• Sections
  Ici on insère des codes qui, dans le Bilan formaté par groupes, permettent d'imprimer seulement des parties détéreminées du plan de comptes.
• Groupes
  Le code qui définit que la ligne est une ligne de groupe est indiqué ici. Le code du groupe est ensuite inséré dans la colonne GR pour indiquer la totalisation d'un compte ou d'un groupe.
• Compte
  On y insère le numéro de compte, le centre de coût ou le segment.
• Libellé
  Un texte pour indiquer le nom du compte, du groupe ou de la section.
• BClasse
  On y indique si le compte est: 1=Actifs, 2=Passifs, 3=Charges, 4=Produits; voir les Comptes.
• Gr (Totaliser dans...)
  On y indique le code d'un groupe de façon que le programme puisse totaliser cette ligne dans le groupe.
• Gr1 e Gr2
  Des codes de regroupement supplémentaires, à utiliser avec les fichiers de rapports externes.
• Solde d'ouverture
  Le solde du compte au début de l'année est inséré.
  Les montant en crédit doivent être insérés précédés par le signe moins (-). Les totaux des montants en débit (en positif) et ceux en crédit (en négatif) doivent résulter en zéro. Une différence est indiquée dans la fenêtre d'information si les soldes d'ouverture ne sont pas en équilibre.
  Si il y a des comptes ajoutés ou collés et la différence n'est pas exacte, il faut Recontrôler la comptabilité (Maj. + F9).
• Mouvement Débit et mouvement Crédit (Colonne protégée)
  Le total des mouvements Débit et Crédit des mouvements insérés dans le tableau Écritures.
• Solde  (Colonne protégée)
  Le solde du compte inclut le solde d'ouverture et les mouvements en Débit et en Crédit.
  Le solde Débit est indiqué en positif; le solde Crédit est indiqué en négatif (précédé par le signe moins [-] ).
• Budget
  On y insère le montant du budget de l'année courante.
  Le montant du budget des charges (débit) doit être inséré en positif; celui des produits en négatif (crédit).
• Différence Budget (Colonne protégée)
  La différence entre le Solde et le montant Budget.
• Année précédente
  Le solde du compte à la fin de l'année précédente.
  Avec les commandes "Créer Nouvelle année" ou "Mettre à jour soldes d'ouverture", les valeurs présentes dans la colonne Solde du fichier de l'année précédente sont reprises
  Si une nouvelle comptabilité a été créée et on desire avoir des impressions avec les montants de l'année précédénte, les valeurs de l'année précédente doivent être insérées manuellement.
• Différence Année précédente (Colonne protégée)
  La différence entre le solde et le montant de l'année précédente.
• Désactiver
  Si cette colonne contient la valeur "1", le compte n'est pas proposé dans la liste des comptes disponibles.
• Numéro de TVA
  Numéro de TVA si ce compte est associé à un client ou à un fournisseur.
• Code TVA
  Le code TVA qui doit être repris automatiquement quand, dans la colonne CtDébit ou CtCrédit des Écritures ce compte a été inséré.
• Colonnes adresses
  Le programme peut ajouter des colonnes pour les adresses pour la gestion des données des clients ou des fournisseurs.  

Liste des comptes triée par libellé ou autre

Pour obtenir des listes des comptes triés différemment il faut utiliser la commande Extraction et trier lignes du menu Données.

Ajouter ou déplacer des colonnes

• Si l'on ajoute une colonne du type Montant dans le plan comptable, le programme totalise les montants selon les regroupements choisis.
• Les colonnes ajoutées du type Numéro ne sont, au contraire, pas totalisées.
• Avec la commande Organiser colonnes, des colonnes peuvent être affichées, la séquence peut être changée et d'autres colonnes peuvent être ajoutées. 
• Avec la commande Mise en page, la disposition d'impression (horizontale ou verticale) et le zoom peuvent être définis.

Vues

Le plan des comptes est créé avec des vues préconfigurées.

• Base: les colonnes principales sont affichées, les colonnes de regroupement, et les soldes.
• Mouvement: les colonnes avec le Mouvement Débit et le Mouvement Crédit sont affichées.
• Précédent: les colonnes Année précédente et Différence Année précédente sont affichées
• Divers: les colonnes Désactiver, Numéro TVA et Numéro fiscal sont affichées.
• Imprimer: les colonnes Compte, Libellé et Solde sont affichées.
   

Les vues peuvent être personnalisées et il est également possible d'en ajouter des autres avec la commande Organiser vues.

Les comptes de la comptabilité

Pour créer un compte, il faut insérer un ligne dans le tableau Comptes qui possède un numéro ou un code dans la colonne Compte.
Ce numéro est ensuite utilisé comme compte débit ou crédit dans le tableau Écritures.  

• Le numéro de compte peut être composé de chiffres, lettres et de caractères de séparation
• Il n'est pas possible que plusieurs comptes portent le même numéro
• Chaque compte doit avoir un regroupement (Gr) et une classe (BClasse).

Les classes

Chaque compte doit obligatoirement avoir une des BClasses suivantes:

• 1  pour les Actifs
• 2  pour les Passifs
• 3  pour les Charges
• 4  pour les Produits

Le code de la BClasse doit obligatoirement être celui indiqué, indépendamment du numéro de compte ou du groupe d'appartenance.
En outre, il y a la possibilité de créer des comptes hors bilan (par exemple, pour des garanties et des obligations conditionnelles): ceux-ci doivent avoir la BClasse suivante: 

• 5 pour Hors Bilan: Actifs
• 6 pour Hors Bilan: Passifs

 

Le soldes d'ouverture
Le solde d'ouverture d'un compte est indiqué dans la colonne Ouverture.

• Les soldes en débit (Actifs) sont indiqués normalement.
• Les soldes en crédit (Passifs) sont indiqués avec le signe moins (en négatif)
• Normalement, seulement les soldes d'ouverture des Actifs et des Passifs

Pour automatiquement reporter les soldes d'ouverture pour l'année suivante, consulter la leçon: Créer nouvelle année.

Différences dans les soldes d'ouverture
Pour avoir une comptabilité correcte, le total des soldes d'ouverture en débit doit correspondre au total des soldes d'ouverture en crédit, de façon qu'il n'y a pas de différence. 
Si les totaux ne correspondent pas, un message d'erreur apparaît dans la fenêtre d'information, indiquant qu'il y a une différence dans les soldes d'ouverture.
Si des numéros de compte ont été changés et s'il y a des différences, il faut effectuer un Recalcule complet de la comptabilité.  Quand on utilise Banana Comptabilité pour la première fois, il est nécessaire d'insérer les soldes d'ouverture manuellement pour créer le bilan d'ouverture.

 

Dans le plan comptable, on peut ajouter des colonnes pour la gestion d'adresses:
Menu Outils -> Ajouter de nouvelles fonctions.

La commande ajoute dans le tableau Comptes:

• plusieurs colonnes (prénom, nom, société, ville, etc.) qui servent à insérer l'adresse d'un client, d'un fournisseur ou d'un membre de l'association
• la vue Adresses dans laquelle les colonnes insérées sont affichées (pour modifier la vue ou la disposition des colonnes, consulter Organiser tableaux).

 

Registre des clients/fournisseurs
Quand on a un registre des clients/fournisseurs dans le plan comptable (c.à.d. des comptes spécifiques pour les clients/fournisseurs) et quand on a besoin d'avoir des données complètes avec adresse, numéro de téléphone, email, numéro de TVA et autre, ces données peuvent être définies et affichées dans les colonnes de la vue Adresses.

 

Le système de regroupement et de totalisation

Banana a développé un système de regroupement très pratique et immédiat, qui permet de définir dans le tableau Comptes toutes les informations nécessaires pour définir la structure du bilan, du compte de résultat et des autres rubriques de la comptabilité, en indiquant :

• Les Titres éventuels.
• Les comptes nécessaires à la comptabilité, y compris les données clients et fournisseurs, les centres de coûts et les segments.
• Lignes de regroupement pour les totaux et le contrôle, avec jusqu'à 100 niveaux de totaux (bien au-delà de tout besoin).

Le système de regroupement est flexible, et permet de mettre en œuvre n'importe quel plan comptable national et en même temps de l'adapter aux besoins spécifiques de l'entreprise. Il est possible de créer des plans et des présentations du bilan et du compte de résultat, à la fois très simples et très complexes et à plusieurs niveaux. 

Un autre avantage de ce système est qu'il permet immédiatement de voir les résultats. A côté de chaque compte et groupe, vous pouvez directement voir le solde, le mouvement, le budget. Les résultats s'affichent pendant les modifications.

Fonctionnement du système de groupement

Le système de regroupement repose sur deux colonnes du tableau Comptes :

• Groupe (Ligne de Total)
  Quand, dans une ligne, l'on insère un indicatif de groupe, la ligne devient une ligne de total
  Dans cette ligne, on y trouve le total des montants des lignes, qui dans la colonne Gr, contiennent l'indicatif du groupe.
  Si il y a un groupe, il ne doit pas y avoir de compte.
• Gr (Additionne cette ligne dans la ligne de total)
  Pour chaque ligne de compte ou de groupe, le groupe dans lequel la ligne doit être totalisée est indiqué.
  Doit être un des chiffres définis dans la colonne Groupe.

Avec ce système, vous indiquez au programme qu'il doit :

• Totaliser les comptes dans une ligne de groupe.
  Par exemple, le compte Caisse est totalisé dans le groupe Liquidité.
• Totaliser le groupe dans un autre groupe, qui à son tour est totalisé dans un autre groupe, construisant ainsi la structure de calcul du bilan et du compte de résultat.
  Par exemple, le groupe Liquidité est totalisé dans Actif à court terme, ceux-ci dans Total Actifs, et le total des Actifs dans la ligne de contrôle total.

Ce système de totalisation est très flexible, mais nécessite un peu de pratique pour en tirer le meilleur parti.

Exemple des principaux groupes dans la comptabilité double

Chaque modèle de plan des comptes utilise son propre système de totalisation. Ci-dessous se trouvent les explications des principaux groupes dans la comptabilité en partie double. 

Dans la comptabilité en partie double, la somme des soldes Débits (en positif) et Crédits (en négatif) doit toujours être égale à 0.

• Le groupe 00 è la ligne où sont additionnés tous les montants.
  C'est la "Summa summarum" de tous les soldes Débits et Crédits.
  Si les colonnes des soldes ne sont pas à zéro, c'est parce qu'il y a une différence Débits et Crédits et donc probablement une erreur. Dans ces cas, il est utile de faire un contrôle de la comptabilité.
• Dans les colonnes Débits et Crédits de la vue Mouvement (tableau Comptes), il ne s'y trouve que des montants positifs, ainsi, dans la ligne de groupe 00, la somme des mouvements ne pourra pas être 0.

La séquence de calcul pour arriver à 00 est donc la suivante:

• Le compte 1000 -> groupe 1 (Total Actifs) -> Groupe 00
• Le compte 2000 -> groupe 2 (Total Passifs) -> Groupe 00
• Le compte 3000 -> groupe 3 (Total Produits) -> Groupe 02 (résultat du Compte de Résultat) -> Groupe 297 (Bénéfice année courante dans le bilan) -> Groupe 2 (Total Passif) -> Groupe 00.
• La compte 4000 -> Groupe 4 (Total Charges) -> Groupe 02 (Résultat Compte de Résultat) -> Groupe 297 (Bénéfice année courante dans le bilan) -> Groupe 2 (Total Passifs) -> Groupe 00.

Le résultat du Compte de Résultat est totalisé dans le Capital Propre

Comme on peut le voir dans l'exemple, le Groupe 02 (Bénéfice/Perte du Compte de Résultat), est regroupé dans le groupe 297 (Résultat Année Courante). 
Avec ce regroupement nous avons l'avantage que:

• Dans le Bilan, le résultat de l'exercice de l'année courante est affiché
• Le total des Passifs reflète le total des Actifs (en présupposant qu'il n'y aucune erreur comptable)

Ajouter ou éliminer des sous-groupes 

Ajouter un niveau de totalisation

Avec ce système on peut facilement ajouter des niveaux de totalisation.
Si nous désirons obtenir le sous-groupe des comptes des liquidités:

• Insérer une ligne vide juste après le compte bancaire
  • Insérer dans la colonne Groupe la valeur 10
  • Insérer dans la colonne Gr la valeur 1
• Dans les comptes 1000 et 1001 indiquer le Gr=10
• La séquence de calcul deviendra:
  Le comptes 1000  -> Groupe 10 (Liquidités)  -> Groupe 1 (Total Actifs)  -> Groupe 00

Si l'on désire insérer un autre sous-groupe "Substance Circulante" il faudra procéder de la même façon.

• Ajouter une ligne vide avant les Actifs
• Dans la nouvelle ligne:
  • Indiquer dans la colonne Groupe le chiffre 11
  • Indiquer dans la colonne Gr le chiffre 1
• Dans les lignes Liquidités, Clients et Inventaire marchandises indiquer le Gr 11

Lignes du titre (avec Gr)

Dans les lignes de titre, il est également utile d'indiquer le Gr (le groupe de la ligne du total) auquel il appartient.
De cette façon, dans les impressions du bilan formaté par groupes, si les comptes sont à zéro, le titre ne sera pas imprimé.

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Eliminer des sous-groupes

Si le plan Comptable présente des sous-groupes non désirés, il est possible de les éliminer; pour ce, il suffit d'éliminer la ligne du sous-groupe et de changer le Gr de chaque compte qui en faisait partie.

Contrôle de la structure

Une fois que le plan comptable est bien défini, il faut exécuter la commande Contrôler Comptabilité  du menu Compta1. Si il s'y trouve des erreurs, le programme les signalera.

Erreur Récurrence Infinie

Cette erreur apparaît lorsqu'un groupe est totalisé dans un Groupe de niveau inférieur; raison pour laquelle une erreur de récurrence infinie se crée. 
Par exemple, il y aurait eu une erreur de récurrence infinie si dans l'exemple précédent le Groupe actif (1) était additionné dans le Groupe 10.
Le programme, après avec calculé le Groupe 1 aurait additionné le montant dans le groupe 10 qui, à son tour, s'additionnerait dans le Groupe 1 et ensuite dans le 10 et cela à l'infini.

Compte de Résultat avec bénéfice brut

On peut aussi réaliser un Compte de Résultat à différents niveaux qui commence avec le Total Chiffres d'affaires et qui ensuite déduit les charges.
L'exemple qui suit, est issu du Plan Comptable PMI suisse.

Vaste usage du système de totalisation

Le système de totalisation est très flexible:

• Dans un groupe, il est possible d'additionner aussi bien des comptes que des groupes
  Voir l'exemple plus haut où le Groupe Liquidités (10) et les comptes (1100 et 1300) sont additionnés dans les Actifs
• On peut aussi attribuer aux titres le groupe auquel ils appartiennent. 
  De cette façon, si le groupe n'est pas imprimé dans l'impression parce qu'il est à zéro, le titre n'est pas non plus imprimé. 
• On peut utiliser n'importe quel genre de numérotation (chiffres et/ou lettres)
• On peut créer jusqu'à 100 niveaux de totalisation
• La totalisation est indépendante de la séquence: 
  • La ligne de total peut être positionnée après la ligne
  • La ligne de total peut être positionnée avant la ligne
  • La ligne de total peut être positionnée dans une position complètement détachée
    Ceci sert à créer des registres.
• Le compte et les Groupes peuvent être totalisés dans un seul autre Groupe
  Le même compte ne peut être totalisé simultanément dans deux Groupes.
• Le système est aussi utilisé pour totaliser les Centre de Coûts et les Segments.
  Il faut, toutefois, faire attention à ne pas utiliser des Groupes différents pour les comptes normaux et pour les centres de coûts, parce que les montants ne seront pas exacts. 

Totalisation des colonnes Montant

La procédure de calcul additionne les colonnes Type Montant. 

• Les colonnes Montant définies par le système sont totalisées
• Les colonnes Montant ajoutées par l'utilisateur sont totalisées

La séquence de Calcul

Le programme calcule les totaux comme suit:

• Remet à zéro les valeurs des colonnes Montant des lignes de Groupe
• Additionne les montant des lignes des Comptes dans les lignes de Groupe (premier niveau de calcul)
• Additionne le solde des lignes des Groupes dans les Groupes de niveau supérieur
  Répète l'opération jusqu'à ce que tous les niveaux soient calculés

Documents corrélés

• Soldes d'ouverture

 

Afin de pouvoir créer automatiquement un Bilan formaté par groupes, il faut configurer le plan comptable avec les codes affichés ci-dessous, à insérer dans la colonne Section:

*	Titre 1	l'astérisque sert à séparer les sections et est inséré pour les titres principaux
**	Titre 2	à insérer pour les titres secondaires
1	Actifs	à insérer dans la ligne du titre Actifs
2	Passifs	à insérer dans la ligne du titre Passifs
3	Charges	à insérer dans la ligne du titre Charges
4	Produits	à insérer dans la ligne du titre Produits
01	Registre clients	à insérer dans la ligne du titre Registre clients
02	Registre fournisseurs	à insérer dans la ligne du titre Registre fournisseurs
03	Centres de coût	à insérer dans la ligne du titre Centres de coût
04	Centres de profit	à insérer dans la ligne du titre Centre de profit
#	Notes	à insérer dans la ligne du titre Notes
#X	Données cachée	à insérer dans la ligne à partir de laquelle les données doivent être cachées.

Les sections dans les Actifs

• Insérer un * dans la même ligne du titre Bilan
• Insérer 1 dans la même ligne du titre Actifs

Les sections des Passifs

• Insérer 2 sur la même ligne du titre Passifs

Les sections dans le Compte de résultat sous forme scalaire

• Insérer un * dans la même ligne du titre Compte de Résultat
• Insérer 4 dans la même ligne du titre Produits
  Dans le cas d'un Compte de résultat sous forme scalaire, les groupes de charges et de produits alternent et il n'est donc pas nécessaire de saisir 3 pour les charges.

Note: dans le cas où le plan comptable n'est pas sous forme scalaire et il y a une distinction claire entre le total Charges et le total Produits, il faut:

• Insérer 4 dans la même ligne où on indique le titre Produits
• Insérer 3 dans la même ligne où on indique le titra Charges

Les sections dans le Registre Clients/Fournisseurs

• Insérer un * dans la même ligne du titre Registre clients/fournisseurs ou dans une ligne vide (comme dans l'exemple)
• Insérer 01 dans la même ligne du titre Registre clients
• Insérer 02 dans la même ligne du titre Registre fournisseurs

L'affichage des montants se passe comme pour les Actifs et les Passifs.
Cette codification est aussi valable si les clients et fournisseurs sont configurés comme centre de coût.

Dans le cas où il y a des centres de coût et de profit, il faut insérer:

• un * dans la même ligne du titre Centre de coût et de profit ou dans une ligne vide
• 03 dans la même ligne du titre Centre de coût ou dans une ligne vide (qui précède les centres de coût)
• 04 dans la même ligne du titre Centre de profit ou dans une ligne vide (qui précède les centres de profit).

Les montants des centres de coût sont affichés en positif comme les charges; les centres de profit sont comme les produits.

Pour plus d'informations, consulter la page Logique des sections.

Document corrélé: Bilan formaté par groupes

 

Ajouter un nouveau compte ou catégorie

• Se positionner dans la ligne précédente à celle où le nouveau compte ou catégorie sera inséré
• Ajouter une ligne avec la commande Édition -> Ajouter lignes
• Dans les colonnes respectives, insérer le numéro de compte, le libellé, la Bclasse (1 pour les Actifs, 2 pour les Passifs, 3 pour les charges, et 4 pour les Produits), le numéro de Gr qui doit être égal à celui qui a été inséré pour les comptes qui appartiennent au même Groupe.

Attention: si on insère une écriture avec un compte inexistant, qui seulement par après sera crée dans le plan comptable, on reçoit d'abord un message d'erreur; pour l'éliminer, il est nécessaire de recontrôler la comptabilité avec la touche Maj. + F9, ou à partir du menu Compta1, commande Recontrôler comptabilité.

 

Ajouter un nouveau groupe

• Se positionner dans la ligne précédente à celle où le nouveau groupe sera inséré
• Ajouter une ligne avec la commande Édition -> Ajouter lignes
• Dans la colonne Groupe, insérer le numéro de groupe, le libellé et le numéro de Gr où l'on désire que ce groupe soit totalisé.

 

Renommer un compte ou un groupe

• Se positionner sur la colonne Compte ou Groupe du tableau Comptes, ou sur la colonne Catégories du tableau Catégories (ou sur la colonne Code TVA du tableau Codes TVA) 
• Cliquer sur la commande Données -> Renommer
• Indiquer le nouveau numéro de compte ou de groupe, de catégorie ou le nouveau Code TVA.

Le programme met automatiquement le tableau Écritures à jour avec le nouveau numéro ou code.

 

Supprimer un compte, un group ou une catégorie.

• Se positionner sur la ligne que l'on veut éliminer
• Donner la commande Édition ->Supprimer lignes
• Confirmer le nombre de lignes que l'on veut éliminer

Après avoir éliminé un compte, un groupe, ou une catégorie,  il est nécessaire de recontrôler la comptabilité (touche Maj. + F9, ou à partir du menu Compta1, commande Recontrôler comptabilité). Le programme signale si le compte, le groupe ou la catégorie qui a été éliminé était utilisé dans les écritures.