Rechnungsdaten eingeben

Die Rechnungsdaten werden in der Tabelle Buchungen eingetragen. Für jede neue Rechnung ist eine zusätzliche Rechnungszeile einzufügen und wie folgt vorzugehen:

  • Buchungsdatum eingeben
  • Rechnungsnummer eingeben
  • Buchungstext (Produkte, Dienstleistungen, Beratungen ...), der auf der Rechnung des Kunden erscheinen soll, eingeben
  • Als Soll-Konto die Kundennummer eingeben
  • Als Haben-Konto das Gegenkonto (Verkauf, Beratung oder anderes Konto) eingeben.
  • Betrag eingeben
  • Bei Mehrwertsteuerpflicht den MwSt/USt-Code mit dem entsprechenden MwSt/USt-Prozentsatz eingeben. Siehe auch Rechnungsdruck und Umsatzsteuer.

Rechnung mit mehreren Zeilen/Artikeln

Wenn mehrere Artikel in Rechnung gestellt werden müssen (verschiedene Artikel oder Dienstleistungen oder beides), müssen sie auf mehreren aufeinander folgenden Zeilen gebucht werden (ein Artikel pro Zeile):

  • Für jeden Artikel, der auf die Rechnung gedruckt werden soll, eine neue Buchungszeile eingeben.
  • In jeder darauffolgenden Zeile das Datum und die Rechnungsnummer, die den vorherigen Zeilen entsprechen, wiederholen.

Rechnung auf mehreren Zeilen drucken

Rechnungs-Spalten der Basisansicht der Tabelle Buchungen

Datum
Die Rechnung wird über das in dieser Spalte angegebene Datum verfügen. Alle Zeilen, welche zum Dokument gehören, müssen über dasselbe Datum verfügen.

Rechnung
Für die Erstellung der Rechnungen ist es obligatorisch, eine Rechnungsnummer in der Spalte Rechnung und ein Konto des Postenbuches Kunden in der Spalte KtHaben [oder KS3, wenn Sie Kunden nach vereinnahmter Methode (Kassenprinzip) verwalten], einzugeben. Um Einzahlungsscheine drucken zu können, sind für die Kunden-Nr. nur Ziffern [0-9] erlaubt und für die Rechnungsnummer ausschliesslich Ziffern/Zahlen oder eine mit Bindestrich (obligatorisch!) getrennte Kombination von Buchstaben und Zahlen/Ziffern erlaubt (z.B. 1051 oder Rg-1051)!

Optionale Spalten

Typ
In der Spalte Typ kann man die Zeilendetails definieren (z.B. Zwischensummen oder spezifische Zahlungskonditionen einer Rechnung). Diese Spalte wird nicht standardmässig angezeigt, sie ist über das Menü Daten → Spalten einrichten und aktivieren von BelegTyp sichtbar zu machen.

Anzahl (Anz.)
In dieser Spalte wird die Anzahl der Ware oder Dienstleistungen angegeben. Um die Spalte Anz. hinzuzufügen, aus Menü Werkzeuge → Neue Funktionen hinzufügen ausführen und im Dialogfenster 'Wert auswählen' die Funktion Spalte Anzahl in Tabelle Buchungen hinzufügen auswählen.

Einheit
In dieser Spalte wird die Art der Einheit (z.B. Stck. oder Stk. für Stück) erfasst.

Preis/Einheit
Hier wird der Stückpreis der Ware oder Dienstleistung angegeben. In diesem Fall berechnet das Programm automatisch den Totalbetrag aufgrund der in der Spalte Menge erfassten Mengen.


Zum Ausdrucken der Rechnung, sehen Sie bitte unsere Anleitung Rechnungen ausdrucken.

Skonto oder Rabatt buchen

Wird einem Kunden einen Rabatt bzw. Preisnachlass gewährt, so ist dieser mit einem Buchungssatz vorzunehmen, in welchem folgendes einzugeben ist:

  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Skonto oder Rabatt (inkl. Prozentsatz) sind in der Spalte Beschreibung als Text zu erfassen und der berechnete Rabatt-Betrag in der Spalte Betrag einzugeben.
  • Konten (Spalten KtSoll und KtHaben) entsprechend der gewählten Buchungsmethode eingeben. Wichtig, die Konten der anfänglichen Buchung (Verkauf) sind umgekehrt zu buchen.
    Werden Kunden und Lieferanten mit Kostenstellen verwaltet (z.B. bei MwSt-Verwaltung nach vereinnahmter Methode (Kassenprinzip)), ist beim Buchen von Skonti und Rabatten die Kostenstelle umgekehrt zu buchen (z.B. mit einem vorangestellten Minuszeichen (-)), damit der Betrag abgezogen wird.
  • Bei einer Buchung mit MwSt/USt, ist der MwSt/USt-Code der Verkäufe mit einem Minuszeichen (z.B. -V77) zu buchen, damit die MwSt/USt abgezogen wird, oder falls vorhanden, den Mehrwertsteuercode für den Rabatt und die Rabatte zu verwenden. 

 

Rabatt mit MwSt buchen

Zum Ausdrucken der Rechnung, sehen Sie bitte unsere Anleitung Rechnungen ausdrucken.

Kundensprache einrichten

Die Standardlayouts sind in folgenden Sprachen verfügbar: Italienisch, Deutsch, Englisch, Französisch, Holländisch.

Die Rechnungstexte werden in der Sprache des Kunden gedruckt, sofern diese in der Spalte Sprache (Tabelle Konten, Ansicht Adressen) erfasst wurde.
Für die Sprache wird der ISO-Code (it = Italienisch, de = Deutsch, en = Englisch, fr = Französisch, nl = Holländisch), welcher in der Regel aus 2 Kleinbuchstaben besteht, erfasst.

Wenn dem  Kunden keine spezifische Sprache zugewiesen wurde, wird die in den Stammdaten der Buchhaltungsdatei (Menü Datei → Eigenschaften (Stammdaten) → Verschiedene) definierte übernommen.

Rechnungssprache ausdrucken

Fälligkeiten und Zahlungskonditionen

Die Fälligkeit der Rechnung kann auf verschiedene Arten festgelegt werden:

  • Allgemeine Fälligkeit - gleiche Fälligkeit für alle Rechnungen
    Über Menü Buch2 → Kunden → Einstellungen → Allgemein → Zahlungen: Rechnungen fällig die Zahlungsfirst (in Tagen) angeben, ab welchem die Rechnung als fällig gelten wird. Wenn das Rechnungsdatum beispielsweise der 10. Mai ist und 10 Tage eingegeben wird, ist das Fälligkeitsdatum der 20. Mai.
  • Fällig nach Kunde - kundenspezifisch
    In der Tabelle Konten - Ansicht Basis, ist die Spalte Zahlungskondition in Tagen verfügbar (falls nicht sichtbar, kann sie über das Menü Daten → Spalten einrichten aktivieren werden). In dieser Spalte können Sie die Zahlungsfirst (in Tagen) festlegen, ab welchem die Rechnung als fällig gilt.
  • Fälligkeit spezifisch nach Rechnung
    In der Tabelle Buchungen - Ansicht Fälligkeitsdaten - ist die Spalte Fälligkeit sichtbar. Es ist möglich, das Fälligkeitsdatum direkt in dieser anzugeben.

  • Alternativer Text für die Zahlungskonditionen
    Für jede Rechnung kann ein Freitext als Zahlungskondition definiert werden, welcher den Text des Fälligkeitsdatums ersetzt. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Fortgeschrittene Einstellungen - Spalte Typ.

Rechnungen in anderen Währungen drucken

Sie können Rechnungen auch in verschiedenen Währungen drucken.

  • Sie müssen eine Buchhaltungsdatei mit Fremdwährungen verwenden.
  • Die Rechnungen werden in der Kontowährung des Kunden gedruckt.
    Wenn Sie Rechnungen in verschiedenen Währungen an denselben Kunden senden möchten, müssen Sie für denselben Kunden Konten (Tabelle Konten) in verschiedenen Währungen einrichten    .
    Begeben Sie sich in die Tabelle Konten zum Postenbuch mit den erfassten Kunden. Zur Erinnerung: Das, was Sie in der Spalte Konto im Postenbuch sehen, ist - nebst dem Einzel-Debitorenkonto des Kunden - zugleich die Kundennummer. Wenn Sie mit Kostenstellen-Nummerierung arbeiten (z.B. bei MwSt-Abrechnung nach vereinnahmter Methode), ist in der Spalte Konto die Kontonummer mit vorangestelltem Strichpunkt (z.B. ;500) zu sehen.
    Stellen Sie sicher, dass auch in der Ansicht Adresse die Währung angezeigt wird (Klick mit rechter Maustaste auf einen Spaltentitel, dann in der Auswahl ein Häkchen bei Währung setzen).
    Erfassen Sie nun für den Kunden oder die Kunden, für welche die Rechnungen in einer Fremdwährung ausgestellt werden sollen, in der Spalte Währung die gewünschte Fremdwährung.
    Für Kunden, welche Rechnungen in unterschiedlichen Währungen erhalten sollen (beispielsweise in CHF und EUR) ist pro Rechnungswährung ein Konto oder eine KS3-Kundennummern notwendig (z.B. je ein Konto mit Währungszeichen "CHF" und "EUR"). Wenn Sie nun eine Rechnung erstellen, so wählen Sie je nach Währung die Kundennummer oder das Konto des jeweiligen Kunden aus.
 

Fortgeschrittene Einstellungen - Spalte Typ

Fortgeschrittene Einstellungen - Spalte Typ

Dank der Spalte Typ können in der Rechnung spezielle Zeilen eingefügt werden (wie z.B. Zwischensummen, Notizen oder eine von der üblichen Kundenadresse abweichende Adresse). Sollte diese Spalte nicht sichtbar sein, kann sie mittels Menü Daten → Spalten einrichten und aktivieren von Beleg-Typ sichtbar gemacht werden.

Daten eingeben

Sobald die Spalte angezeigt wird, kann man mit der Dateneingabe fortsetzen, wobei wie folgt vorzugehen ist:

  • Nach den Rechnungsdaten eine Leerzeile eingeben.
  • In Spalte Datum das Rechnungsdatum eingeben.
  • In Spalte Typ den gewünschten Code eingeben (siehe nachfolgende Tabelle).
  • In Spalte Rechnung die Rechnungsnummer eingeben.
  • In Spalte Beschreibung die Daten eingeben, die auf der Rechnung erscheinen sollen.
     

Rechnung an Kunde

Durch Eingabe von 10: in der Spalte Typ werden alle verfügbaren Optionen für 10: zum personalisieren der Rechnungsdaten aufgeführt.

Rechnungsdaten Spalte 'Typ' Spalte 'Beschreibung'

Kundenadresse

Wenn eine andere Rechnungsadresse als die in der Tabelle Konten (Ansicht Adresse) angegebene gewünscht wird, kann man sie mit den entsprechenden Optionen eingeben.

In jeder Zeile unter 'Beschreibung' die dazugehörigen Adressdaten eingeben (Name, Vorname, Adresse ...).

10:adr

10:adr:fna
10:adr:lna
10:adr:bna
10:adr:str1
10:adr:str2
10:adr:str3
10:adr:cod
10:adr:cit
10:adr:sta
10:adr:cou

 

Vorname
Nachname
Firmen-/Unternehmensname
Adresszeile 1
Adresszeile 2
Adresszeile 3
Postleitzahl
Ort
Kanton/Bundesland
Nation

Grussformel

Nach den fakturierten Artikeln/Dienstleistungen kann man eine Textzeile für die Gruss- oder Schlussformel hinzufügen.

 10:gre Grussformel oder Schlussformel eingeben

Bemerkungen

Unterhalb der fakturierten Artikeln/Dienstleistungen und vor den Gruss- oder Schlussformeln kann man eine oder mehrere Textzeilen für Anmerkungen hinzufügen.

 10:not Bemerkungen eingeben

Parameter (erweitert)

Wenn man benutzerdefinierte Daten auf der Rechnung drucken will, ist die dafür entsprechende Option zu verwenden.

Benutzer mit JavaScript-Programmierkenntnisse können das Rechnungslayout so anpassen, dass die mit dieser Option definierten Parameter verwendet werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Printing custom data (nur in englischer Sprache).

 10:par Benutzerdefinierte Parameter eingeben

Zahlungskonditionen

Wenn man einen alternativen Text als Zahlungskondition wünscht, ist der gewünschte Text unter 'Beschreibung' anzugeben, welcher auf der Rechnung als Zahlungskondition übernommen wird.

10:ter Alternativen Text für die Zahlungskondition eingeben

Dokumenttitel

Wenn man den Standarttitel der Rechnung nicht verwenden möchte, kann man einen anderen Titel angeben (z.B. das Wort "Rechnung" mit dem Wort "Kostenvoranschlag" ändern).

 10:tit Rechnungstitel eingeben

Zwischensumme

Nach den fakturierten Artikeln/Dienstleistungen kann man Zwischentotale einfügen.

10:tot

10:tot:0
10:tot:1
10:tot:2

 

Total  Level 0 eingeben
Total  Level 1 eingeben
Total  Level 2 eingeben


Zwischensummen

Um Zwischentotale oder Zahlungsbedingungen einfügen zu können, sind zusätzliche Buchungszeilen in der Tabelle Buchungen zu erfassen:

  • In Spalte Typ den Wert 10: eingeben und im Pulldownmenü, das sich hierauf öffnet, Total auswählen, worauf vom Programm 10:tot in die Spalte Typ eingefüllt wird.
  • In Spalte Beschreibung eine passende Bemerkung schreiben (z.B. Totalsumme Ware).
  • Die Rechnungsnummer ist auf diesen zusätzlichen Buchungszeilen für das Total zwingend einzugeben, sonst wird es nicht ausgedruckt.

Rechnungsbeispiel mit Zwischensummen

Alternativer Text für Zahlungskonditionen

Für jede Rechnung kann ein Freitext als Zahlungskondition festgelegt werden, welcher den vorhandenen Fälligkeitsdatum-Text ersetzt. So vorgehen:

  • In der Tabelle Buchungen eine zusätzliche Buchungszeile mit derselben Rechnungsnummer erfassen.
  • In Spalte 'Typ' den Wert '10:' eingeben und im Pulldownmenü, das sich hierauf öffnet, 'Zahlungskonditionen' auswählen, worauf  vom Programm '10:ter' in die Spalte 'Typ' eingefüllt wird.
  • In Spalte 'Beschreibung' eine passende Bemerkung schreiben (z.B. 30 Tage, 60 Tage, etc.).

Beim Druck der Rechnung wird unter 'Zahlungskonditionen' der unter 'Beschreibung' erfasste Text erscheinen.

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