Creare le regole dal Dialogo Applica Regole

Uno dei metodi previsti per creare le Regole è dal dialogo Applica Regole. I principali vantaggi sono i seguenti:

  • Vedi tutti i movimenti importati.
  • I movimenti importati sono suddivisi in movimenti in entrata e in movimenti in uscita, con Regole e senza Regole.
  • Per ogni gruppo di movimenti uguali, vedi in grassetto la Regola che viene applicata.
  • Vengono segnalate le regole che sono duplicate o in conflitto.
  • Puoi aggiungere nuove regole e modificare o cancellare quelle esistenti.
  • Cambiando le condizioni di una Regola (descrizione, importo, conto) vedi subito l'elenco dei movimenti che le rispettano.
  • Decidi quali regole attivare e quali disattivare.

Qui di seguito viene presentata la procedura completa per creare le Regole dal dialogo Applica Regole.

1. Impartisci il comando Importa in contabilità

Prima di arrivare al dialogo Applica Regole, devi procedere con l'importazione dei movimenti bancari, postali o altro, come segue:

  • Usa il comando dal menu Azioni > Importa in contabilità > Registrazioni.
  • Seleziona il formato appropriato e indica il percorso dove si trova il file con i dati del tuo estratto conto bancario.
  • Nel dialogo che si apre:
    • Inserisci il conto relativo all'estratto conto da cui stai importando i movimenti (banca, posta, ecc.).
    • Indica la data di inizio e di fine periodo relativo ai movimenti da importare.
    • Indica la Contropartita temporanea se desideri che sia diversa da quella predefinita "[CA]". Puoi usare qualsiasi conto e, se lo scrivi tra parentesi quadre, non viene contabilizzato.
    • Attiva l'opzione Applica regole (disponibile solo con il piano Advanced di Banana Contabilità Plus).
    • Conferma con OK.

contropartita automatizzata

 2. Dialogo Applica regole

Il programma apre il dialogo Applica regole.

In questo dialogo figurano:

  • La contropartita temporanea che hai inserito in precedenza o lasciata quella per default "[CA]".
  • Il conto bancario inserito, dove vengono contabilizzati tutti i movimenti importati dal tuo conto corrente bancario o postale.
  • I movimenti importati dal conto bancario, suddivisi in:
    • Movimenti in entrata senza regole (Money In without rules).
    • Movimenti in uscita senza regole (Money out without rules).
    • Movimenti in entrata con regole (Money In with rules).
    • Movimenti in uscita con regole (Money out with rules).

Rules automation

3. Crea nuove regole

Per creare le Regole:

  • Posizionati su uno dei movimenti importati dove vuoi creare una regola.
  • Vai sulla parte destra, dove sono presenti i tre puntini (...)
  • Clicca su Aggiungi nuova regola.

Rules automation

Si apre il dialogo Applica regole - Aggiungi  regola.

In questo dialogo devi inserire:

  • Nella Descrizione, il testo (parola chiave) che serve al programma per trovare la corrispondenza della Regola nei movimenti importati.
    Esempio:
    • Best Insurance Contract 892-948
      si applica alle righe che contengono esattamente il testo indicato.
    • +Best Insurance Contract 892-948
      si applica alle righe che contengono le parole "Best Insurance" e "892-948" in qualsiasi posizione.
  • Il conto della contropartita, utilizzato per sostituire il conto di contropartita temporanea.
  • Eventuali altre informazioni (Centri di costi, Codice IVA, ecc.).

Il programma mostra le registrazioni trovate in base alle condizioni inserite e alle quali verrà applica la nuova regola. Nell'esempio abbiamo un solo movimento.

  • Conferma con OK

Rules automation

4. Conferma Applica Regole

Nel dialogo Applica Regole vengono visualizzate:

  • La riga della Regola creata ("NUOVO") dove sono indicati i dati della contropartita temporanea [CA] e gli altri dati inseriti nella regola.
  • Subito sotto le righe dei movimenti a cui è stata applicata la regola.

Scegli tu quando dare il comando Applica regole:

  • Puoi applicare le regole in modo selettivo e continuare a lavorare sulle altre.
  • Puoi uscire dal dialogo e riprendere successivamente.
  • Puoi annullare l'operazione di applicazione delle regole e ripeterla successivamente.
  • Il comando Applica regole, salva anche le modifiche che hai apportato alle regole. 

Cliccando sui bottoni:

  • Applica Regole
    • Il programma riporta le nuove Regole nella tabella Registrazioni ricorrenti.
    • Il programma completa le registrazioni nella tabella Registrazioni.
    • Il dialogo rimane aperto per poter aggiungere le regole agli altri movimenti.
  • OK
    • Conferma le regole applicate e chiude il dialogo.

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Annulla le modifiche effettuate

Quando il dialogo viene chiuso, nella tabella Registrazioni sono presenti i movimenti registrati in modo completo.
Se lo desideri puoi annullare le modifiche apportate:

  • Dal menu Modifica > Annulla operazione.
  • Con il tasto Annulla (freccia verde).

Per annullare anche l'importazione dei dati bisogna ripetere una seconda volta il comando Annulla.

Completa le registrazioni rimaste con Contropartita temporanea

Dopo avere importato i movimenti bancari, lo scopo è quello di avere tutte le registrazioni in modo tale che non ci sia più la contropartita temporanea [CA].

Puoi completare manualmente le registrazioni che rimangono. Questo è utile per i movimenti che non si ripetono.

Puoi creare delle nuove regole, scegliendo uno dei metodi proposti:

Aggiungi informazioni alle registrazioni completate con le regole

È possibile aggiungere delle informazioni supplementari alle Regole tramite la tabella Registrazioni ricorrenti.

 

Regole di completamento dialogo Applica regole

Il dialogo Applica Regole offre un ottimo livello di controllo sui movimenti contabili importati. Visualizza in anteprima:

  • Le Regole esistenti 
  • I movimenti che hanno delle Regole
  • I movimenti che non ancora hanno delle Regole

Da questo dialogo puoi creare nuove regole, modificare o cancellare quelle esistenti.

▶ Video: Regole per completare le registrazioni importate (dialogo Applica regole).

Il dialogo può essere visualizzato:

  • Dal dialogo Importa movimenti, quando viene vistata l'opzione Applica Regole
  • Dal menu Azioni > Registrazioni ricorrenti > Applica regole

Sezioni del dialogo

Il dialogo è composto da quattro sezioni:

  • Applica regole alle registrazioni con...
  • Tabella di visualizzazione delle registrazioni importate.
  • Comandi contestuali.
  • Opzioni di visualizzazione.
  • Bottoni di conferma.

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Applica regole alle registrazioni con...

  • Contropartita temporanea (Temporary contra account)
    Questo campo è obbligatorio. Filtra tutte le registrazioni importate che contengono quella specifica contropartita, per esempio [CA], che è stata indicata nel Dialogo Importa movimenti.
  • Conto
    Filtra tutte le registrazioni importate che contengono un conto specifico, di solito il conto di una banca o [A], che è stato indicato nel Dialogo Importa movimenti.

Tabella di visualizzazione delle registrazioni importate 

La finestra mostra tutte le registrazioni che hanno la contropartita temporanea indicata sopra (per es. [CA]). Queste sono raggruppate in quattro sezioni principali:

  • Movimenti in entrata con regole  
    Registrazioni con variazione positiva del conto (accredito) e con indicazione della regola a cui corrispondono.
  • Movimenti in uscita con regole
    Registrazioni con variazione negativa del conto (addebito) e con indicazione della regola a cui corrispondono.
  • Movimenti in entrata senza regole
    Registrazioni con variazione positiva del conto (accredito) e che non appartengono a nessuna regola.
  • Movimenti in uscita senza regole
    Registrazioni con variazione negativa del conto (addebito) e che non appartengono a nessuna regola.

Comandi contestuali

Seleziona un movimento, con il tasto destro del mouse oppure cliccando sui tre puntini (...) alla destra, si apre un menu che permette di:

  • Per i movimenti che non hanno una regola puoi scegliere Aggiungi nuova regola.
  • Per i movimenti che hanno già una regola puoi scegliere Modifica regola oppure Rimuovi regola.

aggiungi nuova regola

Con i comandi Aggiungi nuova regola e Modifica regola, si apre il Dialogo Aggiungi regola.

Opzioni di visualizzazione

Queste opzioni servono a modificare la visualizzazione delle righe importate all'interno della tabella.

  • Espandi /Comprimi: visualizza o nasconde gli elementi delle Registrazioni.
  • Mostra regole inutilizzate (Display unused rules): vistando questa opzione vengono visualizzate tutte le regole definite nella tabella Registrazioni ricorrenti; se l'opzione non è vistata il programma mostra solo le regole che hanno delle corrispondenze.
  • Mostra righe senza regole (Display rows without rules): vistando questa opzione vengono visualizzate tutte le registrazioni importate; se l'opzione non è vistata il programma mostra solo le registrazioni che corrispondono ad una regola.
  • Rimuovi conti tra [ ] (Remove accounts between [ ]): Per le registrazioni su più righe dove il programma ha inserito il conto bancario fra parantesi quadre (conto commentato), se questa opzione è attiva, il programma rimuove il conto commentato.
    Le regole con registrazioni su più righe possono essere definite unicamente nella tabella Registrazioni ricorrenti.

Bottoni di conferma

  • OK: questo bottone applica le regole attive e chiude la finestra.
    • La contropartita temporanea viene sostituita in tutte le registrazioni che hanno una corrispondenza con una regola.
    • Le regole nuove o modificate vengono salvate anche nella tabella Registrazioni ricorrenti.
  • Annulla (Cancel): questo bottone chiude la finestra senza applicare le regole.
    • Se ci sono state modifiche a una o più regole, verrà chiesta una conferma prima di chiudere la finestra.
    • Il bottone Annulla NON annulla (vedi sotto):
      • L'importazione delle registrazioni.
      • Le modifiche alle registrazioni e alle regole salvate apportate con il bottone Applica.
  • Applica Regole: questo bottone applica le regole senza chiudere la finestra.
    • Le registrazioni importate vengono completate con la contropartita e le altre colonne specificate nelle regole. 
      • Le modifiche alle Registrazioni vengono salvate nella Tabella Registrazioni. 
    • Le regole aggiunte o modificate vengono salvate nella tabella Registrazioni ricorrenti.
    • Nella tabella vedi le registrazioni che non hanno regole. 

Se vuoi annullare l'importazione o le modifiche dopo che hai dato il comando Applica Regole:

  • Devi chiudere la finestra. 
  • Usa il comando Annulla dal menu Modifica, una o più volte. 

Consigli su come utilizzare la finestra Applica regole

Il modo più efficace per lavorare con la finestra Applica regole è il seguente:

  1. Verifica che le registrazioni che hanno delle regole siano corrette.
  2. Usa il bottone Applica regole per aggiornare la tabella Registrazioni con le regole selezionate.
  3. Aggiungi nuove regole per le registrazioni che non ne hanno, e controlla che vengano applicate correttamente.
  4. Usa nuovamente il bottone Applica regole.
  5. Ripeti i punti 3 e 4 fino a quando tutte le registrazioni avranno delle regole; oppure chiudi il dialogo e completa le registrazioni manualmente.

 

Dialogo Applica regole - Aggiungi regola

Dal dialogo Applica regole puoi accedere al dialogo Applica regole - Aggiungi regola come segue:

  • Clicca con il tasto destro del mouse su uno dei movimenti:
    • Per i movimenti che non hanno una regola puoi scegliere Aggiungi nuova regola.
    • Per i movimenti che hanno già una regola puoi scegliere Modifica regola.

replace contra-account
Nell'esempio si vuole aggiungere una nuova Regola per il movimento "Best Insurance 2021 Contract 892-948".

Dialogo Applica regole - Aggiungi regola

In questo dialogo vengono inseriti:

  • I termini di ricerca (condizioni) per trovare le corrispondenze nei movimenti importati.
  • Gli elementi per creare la regola (azioni).

Inserisci la Condizione più efficace
Nell'esempio è stata aggiunta la Regola per il movimento "Best Insurance 2021 Contract 892-948".

Il dialogo si suddivide in quattro sezioni:

  • Regola uscita/entrata
    È opzionale. Viene inserito un titolo per definire la Regola.
  • Condizioni
    Le condizioni sono gli elementi che il programma utilizza per trovare le corrispondenze nei movimenti importati, al fine di applicare la Regole e consentire l'auto-completamento del movimento importato.
    La corrispondenza si verifica quando tutte le condizioni che seguono (descrizione, importo, conto) sono soddisfatte.
    • Descrizione
      Inserisci il testo da cercare nei movimenti dell'estratto conto importato. Inizialmente il programma riprende in automatico la descrizione che trova nel movimento importato.
      Questo testo devi sostituirlo con una o più parole chiave in modo che il programma trovi le corrispondenze nella descrizione del movimento importato. Quando una corrispondenza è soddisfatta, il movimento viene inserito nell'elenco di quelli che hanno una regola.
    • Importo
      Inserisci un importo da cercare nei movimenti dell'estratto conto importato.
      Se non inserisci nessun importo, il programma cerca i movimenti con qualsiasi importo. Se inserisci un importo, il programma cerca i movimenti che contengono l'importo specificato.
    • Conto
      Inserisci il conto dal quale vengono importati i movimenti (banca, posta, ecc.). Il programma contabilizza in Dare o Avere a dipendenza del movimento importato.
  • Azioni
    Sono gli elementi che il programma utilizza per creare la Regola e completare i movimenti importati.
    • Conto di contropartita
      Inserisci il conto di contropartita presente nel tuo piano contabile. Il programma contabilizza la contropartita in Dare o Avere a dipendenza del movimento importato.
    • Codice IVA
      Inserisci il codice IVA presente nella tabella Codici IVA da applicare al movimento corrispondente.
      Se inserisci un codice IVA, il programma completa le colonne IVA nelle registrazioni importate. Se non inserisci un codice IVA, il programma lascia inalterate le colonne IVA.
    • Centri di costo
      Inserisci i Centri di Costo (CC1, CC2, CC3) presenti nel tuo piano contabile.
      Se inserisci uno o più centri di costo, il programma completa le relative colonne nelle registrazioni importate.
  • Abbinamento registrazioni
    È una tabella dove il programma trova e visualizza tutti i movimenti importati che rispettano le condizioni definite nella Regola, e che saranno completate in automatico.
    Cambiando le condizioni di ricerca il programma trova altri movimenti che rispettano le nuove condizioni.

Bottoni del dialogo

  • Il bottone Cancella elimina la regola.
  • Il bottone OK salva i dati della regola.
    • Attenzione: fino a quando non impartisci il comando Applica regole, le nuove regole non verranno salvate nella tabella Registrazioni ricorrenti.
    • Se annulli l'importazione, anche le regole che hai aggiunto non verranno salvate.
      Si ritorna alla finestra precedente dove sono visualizzati nuovamente i movimenti importati con e senza regole. 

Approfondimenti Descrizione 

Il programma riporta automaticamente il testo presente nella descrizione del movimento così come appare nell'estratto conto importato.

Per ottimizzare la ricerca, è consigliabile selezionare solo i termini specifici presenti in tale descrizione, in quanto potrebbero essere presenti anche in altri movimenti simili da importare. Se il testo non viene sostituito con criteri di ricerca mirati, nelle importazioni successive potrebbe risultare difficile identificare corrispondenze per altri movimenti.

La regola viene applicata solo se il testo inserito nella descrizione corrisponde esattamente a quello riportato nell'estratto conto.

I testi per la ricerca possono essere inseriti in diversi modi:

  • Esatta parola o frase
    • Se per esempio inserisci "Best Insurance 982-948", il programma cerca i movimenti importati che contengono esattamente "Best Insurance 982-948".
    • Se per esempio inserisci solo "Insurance", il programma cerca i movimenti importati che contengono la parola "Insurance".
  • Tutte le parole in qualsiasi ordine (+ all'inizio)
    • Se inserisci "+Best Insurance 892-948", il programma cerca i movimenti importati che contengono le parole "Best", "Insurance" e il numero "892-948" in qualsiasi ordine.
    • Tutte le parole devono essere presenti nella descrizione della registrazione, ma l'ordine non è rilevante.
    • Il simbolo "+" non viene considerato nella ricerca.
  • Elenco di parole (utilizzando |)
    • Se inserisci "caffè|ristorante", il programma cerca i movimenti importati che contengono la parola "caffè" oppure "ristorante".
    • Questa modalità è utile per identificare più categorie senza dover creare ricerche separate.
  • Maiuscolo e minuscolo
    • Nella ricerca del testo non vengono distinte le lettere maiuscole e minuscole. Il testo inserito verrà applicato sia per le lettere scritte in maiuscolo che in minuscolo.

Tutto il testo inserito nella Descrizione viene riportato nella colonna Descrizione della Tabella Registrazioni Ricorrenti.

Altri dati da aggiungere alla Regola

Puoi aggiungere altri elementi alla Regola che non sono presenti in questo dialogo tramite la Tabella Registrazioni Ricorrenti.

Operazioni disponibili solo nella tabella Registrazioni ricorrenti: