Preventivo e pianificazione finanziaria per studi contabili e fiduciari

La pianificazione finanziaria di Banana Contabilità permette di prevedere l'evoluzione economica, patrimoniale e finanziaria di un'azienda utilizzando la stessa struttura della contabilità.

Con Banana Contabilità il preventivo è integrato direttamente nel file contabile. Utilizzi quindi lo stesso piano dei conti, la stessa logica Dare/Avere e gli stessi elementi della contabilità consuntiva, senza dover creare fogli di calcolo separati o trasferire dati tra programmi diversi.

In questo tutorial vedrai come inserire movimenti futuri, creare previsioni specifiche per periodo e ottenere automaticamente conto economico, stato patrimoniale e liquidità previsionali. Potrai inoltre confrontare il preventivo con i dati consuntivi e analizzare gli scostamenti.

Video introduttivo

Per vedere come funziona il sistema di preventivo in partita doppia, guarda il video:

• ▶ Video Contabilità e Preventivo in partita doppia

A chi si rivolge

Questo tutorial è pensato in particolare per:

• esperti contabili
• studi fiduciari
• consulenti
• commercialisti.

L'obiettivo è mostrarti come creare rapidamente una pianificazione finanziaria completa utilizzando lo stesso file della contabilità.

Puoi preparare la pianificazione finanziaria sia per la tua azienda sia per i tuoi clienti. Per uno studio contabile o fiduciario significa poter affiancare alla gestione contabile un'attività di consulenza orientata al futuro: analizzare l'evoluzione prevista dell'azienda, anticipare eventuali necessità finanziarie e verificare periodicamente gli scostamenti rispetto ai risultati effettivi.

Come funziona la pianificazione

Se la contabilità è già impostata, puoi utilizzare la stessa struttura contabile anche per creare il preventivo.

Lavori quindi con:

• lo stesso piano dei conti
• la stessa logica Dare/Avere
• gli stessi centri di costo e segmenti
• gli stessi strumenti di analisi e reportistica.

I movimenti futuri vengono inseriti nella tabella Preventivo. Per ogni movimento puoi indicare quando avverrà, l'importo previsto e, se necessario, la frequenza con cui dovrà ripetersi.

Per esempio, puoi inserire una sola volta un affitto mensile e impostarne la ripetizione ogni mese. Allo stesso modo puoi prevedere vendite, stipendi, assicurazioni, investimenti, finanziamenti e altri movimenti futuri.

In questo modo non devi inserire manualmente tutte le registrazioni previste per l'anno.

Piano contabile e saldi previsionali

I conti utilizzati nel preventivo sono gli stessi disponibili nel piano contabile.

Nella tabella Conti puoi visualizzare anche la colonna Preventivo, così da avere immediatamente a disposizione, per ogni conto, il saldo risultante dai movimenti previsionali.

Per visualizzarla:

Dati > Disponi colonne > attiva la colonna Preventivo

Attivi e passivi – Stato patrimoniale

Nell'esempio seguente, nella tabella Conti puoi vedere i saldi previsionali dei conti patrimoniali nella colonna Preventivo. In questo modo puoi verificare direttamente nel piano contabile come evolveranno attivi e passivi sulla base dei movimenti inseriti nella tabella Preventivo.

Costi e ricavi – Conto economico

Per i conti economici, la colonna Preventivo mostra i costi e i ricavi previsti per il periodo. Puoi così vedere direttamente nel piano contabile i costi, i ricavi e il risultato economico previsti.

Se vuoi ottenere una pianificazione più dettagliata puoi utilizzare anche:

• Centri costo/profitto
• Segmenti

Puoi così preparare e analizzare previsioni anche per singoli progetti, attività, reparti o altre dimensioni gestionali.

Tabella Preventivo

La tabella Preventivo è il cuore della pianificazione finanziaria. Qui inserisci i movimenti che prevedi avverranno in futuro.

Per ogni movimento puoi indicare:

• Data inizio: la data prevista del movimento
• Data fine: la data fino alla quale il movimento deve essere ripetuto; può appartenere anche a uno o più anni successivi
• Ripeti: la frequenza di ripetizione, per esempio mensile, trimestrale, semestrale o annuale
• Descrizione: la descrizione del movimento previsto
• Conto Dare / Conto Avere: i conti del piano contabile interessati
• Importo: l'importo previsto.

Se un movimento ricorrente deve continuare anche negli anni successivi, puoi impostarlo senza indicare una data finale.

Quando necessario puoi inserire anche codice IVA, centri di costo e segmenti.

Per previsioni più avanzate puoi inoltre utilizzare quantità, prezzi e formule. Puoi, per esempio, calcolare automaticamente i ricavi previsti partendo dalle quantità che prevedi di vendere e dal relativo prezzo.

I movimenti inseriti nella tabella Preventivo generano i saldi previsionali dei conti e vengono utilizzati automaticamente nei report. Dalle singole registrazioni previsionali passi quindi al bilancio, al conto economico e alle analisi finanziarie senza dover riprendere o trasferire i dati.

Previsioni specifiche per periodo

Il preventivo non è limitato a valori annuali complessivi. Ogni movimento può essere associato al periodo nel quale è previsto che si verifichi.

Puoi quindi analizzare i dati per anno, trimestre, mese o altri periodi e ottenere una rappresentazione più precisa dell'evoluzione economica e finanziaria.

Per esempio, se un costo è previsto soltanto nei mesi di giugno, luglio e agosto, puoi definirne il periodo nella tabella Preventivo. Nei report previsionali il costo verrà attribuito ai mesi interessati, senza essere distribuito sugli altri mesi dell'anno.

Questo è particolarmente utile anche per la pianificazione della liquidità, perché permette di considerare quando sono previste le diverse entrate e uscite.

Report previsionali e confronto con i dati consuntivi

Dai movimenti inseriti nella tabella Preventivo puoi ottenere automaticamente i report previsionali.

Per ottenere il bilancio e il conto economico con i valori di preventivo:

Report > Bilancio abbellito con gruppi > Piano Conti > Colonne > attiva Budget

Puoi visualizzare nello stesso report:

• valori consuntivi
• valori di preventivo
• differenze tra consuntivo e preventivo.

Passi così dalla pianificazione al controllo: durante l'anno puoi confrontare ciò che avevi previsto con ciò che è effettivamente avvenuto.

Stato patrimoniale: consuntivo, preventivo e differenze

Nell'esempio seguente lo stato patrimoniale presenta affiancati i valori consuntivi, quelli di preventivo e le relative differenze.

La previsione non è quindi un documento separato dalla contabilità: preventivo e consuntivo utilizzano la stessa struttura contabile e possono essere confrontati man mano che vengono registrati i dati effettivi.

Conto economico: consuntivo, preventivo e differenze

Lo stesso confronto può essere effettuato per costi e ricavi.

Il conto economico permette di verificare l'andamento effettivo rispetto a quello previsto e di individuare le voci che presentano scostamenti rispetto alla pianificazione.

Dal confronto generale al dettaglio del singolo conto

Dopo aver individuato uno scostamento nei report, puoi approfondire l'analisi fino ai movimenti del singolo conto.

Con l'estensione Account card: Current vs Budget, attualmente disponibile in versione Beta, puoi confrontare i movimenti consuntivi e quelli previsionali dello stesso conto.

Puoi utilizzarla per:

• confrontare i movimenti effettivi con quelli preventivati
• individuare gli scostamenti
• analizzare l'evoluzione dei saldi
• verificare nel dettaglio le differenze rispetto alla pianificazione
• aggiornare progressivamente le previsioni sulla base dei risultati effettivi.

Esempio: scheda cliente con consuntivo e preventivo

Un caso particolarmente utile per studi contabili e fiduciari è l'analisi di un cliente.

Per lo stesso conto cliente puoi confrontare:

• dati consuntivi, come fatture già emesse e incassi registrati
• dati previsionali, come fatture future e incassi attesi.

Puoi quindi vedere ciò che è già avvenuto e ciò che è previsto per i periodi successivi, mantenendo il dettaglio dei singoli movimenti.

L'analisi non è limitata ai clienti. A seconda della struttura della contabilità puoi approfondire anche:

• conti
• progetti
• centri di costo
• segmenti.

Come confrontare consuntivo e preventivo di un conto

Per utilizzare il confronto devi prima installare l'estensione:

Estensioni > Gestisci estensioni > Account card: Current vs Budget (version Beta)

Avvia quindi l'estensione e seleziona il conto che vuoi analizzare.

Vengono visualizzati i dati consuntivi e previsionali relativi allo stesso conto, permettendoti di confrontare i movimenti, l'evoluzione dei saldi e le differenze rispetto a quanto pianificato.

In sintesi

Tutorial per studi contabili, fiduciari e commercialisti su come creare un preventivo integrato alla contabilità con Banana Contabilità. Utilizza lo stesso piano dei conti per elaborare previsioni per periodi specifici e confrontare direttamente preventivo e consuntivo. Bilancio, conto economico e liquidità previsionali sono gestiti nello stesso file contabile, senza fogli di lavoro separati o trasferimenti di dati.