Sauvegarder le fichier

Les fichiers de Banana Comptabilité ne sont pas enregistrés dans le programme, mais sur le lecteur choisi par l’utilisateur, comme tout autre fichier, tel que Word ou Excel. Les fichiers comptables de Banana ont l’extension ".ac2", tandis que le programme a l’extension ".exe" (Windows), ".dmg" (Mac) ou ".deb, .rpm, .run, .tgz" (Linux).

Où et comment enregistrer les fichiers

Les fichiers de Banana Comptabilité sont enregistrés sur votre ordinateur ou sur un support externe, tel qu’un disque dur externe, une clé USB, Google Drive, Dropbox ou d’autres services Cloud.

Pour enregistrer le fichier, choisissez dans le menu Fichier > Enregistrer sous :

  • Ouvrez le dossier de destination
  • Donnez un nom à votre fichier.

Par défaut, les fichiers .ac2 sont enregistrés dans le dossier Documents, mais vous pouvez changer le dossier de destination. Une fois que vous avez enregistré le fichier sous un nouveau nom, utilisez la commande Enregistrer pour enregistrer les modifications. À chaque enregistrement, le fichier est écrasé.

Banana Comptabilité peut enregistrer les fichiers sur tout lecteur reconnu par le système d’exploitation, tel qu’un disque réinscriptible. Depuis des supports non réinscriptibles (CD ou DVD), Banana Comptabilité peut uniquement lire les fichiers.

Enregistrement à la fermeture du programme

Chaque fois que les données comptables sont mises à jour et que le travail n’a pas encore été enregistré, un message d’avertissement s’affiche à la fermeture du programme :

  • "Le document courant xxx.ac2 a été modifié. Voulez-vous l’enregistrer quand même ?"

Si vous utilisez le bouton Ne pas enregistrer, toutes les données seront perdues. Vous devez cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder les modifications.

Si vous souhaitez enregistrer automatiquement à la fermeture des fichiers, vous pouvez activer l’option dans le menu :

Il faut s’assurer que les données soient correctes, sinon elles seront enregistrées telles quelles.

Enregistrement d’un fichier partagé

Lorsque plusieurs utilisateurs doivent utiliser le même fichier, ils ne peuvent pas l’utiliser en même temps. L’utilisateur qui ouvre le fichier en premier peut l’enregistrer. Les autres utilisateurs ouvrent le fichier en lecture seule.

  • Un seul utilisateur à la fois peut enregistrer le même fichier.
  • L’enregistrement n’est possible que si le fichier n’est pas utilisé par d’autres.

Gestion des fichiers de différentes comptabilités

Pour gérer plusieurs comptabilités, avant d’enregistrer le fichier, nous vous conseillons de :

  • Créer un dossier pour chaque entreprise
  • Créer un sous-dossier pour chaque exercice comptable.

Voir aussi : Organiser le travail.

Sauvegarde et récupération des données en cas de crash

Banana Comptabilité enregistre automatiquement le travail dans un fichier temporaire à intervalles réguliers. L’intervalle de temps entre chaque sauvegarde automatique peut être personnalisé via le menu :

Ce fichier temporaire est supprimé chaque fois que l’utilisateur enregistre normalement le fichier.

En cas de panne de l’ordinateur ou d’interruption de courant, au redémarrage du programme, si Banana détecte la présence d’un fichier de sauvegarde temporaire non supprimé, une fenêtre s’affiche, expliquée sur la page Récupérer fichier de sauvegarde automatique.

Dans cette fenêtre, l’utilisateur a la possibilité de confirmer la récupération. Si elle est acceptée, le fichier est ouvert et peut être enregistré manuellement. 

Enregistrement du fichier avec mot de passe

Chaque fichier enregistré sur l’appareil et dans le dossier choisi peut être protégé par un mot de passe pour une sécurité accrue.

Les fichiers sont enregistrés de la même manière que les fichiers sans mot de passe.

Compatibilité des fichiers sur différents systèmes d’exploitation

Les fichiers créés avec Banana Comptabilité ont l’extension "*.ac2", quel que soit le système d’exploitation utilisé. Il est possible d’enregistrer un fichier sous Windows, de l’ouvrir et de le modifier sur Mac, puis de le rouvrir sous Linux ou Windows.

Par conséquent, les fichiers .ac2 sont compatibles avec :

  • Windows
  • Mac
  • Linux

Les fichiers .ac2 peuvent également être envoyés par e-mail et ouverts avec Banana Comptabilité, quel que soit le système d’exploitation utilisé.
 

Copier ou déplacer les fichiers

Les fichiers *.ac2 peuvent être copiés ou déplacés :

  • D’un dossier à un autre
    • Utilisez l’Explorateur Windows ou le Finder sur Mac pour localiser le dossier où les fichiers ont été enregistrés.
    • Copiez-les et déplacez-les dans le nouveau dossier de destination (une fois collés, ils peuvent être supprimés de l’ancien dossier si nécessaire).
  • D’un ordinateur à un autre
    • Par envoi d’e-mail (en tant que pièces jointes) et sauvegarde sur le nouvel ordinateur.
    • Les fichiers peuvent être enregistrés sur une clé USB ou un disque externe puis déplacés vers le nouvel ordinateur :
      • Ouvrez le fichier à sauvegarder.
      • Dans le menu Fichier > Enregistrer sous, choisissez le support de destination.
      • La copie peut également être effectuée en ouvrant l’Explorateur et en faisant glisser le fichier vers le support sélectionné.

Enregistrement sur des systèmes Cloud

Banana Comptabilité Plus ne possède pas son propre Cloud, mais vous permet de travailler avec le vôtre. Le programme est installé sur votre ordinateur et fonctionne localement.

En ce qui concerne les fichiers comptables, ils vous appartiennent exclusivement et vous pouvez les enregistrer où vous le souhaitez, même sur des systèmes comme Dropbox et Google Drive qui synchronisent les fichiers avec des services de stockage en ligne. 

Dans le cloud, Banana Comptabilité écrase les fichiers *.ac2 et supprime le fichier *.ac2.bak. Dans la liste des fichiers supprimés du cloud, on retrouve les versions précédentes du fichier *.ac2.bak.

Affichage des modifications

Banana Comptabilité, version Android, fonctionne directement avec le serveur Dropbox. Si des modifications sont effectuées sur le PC, il faut généralement attendre quelques secondes avant de voir les changements sur le serveur et donc sur le fichier Banana Comptabilité.

Pour vous assurer que le fichier est bien synchronisé avec le serveur depuis votre ordinateur, le fichier doit être marqué avec une coche verte.
Si vous ne voyez pas les symboles de synchronisation (vert, rouge, bleu), il faut mettre à jour l’application Dropbox installée sur le PC.

Une autre méthode pour vérifier l’état de la synchronisation depuis votre ordinateur consiste à cliquer sur le symbole Dropbox dans la barre inférieure :

synchronisation des fichiers sur dropbox ou google drive

De plus, sur Android, la synchronisation ne se fait pas pendant que vous travaillez avec l’application. Il faut donc la fermer puis la rouvrir.

Attention :

Banana Comptabilité ne peut pas détecter si des fichiers sont ouverts et modifiés simultanément sur plusieurs ordinateurs. Il se peut donc qu’une personne supprime des données ou qu’une autre en ajoute. Seule la dernière version enregistrée du fichier est conservée. Il faut éviter de travailler en même temps sur le même fichier.

Suppression et renommage des fichiers

Banana Comptabilité ne dispose pas d’une fonction pour supprimer ou renommer un fichier, cela doit être fait à l’aide de la fonction correspondante du système d’exploitation (Explorateur de Windows ou Finder sur Mac).
 

Ressources associées :

Comment minimiser les risques de perte de données

Copies de sécurité (backup) 

Banana Comptabilité permet de choisir librement le support et le répertoire dans lesquels enregistrer le fichier de comptabilité. Il est possible d’organiser les fichiers aussi bien sur un ordinateur local, qu’en réseau ou dans le cloud. Le programme, cependant, n’inclut pas de système de gestion automatique des sauvegardes. 

Pour prévenir la perte de données causée par des événements imprévus (plantage de l’ordinateur, panne du disque dur, etc.), il est recommandé de créer régulièrement des copies de sauvegarde externes.

Conseils pour la sauvegarde :

  • Pour Mac, utilisez la fonction "Time Machine"
  • Pour Windows, utilisez la fonction "Historique des fichiers".
  • Dropbox, OneDrive, iCloud, Google Drive offrent la possibilité de conserver des versions précédentes.
  • Logiciels tiers : il existe des programmes spécifiques qui automatisent la création des sauvegardes.

Fichier .bak

Le format standard pour les fichiers Banana Comptabilité est le format .ac2. Lorsque vous enregistrez votre fichier .ac2 et que l’enregistrement est réussi, Banana Comptabilité :

  1. Remplace le contenu du fichier existant par les données comptables mises à jour.
  2. Crée automatiquement un fichier .bak avec les données précédentes, mais pas celles du dernier enregistrement.

Fonctionnement de l’enregistrement :

  • Les données sont enregistrées dans un fichier temporaire.
  • Si l’opération d’enregistrement réussit :
    • Le fichier .ac2 original est renommé en ajoutant l’extension ".bak" au nom du fichier.
    • Tout fichier ".bak" existant est supprimé.
    • Les nouvelles données sont enregistrées dans le fichier .ac2.

Le fichier .bak représente l’état de la comptabilité au moment de la première ouverture du fichier lors de la session actuelle, même si d'autres enregistrements sont effectués. L’objectif est de préserver le fichier tel qu’il était avant l’ouverture.

L’option Créer une copie de sauvegarde (.bak) est activée par défaut, mais elle peut être désactivée depuis le menu Outils > Options programme > Gestion fichiers.

Récupérer les données d’un fichier .bak

Important : pour mettre à jour la comptabilité, utilisez uniquement le fichier avec l’extension ".ac2" et n’ouvrez pas le fichier avec l’extension ".bak", sinon celui-ci sera écrasé et vous perdrez toutes les modifications effectuées. Utilisez-le uniquement pour récupérer des données.

Procédure recommandée pour la récupération :

  • Repérez le fichier ".bak" à l’aide du gestionnaire de fichiers.
  • Renommez le fichier ".bak" en supprimant l’extension ".bak" et en ne laissant que ".ac2".
  • Ouvrez le fichier renommé avec Banana Comptabilité.

Si le fichier n’apparaît pas dans le dossier :

  • Ouvrez le dossier où se trouve le fichier de comptabilité.
  • Ouvrez le fichier avec l’extension .bak. S’il ne figure pas dans le dossier, il faut sélectionner en bas de la fenêtre, Type de fichier > Tous les fichiers (*.*).
  • Une fois le fichier ouvert, enregistrez-le sous un nouveau nom, en supprimant l’extension .bak et en lui attribuant le même nom que le fichier original.

Sauvegarde automatique

Pendant l’utilisation, Banana Comptabilité enregistre automatiquement les modifications dans un fichier temporaire.  

  • À la fermeture du programme ou lors d’un enregistrement manuel, le fichier temporaire est supprimé
  • En cas d’arrêt imprévu de l’ordinateur, au redémarrage du programme, il est proposé de récupérer les données non enregistrées.

Il est possible de personnaliser cette fonction depuis le menu Outils > Options programme > Gestion fichiers, en spécifiant la fréquence d’enregistrement des informations de récupération (par défaut : chaque minute).

Fichiers .ac2 endommagés

Des événements tels que des pannes matérielles, des virus ou des erreurs lors de la transmission de fichiers par e-mail peuvent endommager les documents.

  • Il est toujours conseillé de disposer de copies de sauvegarde.
  • Si un fichier est endommagé, notre service de support peut évaluer, moyennant paiement, la possibilité de récupérer les données.

 

Récupérer fichier de sauvegarde automatique

Cette boîte de dialogue apparaît quand le programme quitte inopinément et qu'il n'a pas été possible d'enregistrer les modifications apportées au fichier.

Quand le programme est à nouveau lancé, un message avertit que le fichier de la sauvegarde automatique (temporaire) n'a pas été supprimé, et demande donc à l'utilisateur s'il souhaite récupérer le fichier.

enregistrement automatique

Vous pouvez choisir :

  • Ouvrir.
    • Le fichier auto-enregistré est ouvert.
      L'utilisateur peut vérifier les données récupérées et décider d'enregistrer le fichier en conservant les données récupérées ou de le fermer en conservant le fichier original sans l'enregistrer.
      En cas de doute, l'utilisateur peut enregistrer le fichier sous un autre nom en utilisant Fichier → Enregistrer sous.
      Le fichier d'enregistrement automatique est supprimé.
  • Eliminer.
    • Le programme supprime le fichier d'enregistrement automatique.
      Le programme ouvre le fichier original.
  • Ignorer
    • Le programme conserve le fichier d'enregistrement automatique et n'ouvre aucun fichier.
      La prochaine fois que vous voulez ouvrir ce fichier, le programme vous en informe à nouveau.

Les fichiers de sauvegarde automatique non récupérés sont préservés et devront être supprimés manuellement.

Interruption du programme

Si le programme est fermé normalement, une fenêtre apparaît demandant si les données modifiées doivent être sauvegardées, et le fichier de sauvegarde automatique est alors supprimé.

Le programme pourrait ne pas se fermer normalement pour ces diverses raisons :

  • Une interruption du courant électrique ou un autre événement qui a amené à l'arrêt du système d'exploitation.
  • Un problème qui a amené à une fermeture inattendue du programme.
    • Due à un autre programme ou au système d'exploitation ou à un pilote qui a provoqué l'interruption du programme.
      Essayez de redémarrer l'ordinateur et de n'ouvrir que ce programme.
    • Problème dans le fonctionnement de Banana.
      En répétant la même opération, le programme finit toujours par s'arrêter.
      Lorsque le programme s'arrête dans des situations complètement différentes, il est plus probable que le problème soit dû à un défaut de l'ordinateur ou du système d'exploitation (voir point précédent).
      • Veuillez avant tout vérifier si vous avez la version la plus récente du programme.
        Procédez à l'installation de la nouvelle version. Le problème pourrait entre-temps être résolu.

Contacter le support technique

Notez les situations dans lesquelles le programme cesse de fonctionner.

  • Il est important de comprendre dans quelles situations le programme cesse de fonctionner, de façon à ce que le support technique puisse trouver une solution adéquate au problème.
  • Contacter le support technique :
    • Décrivez le problème et dans quelle(s) situation(s) se produit l'erreur.
    • Joignez une copie des informations principales de la configuration de votre système.
      Menu Outils > Options programme > Avancé > Info Système.
    • Si l'erreur apparaît en lien avec un fichier, veuillez envoyer une copie de ce fichier (en effaçant, au préalable, les données confidentielles dans la copie, mais pas dans l'original)

 

Copie locale de travail

L'un des points clés de toute application Desktop est la sauvegarde des fichiers. Le travail de l'utilisateur et les données saisies ne doivent pas être perdus. Même en cas de panne d'ordinateur, la quantité de travail perdu doit être réduite au minimum.

Avec Banana Comptabilité + une nouvelle stratégie de sauvegarde des fichiers a été introduite. Du point de vue de l'utilisateur, rien n'a changé, mais en interne, d'importantes améliorations ont été apportées pour rendre le processus de sauvegarde des données encore plus sûr et plus robuste, et l'optimiser pour une utilisation sur les disques en Cloud et les disques mobiles.

Fonctionnement

Avec la nouvelle implémentation du processus de sauvegarde et de récupération de fichiers, Banana crée une copie locale du fichier ouvert et travaille ensuite sur la copie locale présente dans le dispositif (pc, mobile, tablette) jusqu'à ce que l'utilisateur effectue la sauvegarde du document. À ce stade, Banana retourne et enregistre les modifications dans le fichier source. Entre-temps, Banana effectue régulièrement une sauvegarde des modifications apportées au document dans la copie locale.

Précisément, Banana procède de la manière suivante :

  • L'utilisateur sélectionne un fichier à ouvrir (fichier source).
  • Banana crée une copie locale du fichier source.
  • Banana bloque l'ouverture du fichier source pour empêcher les modifications par plusieurs utilisateurs.
  • Banana lit la copie locale.
  • Banana enregistre régulièrement les modifications apportées au document (par défaut toutes les 2 minutes) dans la copie locale.
  • Lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Enregistrer, Banana retourne et enregistre les modifications dans le fichier source.
  • Lorsque le fichier est fermé, Banana déverrouille le fichier source et supprime la copie locale.
  • Au cas où l'application ne peut pas se fermer et enregistrer correctement les modifications dans le fichier source (panne de courant ou autre), la copie locale reste sur l'appareil et le contenu peut être récupéré lors du prochain démarrage de Banana.
  • Au cas où le fichier est temporairement inaccessible (par exemple : le fichier réside sur un disque réseau ou sur une clé usb déconnectée), l'utilisateur peut continuer à travailler, et les modifications apportées au document seront enregistrées dans la copie locale jusqu'à ce que le fichier source soit à nouveau accessible.

La copie locale fonctionne à la fois comme un document de travail et un document de recouvrement.

Avantages

La fonction d'enregistrement automatique est toujours active, de sorte que le travail qui pourrait être perdu (avec les paramètres par défaut pour la récupération de fichiers) corresponde au maximum au travail des deux dernières minutes.

L'accès au dossier ne doit pas être continu. Même si un fichier est temporairement inaccessible (par exemple : le fichier réside sur un disque réseau ou sur une clé usb déconnectée), l'utilisateur peut continuer à travailler, et les modifications apportées au document sont enregistrées dans la copie locale jusqu'à ce que le fichier source soit à nouveau accessible.

La copie locale n'est pas synchronisée dans le Cloud. Ainsi, les performances de l'application sont améliorées et la quantité de données envoyées dans le Cloud est réduite au minimum.

Ce processus est mis en œuvre de la même manière sur tous les systèmes d'exploitation : Windows, macOS, iOS, Linux, Android et WebAssembly, quel que soit l'endroit où le fichier est enregistré.

Récupération des données

En cas d'interruption de l'application, la copie locale reste sur le dispositif de l'utilisateur. A la prochaine relance de Banana, l'application informera l'utilisateur que des modifications ont été trouvées non enregistrées dans le fichier source.

L'utilisateur aura trois choix :

  • Ouvrir le fichier récupéré
    L'utilisateur peut alors décider d'enregistrer le fichier récupéré, ou d'abandonner les modifications
  • Ignorer l'avertissement
    L'utilisateur décidera alors de ce qu'il doit faire
  • Abandonner le fichier récupéré
    Le fichier récupéré sera immédiatement supprimé

La copie locale restera sur votre dispositif tant que le document sera ouvert ou jusqu'à ce que les modifications aient été renvoyées avec succès dans le fichier source. La copie locale ne restera sur votre dispositif que tant que le fichier sera utilisé. Une fois le dossier clos, la copie locale sera supprimée.

Les copies locales sont enregistrées dans un dossier caché sous les données de l'utilisateur du système. L'utilisateur n'a pas besoin d'accéder à ce dossier, l'accès à ce dossier n'est pas recommandé. Au cas où notre support vous demanderait d'ouvrir ce dossier, vous pourrez y accéder par le menu Outils > Options du programme > Avancé> Informations sur le système > Chemin de copie de travail > Ouvrir parcours.

Ce qu'elle ne remplace pas

Cette implémentation ne remplace pas :

  • Elle ne remplace pas une bonne politique de sauvegarde.
  • Elle ne remplace pas un système de contrôle de version.

Bien que cette mise en œuvre soit très sûre et robuste, nous ne pouvons pas garantir qu'elle fonctionnera à 100 % dans tous les cas. C'est pourquoi nous encourageons nos clients à adopter une bonne politique de sauvegarde (backup) et un système de contrôle des versions.

Plusieurs systèmes d'exploitation offrent des fonctions de sauvegarde et de versionnement. Nous vous demandons de consulter la documentation de votre système d'exploitation.