Clôtures, Aspects comptables – Notions avancées

Sur cette page, vous trouverez des informations utiles pour la clôture de la comptabilité en fin d’année.
Si vous n’avez pas de connaissances comptables de base ou si vous ne vous sentez pas sûr dans l’exécution de ces opérations, nous vous conseillons de vous adresser à un fiduciaire ou à un professionnel de la comptabilité. De cette manière, vous aurez la certitude que la clôture sera effectuée correctement et en conformité avec les règles fiscales.
Les suggestions indiquées ne remplacent en aucun cas les conseils de votre conseiller fiscal de confiance.

Lors de la clôture de l’exercice, avant de passer à la nouvelle année, il est nécessaire d’effectuer certaines écritures d’ajustement et de régularisation. Celles-ci servent à déterminer correctement le résultat de l’exercice et à garantir que la comptabilité reflète la véritable situation patrimoniale et économique.

Salaires et personnel

Importation des écritures de salaires - si vous utilisez un logiciel dédié, vous pouvez importer les écritures dans Banana (Actions > Importer mouvements > Importer écritures avec en-têtes de colonnes).
Treizième salaire - pensez à l’enregistrer en décembre, s’il n’est pas déjà géré automatiquement.
Régularisations AVS/AD/IPG/AD - rapprochez les cotisations AVS versées avec les décomptes de la Caisse de compensation.
Régularisations de prévoyance (LAA, LPP, etc.) - communiquez aux assurances le total des salaires bruts pour d’éventuelles corrections.
Impôts à la source - enregistrez l’ajustement sur la base du décompte reçu de l’Administration fiscale.
Remboursements pour cadres - si prévus, incluez dans le salaire de décembre les montants fixés par les autorités fiscales.

Ajustements comptables

Compte Pertes sur débiteurs (provisions) - enregistrez les pertes présumées sur créances.
Amortissements - constatez la dépréciation des biens mobiliers et immobiliers au 31.12. Vous pouvez utiliser l’application Registre des Actifs pour générer automatiquement les écritures.
Stock - mettez à jour les valeurs avec l’application Stock pour obtenir des comptages précis des quantités et valeurs.
Factures clients et fournisseurs ouvertes - relevez les soldes au 31.12 avec les fonctions dédiées (factures ouvertes par client - factures ouvertes par fournisseur).
Consommation personnelle - enregistrez l’utilisation personnelle de biens de l’entreprise (ex. voiture) avec la TVA appropriée.
Compte privé - vérifiez et enregistrez d’éventuels intérêts actifs ou passifs sur les relations avec les propriétaires.
Impôts et taxes - vérifiez les acomptes payés durant l’année, clôturez les provisions des années précédentes et enregistrez d’éventuelles différences comme charges/produits extraordinaires.

Clôtures et déclaration TVA

Utilisez la commande Contrôler comptabilité pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs.
Vérifiez que le compte TVA due reflète correctement le montant à payer ou à récupérer.
Contrôlez les décomptes TVA trimestriels et comparez-les avec les montants versés à l’AFC.
Utilisez le Résumé TVA pour générer des rapports détaillés et archivez les données en PDF.

Collaboration avec le fiduciaire

Si la clôture est suivie par votre expert-comptable/fiduciaire :

vous pouvez Envoyer le fichier ac2 par email ou le partager sur Dropbox,
s’il n’a pas Banana, vous pouvez créer un Fichier PDF de Fichier > Créer dossier PDF et le lui envoyer,
en alternative, il peut ouvrir le fichier avec le plan Free de Banana Comptabilité Plus (mode lecture seule au-delà de 70 lignes).

Contrôles de clôture | Comptabilité Recettes/Dépenses

Les clôtures comptables regroupent toutes les opérations de vérification et de contrôle effectuées en fin d’année (ou en fin de période comptable) afin de s’assurer que les données sont correctes et que le résultat de l’exercice est calculé sans erreurs.

Avec Banana Comptabilité, de nombreuses opérations sont simplifiées et automatisées, mais il est important d’utiliser les fonctions disponibles, parmi lesquelles :

La colonne Solde signale d’éventuels écarts et les reporte sur les lignes suivantes jusqu’à leur correction.
Conseil : surveillez cette colonne durant l’année pour corriger immédiatement les erreurs et éviter leur accumulation.

Avec le Filtrer lignes (uniquement avec le plan Advanced), vous pouvez rechercher rapidement des écritures avec les mêmes textes, montants ou comptes, et les corriger sans parcourir tout le tableau.

Contrôle automatique de la comptabilité

La commande contrôler comptabilité (menu Actions) exécute automatiquement une série de contrôles pour identifier immédiatement d’éventuelles erreurs ou différences.

Vérifier comptabilité

Nous vous conseillons de l’utiliser :

lorsque des messages d’erreur apparaissent
après avoir modifié Comptes, Catégories ou Codes TVA
lors de la clôture annuelle
après avoir créé la nouvelle année et effectué d’autres modifications.

Les erreurs sont affichées dans la fenêtre Messages, avec l’indication du tableau et de la ligne à corriger.

Avec la commande Vérifier comptabilité, le programme recherche et signale :

Différences dans le tableau Écritures
Tous les montants doivent être équilibrés : les recettes et dépenses ne doivent pas générer de différences.
Différences entre soldes comptables et soldes réels
Avec la fonction CheckBalance, vous pouvez comparer automatiquement les soldes enregistrés avec ceux des relevés bancaires et identifier les différences.
Ceci est fondamental pour garantir la véracité et l’exactitude de la comptabilité : les soldes des comptes doivent correspondre aux soldes réels :
- les comptes bancaires et cartes de crédit doivent correspondre aux relevés bancaires/postaux,
- le solde de caisse doit correspondre à l’argent effectif,
- le compte TVA due doit correspondre au solde du compte TVA Décompte.
Plus d’informations sur les écritures de vérification des soldes sont disponibles à la page Écritures de vérification des soldes.
Erreurs de totalisation dans le tableau Comptes et Catégories
Si, dans le tableau Comptes ou Catégories, vous avez ajouté, supprimé ou renommé des comptes, groupes ou sous-groupes, des erreurs de regroupement peuvent survenir.
Celles-ci sont signalées par la commande Vérifier comptabilité et doivent être corrigées, sinon les totaux des rapports seront erronés.
Différences dans les soldes d’ouverture
Dans le tableau Comptes, les soldes des comptes de bilan doivent toujours correspondre précisément aux soldes finaux de l’exercice précédent (fichier de l’année précédente).
Des différences peuvent exister pour les raisons suivantes :
- Dans le fichier de l’année précédente, des écritures ont été ajoutées ou supprimées après avoir créé la nouvelle année.
- Dans le fichier de l’année précédente, des erreurs ont été corrigées après avoir créé la nouvelle année.
- Dans ces cas, pour corriger les soldes d’ouverture, il faut utiliser Mettre à jour les soldes d’ouverture.

Comment commencer la nouvelle année

Dans Banana Comptabilité, chaque année a son propre fichier séparé :

depuis le menu Actions > Créer nouvelle année, vous générez le fichier de la nouvelle année,
vous pouvez travailler simultanément sur l’ancien fichier et sur le nouveau,
une fois la clôture terminée, mettez à jour les soldes dans le nouveau fichier avec Mettre à jour les soldes d’ouverture.

Impression du Rapport annuel

Le Rapport annuel est le document qui résume toutes les recettes et dépenses de l’année, en affichant le solde final et le résultat (bénéfice ou perte).

Il se base sur le schéma de calcul suivant :

Somme des recettes → revenus et produits.
Somme des dépenses → charges et frais.
Différence recettes et dépenses → bénéfice ou perte.

Vous pouvez le préparer depuis le menu Rapports > Rapport formaté avec groupes, en personnalisant les colonnes et paramètres d’impression.

Report du résultat d’exercice dans la comptabilité Recettes / Dépenses

Dans la comptabilité Recettes/Dépenses, il n’est pas nécessaire de répartir le bénéfice ou la perte, car le Total patrimoine du tableau Comptes représente déjà les fonds propres.
Le résultat d’exercice (recettes – dépenses) est automatiquement reporté dans le bilan.

Si vous souhaitez afficher également les résultats des années précédentes, vous pouvez créer un compte spécifique Résultats des années précédentes et saisir manuellement le montant dans la colonne Ouverture.

Blocage des écritures

Une fois les vérifications et les clôtures terminées, vous pouvez bloquer les écritures :

Depuis le menu Actions > Bloquer écritures
Les lignes seront numérotées et protégées par un code blockchain garantissant leur intégrité.

Avec la commande Créer dossier PDF, vous pouvez sauvegarder tous les documents de l’année (fiches de compte, journal, rapport, rapport TVA, etc.) dans un seul fichier PDF. Nous vous conseillons de l’enregistrer et, par sécurité, de faire des copies sur des supports externes.