• Secties
  Hier worden code ingevoerd waarmee de gebruiker afgebakende delen van het Rekeningschema kan afdrukken als hij de Uitgebreide Balans op groepen afdrukt.
• Groepen
  Bevat de code die bepaald dat dit een groepsrij is. De groepscode wordt dan gebruikt in de GR kolom om de optelling van rekening of een groep aan te geven.
• Rekening
  Het rekeningnummer, de kostenplaats of het segment wordt hier ingevoerd.
• Beschrijving
  Een tekst om de naam van de rekening, groep of sectie aan te duiden.
• Bklasse
  Dit geeft aan of de rekening thuishoort in 1 = Activa, 2 = Passiva, 3 = Uitgaven, 4 = Inkomsten, zie ook Rekeningen
• Gr (Optellen in)
  Dit geeft een groep aan zodat het programma deze regel op kan tellen in deze groep.
• Gr1 en Gr2
  Extra groepcodes voor gebruik met Boekhoudingsoverzicht bestanden.
• Opening
  Hier voert u de beginsaldi in aan het begin van het jaar.
  De creditbedragen moeten ingevoerd worden met een minteken ervoor. Het totaal van debetbedragen (positief) en de creditbedragen (negatief) moet in evenwicht zijn en het resultaat moet nul zijn. Als de beginsaldi niet in balans zijn wordt een verschil getoond in het informatievenster. Als u rekeningen hebt toegevoegd of gekopieerd en het verschil is niet nul doe dan een Hercontrole van de boekhouding (Shift + F9).
• Debet Mutaties en Credit Mutaties (Beveiligde kolommen)
  Het totaal van de debet en credit mutaties in de Transactiestabel.
• Saldo  (Beveiligde kolom)
  Het salco van de rekening bestaat uit het beginsaldo samen met de mutaties in debet en credit.
  Het saldo in debet is positief terwijl een credit saldo negatief is (minteken).
• Budget
  Hier wordt het budget bedrag voor het lopende jaar ingevoerd.
  Het budget bedrag voor Uitgaven (debet) moet worden ingevoerd als een positief bedrag, voor Inkomsten als negatief (credit).
• Budgetverschil (Beveiligde kolom)
  Het verschil tussen Saldo en Budget.
• Vorige
  Het saldo van de rekening aan het eind van het voorafgaande jaar.
  Met het comando "Nieuw jaar aanmaken" of "Beginsaldi bijwerken" onder menu Taken worden de waardes in de Saldo kolom van het bestand van het vorige jaar overgedragen.
  De bedragen van het voorafgaande jaar moeten handmatig worden ingevoerd wanneer een nieuwe boekhouding wordt aangemaakt en de gebruiker afdrukken wil hebben met de bedragen van dat jaar.
• Verschil Vorig Jaar (Beveiligde kolom)
  Het verschil tussen het Saldo en het bedrag van het vorige jaar.
• Uitschakelen
  Als er een "1" in deze kolom staat wordt deze rekening niet weergegeven in de lijst van beschikbare rekeningen bij het invoeren van een transactie.
• BTWNummer
  Het BTW nummer in het geval dat deze rekening is verbonden aan een klant of leverancier.
• BTWcode
  De BTWcode die automatisch moet worden toegepast als deze rekening wordt ingevoerd in de Debetrekening- of Creditrekeningkolom van een Transactie.
• Adress columns
  Het is mogelijk het programma adreskolommen toe te laten voegen om klant- en leveranciersgegevens te beheren.

Toevoegen of verhuizen van kolommen

• Als een Rekeningkolom wordt toegevoegd in het Rekeningschema stelt het programma het totaalbedrag samen volgens het geselecteerde groepsschema
• Toegevoegde kolommen van het type Getal daarentegen worden niet getotaliseerd.
• Met het Kolommen instellen commando kunnen kolommen zichtbaar worden gemaakt, de volgorde kan worden veranderd en het is mogelijk andere kolommen toe te voegen.
• Met het Pagina instelling commando kan men de opmaak van de afdruk (staand of liggend, vergroting, etc) instellen.

Weergaven

• Basis Weergegeven worden de belangrijke kolommen, de groeperingskolommen en de saldi.
• Transacties Weergegeven worden de kolommen met de Debet en Credit transancties.
• Budget Weergegeven worden de Budget en de Budget Verschil kolommen.
• Vorige Weergegeven worden de Vorige en de Vorige Verschil kolommen die betrekking hebben op het vorige jaar.
• Andere Weergegeven worden de Uitschakelen kolom en de kolommen voor het BTWnummer en het Fiscale nummer..
• Afdrukken Weergegeven worden alleen kolommen voor de Rekening, de Beschrijving en het Saldo.

De weergaven kunnen worden aangepast en nieuwe kunnen worden toegevoegd met de functie Weergaven instellen onder het commando Tabellen instellen.

Boekhouding rekeningen

Om een rekening aan te maken gaat u naar de Rekeningentabel en voert u een getal of een code in de kolom Rekening in.
Dit zelfde getal (of code) wordt dan gebruikt in de Transactiestabel als Debet of Credit rekening.

• Het rekeningnummer kan samengesteld worden uit cijfers, letters en scheidingstekens.
• Het is niet mogelijk meer dan één rekening met hetzelfde nummer te hebben.
• Iedere rekening moet een BKlasse hebben en tot een groep horen.

De Bklasse

Iedere rekening moet horen bij één van de volgende BKlassen:

• 1  voor Activa
• 2  voor Passiva
• 3  voor Uitgaven
• 4  voor Inkomsten

Het BKlasse nummer moet zijn zoals hierboven aangegeven, onafhankelijk van de rekening of groepscode. Het is ook mogelijk Niet in de Balans opgenomen rekeningen aan te maken (bijvoorbeeld voor aanbetalingen en voorwaardelijke verplichtingen) die de volgende BKlasse moeten hebben:

• 5 voor Activa Buiten Balans
• 6 voor Passiva Buiten Balans

Beginsaldi

Het beginsaldo van iedere rekening wordt ingevoerd in de Opening + valuta symbool kolom.

• De Activa saldi worden normaal, positief, weergegeven
• De Passiva saldi worden ingevoerd met het minteken (negatief)
• Doorgaans worden alleen de Activa en Passiva beginsaldi ingevoerd.

Bekijk de Jaarafsluiting en nieuw jaar pagina om te zien hoe de beginsaldi automatisch naar het volgende jaar kunnen worden overgebracht.

Verschillen in de Beginsaldi

In een correct boekhoudbestand moet het totaal van de beginsaldi van de Activa gelijk zijn aan het totaal van de beginsaldi van de Passiva, er worden dus geen verschillen getoond.
Als de totalen niet overeenkomen laat het programma een foutmelding zien met de melding dat er een beginsaldi verschil is (informatie venster).
Als u rekeningnummers veranderd heeft en u denkt dat de foutmelding niet correct is controleer de boekhouding opnieuw met het Boekhouding opnieuw controleren commando van het menu Rapporten, of gebruik Shift + F9.
Als u Banana Boekhouding voor de eerste keer gebruikt moet u de beginsaldi handmatig invoeren.

Rekeningen met addressen

Het is mogelijk om enkele kolommen toe te voegen in de rekeningentabel om adressen te beheren:
Menu Extra -> Nieuwe functies toevoegen commando

Dit commando voegt in de Rekeningentabel de volgende dingen toe:

• Diverse kolommen (naam, achternaam, bedrijf, plaats, ...) waar u de adres- en andere gegevens van de klant / leverancier / lid kunt invoeren.
• De Adres weergave waar u de toegevoegde kolommen kunt zien (om de weergave of de indeling van de weergave te veranderen zie de Tabellen instellen pagina).

Klanten/Leveranciers register
Als u in een boekhouding een klanten/leveranciers register wilt bijhouden, bijvoorbeeld een bepaalde rekeningenlijst voor alle klanten, heeft u de complete gegevens met adres, telefoonnummer, email, BTW nummer, etc. nodig; in dit geval is het handig om kolommen in de Adres weergave tot uw beschikking te hebben.

Het groeperings- en totalisatie systeem

Het Banana groeperings- en totalisatie systeem is gebaseerd op het gebruik van de volgende kolommen:

• Groep (TOTAAL rij)
  Als een groep identificatie wordt ingevoerd in een rij dan wordt de rij een TOTAAL rij.
  In deze rij worden de bedragen van de GR kolom opgeteld die dezelfde identificatie bevatten.
  Als er een groep is kan er geen rekening zijn.
• Gr (Telt deze rij op in de TOTAAL rij)
  Het getal dat hier gebruikt wordt moet één van de getallen zijn die gedefinieerd zijn in de Groep kolom.

Met dit systeem kan een rekening getotaliseerd worden in een groepsrij, de groep in een andere groep en zo verder... om zo diverse totalisatieniveuas te creëren. Dit totalisatiesysteem is erg krachtig en flexibel, maar het kost wat tijd om er aan te wennen om het echt goed te kunnen gebruiken.

Voorbeelden van de hoofdgroepen in het Dubbel Boekhouden

Ieder Rekeningschema gebruikt zijn eigen totalisatiesysteem. Hierna worden de hoofdgroepen van het Dubbel Boekhouden uitgelegd.

In het Dubbel Boekhouden moet het totaal van de Debet saldi (positief) samen met de Credit saldi (negatief) een 0 (nul) opleveren.

• De 00 is de rij waar alle bedragen bij elkaar opgeteld worden.
  Het is de "Summa summarum" van alle Debet & Credit saldi.
  Als de Saldi kolommen geen nul opleveren is er een Debet/Credit verschil en is er hoogstwaarschijnlijk een fout gemaakt. In dat geval is het verstandig de boekhouding te controleren (zie volgende punt).
  In de Debet en Credit kolommen van de Transacties weergave (Rekeningentabel) staan alleen positieve bedragen, dus ook in de rij van de 00 groep zal het totaal van de transacties niet gelijk zijn aan nul.

De volgorde van de berekeningen om tot het resultaat in 00 te komen is als volgt:

• De 1000 rekening -> groep 1 (Totaal Activa) -> Groep 00
• De 2000 rekening -> groep 2 (Totaal Passiva) -> Groep 00
• De 3000 rekening -> groep 3 (Totaal Uitgaven) -> Groep 02 (resultaat Winst & Verlies rekening)  ->  Groep 2301 (Winst/Verlies van het huidige jaar in de Balans) -> Groep 2 (Totaal Passiva) -> Groep 00.
• De 4000 rekening -> groep 4 (Totaal Inkomsten) -> Groep 02 (resultaat Winst & Verlies rekening)  ->  Groep 2301 (Winst/Verlies van het huidige jaar in de Balans) -> Groep 2 (Totaal Passiva) -> Groep 00.

Het resultaat van de Winst & Verlies rekening wordt toegevoegd aan het eigen vermogen

Zoals u kunt zien in het voorbeeld wordt de Groep 02 (Winst/Verlies van de Winst & Verlies rekening) opgeteld in de groep 2301 passiva (resultaat van het huidige jaar).
Met deze organisatie van de groep hebben we meerdere voordelen:

• In het lopende jaar wordt het bedrijfsresultaat weergegeven in de balans
• Het Totaal Passiva komt overeen met het Totaal Activa (op voorwaarde dat er geen fout in de boekhouding zit).

Toevoegen of verwijderen subgroepen

Toevoegen van een totalisatieniveau

Met dit systeem is het makkelijk om totalisatieniveaus toe te voegen.
Als we een subgroep voor de Contanten & Contanten-achtige rekeningen willen maken:

• Voeg een lege rij toe achter de bank rekening
  • Voer de waarde 10 in de Groep kolom in
  • Voer de waarde 1 in de Gr kolom in
• Geef de Gr 10 aan in de rekeningen 1000 en 1020
• De volgorde voor de berekening wordt:
  De 1000 rekening -> Groep 10 (Contanten & Contanten-achtige) -> Groep 1 (Totaal Activa) -> Groep 00.

Als u een andere subgroep "Vlottende Activa" wilt toevoegen gaat u op dezelfde manier te werk:

• Voeg een lege rij toe boven de rij van de Totale Activa
  • Voer de waarde 11 in de Groep kolom in
  • Voer de waarde 1 in de Gr kolom in
• Geef de Gr 11 aan in "Klanten en Goederen voor verkoop (voorraad)" rijen.

Verwijderen van subgroepen

Als de Rekeningentabel subgroepen laat zien die niet langer nodig zijn of ongewenst kunnen deze worden verwijderd. Verwijder eenvoudigweg de rij van de subgroep en verander de Gr van elke rekening die deel uitmaakte van die subgroep.

Contoleren van de structuur

Als het Rekeningschema eenmaal opgezet is voer dan het Boekhouding controleren commando van het menu Rapporten uit. Als er fouten zijn geeft het programma daarvan een melding.

Oneindige lus fout

Deze waarschuwing verschijnt als aan Groep wordt opgeteld in een Groep van een lager niveau waardoor een oneindige lus fout wordt veroorzaakt.
Er zou een oneidige lus ontstaan als, in het voorafgaande voorbeeld, de Activa Groep (1) zou worden opgeteld in Groep 10.
Het programma zou, nadat het de Groep 1 had berekend, het bedrag in Groep 10 optellen waarna dat op zijn beurt in Groep 1 opgeteld zou worden en daarna weer in 10 zonder dat er een eind aan kwam.

Winst & Verlies Rekening met Bruto Winst

Het is ook mogelijk een Winst & Verlies Rekening te gebruiken die begint met het totale Bedrijfsresultaat en die daar de kosten van aftrekt.
Hieronder staat een voorbeeld van het Zwitserse PME Rekeningschema.

Uitgebreid gebruik van het totalisatiesysteem

Het totalisatiesysteem is erg flexibel:

• Het is mogelijk zowel Groepen als Rekeningen op te tellen in een Groep
  Dit is te zien in het eerder getoonde voorbeeld waar de Groep Liquide middelen (10) en de rekeningen (1030 en 1090) worden opgeteld in de Activa.
• U kunt wat voor soort nummering ook gebruiken
• U kunt tot honderd totalisatieniveaus creëren
  • De Totaal rij kan na de rijen staan
  • De Totaal rij kan voor de rijen staan
  • De Totaal rij kan totaal ergens anders staan op een aparte plaats
    Dit wordt gebruikt om registers te maken (bijvoorbeeld een klantenregister)
• De rekeningen en de Groepen kunnen opgeteld worden in één enkele andere Groep.
  Het is niet mogelijk één en dezelfde rekening tegelijk in twee Groepen op te tellen.
• Dit systeem wordt ook gebruikt om de Kostenplaatsen en de Segmenten op te tellen.
  Let er echter op geen verschillende groepen te gebruiken voor normale rekeningen en voor kostenplaatsen, omdat de resulterende bedragen dan niet correct zullen zijn. 

Optelling van de Rekeningkolommen

De berekeningsprocedure telt de kolommen met bedragen op:

• De kolommen met bedragen gedefinieerd door het systeem worden opgeteld.
• De kolommen met bedragen toegevoegd door de gebruiker worden opgeteld.

De volgorde van de berekening

Het programma berekent de totalen op de volgende manier:

• Zet de waardes van de kolommen met Bedragen van de Groepen op nul
• Telt de bedragen van de Rekeningrijen in de Groepsrijen (eerst berekeningsniveau)
• Telt het saldo van de Groepsrijen in de Groepen van een hoger niveau
  Herhaalt de bewerking totdat alle niveaus zijn berekend.

Gerelateerde Documenten

• Beginsaldi

Om automatisch een Uitgebreide Balans op groepen aan te maken moet het rekeningschema voorzien worden van speciale codes die in de Sectie kolom ingevoerd moeten worden:

Secties in de Activa

• Voer een * in op dezelfde rij waar de titel Balans staat
• Voer een 1 in op dezelfde rij waar de titel Activa staat

Secties in de Passiva

• Voer een 2 in op dezelfde rij waar Passiva staat

Secties in de Winst & Verlies Rekening

• Voer een * in op dezelfde rij waar Winst & Verlies Rekening staat
• Voer een 4 in op de lege rij onder Winst & Verlies Rekening titel

Let op: als er een duidelijk verschil is tussen Baten en Lasten in het rekeningschema dan moet u:

• Een 3 invoeren op dezelfde rij waar de titel Lasten staat
• Een 4 invoeren op dezelfde rij waar de titel Baten staat.

Secties in de klanten/leveranciers lijst

• Voer een * in op dezelfde rij waar de titel Klanten/Leveranciers lijst staat of in een lege rij (zoals in het volgende voorbeeld)
• Voer 01 in op dezelfde rij waar de titel Klanten/debiteuren staat
• Voer 02 in op dezelfde rij waar de titel Leveranciers/crediteuren staat

De bedragen worden op dezelfde manier getoond als voor de Activa en Passiva.
Deze codering is werkt ook als klanten en leveranciers worden ingesteld als kostenplaatsen.

Voer de volgende elementen in als er kostenplaatsen of winstcentra worden ingesteld:

• Een * op de rij waar de titel Kosten-en Winstcentra staat of in een lege rij (zoals in het volgende voorbeeld)
• 03 op dezelfde rij waar de titel Kostenplaatsen staat
• 04 op dezelfde rij waar de titel Winstcentra staat

De Kostenplaatsen bedragen worden getoond als positieve getallen (zwart) zoals bij de lasten; de Winstcentra bedragen worden getoond als negatieve getallen (rood) zoals bij de baten.

Voor meer informatie zie de pagina De Logica van de secties.

Gerelateerd document: Uitgebreide Balans op groepen

Een nieuwe rekening of categorie toevoegen

• Ga in de rij staan boven de rij waar u de nieuwe rekening toe wilt voegen
• Voeg een nieuwe lege rij toe met het commando Rijen toevoegen van het menu Bewerken
• Voeg in de kolommen het rekeningnummer, de beschrijving, de BKlasse (1 voor de Activa, 2 voor de Passiva, 3 voor de Baten en 4 voor de Lasten) en de Gr, die hetzelfde moet zijn als degene die ingevoerd is voor de rekeningen die bij dezelfde Groep horen, in.

Let op: Als u eerst een transactie invoert met een niet bestaande rekening en daarna de nieuwe rekening aanmaakt in het rekeningschema, krijgt u eerst een foutmelding die alleen verdwijnt als u de boekhouding controleert met de Shift + F9 toetscombinatie of met het Boekhouding controleren commando van het menu Rapporten.

Een nieuwe groep toevoegen

• Ga in de rij staan boven de rij waar u de nieuwe groep toe wilt voegen
• Voeg een nieuwe lege rij toe met het commando Rijen toevoegen van het menu Bewerken
• Voeg in de kolommen het groepnummer, de beschrijving, en de Gr, die hetzelfde moet zijn als de groep waarin deze groep opgeteld moet worden, in.

Een rekening of een groep hernoemen

• Ga in de Rekening of Groep kolom in de Rekeningentabel, of in de Categorie kolom van de Categorieën-tabel (of de BTW-code kolom in de BTW-codes tabel) staan
• Kies het Hernoemen commando van het menu Gegevens
• Voer de nieuwe rekening, categorie, groep of BTW-code in

Het programma voert automatisch de veranderingen in de Transacties-tabel door.

Een rekening of een groep verwijderen

• Ga op het rijnummer staan van de rekening die verwijderd moet worden
• Klik op het Rijen verwijderen commando van het menu Bewerken
• Voer het aantal rijen in dat u wilt verwijderen

Na het verwijderen van een rekening, een categorie of groep is het nodig de boekhouding opnieuw te controleren (Rapporten menu). Het programma geeft een waarschuwing als de verwijderde rekening, categorie of groep in de Transactiestabel werd gebruikt.