformità con le proprie esigenze.
  5. Prima di inviare la contabilità alla sede nazionale e alla sede centrale, viene adottata una misura di sicurezza che prevede il blocco dei dati contabili tramite la tecnologia blockchain. Il rapporto di certificazione, firmato dal funzionario incaricato, viene poi inviato al livello successivo.
    Questo elemento ha semplificato il processo di integrazione dati e ed quindi stato fondamentale per il successo dell'integrazione di dati provenienti da tante sorgenti.

Impostando una contabilità decentralizzata ha protato diversi vantaggi:

  • Responsabilità alle unità di progetto locali.
    • Project manager e country manager seguono e sono pienamente responsabili della gestione finanziaria.
    • I project manager dispongono di informazioni finanziarie aggiornate.
    • La contabilità è semplice e precisa.
    • La funzione multi-lingua integrata nel software semplifica l'apprendimento del programma e il lavoro.
    • Maggiore efficienza della contabilità, grazie al coinvolgimento di personale locale a livello nazionale.
    • L'attività di revisione è svolta a livello locale, con accesso diretto a tutti i dati contabili.
  • Soluzione centralizzata senza bisogno di una costosa infrastruttura IT
    • La contabilità è gestita in luoghi in cui non è garantita la disponibilità di connessioni internet affidabili
    • Banana è facile da installare, lavora in lingue diverse e su qualsiasi computer.
    • Banana è facile da apprendere e utilizzare. È simile a Excel; dopo aver ricevuto il piano dei conti predefinito, gli operatori iniziano a effettuare le registrazioni senza bisogno di ulteriore assistenza tecnica.
    • I file con i dati contabili possono essere inviati come allegati alle mail.
    • Ogni paese può consolidare i dati finanziari in modo molto semplice.
      • Prima del consolidamento, i dati del progetto vengono controllati.
      • In presenza di errori, è possibile correggere i dati contabili.
      • Ogni paese può adattare il piano contabile alle proprie esigenze specifiche.
    • La sede centrale riceve tutti i dati contabili.
      • Il file Banana Accounting, con tutte le transazioni relative al progetto e all'ufficio nazionale, viene inviato via mail.
      • Con il software Banana, i responsabili possono aprire il file e vedere le transazioni fino all'ultimo livello, senza dover disporre di una grande infrastruttura IT e di database enormi.
      • I dati contabili vengono esportati in XML; vari strumenti scritti appositamente, con attivazione delle macro Excel, controllano e sintetizzano i dati.
      • Grazie alla contabilità strutturata in codici di gruppo e centri di costo, i dati possono essere sintetizzati automaticamente e integrati nel sistema centralizzato.
    • Gestione budget
      • Il budget è definito nella sede, la sua struttura è conforme alle specifiche dei donatori e, con uno strumento di attivazione macro, la struttura del budget viene esportata nella struttura di Banana Accounting.  
      • Budget e progetto vengono controllati a livello locale.
      • Ogni transazione ha un proprio codice budget, grazie al quale si semplificano le fasi di reporting, consolidamento e controllo centralizzato.
  • Una soluzione conveniente
    • Banana Accounting è un sistema affidabilissimo, il costo della licenza è basso e non sono previste commissioni annuali ricorrenti.
    • Il software Banana ha requisiti di sistema minimi e non comporta particolari investimenti hardware o IT.

In base alla profonda esperienza e al feedback ricevuto da Helvetas, siamo riusciti ad apportare ulteriori migliorie al software Banana Accounting;.

Molte altre organizzazioni per lo sviluppo hanno seguito la leadership di Helvetas e stanno traendo beneficio dai vantaggi offerti da Banana per la decentralizzazione della propria contabilità.

Nelle comunicazioni con Helvetas abbiamo avuto modo di verificare che Helvetas è un'organizzazione molto attenta ai costi ed efficiente.  

Desiderate sostenere le attività di Helvetas? Inviate le vostre donazioni al loro conto Postfinance:

IBAN CH76 0900 0000 8000 3130 4, conto intestato a: HELVETAS Swiss Intercooperation, Weinbergstrasse 22a, 8021 Zürich, BIC: POFICHBEXXX.

 

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