新建文件
为了创建新的会计文件，您需要点击文件菜单中的新建命令。
出现的窗口将允许您以三种不同的方式创建新文件:
从适合您业务的模板开始
您可以通过调整及编辑现有的模板来客制化您的会计文件。
- 文件菜单, 新建命令
- 选择国家
- 选择语言
- 选择类别
- 选择您所需的记账类型
- 从窗口右侧的模板列表中，选择最适合您的模板。
点击文件后，其将自动在软件中打开，然后您便可使用新的名字对文件进行保存。
所有带增值税选项的文件内都含有增值税的表格，并且其中已经拥有本地化的增值税税率。
会计科目表可以根据您的要求进行调整 (更改账户摘要，插入或删除组，子组等)。
您可以通过在搜索框中输入关键字来搜索模板。
为文件命名被保存
一旦用软件打开了会计模板，需要使用文件菜单中另存为的命令来为文件命名并保存。
- 选择目标文件夹
可为每年创建一个单独的文件夹，用来存储与该年相关的会计文件。 - 选择包含公司名称和会计年度的文件名，例如: 北京_新太阳公司_2018。
- 软件会为会计文件添加.ac2的扩展名。
对模板进行调整
- 编辑文件和账户属性
- 输入文件属性中套账标签内的相关信息
- 输入地址标签内的相关信息
- 可根据需要调整会计科目表
- 输入银行账户
- 根据所需输入或调整会计科目表
在编辑会计文件的同时，如果出现新的需求，仍可添加或编辑。
从现有的文件中选择
无需修改现有文件，从现有的文件或模板中进行选择。
您可以通过以下方法来备份文件:
- 如上图所示，点击浏览，然后选择您需要的文件，点击浏览键下的创建备份，如下图所示，在跳出的窗口中做成相应的选择。
- 或使用文件菜单中另存为的命令。
- 或者在打开模板或目标会计文件后，使用工具栏菜单中备份文件的命令，同样可以出现下面的窗口，在此窗口中，您可以选择需要保留的数据。如果三个选项均未激活，则仅使用帐户计划创建文件。
将文件保存在您希望保留数据的文件夹中 (通常位于文档文件夹中)
- 输入公司名称和会计年度作为文件名，例如: 北京_新太阳公司_2018。
- 如果您正在编辑现有的会计文件，还需要在初期列中输入期初余额。
- 如果正在编辑的是多货币的会计文件，则需要更新期初汇率。
从新的空文件开始
选择从空白文件开始，意味着您需要设置基本会计数据和整个账户计划（不推荐）。
- 文件菜单, 新建命令
- 在跳出的窗口中，如上图所示，点击空文件
- 选择适合您的语言
- 如上图所示，在右边的信息框中，选择适合您的会计类别，文件会自动在软件中打开
- 设置文档初始设置
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转换至新的一年
当转换至新一年的时候, 为了创建新一年的文件并且自动结转初期余额，用户需要遵循一个特定的程序。
新文件的设置
当程序创建具有新特征的文件时，需要进行文档初始设置。
文档初始设置
如果用户选择了建立新文件信息框中的示例/模板部分的新建空白账本(无会计数据，无账户目录)，那么会出现下面的窗口。
语言
此处语言的选择被用在各个表格的列标题上。
金额小数点位数
为了避免会计账户的差异，每个文件的金额小数点位数是固定的。通常使用的是十进制(两位小数)，但是有的货币不需要小数点，而是需要插入零。
外汇小数点位数
如果使用的是多种货币记帐，那么在外汇中定义外汇小数点的位数也是必须的。
进位方法
数额将被四舍或五入到最接近的整数。如果数额中出现刚好一半数额的情况 (例如: 100.5 / 101.5 / 102.5 / 103.5)，那么下列的系统将会被使用:
- 银行规则 (四舍五入) 会被四舍或五入到最接近的偶数(100 / 102 / 102 / 104)。
- 商业规则(整数进位) 会被四舍或五入到下一个最接近的整数 (101 / 102 / 103 / 104)。这也是在会计记账中最常用到的。
- 第4版软件 小的精确度被使用，在非常特殊的情况下，可以产生不同的舍入。
账户表格中的地址列
当此选项被激活的时候，地址视图将在账户表中被创建。在此视图中，用户可以进入客户，供应商以及成员的地址。
预算表格
当此选项被激活的时候，预算表会被创建，在那里用户可以输入他们的预算业务。
用户可以创建不同的会计文件，使用不同的语言，以及选择不同的小数点。为了能够在会计文件建立后改变语言或小数点的设置，必须通过使用工具栏菜单中的转换到新套帐命令来转换账户类型。