Nous présentons de manière synthétique les règles principales pour apprendre à gérer la comptabilité en partie double

La comptabilité en partie double se base sur quatre catégories de comptes principaux:

Débit et crédit

La règle de Débit et Crédit représente un point ferme sur lequel toute la comptabilité en partie double tourne. 

La comptabilité en partie double utilise, au lieu des recettes et des dépenses, le débit et le crédit.

La règle générale

Les variations en augmentation

Les variations en diminution

Les instruments de la Comptabilité en partie double

La Comptabilité en partie double se base sur les instruments principaux suivants: le Plan des Comptes, le Journal, le Bilan, le Compte de résultat. 

C’est la liste de tous les comptes que regroupent les différentes catégories de mouvements
(par exemple, caisse, banque, achats, ventes, etc.)

Il énumère toutes les opérations qui influencent quotidiennement l’activité (prélèvements, versements, achats, ventes, paiement des salaires, des loyers, etc.) et ce journal correspond à la simple feuille ou à la feuille Excel qui est déjà tenue par la majeure partie des petites entreprises pour être ensuite transmise à l’expert comptable. 

C’est un schéma récapitulatif des actifs et des passifs. La différence entre les actifs et les passifs représente le montant du capital net de la société. 

C’est un schéma récapitulatif de toutes les charges et de tous les produits. Le solde représente le résultat de l’exercice (bénéfice ou perte).

Pour qui utilise la Comptabilité en partie double de Banana Comptabilité, il peut sembler étrange que les produits (ventes) et les passifs (capital propre) apparaissent en négatif; normalement, on s'y attend que les ventes apparaissent en positif et les charges en négatif.

La comptabilité en partie double est basée sur le principe de débit et crédit, qui, d'habitude, apparaissent dans deux colonnes séparées. Si les montants en débit et en crédit apparaissent dans une colonne, la mathématique de la comptabilité en partie double prévoit l'utilisation du signe négatif (-), afin que les montants en débit soient distingués de ceux en crédit.

Banana reprend complètement la logique de la comptabilité en partie double et indique donc les montants en crédit avec le signe moins (et en rouge pour faire en sorte que l'utilisateur puisse distinguer encore mieux les montants en débit et en crédit. Dans la comptabilité en partie double, les montants en négatif (crédit) n'ont pas la même signification que dans la comptabilité qui est basée sur les recettes et les dépenses. 

L'indication des montants en crédit en négatif est un système beaucoup plus efficace comparé aux autres systèmes qui ajoutent des symboles aux montants, par exemple les parenthèses, ou signes comme CR et DEB.

Ce système se base sur des simples équations mathématiques, qui assurent que la comptabilité soit correcte. Ce n'est pas par hasard que la comptabilité en partie double a en effet été codifiée par Luca Pacioli en 1494, un des plus illustres mathématiciens de la Renaissance Italienne, en même temps maître de Leonardo da Vinci. Dans son "Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita", Luca Pacioli ne parle pas seulement de la comptabilité en partie double, mais aussi d'autres questions mathématiques.

Dans la période de la Renaissance, il n'y avait pas de calculatrices électronique, et on indiquait donc les montants en débit et en crédit sur des colonnes séparées, afin que les totaux fussent plus faciles à calculer. Aujourd'hui, avec les ordinateurs, il n'y pas de calculs à faire et le problème principal est celui d'utiliser un système qui est facile à comprendre pour l'utilisateur et qui est au même temps facile et linéaire.

Pour qui est intéressé à la mathématique de la comptabilité et des équations sur lesquelles Banana Comptabilité s'appuie, l'explication suivante peut être intéressante.

Débit/Crédit

La comptabilité en partie double s'appuie sur le principe que chaque mouvement doit être noté en débit et en crédit et que les montants doivent être égaux.  

Débit = Crédit

Le solde (la différence totale du débit et crédit) doit toujours être égal à zéro. 

Débit - Crédit = 0

Pour faciliter la distinction (très utile quand on travaille sur l'écran), les montants en crédit sont indiqués en rouge, précédés par le signe moins (-)  

Débit + (-Crédit) = 0

Bilan et Compte de Résultat

La mathématique de la comptabilité en partie double prévoit l'utilisation de deux "comptes".

• Compte Bilan (Bilan) qui tient note de l'état financière à un moment précis. 
  • Débit représente les Actifs
  • Crédit représente les Passifs
• Compte de Résultat (Pertes et profits) tient note de l'évolution.
  • Débit représente les Charges
  • Crédit représente les Produits

Les mouvements sont enregistrés en débit et en crédit dans les comptes appropriés du Bilan et du Compte de Résultat.

Les mêmes écritures peuvent être représentées sur une seule colonne (crédit en négatif).

Le résultat est, naturellement, identique. 

Equations pour le calcul du résultat de l'exercice

Le résultat d'exercice est le solde (Débit - Crédit) du Compte de Bilan et la Compte de Résultat. 

On a un bénéfice quand les actifs sont plus importants que les passifs et les produits plus que les charges.

On a une perte quand les passifs sont plus importants que les actifs et les produits sont moindre comparés aux charges.

Il y a un bénéfice, si le solde du Bilan est positif et le solde du Compte de résultat négatif.  

Il y a une perte, si le solde du Bilan est négatif et le solde du Compte de résultat positif.

Usage de la notation dans une seule colonne

La notation en double colonne est idéale pour les écritures dans les livres en papier.  Les montants en débit et en crédit sont inscrits dans des colonnes séparées. Les totaux sont calculés à la fin de la page et les totaux et les calculs des résultats sont faits à la fin de la période.

Les systèmes informatisés offrent la possibilité de continuellement tenir à jour les soldes des comptes. Pour le calcul, les programmes utilisent d'habitude la notation dans une seule colonne avec les montants en débit en positif et les montants en crédit en négatif. Afin de pouvoir utiliser la notation en double colonne, les programmes devraient enregistrer, dans le Bilan, les montants en crédit en négatif et, dans le Compte de résultat, enregistrer les montants en crédit en positif et les montants en débit en négatif.

Du point de vue de la programmation, cette solution est plus compliquée et donc la plupart des programmes utilisent dans le système la mathématique d'une seule colonne et seulement pour la présentation la notation en double colonne.

Banana Comptabilité utilise au contraire de façon systématique les signe moins pour indiquer les montants en crédit. Au début, l'utilisateur doit s'y habituer, mais ce système a l'avantage d'être linéaire, et permet une meilleure compréhension de la mathématique qui est la base de la comptabilité en partie double, spécialement quand des raisonnements plus complexes sont requis, comme pour l'enregistrement des amortisements, du bénéfice de fin d'année ou de la TVA due ou récupérable.

Toutefois, pour la présentation du Bilan et du Compte de résultat, la logique de la double colonne est toujours plus adaptée.

Donc, les impressions du Bilan et du Compte de Résultat qui servent à présenter les résultats, sont rédigées avec les Actifs, les Passifs, les Charges et les Produits toujours en positif, et quand le Compte de résultat est présenté en format scalaire (Produits moins Charges), les Produits sont indiqués en positif et les Charges en négatif.

A la base de la comptabilité il y a les documents et justificatifs comptables.

Le type d'organisation comptable dépend de l'activité et du volume des documents.
L'organisation doit être adaptée selon les besoins.

Ci-dessous, nous donnons une indication des solutions qui se sont prouvées d'être très utiles.

Les différents types de documents

Il est important de classer et organiser les différents types de documents:

• Documents de base: contrat de bail, abonnements (de téléphone), statuts, contrats d'assurance et chaque document qui est signé une seule fois et qui a de l'importance pour plusieurs années.
  Ces documents doivent être gardés dans un classeur séparé, avec ce genre de documents.
  Pour des documents très importants (cautions reçus, etc.) il peut être utile de faire une photocopie et de conserver l'original dans un coffre en banque ou un endroit où le document est en sécurité.
  Ne pas perforer les documents importants, mais mettez-les dans des pochettes transparentes.
  Ce classeur est la base de votre société/activité et il faut le garder avec soin.
• Documents de base concernant les employés: Contrats de travail, assurances du personnel et autres, peuvent être gardés dans un classeur séparé.
  Si la documentation devient très volumineuse, on peut utiliser un classeur par thème.
• Déclarations à la TVA: il est utile de garder un classeur séparé, avec les différentes déclarations que vous présentez régulièrement (trimestriel, semestriel, annuel) Il est mieux de tenir votre affiliation à la TVA ou d'autres documents généraux ensemble avec les documents de base.
• Justificatifs comptables de l'année: il s'agit de reçus, factures, ou autres documents, liés à une dépense ou une recette.
  Les justificatifs comptables doivent être gardés, de façon séparée, année par année. Il faut donc avoir un classeur avec les justificatifs comptable par année comptable.

Justificatifs comptables:

Un bon ordre quotidien est nécessaire pour enregistrer les opérations comptables et pour avoir la situation de la société sous contrôle, comme la liquidité, la somme des débits et crédits, etc.

1. Tous les justificatifs comptables (reçus, factures, tickets de caisse) doivent en général être conservés pour au moins 10 ans.
2. Classer et mettre en ordre par date les justificatifs comptables, ensemble avec les extraits de compte bancaires de paiement/virement appropriés.
3. Les extraits de compte doivent être tenus ensembles aux justificatifs.
4. Noter sur le justificatif (extraits et autres) un numéro progressif. Grâce à ce numéro, qui doit être inséré dans la colonne Pièce, vous pouvez trouver, à partir de la comptabilité, le document comptable.
5. A la fin de l'année, imprimer une copie du journal et conserver-le ensemble avec les justificatifs.
6. Chaque année, il faut commencer un nouveau classeur pour les justificatifs comptables.

Dans la comptabilité, il y a deux critères pour enregistrer les opérations comptables:

• comptabilité sur l'encaissée: les factures sont enregistrées seulement au moment du paiement aux fournisseurs et de l'encaissement des clients.
• comptabilité sur ce qui a été facturé: les factures sont enregistrées au moment de la réception ou de l'émission.

Les petites entreprises non assujettis à la TVA peuvent comptabiliser soit avec la première soit avec la deuxième méthode; les entreprises assujettis à la TVA doivent choisir un critère qui doit être autorisé par le Bureau de la TVA à Berne. Dans certains cas, le Bureau de la TVA peut imposer le critère qui doit être utilisé. Quand un critère déterminé a été autorisé, il n'est pas possible de le changer, au moins qu'une demande spécifique sera faite auprès de l'autorités compétentes.

Comptabilité sur l'encaissée

Les dépenses et les recettes sont relevées seulement au moment que les factures sont payées et encaissées.

1. Tenir séparées les factures qui ont été émises et celles qui ont été reçues.
2. Vérifier régulièrement les factures en suspens à encaisser.
   Une fois la date d'échéance passée, il est utile d'envoyer un rappel de paiement.
   Il ne faut pas laisser passer trop de temps, occupez-vous d'encaisser les factures impayées. C'est une activité qui prend du temps, mais elle est fondamentale.
3. Une fois que les factures sont payées, mettez-les ensemble avec les justificatifs réguliers.

Comptabilité sur ce qui a été facturé

Les dépenses et les recettes sont relevées au moment de l'émission des factures aux clients ou de la réception des factures des fournisseurs.

Voir aussi: registre clients et fournisseurs

1. Tenir séparées les factures qui ont été émises et celles qui ont été reçues.
2. Vérifier régulièrement les factures en suspens à encaisser.
   Une fois la date d'échéance passée, il est utile d'envoyer un rappel de paiement.
   Il ne faut pas laisser passer trop de temps, occupez-vous d'encaisser les factures impayées. C'est une activité qui prend du temps, mais elle est fondamentale.
3. Quand vous enregistrer l'émission des factures en comptabilité, notez sur la facture l'enregistrement qui a été fait.
   Dans l'écriture, utilisez la colonne "PièceOriginale" pour y insérer le numéro de facture.
4. Une fois que les factures ont été payées, déplacez-les dans la section "payé" et enregistrez-les en comptabilité.
   Quand vous les avez enregistrées, notez sur le document l'enregistrement en comptabilité.

Ecritures / fréquence

• Il est utile d'enregistrer la comptabilité de façon régulière (quotidiennement, par semaine, par mois).
• Nous vous conseillons vivement de ne pas négliger les enregistrements comptables, pour avoir des données toujours mises à jour et pour pouvoir évaluer le progrès de votre activité.   
• En parcourant les différentes charges, il est facile de s'apercevoir des différentes dépenses que vous avez fait.
• La comptabilité ne se fait pas seulement pour les impôts.

Les comptes de la comptabilité

Pour créer un compte, il faut insérer un ligne dans le tableau Comptes qui possède un numéro ou un code dans la colonne Compte.
Ce numéro est ensuite utilisé comme compte débit ou crédit dans le tableau Écritures.  

• Le numéro de compte peut être composé de chiffres, lettres et de caractères de séparation
• Il n'est pas possible que plusieurs comptes portent le même numéro
• Chaque compte doit avoir un regroupement (Gr) et une classe (BClasse).

Les classes

Chaque compte doit obligatoirement avoir une des BClasses suivantes:

• 1  pour les Actifs
• 2  pour les Passifs
• 3  pour les Charges
• 4  pour les Produits

Le code de la BClasse doit obligatoirement être celui indiqué, indépendamment du numéro de compte ou du groupe d'appartenance.
En outre, il y a la possibilité de créer des comptes hors bilan (par exemple, pour des garanties et des obligations conditionnelles): ceux-ci doivent avoir la BClasse suivante: 

• 5 pour Hors Bilan: Actifs
• 6 pour Hors Bilan: Passifs

Le soldes d'ouverture
Le solde d'ouverture d'un compte est indiqué dans la colonne Ouverture.

• Les soldes en débit (Actifs) sont indiqués normalement.
• Les soldes en crédit (Passifs) sont indiqués avec le signe moins (en négatif)
• Normalement, seulement les soldes d'ouverture des Actifs et des Passifs

Pour automatiquement reporter les soldes d'ouverture pour l'année suivante, consulter la leçon: Créer nouvelle année.

Différences dans les soldes d'ouverture
Pour avoir une comptabilité correcte, le total des soldes d'ouverture en débit doit correspondre au total des soldes d'ouverture en crédit, de façon qu'il n'y a pas de différence. 
Si les totaux ne correspondent pas, un message d'erreur apparaît dans la fenêtre d'information, indiquant qu'il y a une différence dans les soldes d'ouverture.
Si des numéros de compte ont été changés et s'il y a des différences, il faut effectuer un Recalcule complet de la comptabilité.  Quand on utilise Banana Comptabilité pour la première fois, il est nécessaire d'insérer les soldes d'ouverture manuellement pour créer le bilan d'ouverture.

Dans le plan comptable, on peut ajouter des colonnes pour la gestion d'adresses:
Menu Outils -> Ajouter de nouvelles fonctions.

La commande ajoute dans le tableau Comptes:

• plusieurs colonnes (prénom, nom, société, ville, etc.) qui servent à insérer l'adresse d'un client, d'un fournisseur ou d'un membre de l'association
• la vue Adresses dans laquelle les colonnes insérées sont affichées (pour modifier la vue ou la disposition des colonnes, consulter Organiser tableaux).

Registre des clients/fournisseurs
Quand on a un registre des clients/fournisseurs dans le plan comptable (c.à.d. des comptes spécifiques pour les clients/fournisseurs) et quand on a besoin d'avoir des données complètes avec adresse, numéro de téléphone, email, numéro de TVA et autre, ces données peuvent être définies et affichées dans les colonnes de la vue Adresses.

Le système de regroupement et de totalisation

Le système de regroupement et de totalisation de Banana se base sur les colonnes suivantes:

• Groupe (Ligne de Total)
  Quand, dans une ligne, l'on insère un indicatif de groupe, la ligne devient une ligne de total)
• Dans cette ligne, on y trouve le total des montants des lignes, qui dans la colonne Gr, contiennent l'indicatif du groupe.
  Si il y a un groupe, il ne doit pas y avoir de compte.
• Gr (Additionne cette ligne dans la ligne de total)
  Doit être un des chiffres définis dans la colonne Groupe.

Avec ce système, un compte peut être totalisé dans une ligne de groupe, le groupe dans une autre groupe, et ainsi de suite pour créer différents niveaux de totalisation.
Ce système de totalisation est très puissant et flexible, mais il n'est pas intuitif. Il faut un peu de pratique pour l'utiliser.

Exemple des principaux groupes dans la comptabilité double

Chaque modèle de plan des comptes utilise son propre système de totalisation. On peut trouver dans ce qui suit les explications des principaux groupes dans la comptabilité en partie double. 

Dans la comptabilité en partie double, la somme des soles Débits (en positif) et Crédits (en négatif) doit toujours être égale à 0.

• Le groupe 00 è la ligne où sont additionnés tous les montants.
  C'est la "Summa summarum" de tous les soldes Débits et Crédits.
  Si les colonnes des soldes ne sont pas à zéro, c'est parce qu'il y a une différence Débits et Crédits et donc probablement une erreur. Dans ces cas, il est utile de faire un contrôle de la comptabilité (voir point suivant).
• Dans les colonnes Débits et Crédits de la vue Mouvement (tableau Comptes), ne se trouvent que des montants positifs, ainsi, dans la ligne de groupe 00, la somme des mouvements ne pourra pas être 0.

La séquence de calcul pour arriver à 00 est donc la suivante:

• Le compte 1000 -> groupe 1 (Total Actifs) -> Groupe 00
• Le compte 2000 -> groupe 2 (Total Passifs) -> Groupe 00
• Le compte 3000 -> groupe 3 (Total Produits) -> Groupe 02 (résultat du Compte de Résultat) -> Groupe 297 (Bénéfice année courante dans le bilan) -> Groupe 2 (Total Passif) -> Groupe 00.
• La compte 4000 -> Groupe 4 (Total Charges) -> Groupe 02 (Résultat Compte de Résultat) -> Groupe 297 (Bénéfice année courante dans le bilan) -> Groupe 2 (Total Passifs) -> Groupe 00.

Le résultat di Compte de Résultat est totalisé dans le Capital Propre

Comme on peut le voir dans l'exemple, le Groupe 02 (Bénéfice/Perte du Compte de Résultat), est regroupé dans le groupe 297 (Résultat Année Courante). 
Avec ce regroupement nous avons l'avantage que:

• Dans le Bilana, le résultat de l'exercice de l'année courante est affiché
• Le total des Passifs respecte le total des Actifs (en présupposant qu'il n'y aucune erreur comptable)

Ajouter ou éliminer des sous-groupes 

Ajouter un niveau de totalisation

Avec ce système on peut facilement ajouter des niveaux de totalisation.
Si nous désirons obtenir le sous-groupe des comptes des liquidités:

• Insérer une ligne vide juste après le compte bancaire
  • Insérer dans la colonne Groupe la valeur 10
  • Insérer dans la colonne Gr la valeur 1
• Dans les comptes 1000 et 1001 indiquer le Gr=10
• La séquence de calcul deviendra:
  Le comptes 1000  -> Groupe 10 (Liquidités)  -> Groupe 1 (Total Actifs)  -> Groupe 00

Si l'on désire insérer un autre sous-groupe "Substance Circulante" il faudra procéder de la même façon.

• Ajouter une ligne vide avant les Actifs
• Dans la nouvelle ligne:
  • Indiquer dans la colonne Groupe le chiffre 11
  • Indiquer dans la colonne Gr le chiffre 1
• Dans les lignes Liquidités, Clients et Inventaire marchandises indiquer le Gr 11

Eliminer des sous-groupes

Si le plan Comptable présentes des sous-groupes non désirés, il est possible de les éliminer; pour ce, il suffit d'éliminer la ligne du sous-groupe et de changer le Gr de chaque compte qui en faisait partie.

Contrôle de la structure

Une fois que le plan comptable est bien défini, il faut exécuter la commande Contrôler Comptabilité  du menu Compta1. Si il s'y trouve des erreurs, le programme le signalera.

Erreur Récurrence Infinie

Cette erreur apparaît lorsqu'un groupe est totalisé dans un Groupe de niveau inférieur, raison pour laquelle une erreur de récurrence se crée. 
Par exemple, il y aurait eu une erreur de récurrence si dans l'exemple précédent le Groupe actif (1) était additionné dans le Groupe 10.
Le programme, après avec calculé le Groupe 1 aurait additionné le montant dans le groupe 10 qui, à son tour, s'additionnerait dans le Groupe 1 et ensuite dans le 10 et cela à l'infini.

Compte de Résultat avec bénéfice brut

On peut aussi réaliser un Compte de Résultat à différents niveaux qui commence avec le Total Chiffres d'affaires et qui ensuite déduit les charges.
L'exemple qui suit, est issu du Plan Comptable PMI suisse.

Vaste usage du système de totalisation

Le système de totalisation est très flexible:

• Dans un groupe, il est possible d'additionner autant des comptes que des groupes
  Voir l'exemple plus haut où le Groupe Liquidités (10) et les comptes (1100 et 1300) sont additionnés dans les Actifs
• On peut utiliser n'importe quel genre de numérotation
• On peut créer jusqu'à 100 niveaux de totalisation
• La totalisation est indépendante de la séquence: 
  • La ligne de total peut être positionnée après la ligne
  • La ligne de total peut être positionnée avant la ligne
  • La ligne de total peut être positionnée dans une position complètement détachée
    Ceci sert à créer des registres.
• Le compte et les Groupes peuvent être totalisés dans un seul autre Groupe
  Le même compte ne peut être totalisé simultanément dans deux Groupes.
• Le système est aussi utilisé pour totaliser les Centre de Coûts et les Segments.
  Faire, toutefois attention à ne pas utiliser des Groupes différents pour les comptes normaux et pour les centres de coûts, parce que les montants ne seront pas exacts. 

Totalisation des colonnes Montant

La procédure de calcul additionne les colonnes Type Montant. 

• Sont totalisées les colonnes Montant définies par le système
• Sont totalisées les colonnes Montant ajoutées par l'utilisateur

La séquence de Calcul

Le programme calcule les totaux comme suit:

• Remet à zéro les valeurs des colonnes Montant des lignes de Groupe
• Additionne les montant des lignes des Comptes dans les lignes de Groupe (premier niveau de calcul)
• Additionne le solde des lignes des Groupes dans les Groupes de niveau supérieur
  Répète l'opération jusqu'à ce que tous les niveaux soient calculés

Documents corrélés

• Soldes d'ouverture

Afin de pouvoir créer automatiquement un Bilan formaté par groupes, il faut configurer le plan comptable avec les codes affichés ci-dessous, à insérer dans la colonne Section:

Les sections dans les Actifs:

• Insérer un * dans la même ligne du titre Bilan
• Insérer 1 dans la même ligne du titre Actifs

Les sections des Passifs

• Insérer 2 sur la même ligne du titre Passifs

Les sections dans le Compte de résultat sous forme scalaire

• Insérer un * dans la même ligne du titre Compte de Résultat
• Insérer 4 dans la même ligne du titre Produits
  Dans le cas d'un Compte de résultat sous forme scalaire, les groupes de charges et de produits alternent et il n'est donc pas nécessaire de saisir 3 pour les charges.

Note: dans le cas où le plan comptable n'est pas sous forme scalaire et il y a une distinction claire entre le total Charges et le total Produits, il faut:

• Insérer 4 dans la même ligne où on indique le titre Produits
• Insérer 3 dans la même ligne où on indique le titra Charges

Les sections dans le Registre Clients/Fournisseurs

• Insérer un * dans la même ligne du titre Registre clients/fournisseurs ou dans une ligne vide (comme dans l'exemple)
• Insérer 01 dans la même ligne du titre Registre clients
• Insérer 02 dans la même ligne du titre Registre fournisseurs

L'affichage des montants se passe comme pour les Actifs et les Passifs.
Cette codification est aussi valable si les clients et fournisseurs sont configurés comme centre de coût.

Dans le cas où il y a des centres de coût et de profit, il faut insérer:

• un * dans la même ligne du titre Centre de coût et de profit ou dans une ligne vide
• 03 dans la même ligne du titre Centre de coût ou dans une ligne vide (qui précède les centres de coût)
• 04 dans la même ligne du titre Centre de profit ou dans une ligne vide (qui précède les centres de profit).

Les montants des centres de coût sont affichés en positif comme les charges; les centres de profit sont comme les produits.

Pour plus d'informations, consulter la page Logique des sections.

Document corrélé: Bilan formaté par groupes

Introduction

Les segments sont utilisés pour avoir une séparation systématique des charges et des produits par unité, département ou succursale. En utilisant les segments on peut donc obtenir le Compte de Résultat par unité, département ou succursale, sans créer des comptes spécifiques pour chaque unité.
Un musée, par exemple, peut utiliser les segments pour connaître le montant des recettes, les charges du personnel, et l'organisation de chaque exposition individuelle.

Les segments suivent le compte. Les Centres de coût, au contraire, sont spécifiés par écriture et utilisés pour cataloguer de façon moins structurée (par exemple, toutes les dépenses d'une manifestation ou les achats pour un usage particulier).

On peut utiliser les centres de cout et les segments en même temps.

Caractéristiques des segments

• Les segments sont des comptes précédés d'un double-point ":".
• On peut utiliser des chiffres ou des lettres
• Il peuvent y avoir jusqu'à 10 niveaux de segments
• Le nombre de double-points qui précèdent le sigle pour le segment indique le niveau
  • :LU segment du niveau 1
  • ::P1 segment du niveau 2
  • :::10 segment du niveau 3
• Pour chaque niveau, il peut y avoir un nombre illimité de segments
• Les différents niveaux sont indépendants les uns des autres
• Les segments n'ont pas de Bclasse et n'ont pas de sigle de devise
• Les calculs des segments se font dans la devise de base.
• Dans les écritures, les segments suivent le compte débit et crédit.
  Il n'est pas possible d'enregistrer sur des segments sans avoir un compte.
• Dans les écritures, on peut utiliser le signe (-) comme séparateur, en lieu du ":", si dans les Propriétés Fichier (données de base) du menu Fichier l'option Utilise le signe moins (-) comme séparateur des segments est activée.
• On peut obtenir des fiches de comptes des écritures sur les segments individuels.

Configurer les segments

Les segments doivent être configurés dans le tableau Comptes, colonne compte, à la fin du plan comptable.

• Insérer un astérisque dans la colonne Section, pour définir la section pour les segments
• Dans la colonne Libellé, insérer le titre "Segments"
• Insérer la description des segments du premier niveau et dans la colonne Compte insérer:
  • Enumérer les segments du premier niveau, en insérant pour chacun, dans la colonne Compte, un code pour l'identification, précédé par :
  • Continuer en insérant les segments du deuxième niveau (et éventuellement du troisième niveau), de la même façon comme ceux du premier niveau, avec la différence que dans la colonne Compte, les codes des segments doivent être précédés de :: ou de :::, selon le niveau.
     

Solde segment

Le segment est une subdivision de ce qui est enregistré sur un compte. La valeur d'un segment est donc toujours relative à un compte, et pour avoir le solde d'un segment il faut donc utiliser un Rapport Comptable du menu Compta1, avec subdivision par segment (section Subdivision). 

Dans le plan des comptes, le solde du segment est indiqué. Ceci résulte toutefois avec "zéro" quand le segment est utilisé en même temps avec le Compte Débit ainsi qu'avec le Compte Crédit, car les montants Débit et Crédit se compensent. Le solde est seulement affiché si l'on utilise le segment seulement pour le Débit ou le Crédit, en combinaison avec le compte du Compte de résultat.

Ecritures

Les segments s’enregistrent dans le Tableau Ecritures, en faisant suivre le compte principal par celui du segment.

Dans les Propriétés Fichier (données de base), si l'option Utilise le signe moins (-) comme séparateur des segments est activée, il faut utiliser le signe (-) pour enregistrer les segments.

Si, dans le plan comptable, il y a des comptes qui ont un trait d'union (exemple: comptes du registre clients/fournisseurs), on ne peut pas utiliser le trait d'union comme séparateur des segments; dans ce cas, il faut désactiver l'option et utiliser le double-point. 

Quand on doit enregistrer un segment qui appartient à plusieurs niveaux, il faut d’abord insérer le compte principal, puis le segment du premier niveau et ensuite celui du deuxième niveau.

Rapport

Les rapports des segments peuvent être obtenus automatiquement avec:

• Bilan formaté par groupes 
• Rapport comptable
• Fiche de compte
• Rapports multi-niveaux
  Pour obtenir des rapports qui combinent des comptes et des segments (par exemple, tous les frais de la succursale LU pour Pr1), il faut utiliser les fonctionnalités des applications Banana.

Rapport subdivision par niveau

Dans le Bilan formaté par groupes, dans la section Subdivision, indiquer le niveau de segment que l'on veut utiliser. Le segment "vide" regroupe tous les montants enregistrés sans spécifier un segment.

Rapport en Résumé

Ceci est un résumé de tous les segments, configurés dans la section Plan comptable, avec une éventuelle subdivision par période ou par segment.

Segment non affecté

Le segment « vide » regroupe tous les montants enregistrés sans spécifier un segment. Vous pouvez définir le titre de ce segment l'indiquant dans le tableau Comptes. En outre, sélectionnez l’option En-tête segment: Libellé dans la section Subdivision.
 

 

D'autres ressources à propos des segments: Gérer des projets

Les centres de coût et de profit (ensuite appelés "Centres de coût") permettent de cataloguer les écritures selon des critères différents par rapport aux comptes habituels.

Caractéristiques des Centres de coût

• Les centres de coût ou de profit (CC) sont des comptes précédes du caractères "." ou "," ou ";"
• Il y a trois niveaux de centres de coût:
  • CC1, précédé du point "."
  • CC2, précédé de la virgule ","
  • CC3, précédé du point-virgule ";"
• Chaque niveau est indépendant de l'autre.
• Pour chaque niveau, on peut avoir un nombre illimité des centres de coût.
• On peut utiliser un niveau supérieur sans utiliser celui inférieur
• Ils peuvent être d'ordre numérique ou alphabétique
• Les centres de coût peuvent avoir un regroupement spécifique, différent de celui des comptes habituels.
  Pour le même niveau de centre de coût, on peut créer des sous-groupes
  Attention à ne pas mélanger des groupes de centres de côut avec d'autres groupes de niveau différent, ou de comptes normaux ou de segments.
• Chaque centre de coût possède sa propre fiche de compte, avec les mouvements et le solde.
• L'enregistrement sur le centre de coût est indépendant du compte enregistré en débit ou crédit.
  On peut enregistrer sur des centres de coût même quand il n'y a aucun compte dans la colonne Débit ou Crédit.

Quand utiliser les centres de coût

Les centres de coût sont habituellement utilisés pour cataloguer des frais liés à des actvités spécifiques, qui n'ont pas nécessairement de corrélation entre eux.

• Projets, Manifestations, Chantiers
• Clients et fournisseurs, Membres, Vendeurs
• Détails supplémentaires pour certaines dépenses (p. ex des frais accesoires.

Les segments suivent, au contraire, le compte Débit et le compte Crédit, et s'utilisent comme une subdivision ultérieure de tous les dépenses et recettes.

Il est possible d'utiliser les centres de coût et les segements en même temps.

Configurer les Centres de coût dans le tableau Comptes

• Créer unbe section destinée aux centres de coût
  Ces configurations sont nécessaires pour la présentation des centres de coût dans le Bilan formaté par groupes
  • insérer une section avec un astérique * pour le changement de section
  • dans la ligne suivante, insérer 03 (ou 04 pour un centre de profit)
• Insérer des lignes vides pour le nombre des centres de coût à insérer
  • Dans la colonne Groupe, insérer le groupe d'appartenance.
  • Dans la colonne Compte, insérer les comptes pour les centres de coût, précédés par un point pour ceux qui doivent être enregistrés dans la colonne CC1 (dans le tableau écritures), d'un virgule pour ceux qui doivent être enregistrés dans la colonne CC2 et d'un point-virgule pour ceux qui doivent être enregistrés dans la colonne CC3.
  • Dans la colonne Gr, indiquer le groupe dans lequel il faut totaliser les montants.
  • Dans la Comptabilité multidevise, il faut aussi indiquer le devise du compte
• Ajouter les groupes des centres de coût
  • Dans un group, seulement totaliser un niveau spécifique.
  • Come pour les comptes normaux, on peut créer plusieurs niveaux.

Les Données de base (section TVA)

Dans les Propriétés fichier (données de base), section TVA, les montants des centres de coût peuvent être configurés avec les options suivantes:

• Utilise le montant de l'écriture - Le montant du centre de coût est enregistré comme le montant enregistré
• Utilise le montant sans TVA - Le montant du centre de coût est enregistré au net de la TVA
• Utliise le montant TVA incluse - Le montant du centre de coût est enregistré au brut, TVA incluse.

Écritures

Pour pouvoir enregistrer sur les centres de coût, on présuppose que les comptes pour les centres de coût soient déjà insérés dans le plan comptable.  

Afin de procéder avec les écritures, il faut enregistrer dans le tableau Ecritures, vue Centres de coût, colonnes CC1, CC2, CC3, le compte du centre de coût sans la ponctuation qui le précède.

• Pour enregistrer sur le centre de coût en crédit, on doit écrire le compte du centre de coût précédé du signe moins (-CC1, -CC2, -CC3).
• Pour la comptabilité simple et le livre de caisse, dans les Propriétés fichier, on peut indiquer que les centres de coût suivent le signe de la catégorie.
• Pour enregistrer un montant global sur plusieurs centres de coût du même niveau, il faut créer des lignes pour chaque centre de coût.

Fiche de compte du Centre de coût

Le centre de coût est traité comme n'importe quel autre compte, par conséquence chaque centre de coût a sa propre fiche de compte avec les mouvements comptables et le solde.

Afin de pouvoir afficher toutes les fiches de compte des centres de coût, cliquer sur la commande Fiche de compte du menu Compta1 et ensuite sur le bouton Centres de coût (option Filtre).
 

Documents corrélés:

• Gérer la liste des membres d'une association
• Clients et fournisseurs avec la TVA sur prestations reçues

Ajouter un nouveau compte ou catégorie

• Se positionner dans la ligne précédente à celle où le nouveau compte ou catégorie sera inséré
• Ajouter une ligne avec la commande Édition -> Ajouter lignes
• Dans les colonnes respectives, insérer le numéro de compte, le libellé, la Bclasse (1 pour les Actifs, 2 pour les Passifs, 3 pour les charges, et 4 pour les Produits), le numéro de Gr qui doit être égal à celui qui a été inséré pour les comptes qui appartiennent au même Groupe.

Attention: si on insère une écriture avec un compte inexistant, qui seulement par après sera crée dans le plan comptable, on reçoit d'abord un message d'erreur; pour l'éliminer, il est nécessaire de recontrôler la comptabilité avec la touche Maj. + F9, ou à partir du menu Compta1, commande Recontrôler comptabilité.

Ajouter un nouveau groupe

• Se positionner dans la ligne précédente à celle où le nouveau groupe sera inséré
• Ajouter une ligne avec la commande Édition -> Ajouter lignes
• Dans la colonne Groupe, insérer le numéro de groupe, le libellé et le numéro de Gr où l'on désire que ce groupe soit totalisé.

Renommer un compte ou un groupe

• Se positionner sur la colonne Compte ou Groupe du tableau Comptes, ou sur la colonne Catégories du tableau Catégories (ou sur la colonne Code TVA du tableau Codes TVA) 
• Cliquer sur la commande Données -> Renommer
• Indiquer le nouveau numéro de compte ou de groupe, de catégorie ou le nouveau Code TVA.

Le programme met automatiquement le tableau Écritures à jour avec le nouveau numéro ou code.

Supprimer un compte, un group ou une catégorie.

• Se positionner sur la ligne que l'on veut éliminer
• Donner la commande Édition ->Supprimer lignes
• Confirmer le nombre de lignes que l'on veut éliminer

Après avoir éliminé un compte, un groupe, ou une catégorie,  il est nécessaire de recontrôler la comptabilité (touche Maj. + F9, ou à partir du menu Compta1, commande Recontrôler comptabilité). Le programme signale si le compte, le groupe ou la catégorie qui a été éliminé était utilisé dans les écritures.

Avec Banana Comptabilité Plus, vous évitez les erreurs

Afin de faciliter les contrôles et de trouver immédiatement les différences, dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, dans le tableau Écritures, une colonne Solde a été ajoutée, où vous pouvez voir les différences éventuelles sur chaque ligne et les corriger immédiatement. Il s'agit d'une fonction très utile pour la clôture de l'exercice financier.
Beaucoup de nos clients l'ont déjà essayé et sont enthousiastes à son sujet. Nous vous conseillons de passer immédiatement à Banana Comptabilité Plus et de profiter des nombreuses nouvelles fonctionnalités.

Écritures simples
Les écritures simples sont celles que incluent deux comptes et qui sont insérées chacune sur une seule ligne.
Le numéro de pièce est différente pour chaque écriture.

Écritures composées
Les écritures composées, où il y a plus de deux comptes, doivent être enregistrées sur plusieurs lignes. La contrepartie de l'écriture entière doit être insérée dans la première ligne.
Le numéro de document, reporté sur les différentes lignes, est le même car il s'agit de la même écriture.

Note:
Dans les écritures composées, les dates des lignes de l'écriture doivent être les mêmes, sinon, en cas de calculs par période, il pourrait y avoir des différences comptables.

Tableau Écritures répétées

Pour éviter de toujours réécrire les mêmes textes, on peut mémoriser des groupes d'écritures dans le tableau Écritures répétées (commande Compta2), qui peuvent ensuite être repris à l'aide d'un code dans le tableau Écritures.

Pour les opérations répétées on peut créer des codes spécifiques pour la reprise automatique des données.

Quand on se trouve sur la colonne "Pièce" du tableau Écritures, le programme propose la liste des lignes répétées, regroupées par code. Si l'on choisit une des ces lignes:

• Le programme insère les lignes répétées qui ont le même code.
• Il complète les lignes insérées avec la date et d'autres valeurs déjà insérées précédemment
• Il insère dans la colonne "Pièce", un numéro progressif (selon les valeurs précédemment insérées)

Insertion des écritures répétées

• Dans le tableau Écritures répétées, on insère (ou on copie du tableau Écritures) les lignes d'écritures qui doivent être reprises.
• Dans la colonne "Pièce", insérez le code relatif à l'écriture répétée.
  Les lignes qui ont le même code sont reprises ensemble (écritures sur plusieurs lignes).

• Numérotation progressive des documents "docnum"
  Si, dans les écritures, il faut une numérotation de la "Pièce" différente de celle qui est automatiquement insérée, il faut insérer une ligne qui contient le code "docnum" dans la colonne Pièce. Pour les lignes suivantes, le type de numérotation qui est spécifié dans la colonne Libellé est utilisé.
  • "0" si aucune numérotation automatique n'est souhaitée
  • "1"  numérotation progressive
  • "caisse-1" numérotation progressive avec le préfixe "caisse-" (caisse-2, caisse-3)
    Le programme remplace le numéro indiqué à la fin du texte par le numéro progressif.
     
• Si, dans les suggestions, vous voulez qu'une seule ligne par code soit affichée, il faut faire précéder le libellé d':
  • Un "*" : affiche seulement cette ligne et non les autres avec un code similaire.
  • Un "**": affiche seulement cette ligne, mais la line n'est pas reprise (seulement ligne de titre).
  • Un "\*" permet de commencer la description avec un astérisque, sans que cela soit interprété comme une commande.

Reprendre les écritures répétées dans le tableau Écritures

• Insérer la date et les autres colonnes qui doivent rester inchangées
• Dans la colonne "Pièce", choisir un des codes définis dans le tableau Écritures répétées et presser Enter.
  • Le programme insère tous les mouvements avec le même code, répétant la colonne date et les autres valeurs déjà insérées
  • Dans la colonne "Pièce", un numéro progressif est inséré ou comme spécifié dans "docnum"
• Ou indiquer dans la colonne "Pièce" le code et appuyez sur la touche F6.

Copier des lignes d'écritures dans les Écritures répétées

Pour copier du tableau Écritures vers/dans le tableau Écritures répétées

• Dans le tableau Écritures, sélectionner les lignes qui doivent être copiées;
• Menu Édition -> Copier Lignes;
• Aller dans le tableau Écritures répétées;
• Menu Édition -> Insérer lignes copiées.

Pour enregistrer l'émission de chèques bancaires, il faut insérer un compte "Chèques émis" dans les passifs.

Le chèque est émis au moment de payer le fournisseur. Ensuite, il est débité du compte courant bancaire.

La fiche de compte Chèques émis après l'écriture.

Gestion clients et fournisseurs

Il est préférable d'effectuer le contrôle des factures émises ou reçues au moyen de la fonction du Menu clients, Menu fournisseurs.

Associer une échéance à une ligne d'écriture

Comme alternative du système de gestion des clients et fournisseurs, ou pour d'autres raisons de contrôle (beaucoup plus simples), on peut aussi insérer dans la ligne d'écriture la date de paiement.

C'est une modalité opérationnelle de contrôle simplifiée. 

Avec la commande Organiser colonnes (du menu Données), rendre visible les colonnes DateEchéance et DatePaiement

Insérer donc dans la colonne échéance, la date d'échéance de la facture, et dans la colonne paiement la date du paiement.

Commande Afficher échéances

Avec la commande Afficher échéances du menu Compta2, le programme affiche dans le tableau Echéances les lignes des écritures qui ont une date d'échéance, mais pas de date de paiement. 

Connecter des documents numériques aux écritures

Avec Banana, on peut insérer, pour chaque écriture, des liens à des documents digitaux, enregistrés sur son propre ordinateur. 

• Créez un dossier pour enregistrer tous les documents numériques. Ceci peut être le dossier où vous conservez le fichier comptable ou un sous-dossier.
• Enregistrez les fichiers contenants des documents, factures, reçus et d'autres choses dans ce dossier.
• Connectez l’écriture avec le document numérique.
• Avec la commande Liens -> Ouvrir liens (menu Compta2), vous pouvez afficher le contenu du document numériques

Colonne PièceLien

La colonne PièceLien du tableau Écritures permet d'insérer un lien à un fichier externe (habituellement une numérisation d'un reçu ou d'une facture).

• La colonne PièceLien n'est normalement pas visible.
  Pour l'afficher, utiliser la fonction Organiser colonnes.
• Une fois affichée la colonne Lien, vous pouvez modifier le nom du fichier directement.
• Le nom du fichier est relatif au fichier de la comptabilité; si les documents sont dans un sous-dossier, le nom du fichier est précédé du nom du répertoire, dans la colonne PièceLien. 
• On peut aussi manuellement insérer une adresse internet dans la case Lien.
  Pour ouvrir le document lié, cliquer sur Ouvrir lien du menu Compta2, ou cliquer sur le petit carrée qui apparaît en haut à droite de la cellule qui contient le lien.

Insérer un lien à un fichier

Le lien peut être inséré de deux façons:

• Aller sur la ligne du tableau Écritures et, à partir du menu Compta2, activer la commande Liens-> Ajouter lien
• Sélectionner le fichier qui correspond au document à joindre et cliquer sur le bouton Ouvrir; le programme insère automatiquement le lien.
  Le programme insère le nom du fichier dans la colonne PièceLien, même quand celle-ci est invisible.

OU:

• Dans le tableau Écritures, afficher la colonne PièceLien. Voir: Organiser colonnes.
• Cliquer sur le petit carrée en haut à droite de la cellule
• Indiquer le répertoire où le fichier se trouve et le sélectionner
   

Modifier le lien

Procéder comme pour l'insertion d'un nouveau lien

Ouvrir lien

Il y a deux façons pour ouvrir un lien:

• Se positionner sur la ligne et cliquer sur Liens -> Ouvrir lien du menu Compta2;
• Se positionner sur la cellule PièceLien et cliquer sur l'icône pour l'ouverture.
   

Pour des raisons de sécurité, le programme ouvre seulement des fichiers avec une extension considérée sécurisée; voir Options programme -> section Avancé, du menu Outils.

Supprimer lien

Il y a deux façons pour supprimer un lien:

• Se positionner sur la ligne et cliquer sur Liens -> Supprimer lien du menu Compta2;
• Supprimer le contenu de la cellule PièceLien.

Certification digitale

Banana utilise un système de certification digitale des données comptables basé sur une technique que l'on appelle aujourd'hui blockchain (chaines de blocs). Les écritures peuvent être bloquées et munies d'un système de marquage digital qui garantit l'authenticité des données comptables.  

Banana.ch a été la première compagnie au monde à utiliser la technologie blockchain en comptabilité. La méthode a été brevetée en 2002 (US Patent No. 7,020,640).

Cette méthode garantit de hauts niveaux d'intégrité des données et de conformité aux normes de la loi. Consultez à ce sujet l'évaluation de la société de révision Ernst&Young qui a vérifié en 2002 la compatibilité du système par rapport aux normes en vigueur. Les nouvelles versions du logiciel utilisent la méthode de Hash SH256 e plus le MD5 cité dans les documents.

• Ernst&Young vérifie la compatilibité avec les normes suisses (pdf en Allemand)
  Consultez: Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes du 24 avril 2002.
• Ernst&Young vérifie la compatilibité avec les normes allemandes (pdf en Allemand)

La méthode de certification basée sur l'enchaînement des blocs de données "blockchain", est considéré tellement fiable qu'elle est utilisée pour assurer la validité des bitcoins et de toutes les crypto-monnaies modernes.

Commande Bloquer écritures

Avec la commande Bloquer écritures les mouvements de la comptabilité sont bloqués et marqués par des chiffres de contrôle qui servent à vérifier dans le temps si les écritures n’ont pas été modifiées.

• La validité d'un éventuel bloc déjà existant est verifiée
• Les écritures, jusqu'au date du bloc, sont progressivement numérotées et bloquées. Pour chaque écriture, la marque digital de la ligne et celle progressive est calculée. Le calcul des marquages digitaux est effectué selon la séquence des colonnes.
• Dans la comptabilité, il sera indiqué que les écritures, avec une date égale ou inférieure à celle du bloc, ne seront plus acceptées.
   

Date nouveau bloc (inclus)

Spécifiez jusqu'à quelle date les mouvements doivent être bloqués.

Mot de passe (facultatif)

Il est possible d'insérer un mot de passe pour permettre l'éventuel déblocage des écritures ou pour faire par la suite un nouveau bloc. Si le programme ne trouve pas d'erreurs dans les écritures comprises dans la date du bloc, il bloque les écritures, calcule et attribue à chaque ligne d'écritures différents chiffres et codes pour chaque ligne, affichés dans la vue Bloquer.

Dernier bloc

Les valeurs de cette section sont automatiquement insérées par le programme, selon le dernier bloc effectué.

Bloc valable

Le mot “Oui” est affiché si le bloc est valable.

Date du bloc

La date du dernier bloc effectué.

Numéro du bloc

La valeur insérée automatiquement par le programme, dans la dernière ligne de la colonne “BlocNum”.  Quand le bloc est répété, si la valeur de la ligne du dernier bloc reste inchangée, cela veut dire que le bloc est valable et par conséquent, les données n'ont pas été modifiées. Si, au contraire, la valeur est différente de la première, le programme indique:

• (-1) si déjà à partir de la première ligne le bloc n’est pas valide
• (-2) s’il y a des lignes qui ont le même “BlocNum”

Hash progressif

Le chiffre de contrôle qui se trouve sur la dernière écriture.

Écritures: vue Bloquer

Les marques digitales sont affichées ainsi que les informations qui ont servi pour attribuer la signature digitale.

• BlocNum: le numéro progressif qui indique la ligne.
• BlocMon: le montant cumulatif des mouvements, semblable au total de fin de page, demandé par certains législations.
• BlocLigne: (colonne masquée) la marque digitale calculée selon les valeurs de la ligne.
• BlocProgr: la marque digitale globale.

La marque digital BlocProgr

Élément central de la certification qui utilise la méthodologie du blockchain.
La marque digitale est calculée selon les valeurs suivantes:

• Du contenu de l'écriture actuelle, y compris les montants, les libellés et la description du compte au moment du bloc.
• Du numéro progressif (BlocNum)
• Du solde cumulé (BlocImp)
• De la marque progressive de l'écriture précédente (Bloc Progr).

Si les données de la comptabilité devraient subir une modification minimale (une date a été changée, un montant) le chiffre de contrôle aura un résultat différent.
Si le chiffre de contrôle reste inchangé, cela veut dire que les données sont originales et n'ont donc pas été changées.

Contrôler bloc

Avec la commande Contrôler bloc, le programme contrôle si le bloc est valide et affiche les données du bloc.

• Le programme recalcule les marques digitales et vérifie si ceux qui sont recalculés sont égaux à ceux associés aux écritures.
  • Si les valeurs correspondent, le bloc est considéré valable et les données sont donc les originales;
  • Si les marques ne sont pas égales, cela veut dire que les données ont été modifiées et que celles-ci ne sont pas les données originales calculées au moment du bloc.
     

Débloquer écritures

La commande Débloquer écritures enlève le bloc et les chiffres de contrôle. Si le bloc a été doté d'un mot de passe, il faut le réinsérer pour procéder au déblocage.
Si l'on souhaite ensuite procéder à un nouveau bloc, les chiffres de contrôle seront les mêmes que le blocage précédent si les données et l'ordre des écritures n'ont pas été changées. Si, au contraire, elles ont été changées, les chiffres de contrôle changent.

Déblocage partiel

Quand les écritures ont été bloquées, on peut également les débloquer, même partiellement, à partir d'une certaine date. Si dans le bloc un mot de passe a été inséré, il faut insérer le mot de passe dans la case appropriée pour confirmer le déblocage.

Pourquoi débloquer la comptabilité?

En principe une comptabilité bloquée ne devrait pas être débloquée. Cela arrive quand après le bloc on se rend compte qu'il y a des erreurs dans la comptabilité et qu'il est nécessaire de faire des corrections.
Auparavant, afin de pouvoir effectuer des corrections ultérieures, les utilisateurs devaient tenir une copie du fichier faite avant le bloc. Si des erreurs étaient trouvés, la situation précédente était reprise. Souvent, entretemps, d'autres écritures étaitent ajoutées et donc, très souvent, en reprenant les versions précédentes, le résultat de la comptabilité était erronée. Pour éviter ce genre de temps perdu, nous avons décidé de mettre à disposition la commande Débloquer écritures.

La certification des données ne doit pas être confondue avec la sécurité des données. La certification des données est une méthode qui garantit que les données de la comptabilité sont celles originales. Pour empêcher que celles-ci soient modifiées, la méthodologie est celle relative à la sécurité des données. Des procédures pour la sécurité des données peuvent, toutefois, être mises en oeuvre seulement dans un contexte qui limite l'accès aux données.

Si le fichier est complètement à disposition de l'utilisateur, comme, par exemple, quand il se trouve sur un PC, les personnes ont le contrôle complet des données. Ils peuvent donc facilement remplacer le fichier. Avec la certification, on n'empêche pas que les données soient altérées, mais cela nous permet, au moins, de savoir si ce sont les données originales.

La personne qui tient la comptabilité est responsable de la comptabilité et doit décider si une modification est légitime ou non.

Organiser la certification et la vérification

Une fois que les mouvements de la période ont été bloqués, il faut:

1. Imprimer les informations du bloc ou la dernière ligne certifiée avec le numéro relatif de certification (BlocProgr).
2. Signer et conserver cette information avec les documents de la comptabilité ou dans un autre lieu sûr.
    

Afin de vérifier que les données comptables sont celles originales:

1. Exécutez la commande Afficher informations bloc.
2. Reprenez le document où se trouve la marque digitale de vérification.
3. Contrôlez si la ligne identifiée avec le BlocNum a toujours la même marque digitale:

• Si le numéro correspond, les données de la comptabilité sont les mêmes que celles certifiées,
• Si le numéro ne correspond pas, cela implique que les données de la comptabilité ont été modifiées.

Banana est en train de développer des applications qui permettent de comparer deux fichiers et d'avoir des indications à propos des données qui ont été modifiées.

Sécurité des données

La certification digitale garantit que les données sont encore toujours les originales. Mais elle n'empêche pas la modification des données. C'est la responsabilité du comptable de garantir que les données ne sont pas altérées. Chaque administration doit avoir une organisation adéquate à sa dimension et à ses nécessités. 
Pour ceux qui désirent s'assurer que les données ne soient pas altérées par des personnes non autorisées, il faut utiliser d'autres méthodes et outils, comme, par exemple:

• Enregistrer les données sur un système sûr (disque de réseau protégé), protégé d'un mot de passe
• Conserver des copies des données.
• Cryptage des archives.
   

Archivage à long terme

Les fichiers de la comptabilité contiennent les données qui ont été insérées. Pour ouvrir le fichier et obtenir un rapport ou une fiche de compte, il faut donc toujours avoir le programme à votre disposition.

Banana Comptabilité permet d'exporter toutes les données de la comptabilité en format Pdf, Html et Xml. L'archive générée peut être sauvegardée sur un CD et consultée sur chaque ordinateur à distance des années, aussi par des personnes qui n'ont pas Banana Comptabilité.

Imprimer le bilan avec votre logo

Dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, l'impression du Bilan formaté par groupes a été améliorée grâce à de nouvelles personnalisations. Parmi les nouvelles fonctionnalités, la possibilité d'insérer votre logo.
Nous vous recommandons de passer dès maintenant à Banana Comptabilité Plus et de profiter de ses nombreuses nouvelles fonctionnalités.

• Le Bilan présente la situation patrimoniale (Actifs et Passifs) à un moment précis. La différence entre actifs et passifs détermine le capital propre.
• Le regroupement des comptes se fait selon le contenu de la colonne BClasse.
• Le Bilan formaté, affiché en aperçu avant impression, peut être enregistré dans le format PDF, HTML, MS Excel et Copier dans le presse-papiers.
• Pour calculer, afficher et imprimer le bilan de fin d'année ou à la fin d'une période, activer, à partir du menu Compta1, la commande Bilan formaté.
• Dans la fenêtre qui apparaît, on peut activer plusieurs options pour l'impression.
• Les écritures sans date sont prises en compte comme ouverture et elles n'apparaissent pas dans l'impression du Compte de Résultat.

En-têtes de page

Lignes de 1 à 4
Lignes à disposition pour définir les en-têtes du Bilan.

Page de couverture / Imprimer date / Imprimer numéro de page
Les options activées s’affichent dans les impressions.

En-têtes de colonne (Bilan / Compte de résultat)

Les premières deux zones verticales font référence aux dates du Bilan, les deux suivantes à ceux du Compte de résultat. 

Année courante
Insérer la date finale de la comptabilité courante.

Année précédente
Insérer la date finale de la comptabilité de l'année précédente. 

Imprimer pages/Inclus dans l'impression

En activant les options, on peut choisir celles qui doivent être présentes dans les impressions.

D'autres sections

Les explications sur les autres sections sont disponibles sur les pages internet suivantes:

• Période
• Style
• Textes
• Marges
• Composition

Résultats

Actifs et passifs

Charges et produits

Imprimer le bilan avec votre logo

Dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, l'impression du Bilan formaté par groupes a été améliorée grâce à de nouvelles personnalisations. Parmi les nouvelles fonctionnalités, la possibilité d'insérer votre logo.
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Le Bilan formaté par groupes, comparé au Bilan formaté, se distingue par les caractéristiques suivantes:

• Affiche de façon détaillée aussi les sous-groupes
• Offre la possibilité d'exclure des groupes ou des comptes (par exemple, afficher seulement le total du groupe et non les comptes qui composent le total).
• Dans la section Plan comptable - Sections on peut sélectionner les comptes qui doivent être inclus dans l'impression ou masqués
• On peut choisir quelle est la subdivision souhaitée pour une période déterminée (par exemple, dans le premier semestre choisir si on veut avoir une subdivision par mois ou par trimestre)
• Possibilité d'avoir une subdivision par segment.
• Les écritures sans date sont prises en compte comme ouverture et elles n'apparaissent pas dans l'impression du Compte de Résultat.

Pour calculer, afficher et imprimer le Bilan formaté par groupes, cliquer sur le menu Compta1, commande Bilan formaté par groupes: une fenêtre avec plusieurs sections, qui permettent de configurer les paramètres pour l'impression, apparaît.

Voir exemples d'impressions

Questions fréquentes

• Si j'exclus les groupes avec solde zéro, les lignes des titres qui font référence aux groupes exclues restent de toute façon présentes.  
  Aller dans Sections et activer "Masquer ligne" pour la ligne du titre que l'on désire exclure. 
• Je voudrais exclure l'affichage de la période (par exemple, "1er semestre 2013") de l'impression.
  Aller dans la section En-tête et désactiver "Imprimer période".
• Dans la page de couverture, quand il y a des longs titres, je dois pouvoir choisir comment diviser les textes sur deux lignes et pouvoir insérer des mots en gras.  
  Il n'est pas possible de changer le type de caractère de la page de couverture.
• Certains montants ne sont pas inclus dans la periode indiquée.
  Les écritures sans date sont calculées comme ouverture et n'apparaissent pas dans l'impression du Compte de résultat.
  Insérer la date dans toutes les écritures.
• Les groupes de totaux qui contiennent tous les comptes des classes 3 et 4 sont renommés avec le texte bénéfice ou perte, dépendant du résultat d'exercice. Aller dans les Sections et réécrire le texte original dans la case Texte alternatif de la ligne en question.
• Si l'option afficher année précédente est active, et si dans le fichier de l'année précédente il y avait des groupes qui ne sont pas présents dans l'année courante, des erreurs sont signalés. Pour imprimer le bilan avec les données de l'année précédente et l'année courante, les groupes de l'année précédente doivent aussi être présents dans l'année en cours.

La fiche de compte permet d'obtenir une énumération complète des mouvements comptables en ce qui concerne un ou plusieurs comptes, des centres de coût, des segments et des groupes.

Ouvrir la fiche de compte

Il y a deux méthodes pour ouvrir une fiche de compte ou une fiche de catégorie:

• Sélectionner la commande Fiches de compte/catégorie (Livre de caisse et Comptabilité dépenses /recettes) ou Fiches de compte (Comptabilité en partie double) dans le menu Compta1 pour ouvrir et imprimer quelques ou toutes les fiches de compte.
• Sur la cellule du numéro de compte, un petit symbole bleu est présente; en cliquant là-dessus une seule fois, la fiche de compte apparaît. Les groupes dans le plan comptable montrent cette même icône pour afficher la fiche de compte.

Mettre à jour la fiche de compte

La fiche de compte est temporaire, elle est calculée au moment où on la demande. Si on modifie ou on ajoute des écritures dans le tableau Écritures, la fiche de compte n’est pas actualisée automatiquement. Pour mettre à jour la fiche de compte, il faut la demander à nouveau à partir de la commande Fiches de compte, ou cliquer, à partir du tableau Écritures, sur le petit symbole bleu positionnée au-dessus du numéro de compte; ou encore, si la fiche de compte est encore ouverte, en cliquant sur le symbole indiqué dans l'image ci-dessous.

Dans la fiche de compte, on ne peut pas modifier des données . Avec un double clic sur le numéro de ligne, le programme passe à la ligne correspondante du tableu Écritures ou Budget.

La colonne Compte Sélectionné

Dans la colonne CompteSélectionné, qui peut être affichée, à partir de n'importe quelle fiche de compte, avec le menu Données -> Organiser colonnes, on peut voir le compte auquel le mouvement se réfère.
Quand on obtient une fiche de compte d'un ou plusieurs comptes, groupes ou segments, on voit exactement le compte qui a été utilisé.

La contrepartie dans la fiche de compte

Dans les fiches de compte, la colonne Contrepartie (Contrp), qui indique le compte qui complète l'écriture, est affichée.

Quand il s'agit d'écritures sur plusieurs comptes (écritures sur plusieurs lignes), comme dans l'exemple ci-dessous, et il y a un compte enregistré en débit et plusieurs comptes enregistrés en crédit, ou vice versa, le programme déduit la contrepartie possible avec la logique suivante:

• La première ligne d'écriture est considérée comme la contrepartie commune des écritures suivantes.

• Dans la fiche de compte 1020, l'écriture composée (Paiement plusieurs factures) a comme contrepartie le symbole [*]. Il n'est pas possible d'avoir l'indication de la contre-partie directement dans la fiche de compte car le compte a plusieurs contreparties (4500, 6700, 6700). Pour cette raison, le programme indique le symbole [*] dans la colonne de la contrepartie, qui veut dire qu'il s'agit d'une écriture sur plusieurs comptes.

• Dans la fiche de compte des lignes d'écritures suivantes (4500, 6700, 6700), la contrepartie (commune) est indiquée entre des crochets [1020], et indique une contrepartie déduite.

Fiches d'un groupe ou d'une classe

Dans la fiche de compte d'un groupe ou d'une classe, tous les mouvements de tous les comptes, qui appartiennent à un groupe ou à une classe déterminé, sont regroupés.
Le comptes du groupe ou de la classe peuvent être affichés quand on rend la colonne CompteSélectionné visible.

Imprimer toutes les fiches de compte

Pour imprimer les fiches:

• menu Compta1, commande Fiche de compte;
• A travers le Filtre, on peut automatiquement sélectionner toutes les fiches de compte à imprimer ou seulement une partie (par example, seulement les comptes, les centre de coût ou les segments)
• On active les fonctions désirées (par exemple, période, un compte par page, etc.) contenues dans les différentes sections comme Période, Options, Compositions
• Après avoir défini les options désirées, confirmer avec OK.
   

Les explications des sections se trouvent dans les pages qui suivent directement celle-ci.
Les fiches de compte sélectionnées s'affichent sur l'écran.

Pour imprimer, cliquer sur le menu Fichier, commande Impression.

Quand le tableau Budget est présent dans le fichier de la comptabilité, on peut choisir quels mouvements que l'on veut afficher (mouvements effectifs ou mouvements budget).

Enregistrer les paramètres

Dans le cas où vous devriez régulièrement imprimer les fiches de certains comptes, par exemple toutes celles des ventes, il peut être utile de créer une composition spécifique.

• Aller dans la section Composition
• Créer une nouvelle composition avec le bouton Nouvelle.
• Indiquer dans le Libellé le nom, par exemple "Comptes de vente"
• Sélectionner les comptes que vous désirez imprimer.

Chaque fois que vous désirez imprimer les comptes de vente, vous pouvez sélectionner la composition que vous avez créée.

Mise en page

Dans Mise en page vous pouvez spécifier les marges et les autres paramètres de la page.

Nouvelles personnalisations

Dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, l'Impression a été améliorée grâce à la possibilité de nouvelles personnalisations.
Nous vous recommandons de passer dès maintenant à Banana Comptabilité Plus et de profiter de ses nombreuses nouvelles fonctionnalités.

• Avec cette commande sont affichés les montants des comptes avec un regroupement déterminé, pour une période déterminée ou par subdivision. 
• Pour calculer, afficher et imprimer des Rapports, utiliser la commande Rapports comptables, menu Compta1.
• Les écritures sans date sont prises en compte comme ouverture et elles n'apparaissent pas dans l'impression du Compte de Résultat.

Base

Rapport

On sélectionne le regroupement choisi::

• Comme dans le tableau Comptes - on obtient un rapport avec la liste comme dans le tableau Comptes et avec les colonnes Ouverture et Solde
• Comptes par classe - on obtient un rapport avec la liste des comptes, mais sans sous-groupes
• Rapport comptable externe - le rapport est affiché avec un regroupement préconfiguré dans un fichier séparé (Menu Fichier - Nouveau- Typologie Comptabilité en partie double  - Rapport comptable).

Options

Sélectionner les comptes à inclure et ceux à exclure du Rapport:

• Afficher seulement les totaux des groupes - seuls les totaux des regroupements sont affichés
• Inclure comptes avec mouvement - seulement les comptes qui ont des mouvements sont imprimés
• Inclure comptes avec solde à 0 - les comptes qui ont un solde à zéro sont aussi imprimés
• Exclure groupes sans comptes - les groupes, qui contiennent seulement des comptes avec un solde à zéro, sont exclus.

D'autres sections

Pour les explications des autres sections, consulter les pages internet suivantes:

• Période
• Subdivision
• Composition

Rapport Résultat

Un nouveau tableau, où les résultats sont affichés, est créé.

Dans Banana Comptabilité, le journal correspond au tableau Écritures. On peut imprimer tout le journal ou seulement une partie, en sélectionnant les lignes qu'on désire imprimer; les informations se trouvent à la page Organiser colonnes; les options qui peuvent être incluses dans l'impression, se trouvent dans la leçon Mise en page.

Il y a plusieurs façons d'imprimer:

• Se positionner dans le tableau Écritures et cliquer sur l'icône qui représente l'impression;
• Se positionner dans le tableau Écritures et à partir du menu Fichier, cliquer sur Impression;
• A partir du menu Compta1, cliquer sur Journal par période: dans ce cas, on peut choisir si on veut imprimer tout ou seulement une période déterminée.

Les informations sur la section Période sont identiques à celles de la fenêtre Enregister comme PDF, section Période.
 

Dans la section Colonne pour classement on peut choisir le type de date selon lequel on désire trier et imprimer le journal.

Avoid mistakes with Banana Accounting Plus

In order to facilitate checking your accounting work and to immediately find differences, in Banana Accounting Plus, our new version, we added the Balance column in the Transaction table. You can now see potential differences on each row and you can correct them right away. It is a very useful feature when closing the accounting period.
Many of our clients have already tried it and are enthusiastic about it. We advise you to switch now to Banana Accounting Plus and take advantage of the many new features.

Differences in the opening balances

At the opening of the Accounting year, the amounts of the Total Assets should correspond to the Total Liabilities, otherwise it is not possible to have a correct balancing. You need to check that in the information window there is no Opening balances difference message. If there is, you first need to correct the opening balances of the Balance Sheet so that the Total Assets balances the Total Liabilities (Opening balance column).

In the following example the program shows an error message reporting a difference of 150.- CHF.

After having corrected the opening balances the Total Assets must correspond to the Total Liabilities.

It is also possible to check the balancing in the Totals table.