Tabel Journaal

In de tabel Journaal van Timesheet kunt u de dagelijkse gegevens naar uw wens invoeren en aanpassen.
Dankzij de rijen en kolommen met totalen heeft u direct inzicht in uw situatie.

De tabel Journaal heeft diverse kolommen om aan alle behoeften te voldoen. Afhankelijk van uw eisen kunnen de benodigde kolommen worden weergegeven.

Kenmerken van de rijen, kleuren en formaten

Bij het aanmaken van een nieuw bestand worden de rijen van het Journaal automatisch gegenereerd. Bij het gebruik van een bestaand model zijn de rijen al ingevuld.

Dagelijkse rijen

Dagelijkse rijen worden gebruikt om uw gegevens in te voeren.

  • Normale rijen - verwijzen naar rijen voor gewerkte uren.
  • Rode rijen - verwijzen naar officiële vakantiedagen.
  • Blauwe rijen - verwijzen naar niet werkdagen.
  • Geel gemarkeerde rijen - verwijzen naar de huidige datum.

Meerdere rijen voor een dag

Door de dag rij te dupliceren kunt u extra informatie invoeren over dezelfde dag, zoals tijdschema per project, aantekeningen of andere dingen.
Om verschil tussen de eerste en de vervolgrijen te laten zien wordt de Dag beschrijving iets naar rechts verschoven weergegeven.

De rijen Overbrengen, Beginnen, Totaal en Saldo

De rijen Overbrengen, Beginnen, Totaal en Saldo worden vetgedrukt aangegeven.

  • De rij Overbrengen geeft automatisch de vakantiedagen en uren weer die bij het vorige jaar horen. Deze gegevens werden ingevoerd via menu Bestandseigenschappen.. → Begin.
  • De rijen Beginnen worden gebruikt voor het begin van het jaar en de maand. Voer hier de beginwaardes voor vakantie en uren in.
  • De rij Totaal wordt gebruikt voor het eind van het jaar en de maand. Het totaal van de kolommen wordt hier automatisch opgeteld en weergegeven.
  • De rijen Saldo worden automatisch berekend door het programma geven de voortschrijdende waarde van de kolommen die waardes bevatten.

Tabel Journaal weergaven

De tabel Journaal wordt aangemaakt met een aantal kolommen dat de meeste van uw eisen dekt.
Vooringestelde kolommen worden weergegeven afhankelijk van de weergave die u kiest:

  • Basis - geeft de belangrijkste kolommen weer.
  • Minimaal - geeft de kolommen weer om uw gegevens in te voeren.
  • Compleet - geeft alle beschikbare kolommen van het Journaal weer.

Journaalkolommen in Basis weergave

De weergave Basis toont de belangrijkste kolommen die in Timesheet gebruikt worden.

Datum

Deze kolom is beveiligd en wordt gebruikt om de datum van de dag weer te geven.

Feestdag

Deze kolom geeft het type (werkdag, feestdag etc) van de dag aan. Als deze cel leeg gelaten wordt krijgt deze de waarde zoals gedefinieerd in Bestandseigenschappen of zoals de waarde gedefinieerd met de W code (zie hierna).

Mogelijke waardes zijn:

  • Leeg - Werkdag
  • 0 - De huidige dag is een feestdag (de rij wordt in rood weergegeven).
    Als een dag over het algemeen wordt beschouwd als een "feestdag", maar waarop je wel moet werken, moet je "werkdag" invullen.
  • 1  - De huidige dag is een niet-werkdag (de rij wordt in blauw weergegeven).
  • 2 - De huidige dag is een werkdag. Dit overschrijft de vooringestelde waarde.
  • [0] -  Een feestdag, automatisch ingesteld zoals gedefinieerd in Bestandseigenschappen. Er is geen waarde in de kolom Verschuldigd.
  • [1]  - Een niet-werkdag automatisch ingesteld zoals gedefinieerd in Bestandseigenschappen. Er is geen waarde in de kolom Verschuldigd.
  • W0 - Definieert  de huidige dag als een feestdag. In opvolgende weken wordt dezelfde dag ingesteld met de waarde (0) (feestdag).
  • W1  - Definieert  de huidige dag als een niet-werkdag. In opvolgende weken wordt dezelfde dag ingesteld met de waarde (1) (niet-werkdag).
  • W2 - Definieert  de huidige dag als een werkdag. In opvolgende weken wordt dezelfde dag ingesteld met de waarde (2) (werkdag).
  • WR - Reset de huidige dag naar de waarde van de instelling van de Bestandseigenschappen.
  • WA - Reset de huidige dag naar de waarde van de instelling van de Bestandseigenschappen. In opvolgende weken wordt dezelfde dag ingesteld naar de waarde van de Bestandseigenschappen.

Dag beschrijving

Deze kolom wordt door het programma gebruikt om de naam van de dag te genereren gebaseerd op uw gegevens.
Als u een andere tekst wilt gebruiken dan die het programma voorstelt, voert u een tekst in voorafgegaan door het hekje # (bijvoorbeeld #Kerstmis, #Nationale feestdag).

Start1, Stop1, Start2, Stop2...

In deze kolommen kunt u de begin- en eindtijd van de gewerkte uren invoeren. De kolommen Totaal en Verschil worden automatisch bijgewerkt door het programma.

Ziekteverlof

Kolom om de uren ziekteverlof in te voeren.

Vakantie

Kolom om vakantiedagen (in uren) in te voeren.

Aanpassing

Kolom om een correctiewaarde in te voeren.

Totaal

Deze kolom is beveiligd. Het programma gebruikt deze kolom om automatisch het totaal van gewerkte uren, overuren, verlof en correcties weer te geven.

Code verschuldigd

Met deze kolom kunt u, indien nodig, de waarde van de kolom Verschuldigde uren definiëren.

Als de code Verschuldigd leeg gelaten wordt vult de software de waarde in Verschuldigd in volgens de instellingen van menu Bestand → Bestands- en boekhoudingseigenschappen → Begin.

Om de waarde van Verschuldigd in de tabel Journaal te veranderen:

  • Reset Verschuldigd.
    Codes die ingevoerd moeten worden in de Code verschuldigd kolom om de dagelijkse verschuldigde uren aan te passen van de rij waarin u zich bevindt. U moet dan een nieuwe waarde invoeren in de kolom Verschuldigd.
    • DS (Vandaag instellen) de verschuldigde uren voor vandaag zonder de verschuldigde uren van de andere dagen te veranderen.
    • WS (Weekdag instellen) stelt de verschuldigde uren in voor een specifieke dag in de week en voor dezelfde dagen in de volgende weken.
    • PS (Vooraf gedefinieerd instellen) stelt de verschuldigde uren voor die dag en opvolgende dagen waarbij dezelfde vooringestelde waarde behouden blijft.
  • Reset codes voor per dag Verschuldigd.
    • WR (Weekdag opnieuw instellen).
      Stelt de waarde voor de weekdag opnieuw in.
    • WA (Alle werkdagen opnieuw instellen)
      Stelt all waarden voor de weekdagen opnieuw in.
    • PR (Voorgedefinieerd opnieuw instellen)
      Reset de algemene standaardinstelling. Verwijdert de eerder ingestelde standaardwaarde.
    • PA (Voorgedefinieerd en weekdagen opnieuw instellen)
      Stelt de algemeen voorgedefinieerde waarde en alle waardes van de week.
      Dit is alsof u opnieuw begint.
  • Code om de Voortschrijdende berekening te resetten
    • RP (Begin progressief opnieuw)
      De waarde in de kolom Progressief begint opnieuw vanaf nul. Voer deze code in de eerste rij van de maand in wanneer alle gewerkte uren, met een uurloon, zijn betaald voor de voorafgaande maand.

Verschuldigd

Deze kolom is beveiligd. De software berekent automatisch het verschil tussen gewerkte en verschuldigde uren. Aan het eind van iedere maand wordt het totaal van verschuldigde uren overgedragen.

  • Als er geen gegevens staan in de kolom Verschuldigd gebruikt het programma de waardes die in het Bestandseigenschappen - Begin tabblad staan.
  • Als er codes worden ingevoerd in de kolom Code verschuldigd worden de berekeningen uitgevoerd op basis van deze codes (zie vorige paragraaf).
  • Alle rijen die in de Feestdag cel een 0 (feestdag) of een 1 (niet-werkdag) hebben laten in de Verschuldigd kolom een lege cel zien.

Verschil

Deze kolom is beveiligd. De software berekent automatisch het verschil tussen gewerkte (Totaal) en verschuldigde (Verschuldigd) uren. Totalen voor de verschillen worden per maand- en jaareinde gerapporteerd.

Progressief

Deze kolom is beveiligd. De software berekent automatisch het verschil tussen gewerkte (Totaal) en verschuldigde (Verschuldigd) uren. Totalen voor de progressieve verschillen worden per maand- en jaareinde gerapporteerd.

 

Kolommen voor het Journal in weergave Compleet

In de weergave Compleet zijn extra kolommen ten opzichte van de weergave Basis beschikbaar.

Sectie

Dit is een beveiligde kolom. Hij wordt gebruikt door het programma om onderscheid te maken tussen regels die voor gegevensinvoer gebruikt worden en regels die specifiek zijn voor het systeem.

Regels die gebruikt worden voor invoer en verandering van gegevens (gewerkte uren, afwezigheden, vakantie, etc.) hebben een lege cel in deze kolom.
De rijen die door de software voor berekeningen worden gebruikt hebben een specifieke code in de kolom Sectie en mogen niet veranderd worden omdat er dan fouten kunnen optreden in de berekeningen in dit gedeelte.

De gebruikte codes zijn (in dit geval voor het jaar 2020): AllStart, YearStart_2020, MonthStart_202001, MonthTotal_202001, MonthBalance_202001, SpaceAfterMonth_202001.

De waarde van een code wordt gedefinieerd door verschillende elementen:

Periode

  • All - Voor alle rijen.
  • Year - Voor de rijen van het Jaar.
  • Month - Voor de rijen van de Maand.
  • Week - Voor de rijen van de Week.
  • Day - Voor de rijen van de Dag.

Type

  • CarryForward - Rijen laten een vorig jaar zien. Automatisch gegenereerd vanuit Bestandseigenschappen.
  • Start - Beginrijen. Voer begintotalen in (geplande vakantie, gebruikte vakantie etc.).
  • Total - Rijen gebruikt voor totalen (kolommen voor dagelijkse uren, aanpassingen aan Beginnen of Overbrengen saldi).
  • Balance - Voor het saldo van de vakantieuren. De som van de vakantieuren in de rijen "Overdragen" en "Begin", min de som van de dagelijkse vakantieuren.
  • SpaceAfterMonth - Hiermee wordt aangegeven dat er een lege rij moet zijn (jaar, maand of dag waarop de identificatiecode betrekking heeft).

Beschrijving

Kolom om een extra beschrijving toe te voegen.

Code1

Gebruik deze kolom om een klant-, project- of ander identificatienummer toe te voegen.

Werk1 and Werk2

De kolommen Werk1 en Werk2 worden met name gebruikt voor het vastleggen van de werktijden in het Time sheet - Vereenvoudigde registratie model.  Bovendien kunnen ze in de Experimentele versie worden gebruikt om bepaalde werktijden in te voeren (bijv. nachten, vakanties).
Parallel aan deze kolommen worden ook de Toeslag kolommen gebruikt (zie uitleg hieronder).

Gewerkt

Dit is een beveiligde kolom. Deze wordt gebruikt door de software om het totaal aantal gewerkte uren te berekenen.

Detail

Dit is een beveiligde kolom. Deze wordt door het programma gebruikt om automatisch werkdetails weer te geven (bijvoorbeeld projecten). Zie pagina Beheer van projecturen in het Timesheet voor details.

Toeslag

U kunt werktijden met een toeslag invoeren, met een afwijkende betaling in uren en minuten. Dit kan ook worden gebruikt voor terugvorderingen of boetes voor vertragingen of iets anders.

%Toeslag

U kunt het stijgingspercentage van de werktijd invoeren dat met een andere vergoeding wordt betaald.
Als u op dezelfde dag uren met en zonder toeslag werkt, dan moet u die uren in twee rijen invoeren:

  • Voeg een dagrij toe
  • Op de eerste rij geeft u het werk (begin en eind) normaal aan.
  • Op de tweede rij, worden de overwerk uren aangegeven en het toepasselijke percentage.
    Als u het dagtotaal direct in de tabel wilt hebben moet u een dagtotaal regel toevoegen.

Toeslag berekening

Dit is een beveiligde kolom. Deze wordt door het programma gebruikt om de toeslag voor overwerk, aangegeven in de Toeslag of %Toeslag kolom, te berekenen.

Toeslag totaal

Dit is een beveiligde kolom. Deze wordt door het programma gebruikt om de totale toeslag voor overwerk, aangegeven in de Toeslag of %Toeslag kolom, te berekenen.
Deze waarde wordt opgeteld bij de totaal uren kolom.

Dienst

Verplicht verlof, zoals militaire dienst, burgerservice of andere kunnen hier ingevoerd worden.

Overige

Diverse soorten afwezigheid kunnen worden ingesteld. Geef ziekteverzuim of vakantie niet aan in de kolom Dienst als u deze optie gebruikt.

Afwezigheid

Dit is een beveiligde kolom. Deze wordt door de software gebruikt om het totale aantal uren afwezigheid te berekenen.

Onderverdeling 1 en Onderverdeling 2

Deze kolommen kunnen gebruikt worden om onderscheid te maken tussen verschillende projecten.
 

Arbeitszeiten und Stunden

Das Programm berücksichtigt alle Zeitwerte als Stunden und Minuten (z.B. 8:30 bedeutet 8 Stunden und 30 Minuten).

  • Intern werden die Werte als Sekunden gespeichert und dann im Stunden- und Minutenformat angezeigt.
  • Bei der Eingabe von Arbeitszeiten werden die Zeitwerte auf die Minute gerundet.

Stunden im Dezimalformat

Stunden können auch im Digitalformat (Dezimalen) eingegeben werden (z.B. 1:50). Eineinhalb Stunden werden mit 1:30 (1 Stunde und 30 Minuten) angezeigt.
Der ":" (Doppelpunkt) trennt die Stunden, Minuten und Sekunden. Der Punkt "." trennt die Tausendstel.

  • Wird einem Zeitwert in Dezimalen das Zeichen ">" oder "<" (grösser als oder kleiner als) vorangestellt, erkennt das Programm ihn als Dezimalwert und rechnet ihn in Stunden und Minuten um:
    • "<1.50" wird umgerechnet in 1.30 (1 1/2 Stunden)
    • "<1.75" wird umgerechnet in 1:45 (1 3/4 Stunden).
  • Geben Sie im Stundenrechner die Anzahl der Stunden mit dem Dezimaltrennzeichen ein. Wenn Sie beispielsweise 1.75 schreiben, zeigt das Programm den Wert in Stunden und Minuten (1:45) an. Dieser Wert muss übernommen werden.

Im Digitalformat (Dezimalen) anzeigen

  • Im Fenster Info wird auch der Wert der Stunden in Dezimalstellen angezeigt.
  • Im Monatsausdruck werden bestimmte Werte auch als Dezimalstellen angegeben (da Lohnabrechnungsprogramme oft mit Dezimalstellen arbeiten).

Schnelle Eingabe der täglichen Arbeitszeiten - Tipps und Tricks

  • Sich auf die Tageszeile begeben.
    • Die Zeile des aktuellen Tages ist gelb markiert.
    • Menü Verschiedene1 → Zu heute gehen.
  • In der Spalte Anfang1 die Zeit des Arbeitsbeginns erfassen sowie in der Spalte Ende1 die Zeit des Arbeitendes.
    • Mit dem "." (Punkt) wird die Uhrzeit des Computers eingefügt.
    • Wird hierauf +5 oder -5 erfasst (oder jede andere Nummer) zeigt das Programm die aktuelle Uhrzeit des Computers plus oder minus 5 Minuten an. Diese ist auszuwählen, um sie zu übernehmen.
  • Von vorheriger Woche übernehmen.
    • Aus Menü Verschiedene1 kann man Mittels Befehl Woche übernehmen (von vorheriger Woche) die erfassten Arbeitszeiten für denselben Wochentag der vorherigen Woche übernehmen.
  • Die Werte der vorherigen Zeile kopiert.
    • Mit der Ikone 'Von oben kopieren' der Werkzeugleiste (F4 oder Cmd 4) werden die Werte der Zeile zuvor kopiert.
  • Autovervollständigung der Urlaubstage oder Abwesenheiten.
    • Bearbeiten Sie die Zelle (mit einem Leerzeichen), und das Programm schlägt die fälligen Stunden abzüglich der der bereits geleisteten Stunden vor.

Stundenspalten in Blöcke

Die Stundenspalten der Journal-Tabelle sind wie unten erläutert in Blöcken zusammenfasst.

Geleistete Arbeitsstunden

Dies sind die Spalten, in denen die täglichen Arbeitsstunden angegeben sind.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die effektiv geleisteten Stunden einzugeben:

  • Als geleisteten Arbeitsstunden (Spalten Arbeit1 und Arbeit2 ).
    In der Experimental-Version werden alle Spalten vom Typ Zeitrechner, die mit 'TimeWork' beginnen, als geleisteten Arbeitsstunden betrachtet.
  • Als Uhrzeit Anfang und Ende der Arbeit (Anfang1, Ende1, Anfang2, Ende2, ...).
    Das Programm berechnet automatisch die Dauer zwischen den zwei Zeitangaben.

Total geleisteter Arbeitsstunden

In der Spalte Total (Tageszeit) werden die in den Spalten für die geleisteten Arbeitsstunden angegebenen Stunden zusammen mit den als Anfangs- und Endzeiten angegebenen Stunden addiert.

In der Experimental-Version gibt es zusätzlich die Spalte Detail (Total Details Arbeitszeit). Wenn der Zeilentyp den Wert "D" enthält, werden die gearbeiteten Stunden in der Spalte 'Detail' und nicht in der Spalte 'Total' addiert.   

Überstunden

Diese Spalten sind nur in der Experimental-Version vorhanden.
Sie werden zur Eingabe zusätzlicher Stunden verwendet. Zum Beispiel bei Feiertage oder Nachtschichten, die mit einem Zuschlag ausbezahlt werden.
Das Total 'Überstunden' ist die Gesamtsumme zusätzlicher geleisteten Stunden (in Stunden erfasst) addiert mit den aufgrund eines Prozentsatzes berechneten Stunden.

Abwesenheiten und Krankheiten

Die Abwesenheitsstunden werden in den Spalten Krankheit, Ferien, Dienst oder Sonstige erfasst.
Diese Stunden werden dann automatisch in der Spalte Abwesenheit (TimeAbsenceTotal) und dann in der Spalte Total summiert. Bei der Berechnung der Differenz zwischen den fälligen Stunden gelten Abwesenheiten als bezahlt.
In der Experimental-Version werden alle Spalten vom Typ Zeitrechner, die mit 'TimeAbsense' beginnen, zum Total 'Abwesenheiten' addiert. Der Benutzer kann Abwesenheitsspalten für andere Fälle hinzufügen.
Wenn Sie den Überblick über Abwesenheiten behalten möchten, die nicht zu den Gesamtstunden summiert werden sollten, müssen Sie Spalten vom Typ Zeitrechner hinzufügen.

Korrektur

Es handelt sich um eine Spalte, die für buchhalterische Anpassungen verwendet wird, z.B. wenn es angehäufte Stunden gibt, die bezahlt werden. Um sie dann von der Totalsumme abzuziehen, geben Sie in der Spalte Korrektur den Wert der bezahlten Stunden mit Minuszeichen an.

Totale Arbeitsstunden

Dies ist die Totalsumme der geleisteten Arbeitsstunden, die als zu bezahlende Stunden und als Teil der zu leistenden Stunden betrachtet werden.

Es schliesst folgende Spalten ein: 

  • Total geleisteter Arbeitsstunden
  • Total Überstunden
  • Total Abwesenheiten
  • Total Korrekturen

Sollzeit

Im Zeiterfassungsblatt (Timesheet) können Sie die täglich zu leistenden Stunden erfassen. Beim einem fixen Monatslohn (Fixlohn) wird die im Arbeitsvertrag vereinbarte Stundenzahl angegeben. Bei einem Stundenlohn, deren Arbeitsvertrag eine Entlöhnung pro Stunde ohne eine vereinbarte Stundenzahl vorsieht,  wird der Stundenanteil Sollzeit in der Regel nicht verwendet.

In der Spalte Sollzeit wird die tägliche Arbeitszeit des Mitarbeiters angezeigt. Der Wert wird aufgrund verschiedener Parametern angegeben (siehe Spalten der Journal-Tabellen):

  • Die Arbeitszeiteinstellungen, die in den Dateieigenschaften → Anfang angegeben sind.
  • Spalte Feiertag.
    Das Programm vervollständigt den Sollzeit-Wert nur für die als Arbeitstage angegebenen Tage.
  • Spalte Sollzeit-Typ.
    Bei der Eingabe eines Codes kann der Inhalt der Spalte Sollzeit (täglich zu leistenden Arbeitsstunden) anders festlegen. 

Sollstundendifferenz und progressiver Stunden-Saldo

In der Spalte Differenz gibt das Programm die Differenz zwischen den geleisteten Arbeitsstunden und der Sollzeit (in Stunden) an.
In der Spalte Progressiv gibt das Programm die kumulierte Differenz an.
Wurde keine Sollzeit angegeben, entspricht der progressive Stunden-Saldo der Summe geleisteter Arbeitsstunden. Um diesen Wert auf Null zurückzusetzen, ist in der Spalte Code Sollzeit der RP-Code (Progressiver Neustart) anzugeben.

Unterteilung1 und Unterteilung2

Diesen Spalten können verwendet werden, um die Zeit anzugeben, die man für ein bestimmtes Projekt gebraucht hat (dienen nur zu Informationszwecken).

Vakanties beheren met het Timesheet

Vakanties worden aangegeven in uren en worden ingevoerd in de kolom Vakantie van het Journaal.

Overgedragen vakantiedagen

Bij het aanmaken van een nieuw jaar via Bestands- en boekhoudingseigenschappen.. → Begin, moeten vakantiedagen die over zijn van het vorige jaar aangegeven worden. Vakantiedagen die teveel gebruikt zijn moeten met een minteken aangegeven worden.

De waarde wordt automatisch aangegeven in de rij Overbrengen van de kolom Vakantie.

Betaalde vakantie of betaald verlof, contractueel vastgelegd

Als er al vakantiedagen zijn opgenomen in uw planningen:

  • Geef het aantal uren betaalde vakantie aan in de Jaar beginnen (bijvoorbeeld, 2020 Beginnen) rij.
    Voer het aantal gecontracteerde betaalde vakantie uren in de kolom Vakantie in. (bijvoorbeeld, voor 20 dagen van 8 uur voert u 160 in of 80 uren als u voor 50% parttime werkt).
  • Betaalde verlofdagen die als vakantie beschouwd worden:
    Voer het aantal uren in waarop u recht heeft (dagen maal uren per dag) in de rij Maand beginnen.

Vakantie en betaalde verlofdagen instellen

De begin rijen worden gebruikt om het aantal toegekende vakantiedagen in uren en minuten in te voeren. U kunt de vakantie aangeven en de jaar Beginnen of de maand Beginnen rij.

Als een persoon recht heeft op 4 weken vakantie en 40 uur per week werkt: 40 * 4 = 160. Deze waarde wordt aangegeven in de jaar Beginnen rij.

Als het aantal toegekende vakantiedagen verandert gedurende het jaar voert u het aantal uren positief of negatief (minteken) in de beschikbare maand beginnen rij, kolom Vakantie in.

De kolom Vakantie wordt ook gebruikt om betaald verlof aan te geven.

Voltooide en betaalde vakanties

Opgenomen of betaalde vakantie uren worden aangegeven in de kolom Vakantie van de dagelijkse rijen.

Overgebleven vakantie

De uren van overgebleven vakantie worden aangegeven in de kolom Totaal en automatisch berekend.

Als vakantie wordt betaald:

  • Voer de betaalde vakantie uren met een minteken in de begin rij van de volgende maand in.
  • Vul in de kolom Notities een omschrijving, bijvoorbeeld "Betaalde vakantie", in.